הסרת עובד לשעבר מ- Office 365

משתתפים: דיאן פייגל קווקו אקו אדג'יי
עדכון אחרון: 5 במרץ 2018

צא כעת!

אם עליך להוציא עובד באופן מיידי מ- Office 365, להלן הפעולות שעליך לבצע:

  1. עבור אל לחץ כאן כדי לעבור אל מרכז הניהול של Office 365. .

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

  2. במרכז הניהול של Office 365, בחר את המשתמש ואפס את הסיסמה שלו (אל תשלח אותה אליו).

  3. כשאתה עדיין בדף מאפייני המשתמש, הרחב את הגדרות OneDrive ולאחר מכן בחר הפעל.

    בחר 'הפעלה' כדי להוציא את המשתמש באופן מיידי.

תוך שעה - או לאחר שהוא לוחץ כדי לצאת מדף Office 365 הנוכחי - הוא יתבקש להיכנס שוב. (אסימון הרענון טוב למשך שעה, כך שציר הזמן תלוי במשך הזמן שנותר באסימון שלו ואם הוא מנווט אל מחוץ לדף האינטרנט הנוכחי שלו.)

אזהרה: אם המשתמש נמצא ב- Outlook באינטרנט ורק מבצע כמה לחיצות בתיבת הדואר שלו, ייתכן שהמערכת לא תוציא אותו החוצה באופן מיידי. בעת לחיצה על אריח שונה, כגון OneDrive, או רענון של הדפדפן שלו, היציאה תופעל.

כדי להשתמש ב- PowerShell כדי להוציא משתמש באופן מיידי, עיין ברכיב ה- cmdlet ‏Revoke-AzureADUserAllRefreshToken.

למידע נוסף על משך הזמן הנדרש כדי להוציא מישהו ממערכת הדואר האלקטרוני, ראה המידע שעליך לדעת בנוגע לסיום הפעלת דואר אלקטרוני של עובד.

מבט כולל על כל השלבים להסרת עובד ולאבטחת נתונים

הנה שאלה ששואלים אותנו לעתים תכופות: "מה עלי לעשות כדי להגן על נתונים כאשר עובד עוזב את הארגון?" מאמר זה מסביר כיצד לחסום את הגישה ל- Office 365 ומתאר את השלבים שעליך לבצע כדי לאבטח את הנתונים שלך.

הנה סקירה מהירה. כל שלב מוסבר בפירוט במאמר זה.

שלב

מדוע עליי לבצע אותו?

1. שמירת התוכן של תיבת הדואר של המשתמש

שלב זה שימושי עבור האדם שעומד להחליף את העובד שעזב במקום עבודתו, או במקרה של תביעה משפטית.

2. העברת הדואר האלקטרוני של המשתמש לעובד אחר או המרה לתיבת דואר משותפת

כך תוכל להשאיר את כתובת הדואר האלקטרוני של העובד הקודם פעילה. אם ישנם עדיין לקוחות או שותפים ששולחים דואר אלקטרוני לכתובת של עובד זה, פעולה זו תעביר אותם לאדם שמחליף אותו בתפקידו.

3. מחיקה וחסימה של המכשיר הנייד של המשתמש

הסרת הנתונים העסקיים שלך מהטלפון או ממחשב ה- Tablet.

4. חסימת גישה של משתמש לנתונים ולדואר אלקטרוני ב- Office 365

שלב זה מונע מאדם את הגישה לתיבת הדואר ולנתונים הישנים שלו ב- Office 365.

עצה: בעת חסימת גישה של משתמש, אתה עדיין משלם בעבור הרשיון שלו. עליך למחוק את הרשיון מהמנוי שלך כדי להפסיק לשלם עבורו (שלב 5).

5. העברת תוכן OneDrive של העובד

אם רק תסיר רשיון של משתמש אך לא תמחק את החשבון, התוכן ב- OneDrive של המשתמש ימשיך להיות נגיש עבורך גם לאחר 30 יום.

לפני שתמחק את החשבון, עליך להעביר את התוכן של OneDrive שלו למיקום אחר, שתוכל לגשת אליו בקלות. לאחר מחיקת חשבון של עובד, התוכן ב- OneDrive שלו נשמר במשך 30 יום. עם זאת, במהלך 30 ימים אלה, באפשרותך לשחזר את חשבון המשתמש ולקבל גישה לתוכן OneDrive שלו. אם תשחזר את חשבון המשתמש, התוכן ב- OneDrive ימשיך להיות נגיש עבורך גם לאחר 30 יום.

5א'. מה קורה אם אדם זה השתמש במחשב האישי שלו כדי לגשת ל- OneDrive ו- SharePoint?

אם הוא השתמש במחשב אישי במקום במחשב שסופק על-ידי החברה כדי להוריד קבצים מ- OneDrive ו- SharePoint, לא קיימת עבורך דרך למחוק את הקבצים שהוא אחסן.

הוא ימשיך לקבל גישה אל כל הקבצים שסונכרנו עם המחשב שלו. 

6. הסרה ומחיקה של רשיון Office 365 של המשתמש

לאחר הסרת הרשיון, תוכל להקצות אותו למישהו אחר. לחלופין, תוכל למחוק את הרשיון כדי לא לשלם עבורו עד שתעסיק אדם אחר.

בעת הסרה או מחיקה של רשיון, הדואר האלקטרוני הישן של המשתמש, אנשי הקשר ולוח השנה שלו נשמרים במשך 30 יום ולאחר מכן נמחקים לצמיתות. אם תסיר או תמחק רשיון אך לא תמחק את החשבון, התוכן ב- OneDrive של המשתמש ימשיך להיות נגיש עבורך גם לאחר 30 יום.

7. מחיקת חשבון המשתמש של העובד לשעבר

שלב זה מסיר את החשבון ממרכז הניהול של Office 365 ועושה סדר בדברים.

שמירת התוכן של תיבת דואר של עובד לשעבר

קיימות שתי דרכים שבהן ניתן לשמור את התוכן של תיבת הדואר של העובד לשעבר:

  1. הוסף את כתובת הדואר האלקטרוני של העובד לשעבר לגירסה של Outlook 2013 או 2016 שברשותך ולאחר מכן יצא את הנתונים לקובץ pst. ניתן לייבא את הנתונים לחשבון דואר אלקטרוני אחר לפי הצורך. כדי לגלות כיצד לעשות זאת, ראה קבלת גישה לנתונים של משתמש לשעבר וגיבוי הנתונים.

    או

  2. בצע חסימה לצורך תביעה משפטית או החזקה מקומית של תיבת הדואר לפני מחיקת חשבון המשתמש. פעולה זו מורכבת הרבה יותר מהאפשרות הראשונה, אך מומלץ לנסות אותה כאשר תוכנית Enterprise שברשותך כוללת אחסון בארכיון והחזקה מקומית, אם תביעה משפטית הנה אפשרית ואם מחלקת ה- IT שלך חזקה מבחינה טכנית.

    לאחר המרה של תיבת הדואר ל"תיבת דואר לא פעילה", מנהלי מערכת, נציגי תאימות או מנהלי רשומות יכולים להשתמש בכלי גילוי אלקטרוני מקומי ב- Exchange Online כדי לגשת לתוכן ולחפש אותו.

    תיבות דואר לא פעילות לא מקבלות דואר אלקטרוני והן אינן מוצגות בפנקס הכתובות המשותף של הארגון שלך או ברשימות אחרות.

    כדי ללמוד כיצד לבצע החזקה של תיבת דואר, עיין במאמר של TechNet ניהול תיבות דואר לא פעילות ב- Exchange Online.

העברת הדואר האלקטרוני של עובד לשעבר לעובד אחר או המרה לתיבת דואר משותפת

בשלב זה, תקצה את כתובת הדואר האלקטרוני של העובד לשעבר לעובד אחר או תמיר את תיבת הדואר של המשתמש לתיבת דואר משותפת שיצרת.

  • יצירת תיבת דואר משותפת היא דרך יקרה פחות, מכיוון שלא תצטרך לשלם עבור רשיון כל עוד גודל תיבת הדואר לא יעלה על 50GB. אם גודלה יעלה על 50GB, תצטרך להקצות לו רשיון.ה

  • אם תמיר את תיבת הדואר לתיבת דואר משותפת, כל הדואר האלקטרוני הישן ימשיך להיות זמין. והוא עשוי לתפוס שטח רב.

  • אם הגדרת העברת דואר אלקטרוני, רק הודעות דואר אלקטרוני חדשות שנשלחות אל העובד לשעבר יישלחו כעת לעובד הנוכחי.

  • העברת דואר אלקטרוני מצריכה רשיון עבור החשבון של העובד לשעבר.

  1. חשוב: אם אתה מגדיר העברת דואר אלקטרוני או תיבת דואר משותפת, בסופו של התהליך, אל תמחק את החשבון של העובד לשעבר. החשבון חייב להתקיים כדי לעגן את העברת הדואר האלקטרוני או תיבת הדואר המשותפת.

  2. עבור אל לחץ כאן כדי לעבור אל מרכז הניהול של Office 365. .

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

  3. במרכז הניהול של Office 365, בחר משתמשים.

    לחץ על 'משתמש'.

  4. בחר את העובד שברצונך לחסום.

    בחירת המשתמש שברצונך לחסום

  5. לחץ על הגדרות דואר. לצד העברת דואר אלקטרוני, בחר עריכה.

    בחר 'הגדרות דואר' ולאחר מכן בחר 'עריכה'.
  6. הפעל את העבר את כל הדואר האלקטרוני שנשלח לתיבת דואר זו. בתיבה העברת כתובת, הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני של העובד הנוכחי (או תיבת הדואר המשותפת) אשר אליה תישלח הודעת הדואר האלקטרוני.

    הוסף את כתובת הדואר האלקטרוני של העובד הנוכחי.

  7. בחר שמור.

  8. זכור לא למחוק את החשבון של העובד לשעבר.

מחיקה וחסימה של מכשיר נייד של עובד לשעבר

אם העובד לשעבר השתמש בטלפון של הארגון, באפשרותך להשתמש במרכז הניהול של Exchange כדי למחוק ולחסום מכשיר זה, כך שכל נתוני הארגון יוסרו מהמכשיר וכדי שהמכשיר לא יוכל עוד להתחבר ל- Office 365.

  1. עבור אל לחץ כאן כדי לעבור אל מרכז הניהול של Office 365. .

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

  2. במרכז הניהול של Office 365, בחלונית הניווט בפינה הימנית התחתונה, הרחב את מרכזי ניהול ובחר Exchange.

    המסך שלך עשוי להיראות כמו אחת מהתמונות הבאות:

    מרכזי ניהול של Office 365
  3. במרכז הניהול של Exchange, נווט אל נמענים > תיבות דואר.

  4. בחר את המשתמש ולאחר מכן, תחת מכשירים ניידים, בחר הצג פרטים.

  5. בדף פרטי מכשיר נייד, תחת מכשירים ניידים, בחר את המכשיר הנייד, לחץ על מחיקת נתונים ממכשיר מרוחק מחיקת מכשיר ולאחר מכן לחץ על חסום.

  6. לחץ על שמור.

    עצה: הקפד להסיר או לבטל את המשתמש משירות Blackberry Enterprise Service שלך באופן מקומי. עליך גם להשבית את מכשירי ה- Blackberry עבור המשתמש. עיין במדריך הניהול של שירותי הענן העסקי של Blackberry אם דרושים לך שלבים ספציפיים כדי לגלות כיצד להשבית את המשתמש.

חסימת גישה של עובד לשעבר לנתוני Office 365

חשוב: חסימת חשבון עשויה להימשך עד 24 שעות כדי שהשינוי ייכנס לתוקף. אם עליך למנוע באופן מיידי גישת כניסה של משתמש, עליך לאפס את הסיסמה שלו ולאחר מכן להפעיל אירוע חד-פעמי אשר יוציא אותו מהפעלות של Office 365 בכל המכשירים. ראה צא כעת!

כדי לחסום כניסת משתמש וגישה שלו לנתוני Office 365:

  1. עבור אל לחץ כאן כדי לעבור אל מרכז הניהול של Office 365. .

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

  2. במרכז הניהול של Office 365, בחר משתמשים.

    לחץ על 'משתמש'.

  3. בחר את העובד שברצונך לחסום ולאחר מכן בחר עריכה לצד מצב כניסה בחלונית המשתמש.

    בחר 'עריכה' לצד 'מצב כניסה'
  4. בחלונית מצב כניסה, בחר הכניסה נחסמה ולאחר מכן שמור.

חסימת גישה של עובד לשעבר לדואר אלקטרוני (Exchange Online)

אם ברשותך דואר אלקטרוני של Office 365 כחלק ממנוי Office 365 שלך, עליך להיכנס למרכז הניהול של Exchange כדי לבצע שלבים אלה לצורך חסימת הגישה של העובד לשעבר לדואר האלקטרוני שלו.

  1. עבור אל לחץ כאן כדי לעבור אל מרכז הניהול של Office 365. .

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

  2. במרכז הניהול של Office 365, בחלונית הניווט בפינה הימנית התחתונה, הרחב את מרכזי ניהול ובחר Exchange.

    המסך שלך עשוי להיראות כמו אחת מהתמונות הבאות:

    מרכזי ניהול של Office 365
  3. במרכז הניהול של Exchange, נווט אל נמענים > תיבות דואר.

  4. בחר את המשתמש. בדף מאפייני המשתמש, תחת מכשירים ניידים, לחץ על הפוך את Exchange ActiveSync ללא זמין ועל הפוך את 'OWA למכשירים' ללא זמין והשב כן לשתי האפשרויות.

  5. תחת קישוריות דואר אלקטרוני, לחץ על הפוך ללא זמין והשב כן.

הסר ומחק את רשיון Office 365 מעובד לשעבר

כדי שלא תמשיך לשלם עבור רשיון לאחר שמישהו עוזב את הארגון שלך, עליך להסיר את רשיון Office 365 שלו ולאחר מכן למחוק אותו מהמנוי שלך. אם תבחר לא למחוק את הרשיון מהמנוי שלך, תוכל להקצות אותו למשתמש אחר.

בעת הסרת הרשיון, כל נתוני המשתמש נשמרים למשך 30 יום. ניתן לגשת אל הנתונים או לשחזר את החשבון אם המשתמש חוזר. לאחר 30 יום, כל נתוני המשתמש (למעט מסמכים המאוחסנים ב- SharePoint Online) נמחקים לצמיתות מ- Office 365 ואין אפשרות לשחזר אותם.

  1. עבור אל לחץ כאן כדי לעבור אל מרכז הניהול של Office 365. .

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

  2. במרכז הניהול של Office 365, בחר משתמשים.

    לחץ על 'משתמש'.

  3. בחר את העובד שברצונך לחסום ולאחר מכן בחר עריכה לצד רשיונות מוצר בחלונית המשתמש.

    בחר 'עריכה' לצד 'רשיונות מוצר'
  4. בחלונית רשיונות מוצר, החלק את מחוון הרשיון למצב לא פעיל ולאחר מכן בחר הקצה כדי להסיר את הרשיון.

    הסרת רשיונות

    החלונית תציין המוצרים הוסרו בעת סיום ההסרה.

כדי להפחית את מספר הרשיונות שאתה משלם עבורם עד להעסקה של אדם אחר, בצע את הפעולות הבאות:

  1. במרכז הניהול של Office 365, בחר חיוב > מנויים.

  2. בחר הוסף/הסר רשיונות כדי למחוק את הרשיון ולא לשלם עבורו עד שתעסיק אדם אחר.

    השתמש בחצים כדי למחוק רשיונות מהמנוי שלך.

    בעת הוספה של אדם אחר לעסק שלך, תתבקש לקנות רשיון בו-זמנית, בלחיצה אחת בלבד!

לקבלת מידע נוסף אודות ניהול רשיונות משתמשים עבור Office 365 לעסקים, ראה הקצאת רשיונות למשתמשים ב- Office 365 לעסקים והסרת רשיונות ממשתמשים ב- Office 365 לעסקים.

כיצד חשבונות העובדים שנמחקו משפיעים על Skype for Business

בעת הסרת רשיון משתמש מ- Office 365, מספר ההתקשרות של PSTN המשויך למשתמש יופץ. תוכל להקצות אותו למשתמש אחר.

אם המשתמש שייך לקבוצת תור, הוא לא יוכל עוד לשמש כיעד של הסוכנים של תורי השיחות. לכן, מומלץ גם להסיר את המשתמש מהקבוצות המשויכות לתור השיחות. 

מחיקת חשבון המשתמש של עובד לשעבר

לאחר שתיגש לכל נתוני המשתמש של העובד לשעבר ותשמור אותם, תוכל למחוק את החשבון שלו.

  1. אין למחוק את החשבון אם הגדרת העברת דואר אלקטרוני או אם המרת אותו לתיבת דואר משותפת. החשבון נדרש עבור שתי הפעולות כדי לעגן את ההעברה או את תיבת הדואר המשותפת.

  2. עבור אל לחץ כאן כדי לעבור אל מרכז הניהול של Office 365. .

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

    עבור אל מרכז הניהול של Office 365.

  3. במרכז הניהול, בחר משתמשים.

    לחץ על 'משתמש'.

  4. בחר את העובד שברצונך למחוק ולאחר מכן בחר מחק משתמש בחלונית המשתמש, ובחר מחק > סגור.

    מחיקת משתמש

בעת מחיקת משתמש, החשבון הופך ללא פעיל למשך כ- 30 יום. במהלך תקופה זו ניתן לשחזר את החשבון לפני שהוא נמחק לצמיתות.

האם הארגון שלך משתמש ב- Active Directory?

אם הארגון שלך מסנכרן חשבונות משתמשים עם Office 365 מסביבת Active Directory מקומית, עליך למחוק ולשחזר חשבונות משתמשים אלה בשירות Active Directory המקומי. אין באפשרותך למחוק או לשחזר אותם ב- Office 365.

לקבלת הוראות, עיין במאמר TechNet זה: מחיקת חשבון משתמש.

אם אתה משתמש ב- Azure Active Directory, ראה פקודת ה- cmdlet של PowerShell בשם Remove-MsolUser.

המידע שעליך לדעת בנוגע לסיום הפעלת דואר אלקטרוני של עובד

להלן מידע אודות האופן שבו ניתן להוציא עובד ממערכת הדואר האלקטרוני (Exchange).

מה ניתן לבצע

כיצד לעשות זאת

סיום הפעלה (כגון Outlook באינטרנט, Outlook,‏ Exchange active sync וכדומה) וכפיה לפתיחה של הפעלה חדשה

‏‏איפוס סיסמה

סיום הפעלה וחסימת הגישה להפעלות עתידיות (עבור כל הפרוטוקולים)

הפוך את החשבון ללא זמין. לדוגמה (במרכז הניהול של Exchange או באמצעות PowerShell):

Set-Mailbox user@contoso.com -AccountDisabled:$true

סיום ההפעלה עבור פרוטוקול מסוים (כגון ActiveSync)

הפוך את הפרוטוקול ללא זמין. לדוגמה (במרכז הניהול של Exchange או באמצעות PowerShell):

Set-CASMailbox user@contoso.com -ActiveSyncEnabled:$false

ניתן לבצע את הפעולות שצוינו לעיל ב- 3 מקומות:

אם תסיים את ההפעלה כאן

הזמן הדרוש לביצוע הפעולה

במרכז הניהול של Exchange או באמצעות PowerShell

ההשהיה הצפויה היא בטווח של 30 דקות

במרכז הניהול של Azure Active Directory

ההשהיה הצפויה היא בטווח של 60 דקות

בסביבה מקומית

ההשהיה הצפויה היא בטווח של 3 שעות ומעלה

כיצד לקבל את התגובה המהירה ביותר לסיום חשבון

הדרך המהירה ביותר: השתמש במרכז הניהול של Exchange (השתמש ב- PowerShell) או במרכז הניהול של Azure Active Directory. בסביבה מקומית, ייתכן שיידרשו כמה שעות כדי לסנכרן את השינוי באמצעות DirSync.

הדרך המהירה ביותר עבור משתמש עם נוכחות בסביבה המקומית ובמרכז נתונים של Exchange: סיים את ההפעלה באמצעות מרכז הניהול של Azure Active Directory/מרכז הניהול של Exchange וכן בצע את השינוי גם בסביבה המקומית. אם לא תעשה זאת, השינוי במרכז הניהול של Azure Active Directory/מרכז הניהול של Exchange יוחלף על-ידי DirSync.

נושאים קשורים

שחזור משתמש

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×