הסבר על הגדרות הארכיון האוטומטי

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

'ארכיון אוטומטי' מסייע בניהול השטח של תיבת הדואר או שרת הדואר האלקטרוני שבו אתה משתמש על-ידי העברה אוטומטית של פריטים למיקום ארכיון. בהתאם לאפשרויות, 'ארכיון אוטומטי' משלים אחת מהפעולות הבאות או את שתיהן:

  • מעביר פריטים ממיקומם המקורי, בדרך כלל אחת מהתיקיות הפעילות שלך, לתיקיית ארכיון.

    להיכן מועברים הפריטים שלי?

    קובץ הארכיון הוא סוג של קובץ נתונים של Outlook‎ ‏(‎.pst‎). בעת ההפעלה הראשונה של 'ארכיון אוטומטי', קובץ הארכיון נוצר באופן אוטומטי. המיקום שבו הקובץ נוצר תלוי במערכת ההפעלה הפועלת במחשב שלך.

    • Windows 7     C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst

    • Windows Vista     C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Windows XP     Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst \Local Settings\Application C:\Documents and Settings\YourUserName

      איני יכול למצוא את התיקיות המפורטות במאמר זה

      ייתכן שחלק מהתיקיות יהיו מוסתרות. כדי להציג תיקיות מוסתרות ב- Windows, בצע את הפעולות הבאות:

      • לחץ על לחצן התחל ולאחר מכן לחץ על לוח הבקרה.

      • לחץ על אפשרויות תיקיה.

        כדי לאתר את אפשרויות תיקיה, בתיבת החיפוש בראש החלון, הקלד אפשרויות תיקיה. בלוח הבקרה של Windows XP, הקלד אפשרויות תיקיה בתיבה כתובת.

      • בכרטיסיה תצוגה, ברשימת ההגדרות מתקדם, תחת קבצים ותיקיות, תחת קבצים ותיקיות מוסתרים, בחר באפשרות הצג קבצים, תיקיות וכוננים מוסתרים.

  • פריטים שנמחקו לצמיתות שחלפה תקופת ההתיישנות שלהם.

הערה: אם תבחר למחוק פריטים אלה, הם לא יועברו לארכיון. אם תבחר להעביר פריטים לארכיון, לא תהיה אפשרות למחוק אותם באמצעות 'ארכיון אוטומטי'. לאחר שהפריטים יאוחסנו בארכיון, ניתן למחוק אותם באופן ידני בלבד.

לקבלת מידע נוסף אודות תכונת 'ארכיון אוטומטי', ראה שימוש בארכיון אוטומטי לגיבוי או מחיקה של פריטים.

תקופת התיישנות של פריטי Outlook

כל פריט Outlook שתקופת ההתיישנות שלו חלפה כלול ב'ארכיון אוטומטי' הבא, אלא אם כן הפריט סומן באופן ספציפי כך שלא ייכלל. תקופת ההתיישנות המוגדרת כברירת מחדל עבור כל תיקיית Outlook היא:

תיקיה

תקופת התיישנות

'תיבת דואר נכנס' ו'טיוטות'

6 חודשים

'פריטים שנשלחו' ו'פריטים שנמחקו'

חודשיים

תיבת דואר יוצא

3 חודשים

לוח שנה

6 חודשים

משימות

6 חודשים

הערות

6 חודשים

יומן

6 חודשים

הערה: תיקיות שאתה יוצר המכילות סוג פריטים זהה לזה הקיים בתיקיות תיבת דואר נכנס, לוח שנה, משימות, פתקים או יומן כוללות אותה תקופת התיישנות בת שישה חודשים, המהווה ברירת מחדל. לדוגמה, תיקיית דואר שיצרת עבור דוחות מצב שהתקבלו מעמית לעבודה או תיקיית אנשי קשר שיצרת עבור אנשי קשר אישיים.

בדיקת גילו של פריט

סוג פריט

מועד ההתחלה של תקופת ההתיישנות

הודעת דואר אלקטרוני

התאריך/השעה של הקבלה או המועד האחרון שבו שינית ושמרת את ההודעה, המאוחר מבין השניים. סימון הודעה כהודעה שנקראה או לא נקראה מהווה דוגמה לשינוי בהודעה.

פגישה, אירוע או פעילות בלוח השנה

התאריך שבו שינית ושמרת את הפריט לאחרונה, המאוחר מבין השניים. פריטים חוזרים אינם מאוחסנים ב'ארכיון אוטומטי'.

משימה

תאריך ההשלמה או המועד שבו שינית ושמרת את המשימה בפעם האחרונה. משימות שאינן מסומנות כמשימות שהושלמו אינן מאוחסנות בארכיון באופן אוטומטי. משימות שהוקצו לאנשים אחרים מאוחסנות בארכיון רק אם סומנו כמשימות שהושלמו.

פתק

המועד האחרון שבו שינית ושמרת את הפתק.

ערך ביומן

התאריך שבו הערך ביומן נוצר או המועד שבו שינית ושמרת את הערך בפעם האחרונה.

איש קשר

אנשי קשר אינם מאוחסנים בארכיון כברירת מחדל. עם זאת, באפשרותך לאחסן אותם בארכיון באופן ידני.

לראש הדף

הגדרות ואפשרויות של 'ארכיון אוטומטי'

עיין בתיאורים הבאים לקבלת ההגדרות והאפשרויות שבאפשרותך להחיל בעת התאמה אישית של 'ארכיון אוטומטי'.

תיבת הדו-שיח 'הגדרות עבור ארכיון אוטומטי'

הפעל ארכיון אוטומטי כל n ימים    בחר באיזו תדירות יופעל 'ארכיון אוטומטי'. העברת פריטים רבים לארכיון בו-זמנית עשויה להאט את ביצועי המחשב. לפיכך, עדיף להשתמש ב'ארכיון אוטומטי' לעתים קרובות יותר כדי להקטין את מספר הפריטים המעובדים.

כדי לבטל את תכונת הארכיון האוטומטי, נקה את תיבת הסימון הפעל ארכיון אוטומטי כל n ימים.

הצג הודעה לפני הפעלת ארכיון אוטומטי    בחר אם ברצונך להציג הודעת תזכורת לפני שהארכיון האוטומטי יעבד את פריטי Outlook שלך. כאשר מופיעות הודעות, באפשרותך ללחוץ על לא בהודעת התזכורת כדי לבטל את הפעלה זו של 'ארכיון אוטומטי'.

מחק פריטים שתוקפם פג (תיקיות דואר אלקטרוני בלבד)   אפשרות זו מבוטלת כברירת מחדל. בחר בתיבת סימון זו כדי למחוק הודעות לאחר שחלפה תקופת ההתיישנות שלהם.

אחסן בארכיון או מחק פריטים ישנים    בחר באפשרות זו אם ברצונך לקבוע או לשנות את ההגדרות שבהמשך. אם תיבת סימון זו לא נבחרה, 'ארכיון אוטומטי' יפעל תוך שימוש בהגדרות ברירת המחדל.

הצג תיקיית ארכיון ברשימת התיקיות    בחר בתיבת סימון זו כדי להציג פירוט של תיקיית הארכיון יחד עם תיקיות העבודה האחרות שלך בחלונית הניווט. אם לא תשתמש באפשרות זו, עדיין תוכל לפתוח את תיקיית הארכיון - לחץ על הכרטיסיה קובץ ולאחר מכן בכרטיסיה פתיחה, לחץ על פתיחת קובץ נתונים של Outlook.

נקה פריטים שגילם עולה על    ציין את הגיל שבו ברצונך שפריטים יועברו לארכיון לפי ימים, שבועות או חודשים. באפשרותך לקבוע תקופה של החל מיום אחד ועד 60 חודשים.

העבר פריטים ישנים אל    בחר בתיבת סימון זו כדי להעביר לארכיון פריטים ישנים במקום למחוק אותם באופן אוטומטי. תיקיית ברירת המחדל מופיעה בתיבה. כדי להשתמש בתיקיה שונה, הזן את מיקום התיקיה בתיבה או לחץ על עיון. בחירה באפשרות זו תנקה את הבחירה של האפשרות מחק פריטים לצמיתות.

מחק פריטים לצמיתות    אפשרות זו מוחקת פריטים שפג תוקפם. הפריטים אינם מועברים ולא נשמר עותק ארכיון. בחירה באפשרות זו תנקה את הבחירה של האפשרות העבר פריטים ישנים אל.

החל הגדרות אלה על כל התיקיות כעת    אפשרות זו מחילה את הגדרות 'ארכיון אוטומטי', כולל השינויים, על כל התיקיות. כדי לציין הגדרות ייחודיות עבור תיקיה אחת או יותר, אל תבחר באפשרות זו. במקום זאת, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה, לחץ על מאפיינים ולאחר מכן עבור לכרטיסיה ארכיון אוטומטי כדי לשנות את ההגדרות עבור כל תיקיה שברצונך לשנות.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×