הפצת דוח

שחרר את דוחות Access והפץ אותם באופן מרוחק ורחב. לדוגמה, שלח אותם בדואר אלקטרוני למשתמש אחד או יותר, יצא אותם לספריות מסמכים של SharePoint ואחסן אותם בארכיון בתיקיות רשת. בעת הפצת דוח Access, אתה יוצר דוח סטטי של נתונים ברגע מסוים, כגון יומי, שבועי או חודשי. על-ידי ביצוע פעולה זו, יש לך נקודת אמת אחת שעובדי מידע יכולים להשתמש בה כדי לקבל החלטות עסקיות טובות, לענות על שאלות, למצוא חלופות, לקבוע את התוכניות הטובות ביותר, להעריך סיכונים ולשפר את האיכות.

הפצת דוחות

עצה    בעת יצירת הדוח, הוסף תאריך פרסום. פעולה זו עוזרת למשתמשים לאשר את הזמן הנכון שבו נוצר הדוח. לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת התאריך והשעה לדוח או לטופס.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

שליחת דוח באמצעות הפקודה ' דואר אלקטרוני '

אחת הדרכים המהירות ביותר להפצת דוח היא באמצעות הפקודה ' דואר אלקטרוני '. באמצעות כמה לחיצות עכבר בלבד, Access מייצא את הדוח ולאחר מכן יוצר הודעת דואר אלקטרוני חדשה עם הקובץ המצורף אליו.

  1. בחלונית הניווט, בחר את הדוח שברצונך לשלוח.

  2. בחר ' נתונים חיצוניים ' _GT_ דואר אלקטרוני'.

  3. בתיבת הדו שליחת אובייקט בשם , בחר את תבנית הפלט שבה ברצונך להשתמש, כגון PDFולאחר מכן לחץ על אישור.

    הערה    למרות שיש מגוון של תבניות שניתן לבחור, שקול להשתמש בתבנית מסמך יביל (PDF) שהפכה לסטנדרטית, שומר על הפריסה והעיצוב של דוח הגישה המקורי וכולל דרכים מוכללות להתאמה אישית של הדפים לצורך הצגה ו דפסה. לקבלת מידע נוסף, ראה התקנת Adobe Reader ו- PDF Print.

    Access פותח הודעת דואר אלקטרוני חדשה ב-Outlook עם הקובץ המצורף.

  4. הקלד את כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים בתיבות אלועותק , תיאור בתיבה נושא והודעה באזור ההודעה.

    עצה    כברירת מחדל, הקובץ שאתה שולח באמצעות שיטה זו אינו נשמר במחשב שלך. אם ברצונך לשמור עותק של הקובץ במחשב, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ המצורף בתיבה המצורפת ולאחר מכן בחר שמירה בשם.

  5. בחר שלח.

הערה    כדי להפוך את התהליך לאוטומטי, באפשרותך להשתמש בפעולת המאקרו EMailDatabaseObject. לדוגמה, באפשרותך ליצור מאקרו עם רצף של פעולות אלה כדי לשלוח בדואר אלקטרוני דוחות שונים למשתמשים שונים.

לראש הדף

ייצוא דוח לתיקיה או לספריית מסמכים של SharePoint

  1. בחלונית הניווט, בחר את הדוח שברצונך לייצא.

  2. בחר נתונים חיצוניים > pdf או xps כדי לפתוח את תיבת הדו פרסום כ-pdf או xps .

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אתר את התיקיה באמצעות חלונית הניווט.

    • אתר את אתר SharePoint, על-ידי לחיצה על sharepoint בחלונית הניווט או על-ידי הזנת כתובת ה-URL של האתר בתיבה כתובת בחלק העליון. לדוגמה:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      לקבלת מידע נוסף, ראה גילוי תוכן באמצעות דף ההתחלה של SharePoint.

  4. בתיבה שמור כסוג , ודא שהאפשרות סוג קובץ PDF נבחרה.

  5. כדי לשנות את שם ברירת המחדל של הדוח, הקלד שם קובץ חדש בתיבה שם הקובץ .

  6. כדי לפתוח את הדוח מיד לאחר שאתה מייצא אותו, בחר את תיבת הסימון פתח קובץ לאחר פרסום .

  7. תחת מטב עבור, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי למטב את הדוח עבור קובץ גדול וברזולוציה גבוהה יותר (מומלץ להדפסה), בחר תקן.

    • כדי למטב את הדוח עבור קובץ קטן יותר ברזולוציה נמוכה יותר (מומלץ לפרסום באינטרנט), בחר גודל מינימלי.

  8. בחר פרסם. Access יוצר את הקובץ. אם בחרת ש-Access יפתח את הקובץ לאחר פרסום, Adobe Reader יציג את הקובץ.

  9. כדי לשמור את השלבים של הפעולה כך שתוכל לפעול ולתזמן את אותה פעולה, לחץ על תיבת הסימון שמור שלבי ייצוא :

    • הזן שם ותיאור עבור השלבים.

    • כדי ליצור משימה של Outlook המתזמן את פעולת הייצוא בתאריך עתידי, בחר בתיבת הסימון צור משימה של outlook .

    לקבלת מידע נוסף, ראה שמירת הפרטים של פעולת ייבוא או ייצוא כמפרט.

    הערה    דרך נוספת להפיכת התהליך לאוטומטי היא להשתמש בפעולת המאקרו ExportWithFormatting. לדוגמה, באפשרותך ליצור שם קובץ בעל משמעות בהתבסס על כותרת הדוח ותאריך הייצוא. פעולה זו עוזרת למשתמשים לאתר את הדוח הנכון בספריית SharePoint או בתיקיה של דוחות רבים. לשם כך, ציין את הביטוי הבא בארגומנט קובץ פלט:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    כאשר RptQC5 הוא שם אובייקט הדוח, Auto_Header0 הוא מקטע הכותרת של הדוח, והמאפיין כיתוב הוא כותרת הדוח.

לראש הדף

קבלת מידע אודות יצירת מרכז דיווח ב-SharePoint

שקול ליצור מרכז דוחות ייעודי בספריית מסמכים של SharePoint כדי שהמשתמשים יוכלו למצוא ולהציג ביתר קלות את הדוחות הדרושים להם. על-ידי הוספת עמודות, קישור לספריה מ-Access והתאמה אישית של ספריית המסמכים באמצעות תצוגות, באפשרותך לספק חוויית מחלקה ראשונה עבור המשתמשים שלך. להלן השלבים הבסיסיים שניתן לבצע.

יצירת ספריית מסמכים    ספריית מסמכים היא מיקום קובץ מאובטח המפשט שיתוף פעולה. באפשרותך להוסיף עמודות לספריה, כגון קטגוריות, אנשים או קבוצות ועמודות מחושבות, שבהן תוכל להשתמש כדי ליצור תצוגות ומסננים.

תצוגה ממוזערת של ספריית מסמכים שאינה מסומנת כלום.

לקבלת מידע נוסף, ראה מהי ספריית מסמכים?

עדכן עמודות ספריה מ-Access    על-ידי קישור הספריה ל-Access, באפשרותך לעדכן את העמודות בספריית המסמכים מ-Access כדי לסייע למשתמשים למצוא את הדוחות הרצויים ולספק מידע נוסף.

לקבלת מידע נוסף, ראה ייבוא, קישור או העברת נתונים ל-SharePoint.

יצירת תצוגות ממוינות ומסוננות    במקום לשלוח את הדוח מ-Access באמצעות דואר אלקטרוני, שלח קישור לתצוגה הרלוונטית של ספריית המסמכים. לדוגמה:

  • מיין את התצוגה בסדר עולה לפי העמודה שהשתנתה כדי שהדוח הנוכחי ביותר יוצג תחילה. לקבלת מידע נוסף, ראה שימוש במיון לשינוי תצוגת SharePoint.

  • אם יש לך עמודת בחירה בספריה שנקראת JobFunction עם שלושה ערכים: Lineworker, מנהל העבודה והמפקח, צור תצוגות נפרדות המבוססות על ביטוי מסנן עבור כל תפקיד משימה:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    כאשר אתה שולח קישור לתצוגת המפקח והמשתמש לוחץ עליו, התצוגה מציגה את הדוחות הספציפיים עבור מפקחים. כדי לקבל קישור של תצוגת הספריה, הצג את התצוגה ולאחר מכן העתק את כתובת ה-URL משורת הכתובת.

  • אם יש לך עמודה של אדם בספריה שנקראת OurEmployees, צור תצוגה המבוססת על ביטוי מסנן שמשתמש בפונקציה Me כדי להציג דוחות עבור המשתמש הנוכחי בלבד:

    OurEmployees is equal to [Me]

    כאשר אתה שולח קישור לתצוגה והמשתמש לוחץ עליו, התצוגה מציגה את הדוחות הספציפיים עבור משתמש זה.

לקבלת מידע נוסף, ראה שימוש בסינון לשינוי תצוגה של SharePointועריכת תצוגת רשימה ב-SharePoint.

חיבור רכיבי web part לעמוד מודרני   באפשרותך גם ליצור עמוד מודרני כדי להראות קובץ המבוסס על מה שמשתמש בוחר בספריית מסמכים על-ידי חיבור web part של מציג קבצים ל-web part של ספריית מסמכים. המשתמשים יוכלו לעיין בדוחות כדי למצוא את הקובץ הרצוי.

דוגמה של רשימה המחוברת ל-web part של מאפייני רשימה

לקבלת מידע נוסף, ראה שימוש ברכיבי web part בדפי sharepointוחיבור רכיבי web Part ב-sharepoint Online.

מינוף זרימת Microsoft    באפשרותך להפוך את השימוש והניהול של הספריה לאוטומטיים באמצעות זרימת Microsoft. לדוגמה, באפשרותך לדחוף הודעות, לשלוח תזכורות יומיות, ליצור משימת מתכנן ולאחסן קבצים שפג תוקפם בתיקיה.

עבור פריט שנבחר ב-SharePoint, צור משימת מתכנן עם קישור לפריט SharePoint.

תבנית הזרימה של Microsoft עבור SharePoint ומתכנן התכנון

לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת זרימה עבור רשימה או ספריה ב-SharePoint Online או ב-OneDrive For Business.

לראש הדף

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

למידע נוסף

מבוא לדוחות ב-Access

מדריך לעיצוב דוחות

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×