הפקת תועלת רבה יותר עם קבוצות של Office 365 ב- Outlook

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

אם הצוות שלך משתמש רשימות תפוצה, שיתוף קבצים, ויצירת שיתופיים הערות כדי לבצע משימות, אוהב קבוצות Office 365 ב- Outlook. קבוצות Office 365 היא פלטפורמה רב-עוצמה ולחץ על יעילות המשלב שיחות לוח שנה מ- Outlook, קבצים מ- SharePoint, משימות מתוך Planner ו מחברת משותפת OneNote לתוך רווח בודד של שיתוף פעולה עבור שלך צוות.

כאשר אתה ממלא אחר קבוצה, הודעות דואר אלקטרוני והזמנות לפגישה נשלחות ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלך. אך הם מאוחסנים גם בתיקיה הקבוצה שלך. לכן אל תדאג לגבי מחיקת משהו או יצירת כלל להעברת דואר מתיבת הדואר הנכנס שלך לתיקיה פרטית בטעות. למחוק אותה מתיבת הדואר הנכנס שלך לאחר הקראת אותו וברור הוא עדיין עותק אוחסנו בבטחה לתיקיית קבוצת לחיפוש; למעשה, כל ההודעות מאז התחלת הקבוצה מאוחסנות בתיקיה הקבוצה. גם אם היית חבר בתחילתו, יוחזר הערך # לראות את ההיסטוריה המלאה לאחר שתצטרף.

עצה: אם לא התחלת עם קבוצות Office 365 עדיין מומלץ לקרוא תחילה את ' תחילת העבודה עם קבוצות של Office 365 ב- Outlook .

עצות שיעזרו לך להפיק את המרב מ- קבוצות Office 365 ב- Outlook

  1. להשתמש בקבוצות בדיוק כמו רשימות תפוצה    הודעות דואר אלקטרוני חדשות ובקשות לפגישות יגיע אל תיבת הדואר הנכנס ולאחר כל דבר שאתה שולח לקבוצת יימסרו לכולם בקבוצה, בדיוק כמו עם רשימת תפוצה. כל גירסה של Outlook או Outlook באינטרנט (לשעבר Outlook Web App ) יפעלו. בשורה אל הודעת הדואר האלקטרוני שלך כדי להתחיל מקיים תקשורת, פשוט הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני של הקבוצה.

    הערה: בעת יצירת קבוצה, בחר את תיבת הסימון שלח קבוצתיות כל כך כל החברים יקבלו את העותקים קבוצתיות בתיבת הדואר הנכנס שלהם.

  2. "מועדפים" הקבוצה שלך לקבלת גישה מהירה    ב- Outlook 2016, הקבוצות שאתה הבעלים של התחום ו/או חברים מפורטים בחלק התחתון של חלונית הניווט שלך. לחיצה ימנית קבוצה ובחר באפשרות הוסף למועדפים כדי להזיז אותה לחלק העליון של חלונית הניווט שלך לצורך גישה קלה.

    רשימת מועדפים עם שתי קבוצות מסומן

    הוספת למועדפים גם מאפשר לך לגשת לתוכן במצב מקוון.

  3. ללא צורך להעביר הודעות לתיקיה פרטית    כאשר אתה ממלא אחר קבוצה, הודעות דואר אלקטרוני והזמנות לפגישה נשלחות ישירות לתיבת הדואר הנכנס שלך. אך הם מאוחסנים גם בתיקיה הקבוצה שלך. לכן אל תדאג לגבי מחיקת משהו או יצירת כלל להעברת דואר מתיבת הדואר הנכנס שלך לתיקיה פרטית בטעות. למחוק אותה מתיבת הדואר הנכנס שלך לאחר הקראת אותו וברור הוא עדיין עותק אוחסנו בבטחה לתיקיית קבוצת לחיפוש; למעשה, כל ההודעות מאז התחלת הקבוצה מאוחסנות בתיקיה הקבוצה. לכן גם אם היית חבר בתחילתו, יוחזר הערך # לראות את ההיסטוריה המלאה לאחר שתצטרף.

    אם אינך מעוניין ' דואר ' כדי להגיע לתיבת הדואר הנכנס, הפסק מעקב just מהקבוצה (אך להישאר הצירוף). Mail ימשיך להישלח אל התיקיה הקבוצה שלך אך לא תיבת הדואר הנכנס שלך.

  4. בקלות לתזמן פגישות של קבוצה    בכל פעם שאתה בוחר לאחת מהקבוצות שלך בחלונית הניווט, תראה את רצועת הכלים של קבוצות מיוחדות של בחלק העליון של המסך. פתח את לוח השנה כדי לראות את כל הפגישות הקבוצה שנקבעו עבור החודש. כדי לפתוח את לוח השנה של הקבוצה שלך ב:

  5. לשתף קבצים עם כולם בקבוצה בקלות    באפשרותך להעלות קבצים משותפים או לצרף קבצים מספריית להודעות הדואר האלקטרוני שלך בקלות. מכיוון הרשאות מתאימות הן כבר הגדרת מוחל על כל חברי הקבוצה, אין צורך לנהל הרשאות באתר הקבצים המשותפים. כדי לפתוח את הקבוצה שלך שטח קובץ ברצועת הכלים של קבוצות ב:

  6. גישה מהירה המחברת צוות    להשתמש בו כדי ללכוד את הערות עבור דיוני הצוות שלך, פגישות, תוכניות ופעילויות. כדי לפתוח המחברת של הקבוצה שלך ברצועת הכלים של קבוצות ב:

    • Outlook 2016, בחר בית > מחברת.

    • Outlook באינטרנט, בחר מחברת.

  7. למצוא את מה שאתה מחפש    מחפש את כל הפגישות לגבי נושא מסוימת? ברצונך לקבל את ההערות מתוך תיק החום בשבוע שעבר? קבוצתיות, הקבצים ולוח מחברת ניתנים לחיפוש ולאחר הרשאות מוגדרים באופן אוטומטי כל חברי הקבוצה לבצע חיפוש עבור כל פריט הם שאתה מחפש.

  8. לקריאה, ולהשיב במהירות    החוויה השיחה מודרני מאפשר עבור מהירה הקודם הלוך messaging, וכן threads השיחה נחשבים נושאים בקבוצה. העברת הודעות lightweight זה מקל פרודוקטיביות הצוות על-ידי הפחתת הצורך עבור הודעות דואר אלקטרוני ארוכות.

  9. קבל זהות עם הערות ' אהבתי ' ו- @mentions    כמו הרעיון של חבר בקבוצה? נניח זאת. היא מהירה ופשוטה (ובאפשרותך תגיד שלום ל- "הישן +1"). רוצה לקבל את תשומת הלב של אדם כלשהו? השתמש @mention בהודעת דואר אלקטרוני וההודעות יוכל לעבור לתיבת הדואר הנכנס של החבר בקבוצה כדי שהם יוכלו לעקוב אחר.

משוב, שאלות או הערות?

אנו מקווים שליהנות קבוצות של Office 365! ספר לנו מה דעתך. אנו אתה להאזין משוב וסדרי עדיפויות בקשות שלך כך צור קשר בחלק תיבת הצעה Outlook.

מידע נוסף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×