הפיכת מזהי מסמכים ייחודיים לזמינים וקביעת תצורתם

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

במאמר זה תלמד אודות יתרונות השימוש במזהי מסמכים בניהול מסמך או רשומה. כמו כן, תלמד כיצד להפוך את שירות מזהה המסמכים לזמין עבור אוסף אתרים וכיצד לקבוע את תצורת האפשרויות של מזהה המסמך עבור מוסכמות למתן שמות לקבצים מותאמים אישית.

בנושא זה

מבט כולל

נקודות חשובות שיש לזכור

הפעלת, הפיכתם לזמינים וקביעת תצורה של מזהי מסמכים

הפעלת תכונת אוסף האתרים מזהה מסמך

הפעלה וקביעת תצורה של השימוש מזהי מסמכים באוסף אתרים

סקירה

מזהי מסמכים מסייעים לך לנהל את המסמכים שלך על-ידי מתן דרך קלה לביצוע מעקב אחר פריטים, ללא קשר למיקום שלהם. לדוגמה, אם חוזה משפטי עובר מספריית מסמכים באתר אחד לספריית מסמכים באתר אחר, יהיה קל לאתר את החוזה בהתבסס על מזהה המסמך שלו. מזהי מסמכים מוקצים באופן אוטומטי למסמכים שהועלו, ומזהה זה יהיה משויך לפריט לכל אורך מחזור החיים שלו. ניתן להקצות מזהי מסמכים גם לערכות מסמכים.

ניהול מעקב אחר פריטים בעזרת מזהי מסמכים

כאשר שירות מזהי המסמכים הופך לזמין בפעם הראשונה, תתבצע הקצאה אוטומטית של מזהים חדשים למסמכים חדשים באוסף האתרים. משימת שעון עצר מתוזמנת להקצות מזהים למסמכים שכבר נמצאים באוסף האתרים.

כמו כן, כאשר השירות הופך לזמין, עמודה חדשה מתווספת באופן אוטומטי לסוגי התוכן 'מסמך' ו'ערכת מסמכים'. העמודה 'מזהה מסמך' מציגה את המזהה המוקצה לפריט.

לפני השימוש בתכונה 'מזהה מסמך' במערכת ניהול התוכן שלך, עליך להפוך אותה תחילה לזמינה עבור אוספי האתרים שבהם מתארחים המסמכים שלך.

דברים חשובים לזכור

בנסיבות מסוימות, מזהה המסמך לא תמיד נשמר. הטבלה הבאה מסכמת חריגות אלה.

פעולה

תוצאה

הורדת מסמך ולאחר מכן העלאה שלו לאתר אחר.

המסמך נחשב לעותק ומזהה מסמך חדש יוקצה.

השתמש בפקודה העבר עם שלח אל.

המסמך נחשב לעותק ומזהה מסמך חדש יוקצה.

השתמש בפקודה העתק .

מזהה מסמך חדש יוקצה.

הדרך היחידה לשמירה מזהה מסמך בתוך אתרים היא להשתמש בדף ניהול תוכן ומבנה ב'הגדרות האתר בעת ההעברה של מסמכים. שים לב העתקת בשיטה זו אינה משמרת את מזהה מסמך

לקבלת מידע נוסף אודות המבנה והתוכן של אתר, ראה עבודה עם המבנה והתוכן של אתר.

לראש הדף

הפעלה, קביעת תצורה והפיכת מזהי מסמכים לזמינים

כדי להשתמש לראשונה במזהי מסמכים כדי לבצע מעקב אחר מסמכים או רשומות, עליך לבצע תהליך בין שני שלבים:

הפעלת תכונת אוסף האתרים של מזהה מסמך

הערה: כדי להפוך לזמינה את התכונה מזהה מסמך, עליך להיות מנהל אוסף אתרים.

  1. עבור אל אוסף האתרים ברמה העליונה.

  2. לחץ על פעולות אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. תחת 'ניהול אוסף אתרים', לחץ על תכונות אוסף אתרים.

  4. לצד 'שירות מזהי המסמכים', לחץ על הפעל. סמל 'פעיל' מופיע לצד הפריט והתכונה מופעלת עבור אוסף האתרים הנוכחי.

הפיכת השימוש במזהי מסמכים באוסף אתרים לזמין וקביעת תצורתו

כאשר אתה הופך את התכונה 'מזהה מסמך' לזמינה עבור אוסף אתרים נתון כלשהו, יוקצו לכל המסמכים באוסף האתרים מזהי מסמכים באופן אוטומטי. זכור שבהתאם למספר המסמכים שקיימים באוסף האתרים שלך, תהליך זה עשוי להימשך זמן מה.

הערה: סדר הפעלה וקביעת תצורה של תכונת מזהה מסמך עליך להיות מנהל אוסף אתרים.

  1. עבור אל אוסף האתרים ברמה העליונה.

  2. לחץ על פעולות אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. תחת 'ניהול אוסף אתרים', לחץ על הגדרות מזהה מסמך.

  4. בדף 'הגדרות מזהה מסמך', במקטע 'הקצאת מזהי מסמכים', ודא שיש סימן ביקורת בתיבת הסימון הקצה מזהי מסמכים.

הערה: כאשר תפעיל את ההקצאה של מזהי מסמכים עבור הפריט הראשון בתוך אוסף אתרים, מופיעה הודעה: קביעת תצורה של תכונת מזהה מסמך מתוזמנת להשלמה באמצעות תהליך אוטומטי. פירוש הדבר כי משימת שעון עצר אחראי משלים את ההקצאה של מזהי מסמכים לכל המסמכים באוסף האתרים. משך הזמן שלאחריו תהליך זה תלוי מספר המסמכים באוסף האתרים שלך.

  1. כדי להגדיר מחרוזת מותאמת אישית של תווים או מספרים המצורפים באופן אוטומטי לתחילתו של כל מזהה מסמך, הזן את המחרוזת תחת התחל מזהים ב…

  2. בחר את תיבת הסימון אפס את כל מזהי המסמכים… אם ברצונך להוסיף באופן אוטומטי את הקידומת לכל מזהי המסמכים הקיימים באוסף האתרים שלך.

  3. במקטעים 'טווח חיפוש של בדיקת מזהה מסמך', בחר את האתרים שבהם יש להשתמש כטווח החיפוש עבור בדיקת מזהים.

  4. לחץ על אישור.

    הערה: כפי שצוין לעיל, כאשר השירות מזהה מסמך זמין עבור כל אוסף אתרים נתון, עמודה נוספת סוגי תוכן מסמך והגדר מסמך בתור ברמה של אוסף האתרים. בעמודה ' מזהה מסמך ' משמש כדי להציג את מזהה מוקצית לפריט.

 לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×