העבר נתונים מ- Excel ל- Access

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

מאמר זה מראה לך כיצד להזיז את הנתונים שלך מ- Excel ל- Access ולהמיר את הנתונים שלך לטבלאות יחסיים כך שלא ניתן להשתמש ב- Microsoft Office Excel ו- Access יחד. לסיכום, Access הוא המתאים ביותר עבור לכידה, אחסון, ביצוע שאילתות, ושיתוף נתונים ו- Excel הוא המתאים ביותר עבור חישוב, ניתוח הצגה חזותית של נתונים.

שני מאמרים, באמצעות Access או Excel לניהול הנתוניםTop 10 סיבות לשימוש ב- Access עם Excel, לדון איזו תוכנית מתאימה במיוחד עבור פעילות מסוימת ועל אופן השימוש Excel ו- Access יחד כדי ליצור פתרון מעשית.

בנושא זה

הבסיס לשימוש מסדי נתונים יחסיים ומידול נתונים

הרכיבים של טבלה יחסית

מהו נורמליזציה?

טבלאות יכול להיות בצורות שונות רגילה

קשרי גומלין ומפתחות

תקינות נתונים וחוקיות

סיכום

להלן השלבים הבסיסיים העברת נתונים מ- Excel ל- Access

שלב 1: ייבוא נתונים מ- Excel ל- Access

צירוף נתונים באופן אוטומטי דרך קלה

שלב 2: נורמליזציה של הנתונים באמצעות אשף מנתח הטבלאות

שלב 3: חיבור אל נתוני Access מתוך Excel

הכן את נתוני לתוך Access

הבסיס לשימוש מסדי נתונים יחסיים ומידול נתונים

קבצי נתונים רבים, כולל Excel, נקראים קבצים שטוחים. קבצים אלה הן לעתים קרובות גדולות ומכילים נתונים מיותרים, עמודות שבהם נעשה שימוש לעתים רחוקות וערכים ריקים רבים. ייתכן היורשים קבצים אלה מערכת או משתמש אחר, או שהם עשויים יש שהתפתח בדרך זו כפי עמודות נוספו לאורך זמן כדי עונים על דרישות המשתנים. למרות הארגון הנתונים לקובץ שטוח מתאימה מטרה ספציפית, הן אינן גמישות ולאחר מכן תוכל למצוא אותו קשה ולענות על שאלות אודות הנתונים שלך.

קובץ שטוח

הפתרון time-tested לקובץ שטוח הוא מסד נתונים יחסי. היא תוכנית מסד נתונים יחסי ולגישה פועלת בצורה הטובה ביותר כאשר טבלאות מיועדות היטב עם קשרי גומלין שתואמות למודל מסד נתונים יחסי.

לראש הדף

הרכיבים של טבלה יחסית

במסד נתונים מעוצבים יחסי, כל טבלה הוא אוסף של מספר שורות ועמודות בעל שם המאחסן מידע אודות נושא יחיד, כגון עובדים. כל עמודה בטבלה באופן ייחודי בשם ומכילה מידע אודות הנושא, כגון שם פרטי והכתובת של עובד. השורות של הטבלה להכיל מופעים של הנושא, כגון כל העובדים הנוכחי בחברה. ערך יחיד מאוחסן בההצטלבות של שורה ועמודה, והוא עובדה בודדת, כגון "תל-אביב". לבסוף, באפשרותך לסדר מחדש את השורות והעמודות מבלי לשנות את המשמעות של הטבלה.

טבלה יחסית

1. טבלה מייצג נושא יחיד — אדם, מקום, הדבר, האירוע או הרעיון

2. כל שורה ייחודי לבין כוללת מפתח ראשי, כגון מספר תג

3. בכל עמודה יש שם ייחודי, קצר ובעל משמעות

4. כל הערכים בעמודה דומים בתבנית משמעות

5. כל ערך בטבלה (לשווה הערך של תא ב- Excel) מייצג עובדה יחיד

לראש הדף

מהו נורמליזציה?

למרבה הצער, טבלה יחסית מעוצבים אינה מתרחשת באופן אוטומטי רק במסד נתונים של Access. עליך להשתמש שיטה כדי לנתח נתונים לקובץ שטוח וכדי לסדר מחדש נתונים מטבלה אחת לשני או יותר טבלאות קשורות. שיטה זו נקראת נורמליזציה. בתהליך שלב אחר שלב, באפשרותך לפצל טבלה אחת שתי טבלאות או יותר קטן יותר על-ידי הסרת ערכים חוזרים בעמודה, הסרת נתונים מיותרים משורות והוספת מפתחות ראשיים (שדה אשר מזהה באופן ייחודי כל רשומה בטבלה) ומפתחות זרים (שדה המכיל ערכים הנמצאים שדה מפתח ראשי בטבלה קשורה) כדי להגדיר את קשרי הגומלין בין הטבלאות החדשות.

דיאגרמה יחסית

1. טבלה יחסית

2. שמות העמודות

3. מפתח ראשי

4. מפתח זר

5. קווים יחסיים וסימנים

לראש הדף

טבלאות יכול להיות בצורות שונות רגילה

טבלה יכול להיות באחד ארבע שונים לטפסים רגילים: אפס, הראשון, השני ושלישי. כל טופס מתאר מידת שאליה נתונים בטבלה מאורגן ו יכולים לשמש בהצלחה במסד נתונים יחסי. אפס צורה נורמלית הוא מאורגן לפחות והוא הנורמלית השלישית מאורגן באופן היעיל ביותר.

אפס טופס רגילה    אחד סימן שנמצא טבלה במצב מאורגנים לפחות, המכונה "אפס צורה נורמלית," הוא כאשר עמודה אחת או יותר מכילים ערכים "שאינו-אטומית", ומשמעות הדבר היא כי כלולים ערכים מרובים בתא בודד. לדוגמה, כתובת הלקוח עשוי מורכבות של כתובת רחוב (כגון לי Harvard 2302), עיר, מצב מיקוד (. ZIP). באופן אידיאלי, כל הרכיבים של הכתובת מאוחסנים עמודות נפרדות. דוגמה נוספת שמות עמודה שמכילה מלאה, כגון "רשימת אופקית, Yale" או "ענבר" ניתן לפצל לעמודות נפרדות לשם פרטי ושם משפחה. אחסון פרטיים ושמות משפחה בעמודה נפרדת הוא עבודה מומלצת שעוזרת לך למצוא ולמיין במהירות את הנתונים שלך.

סימן אחר של הנתונים בצורה הנורמלית אפס היא כאשר הוא מכיל מידע אודות נושאים שונים, כגון אנשי המכירות, מוצרים, לקוחות והזמנות. כאשר הדבר אפשרי, יש להפריד נתונים לטבלאות נפרדות עבור כל נושא.

צורה נורמלית ראשונה    טבלה היא בצורה הנורמלית הראשונה, כאשר כל עמודה מכילה ערכים אטומית, אך עמודה אחת או יותר מכילות נתונים מיותרים מסוימים, כגון מידע מכירות או לקוח עבור כל חלק של הזמנה. לדוגמה, ענבר, אלן חוזרת חמש פעמים בגליון העבודה מאחר שהוא מכיל בשתי הזמנות שונות (אחת המכילה שלושה מוצרים ואחת עם שני המוצרים).

צורה נורמלית שנייה    טבלה היא בצורה הנורמלית השניה כאשר נתונים מיותרים הוסר, אך עמודה אחת או יותר לאי מבוססים על מפתח ראשי או להכיל ערכים מחושבים (כגון מחיר * הנחה).

צורה נורמלית שלישית    טבלה היא בצורה הנורמלית השלישית כאשר הם כל העמודות בטבלה בהתבסס על המפתח הראשי. כפי שמוצג בתמונה הבאה, פרטי המוצר וספק מאוחסנים בטבלאות נפרדות ואת מצורפות על בדיקת מידע לשדה מזהה הספק בטבלת הספקים.

טבלאות באפס, צורה נורמלית הראשונה והשניה שיכולים להציג בעיות כאשר ברצונך לשנות את הנתונים. לדוגמה, עדכון ערכים שחוזרים לעתים קרובות היא תהליך זמן רב מאוד. בכל פעם שתעדכן לערך מסוים, עליך לבדוק כדי לראות אם כל שורה שניה מכיל אותו ערך. כך תוכל לבזבז זמן שלך ולהיות פעולה לשגיאות. בנוסף, קשה ביעילות למיין ולסנן עמודות המכילות ערכים חוזרים. טבלאות בצורה הנורמלית הראשונה והשניה שיפור מעל צורה נורמלית אפס, אך עדיין ניתן בעיה בעת הוספה, עדכון או מחיקה של נתונים.

כשאתה עובר לאורך תהליך נירמול הנתונים שלך, באפשרותך להמיר טבלה מטופס התחתון טופס גבוה יותר עד להוספת כל הטבלאות צורה נורמלית שלישית. ברוב המקרים, צורה נורמלית שלישית מתאימה במיוחד מאחר:

  • ניתן לבטל שינוי בעיות כאשר נתונים להוסיף, למחוק, או מעודכנים.

  • ניתן לשמור על תקינות הנתונים עם אילוצים נתונים וכללים עסקיים.

  • באפשרותך ליצור שאילתה על הנתונים במגוון דרכים כדי לענות על השאלות שלך.

לראש הדף

קשרי גומלין ומפתחות

מסד נתונים יחסי מוגדר היטב מכיל מספר טבלאות, כל אחת בצורה הנורמלית השלישית, אך יש גם קשרי גומלין בין טבלאות אלה לסייע להביא הנתונים יחד. לדוגמה, מחלקות משתייך עובדים ופרוייקטים הוקצו , פרוייקטים יש תת-פעילויות, עובדים הן בבעלות של תת-פעילויות ומחלקות ניהול פרוייקטים. בתרחיש זה, מסד נתונים יחסי בדרך כלל יש ארבע טבלאות המוגדרות על-ידי: עובדים, פרוייקטים, תת-פעילויות ופעילויות מחלקות, עם כל אחד אלה מוגדרים בקשרי גומלין מסוג מפתח: משתייך, מוקצים, יש, הן בבעלותוניהול של.

קיימים שלושה סוגים של קשרי גומלין:

  • יחיד ליחיד (1:1)    לדוגמה, כל עובד יש מזהה ייחודי תג ומכילה כל תג שמתייחס מזהה של עובד ייחודי.

  • -לרבים (1:M)    לדוגמה, כל עובד מוקצה מחלקה אחד, אך מחלקה מכיל עובדים רבים. פעולה זו נקראת גם של קשר גומלין של אב-צאצא.

  • רבים-לרבים (M:M)    לדוגמה, ניתן להקצות עובד פרוייקטים רבים ולאחר לכל פרוייקט יכולה להיות הוקצו עובדים רבים. שים לב כי טבלה מיוחדת, הנקראת טבלת צומת, משמשת לעתים קרובות כדי ליצור קשר גומלין של יחיד-לרבים בין כל טבלה בטופס הנורמלית השלישית לקבלת סך של שלוש טבלאות היוצרות את קשר גומלין של רבים-לרבים יחד.

יצירת קשר גומלין בין שתי טבלאות או יותר המבוסס על מפתחות ראשיים וזרים. מפתח ראשי הוא עמודה בטבלה שערכיהם המזהים כל שורה בטבלה, כגון מספר תג או קוד מחלקה. מפתח זר הוא עמודה בטבלה שאת הערכים זהים כמפתח ראשי של טבלה אחרת. תוכל לחשוב על מפתח זר עותק של מפתח ראשי מטבלה אחרת יחסיים. קשר הגומלין בין שתי טבלאות מתבצעת על-ידי התאמת הערכים של מפתח זר בטבלה אחת עם ערכי המפתח הראשי בטבלה אחרת.

קשרי גומלין של מפתח ראשי וזר

לראש הדף

תקינות נתונים וחוקיות

לאחר יצירת מסד נתונים יחסי עם כל הטבלאות בצורה נורמלית שלישית וקשרי הגומלין הנכון המוגדרות על-ידי, ברצונך להבטיח את תקינות נתונים אלה. תקינות נתונים פירושו שבאפשרותך כראוי ועקבי לנווט קשרי גומלין, ולשנות את הטבלאות במסד הנתונים לאורך זמן, כמו שמסד הנתונים מתעדכן. קיימים שני כללים בסיסיים במסדי נתונים יחסיים שעוזרים להבטחת תקינות הנתונים.

הכלל ישות    כל שורה בטבלה חייב להיות מפתח ראשי ולמפתח ראשי חייבת להכיל ערך. כלל זה מוודא כי כל שורה בטבלה ניתן לזהות באופן ייחודי ולעולם לא יאבד בטעות. בנוסף, בכל פעם שאתה להוסיף, לעדכן, או למחוק נתונים, ייחודיות ואת קיומו של כל מפתחות ראשיים יכולים להישמר.

כלל שלמות הקשרים    כלל זה קובע כללים הוספה ומחיקה של קשר הגומלין לרבים. אם טבלה כוללת מפתח זר, כל ערך של מפתח זר חייב להיות null (אין ערך) או להתאים את הערכים בטבלה יחסיים שבה מפתח זר זה הוא מפתח ראשי.

עריכת קשרי גומלין

באפשרותך גם להמשיך להבטיח תקינות נתונים במסד נתונים יחסי באמצעות כללי אימות נתונים שונים, כולל סוג נתונים (כגון מספר שלם), אורך הנתונים (כגון כ- 15 תווים או פחות), תבנית נתונים (כגון מטבע), ערך ברירת המחדל (כגון 10) ואילוצים (כגון Inventory_Amt > ReOrder_Amt). כללי אימות נתונים אלה להבטיח מסד הנתונים מכיל נתונים איכות ואינו תואם גם כללים עסקיים שנקבע.

הגיע שמרכז כי הזנת נתונים הבדל חשובים בין מסד נתונים של Access לחוברת עבודה של Excel. הזנת נתונים בגליון עבודה של Excel היא "צורה חופשית." באפשרותך להזין נתונים כמעט מכל מקום ובאפשרותך לבטל שינוי בקלות. עם זאת, מסד נתונים של Access הוא הרבה יותר מובנה ומוגבל. בנוסף, בעת הזנת נתונים בטבלה, השינוי מחויבת אל מסד הנתונים. לא ניתן לבטל את הזנת הנתונים ב- Excel, בדומה אמנם באפשרותך למחוק או לעדכן את הנתונים כדי לתקן טעויות.

לראש הדף

סיכום

לאחר נורמליזציה של הנתונים לטבלאות יחסיים עם קשרי גומלין מוגדרים היטב ולהגדיר את תקינות הנתונים שלו, היא תהפוך בקלות רבה יותר:

  • חסוך מקום ולשפר את ביצועי, מכיוון חוזר ונתוני עודפות מוסרת פיזית.

  • עדכון נתונים באופן מדויק ולתחזק את תקינות הנתונים.

  • למיין, לסנן, ליצור עמודות מחושבות, צבירה, וסיכום של נתונים.

  • שאילתה על נתונים במגוון דרכים הצפויות וולענות על שאלות.

כדי לוודא, יש מתקדמים היבטים בעיצוב מסד נתונים יחסי, כגון מפתחות מורכבים (מפתח מורכב ערכים משדות שתי עמודות או יותר), טפסים נוספים רגילה (צורה נורמלית רביעית — תלות מרובה ערכים), ו- denormalization. אך עבור רוב פשוט למסד הנתונים מתון צריכה, יש לך את מידע חיוני אודות עיצוב מסד נתונים, עליך להבין את ניתוחי הבאים המפורטים במאמר זה.

לראש הדף

להלן השלבים הבסיסיים העברת נתונים מ- Excel ל- Access

בעת העברת נתונים מ- Excel ל- Access, קיימים שלושה שלבים בסיסיים לתהליך.

שלושה שלבים בסיסיים

לראש הדף

שלב 1: ייבוא נתונים מ- Excel ל- Access

ייבוא נתונים הוא פעולה שלא ניתן לעבור בצורה חלקה הרבה יותר אם אתה להימשך זמן מה להכנה וקביעת לניקוי הנתונים. ייבוא נתונים דומה העברת ודף בית חדש. אם ניקוי וארגון של רכושך לפני הזזה, ייחוס לתוך הביתית חדש יהיה ביתר קלות.

ניקוי הנתונים שלך לפני ייבוא

לפני ייבוא נתונים ל- Access, ב- Excel היא כדאי לך:

  • המרת התאים המכילים נתונים שאינם אטומית (כלומר, ערכים מרובים בתא אחד) עמודות מרובות. לדוגמה, תא בעמודה "כישורים" המכילה ערכים כישורים מרובים, כגון "C# תיכנות," "VBA תיכנות" ו- "עיצוב אינטרנט" אמורה להיות המחולקות כדי להפריד בין עמודות כשכל אחת מכילה ערך כישורים אחת בלבד.

  • השתמש בפקודה TRIM כדי להסיר ריווח שורות נגררים וכן רווחים מוטבעים מרובים.

  • הסר תווים שאינם מודפסים.

  • חיפוש ותיקון שגיאות איות וסימני פיסוק.

  • הסרת שורות כפולות או שדות כפולים.

  • ודא כי עמודות הנתונים אינה מכילה תבניות מעורבות, במיוחד מספרים המעוצבים כטקסט או תאריכים המעוצבים כמספרים.

לקבלת מידע נוסף, עיין בנושאי העזרה הבאים של Excel:

הערה: אם הנתונים שלך ניקוי צרכי מורכבים, או אין לך את זמן או משאבים כדי להפוך את תהליך בעצמך לאוטומטי, ייתכן שתשקול להשתמש בספק חיצוני. לקבלת מידע נוסף, חפש "תוכנה לניקוי נתונים" או "איכות הנתונים" על-ידי מנוע החיפוש המועדף עליך שלך בדפדפן האינטרנט שלך.

בחר את סוג הנתונים שיטות בעת ייבוא

במהלך פעולת הייבוא ב- Access, שבה ברצונך לקבל החלטות טובות כך שתקבל שגיאות המרה כמה (אם קיימת), אשר דורש התערבות ידנית. הטבלה הבאה מסכמת כיצד Excel תבניות מספר וסוגי נתונים של Access יומרו בעת ייבוא נתונים מ- Excel ל- Access, והצעות כמה עצות סוגי הנתונים שיטות כדי לבחור באשף ייבוא גיליון אלקטרוני.

תבנית המספר של Excel

סוג נתונים של Access

הערות

שיטות עבודה מומלצות

טקסט

טקסט, תזכיר

סוג הנתונים טקסט Access מאחסן נתונים אלפאנומריים עד 255 תווים. סוג הנתונים תזכיר Access מאחסן נתונים אלפאנומריים עד 65,535 תווים.

בחר תזכיר כדי להימנע קיצוץ נתונים כלשהם.

מספר, באחוזים, שבר, מדעי

מספר

Access כולל כותרת סוג הנתונים מספר המשתנה בהתבסס על מאפיין גודל שדה (בית, מספר שלם, מספר שלם ארוך, יחיד, כפול, עשרוני).

בחר כפול כדי להימנע משגיאות בהמרת כל הנתונים.

תאריך

תאריך

Access ו- Excel שתיהן השתמש באותו מספר תאריך סידורי לאחסון תאריכים. ב- Access, טווח התאריכים גדול: מ--657,434 (1 בינואר, 100 לספירה) עד ל- 2,958,465 (31 בדצמבר, 9999 לספירה).

מאחר ש- Access אינו מזהה את מערכת התאריכים 1904 (נמצא בשימוש ב- Excel עבור Macintosh), עליך להמיר את התאריכים Excel או Access כדי להימנע מבלבול.

לקבלת מידע נוסף, ראה שינוי מערכת התאריכים, תבנית, או שנה שתי ספרות בפירושוייבוא או קישור לנתונים בחוברת עבודה של Excel

.

בחר תאריך.

שעה

שעה

Access ו- Excel שניהם מאחסנים ערכי שעה באמצעות אותו סוג נתונים.

בחר זמן, שהוא בדרך כלל ברירת המחדל.

מטבע, חשבונאות

מטבע

ב- Access, סוג הנתונים מטבע מאחסן נתונים כמספרים שמונה בתים עם דיוק עד ארבעה מקומות עשרוניים, והיא משמשת כדי לאחסן נתונים פיננסיים ולמנוע עיגול של ערכים.

בחר מטבע, שהוא בדרך כלל ברירת המחדל.

בוליאני

כן/לא

לגשת שימושים-1 עבור כל ערכי כן ו- 0 עבור כל הערכים ללא, בעוד ש- Excel משתמש 1 עבור ערכי TRUE כל ו- 0 עבור כל ערכי FALSE.

בחר כן/לא, אשר ממיר אוטומטית ערכים המשמש כבסיס.

היפר-קישור

היפר-קישור

היפר-קישור ב- Excel וב -Access מכילה כתובת URL או אינטרנט באפשרותך ללחוץ עליו ולהפעילו.

בחר היפר-קישור, Access אחרת עשוי להשתמש בסוג הנתונים טקסט כברירת מחדל.

לאחר הנתונים ב- Access, באפשרותך למחוק את הנתונים של Excel. אל תשכח גיבוי של חוברת העבודה המקורית של Excel תחילה לפני מחיקתו.

לקבלת מידע נוסף, עיין בנושא העזרה Access, ייבוא או קישור לנתונים בחוברת עבודה של Excel.

לראש הדף

צירוף נתונים באופן אוטומטי דרך קלה

יש משתמשים נפוצים של Excel בעיה היא צירוף נתונים עם העמודות אותו לתוך גליון עבודה גדול אחד. לדוגמה, ייתכן שיהיה עליך נכס מעקב פתרון התחלת ב- Excel, אך כעת גדל כדי לכלול קבצים מקבוצות עבודה ומחלקות רבים. נתונים אלה עשויים להיות בתבנית חוברות עבודה וגליונות שונה או קבצי טקסט המכילים הזנות נתונים ממערכות אחרות. קיימת ללא הפקודה ממשק המשתמש או דרך קלה כדי לצרף נתונים דומים ב- Excel.

הפתרון הטוב ביותר היא להשתמש ב- Access, שבו תוכל בקלות לייבא או צירוף נתונים לטבלה אחת באמצעות אשף ייבוא גיליון אלקטרוני. בנוסף, באפשרותך לצרף נתונים רבים לטבלה אחת. באפשרותך לשמור את פעולות הייבוא, הוסף אותם פעילויות המתוזמנות של Microsoft Office Outlook ולאחר גם להשתמש בפקודות מאקרו כדי להפוך את התהליך.

לראש הדף

שלב 2: נורמליזציה של הנתונים באמצעות אשף מנתח הטבלאות

במבט ראשון, נמצא בתהליך של נירמול הנתונים שלך עשויה להיראות משימה מרתיעה. למזלך, נרמול טבלאות ב- Access היא תהליך קל הרבה יותר, תודה אל אשף מנתח הטבלאות.

אשף מנתח הטבלאות

1. גרור העמודות שנבחרו לטבלה חדשה וליצור קשרי גומלין באופן אוטומטי

2. להשתמש בפקודות לחצן כדי לשנות שם של טבלה, להוסיף מפתח ראשי, להפוך עמודה קיימת מפתח ראשי או לבטל את הפעולה האחרונה

באפשרותך להשתמש באשף זה כדי לבצע את הפעולות הבאות:

  • המרת טבלה לתוך קבוצה של טבלאות קטן יותר וצור באופן אוטומטי ראשיים וזרים מפתח קשר גומלין בין הטבלאות.

  • הוספת מפתח ראשי לשדה קיים המכילה ערכים ייחודיים, או צור שדה מזהה חדש המשתמשת את סוג הנתונים מספור אוטומטי.

  • ליצור קשרי גומלין כדי לאכוף שלמות הקשרים בעדכונים מדורגים באופן אוטומטי. מחיקות לא מתווספים באופן אוטומטי כדי למנוע מחיקה בטעות נתונים, אך באפשרותך להוסיף בקלות מחיקות מאוחר יותר.

  • חיפוש טבלאות חדש עבור נתונים מיותרים או כפולים (כגון מאותו לקוח עם מספרי טלפון אחר שני) ועדכן כך כרצונך.

  • גבה את הטבלה המקורית ושנה את שמה על-ידי הוספת "_ OLD" לשם שלו. לאחר מכן, תוכל ליצור שאילתה בנייה מחדש של הטבלה המקורית, בשם הטבלה המקורית כך כל טפסים או דוחות המבוססים על הטבלה המקורית קיים יפעלו עם מבנה הטבלה החדשה.

לראש הדף

שלב 3: חיבור אל נתוני Access מתוך Excel

לאחר הנתונים שאוחסן יחזור למצב רגיל ב- Access שאילתה או טבלה שנוצרה אשר בנייה מחדש של הנתונים המקוריים, אותו היא פעולה פשוטה מאוד של חיבור אל נתוני Access מתוך Excel. הנתונים שלך הוא כעת ב- Access כמקור נתונים חיצוני, והן כך שניתן לחבר לחוברת העבודה דרך חיבור נתונים, שהוא גורם מכיל של מידע המשמש כדי לאתר, להיכנס, לגשת למקור נתונים חיצוני. פרטי החיבור מאוחסן בחוברת העבודה והוא גם שניתן לאחסן בקובץ חיבור, כגון קובץ חיבור נתוני Office (ODC) (סיומת שם קובץ. odc) או קובץ שם מקור הנתונים (.dsn סיומת). לאחר שתתחבר לנתונים חיצוניים, באפשרותך גם באופן אוטומטי רענון (או עדכון) חוברת העבודה של Excel מתוך Access בכל פעם שנתוני ה מתעדכנים ב- Access.

לקבלת מידע נוסף, ראה מבט כולל על התחברות (ייבוא) נתונים ונתונים Exchange (העתקה, ייבוא, ייצוא) בין Excel ל- Access.

לראש הדף

הכן את נתוני לתוך Access

סעיף זה מנחה אותך בתהליך לשלבים הבאים של נירמול הנתונים שלך: השבירה ערכים בעמודות Salesperson והכתובת לחלקים אטומית ביותר שלהם, הפרדת נושאים קשורים לטבלאות משלהם, העתקה והדבקה של טבלאות אלה מ- Excel לתוך Access, יצירת מפתח קשרי גומלין בין שזה עתה נוצרה טבלאות של Access, ויצירת הפעלת שאילתה פשוטה ב- Access להחזיר מידע.

נתוני הדוגמה בלנרמל טופס

גליון העבודה הבא מכיל ערכים שאינם אטומית בעמודה Salesperson והעמודה כתובת. ניתן לפצל בשתי העמודות שתי עמודות או יותר נפרד. גליון עבודה זה מכיל גם מידע אודות אנשי המכירות, מוצרים, לקוחות והזמנות. מידע זה יש גם אפשרות לפצל נוספת, לפי נושא, לטבלאות נפרדות.

איש מכירות

מזהה הזמנה

תאריך הזמנה

Product ID

Qty

מחיר

שם לקוח

כתובת

מספר טלפון

רשימת אופקית, Yale

2348

3/2/09

J-558

4

$8.50

קונטוסו בע"מ

2302 Harvard לי בבלוויו, WA 98227

425-555-0222

רשימת אופקית, Yale

2348

3/2/09

B-205

2

$4.50

קונטוסו בע"מ

2302 Harvard לי בבלוויו, WA 98227

425-555-0222

רשימת אופקית, Yale

2348

3/2/09

D-4420

5

$7.25

קונטוסו בע"מ

2302 Harvard לי בבלוויו, WA 98227

425-555-0222

רשימת אופקית, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

קפה הארבעה

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

רשימת אופקית, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

קפה הארבעה

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

ענבר, אלן

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 קולומביה עיגול Kirkland, WA 98234

425-555-0185

ענבר, אלן

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 קולומביה עיגול Kirkland, WA 98234

425-555-0185

ענבר, אלן

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 קולומביה עיגול Kirkland, WA 98234

425-555-0185

הראל, שי

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

קונטוסו בע"מ

2302 Harvard לי בבלוויו, WA 98227

425-555-0222

הראל, שי

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 קולומביה עיגול Kirkland, WA 98234

425-555-0185

הראל, שי

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 קולומביה עיגול Kirkland, WA 98234

425-555-0185

ברעם, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

קפה הארבעה

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

ברעם, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

קפה הארבעה

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Sousa, יוסי

2354

3/7/09

A-2275

3

$16.75

קונטוסו בע"מ

2302 Harvard לי בבלוויו, WA 98227

425-555-0222

ענבר, אלן

2355

3/8/09

D-4420

4

$7.25

Adventure Works

1025 קולומביה עיגול Kirkland, WA 98234

425-555-0185

ענבר, אלן

2355

3/8/09

C-795

3

$9.75

Adventure Works

1025 קולומביה עיגול Kirkland, WA 98234

425-555-0185

רשימת אופקית, Yale

2356

3/10/09

C-789

6

$7.00

קונטוסו בע"מ

2302 Harvard לי בבלוויו, WA 98227

425-555-0222

מידע בכותרות מהחלקים שלה הקטן ביותר: אטומית נתונים

עבודה עם נתוני בדוגמה זו, באפשרותך להשתמש בפקודה טקסט לעמודה ב- Excel כדי להפריד בין חלקי תא (כגון כתובת הרחוב, העיר, מצב ו מיקוד) "אטומית" לעמודות נפרדים.

הטבלה הבאה מציגה את העמודות החדשות באותו גליון עבודה לאחר שהם בעלי מפוצל כדי להפוך את כל הערכים אטומית. שים לב כי המידע בעמודה Salesperson מפוצל לתוך העמודות שם פרטי ושם משפחה כי המידע בעמודה כתובת מפוצל לעמודות כתובת רחוב, עיר, מצב ואת מיקוד. הנתונים אלה יהיו בצורה"הנורמלית הראשונה."

שם משפחה

שם פרטי

 

כתובת רחוב

עיר

אזור

מיקוד

רשימת אופקית

Yale

שמור Harvard 2302

חיפה

WA

98227

Adams

אלן

עיגול קולומביה 1025

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

שמור Harvard 2302

חיפה

WA

98227

ברעם

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Sousa

Luis

שמור Harvard 2302

חיפה

WA

98227

פיצול נתונים לנושאים מאורגנים ב- Excel

מספר טבלאות של נתוני הדוגמה שאחריו להופיע באותו מידע מגליון העבודה של Excel לאחר אותו מפוצל לטבלאות עבור אנשי המכירות, מוצרים, לקוחות והזמנות. עיצוב הטבלה אינה הסופי, אבל היא למסלול הנכון.

הטבלה אנשי המכירות מכיל רק מידע אודות צוות מכירות. שים לב כי כל רשומה יש מזהה ייחודי (מזהה איש מכירות). הערך מזהה SalesPerson ישמש בטבלה orders להתחבר הזמנות אנשי מכירות.

אנשי המכירות

מזהה איש מכירות

שם משפחה

שם פרטי

101

רשימת אופקית

Yale

103

Adams

אלן

105

Hance

Jim

107

ברעם

Reed

109

Sousa

Luis

טבלת המוצרים מכיל רק מידע אודות מוצרים. שים לב כי כל רשומה יש מזהה ייחודי (Product ID). הערך Product ID ישמש יש להתחבר פרטי מוצר הטבלה Order Details.

מוצרים

Product ID

מחיר

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

J-558

8.50

הטבלה Customers מכיל רק מידע אודות לקוחות. שים לב כי כל רשומה יש מזהה ייחודי (מזהה לקוח). הערך Customer ID ישמש יש להתחבר פרטי הלקוח הטבלה Orders.

Customers

מזהה לקוח

שם

כתובת רחוב

עיר

אזור

מיקוד

מספר טלפון

1001

קונטוסו בע"מ

שמור Harvard 2302

חיפה

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

עיגול קולומביה 1025

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

קפה הארבעה

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

הטבלה Orders מכיל מידע אודות הזמנות, אנשי המכירות, לקוחות ומוצרים. שים לב כי כל רשומה יש מזהה ייחודי (מזהה הזמנה). חלק מפרטי בטבלה זו צריך להיות פצל טבלה המכילה את פרטי ההזמנה כך הטבלה Orders מכיל רק ארבע עמודות — מזהה הזמנה ייחודי, תאריך ההזמנה, את מזהה salesperson ומזהה הלקוח את הטבלה המוצגת כאן שלא עדיין מפוצל לתוך הטבלה Order Details.

Orders

מזהה הזמנה

תאריך הזמנה

מזהה איש מכירות

מזהה לקוח

Product ID

Qty

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

2

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

2354

3/7/09

109

1001

A-2275

3

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

4

2355

3/8/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

פרטי הזמנה, כגון product ID ו- quantity מועברים מחוץ הטבלה Orders ומאוחסנים בטבלה בשם Order Details. זכור כי קיימות הזמנות 9, כך שהוא הגיוני שאין 9 הרשומות בטבלה זו. שים לב כי הטבלה Orders יש מזהה ייחודי (מזהה הזמנה), אשר יהיה שאליו מהטבלה Order Details.

העיצוב הסופי של הטבלה Orders אמור להיראות הפעולות הבאות:

Orders

מזהה הזמנה

תאריך הזמנה

מזהה איש מכירות

מזהה לקוח

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

2354

3/7/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

הטבלה Order Details מכילה ללא עמודות המחייבים ערכים ייחודיים (כלומר, קיימת ללא מפתח ראשי), כך שהם בסדר עבור עמודות או לכולן כך שיכיל נתונים "עודפות". עם זאת, לא שתי רשומות בטבלה זו צריכים להיות זהים לחלוטין (כלל זה חל על כל טבלה במסד נתונים). בטבלה זו, אמור להיות רשומות 17 — כל המייצגים מוצר בסדר בודדים. לדוגמה, בסדר 2349, שלושה מוצרים C-789 מרכיבים אחד משני חלקים של ההזמנה כולה.

הטבלה Order Details, לכן, תיראה הפעולות הבאות:

פרטי הזמנה

מזהה מוצר

Product ID

Qty

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

העתקה והדבקה של נתונים מתוך Excel לתוך Access

כעת, לאחר המידע אודות אנשי המכירות, לקוחות, מוצרים, הזמנות פרטי הזמנה מכיל שאוחסן המחולקות לנושאים נפרד ב- Excel, באפשרותך להעתיק נתונים אלה ישירות ב- Access, שבו יהפוך טבלאות.

יצירת קשרי גומלין בין הטבלאות Access והפעלת שאילתה

לאחר העברת הנתונים שלך ל- Access, באפשרותך ליצור קשרי גומלין בין טבלאות ולאחר מכן ליצור שאילתות כדי להחזיר מידע אודות נושאים שונים. לדוגמה, באפשרותך ליצור שאילתה שמחזירה מזהה הזמנה ובשמות אנשי המכירות עבור הזנת הזמנות בין 3/05/09 ו- 3/08/09.

בנוסף, באפשרותך ליצור טפסים ודוחות כדי להקל על הזנת נתונים וניתוח מכירות.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×