הסבר על הגדרות הארכיון האוטומטי

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

ארכיון אוטומטי מסייע לנהל את שטח בתיבת הדואר שלך או בשרת הדואר האלקטרוני שאתה משתמש על-ידי הזזת באופן אוטומטי פריטים למיקום ארכיון. ארכיון אוטומטי מבצע אחת או שניהם אחת מהפעולות הבאות עבור פריטים בתיקיה, בהתאם לתנאים מוגדרים.

  • Outlook מעביר פריטים לקובץ ארכיון, להסיר אותם מהמיקום המקורי שלהם, בדרך כלל אחת מהתיקיות העבודה שלך.

    היכן Outlook להעביר את הפריטים שלי?

    קובץ הארכיון הוא סוג מיוחד של קובץ נתונים, קובץ תיקיות אישיות (. pst). בפעם הראשונה ארכיון אוטומטי מופעל, Outlook יוצר את קובץ הארכיון באופן אוטומטי במיקומים הבאים:

    • Windows Vista     C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP     Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst \Local Settings\Application C:\Documents and Settings\YourUserName

    לאחר Outlook ארכיוני פריטים בפעם הראשונה, באפשרותך לגשת הפריטים בקובץ ישירות מתיקיות ארכיון בשלך ב- Outlook רשימת תיקיות, הממוקמת ביישום חלונית הניווט. באפשרותך גם ליצור קבצי ארכיון משלך עבור תיקיות בודדות.

    הערה: אם אינך רואה את התיקיות Local Settings או מקומית, ייתכן שהם מוסתרים.

    כיצד ניתן להציג תיקיות מוסתרות?

    • Windows Vista   

      1. לחץ על לחצן התחל ולאחר מכן לחץ על לוח הבקרה.

      2. לחץ על מראה והתאמה אישית.

        הערה: אם אתה משתמש בתצוגה הקלאסית של לוח הבקרה, לחץ פעמיים על 'אפשרויות תיקיה' ולאחר מכן עבור לשלב 4.

      3. לחץ על אפשרויות תיקיה.

      4. בכרטיסיה תצוגה, תחת הגדרות מתקדמות, תחת קבצים ותיקיות, תחת קבצים ותיקיות מוסתרים, בחר באפשרות הצג קבצים ותיקיות מוסתרים.

    • Windows XP   

      1. לחץ על לחצן התחל ולאחר מכן לחץ על לוח הבקרה.

      2. לחץ על אפשרויות תיקיה.

        תיבת הדו-שיח 'אפשרויות תיקיה'

      3. לחץ על הכרטיסיה תצוגה ולאחר מכן לחץ על האפשרות הצג קבצים ותיקיות מוסתרים.

    קובץ הארכיון הוא סוג מיוחד של קובץ נתונים, קובץ תיקיות אישיות (. pst). בפעם הראשונה ארכיון אוטומטי מופעל, Outlook יוצר את קובץ הארכיון באופן אוטומטי במיקומים הבאים:

    • Windows Vista     C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP     Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst \Local Settings\Application C:\Documents and Settings\YourUserName

      לאחר Outlook ארכיוני פריטים בפעם הראשונה, באפשרותך לגשת הפריטים בקובץ ישירות מתיקיות ארכיון בשלך ב- Outlook רשימת תיקיות, הממוקמת ביישום חלונית הניווט. באפשרותך גם ליצור קבצי ארכיון משלך עבור תיקיות בודדות.

      הערה: אם אינך רואה את התיקיות Local Settings או מקומית, ייתכן שהם מוסתרים.

      כיצד ניתן להציג תיקיות מוסתרות?

      • Windows Vista   

        1. לחץ על לחצן התחל ולאחר מכן לחץ על לוח הבקרה.

        2. לחץ על מראה והתאמה אישית.

          הערה: אם אתה משתמש בתצוגה הקלאסית של לוח הבקרה, לחץ פעמיים על 'אפשרויות תיקיה' ולאחר מכן עבור לשלב 4.

        3. לחץ על אפשרויות תיקיה.

        4. בכרטיסיה תצוגה, תחת הגדרות מתקדמות, תחת קבצים ותיקיות, תחת קבצים ותיקיות מוסתרים, בחר באפשרות הצג קבצים ותיקיות מוסתרים.

      • Windows XP   

        1. לחץ על לחצן התחל ולאחר מכן לחץ על לוח הבקרה.

        2. לחץ על אפשרויות תיקיה.

          תיבת הדו-שיח 'אפשרויות תיקיה'

        3. לחץ על הכרטיסיה תצוגה ולאחר מכן לחץ על האפשרות הצג קבצים ותיקיות מוסתרים.

  • ארכיון אוטומטי מחיקה לצמיתות של פריטים שפג תוקפם. פריטים שפג תוקפם הם הפריטים האלה התוקף תקופות התיישנות שלהם.

    ספר לי עוד אודות מועד התפוגה פריטים ספציפיים Microsoft Outlook

    תקופות התיישנות המהוות ברירת מחדל עבור המועד שבו התוקף של פריטים בתיקיות פג או המועד שבו הם נמחקים

    תיקיה

    תקופת התיישנות

    'תיבת דואר נכנס' ו'טיוטות'

    6 חודשים

    'פריטים שנשלחו' ו'פריטים שנמחקו'

    חודשיים

    תיבת דואר יוצא

    3 חודשים

    לוח שנה

    6 חודשים

    משימות

    6 חודשים

    הערות

    6 חודשים

    יומן

    6 חודשים

    הערה: תיקיות שאתה יוצר המכילות מאותו סוג של פריטי תיבת דואר נכנס, לוח שנה, משימות, הערות, או יומן יש את אותו ברירת המחדל, לתקופת התיישנות של שישה חודשים, לדוגמה, תיקיית דואר אלקטרוני שאתה יוצר עבור דוחות מצב שהתקבלו לעמית לעבודה או תיקיית אנשי קשר שאתה יוצר עבור אנשי הקשר האישיים.

    בדיקת גילו של פריט

    סוג פריט

    מועד ההתחלה של תקופת ההתיישנות

    הודעת דואר אלקטרוני

    התאריך/השעה של הקבלה או המועד האחרון שבו שינית ושמרת את ההודעה, המאוחר מבין השניים.

    פגישה, אירוע או פעילות בלוח השנה

    התאריך שבו שינית ושמרת את הפריט לאחרונה, המאוחר מבין השניים. פריטים חוזרים אינם מאוחסנים ב'ארכיון אוטומטי'.

    משימה

    תאריך ההשלמה או המועד שבו שינית ושמרת את המשימה בפעם האחרונה. משימות שאינן מסומנות כמשימות שהושלמו אינן מאוחסנות בארכיון באופן אוטומטי. משימות שהוקצו לאנשים אחרים מאוחסנות בארכיון רק אם סומנו כמשימות שהושלמו.

    פתק

    המועד האחרון שבו שינית ושמרת את הפתק.

    ערך ביומן

    התאריך שבו הערך ביומן נוצר או המועד שבו שינית ושמרת את הערך בפעם האחרונה.

    איש קשר

    אנשי קשר אינם מאוחסנים בארכיון כברירת מחדל. עם זאת, באפשרותך לאחסן אותם בארכיון באופן ידני.

באפשרותך להתאים אישית את התנאים עבור הגדרות אלה כך שתתאים יותר לצרכיך אחסון. לקבלת מידע נוסף, ראה תיאורי שלהלן או כדי להביט באופן יסודי יותר ארכיון אוטומטי, ראה שימוש ארכיון אוטומטי כדי לגבות או מחיקה של פריטים.

ההגדרות עבור תפוגה של פריטים ומחיקה של פריטים עשוי להיות מבלבל במיוחד.

ספר לי עוד אודות תפוגה של ו- deleing פריטים.

  • פריטים מאוחסנים במיקומי הארכיון שלהם, אלא אם תשנה הגדרה אחת או יותר של ארכיון אוטומטי ותבחר למחוק את הפריטים כאשר התוקף שלהם יפוג. הפריטים אינם נמחקים ממיקומי הארכיון שלהם; ניתן רק למחוק אותם באופן אוטומטי לפני העברתם למיקום הארכיון. לאחר אחסונם בארכיון, ניתן למחוק אותם באופן ידני בלבד.

  • בחירה באפשרות למחוק פריטים לצמיתות מביאה למחיקתם האוטומטית כאשר התוקף שלהם פג. הפריטים אינם מאוחסנים בארכיון. לדוגמה, אם תלחץ על מחק פריטים שתוקפם פג (תיקיות דואר אלקטרוני בלבד), אפשרות זו תמחק את כל ההודעות בתיקיות הדואר האלקטרוני שלך, כגון 'תיבת דואר נכנס', 'פריטים שנשלחו' או 'טיוטות', כאשר הן יגיעו לסוף תקופות ההתיישנות שלהן. ההודעות לא יאוחסנו בארכיון.

הגדרות ואפשרויות עבור ארכיון אוטומטי

עיין בתיאורים הבאים לקבלת ההגדרות והאפשרויות שבאפשרותך להחיל בעת התאמה אישית של 'ארכיון אוטומטי'.

הגדרות ארכיון אוטומטי

1. הפעל ארכיון אוטומטי כל בחר באיזו תדירות ברצונך להפעיל ארכיון אוטומטי. אחסון בארכיון פריטים רבים בו-זמנית עלול להאט את ביצועי המחשב. לכן, עדיף לבחור את פרק הזמן שבו מקצרת את תהליך ארכיון אוטומטי. עליך לשקול כמה פריטים אתה בדרך כלל מקבל במהלך זמן נתון והתאם את מסגרת הזמן בהתאם.

הצג בקשה לפני הפעלת ארכיון אוטומטי     בחר באפשרות זו אם ברצונך ש- Outlook כדי להציג הודעת תזכורת לפני ארכיון אוטומטי מעבד פריטי Outlook שלך. כאשר תראה את ההודעה, באפשרותך ללחוץ על ללא כדי לבטל ההפעלה של ארכיון אוטומטי זו.

2. מחק פג פריטים (תיקיות דואר אלקטרוני בלבד) אפשרות זו לא נבחרה כברירת מחדל. באפשרותך לבחור שהודעות דואר אלקטרוני שנמחקו בעת לתקופת התיישנות שלו פג. תקופת ברירת המחדל עבור תיבת הדואר הנכנס שלך ופריטי טיוטה הוא שישה חודשים לבין שלושה חודשים עבור פריטים שנשלחו שלך, אך באפשרותך לשנות אלה תקופות באמצעות האפשרות ' נקה פריטים שגילם עולה.

ספר לי עוד אודות מועד התפוגה פריטים ספציפיים Microsoft Outlook

תקופות התיישנות המהוות ברירת מחדל עבור המועד שבו התוקף של פריטים בתיקיות פג או המועד שבו הם נמחקים

תיקיה

תקופת התיישנות

'תיבת דואר נכנס' ו'טיוטות'

6 חודשים

'פריטים שנשלחו' ו'פריטים שנמחקו'

חודשיים

תיבת דואר יוצא

3 חודשים

לוח שנה

6 חודשים

משימות

6 חודשים

הערות

6 חודשים

יומן

6 חודשים

הערה: תיקיות שאתה יוצר המכילות מאותו סוג של פריטים תיבת דואר נכנס, לוח שנה, משימות, פתקים או יומן להכיל את אותו ברירת המחדל, לתקופת התיישנות של שישה חודשים.

בדיקת גילו של פריט

סוג פריט

מועד ההתחלה של תקופת ההתיישנות

הודעת דואר אלקטרוני

התאריך/השעה של הקבלה או המועד האחרון שבו שינית ושמרת את ההודעה, המאוחר מבין השניים.

פגישה, אירוע או פעילות בלוח השנה

התאריך שבו שינית ושמרת את הפריט לאחרונה, המאוחר מבין השניים. פריטים חוזרים אינם מאוחסנים ב'ארכיון אוטומטי'.

משימה

תאריך ההשלמה או המועד שבו שינית ושמרת את המשימה בפעם האחרונה. משימות שאינן מסומנות כמשימות שהושלמו אינן מאוחסנות בארכיון באופן אוטומטי. משימות שהוקצו לאנשים אחרים מאוחסנות בארכיון רק אם סומנו כמשימות שהושלמו.

פתק

המועד האחרון שבו שינית ושמרת את הפתק.

ערך ביומן

התאריך שבו הערך ביומן נוצר או המועד שבו שינית ושמרת את הערך בפעם האחרונה.

איש קשר

אנשי קשר אינם מאוחסנים בארכיון כברירת מחדל. עם זאת, באפשרותך לאחסן אותם בארכיון באופן ידני.

3. פריטים ישנים בארכיון או מחק בחר אפשרות זו אם ברצונך פריטי Outlook בארכיון ולאחר מכן נמחקים בעת הגעתן בסוף התקופה התיישנות. בחר הגדרות נוספות כדי להחיל על אחסון בארכיון ורישום המחיקה.

4. בחר הצג תיקיית ארכיון ברשימת התיקיות שתיקיית הארכיון מופיע עם תיקיות עבודה אחרים שלך בחלונית הניווט. תיקיית הארכיון הראשי, תוכל לפתוח את תיקיות המשנה ולא שלך פריטים שאוחסנו בארכיון. בעת הצגת הפריטים בארכיון שלך, באפשרותך לוודא הפריטים הנכון היו בארכיון, ובאפשרותך גם לגרור פריטים שתזדקק חזור אל תיקיית עבודה.

5. בחר נקה פריטים שגילם עולה על קביעת תצורה של ברירת המחדל עבור שבהם ברצונך שלך פריטים בארכיון, בנוסף ימים, שבועות, או חודשים. באפשרותך להגדיר תקופה של יום אחד מעלה תקופה של חודשים 60. פירושו "נקי" לאחסן בארכיון — לאחסן — פריטים. אין פירושו "מחק" רק אם בחרת הגדרה זו עבור התיקיות במקום אחר.

6. העבר פריטים ישנים אל הגדרת ברירת המחדל עבור מיקום זה הוא שונה עבור מחשבים המבוססים על מערכות ההפעלה Windows Vista ו- Microsoft Windows XP. אם ברצונך להגדיר את יעד אחר עבור הפריטים בארכיון, באפשרותך לדפדף אל ולהגדיר במיקום אחר. פריטים מועברים למיקום זה לאחר לתקופת התיישנות שלהם.

  • Windows Vista     C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Microsoft Windows XP     Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst \Local Settings\Application C:\Documents and Settings\YourUserName

הערה: פריטים בארכיון במיקום מותאם אישית אינם נמחקים אלא אם כן אתה לפתוח את התיקיות ומחק אותם באופן ידני.

7. מחיקת פריטים לצמיתות אפשרות זו באופן מיידי מוחקת את הפריטים שפג תוקפו במקום להעבירם במיקום ברירת המחדל, כגון תיקיה אחרת שהקצית או התיקיה פריטים שנמחקו.

8. החל הגדרות אלה על כל התיקיות כעת אפשרות זו חלה על הגדרות ארכיון אוטומטי, כולל את השינויים שערכת, על כל התיקיות שלך. כדי לציין הגדרות שונות עבור תיקיה אחת או יותר, אל תבחר באפשרות זו. במקום זאת, השתמש בהוראות שמוצג מתחת ללחצן המסבירים כיצד לציין הגדרות עבור תיקיות בודדות. שינויים המבוצעים לתיקיות מסוימות חלים רק על תיקיות אלה.

9. מידע אודות מדיניות השמירה    בארגון שלך, מנהל מערכת עשוי לקבוע מדיניות שמירה שתקבע מתי וכיצד פריטי תיבת הדואר שלך יועברו באופן אוטומטי לארכיון. באפשרותך להציג מדיניות זו כאן, אך אינך יכול לשנות אותה ללא ההרשאות המתאימות.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×