המטרה של ניהול פרוייקט: התחלת פרוייקט

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

.

בטרם תבנה פרוייקט ב- Project 2010, עליך להחליט מהו בדיוק הפרוייקט, מהו ההיקף שלו, ומה אתה מצפה להשיג.

רגע! יש עוד דבר: עליך להחליט אם אתה בכלל זקוק לפרוייקט.

מבט כולל זה מציג את התמונה המלאה של תכנון הפרוייקט שלך. הפעל את הקישורים בכל שלב לקבלת מידע מפורט אודות כל תהליך.

מאמר זה מהווה את אחת המטרות פרוייקטים ניהול על מפת הדרכים של Project.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

החלט אם אתה זקוק לפרוייקט

הגדרת יעדי הפרוייקט

זיהוי הנחות הפרוייקט שלך

זיהוי אילוצי הפרוייקט שלך

הכנת תוכנית ניהול היקף

החלטה אם אתה זקוק לפרוייקט

לפני שתתחיל בסידרה ארוכה של פעילויות, שאל את עצמך אם מה שאתה עושה הוא פרוייקט. אם אתה בר-מזל, יש לך כמה פעילויות גדולות שאינן באמת דורשות את התקורה של ניהול פרוייקט מלא.

קרא עוד אודות קבלת החלטה אם אתה זקוק לפרוייקט...

פרוייקט הוא בדרך כלל:

  • זמני וייחודי.    עיצוב מכונית ייצור צמח הוא פרוייקט מכיוון שהיא מהווה פעילות חד-פעמית. ייצור של המכונית המגיעים מחוץ הצמח, למרות אותו כרוכה בשלבים מקושרות רבות, הוא סידרה מתמשך של פעילויות.

  • בעל התחלה וסוף.    עיצוב מכונית ייצור צמח מכיל את תאריך סיום, אך ייצור של מכוניות מתמשך.

  • צורך משאבים.    אנשים או חומרים, אתה מוגבל ומשאבים צריכים להיות מנוהלים בזהירות, במיוחד אם הם משותפים בין פרוייקטים.

  • בעל תקציב.    מנהלי פרוייקט הם בדרך כלל בעבורך רווחיות הכולל של פרוייקט ואם הפעילויות של הפרוייקט להיות במסגרת העלויות המוקצה לכיוון הפרוייקט.

להלן מספר דוגמאות של פרוייקטים:

  • פיתוח מוצר חדש.

  • שינוי המבנה של ארגון.

  • בניית בית.

  • עיצוב סוג של רכב בעל פליטה נמוכה.

הגדרת יעדי הפרוייקט

יעדים ברורים הם הכרחיים מכיוון שהצלחת הפרוייקט שלך תיקבע לפי מידת השגתם.

קרא עוד אודות הגדרת יעדי...

יעד ברור של פרוייקט הוא גם ספציפי וגם ניתן למדידה. הימנע מיעדים מעורפלים כגון "ליצור תוצרים מיוחדים במינם". יעדים של פרוייקט עשויים לכלול:

  • רשימת תוצרים.

  • תאריכי יעד ספציפיים הן עבור הפרוייקט והן אבני דרך.

  • קריטריוני איכות ספציפיים שעל התוצרים לעמוד בהם.

  • תקרות של עלויות שאסור לפרוייקט לחרוג מהן.

כדי שהיעדים יהיו יעילים, על כל בעלי העניין בפרוייקט להסכים עליהם באופן רשמי. לעתים קרובות, מנהל הפרוייקט יוצר מסמך יעדים שהופך לחלק קבוע מהפרוייקט.

קישור יוצג בעתיד

צרף קבצי Microsoft Office או קבצים אחרים לתוכנית הפרוייקט שלך לצורך גישה מהירה.

למד על OneNote 2010

ריכוז ושיתוף יעדי פרוייקט באמצעות OneNote 2010.

העלאת מסמכים

אם הארגון שלך משתמש ב- Project Server, באפשרותך להעלות מסמכים תומכים לאתר הפרוייקט באמצעות Project Online.

תחילת העבודה עם Project Server

למד כיצד להשתמש ב- Project Server 2010 כדי להעלות מסמכים, לעקוב אחר פרוייקטים משלב ההתחלה ועד לאישור, ולהעריך אותם לאור מטרות הארגון.

זיהוי הנחות הפרוייקט שלך

כדי להתחיל לתכנן, עליך להעלות השערות מושכלות לגבי רכיבי מפתח של הפרוייקט, ולאחר מכן להשתמש בהערכות אלה כדי ליצור את לוח הזמנים שלך.

קרא עוד אודות זיהוי הנחות...

שקול תחומי פרוייקט אלה בעת זיהוי הנחות היסוד שלך:

  • קבלת תוצרים מפרוייקטים אחרים.אם הפרוייקט שלך תלוי בעבודתם של אחרים, האם הם מבינים את התלות שלך ומסכימים לתאריכי המסירה?

  • זמינות משאבים (כולל אנשים, חומרים וציוד).אם אינך מנהל חלק מהאנשים שעובדים על הפרוייקט שלך, מי כן מנהל אותם? והאם אדם זה אישר את השימוש שלך במשאבים אלה?

  • משכי זמן של פעילויות.האם הערכות הפעילויות שלך מבוססות על מידע מוצק או על הערכות?

  • עלויות הפרוייקט.עד כמה העלות חשובה? מי חייב לאשר שינויים בתקציב?

  • הזמן העומד לרשותך.אם אתה צריך לעמוד בתאריך יעד ידוע, האם זה מציאותי שתשלים את כל הפעילויות ברמת איכות קבילה?

  • תוצרים. רשימת יחסי תלות בין פרוייקטים ותוצרים תואם למה הלקוחות ובעלי עניין אחרים לצפות? אם עליך בסכנה על תוצר, שלך בעלי עניין הסכמת על בדרך כלל להיות בסכנה אילו היבטים של התוצר תחילה?

תוכניות Microsoft Office יכולות לעזור לך להבין מורכבויות של פרוייקט.

יצירת תרשים זרימה מסלול שחייה

צור תרשים זרימה חוצה ארגון מסוג 'מסלול שחייה' המתאר הנחות פרוייקט באמצעות Visio 2010.

יצירת בלוג

מאמר

צור בלוג שבו יוכלו חברי צוות לערוך סיעור מוחות להעלאת רעיונות לפרוייקט באמצעות SharePoint 2010.

תחילת העבודה עם Office Online ב- Office 365

שתף מידע של פרוייקט באופן מקוון באמצעות התוכניות המקוונות Word‏, Excel‏, PowerPoint‏ ו- OneNote של Microsoft.

זיהוי אילוצי הפרוייקט שלך

אילוצים של פרוייקט הם גורמים שעשויים להגביל את האפשרויות של מנהל הפרוייקט.

בדרך כלל, שלושת האילוצים העיקריים הם:

  • לוח זמנים, כגון תאריך סיום מוגדר או תאריך יעד עבור אבן דרך עיקרית.

  • משאבים, כגון תקציב מוגדר מראש.

  • היקף, כגון דרישה לפיתוח שלושה דגמים של המוצר.

שינוי באחד מאילוצים אלה משפיע בדרך כלל על שני האחרים ויכול להשפיע על האיכות הכוללת.

קרא עוד אודות זיהוי אילוצים …

לדוגמה, קיצור משך הפרוייקט (לוח זמנים) עשוי להגדיל את מספר העובדים שיידרשו לך (משאבים) ולהפחית את מספר התכונות שניתן לכלול במוצר (היקף).

מנהל הפרוייקט קובע לאחר מכן אם שינויים אלה מקובלים. עיקרון זה נקרא "משולש האילוצים של ניהול פרוייקט" או "משולש הפרוייקט".

בתהליך התכנון, פרט את אילוצי הפרוייקט שלך כדי להבטיח שכל בעלי עניין של הפרוייקט מודעים להם ולאפשר להם להגיב על הרשימה.

כדאי גם שבעלי עניין יסכימו לגבי אופן התגובה לאילוצים בלתי צפויים המתעוררים במהלך הפרוייקט.

הכנת תוכנית של ניהול היקף

היקף הפרוייקט הוא שילוב של כל יעדי הפרוייקט, הפעילויות שלו והעבודה הנדרשת לשם השגתם.

תוכנית ניהול ההיקף היא מסמך המתאר כיצד ינוהל היקף הפרוייקט וכיצד שינויים בהיקף ישולבו בפרוייקט.

קרא עוד אודות תוכניות ניהול היקף...

תוכנית ניהול היקף עשויה לכלול:

  • הערכה של מידת הסבירות לכך שההיקף ישתנה, באיזו תדירות ובאיזו מידה.

  • תיאור האופן שבו שינויים בהיקף יזוהו ויסווגו.

    לדוגמה, בפרוייקט בניה, ייתכן שתחליט שמנהל צוות העבודה יכול לאשר את העבודה אם הלקוח מבקש שינוי בתכנון שיעלה פחות מ- $1,000, אך אם השינוי יעלה יותר, מנהל הפרוייקט והלקוח יצטרכו להעריך מחדש את היקף הפרוייקט מבחינת עלות, משאבים וגורמים אחרים.

  • תוכנית למקרה שבו מזוהה שינוי בהיקף (לדוגמה, ליידע את גורם המימון ולהנפיק הזמנת שינוי בחוזה).

תוכנית ניהול היקף הנערכת בקפידה יכולה לשמש כבסיס לתוכנית לשעת חירום הפרוייקט שלך.

למרות שניתן ליצור תוכנית ניהול היקף באמצעות Project, מנהלי פרוייקטים יוצרים אותה בדרך כלל באמצעות תוכניות אחרות כגון Microsoft Word או ב- OneNote.

חזור אל מפת הדרכים של הפרוייקט

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×