הפיכת הצעות מחיר לחשבוניות ששולמו באמצעות התבנית 'מסד נתונים באינטרנט של שירותים'

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

התבנית 'מסד נתונים באינטרנט של שירותים' של Access 2010‏ יוצרת מסד נתונים מוכן לשימוש המאפשר לך לעקוב אחר הצעות מחיר, חשבוניות, לקוחות ונתונים אחרים המשויכים להפעלת עסק בתחום השירות.

סרטון הווידאו הבא מציג תרחיש קצרה של אופן שייתכן שאתה מכיר תבנית זו.

הדפדפן שלך אינו תומך בווידאו. התקן את Microsoft Silverlight‏, Adobe Flash Player או Internet Explorer 9.

אם טרם עשית זאת, להוריד את התבנית שירותים.

המשך לקרוא כדי ללמוד כיצד להשתמש בתבנית כדי ליצור מסד נתונים משלך ולהתחיל להשתמש בו כדי לעזור לך בהפעלת העסק שלך.

במאמר זה

הפעלת מסד הנתונים בפעם הראשונה

תחילת העבודה: הוספת נתונים קיימים למסד הנתונים שירותים

לוח מחוונים: מעקב אחר הצעות מחיר פעילות וחשבוניות

הצעות מחיר: ניהול הצעות המחיר שלך

חשבוניות: ניהול החשבוניות שלך

מרכז הדיווח: הצגה והדפסה של דוחות

מתקדם: ניהול שירותים, מוצרים, עובדים ולקוחות

השלבים הבאים

הפעלת מסד הנתונים בפעם הראשונה

מופיעה תיבת דו-שיח המאפשרת לך לבחור אם לשמור את הנתונים לדוגמה או למחוק אותם כדי שתוכל להתחיל להזין נתונים משלך:

טופס ההפעלה של התבנית 'מסד נתונים באינטרנט של שירותים'

1. לחץ על לחצן בצד ימין כדי לפתוח את מסד הנתונים וכדי לעבוד עם הנתונים לדוגמה. גישה יכיל את מסד הנתונים של שירותי עם נתוני חברה בדויה Northwind Traders.

2. לחץ על הלחצן משמאל למחיקת הנתונים לדוגמה כדי שתוכל להתחיל להזין משלך.

מחיקת הנתונים לדוגמה מונעת גם הופעה חוזרת של תיבת הדו-שיח של ההפעלה בהמשך.

3. נקה את תיבת הסימון כדי למנוע הופעה חוזרת של תיבת הדו-שיח.

הערה: כל השדות והפקדים בתבנית 'שירותים' המציגים נתונים כספיים משתמשים בסימן דולר ($) בתור סמל המטבע. אם באזור שלך נעשה שימוש בסמל מטבע אחר, עליך לשקול לבצע התאמה של השדות והפקדים המושפעים לפני שתסיר את הנתונים לדוגמה. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף למידע נוסף.

תחילת העבודה: הוספת נתונים קיימים למסד הנתונים שירותים

הכרטיסיה תחילת העבודה כוללת את הכרטיסיות הבאות שיסייעו לך לארגן ולהכין את הנתונים העסקיים שלך:

כרטיסיות 'תחילת העבודה'

תכונות

ברוך הבא

קישורים למשאבים שימושיים

מידע אודות החברה

שדות לאחסון מידע אודות החברה שלך לשימוש בחשבוניות ובדוחות אחרים

עובדים

תצוגת גליון נתונים של עובדים. מתבצע רישום של העובד המחובר למערכת בהצעות מחיר ובתשבוניות חדשות

שירותים

תצוגת גליון נתונים של השירותים שבאפשרותך להוסיף להצעות מחיר ולחשבוניות

מוצרים

תצוגת גליון נתונים של חומרים שאתה משווק או שבהם אתה משתמש. באפשרותך להוסיף מוצרים אלה להצעות מחיר ולחשבוניות

הצעות מחיר וחשבוניות

שתי תצוגות גליון נתונים: הצעות המחיר שלך והחשבוניות שלך

בעת לחיצה על התחל להזין את הנתונים שלי בתיבת הדו-שיח של ההפעלה, Access מעביר אותך לכרטיסיה תחילת העבודה- ברוך הבא, שבה תוכל להתחיל בתהליך הזנת הנתונים למסד הנתונים החדש 'שירותים'.

הכרטיסיה 'תחילת העבודה' של התבנית 'מסד נתונים באינטרנט של שירותים'

אינך חייב להשתמש בכרטיסיה תחילת העבודהכדי להזין את כל הנתונים. הכרטיסיה נמצאת שם לנוחיותך כדי שתוכל להתחיל לעבוד במהירות. באפשרותך להזין את רוב המידע שהזנת בכרטיסיות 'תחילת העבודה' גם בכרטיסיות ראשיות, כגון הכרטיסיה הצעות מחיר או הכרטיסיה חשבוניות. עם זאת, באפשרותך להזין את פרטי החברה (שיופיעו בהצעות מחיר ובחשבוניות) בכרטיסיה מידע אודות החברה.

הכרטיסיה ברוך הבא: עזרה ומשאבים אחרים

הקישורים בכרטיסיה ברוך הבא מצביעים על המשאבים העדכניים ביותר שיסייעו לך להפיק את המרב ממסד הנתונים 'שירותים'. למרות שהקישורים אינם משתנים, יעדיהם מתעדכנים בהתאם לזמינותם של משאבים חדשים.

  • כשתסיים להציג את המידע בכרטיסיה ברוך הבא, לחץ על הבא כדי להמשיך לכרטיסיה מידע אודות החברה.

הכרטיסיה מידע אודות החברה: הזנת פרטי החברה שלך

בכרטיסיה מידע אודות החברה באפשרותך להזין מידע אודות החברה שלך, כגון שם, מיקום, טלפון וכתובת דואר אלקטרוני. מידע זה יוצג בחשבוניות ובדוחות אחרים שיווצרו על-ידי מסד הנתונים.

הכרטיסיה 'מידע אודות החברה' בתבנית מסד נתונים של השירותים

  • הקלד את המידע אודות החברה שלך בתיבות ולאחר מכן לחץ על הבא.

הכרטיסיה עובדים: הזנת פרטי העובדים

בכרטיסיה עובדים, באפשרותך להוסיף עובדים למסד הנתונים. הדבר יעזור לך לנהל מעקב אחר הפעילויות של כל עובד. לדוגמה, כאשר הצעת מחיר חדשה נוצרת, העובד שמחובר נרשם כחלק מאותה הצעת מחיר.

  • הקלד מידע לגבי כל עובד בגליון הנתונים ולאחר מכן לחץ על הבא.

    באפשרותך גם להציג, לערוך ולהוסיף עובדים בכרטיסיה הראשית עובדים.

הכרטיסיה שירותים: הזנת מידע אודות השירותים

בכרטיסיה שירותים, הוסף מידע אודות השירותים שאתה מספק, כגון תעריף שעתי עבור כל שירות. באפשרותך גם להסיר שירותים על-ידי מחיקתם או סימונם כשירותים שהופסקו. באפשרותך למחוק שירות רק אם אינו מופיע באף הצעת מחיר או חשבונית.

בעת הוספת שירות להצעת מחיר או לחשבונית, התעריף השעתי המוגדר כברירת מחדל עבור שירות זה מתווסף להצעת המחיר או לחשבונית. עם זאת, באפשרותך להתאים את התעריף השעתי עבור כל שירות לפני שליחת הצעת מחיר או חשבונית מסוימת. התאמת התעריף בהצעת מחיר או בחשבונית זו לא תשפיע על תעריף ברירת המחדל עבור השירות.

הוספת נתונים לגבי השירותים שאוחסנו ב- Excel

באפשרותך להעתיק ולהדביק נתונים מ- Excel אל גליון נתונים של Access. העתקה והדבקה של נתונים אלה עשויה לחסוך לך זמן, במיוחד אם הנתונים ב- Excel כבר מסודרים בשורות או בעמודות זהות או דומות מאד לעמודות שבגליון הנתונים.

קיימים שני שיקולים עיקריים בעת הכנת נתונים ב- Excel להעתקה ולהדבקה ב- Access:

חשוב:  העמודה קוד שירות חייבת להכיל ערך עבור כל שירות, וערך זה חייב להיות ייחודי - כלומר, לא ניתן ששני שירותים או יותר יהיו בעלי שם זהה.

הערה:  השלבים בסעיף זה מתבססים על ההנחה שיש לך נתונים עבור כל ארבע העמודות בגליון הנתונים שירותים. אם אין לך נתונים עבור כל העמודות, באפשרותך להעתיק את הנתונים הקיימים בלבד. העמודה היחידה הנדרשת ושעליה להכיל ערכים ייחודיים היא קוד שירות.

ביצוע חילוף של נתונים ב- Excel משורות לעמודות

עצה:  אם הנתונים שלך אינם מסודרים בסדר זהה לעמודות בגליון הנתונים של Access‏, עליך לשקול הוספת גליון עבודה ב- Excel והעברה של הנתונים לגליון עבודה חדש תוך שינוי כיוונם. השימוש בגליון עבודה חדש עשוי להקל על ארגון הנתונים בסדר שיתאם לסדר העמודות של גליון הנתונים ב- Access‏.

  1. ב- Excel, בחר את הנתונים ולאחר מכן הקש CTRL+C.

    עצה:  כדי לבחור כמה קבוצות של תאים שאינם סמוכים, לחץ והחזק את מקש CTRL בעת ביצוע הבחירה.

  2. באמצעות לחצן העכבר הימני על תא שנמצא מחוץ לאזור הנתונים שנבחר (לדוגמה, תא הנמצא מתחת לשורה התחתונה ביותר של הקטע הנבחר) ולאחר מכן, תחת אפשרויות הדבקה, לחץ על לחצן בצע חילוף:
    הדבקה תוך ביצוע חילוף

סידור מחדש של עמודות ב- Excel עבור נתונים שנמצאים בסדר שונה מזה של גליון הנתונים של 'שירותים'
  1. פתח את חוברת העבודה של Excel המכילה את הנתונים אודות השירותים שלך.

  2. הוסף גליון עבודה חדש. לקבלת עזרה עם שלב זה, עיין במאמר Excel הוספה או מחיקה גליון עבודה.

  3. בגליון העבודה החדש:

    1. הקלד או הדבק קוד שירות בתא A1.

    2. הקלד או הדבק תיאור השירות בתא B1.

    3. הקלד או הדבק תעריף ברירת מחדל שעתי בתא C1.

    4. הקלד או הדבק הערות בתא D1.

  4. העתק את השמות או את קודי השירות של השירותים בעמודה A:

    1. לחץ על לשונית גליון העבודה שבה מופיעים השמות או הקודים.

    2. בחר את רשימת השמות או הקודים ולאחר מכן הקש CTRL+C

    3. לחץ על הכרטיסיה של גליון העבודה החדש.

    4. בחר בתא A2 ולאחר מכן הקש CTRL+V‏.‏

  5. העתק את תיאורי השירותים בעמודה B:

    1. לחץ על התא B2 ולאחר מכן הקלד סימן שוויון (=).

    2. לחץ על לשונית גליון העבודה שבה מופיעים התיאורים.

    3. לחץ על התא המכיל את התיאור הראשון ולאחר מכן הקש ENTER‏.‏
      Excel מדביק את ההפניה לתא בתא B2 בגליון העבודה החדש.

    4. בגליון העבודה החדש, לחץ על תא B2 שוב ולאחר מכן לחץ פעמיים על נקודת אחיזה למילוי נקודת אחיזה למילוי .
      Excel מדביק את ההפניות לתאים עבור שאר הרשימה בעמודה b.

  6. חזור על שלב 5 אך השתמש בעמודה C והעתק את התעריף השעתי המוגדר כברירת מחדל עבור השירותים שלך.

  7. חזור על שלב 5 אך השתמש בעמודה D כדי להעתיק את ההערות עבור השירותים שלך.

הדבקת נתונים מהעמודות שהסדר שלהן זהה לסדר העמודות בגליון הנתונים 'שירותים'
  1. ב- Excel, בחר את הנתונים ולאחר מכן הקש CTRL+C.

    כדי לבחור קבוצות מרובות של תאים שאינם סמוכים, לחץ והחזק את מקש CTRL בעת ביצוע הבחירה.

  2. ב- Access, בכרטיסיה שירותים, באמצעות לחצן העכבר הימני על הכוכבית בגליון הנתונים ולאחר מכן לחץ על הדבק.
    תפריט הקיצור בגליון הנתונים 'שירותים'

הוספת שירות אחד בכל פעם:

  • לחץ על הוסף שירות חדש כדי לפתוח את הטופס פרטי שירות והזן מידע אודות השירות.
    - לחלופין -

  • הזן נתונים בגליון הנתונים בכרטיסיה שירותים.

הכרטיסיה מוצרים: הזנת מידע אודות מוצרים

בכרטיסיה מוצרים, הוסף מידע אודות מוצרים שאתה משווק או משתמש בהם במהלך השירות.

בעת הוספת מוצר להצעת מחיר או לחשבונית, מחיר היחידה נרשם כחלק מהצעת המחיר או החשבונית. עם זאת, באפשרותך להתאים את התעריף השעתי עבור כל מוצר לפני שאתה שולח הצעת מחיר או חשבונית. התאמת המחיר בהצעת מחיר או בחשבונית זו לא תשפיע על מחיר היחידה של המוצר.

הוספת נתונים לגבי השירותים שאוחסנו ב- Excel

באפשרותך להעתיק ולהדביק נתונים מ- Excel אל גליון נתונים של Access. העתקה והדבקה של נתונים אלה עשויה לחסוך לך זמן, במיוחד אם הנתונים ב- Excel כבר מסודרים בשורות או בעמודות זהות או דומות מאד לעמודות שבגליון הנתונים.

קיימים שני שיקולים עיקריים בעת הכנת נתונים ב- Excel להעתקה ולהדבקה ב- Access:

חשוב:  העמודה קוד מוצר חייבת להכיל ערך עבור כל שירות, וערך זה חייב להיות ייחודי - כלומר, לא ניתן ששני שירותים או יותר יהיו בעלי שם זהה.

הערה:  השלבים בסעיף זה מתבססים על ההנחה שברשותך נתונים עבור כל ארבע העמודות בגליון הנתונים מוצרים. אם אין לך נתונים עבור כל העמודות, באפשרותך להעתיק את הנתונים הקיימים בלבד. העמודה היחידה הנדרשת ושעליה להכיל ערכים ייחודיים היא קוד המוצר.

ביצוע חילוף נתונים ב- Excel משורות לעמודות

אם הנתונים שלך הוזנו בשורות (בניגוד לעמודות), בצע חילוף של הנתונים ב- Excel לפני ביצוע ההדבקה ב- Access.

עצה:  אם הנתונים שלך אינם מסודרים בסדר זהה לעמודות בגליון הנתונים של Access‏, עליך לשקול הוספת גליון עבודה ב- Excel והעברה של הנתונים לגליון עבודה חדש תוך שינוי כיוונם. השימוש בגליון עבודה חדש עשוי להקל על ארגון הנתונים בסדר שיתאם לסדר העמודות של גליון הנתונים ב- Access‏.

  1. ב- Excel, בחר את הנתונים ולאחר מכן הקש CTRL+C.

    כדי לבחור כמה קבוצות של תאים שאינם סמוכים, לחץ והחזק את מקש CTRL בעת ביצוע הבחירה.

  2. באמצעות לחצן העכבר הימני על תא שנמצא מחוץ לאזור הנתונים שנבחר (לדוגמה, תא הנמצא מתחת לשורה התחתונה ביותר של הקטע הנבחר) ולאחר מכן, תחת אפשרויות הדבקה, לחץ על לחצן בצע חילוף:
    הדבקה תוך ביצוע חילוף

ארגון מחדש של העמודות ב- Excel‏ שסדרן שונה מזה המופיע בגליון הנתונים 'מוצרים'
  1. פתח את חוברת העבודה של Excel המכילה את הנתונים אודות המוצרים שלך.

  2. הוסף גליון עבודה חדש. לקבלת עזרה עם שלב זה, עיין במאמר Excel הוספה או מחיקה גליון עבודה.

  3. בגליון העבודה החדש:

    1. הקלד או הדבק קוד מוצר בתא A1.

    2. הקלד או הדבק תיאור מוצר בתא B1.

    3. הקלד או הדבק מחיר יחידה בתא C1.

    4. הקלד או הדבק ‏כמות ליחידה בתא D1.

    5. הקלד או הדבק הערות בתא E1.

  4. העתק את השמות או את קודי השירותים בעמודה A:

    1. לחץ על לשונית גליון העבודה שבה מופיעים השמות או הקודים.

    2. בחר את רשימת השמות או הקודים ולאחר מכן הקש CTRL+C

    3. לחץ על הכרטיסיה של גליון העבודה החדש.

    4. בחר בתא A2 ולאחר מכן הקש CTRL+V‏.‏

  5. העתק את תיאורי השירותים שלך בעמודה B:

    1. לחץ על התא B2 ולאחר מכן הקלד סימן שוויון (=).

    2. לחץ על לשונית גליון העבודה שבה מופיעים התיאורים.

    3. לחץ על התא המכיל את התיאור הראשון ולאחר מכן הקש ENTER‏.‏
      Excel מדביק את ההפניה לתא בתא B2 בגליון העבודה החדש.

    4. בגליון העבודה החדש, לחץ על תא B2 שוב ולאחר מכן לחץ פעמיים על נקודת אחיזה למילוי נקודת אחיזה למילוי .
      Excel מדביק את ההפניות לתאים עבור שאר הרשימה בעמודה b.

  6. חזור על שלב 5 אך השתמש בעמודה C והעתק את מחיר היחידה עבור המוצרים שלך.

  7. חזור על שלב 5 אך השתמש בעמודה D והעתק את הכמות ליחידה עבור המוצרים שלך.

  8. חזור על שלב 5 אך השתמש בעמודה E והעתק את ההערות עבור המוצרים שלך.

הדבקת נתונים מהעמודות שהסדר שלהן זהה לסדר העמודות בגליון הנתונים 'מוצרים'
  1. ב- Excel, בחר את הנתונים ולאחר מכן הקש CTRL+C.

    כדי לבחור קבוצות מרובות של תאים שאינם סמוכים, לחץ והחזק את מקש CTRL בעת ביצוע הבחירה.

  2. ב- Access, בכרטיסיה מוצרים, באמצעות לחצן העכבר הימני על הכוכבית בגליון הנתונים ולאחר מכן לחץ על הדבק.
    תפריט הקיצור בגליון הנתונים 'שירותים'

הוספת מוצר אחד בכל פעם:

  • לחץ על הוסף מוצר חדש כדי לפתוח את פרטי המוצר והזן מידע אודות המוצר.
    - לחלופין -

  • הזן את הנתונים בגליון הנתונים בכרטיסיה מוצרים.

הכרטיסיה הצעות מחיר וחשבוניות: הזן הצעות מחיר וחשבוניות

אם כבר יש לך כמה הצעות מחיר וחשבוניות, באפשרותך להזין אותן בגליונות נתונים בכרטיסיה הצעות מחיר וחשבוניות.

  1. כדי להזין הצעת מחיר, לחץ על הוסף הצעת מחיר חדשה. כדי להזין חשבונית, לחץ על הוסף חשבונית חדשה.

  2. בטופס הפרטים שנפתח, הזן את המידע שברשותך, כגון המצב, שם העובד שהפיק את הצעת המחיר או את החשבונית ושם הלקוח.

  3. אם תזין לקוח שאינו נמצא במסד הנתונים, Access יבקש ממך להזין את הלקוח החדש. לחץ על כן ולאחר מכן מלא את המידע שברשותך אודות הלקוח החדש. בעת סגירת גליון הנתונים, הלקוח יהיה זמין ברשימה הנפתחת לקוח.

  4. לחץ על שמור וסגור בסיום כל הצעת מחיר או חשבונית. הנתונים נשמרים והטופס נסגר.

  5. כשתסיים להוסיף הצעות מחיר וחשבוניות קיימות, לחץ על הבא.

לראש הדף

לוח מחוונים: מעקב אחר הצעות מחיר פעילות וחשבוניות

הכרטיסיה לוח מחוונים מספקת דרך נוחה לעקוב אחר הצעות מחיר פתוחות וחשבוניות שלא שולמו ולהוסיף מחיר חדש או חשבונית חדשה.

'לוח מחוונים' של תבנית מסד הנתונים 'שירותים'

הצגת פרטים אודות הצעת מחיר או חשבונית

  • לחץ על ערך תחת מספר הצעת מחיר כדי לפתוח את הטופס פרטי הצעת מחיר עבור הצעת מחיר זו.

    באפשרותך לערוך את הפרטים של הצעת מחיר לפני שליחתה-כלומר, אם המצב הוא חדש.

  • לחץ על ערך תחת מספר חשבונית כדי לפתוח את הטופס פרטי חשבונית עבור חשבונית זו.

יצירת הצעת מחיר חדשה או חשבונית חדשה

  • לחץ על הצעת מחיר חדשה או על חשבונית חדשה ולאחר מכן מלא את הטופס שמופיע.

    הערה: אם אינך מחובר למסד הנתונים, בחר את שמך מהרשימה הנפתחת איש מכירות כדי להוסיף את שמך להצעת המחיר או לחשבונית.

לראש הדף

הצעות מחיר: ניהול הצעות המחיר שלך

הכרטיסיה הצעות מחיר מספקת תצוגות שיסייעו לך לנהל הצעות מחיר בהתבסס על מצבן.

הכרטיסיה 'הצעות מחיר' של תבנית מסד הנתונים 'שירותים'

הצעות מחיר מופיעות בכרטיסיות הבאות:

  • Active    הצגת הצעות מחיר שלא הוגשו עבורן חשבוניות, שנדחו או שפג תוקפן.

  • Approved    הצגת הצעות מחיר שאושרו או שהוגשו עבורן חשבוניות.

  • Invoiced    הצגת הצעות מחיר שהוגשו עבורן חשבוניות. באפשרותך להציג את החשבונית של הצעת מחיר שנמצאת ברשימה.

  • Expired    הצגת הצעות מחיר שתוקפן פג ולא הוגשו עבורן חשבוניות.

  • Rejected    הצגת הצעות מחיר שנדחו. באפשרותך לאשר הצעת מחיר שנדחתה ולהפוך אותה לזמינה עבור הגשת חשבוניות ללקוח.

הצגת פרטים אודות הצעת מחיר

  • לחץ על ערך תחת מספר הצעת מחיר כדי לפתוח את הטופס פרטי הצעת מחיר עבור הצעת מחיר זו.

    באפשרותך לערוך את הפרטים של הצעת מחיר לפני שליחתה-כלומר, אם המצב הוא חדש.

הטופס 'פרטי הצעת מחיר'

הטופס 'פרטי הצעת מחיר'

1. מספר הצעת המחיר ומצבה יופיעו בפינה הימנית העליונה של הטופס פרטי הצעת מחיר.

2. השתמש בלחצנים בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר כדי לשלוח, אשר, דחה או חשבונית הצעת מחיר, כדי ליצור עותק של הצעת מחיר וכדי להציג הצעת מחיר בהכנה להדפסה.

3. מידע כללי אודות הצעת מחיר מוזן בתיבות תחת הלחצנים בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר.

4. הכרטיסיות באמצע הטופס פרטי הצעת מחיר הן לקבלת פרטים אודות הצעת המחיר: שירות פריטי שורה (שירותים ומוצרים), מיקום, כולל מיסים ואת התנאים וההתניות של הערות. באפשרותך להתאים את תעריפי ומחירים יחידה עבור פריטי השורה על הצעת מחיר כלשהו מבלי להשפיע על ערך ברירת המחדל עבור מוצר או שירות משויך.

5. כמויות הכולל עבור שירותים, מוצרים, ומס מוצגים בפינה השמאלית התחתונה של הטופס פרטי הצעת מחיר. אם אתה מעדכן פרטים בכרטיסיה פריטי שורה או על הכרטיסיה מיסים & תנאי, לחץ על סכומים רענן כדי לעדכן את כמויות שמוצג באזור זה.

יצירת הצעת מחיר חדשה

  • בכרטיסיה הצעות מחיר, לחץ על הצעת מחיר חדשה ולאחר מכן מלא את הטופס פרטי הצעת מחיר.

    הערה: אם אינך מחובר למסד הנתונים, בחר את שמך מהרשימה הנפתחת איש מכירות כדי להוסיף את שמך להצעת המחיר.

שליחת הצעת מחיר לאישור

הצעות מחיר שעדיין לא נשלחו אין מספר הצעת מחיר; הערך […] מוצג תחת מספר הצעת מחיר.

  1. בכרטיסיה הצעות מחיר, לחץ על ‎[‎.] בשורה המכילה את הצעת המחיר שברצונך לשלוח.
    Access פותח את הטופס פרטי הצעת מחיר ומציג את הצעת המחיר.

  2. סקור את המידע הכללי והפרטים עבור הצעת המחיר ובצע את השינויים הנדרשים, כגון הוספה או הסרה של פריטי שורה, התאמת התעריף או מחיר היחידה עבור פריט שורה או הוספת הערות.

  3. בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר, לחץ על שלח.

אישור או דחייה של הצעת מחיר שנשלחה

  1. בכרטיסיה הצעות מחיר, לחץ על ערך תחת מספר הצעת מחיר כדי לפתוח את הטופס פרטי הצעת מחיר ולהציג את הצעת המחיר.

  2. סקור את המידע אודות הצעת המחיר ובצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם הצעת המחיר מקובלת, לחץ על אשר בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר.

    • אם הצעת המחיר תהיה מקובלת לאחר שינויים קלים, לחץ על שכפל בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר. Access יוצר הצעת מחיר חדשה בהתבסס על ההצעה המקורית. באפשרותך לתקן ולשלוח את הצעת המחיר החדשה ולאחר מכן לאשר אותה.

    • אם הצעת המחיר אינה מקובלת, לחץ על דחה בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר.

הפיכת הצעת מחיר שאושרה לחשבונית

  1. בכרטיסיה הצעות מחיר, לחץ על הכרטיסיה אושר .
    ‎‏Access‏ ‏מציג הצעות מחיר שאושרו, כולל הצעות מחיר שכבר הוגשה עבורן חשבונית.

  2. לחץ על ערך תחת מספר הצעת מחיר כדי לפתוח את הטופס פרטי הצעת מחיר עבור הצעת מחיר זו.

  3. סקור את המידע אודות הצעת המחיר.

    הערה: לא ניתן לשנות כל הפרטים של הצעת מחיר אושר. עם זאת, אתה באפשרותך להפוך הצעת מחיר כפולים על-ידי לחיצה כפולה, לתקן ושלח את הצעת המחיר כפולים, ולאחר מכן לאשר ולהשתמש הצעת מחיר זו כדי ליצור חשבונית.

  4. בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר, לחץ על חשבונית.

הדפסה של הצעת מחיר או שליחתה בדואר אלקטרוני

  1. בכרטיסיה הצעות מחיר, לחץ על ערך תחת מספר הצעת מחיר כדי לפתוח את הטופס פרטי הצעת מחיר ולהציג את הצעת המחיר.

  2. בחלק העליון של הטופס פרטי הצעת מחיר, לחץ על הצג הצעת מחיר.
    ‏Access פותח את הצעת המחיר בתבנית שבה תודפס.

    הערה:  הלחצנים בראש הצעת המחיר אינם מופיעים בעותק הסופי.

  3. לחץ על הלחצן המתאים בחלק העליון של הצעת המחיר.

 לראש הדף

חשבוניות: ניהול החשבוניות שלך

בכרטיסיה חשבוניות, באפשרותך ליצור חשבוניות חדשות ולסקור חשבוניות לפי מצב.

הכרטיסיה 'חשבוניות' של תבנית מסד הנתונים 'שירותים'

'חשבוניות' מופיעות בכרטיסיות הבאות:

  • Unpaid    הצגת חשבוניות שלא שולמו שתאריך היעד שלהן עדיין לא חלף.

  • שתאריך היעד שלהן עבר   רשימות חשבוניות שלא שולמו ושתאריך היעד שלהן חלף.

  • ששולמה   רשימות חשבוניות ששולמו.

הצגת פרטי חשבונית

  • לחץ על ערך תחת מספר חשבונית כדי לפתוח את הטופס פרטי חשבונית עבור חשבונית זו.

    באפשרותך לערוך את הפרטים של חשבונית לפני שליחתה-כלומר, אם המצב הוא חדש.

הטופס 'פרטי חשבונית'

הטופס 'פרטי חשבונית'

1. מספר החשבונית ומצבה יופיעו בפינה הימנית העליונה של הטופס פרטי חשבונית.

2. השתמש בלחצנים בחלק העליון של הטופס פרטי חשבונית לשליחת חשבונית או סמן שאותה המשולם, כדי ליצור עותק של חשבונית, כדי להציג את מה חשבונית ייראה כמו בעת ההדפסה, וכדי לשמור את השינויים חשבונית וסגור את הטופס פרטי חשבונית.

3. כללי מידע אודות חשבונית מוזן בתיבות תחת הלחצנים בחלק העליון של הטופס פרטי חשבונית. אם נוצרה החשבונית מ הצעת מחיר אותו יורש מידע זה הצעת מחיר זו, אך באפשרותך לבצע שינויים לחשבונית מבלי להשפיע על הצעת המחיר המקורי.

4. הכרטיסיות באמצע הטופס פרטי חשבונית יהיו לקבלת פרטים אודות החשבונית: שירות פריטי שורה (שירותים ומוצרים), מיקום, כולל מיסים ואת התנאים וההתניות של הערות. אם נוצרה החשבונית מ הצעת מחיר אותו יורש אלה פרטי הצעת מחיר זו, אך באפשרותך לבצע שינויים פרטי חשבונית מבלי להשפיע על הצעת המחיר המקורי. באפשרותך גם להתאים את תעריפי ואת מחירי היחידות עבור פריטי שורה בחשבונית כלשהו מבלי להשפיע על ערך ברירת המחדל עבור מוצר או שירות משויך.

5. כמויות הכולל עבור שירותים, מוצרים, ומס מוצגים בפינה השמאלית התחתונה של הטופס פרטי חשבונית. אם אתה מעדכן פרטים בכרטיסיה פריטי שורה או על הכרטיסיה מיסים & תנאי, לחץ על סכומים רענן כדי לעדכן את כמויות שמוצג באזור זה.

יצירת חשבונית חדשה

  • לחץ על חשבונית חדשה ולאחר מכן מלא את הטופס פרטי חשבונית.

    הערה: אם אינך מחובר למסד הנתונים, בחר את שמך מהרשימה הנפתחת איש מכירות כדי להוסיף את שמך להצעת המחיר.

שליחת חשבונית לתשלום

חשבוניות שעדיין לא נשלחו אין מספר חשבונית; הערך […] מוצג תחת מספר חשבונית.

  1. בכרטיסיה חשבוניות, לחץ על ‎[‎.] בשורה המכילה את החשבונית שברצונך לשלוח לתשלום.
    Access פותח את הטופס פרטי חשבונית ומציג את החשבונית.

  2. סקור את המידע הכללי והפרטים עבור החשבונית ובצע את השינויים הנדרשים, כגון הוספה או הסרה של פריטי שורה, התאמת התעריף או מחיר היחידה עבור פריט שורה או הוספת הערות.

  3. בחלק העליון של הטופס פרטי חשבונית, לחץ על שלח.

הדפסת חשבונית או שליחתה בדואר אלקטרוני

  1. בכרטיסיה חשבוניות, לחץ על ערך תחת מספר חשבונית כדי לפתוח את הטופס פרטי חשבונית ולהציג את החשבונית.

  2. בחלק העליון של הטופס פרטי חשבונית, לחץ על הצג חשבונית.
    ‏Access פותח את החשבונית בתבנית שבה תודפס.

    הערה:  הלחצנים בראש החשבונית אינם מופיעים בעותק הסופי.

  3. לחץ על הלחצן המתאים בחלק העליון של החשבונית.

סימון חשבונית ששולמה

  1. בכרטיסיה חשבוניות, בכרטיסיה לא שולם, לחץ על ערך תחת מספר חשבונית כדי לפתוח את הטופס פרטי חשבונית ולהציג את החשבונית.

  2. בחלק העליון של הטופס פרטי חשבונית, לחץ על סמן כשולם.

לראש הדף

מרכז הדיווח: הצגה והדפסה של דוחות

תבנית מסד הנתונים 'שירותים' כוללת ארבעה דוחות: רשימת לקוחות ושלושה דוחות מכירה (חודשי, רבעוני ושנתי).

הכרטיסיה 'מרכז הדיווח' של תבנית מסד הנתונים 'שירותים'

כדי להציג דוח בתצוגה מקדימה:

  • לחץ על הכרטיסיה מרכז הדיווח ולאחר מכן, תחת בחירת דוח, לחץ על הדוח שברצונך להציג.
    Access מציג את הדוח בחלונית התצוגה המקדימה.

באפשרותך להתאים אישית את התצוגה המקדימה באמצעות האפשרויות שמופיעות בחלק העליון של חלונית התצוגה המקדימה. האפשרויות שמופיעות תלויות בדוח שאותו אתה מציג בתצוגה מקדימה.

כדי להדפיס דוח:

  1. הצג בתצוגה מקדימה את הדוח שברצונך להדפיס.

  2. בכרטיסיה מרכז הדיווח, לחץ על פתח בכרטיסיה חדשה ולאחר מכן הקש CTRL+P.

מתקדם: ניהול שירותים, מוצרים, עובדים ולקוחות

הכרטיסיה מתקדם מספקת מקום נוח לניהול הרשימות הבאות:

  • לקוחות

  • עובדים

  • מוצרים

  • שירותים

כל רשימה מוצגת בגליון נתונים, שבו קל יותר לזהות חוסר עקביות ולבצע שינויים בצובר בנתונים.

הכרטיסיה 'מתקדם' של תבנית מסד הנתונים 'שירותים'

השלבים הבאים

כאשר אתה מתחיל להשתמש במסד הנתונים 'שירותים' כדי לנהל את העסק שלך, סביר להניח שתחשוב על דרכים חדשות שבהן תרצה לבצע שאילתות או לסנן את הנתונים. ייתכן גם שתגלה שברצונך לשנות את מסד הנתונים כך שיתאים יותר לצרכיך. הקישורים בסעיף זה מפנים אותך למידע נוסף אודות המשימות האופייניות וההתאמות באפשרותך לבצע.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×