הקצאת טופס לקבוצה בזרימת עבודה

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

זרימת העבודה יכולה לאסוף ולאחסן מידע מאנשים רבים על-ידי הקצאת משימה למילוי טופס מותאם אישית. הערכים שיישלחו יאוחסנו ברשימה 'משימות', שבה תוכל להציג אותם.

לדוגמה, בכל פעם שנוסף מסמך לספריה Shared Documents, מומלץ שחלק מהמשתתפים בזרימת העבודה יסקרו את המסמך ויתעדו את הערותיהם בטופס. לאחר מכן, בעל המסמך יוכל להציג הערות אלה ברשימה 'משימות'.

דיאגרמת דוגמה של הקצאת טופס

לשם כך, עליך להוסיף את הפעולה הקצאת טופס לקבוצה לזרימת העבודה. הפעולה מקצה משימה למשתתפים או לקבוצות אשר מבקשת מהם לסקור את המסמך החדש, לספק תגובות בטופס משימה מותאם אישית ולאחר מכן, ללחוץ על לחצן משימה שהושלמה בטופס המשימה.

מאמר זה מראה לך כיצד להקצות טופס למשתתפים או לקבוצות של זרימת עבודה כך שזרימת העבודה תושהה עד שכל המשתתפים ישלימו את הטפסים.

בנושא זה

איזו פעולה עלי להשתמש כדי ליצור משימה זו?

מהו טופס משימה מותאם אישית?

הקצאת טופס לקבוצה

להציג את המידע שנשלח בטפסים

באיזו פעולה עלי להשתמש כדי ליצור משימה זו?

משימות הן הדרך העיקרית לקיום אינטראקציה בין זרימת עבודה לבין המשתתפים בזרימת העבודה. אם ברצונך שזרימת העבודה תדרוש מאנשים לבצע עבודה או תקבל מהם מידע, באפשרותך לקבוע שזרימת העבודה תיצור ותקצה משימה. בכל פעם שזרימת עבודה מקצה משימה, זרימת העבודה מושהית עד להשלמת המשימה. זרימת העבודה ממשיכה לפעול רק לאחר שמשתתף לוחץ על לחצן השלם משימה בטופס המשימה.

קיימות שלוש פעולות שונות היוצרות משימה, וכל אחת מהפעולות מיועדת למצב ספציפי:

  • איסוף נתונים ממשתמש     פעולה זו מקצה משימה לקבוצה או למשתמש בודד ומחזירה את מזהה ייחודי של הפריט פעילות המאחסן התשובות של המשתמש, כך זרימת העבודה באפשרותך חיפוש באופן מידע זה מאוחר יותר באמצעות את מזהה. עם השלמת פעולה זו, תשתמש אשף משימה מותאמת אישית כדי לעצב טופס משימה מותאם אישית אוספת את המידע שהרצוי. פעולה זו יוצרת משימה שניתן להקצות רק על משתמש יחיד או קבוצה. אם אתה מקצה משימה זו לקבוצה, כל חבר בקבוצה מקבל דיווח משימה, אך יצירה של פריט משימה אחת בלבד ולאחר משהה זרימת העבודה רק עד שהמשתתף הראשון להגיב משלים את המשימה. לקבלת מידע נוסף אודות פעולה זו, עיין במאמר איסוף נתונים ממשתמש בזרימת עבודה.

  • הקצאת טופס לקבוצה     פעולה זו מקצה טופס למשתמש אחד או יותר ולאחר מכן מאחסנת את התגובות כערכים ברשימה 'משימות'. בשונה מהפעולה הקודמת, פעולה זו יכולה להקצות משימה בנפרד לאנשים רבים וזרימת העבודה מושהית עד שכל אחד מהם משלים את המשימה. כמו כן, בשונה מהפעולה הקודמת, פעולה זו אינה מחזירה את המזהה של פריט המשימה של אף אחת מהתגובות, כך שזרימת העבודה אינה יכולה לחפש את המידע ולהשתמש בו בהמשך כבסיס להשוואות או החלטות. בפעולה זו, יש להשתמש ב'אשף משימה מותאמת אישית' גם כן כדי ליצור טופס משימה מותאם אישית.

  • הקצה פריט לביצוע     שלא כמו פעילות שתי הפעולות האחרות, פעולה זו יוצרת טופס המשימה מכיל שדות טופס לא יוכלו למלא, אך במקום זאת משתמש טופס שבו המשתמש פשוט לוחץ על לחצן להשלים את המשימה לאחר השלמת המשימה. משימה זו ניתן להקצות בנפרד לאנשים מרובים ולאחר זרימת העבודה השהיה עד כל אדם מסמנת את משימת שלהם כמשימה שהושלמה. פעולה זו אינה מחזירה את מזהה פריט המשימה — ועליך אינה באמת מאחר המשימה אינה אוספת מידע אודות אשר ייתכן שתרצה להפנות מאוחר יותר. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר הקצה פריט לביצוע בזרימת עבודה.

הטבלה הבאה מסכמת מידע זה.

פעולה

מחזירה את מזהה המשימה לצורך בדיקות מידע של זרימת עבודה?

יוצרת משימות מרובות?

מאפשרת לך להגדיר שדות בטופס המשימה?

איסוף נתונים ממשתמש

כן

לא

כן

הקצאת טופס לקבוצה

לא

כן

כן

הקצאת פריט לביצוע

לא

כן

לא

בנוסף, מספר מגבלות חלות על כל שלוש הפעולות היוצרות משימות:

  • כאשר זרימת עבודה מקצה משימה לקבוצה המזוהה באמצעות כינוי יחיד או כתובת יחידה, זרימת העבודה יוצרת רק פריט משימה אחד, המשותף לקבוצה כולה. כל חבר בקבוצה יכול לערוך את טופס המשימה היחיד וללחוץ על לחצן משימה שהושלמה. כדי להקצות משימות נפרדות למשתמשים מרובים (אפשרי רק עם הפעולות הקצאת טופס לקבוצה או הקצאת פריט לביצוע), הזן כל משתמש בנפרד בתיבת הדו-שיח בחירת משתמשים.

  • יש להשלים את כל המשימות שהוקצו על-ידי פעולת זרימת עבודה יחידה, בטרם ניתן יהיה להמשיך את זרימת העבודה. אם פעולת זרימת העבודה מקצה משימות נפרדות לשישה משתתפים, למשל, אין באפשרותך להורות לזרימת העבודה להמשיך לאחר שרק שלוש מבין שש המשימות הושלמו.

  • לאחר שזרימת העבודה מקצה משימה למשתתף, אין אפשרות להעביר את המשימה למשתתף אחר (על-ידי הקצאה, העברה לנמען וכו'). עם זאת, כל משתמש בעל הרשאת ברירת המחדל 'השתתפות' ברשימת המשימות יכול לערוך את פריט המשימה וכך לאפשר לזרימת העבודה להמשיך.

  • זרימת עבודה יכולה להשתמש בכל משימה פעם אחת בלבד. לאחר שאתה יוצר משימה באמצעות אשף המשימות המותאמות אישית, אין אפשרות להשתמש שוב באותה משימה בשלב מאוחר יותר בזרימת העבודה. באפשרותך ליצור משימה אחרת המבצעת את אותה פעולה, אך על שם המשימה להיות שונה וייחודי.

לראש הדף

מהו טופס משימה מותאם אישית?

בכל פעם שאתה משתמש באחת משלוש פעולות המשימה כדי ליצור משימה, Microsoft Office SharePoint Designer 2007 יוצר באופן אוטומטי טופס משימה מותאם אישית עבור המשימה. טופס המשימה המותאם אישית הוא הדף המוצג למשתתף בזרימת העבודה כשהוא עורך את המשימה בדפדפן.

בעת יצירת משימה באמצעות הפעולה הקצאת טופס לקבוצה או איסוף נתונים ממשתמש, טופס המשימה המותאם אישית יכול להכיל כמה שדות טופס שברצונך ליצור. בדוגמה זו, המשתתף מתבקש לספק תשובות טקסט לשתי שאלות.

טופס משימה מותאם אישית עבור הקצאה קבוצתית

ב- Office SharePoint Designer 2007, טופס המשימה המותאם אישית מופיע כדף ‎.aspx בתיקיה של זרימת העבודה. שם הקובץ של טופס המשימה המותאם אישית תואם לשם שאתה נותן למשימה באשף הטפסים המותאמים אישית.

טופס משימה מותאם אישית ברשימת התיקיות

טפסי משימות מותאמים אישית מצורפים לדף הראשי המוגדר כברירת מחדל באתר, ומכילים Web Part של טופס נתונים עבור אינטראקציה עם זרימת העבודה. ניתן להתאים אישית את טופס המשימה המותאם אישית לצורך שינויי פריסה ומראה — לדוגמה, באפשרותך לצרף דף ראשי שונה או לשנות את הסגנונות. עם זאת, כדי לשנות את השדות המופיעים בטופס, עליך להשתמש באשף המשימות המותאמות אישית במעצב זרימת העבודה. אין באפשרותך לשנות את שדות הטופס על-ידי עריכה ישירה של ה- Web Part של טופס הנתונים. אם תבצע התאמות אישיות אחרות ב- Web Part של טופס הנתונים (למטרת תצוגה ולא למטרת פונקציונליות), שים לב ששינויים אלה יאבדו בכל פעם שזרימת העבודה תעבור הידור מחדש. התאמות אישיות בשאר חלקי הדף יישמרו.

כדי לשנות את השדות בטופס המשימה המותאם אישית, עליך לפתוח את זרימת העבודה ב- Office SharePoint Designer 2007 (תפריט קובץ, הפקודה פתיחת זרימת עבודה). כשתפתח את זרימת העבודה ותערוך את המשימה באמצעות אשף המשימות המותאמות אישית, תראה את האזהרה הבאה.

הודעת אזהרה

אם תשנה את טופס המשימה המותאם אישית ותבצע הידור מחדש של זרימת העבודה, כל המופעים הפעילים של זרימת העבודה ימשיכו לפעול תוך שימוש בטופס החדש. אם תמחק או תשנה שדות (לדוגמה, על-ידי שינוי הסוג שלהם או שינוי שמותיהם), תתרחש שגיאת זרימת עבודה אם המופעים הפעילים של זרימת העבודה מפנים לנתונים שונים מהצפוי. לדוגמה, זרימת עבודה פעילה עשויה לבצע בדיקת מידע ולצפות ששדה יכיל נתונים (לא יהיה ריק), אך השדה ריק כעת, או שסוג השדה השתנה. לכן חשוב לא לבצע כל שינוי של מחיקה, שינוי שם או שינוי אחר של שדות טופס אשר מופעי זרימת עבודה פעילים עשויים לנסות להפנות אליהם.

בנוסף לטופס המשימה המותאם אישית, בכל פעם שאתה משתמש באחת משלוש פעולות המשימה כדי ליצור משימה, Office SharePoint Designer 2007 מייצר אוטומטית סוג תוכן עבור משימה זו ברשימת המשימות. סוג התוכן מגדיר את השדות הזמינים ובאיזו תבנית ישתמשו, כפי שציינת באשף המשימות המותאמות אישית. שמו של סוג התוכן תואם לשם שאתה נותן למשימה באשף הטפסים המותאמים אישית. לדוגמה, אם אתה יוצר משימה בשם "סקירת מסמך", תראה סוג תוכן בעל אותו שם בדף ההגדרות של רשימת המשימות.

סוג תוכן של משימה בדפדפן

אנו ממליצים לשנות סוגי תוכן בזרימת העבודה רק על-ידי פתיחת זרימת העבודה ב- Office SharePoint Designer 2007, ולא על-ידי שינוי העמודות או הגדרות אחרות של סוג התוכן בדפדפן. שינוי סוג התוכן בדפדפן עלול לנתק את טופס המשימה המותאם אישית שהוא משויך אליו.

לראש הדף

הקצאת טופס לקבוצה

יש להשתמש בפעולה הקצאת טופס לקבוצה ליצירת טופס המשימה המותאם אישית ולהקצאת המשימה למשתתף אחד או יותר.

בדוגמה זו, המשימה היא לסקור מסמך בספריה Shared Documents ולהזין תגובות בטופס המשימה המותאם אישית.

  1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על זרימת עבודה.

  2. בעמוד הראשון של מעצב זרימת העבודה, הענק שם לזרימת העבודה, בחר את הרשימה או הספריה שאליה תצורף זרימת העבודה, ולאחר מכן בחר בתיבות הסימון עבור אפשרויות ההתחלה הרצויות.

    הדף הראשון ב'מעצב זרימת עבודה'

  3. לחץ על הבא.

  4. לחץ על פעולות ולאחר מכן לחץ על הקצאת טופס לקבוצה.

    אם פעולה זו אינה מופיעה ברשימה, לחץ על פעולות נוספות כדי לראות את הרשימה המלאה.

  5. בפעולה, לחץ על טופס מותאם אישית.

    דף ב'מעצב זרימת עבודה' עם סמן הבוחר טופס מותאם אישית

  6. בעמוד הראשון של אשף המשימות המותאמות אישית, לחץ על הבא.

  7. בעמוד הבא, בתיבה שם, הקלד שם עבור משימה זו.

    הערה: שם המשימה חייב להיות ייחודי באתר הנוכחי.

  8. בתיבה תיאור, הקלד הוראות כלליות לנמען המשימה.

    תיאור זה מופיע בראש טופס המשימה המותאם אישית, לכן כלול כאן את כל ההוראות שברצונך שהמשתתף בזרימת העבודה יראה, לא רק תיאור כללי.

    העמוד השני של אשף המשימות המותאמות אישית

  9. לחץ על הבא.

  10. לחץ על הוסף כדי להגדיר שדה טופס מותאם אישית עבור משימה זו.

  11. בתיבה שם השדה, הקלד שם עבור שדה זה.

  12. בתיבה תיאור, הקלד את השאלה ששדה טופס זה מאחסן את התשובה עבורה.

  13. ברשימה סוג מידע, בחר אפשרות שתיתן לשדה תבנית מתאימה עבור סוג המידע שאתה אוסף.

    תיבת הדו-שיח 'הוספת שדה'

  14. לחץ על הבא.

  15. העמוד הבא של האשף משתנה בהתאם לאפשרות סוג המידע שבחרת בעמוד הקודם. ציין את ההגדרות הרצויות.

  16. חזור על שלבים 10–15 עבור כל שדה שברצונך שיופיע בטופס.

  17. לאחר הגדרת כל השדות הרצויים, לחץ על סיום ב'אשף משימה מותאמת אישית'.

    האיור שלהלן מראה כיצד תוצג משימה זו למשתתף זרימת העבודה בדפדפן כאשר המשתתף יערוך את המשימה. זהו טופס המשימה המותאם אישית — סקירת מסמך.aspx — שעיצבת זה עתה באמצעות אשף המשימות המותאמות אישית.

    טופס משימה מותאם אישית עבור הקצאה קבוצתית

    בחזרה ב'מעצב זרימת העבודה', עדיין עליך להגדיר את הפרמטר הנוסף בפעולה הקצאת טופס לקבוצה.

  18. בפעולה, לחץ על משתמשים אלה.

    דף ב'מעצב זרימת עבודה' עם סמן הבוחר משתמשים אלה

  19. בתיבת הדו-שיח בחירת משתמשים, הקלד שם או כתובת דואר אלקטרוני, או לחץ על משתמש או קבוצה קיימים ברשימה, ולאחר מכן לחץ על הוסף.

    חזור על שלב זה כדי לכלול משתתפים נוספים שברצונך להקצות להם משימה זו.

    הערות: 

    • הקצה טופס לקבוצה הפעולה יוצרת משימה אחת לכל אדם או קבוצה לכלול כאן. הפעולה לא להרחיב את הקבוצה והקצה פעילות נפרד לכל אדם בקבוצה. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף הקודם איזו פעולה עלי להשתמש כדי ליצור משימה?

    • במקום להזין באופן ספציפי שם משתמש, שם קבוצה או כתובת דואר אלקטרוני, באפשרותך לאחסן מידע כזה ברשימה נפרדת, ולאחר מכן להשתמש בבדיקת מידע של זרימת עבודה כדי לקבל את המידע. כך ניתן להגדיר משתמשים וקבוצות שונים כמשתתפי זרימת עבודה מבלי שיהיה עליך לשנות את זרימת העבודה עצמה.

  20. כאשר כל המשתתפים המתאימים מופיעים בתיבה משתמשים נבחרים, לחץ על אישור.

בדוגמה זו, זרימת העבודה תיצור ותקצה משימה בכל פעם שמסמך חדש נוסף לספריה Shared Documents. זרימת העבודה תושהה עד שכל משימה תסומן כמשימה שהושלמה. הפעולה הבאה או השלב הבא יהיו מה שהתהליך דורש — לדוגמה, באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה לשלוח הודעת דואר אלקטרוני כשכל המשתתפים משלימים את הסקירות שלהם.

לראש הדף

הצגת המידע שנשלח בטפסים

לאחר שזרימת העבודה אוספת את המידע שנשלח בטופס המשימה המותאם אישית, הדרך הקלה ביותר להצגת מידע זה היא בדף 'מצב זרימת עבודה' של מופע זה של זרימת העבודה.

  1. ברשימה או בספריה שבה שוכן הפריט שהפעיל את זרימת העבודה, בעמודה של זרימת העבודה המתאימה, לחץ על ערך המצב של אותו פריט.

    העמודה 'מצב זרימת עבודה' בספריה Shared Documents

  2. בדף 'מצב זרימת עבודה', במקטע 'משימות', לחץ על הקישור בעמודה 'כותרת' עבור כל משתתף כדי לראות את תגובותיו באותו פריט משימה.

    קישור למשימת זרימת עבודה בדף 'מצב זרימת עבודה'

בשונה מהפעולה איסוף נתונים ממשתמש, הפעולה הקצאת טופס לקבוצה אינה מחזירה את מזהי המשימות שהיא יוצרת, כך שלא תוכל להשתמש בבדיקת מידע של זרימת עבודה לאחזור התגובות ולשליחתן בהודעת דואר אלקטרוני של זרימת עבודה.

כמו כן, לזרימת העבודה אין אפשרות לחפש את מזהה המופע של זרימת העבודה הפועלת כעת, אשר דרוש לבניית מקטע מחרוזת השאילתה בכתובת ה- URL של הדף 'מצב זרימת עבודה'. לפיכך, הודעת דואר אלקטרוני של זרימת עבודה לא תוכל לכלול קישור לדף 'מצב זרימת עבודה' של זרימת העבודה הנוכחית.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×