הפעלה וקביעת תצורה של ניהול גירסאות עבור ספריית SharePoint

אחת מההחלטות הרבות שעליך לקבל בעת הגדרת ספריית SharePoint מתייחסת לניהול גירסאות. האם ברצונך לשמור גירסאות של כל פריט או קובץ בכל פעם שהוא נערך? אם כן, כמה גירסאות? האם ברצונך לעקוב רק אחר גירסאות ראשיות, או אחר גירסאות ראשיות ומשניות? האם ברצונך שכל משתמשי האתר יראו את כל גירסאות הטיוטה, או שהן יהיו גלויות רק ליוזם ולאנשים בעלי הרשאות עיצוב או שליטה מלאה? ההחלטה שתקבל בכל אחד ממקרים אלה תלויה בסוג ובחשיבות של הפריטים והקבצים בספריות, במטרה של כל פריט או קובץ, בצרכים של קבוצת המשתמשים שלך וברמת האבטחה שעליך לשמר.

במאמר זה

מדוע להפוך ניהול גירסאות לזמין?

הגדרות ניהול גירסאות – האופן שבו הן פועלות

הפיכת ניהול גירסאות לזמין בספריית SharePoint

הסרת ניהול גירסאות מספריית SharePoint

מדוע להפוך ניהול גירסאות לזמין?

כאשר ניהול גירסאות זמין בספריות SharePoint, באפשרותך לעקוב אחר מידע ולנהל אותו ככל שהוא מתפתח. באפשרותך לעיין בגירסאות קודמות ולשחזר אותן, במידת הצורך. דבר זה שימושי מאוד, לדוגמה, אם קובץ נפגם או כאשר אנשים מבינים שגירסאות קודמות של קובץ עשויות להיות מדויקות יותר מגירסאות חדשות יותר. ארגונים מסוימים שומרים גירסאות מרובות של הקבצים שלהם מסיבות משפטיות או למטרות ביקורת. כברירת מחדל, ניהול גירסאות מבוטל. כדי להפעיל אותו וליישם את החלטות ניהול הגירסאות שלך, עליך להיות בעל הרשאת שליטה מלאה או עיצוב.

כמו כן, ייתכן שתרצה לעקוב הן אחר גירסאות ראשיות והן אחר גירסאות משניות של קובץ. דבר זה שימושי, לדוגמה, אם ברצונך לראות כיצד דעה משפטית מתפתחת או מהי המחשבה שעומדת מאחורי תוכנית חדשה שנמצאת בשלבי פיתוח. גירסה ראשית יכולה לסמן שמסמך מוכן לסקירה על-ידי קהל רחב, בעוד שהגירסה המשנית (טיוטה) היא עבודה בתהליך ואינה מוכנה עדיין לתפוצה רחבה.

גירסה ראשית היא גירסה שהשתנתה באופן משמעותי מאז הגירסה הראשית האחרונה והיא מזוהה על-ידי מספר שלם, כגון 2.0. גירסאות ראשיות גלויות בדרך כלל לכל האנשים בעלי גישה לספריה. גירסה משנית היא גירסה שהתבצעו בה שינויים מתונים בלבד מאז הגירסה הראשית האחרונה. היא מזוהה על-ידי מספר עשרוני, כגון 2.1. באופן כללי, גירסאות משניות גלויות רק לאלה המבצעים את השינויים ולאלה שיש להם הרשאת שליטה מלאה או עיצוב. עם זאת, באפשרותך להגדיר את הספריה כך שתאפשר לכל משתמשי האתר לראות את כל הטיוטות הזמינות.

הערה:  גירסאות ראשיות ומשניות זמינות רק עבור ספריות ולא עבור רשימות.

לראש הדף

הגדרות ניהול גירסאות – האופן שבו הן פועלות

תיבת הדו-שיח הגדרות של ניהול גירסאות כוללת 4 מקטעים עיקריים, חלקם אינם קשורים קשר הדוק לניהול גירסאות. כל מקטע דורש החלטות בעת הגדרת ספריה. מובן שאם ברשותך ההרשאות הנחוצות, באפשרותך לשנות את ההגדרות במועד מאוחר יותר.

בחירה

השפעה

ללא ניהול גירסאות

רק הגירסה הנוכחית של פריט או קובץ זמינה עבור משתמשי אתר. זוהי הגדרת ברירת המחדל.

צור גירסאות ראשיות

גירסאות נוצרות ונשמרות עבור כל גירסה ראשית. גירסאות משניות אינן נוצרות או נשמרות.

צור גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטות)

הן גירסאות ראשיות והן גירסאות משניות נוצרות ומתבצע מעקב אחריהן בעת הכנסת קובץ. האדם שעובד על הקובץ חייב לציין, בעת הכנסתו, אם הקובץ הוא גירסה ראשית או משנית.

שמור את המספר הבא של גירסאות ראשיות

אם תיבת הסימון עבור הגדרה אופציונלית זו נבחרה, המספר מתחתיה מציין את מספר הגירסאות הראשיות הנשמרות בספריה. אם, לדוגמה, מספר זה הוא 25, הגירסה הישנה ביותר נמחקת כאשר הגירסה ה- 26 נוצרת. לאחר מכן, רק גירסאות 2-26 זמינות. תוכל לנהל את הספריה שלך בקלות רבה יותר אם תמנע התרבות מהירה של גירסאות. עם זאת, אם חשוב לשמור כל גירסה, או מספר רב של גירסאות, עליך להחיל הגבלה גבוהה מאוד או לא להחיל כל הגבלה.

שמור טיוטות עבור המספר הבא של גירסאות ראשיות

אם הגדרה אופציונלית זו נבחרת, המספר בתיבה קובע את מספר גירסאות הטיוטה שנשמר. לדוגמה, ייתכן שתחליט שברצונך לשמור 25 גירסאות ראשיות, אך אתה דורש טיוטות רק עבור 5 הגירסאות החדשות ביותר. אלא אם יש לך דרישה משפטית או דרישה מיוחדת אחרת, אינך צריך ככל הנראה לשמור את כל הטיוטות עבור כל הגירסאות הראשיות.

  • המקטע 'אבטחת פריטי טיוטה'   ‏‏‏‏‏. השתמש במקטע זה כדי לקבוע מי צריך לראות פריטי טיוטה בספריה. באפשרותך להתיר לכל משתמש בעל הרשאות קריאה לספריה להציג אותם, או להגביל את התצוגה רק למשתמשים שיכולים לערוך פריטים או למחבר הפריט ולאנשים שיכולים לאשר פריטים. אם תבחר להגביל את התצוגה, רק מציגים ייעודיים יוכלו לראות את הגירסאות המשניות (טיוטות). משתמשים אחרים רואים רק את הגירסאות הראשיות.

  • המקטע 'דרוש הוצאה'   ‏‏‏‏‏. השתמש במקטע זה כדי לציין אם משתמשים חייבים להוציא קבצים לפני שהם יכולים לבצע בהם שינויים. לקבלת מידע נוסף, ראה דרישת הוצאה של קבצים בספריית SharePoint.

לראש הדף

הפיכת ניהול גירסאות לזמין בספריית SharePoint

  1. נווט אל הספריה שבה בכוונתך לעבוד. אם שם הספריה לא מופיע בחלונית ההפעלה המהירה, לחץ על כל תוכן האתר ולאחר מכן בחר את שם הספריה שלך.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה כלי ספריה, לחץ על הכרטיסיה ספריה.

  3. לחץ על הגדרות ספריה לחצן 'הגדרות ספריה' ברצועת הכלים של ספריית SharePoint Foundation .

  4. בדף הגדרות ספריה, תחת הגדרות כלליות, לחץ על הגדרות של ניהול גירסאות. תיבת הדו-שיח הגדרות של ניהול גירסאות נפתחת.

  5. במקטע היסטוריית גירסאות של מסמך, בחר באחת מהאפשרויות הבאות:

    • יצירת גירסאות ראשיות – אם תבחר באפשרות זו, תוכל להגדיר מגבלה למספר הגירסאות הראשיות.

    • יצירת גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטות) – אם תבחר באפשרות זו, תוכל להגדיר מגבלה הן למספר הגירסאות הראשיות והן למספר הגירסאות שעבורן ברצונך לשמור טיוטות.

  6. אופציונלי: הגבל את מספר הגירסאות שברצונך לשמור.

    • בחר את תיבת הסימון שמור את המספר הבא של גירסאות ראשיות אם ברצונך להגביל את מספר הגירסאות הנשמרות בספריה שלך. אחרת, אל תבחר אותה. בתיבה הנמצאת בדיוק מתחת לתיבת הסימון, הזן את מספר הגירסאות שברצונך לשמור.

    • בחר את תיבת הסימון שמור טיוטות עבור המספר הבא של גירסאות ראשיות אם ברצונך להגביל את מספר הטיוטות שאתה שומר. אפשרות זו זמינה רק כאשר האפשרות יצירת גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטות) נבחרת. בתיבה הנמצאת מיד מתחת לתיבת הסימון, הזן את מספר הגירסאות שעבורן ברצונך לשמור טיוטות.

  7. אופציונלי: קבע לאילו משתמשים יש להתיר לראות פריטי טיוטה בספריית המסמכים. במקטע אבטחת פריטי טיוטה, בחר אחת מהאפשרויות הבאות.

    • כל משתמש שיכול לקרוא פריטים. בחר באפשרות זו כדי לאפשר גישה לכל משתמש בעל הרשאות קריאה לאתר. אפשרות זו זמינה כאשר האפשרות יצירת גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטות) נבחרה במקטע היסטוריית הגירסאות של מסמך.

    • רק משתמשים שיכולים לערוך פריטים. בחר באפשרות זו כדי להגביל את התצוגה של טיוטות למשתמשים בעלי הרשאות עריכה. אפשרות זו זמינה כאשר האפשרות יצירת גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטות) נבחרה במקטע היסטוריית הגירסאות של מסמך.

    • רק משתמשים שיכולים לאשר פריטים (והמחבר של הפריט). בחר באפשרות זו כדי להגביל את התצוגה למחבר המקורי של הפריט ולמשתמשים בעלי הרשאות לאישור פריטים בספריה. אפשרות זו זמינה כאשר המקטע אישור תוכן מוגדר לערך כן.

  8. אופציונלי: קבע אם ברצונך לדרוש הוצאת קבצים בספריה זו. ברירת המחדל היא לא לדרוש זאת. אם ברצונך לשנות את ברירת המחדל, בחר כן במקטע דרוש הוצאה. לקבלת מידע נוסף אודות דרישת הוצאה, ראה דרישת הוצאה של קבצים בספריית SharePoint.

  9. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח וכדי לחזור אל הדף הגדרות ספריית מסמכים.

לראש הדף

הסרת ניהול גירסאות מספריית SharePoint

באפשרותך לקבוע, לאחר זמן מה, שניהול גירסאות אינו הכרחי עבור ספריית SharePoint שלך. אם יש לך הרשאות שליטה מלאה או עיצוב, באפשרותך להסיר ניהול גירסאות מהספריה.

  1. נווט אל הספריה שבה בכוונתך לעבוד. אם שם הספריה לא מופיע בחלונית ההפעלה המהירה, לחץ על כל תוכן האתר ולאחר מכן בחר את שם הספריה שלך.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה כלי ספריה, לחץ על הכרטיסיה ספריה.

  3. לחץ על הגדרות ספריה לחצן 'הגדרות ספריה' ברצועת הכלים של ספריית SharePoint Foundation .

  4. בדף הגדרות ספריה, תחת הגדרות כלליות, לחץ על הגדרות של ניהול גירסאות.

  5. במקטע היסטוריית גירסאות של מסמך של תיבת הדו-שיח הגדרות ניהול גירסאות, בחר ללא ניהול גירסאות. פעולה זו מסירה את כל הערכים שיצרת בעבר במקטע זה.

  6. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח וכדי לחזור אל הדף הגדרות ספריית מסמכים.

לראש הדף

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×