הקצאת משימות ומעקב אחריהן

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

בנוסף ליצירת משימות משלך, באפשרותך ליצור משימות כדי להקצות לאנשים אחרים.

משימות עוזרות לך לעקוב אחר פעולות שעליך לבצע. באפשרותך להקצות משימות גם לאנשים אחרים.

  1. בסרגל ניווט, לחץ על משימות‎ ולאחר מכן לחץ על משימה חדשה, או פתח משימה קיימת.

    קיצור מקשים    כדי ליצור משימה, הקש Ctrl+Shift+K.

  2. לחץ על הקצה משימה.

    הפקודה 'הקצה משימה' ברצועת הכלים

  3. בתיבה אל, הזן שם או כתובת דואר אלקטרוני.

  4. הזן נושא, תאריך ההתחלה ותאריך היעד.

    המאפיינים 'תאריך התחלה' ו'תאריך יעד' של משימה שהוקצתה

  5. אם ברצונך שהמשימה תחזור על עצמה, לחץ על מופע חוזר, בחר את האפשרויות הרצויות ולאחר מכן לחץ על אישור.

  6. לחץ על שלח.

    הערה: אם אתה מקצה משימה שחוזרת על עצמה, עותק של המשימה נשאר ברשימת המשימות שלך, אך לעולם אינו מתעדכן. אם תבחר בתיבת הסימון שלח לי דוח מצב בעת השלמת משימה זו, תקבל דוחות מצב עבור כל מופע של המשימה שהושלם.‏

בעת פתיחת משימה שהוקצתה לך, באפשרותך לנסות סקירת ההתקדמות של משימות שהוקצו עם תיבת % ביצוע בה אתה או הנמען, באפשרותך לעדכן בעת שליחת דוח מצב משימה שהוקצתה לך.

Outlook באפשרותך לעקוב אחר ההתקדמות של משימה שהוקצתה מאדם אחד. אם אתה מעוניין לאנשים מרובים לעבוד על פעילות, מומלץ לחלק הפעילות לחלקים קטנים יותר או להקצות כל פעילות בנפרד. לדוגמה, כדי לעקוב אחר דוח לצריבה על-ידי כותבים שלושה, צור שלוש משימות נפרדות בשם כתיבת דוח: ענת, כתיבת דוח: רונן, ו- כתיבת דוח: שמואל, והקצה כל משימה בודדת אל כותב המתאים.

מעקב אחר משימות שהקצית למישהו אחר

  1. בסרגל ניווט, לחץ על משימות.

  2. לחץ על תצוגה > שנה תצוגה > הוקצו.

הפקודה 'תצוגת משימות שהוקצו' ברצועת הכלים

משימות שהוקצו חסרות

אם אינך רואה את המשימות שהקצית, יתכן ש- Outlook אינו מוגדר לשמירת עותקים של משימות שהוקצו.

  1. לחץ על קובץ > אפשרויות > משימות.

  2. תחת אפשרויות משימה, סמן את התיבה שמור על רשימת המשימות שלי מעודכנת עם עותקים של משימות שאני מקצה לאנשים אחרים.

תיבת הסימון 'שמור על רשימת המשימות שלי מעודכנת עם עותקים של משימות שאני מקצה לאנשים אחרים'

הפעלת אפשרות זו לא תגרום למעקב אחר המשימות שכבר הקצית, אך היא תגרום למעקב אחר המשימות החדשות שתקצה.

לאחר יצירת משימה ולהקצות אותו למשתמש, ייתכן מסוימים המטלות ניהול לביצוע עד להשלמתה. לדוגמה, ייתכן שתרצה דוחות מצב ועדכונים על התקדמות הפעילות. כמו כן, אם האדם שאליו אתה מקצה את המשימה דוחה אותו, כדאי לך להקצות אותה מחדש למישהו אחר.

כדי להקצות משימה, תוכל ליצור תחילה את המשימה ולאחר מכן שלח אותו כקובץ בקשה למשימה למשתמש מסוים. האדם שמקבל את בקשת המשימה הופך לבעלים הזמני של הפעילות. אדם זה יכול לדחות את המשימה, לקבל את המשימה או להקצות את המשימה למישהו אחר. אם הפעילות נדחתה, היא מוחזרת אליך.

הערה: למרות שמשימה שנדחתה מוחזרת אליך, הפעילות הוא עדיין הבעלים של הנמען עד לך הקבועים הפעילות לרשימת פעילויות משלך.

הקצאת משימה לאדם

  1. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי להקצות משימה חדשה     בתפריט ' קובץ ', הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על בקשה למשימה.

      שליחת בקשה למשימה למשתמש מסוים

    • כדי להקצות משימה קיימת     ברשימת המשימות, פתח את המשימה שברצונך להקצות. בכרטיסיה משימה, בקבוצה ניהול משימה, לחץ על הקצה משימה.

  2. בתיבה אל, הזן את השם או כתובת הדואר האלקטרוני של האדם שאליו ברצונך להקצות את המשימה.

    כדי לבחור את השם מתוך רשימה, לחץ על לחצן .

  3. בתיבה נושא, הקלד שם עבור המשימה.

    הערה: עבור משימה קיימת, התיבה נושא מלאה כבר.

  4. בחר את תאריך היעד ואת האפשרויות המצב הרצוי.

  5. בחר או נקה את תיבת הסימון שמור עותק מעודכן של משימה זו ברשימת המשימות שלי ואת תיבת הסימון שלח לי דוח מצב בעת השלמת משימה זו.

  6. אם ברצונך שהפעילות חוזרות, בכרטיסיה פעילות, בקבוצה אפשרויות, לחץ על מופע חוזר, בחר את האפשרויות הרצויות ולאחר מכן לחץ על אישור.

  7. בגוף הפעילות החוזרת, הקלד את המידע שברצונך לכלול במשימה.

  8. לחץ על שלח תמונת לחצן .

    הערה: אם אתה מקצה משימה חוזרת, עותק של המשימה יישאר ברשימת המשימות שלך, אך הוא לא יעודכן. אם תבחר בתיבת הסימון שלח לי דוח מצב בעת השלמת משימה זו, תקבל דוח מצב עבור כל מופע של הפעילות שהושלם.

  1. פתח את המשימה שברצונך לשלוח.

  2. בכרטיסיה משימה, בקבוצה ניהול משימה, לחץ על העבר.

    קיצור מקשים כדי להעביר משימה, הקש CTRL + F.

  3. הזן שמות נמענים או כתובות דואר אלקטרוני בתיבות אל ו עותק.

  4. בגוף המשימה, הקלד הודעה שברצונך לכלול. כדי לשלוח יותר מפעילות אחת, גרור את המשימות הנוספות מתוך רשימת המשימות אל גוף ההודעה של הפעילות שבה אתה מעביר.

  5. לחץ על שלח תמונת לחצן .

  1. פתח את הודעת הדואר האלקטרוני המכילה את הבקשה למשימה. הודעה זו היא בדרך כלל בתיקיה ' פריטים שנשלחו '.

  2. בכרטיסיה משימה, בקבוצה ניהול משימה, לחץ על חזור לרשימת המשימות.

באפשרותך גם לבקש בחזרה את המשימה מהודעת המשימה שנדחתה על-ידי לחיצה על חזור לרשימת המשימות.

קיימות שלוש דרכים לעקוב אחר משימות שהקצית לאנשים אחרים:

  • באופן אוטומטי שישמור עותקים של משימות שתקצה וקבלת דוחות מצב אוטומטיים   

    1. בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות.

    2. לחץ על אפשרויות משימה.

    3. בחר את תיבת הסימון שמור עותקים מעודכנים של משימות שהוקצו ברשימת המשימות שלי.

    4. בחר בתיבת הסימון שלח דיווחי מצב לאחר השלמת משימות שהוקצו.

  • הצגת משימות שהקצית לאחרים   

    1. לחץ על פעילויות.

    2. בתפריט תצוגה, הצבע על תצוגה נוכחית ולאחר מכן לחץ על הקצאה.

  • הצג רשימת האנשים שמקבלים עותקים מעודכנים של משימה שהוקצתה   

    1. פתח את המשימה שהוקצתה שעבורו ברצונך להציג את הרשימה.

    2. בכרטיסיה פרטים, הצג את השמות בתיבה עדכון רשימה.

  1. פתח את הפעילות או בקשה למשימה.

  2. בכרטיסיה משימה, בקבוצה ניהול משימה, לחץ על קבל או דחה.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • לחץ על ערוך את התגובה לפני שליחתה, הקלד את ההערה שלך בהודעה ולאחר מכן לחץ על שלח.

    • לחץ על שלח את התגובה כעת.

  1. פתח את המשימה שעבורה ברצונך לשלוח דוח מצב או הערה.

  2. בכרטיסיה משימה, בקבוצה ניהול משימה, לחץ על שלח דוח מצב, על השב או השב לכולם.

  3. הזן שמות נמענים או כתובות דואר אלקטרוני בתיבות אל ו עותק.

    אם המשימה אינה מוקצית לך, ולאחר מכן שמות האנשים שיש לעדכן נוספים באופן אוטומטי.

  4. בגוף ההודעה, הקלד את המידע שברצונך לכלול בדוח המצב.

  5. לחץ על שלח תמונת לחצן .

לאחר יצירת משימה ולהקצות אותו למשתמש, ייתכן מסוימים המטלות ניהול לביצוע עד להשלמתה. לדוגמה, ייתכן שתרצה דוחות מצב ועדכונים על התקדמות הפעילות. כמו כן, אם האדם שאליו אתה מקצה את המשימה דוחה אותו, כדאי לך להקצות אותה מחדש למישהו אחר.

כדי להקצות משימה, תוכל ליצור תחילה את המשימה ולאחר מכן שלח אותו כקובץ בקשה למשימה למשתמש מסוים. האדם שמקבל את בקשת המשימה הופך לבעלים הזמני של הפעילות. אדם זה יכול לדחות את המשימה, לקבל את המשימה או להקצות את המשימה למישהו אחר. אם הפעילות נדחתה, היא מוחזרת אליך.

הערה: למרות שמשימה שנדחתה מוחזרת אליך, הפעילות הוא עדיין הבעלים של הנמען עד לך הקבועים הפעילות לרשימת פעילויות משלך.

הקצאת משימה לאדם

  1. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי להקצות משימה חדשה     בתפריט ' קובץ ', הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על בקשה למשימה.

      שליחת בקשה למשימה למשתמש מסוים

    • כדי להקצות משימה קיימת     ברשימת המשימות, פתח את המשימה שברצונך להקצות. בכרטיסיה משימה, בקבוצה ניהול משימה, לחץ על הקצה משימה.

  2. בתיבה אל, הזן את השם או כתובת הדואר האלקטרוני של האדם שאליו ברצונך להקצות את המשימה.

    כדי לבחור את השם מתוך רשימה, לחץ על לחצן .

  3. בתיבה נושא, הקלד שם עבור המשימה.

    הערה: עבור משימה קיימת, התיבה נושא מלאה כבר.

  4. בחר את תאריך היעד ואת האפשרויות המצב הרצוי.

  5. בחר או נקה את תיבת הסימון שמור עותק מעודכן של משימה זו ברשימת המשימות שלי ואת תיבת הסימון שלח לי דוח מצב בעת השלמת משימה זו.

  6. אם ברצונך שהפעילות חוזרות, בכרטיסיה פעילות, בקבוצה אפשרויות, לחץ על מופע חוזר, בחר את האפשרויות הרצויות ולאחר מכן לחץ על אישור.

  7. בגוף הפעילות החוזרת, הקלד את המידע שברצונך לכלול במשימה.

  8. לחץ על שלח תמונת לחצן .

    הערה: אם אתה מקצה משימה חוזרת, עותק של המשימה יישאר ברשימת המשימות שלך, אך הוא לא יעודכן. אם תבחר בתיבת הסימון שלח לי דוח מצב בעת השלמת משימה זו, תקבל דוח מצב עבור כל מופע של הפעילות שהושלם.

  1. פתח את המשימה שברצונך לשלוח.

  2. בכרטיסיה משימה, בקבוצה ניהול משימה, לחץ על העבר.

    קיצור מקשים כדי להעביר משימה, הקש CTRL + F.

  3. הזן שמות נמענים או כתובות דואר אלקטרוני בתיבות אל ו עותק.

  4. בגוף המשימה, הקלד הודעה שברצונך לכלול. כדי לשלוח יותר מפעילות אחת, גרור את המשימות הנוספות מתוך רשימת המשימות אל גוף ההודעה של הפעילות שבה אתה מעביר.

  5. לחץ על שלח תמונת לחצן .

  1. פתח את הודעת הדואר האלקטרוני המכילה את הבקשה למשימה. הודעה זו היא בדרך כלל בתיקיה ' פריטים שנשלחו '.

  2. בכרטיסיה משימה, בקבוצה ניהול משימה, לחץ על חזור לרשימת המשימות.

באפשרותך גם לבקש בחזרה את המשימה מהודעת המשימה שנדחתה על-ידי לחיצה על חזור לרשימת המשימות.

קיימות שלוש דרכים לעקוב אחר משימות שהקצית לאנשים אחרים:

  • באופן אוטומטי שישמור עותקים של משימות שתקצה וקבלת דוחות מצב אוטומטיים   

    1. בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות.

    2. לחץ על אפשרויות משימה.

    3. בחר את תיבת הסימון שמור עותקים מעודכנים של משימות שהוקצו ברשימת המשימות שלי.

    4. בחר בתיבת הסימון שלח דיווחי מצב לאחר השלמת משימות שהוקצו.

  • הצגת משימות שהקצית לאחרים   

    1. לחץ על פעילויות.

    2. בתפריט תצוגה, הצבע על תצוגה נוכחית ולאחר מכן לחץ על הקצאה.

  • הצג רשימת האנשים שמקבלים עותקים מעודכנים של משימה שהוקצתה   

    1. פתח את המשימה שהוקצתה שעבורו ברצונך להציג את הרשימה.

    2. בכרטיסיה פרטים, הצג את השמות בתיבה עדכון רשימה.

  1. פתח את הפעילות או בקשה למשימה.

  2. בכרטיסיה משימה, בקבוצה ניהול משימה, לחץ על קבל או דחה.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • לחץ על ערוך את התגובה לפני שליחתה, הקלד את ההערה שלך בהודעה ולאחר מכן לחץ על שלח.

    • לחץ על שלח את התגובה כעת.

  1. פתח את המשימה שעבורה ברצונך לשלוח דוח מצב או הערה.

  2. בכרטיסיה משימה, בקבוצה ניהול משימה, לחץ על שלח דוח מצב, על השב או השב לכולם.

  3. הזן שמות נמענים או כתובות דואר אלקטרוני בתיבות אל ו עותק.

    אם המשימה אינה מוקצית לך, ולאחר מכן שמות האנשים שיש לעדכן נוספים באופן אוטומטי.

  4. בגוף ההודעה, הקלד את המידע שברצונך לכלול בדוח המצב.

  5. לחץ על שלח תמונת לחצן .

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×