הפצת דוח באופן אלקטרוני

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

באפשרותך להשתמש ב- Microsoft Office Access כדי להפיץ את דוחות Access באופן אלקטרוני. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בפקודה דואר אלקטרוני בתפריט לחצן Microsoft Office כדי לייצא ובמהירות לשלוח את הדוח כקובץ מצורף בהודעת דואר אלקטרוני. לחלופין, באפשרותך לייצא את הדוח כקובץ ולאחר מכן להפיץ את הקובץ במספר דרכים שונות. על-ידי שימוש בשיטות להפצה אלקטרונית, באפשרותך לקבל במהירות מידע חשוב לאלה הזקוקים לה. בנוסף, באפשרותך להשתמש בקבצים כדי ליצור גיבויים ולוחות ארכיונים של דוחות ובאפשרותך גם להקטין שימוש נייר במצבים שבו מודפס עותקים של דוחות אינם הכרחיים.

מאמר זה מסביר את תבניות קובץ שונות שבהן באפשרותך להשתמש כדי לייצא דוח ולאחר דן השיטות השונות שבאפשרותך להשתמש כדי להפיץ את הדוח המיוצא לכל הנמענים שלך.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

הכרת תבניות הקובץ שעליו באפשרותך לייצא דוח

הפצת דוח באמצעות הפקודה ' דואר אלקטרוני '

הפצת דוח על-ידי שימוש בשיטות אחרות

הכרת תבניות הקובץ שעליו באפשרותך לייצא דוח

באפשרותך לייצא דוח בשם במספר תבניות קובץ שונות. עם זאת, לא כל תבניות קבצים אלה לשמר את הפריסה והעיצוב של הדוח המקורי. לדוגמה, אם תייצא דוח כקובץ HTML (*. htm או *. html), קובץ תבנית טקסט עשיר (*.rtf) או קובץ טקסט (*. txt), הקובץ לא תכיל כל הרכיבים החזותיים שהיו קיימים בדוח המקורי, כגון גרפיקה, צבעים, קווים או גבולות. עם זאת, בתבניות קובץ מסוימות לשמר את הפריסה והעיצוב של הדוח המקורי. תבניות אלה כוללות את תמונת (*.snp), שתבנית Portable Document Format (*. pdf), לבין התבנית XML Paper Specification (*. xps). מאמר זה מתמקד שימוש בתבניות קובץ שלוש אלה.

הטבלה הבאה מפרטת את כל התבניות הזמינות עבור ייצוא דוח ואת התוכניות עבורך ועבור הנמענים שלך יכולים להשתמש בו כדי לפתוח את הקבצים המתקבל.

תבנית

הרחבת קובץ ension(s)

תוכניות הנמצאות בשימוש כדי לפתוח את הקובץ

HTML

*. htm; *.html

דפדפני אינטרנט, כגון Microsoft Internet Explorer.

PDF

*. pdf

קוראי PDF, זמינים ללא תשלום, מוריד צד שלישי.

טקסט עשיר

*.rtf

תוכניות עיבוד של word, כגון Microsoft Office Word וכתבן.

תמונה

*.snp

Microsoft מציג התמונות, הזמין דרך מרכז ההורדות של Microsoft. חפש קישור לאתר ההורדה ללא תשלום במקטע למידע נוסף.

טקסט

*. txt

עיבוד word וטקסט עריכה לתוכניות, כגון Word ו- ' פנקס רשימות '.

XPS

*. xps

  • ב- Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 או Microsoft Windows XP    Microsoft נייר מפרט מציג XML, זמינים על-ידי הורדת חבילת יסודות Microsoft מפרט נייר XML. לקבלת מידע נוסף אודות חבילת יסודות Microsoft מפרט נייר XML, עיין בקישורים בסעיף למידע נוסף.

  • ב- Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 ואילך.

הערה: האפשרויות PDF (*. pdf) לבין תבניתXPS (*. xps) זמינות לאחר התקנת חיפוש התוספת מידע נוסף אודות תמיכה עבור תבניות קובץ אלה במקטע למידע נוסף.

לראש הדף

הפצת דוח באמצעות הפקודה ' דואר אלקטרוני '

אחת הדרכים המהירה ביותר הפצת דוח ב- Office Access 2007 היא באמצעות הפקודה ' דואר אלקטרוני ' בתפריט לחצן Microsoft Office. בלחיצות ספורות העכבר, Access מייצא את הדוח בתבנית הקובץ הרצויה, ולאחר מכן יוצר הודעת דואר אלקטרוני חדשה עם קובץ מצורף.

  1. בחלונית הניווט, בחר את הדוח שברצונך לשלוח בהודעת דואר אלקטרוני.

  2. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על דואר אלקטרוני.

  3. בתיבת הדו-שיח שליחת אובייקט בתור, בחר את תבנית הפלט שבה ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על אישור. זכור כי עיצוב תמונה (*.snp), תבנית PDF (*. pdf) ועיצוב XPS (*. xps) הן רק שהאפשרויות ישמור את הפריסה והעיצוב של הדוח המקורי.

    Office Outlook 2007 פותח הודעת דואר אלקטרוני חדשה עם קובץ מצורף מסוג שציינת.

  4. הקלד את כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים בתיבה אל, נושא בתיבה נושא והודעה באזור ההודעות.

    עצה: כברירת מחדל, הנשלחות באמצעות שיטה זו לא נשמר הקובץ במחשב שלך. אם ברצונך לשמור עותק של הקובץ במחשב שלך, באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ המצורף בתיבה מצורפות ולאחר מכן לחץ על שמירה בשם בתפריט הקיצור.

  5. לחץ על שלח.

לראש הדף

הפצת דוח על-ידי שימוש בשיטות אחרות

אם אין ברצונך להשתמש בפקודה דואר אלקטרוני כדי להפיץ את הדוח, באפשרותך לייצא את הדוח תחילה לתבנית הקובץ הרצוי, ולאחר מכן להפיץ אותו באותו אופן שאתה מפיץ כל קובץ אחר. לדוגמה, היתה להעתיק את הקובץ במדיה נשלפת כגון תקליטור, תקליטון או כונן USB ולאחר מכן להפיץ אותו לכל הנמענים שלך. לחלופין, תוכל להעתיק את הקובץ אל תיקיית רשת משותפת או ספריית מסמכים באתר Microsoft Windows SharePoint Services ולאחר מכן ספר לנמענים את המיקום של הקובץ.

הסעיפים הבאים מסבירים כיצד ייצוא דוח קובץ תמונה (*.snp), קובץ Portable Document Format (*. pdf) או קובץ XML Paper Specification (*. xps), באפשרותך להפיץ מכן בשיטה הרצויה.

ייצוא דוח קובץ תמונה

כדי להציג קובץ תמונה, התוכנית Microsoft מציג התמונות חייב להיות מותקן לך ומחשבים הנמענים שלך. בגירסאות קודמות של Access, המציג תמונה הותקן באמצעות Access. עם זאת, מציג התמונות אינו מותקן עם Office Access 2007. כדי להציג קובץ תמונה, עליך הורד והתקן את התוכנית מציג התמונות של Microsoft ללא תשלום ממרכז ההורדות של Microsoft. מאחר רשיון Office Access 2007 אינה נחוצה כדי להוריד את התוכנית מציג התמונות, משתמשים שאין להם Access 2007 מותקנת במחשבים שלהם יכולים גם להוריד מציג התמונות ולהשתמש בו כדי להציג את קבצי התמונה שאתה יוצר. חפש קישור לאתר ההורדה בסעיף למידע נוסף

  1. בחלונית הניווט, לחץ על הדוח שברצונך לייצא.

  2. בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייצוא, לחץ על עוד ולאחר מכן לחץ על מציג התמונות.

  3. בעמוד הראשון של הייצוא - האשף מציג תמונה, הקלד את שם הקובץ בתיבה שם הקובץ, או לחץ על עיון כדי לנווט אל מיקום אחר שבו ברצונך לשמור את הקובץ.

  4. אם ברצונך להציג את התמונה מיד לאחר יצירתו, תחת ציין אפשרויות ייצוא, בחר בתיבת הסימון פתח את קובץ היעד לאחר השלמת פעולת הייצוא.

  5. לחץ על אישור.

    אם קובץ בעל אותו שם קיים כבר התיקיה שציינת, Access מבקש ממך להחליף את הקובץ הקיים אחת מהפעולות הבאות או הזן שם חדש. לחץ על כן כדי להחליף את הקובץ, או לחץ על ללא כדי להזין שם קובץ אחר.

    Access יוצר קובץ התמונה. אם בחרת ש- Access פתח את קובץ היעד, התוכנית מציג התמונות מותקן במחשב שלך, התוכנית התחל ולהציג קובץ התמונה. אם התוכנית מציג התמונות אינו מותקן במחשב שלך, תופיע ההודעה לא קובץ התמונה לא יוצג. עם זאת, באפשרותך עדיין להפיץ אותו למשתמשים אחרים.

  6. כדי לשמור את השלבים הפעולה שביצעת זה עתה כך במהירות, באפשרותך לשחזר את הפעולה באותו במועד מאוחר יותר, בחר את תיבת הסימון שמור שלבי ייצוא ולאחר מכן הקלד שם ותיאור עבור השלבים. כדי ליצור משימה של Outlook המאפשרת לך לתזמן את פעולת הייצוא במועד מאוחר, בחר בתיבת הסימון צור משימה של Outlook.

    מידע נוסף אודות תזמון ייבוא וייצוא של פעולות במקטע למידע נוסף.

ייצוא דוח כקובץ *. pdf או *. xps

עליך להתקין תחילה תוספת לפני באפשרותך לייצא דוח לקובץ בתבנית *. pdf או *. xps. לקבלת מידע נוסף אודות תמיכה עבור תבניות קובץ אחרות, כגון *. pdf ו- *. xps, לחץ על הקישורים בסעיף למידע נוסף במאמר זה.

לאחר התקנת התוספת, השתמש בהליך הבא כדי לייצא דוח כקובץ *. pdf או *. xps:

  1. בחלונית הניווט, לחץ על הדוח שברצונך לייצא.

  2. בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייצוא, לחץ על PDF או XPS.

  3. בתיבת הדו-שיח פרסום כ- PDF או XPS, בתיבה שמור כסוג, בחר את סוג הקובץ שברצונך לייצא את הדוח כפי.

  4. כדי לשנות את שם הדוח השמורה בשם, הקלד שם קובץ חדש בתיבה שם הקובץ.

  5. כדי לפתוח את הדוח מיד לאחר שתייצא אותה, בחר בתיבת הסימון פתח קובץ לאחר פרסום. אם אין לך תוכנית מותקן במחשב שלך שיכול לפתוח את סוג הקובץ, אפשרות זו אינה זמינה.

  6. תחת מטב עבור, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי למטב את הדוח עבור קובץ גדול, ברזולוציה גבוהה יותר (מומלץ עבור הדפסה), בחר רגיל.

    • כדי למטב את הדוח עבור קובץ קטן יותר, ברזולוציה נמוכה יותר (מומלץ עבור פרסום מקוון), בחר גודל מינימלי.

  7. לחץ על פרסם.

    Access יוצר את הקובץ *. pdf או *. xps. אם בחרת ש- Access לפתוח את הקובץ לאחר פרסום, התוכנית המתאימה התחל ולהציג את הקובץ.

  8. כדי לשמור את השלבים הפעולה שביצעת זה עתה כך שלא תוכל לשחזר אותו במהירות הפעולה במועד מאוחר יותר לחץ על תיבת הסימון שמור שלבי ייצוא ולאחר מכן הקלד שם ותיאור עבור השלבים. כדי ליצור משימה של Outlook המאפשרת לך לתזמן את פעולת הייצוא במועד מאוחר, בחר בתיבת הסימון צור משימה של Outlook.

    מידע נוסף אודות תזמון ייבוא וייצוא של פעולות במקטע למידע נוסף.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×