העבר נתונים מ- Excel ל- Access

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

מאמר זה מראה לך כיצד להזיז את הנתונים שלך מ- Excel ל- Access ולהמיר את הנתונים שלך לטבלאות יחסיים כך שלא ניתן להשתמש Microsoft Excel ו- Access יחד. לסיכום, Access הוא המתאים ביותר עבור לכידה, אחסון, ביצוע שאילתות, ושיתוף נתונים ו- Excel הוא המתאים ביותר עבור חישוב, ניתוח הצגה חזותית של נתונים.

שני מאמרים, באמצעות Access או Excel לניהול הנתוניםTop 10 סיבות לשימוש ב- Access עם Excel, לדון איזו תוכנית מתאימה במיוחד עבור פעילות מסוימת ועל אופן השימוש Excel ו- Access יחד כדי ליצור פתרון מעשית.

בעת העברת נתונים מ- Excel ל- Access, קיימים שלושה שלבים בסיסיים לתהליך.

שלושה שלבים בסיסיים

הערה: לקבלת מידע אודות מידול נתונים וקשרי גומלין ב- Access, ראה יסודות עיצוב מסדי נתונים.

שלב 1: ייבוא נתונים מ- Excel ל- Access

ייבוא נתונים הוא פעולה שלא ניתן לעבור בצורה חלקה הרבה יותר אם אתה להימשך זמן מה להכנה וקביעת לניקוי הנתונים. ייבוא נתונים דומה העברת ודף בית חדש. אם ניקוי וארגון של רכושך לפני הזזה, ייחוס לתוך הביתית חדש יהיה ביתר קלות.

ניקוי הנתונים שלך לפני ייבוא

לפני ייבוא נתונים ל- Access, ב- Excel היא כדאי לך:

  • המרת התאים המכילים נתונים שאינם אטומית (כלומר, ערכים מרובים בתא אחד) עמודות מרובות. לדוגמה, תא בעמודה "כישורים" המכילה ערכים כישורים מרובים, כגון "C# תיכנות," "VBA תיכנות" ו- "עיצוב אינטרנט" אמורה להיות המחולקות כדי להפריד בין עמודות כשכל אחת מכילה ערך כישורים אחת בלבד.

  • השתמש בפקודה TRIM כדי להסיר ריווח שורות נגררים וכן רווחים מוטבעים מרובים.

  • הסר תווים שאינם מודפסים.

  • חיפוש ותיקון שגיאות איות וסימני פיסוק.

  • הסרת שורות כפולות או שדות כפולים.

  • ודא כי עמודות הנתונים אינה מכילה תבניות מעורבות, במיוחד מספרים המעוצבים כטקסט או תאריכים המעוצבים כמספרים.

לקבלת מידע נוסף, עיין בנושאי העזרה הבאים של Excel:

הערה: אם הנתונים שלך ניקוי צרכי מורכבים, או אין לך את זמן או משאבים כדי להפוך את תהליך בעצמך לאוטומטי, ייתכן שתשקול להשתמש בספק חיצוני. לקבלת מידע נוסף, חפש "תוכנה לניקוי נתונים" או "איכות הנתונים" על-ידי מנוע החיפוש המועדף עליך שלך בדפדפן האינטרנט שלך.

בחר את סוג הנתונים שיטות בעת ייבוא

במהלך פעולת הייבוא ב- Access, שבה ברצונך לקבל החלטות טובות כך שתקבל שגיאות המרה כמה (אם קיימת), אשר דורש התערבות ידנית. הטבלה הבאה מסכמת כיצד Excel תבניות מספר וסוגי נתונים של Access יומרו בעת ייבוא נתונים מ- Excel ל- Access, והצעות כמה עצות סוגי הנתונים שיטות כדי לבחור באשף ייבוא גיליון אלקטרוני.

תבנית המספר של Excel

סוג הנתונים ב- Access

הערות

שיטות עבודה מומלצות

טקסט

טקסט, תזכיר

סוג הנתונים טקסט Access מאחסן נתונים אלפאנומריים עד 255 תווים. סוג הנתונים תזכיר Access מאחסן נתונים אלפאנומריים עד 65,535 תווים.

בחר תזכיר כדי להימנע קיצוץ נתונים כלשהם.

מספר, באחוזים, שבר, מדעי

מספר

Access כולל כותרת סוג הנתונים מספר המשתנה בהתבסס על מאפיין גודל שדה (בית, מספר שלם, מספר שלם ארוך, יחיד, כפול, עשרוני).

בחר כפול כדי להימנע משגיאות בהמרת כל הנתונים.

תאריך

תאריך

Access ו- Excel שתיהן השתמש באותו מספר תאריך סידורי לאחסון תאריכים. ב- Access, טווח התאריכים גדול: מ--657,434 (1 בינואר, 100 לספירה) עד ל- 2,958,465 (31 בדצמבר, 9999 לספירה).

מאחר ש- Access אינו מזהה את מערכת התאריכים 1904 (נמצא בשימוש ב- Excel עבור Macintosh), עליך להמיר את התאריכים Excel או Access כדי להימנע מבלבול.

לקבלת מידע נוסף, ראה שינוי מערכת התאריכים, תבנית, או שנה שתי ספרות בפירושוייבוא או קישור לנתונים בחוברת עבודה של Excel.

בחר תאריך.

שעה

שעה

Access ו- Excel שניהם מאחסנים ערכי שעה באמצעות אותו סוג נתונים.

בחר זמן, שהוא בדרך כלל ברירת המחדל.

מטבע, חשבונאות

מטבע

ב- Access, סוג הנתונים מטבע מאחסן נתונים כמספרים שמונה בתים עם דיוק עד ארבעה מקומות עשרוניים, והיא משמשת כדי לאחסן נתונים פיננסיים ולמנוע עיגול של ערכים.

בחר מטבע, שהוא בדרך כלל ברירת המחדל.

Boolean

כן/לא

לגשת שימושים-1 עבור כל ערכי כן ו- 0 עבור כל הערכים ללא, בעוד ש- Excel משתמש 1 עבור ערכי TRUE כל ו- 0 עבור כל ערכי FALSE.

בחר כן/לא, אשר ממיר אוטומטית ערכים המשמש כבסיס.

היפר-קישור

היפר-קישור

היפר-קישור ב- Excel וב -Access מכילה כתובת URL או אינטרנט באפשרותך ללחוץ עליו ולהפעילו.

בחר היפר-קישור, Access אחרת עשוי להשתמש בסוג הנתונים טקסט כברירת מחדל.

לאחר הנתונים ב- Access, באפשרותך למחוק את הנתונים של Excel. אל תשכח גיבוי של חוברת העבודה המקורית של Excel תחילה לפני מחיקתו.

לקבלת מידע נוסף, עיין בנושא העזרה Access ייבוא או קישור לנתונים בחוברת עבודה של Excel.

צירוף נתונים באופן אוטומטי דרך קלה

יש משתמשים נפוצים של Excel בעיה היא צירוף נתונים עם העמודות אותו לתוך גליון עבודה גדול אחד. לדוגמה, ייתכן שיהיה עליך נכס מעקב פתרון התחלת ב- Excel, אך כעת גדל כדי לכלול קבצים מקבוצות עבודה ומחלקות רבים. נתונים אלה עשויים להיות בתבנית חוברות עבודה וגליונות שונה או קבצי טקסט המכילים הזנות נתונים ממערכות אחרות. קיימת ללא הפקודה ממשק המשתמש או דרך קלה כדי לצרף נתונים דומים ב- Excel.

הפתרון הטוב ביותר היא להשתמש ב- Access, שבו תוכל בקלות לייבא או צירוף נתונים לטבלה אחת באמצעות אשף ייבוא גיליון אלקטרוני. בנוסף, באפשרותך לצרף נתונים רבים לטבלה אחת. באפשרותך לשמור את פעולות הייבוא, הוסף אותם פעילויות המתוזמנות של Microsoft Outlook ולאחר גם להשתמש בפקודות מאקרו כדי להפוך את התהליך.

שלב 2: נורמליזציה של הנתונים באמצעות אשף מנתח הטבלאות

במבט ראשון, נמצא בתהליך של נירמול הנתונים שלך עשויה להיראות משימה מרתיעה. למזלך, נרמול טבלאות ב- Access היא תהליך קל הרבה יותר, תודה אל אשף מנתח הטבלאות.

אשף מנתח הטבלאות

1. גרור העמודות שנבחרו לטבלה חדשה וליצור קשרי גומלין באופן אוטומטי

2. להשתמש בפקודות לחצן כדי לשנות שם של טבלה, להוסיף מפתח ראשי, להפוך עמודה קיימת מפתח ראשי או לבטל את הפעולה האחרונה

באפשרותך להשתמש באשף זה כדי לבצע את הפעולות הבאות:

  • המרת טבלה לתוך קבוצה של טבלאות קטן יותר וצור באופן אוטומטי ראשיים וזרים מפתח קשר גומלין בין הטבלאות.

  • הוספת מפתח ראשי לשדה קיים המכילה ערכים ייחודיים, או צור שדה מזהה חדש המשתמשת את סוג הנתונים מספור אוטומטי.

  • ליצור קשרי גומלין כדי לאכוף שלמות הקשרים בעדכונים מדורגים באופן אוטומטי. מחיקות לא מתווספים באופן אוטומטי כדי למנוע מחיקה בטעות נתונים, אך באפשרותך להוסיף בקלות מחיקות מאוחר יותר.

  • חיפוש טבלאות חדש עבור נתונים מיותרים או כפולים (כגון מאותו לקוח עם מספרי טלפון אחר שני) ועדכן כך כרצונך.

  • גבה את הטבלה המקורית ושנה את שמה על-ידי הוספת "_ OLD" לשם שלו. לאחר מכן, תוכל ליצור שאילתה בנייה מחדש של הטבלה המקורית, בשם הטבלה המקורית כך כל טפסים או דוחות המבוססים על הטבלה המקורית קיים יפעלו עם מבנה הטבלה החדשה.

לקבלת מידע נוסף, ראה נרמל את הנתונים באמצעות מנתח הטבלאות.

שלב 3: חיבור אל נתוני Access מתוך Excel

לאחר הנתונים שאוחסן יחזור למצב רגיל ב- Access שאילתה או טבלה שנוצרה אשר בנייה מחדש של הנתונים המקוריים, אותו היא פעולה פשוטה מאוד של חיבור אל נתוני Access מתוך Excel. הנתונים שלך הוא כעת ב- Access כמקור נתונים חיצוני, והן כך שניתן לחבר לחוברת העבודה דרך חיבור נתונים, שהוא גורם מכיל של מידע המשמש כדי לאתר, להיכנס, לגשת למקור נתונים חיצוני. פרטי החיבור מאוחסן בחוברת העבודה והוא גם שניתן לאחסן בקובץ חיבור, כגון קובץ חיבור נתוני Office (ODC) (סיומת שם קובץ. odc) או קובץ שם מקור הנתונים (.dsn סיומת). לאחר שתתחבר לנתונים חיצוניים, באפשרותך גם באופן אוטומטי רענון (או עדכון) חוברת העבודה של Excel מתוך Access בכל פעם שנתוני ה מתעדכנים ב- Access.

לקבלת מידע נוסף, ראה מבט כולל על התחברות לנתונים (ייבוא).

הכן את נתוני לתוך Access

סעיף זה מדריך אותך לשלבים הבאים של נירמול הנתונים שלך: השבירה ערכים בעמודות Salesperson והכתובת לחלקים אטומית ביותר שלהם, הפרדת נושאים הקשורים לטבלאות משלהם, העתקה והדבקה של טבלאות אלה מ- Excel לתוך Access, יצירת מפתח קשרי גומלין בין שזה עתה נוצרה טבלאות של Access, ויצירת והפעלת שאילתה פשוטה ב- Access להחזיר מידע.

נתוני הדוגמה בלנרמל טופס

גליון העבודה הבא מכיל ערכים שאינם אטומית בעמודה Salesperson והעמודה כתובת. ניתן לפצל בשתי העמודות שתי עמודות או יותר נפרד. גליון עבודה זה מכיל גם מידע אודות אנשי המכירות, מוצרים, לקוחות והזמנות. מידע זה יש גם אפשרות לפצל נוספת, לפי נושא, לטבלאות נפרדות.

Salesperson

Order ID

תאריך הזמנה

מזהה מוצר

Qty

מחיר

שם לקוח

כתובת

טלפון

רשימת אופקית, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

קפה הארבעה

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

רשימת אופקית, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

קפה הארבעה

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

ענבר, אלן

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 קולומביה עיגול Kirkland, WA 98234

425-555-0185

ענבר, אלן

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 קולומביה עיגול Kirkland, WA 98234

425-555-0185

ענבר, אלן

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 קולומביה עיגול Kirkland, WA 98234

425-555-0185

הראל, שי

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

קונטוסו בע”מ

2302 Harvard לי בבלוויו, WA 98227

425-555-0222

הראל, שי

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 קולומביה עיגול Kirkland, WA 98234

425-555-0185

הראל, שי

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 קולומביה עיגול Kirkland, WA 98234

425-555-0185

ברעם, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

קפה הארבעה

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

ברעם, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

קפה הארבעה

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

מידע בכותרות מהחלקים שלה הקטן ביותר: אטומית נתונים

עבודה עם נתוני בדוגמה זו, באפשרותך להשתמש בפקודה טקסט לעמודה ב- Excel כדי להפריד בין חלקי תא (כגון כתובת הרחוב, העיר, מצב ו מיקוד) "אטומית" לעמודות נפרדים.

הטבלה הבאה מציגה את העמודות החדשות באותו גליון עבודה לאחר שהם בעלי מפוצל כדי להפוך את כל הערכים אטומית. שים לב כי המידע בעמודה Salesperson מפוצל לתוך העמודות שם פרטי ושם משפחה כי המידע בעמודה כתובת מפוצל לעמודות כתובת רחוב, עיר, מצב ואת מיקוד. הנתונים אלה יהיו בצורה"הנורמלית הראשונה."

שם משפחה

שם פרטי

 

כתובת רחוב

עיר

מדינה

מיקוד

רשימת אופקית

Yale

שמור Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

Adams

אלן

עיגול קולומביה 1025

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

שמור Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

ברעם

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

פיצול נתונים לנושאים מאורגנים ב- Excel

מספר טבלאות של נתוני הדוגמה שאחריו להופיע באותו מידע מגליון העבודה של Excel לאחר אותו מפוצל לטבלאות עבור אנשי המכירות, מוצרים, לקוחות והזמנות. עיצוב הטבלה אינה הסופי, אבל היא למסלול הנכון.

הטבלה אנשי המכירות מכיל רק מידע אודות צוות מכירות. שים לב כי כל רשומה יש מזהה ייחודי (מזהה איש מכירות). הערך מזהה SalesPerson ישמש בטבלה orders להתחבר הזמנות אנשי מכירות.

אנשי המכירות

מזהה איש מכירות

שם משפחה

שם פרטי

101

רשימת אופקית

Yale

103

Adams

אלן

105

Hance

Jim

107

ברעם

Reed

טבלת המוצרים מכיל רק מידע אודות מוצרים. שים לב כי כל רשומה יש מזהה ייחודי (Product ID). הערך Product ID ישמש יש להתחבר פרטי מוצר הטבלה Order Details.

מוצרים

מזהה מוצר

מחיר

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

הטבלה Customers מכיל רק מידע אודות לקוחות. שים לב כי כל רשומה יש מזהה ייחודי (מזהה לקוח). הערך Customer ID ישמש יש להתחבר פרטי הלקוח הטבלה Orders.

Customers

מזהה צרכן

שם

כתובת רחוב

עיר

מדינה

מיקוד

טלפון

1001

קונטוסו בע”מ

שמור Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

עיגול קולומביה 1025

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

קפה הארבעה

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

הטבלה Orders מכיל מידע אודות הזמנות, אנשי המכירות, לקוחות ומוצרים. שים לב כי כל רשומה יש מזהה ייחודי (מזהה הזמנה). חלק מפרטי בטבלה זו צריך להיות פצל טבלה המכילה את פרטי ההזמנה כך הטבלה Orders מכיל רק ארבע עמודות — מזהה הזמנה ייחודי, תאריך ההזמנה, את מזהה salesperson ומזהה הלקוח את הטבלה המוצגת כאן שלא עדיין מפוצל לתוך הטבלה Order Details.

Orders

Order ID

תאריך הזמנה

מזהה איש מכירות

מזהה לקוח

מזהה מוצר

Qty

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

פרטי הזמנה, כגון product ID ו- quantity מועברים מחוץ הטבלה Orders ומאוחסנים בטבלה בשם Order Details. זכור כי קיימות הזמנות 9, כך שהוא הגיוני שאין 9 הרשומות בטבלה זו. שים לב כי הטבלה Orders יש מזהה ייחודי (מזהה הזמנה), אשר יהיה שאליו מהטבלה Order Details.

העיצוב הסופי של הטבלה Orders אמור להיראות הפעולות הבאות:

Orders

Order ID

תאריך הזמנה

מזהה איש מכירות

מזהה לקוח

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

הטבלה Order Details מכילה ללא עמודות המחייבים ערכים ייחודיים (כלומר, קיימת ללא מפתח ראשי), כך שהם בסדר עבור עמודות או לכולן כך שיכיל נתונים "עודפות". עם זאת, לא שתי רשומות בטבלה זו צריכים להיות זהים לחלוטין (כלל זה חל על כל טבלה במסד נתונים). בטבלה זו, אמור להיות רשומות 17 — כל המייצגים מוצר בסדר בודדים. לדוגמה, בסדר 2349, שלושה מוצרים C-789 מרכיבים אחד משני חלקים של ההזמנה כולה.

הטבלה Order Details, לכן, תיראה הפעולות הבאות:

פרטי הזמנה

מזהה הזמנה

מזהה מוצר

Qty

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

העתקה והדבקה של נתונים מתוך Excel לתוך Access

כעת, לאחר המידע אודות אנשי המכירות, לקוחות, מוצרים, הזמנות פרטי הזמנה מכיל שאוחסן המחולקות לנושאים נפרד ב- Excel, באפשרותך להעתיק נתונים אלה ישירות ב- Access, שבו יהפוך טבלאות.

יצירת קשרי גומלין בין הטבלאות Access והפעלת שאילתה

לאחר העברת הנתונים שלך ל- Access, באפשרותך ליצור קשרי גומלין בין טבלאות ולאחר מכן ליצור שאילתות כדי להחזיר מידע אודות נושאים שונים. לדוגמה, באפשרותך ליצור שאילתה שמחזירה מזהה הזמנה ובשמות אנשי המכירות עבור הזנת הזמנות בין 3/05/09 ו- 3/08/09.

בנוסף, באפשרותך ליצור טפסים ודוחות כדי להקל על הזנת נתונים וניתוח מכירות.

זקוק לעזרה נוספת?

ניתן לשאול תמיד מומחה ב- Excel Tech Community, לקבל תמיכה בקהילת Answers או להציע תכונה חדשה או שיפור ב- Excel User Voice.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×