הקצאת פריט לביצוע בזרימת עבודה

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

בעת עיצוב זרימת עבודה, לעתים קרובות ברצונך להקצות עבודה למשתתף בזרימת העבודה. התרחיש הפשוט ביותר הוא כאשר אינך זקוק למידע מהמשתתף — כל שברצונך לדעת הוא שהעבודה הושלמה כך שזרימת העבודה יכולה להמשיך.

לדוגמה, ייתכן שתרצה שכמה משתתפים יסקרו מסמך ויסמנו אותו עם הערות והצעות לשינוי. אך אינך צריך שזרימת העבודה תאסוף את המשוב או מידע אחר; כל שברצונך לדעת הוא שהעבודה הושלמה.

דיאגרמה של דוגמת פריט לביצוע

לשם כך, יש להוסיף את הפעולה הקצאת פריט לביצוע לזרימת העבודה. הפעולה מקצה משימה לכל משתתף ומבקשת ממנו לבצע את הסקירה האישית ולאחר מכן, ללחוץ על לחצן משימה שהושלמה בטופס המשימה שלו. טופס המשימה שמופק בפעולה זו הוא טופס פשוט מאוד, הכולל רק את לחצן משימה שהושלמה ולחצן ביטול ללא שדות טופס להשלמה.

מאמר זה מראה לך כיצד להקצות פריט לביצוע למשתתף אחד או יותר בזרימת עבודה כך שזרימת העבודה תושהה עד שכל המשתתפים ישלימו את המשימה.

בנושא זה

איזו פעולה עלי להשתמש כדי ליצור משימה זו?

מהו טופס משימה מותאם אישית?

הקצה פריט לביצוע

באיזו פעולה עלי להשתמש כדי ליצור משימה זו?

משימות הן הדרך העיקרית לקיום אינטראקציה בין זרימת עבודה לבין המשתתפים בזרימת העבודה. אם ברצונך שזרימת העבודה תדרוש מאנשים לבצע עבודה או תקבל מהם מידע, באפשרותך לקבוע שזרימת העבודה תיצור ותקצה משימה. בכל פעם שזרימת עבודה מקצה משימה, זרימת העבודה מושהית עד להשלמת המשימה. זרימת העבודה ממשיכה לפעול רק לאחר שמשתתף לוחץ על לחצן השלם משימה בטופס המשימה.

קיימות שלוש פעולות שונות היוצרות משימה, וכל אחת מהפעולות מיועדת למצב ספציפי:

  • איסוף נתונים ממשתמש     פעולה זו מקצה משימה לקבוצה או למשתמש בודד ומחזירה את מזהה ייחודי של הפריט פעילות המאחסן התשובות של המשתמש, כך זרימת העבודה באפשרותך חיפוש באופן מידע זה מאוחר יותר באמצעות את מזהה. עם השלמת פעולה זו, תשתמש אשף משימה מותאמת אישית כדי לעצב טופס משימה מותאם אישית אוספת את המידע שהרצוי. פעולה זו יוצרת משימה שניתן להקצות רק על משתמש יחיד או קבוצה. אם אתה מקצה משימה זו לקבוצה, כל חבר בקבוצה מקבל דיווח משימה, אך יצירה של פריט משימה אחת בלבד ולאחר משהה זרימת העבודה רק עד שהמשתתף הראשון להגיב משלים את המשימה. לקבלת מידע נוסף אודות פעולה זו, עיין במאמר איסוף נתונים ממשתמש בזרימת עבודה.

  • הקצה טופס לקבוצה     פעולה זו מקצה טופס משתמש אחד או יותר ולאחר מכן מאחסן את התגובות כערכים ברשימה משימות. שלא כמו הפעולה הקודמת, פעולה זו באפשרותך להקצות משימה בנפרד לאנשים מרובים והשהיות את זרימת העבודה עד לכל אדם להשלמת המשימה שלו לפני שהיא תופעל מחדש. גם בניגוד הפעולה הקודמת, פעולה זו אינה מחזירה את מזהה פריט משימה עבור כל התגובות, כך זרימת העבודה אין אפשרות לחפש, ולהשתמש במידע זה מאוחר יותר כבסיס כדי ליצור השוואות או החלטות. עם השלמת פעולה זו, תוכל גם להשתמש באשף פעילות מותאם אישית כדי ליצור טופס משימה מותאם אישית. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר הקצה טופס לקבוצה בזרימת עבודה.

  • הקצאת פריט לביצוע     בשונה משתי פעולות המשימה הקודמות, פעולה זו יוצרת טופס משימה ללא שדות טופס למילוי, אלא משתמשת בטופס שבו המשתמש פשוט לוחץ על לחצן משימה שהושלמה כשהמשימה מושלמת. ניתן להקצות משימה זו בנפרד לאנשים רבים, וזרימת העבודה מושהית עד שכל אחד מהם מסמן את המשימה כמשימה שהושלמה. פעולה זו אינה מחזירה את המזהה של פריט המשימה — ואין לה צורך בכך כיוון שהיא אינה אוספת מידע שתרצה לעיין בו בהמשך.

הטבלה הבאה מסכמת מידע זה.

פעולה

מחזירה את מזהה המשימה לצורך בדיקות מידע של זרימת עבודה?

יוצרת משימות מרובות?

מאפשרת לך להגדיר שדות בטופס המשימה?

איסוף נתונים ממשתמש

כן

לא

כן

הקצאת טופס לקבוצה

לא

כן

כן

הקצאת פריט לביצוע

לא

כן

לא

בנוסף, מספר מגבלות חלות על כל שלוש הפעולות היוצרות משימות:

  • כאשר זרימת עבודה מקצה משימה לקבוצה המזוהה על-ידי הכינוי בודדת או כתובת, זרימת העבודה יוצרת פריט משימה אחת בלבד ולאחר מכן משותף על-ידי הקבוצה כולה. כל חבר בקבוצת באפשרותך לערוך טופס משימה בודדת זה ולחץ על לחצן להשלים את המשימה. כדי להקצות משימות בודדות משתמשים מרובים (אפשרי רק עם הקצאת טופס לקבוצה או הקצה פריט לביצוע פעולה), הזן כל משתמש בנפרד בתיבת הדו-שיח בחירת משתמשים.

  • יש להשלים את כל המשימות שהוקצו על-ידי פעולת זרימת עבודה יחידה, בטרם ניתן יהיה להמשיך את זרימת העבודה. אם פעולת זרימת העבודה מקצה משימות נפרדות לשישה משתתפים, למשל, אין באפשרותך להורות לזרימת העבודה להמשיך לאחר שרק שלוש מבין שש המשימות הושלמו.

  • לאחר שזרימת העבודה מקצה משימה למשתתף, אין אפשרות להעביר את המשימה למשתתף אחר (על-ידי הקצאה, העברה לנמען וכו'). עם זאת, כל משתמש בעל הרשאת ברירת המחדל 'השתתפות' ברשימת המשימות יכול לערוך את פריט המשימה וכך לאפשר לזרימת העבודה להמשיך.

  • זרימת עבודה יכולה להשתמש בכל משימה פעם אחת בלבד. לאחר שאתה יוצר משימה באמצעות אשף המשימות המותאמות אישית, אין אפשרות להשתמש שוב באותה משימה בשלב מאוחר יותר בזרימת העבודה. באפשרותך ליצור משימה אחרת המבצעת את אותה פעולה, אך על שם המשימה להיות שונה וייחודי.

לראש הדף

מהו טופס משימה מותאם אישית?

בכל פעם שאתה משתמש באחת משלוש פעולות המשימה כדי ליצור משימה, Microsoft Office SharePoint Designer 2007 יוצר באופן אוטומטי טופס משימה מותאם אישית עבור המשימה. טופס המשימה המותאם אישית הוא הדף המוצג למשתתף בזרימת העבודה כשהוא עורך את המשימה בדפדפן.

בעת יצירת משימה באמצעות הפעולה הקצאת פריט לביצוע, טופס המשימה המותאם אישית מכיל שני לחצנים. המשתתף לוחץ על משימה שהושלמה לאחר השלמת המשימה שהוקצתה. טופס המשימה המותאם אישית של פעולה זו אינו מקבל קלט אחר כלשהו מהמשתתף.

טופס משימה מותאם אישית עבור פריט לביצוע

ב- Office SharePoint Designer 2007, טופס המשימה המותאם אישית מופיע כדף ‎.aspx בתיקיה של זרימת העבודה. שם הקובץ של טופס המשימה המותאם אישית תואם לשם שאתה נותן למשימה באשף הטפסים המותאמים אישית.

טופס משימה מותאם אישית ברשימת התיקיות

טפסי משימות מותאמים אישית מצורפים לדף הראשי המוגדר כברירת מחדל באתר, ומכילים Web Part של טופס נתונים עבור אינטראקציה עם זרימת העבודה. ניתן להתאים אישית את טופס המשימה המותאם אישית לצורך שינויי פריסה ומראה — לדוגמה, באפשרותך לצרף דף ראשי שונה או לשנות את הסגנונות. עם זאת, כדי לשנות את השדות המופיעים בטופס, עליך להשתמש באשף המשימות המותאמות אישית במעצב זרימת העבודה. אין באפשרותך לשנות את שדות הטופס על-ידי עריכה ישירה של ה- Web Part של טופס הנתונים. אם תבצע התאמות אישיות אחרות ב- Web Part של טופס הנתונים (למטרת תצוגה ולא למטרת פונקציונליות), שים לב ששינויים אלה יאבדו בכל פעם שזרימת העבודה תעבור הידור מחדש. התאמות אישיות בשאר חלקי הדף יישמרו.

כדי לשנות את השדות בטופס המשימה המותאם אישית, עליך לפתוח את זרימת העבודה ב- Office SharePoint Designer 2007 (תפריט קובץ, הפקודה פתיחת זרימת עבודה). כשתפתח את זרימת העבודה ותערוך את המשימה באמצעות אשף המשימות המותאמות אישית, תראה את האזהרה הבאה.

הודעת אזהרה

אם אתה משתמש בפעולה הקצאת פריט לביצוע, טופס המשימה המותאם אישית מכיל את השדות 'כותרת' ו'תיאור' בלבד. ניתן לשנות את הטקסט בשדות אלה ללא הגבלה ולהדר מחדש את זרימת העבודה, וכל המופעים הפועלים של זרימת העבודה ימשיכו לפעול תוך שימוש בטופס החדש.

אם אתה משתמש בפעולה איסוף נתונים ממשתמש או הקצאת טופס לקבוצה, המצב מעט שונה כיוון שטופס המשימה המותאם אישית מכיל ככל הנראה שדות טופס שאוספים נתונים. אם תשנה את טופס המשימה המותאם אישית ותבצע הידור מחדש של זרימת העבודה, כל המופעים הפעילים של זרימת העבודה ימשיכו לפעול תוך שימוש בטופס החדש. אך אם תמחק או תשנה שדות (לדוגמה, על-ידי שינוי הסוג שלהם או שינוי שמותיהם), תתרחש שגיאת זרימת עבודה אם המופעים הפעילים של זרימת העבודה מפנים לנתונים שונים מהצפוי. לדוגמה, זרימת עבודה פעילה עשויה לבצע בדיקת מידע ולצפות ששדה יכיל נתונים (לא יהיה ריק), אך השדה ריק כעת, או שסוג השדה השתנה. לכן חשוב לא לבצע כל שינוי של מחיקה, שינוי שם או שינוי אחר של שדות טופס אשר מופעי זרימת עבודה פעילים עשויים לנסות להפנות אליהם.

בנוסף לטופס המשימה המותאם אישית, בכל פעם שאתה משתמש באחת משלוש פעולות המשימה כדי ליצור משימה, Office SharePoint Designer 2007 מייצר באופן אוטומטי סוג תוכן עבור משימה זו ברשימת המשימות. סוג התוכן מגדיר את השדות הזמינים ואת התבנית שבה ישתמשו, כפי שציינת באשף המשימות המותאמות אישית. שמו של סוג התוכן תואם לשם שאתה מעניק למשימה באשף הטפסים המותאמים אישית. לדוגמה, אם אתה יוצר משימה בשם 'סקירת מסמך', תראה סוג תוכן בעל אותו שם בדף ההגדרות של רשימת המשימות.

סוג תוכן של משימה בדפדפן

אנו ממליצים לשנות סוגי תוכן בזרימת העבודה רק על-ידי פתיחת זרימת העבודה ב- Office SharePoint Designer 2007, ולא על-ידי שינוי העמודות או הגדרות אחרות של סוג התוכן בדפדפן. שינוי סוג התוכן בדפדפן עלול לנתק את טופס המשימה המותאם אישית שהוא משויך אליו.

לראש הדף

הקצאת פריט לביצוע

עליך להשתמש בפעולה הקצאת פריט לביצוע ליצירת טופס המשימה מותאם אישית ולהקצאת המשימה למשתתף אחד או יותר.

בדוגמה זו, המשימה שהוקצתה למשתתפים היא לסקור מסמך בספריה Shared Documents ולסמן את המסמך בהערות ובהצעות לשינוי.

  1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על זרימת עבודה.

  2. בעמוד הראשון של מעצב זרימת העבודה, הענק שם לזרימת העבודה, בחר את הרשימה או הספריה שאליה תצורף זרימת העבודה, ולאחר מכן בחר בתיבות הסימון עבור אפשרויות ההתחלה הרצויות.

    הדף הראשון במעצב זרימת העבודה

  3. לחץ על הבא.

  4. לחץ על פעולות ולאחר מכן לחץ על הקצאת פריט לביצוע.

    אם פעולה זו אינה מופיעה ברשימה, לחץ על פעולות נוספות כדי לראות את הרשימה המלאה.

  5. בפעולה, לחץ על פריט לביצוע.

    דף ב'מעצב זרימת עבודה' עם סמן הבוחר פריט לביצוע

  6. בעמוד הראשון של אשף המשימות המותאמות אישית, לחץ על הבא.

  7. בעמוד הבא, בתיבה שם, הקלד שם עבור משימה זו.

    הערה: שם המשימה חייב להיות ייחודי באתר הנוכחי.

  8. בתיבה תיאור, הקלד הוראות כלליות לנמען המשימה.

    תיאור זה מופיע בראש טופס המשימה המותאם אישית, לכן כלול כאן את כל ההוראות שברצונך שהמשתתף בזרימת העבודה יראה, לא רק תיאור כללי.

    העמוד השני של אשף המשימות המותאמות אישית

  9. לחץ עלסיום.

    האיור שלהלן מראה כיצד תוצג משימה זו למשתתף זרימת העבודה בדפדפן כאשר המשתתף יערוך את המשימה. זהו טופס המשימה המותאם אישית — סקירת מסמך.aspx — שעיצבת זה עתה באמצעות אשף המשימות המותאמות אישית.

    טופס משימה מותאם אישית עבור פריט לביצוע

    בחזרה ב'מעצב זרימת העבודה', עדיין עליך להגדיר את הפרמטר הנוסף בפעולה הקצאת פריט לביצוע.

  10. בפעולה, לחץ על משתמשים אלה.

    דף ב'מעצב זרימת עבודה' עם סמן הבוחר באנשים אלה

  11. בתיבת הדו-שיח בחירת משתמשים, הקלד שם או כתובת דואר אלקטרוני, או לחץ על משתמש או קבוצה קיימים ברשימה, ולאחר מכן לחץ על הוסף.

    חזור על שלב זה כדי לכלול משתתפים נוספים שברצונך להקצות להם משימה זו.

    הערות: 

    • הקצה פריט לביצוע בפעולה, זרימת העבודה יוצרת משימה אחת לכל אדם או קבוצה לכלול כאן. הפעולה לא להרחיב את הקבוצה והקצה פעילות נפרד לכל אדם בקבוצה. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף הקודם איזו פעולה עלי להשתמש כדי ליצור משימה?

    • במקום להזין באופן ספציפי שם משתמש, שם קבוצה או כתובת דואר אלקטרוני, באפשרותך לאחסן מידע כזה ברשימה נפרדת, ולאחר מכן להשתמש בבדיקת מידע של זרימת עבודה כדי לקבל את המידע. כך ניתן להגדיר משתמשים וקבוצות שונים כמשתתפי זרימת עבודה מבלי שיהיה עליך לשנות את זרימת העבודה עצמה.

  12. כאשר כל המשתתפים המתאימים מופיעים בתיבה משתמשים נבחרים, לחץ על אישור.

בדוגמה זו, זרימת העבודה תיצור ותקצה משימה בכל פעם שמסמך נוסף לספריה Shared Documents. זרימת העבודה תושהה עד שכל משימה תסומן כמשימה שהושלמה. הפעולה הבאה או השלב הבא יהיו מה שהתהליך דורש — לדוגמה, באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה לשלוח הודעת דואר אלקטרוני כשכל המשתתפים משלימים את הסקירות שלהם.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×