הפיכת מזהי מסמכים ייחודיים לזמינים וקביעת תצורתם

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

מזהי מסמכים יכולה לסייע בניהול מסמך או רשומה. הפעל את שירות מזהה מסמך באתר כדי להוסיף מזהה מסמך לכל קובץ באתר.

במאמר זה

מבט כולל

העברת קבצים עם מזהה מסמך

הפעלת מזהי מסמכים, הפיכתם לזמינים וקביעת התצורה שלהם

הפעלת תכונת אוסף האתרים 'מזהה מסמך'

הפעלה וקביעת תצורה של השימוש מזהי מסמכים באוסף אתרים

מבט כולל

מזהי מסמכים עוזרות לך לנהל את המסמכים שלך על-ידי מתן מהוות דרך קלה כדי לעקוב אחר פריטים ללא קשר למיקומם. לדוגמה, אם חוזה משפטי מועברת מספריית מסמכים באתר אחד לספריית מסמכים באתר אחר, החוזה יהיה קל לאתר בהתבסס על מזהה המסמך שלו. מסמך של המזהה מוקצים באופן אוטומטי מסמכים שהועלו ובצע מזהה זה הפריט לאורך מחזור החיים שלה כולה. ניתן להקצות מזהי מסמכים גם ערכות מסמכים.

ניהול מעקב אחר פריטים בעזרת מזהי מסמכים

כאשר השירות מזהה מסמך תחילה זמין, מסמכים חדשים באוסף האתרים באופן אוטומטי יוקצו מזהים חדש. משימת שעון עצר מתוזמנת הקצאת מזהים למסמכים באוסף האתרים כבר.

כמו כן, כאשר השירות זמין, עמודה חדשה נוספים באופן אוטומטי המסמך ערכת מסמכים וסוגי תוכן. בעמודה ' מזהה מסמך ' מציג את מזהה מוקצית לפריט.

לפני השימוש תכונת מזהה מסמך במערכת ניהול תוכן, תחילה, עליך להפוך אותה עבור כל אוסף אתרים שממוקמים המסמכים שלך.

העברת קבצים עם מזהה מסמך

ב- SharePoint Online מזהה מסמך יזוז בדרך כלל עם הקובץ. עם זאת, כאשר אתר היעד אינו כולל את שירות מזהי מסמכים זמין, המסמך לא יקבלו עוד מזהה מסמך.

עבור SharePoint Server הדרך היחידה לשמירה מזהה מסמך בתוך אתרים היא להשתמש בדף ניהול תוכן ומבנה ב'הגדרות האתר בעת ההעברה של מסמכים.

לקבלת מידע נוסף אודות המבנה והתוכן של אתר, ראה עבודה עם המבנה והתוכן של אתר.

העתקת קבצים עם מזהה מסמך

כאשר מתבצעת עותק של קובץ, מזהה מסמך חדש נוצר עבור העותק. לדוגמה, קובץ להוריד מאתר אחד והעלאת לשני הוא עותק. עם זאת, כאשר אתר היעד אינו כולל את שירות מזהי מסמכים זמין, העתק תהיה להם מזהה מסמך.

הפעלת מזהי מסמכים, הפיכתם לזמינים וקביעת התצורה שלהם

כדי להשתמש תחילה מזהי מסמכים כדי לעקוב אחר מסמכים או רשומות עליך לעקוב אחרי תהליך בן שני שלבים:

הפעלת תכונת אוסף האתרים 'מזהה מסמך'

הערה: כדי להפוך לזמינה את התכונה מזהה מסמך, עליך להיות מנהל אוסף אתרים.

  1. עבור אל אוסף האתרים ברמה העליונה.

  2. לחץ על פעולות אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. תחת 'ניהול אוסף אתרים', לחץ על תכונות אוסף אתרים.

  4. לצד 'שירות מזהי מסמכים', לחץ על הפעל. סמל 'פעיל' מופיע לצד הפריט, והתכונה מופעלת עבור אוסף האתרים הנוכחי.

הפעלה וקביעת תצורה של השימוש מזהי מסמכים באוסף אתרים

בעת הפעלת התכונה ' מזהה מסמך ' עבור כל אוסף אתרים נתון, כל המסמכים באוסף האתרים באופן אוטומטי יוקצו מזהה מסמך. זכור כי, בהתאם למספר המסמכים הקיימים באוסף האתרים שלך, תהליך זה עשוי להימשך זמן מה.

הערה: סדר הפעלה וקביעת תצורה של תכונת מזהה מסמך עליך להיות מנהל אוסף אתרים.

  1. עבור אל אוסף האתרים ברמה העליונה.

  2. לחץ על פעולות אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. תחת "ניהול אוסף אתרים", לחץ על הגדרות מזהה מסמך.

  4. בדף הגדרות מזהה מסמך, במקטע הקצאת מזהי מסמכים, ודא שקיימת סימן ביקורת הקצאת מזהי מסמכים, תיבת הסימון.

הערה: כאשר תפעיל את ההקצאה של מזהי מסמכים עבור הפריט הראשון בתוך אוסף אתרים, מופיעה הודעה: קביעת תצורה של תכונת מזהה מסמך מתוזמנת להשלמה באמצעות תהליך אוטומטי. פירוש הדבר כי משימת שעון עצר אחראי משלים את ההקצאה של מזהי מסמכים לכל המסמכים באוסף האתרים. משך הזמן שלאחריו תהליך זה תלוי מספר המסמכים באוסף האתרים שלך.

  1. כדי להגדיר מחרוזת מותאמת אישית של תווים או מספרים המצורפים באופן אוטומטי לתחילתו של כל מזהה מסמך, הזן את המחרוזת תחת התחל מזהים ב…

  2. בחר את תיבת הסימון אפס את כל מזהי המסמכים… אם ברצונך להוסיף באופן אוטומטי את הקידומת לכל מזהי המסמכים הקיימים באוסף האתרים שלך.

  3. במקטעים טווח חיפוש של בדיקת מזהה מסמך, בחר את אתרים כדי להשתמש כטווח החיפוש עבור בדיקת מזהים.

  4. לחץ על אישור.

    הערה: כפי שצוין לעיל, כאשר השירות מזהה מסמך זמין עבור כל אוסף אתרים נתון, עמודה נוספת סוגי תוכן מסמך והגדר מסמך בתור ברמה של אוסף האתרים. בעמודה ' מזהה מסמך ' משמש כדי להציג את מזהה מוקצית לפריט.

 לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×