הכנת מקור הנתונים שלך ב- Excel 2016 למיזוג דואר של Word

הכנת מקור הנתונים שלך ב- Excel 2016 למיזוג דואר של Word

בנית רשימה של אנשי קשר ונתונים אחרים שברצונך להשתמש בה עבור מיזוג דואר של Word. אם מקור הנתונים שלך הוא גיליון אלקטרוני קיים של Excel, כל שנותר לך הוא להכין את הנתונים למיזוג דואר. אך אם מקור הנתונים שלך הוא קובץ מופרד באמצעות טאבים (‎.txt) או קובץ ערך מופרד באמצעות פסיק (‎.csv), תחילה עליך לייבא את הנתונים לתוך Excel ולאחר מכן להכין אותם למיזוג דואר.

הערה: בגירסה קודמת של Excel, ייתכן שהשתמשת בחילופי מידע דינאמיים (DDE) בשילוב עם אשף מיזוג הדואר שלב אחר שלב ב- Word. ‏Excel אינו תומך עוד ב- DDE. אם ברצונך שנשקול תכונה זו לגירסה הבאה של Excel, שלח לנו הערה בתיבת ההצעות של Excel.

שלב 1: הגדרת מקור הנתונים שלך ב- Excel

אם אתה משתמש כבר בגיליון אלקטרוני של Excel כמקור הנתונים שלך עבור מיזוג דואר ב- Word, עבור לשלב 2 בנושא זה. אם מקור הנתונים הוא קובץ ‎.txt או קובץ ‎.csv המכיל את אנשי הקשר של Gmail, לדוגמה, השתמש באשף ייבוא הטקסט כדי להגדיר את הנתונים שלך ב- Excel.

  1. פתח את Excel.

  2. בכרטיסיה נתונים, בחר קבל נתונים חיצוניים > מטקסט.

    האפשרות 'מטקסט' מסומנת בכרטיסיה 'נתונים'.

  3. בחר את קובץ ה- ‎.txt או ה- ‎.csv הרצוי ולאחר מכן בחר ייבוא.

  4. באשף ייבוא הטקסט, בחלונית סוג נתונים מקורי, בחר מופרד.

    Excel, קבלת נתונים חיצוניים מטקסט, אשף ייבוא הטקסט, שלב 1 מתוך 3

  5. בחר את תיבת הסימון הנתונים שלי כוללים כותרות שמעל לחלונית תצוגה מקדימה אם הקובץ שאתה מייבא כולל כותרות ולאחר מכן בחר הבא.

  6. בחלונית מפרידים, בחר בתיבת הסימון התואמת את המפריד (כגון טאב או פסיק) שבו משתמשים הנתונים שלך ולאחר מכן בחר הבא.

    האפשרויות עבור מפרידים מסומנות באשף ייבוא הטקסט.

    עצה: החלונית תצוגה מקדימה של נתונים מראה לך איך ייראו התוצאות בעיצוב טבלה.

  7. תחת תצוגה מקדימה של נתונים, בחר את העמודה המכילה מיקודים, ותחת תבנית נתוני עמודה, בחר טקסט.

    האפשרות 'טקסט' עבור 'תבנית נתוני עמודה' מסומנת באשף ייבוא הטקסט.

    הערה: בכל פעם שתחיל תבנית נתונים — כללי, טקסט או תאריך — על עמודה, השם של התבנית יופיע בכותרת הטבלה עבור אותה עמודה.

  8. חזור על שלב 7 לפי הצורך, ובחר את העמודה שברצונך לשנות ואת תבנית הנתונים שברצונך להחיל.

  9. בחר סיום.

  10. בתיבת הדו-שיח ייבוא נתונים, קבל את הגדרת ברירת המחדל של גליון העבודה הקיים ואת כתובת התא ולאחר מכן בחר אישור.

    תיבת הדו-שיח 'ייבוא נתונים', בחר למקם את הנתונים בגליון עבודה קיים, הגדרת ברירת המחדל, או בגליון עבודה חדש

    זהירות: כתובת התא בתיבת הדו-שיח ייבוא נתונים מציגה את התא הנוכחי שנבחר. הנתונים מיובאים החל מכתובת התא בעל השם.

  11. שמור את הגיליון האלקטרוני עם שם קובץ חדש.

לאחר שייבאת בהצלחה קובץ ‎.txt או ‎.csv, עבור לשלב 2.

שלב 2: הכנת מקור הנתונים שלך

במקור הנתונים של Excel שבו תשתמש עבור רשימת דיוור במיזוג דואר של Word, הקפד לעצב נכון עמודות של נתונים מספריים. עצב עמודה עם מספרים, לדוגמה, כך שתתאים לקטגוריה ספציפית, כגון מטבע.

אם תבחר אחוז כקטגוריה, שים לב לכך שתבנית האחוזים תכפיל את ערך התא ב- 100. עצב עמודה של אחוזים כטקסט אם ברצונך להימנע מפקטור כפל זה. כמו כן, יש לעצב עמודה המכילה מיקודים כטקסט כדי לשמר את הנתונים במהלך מיזוג דואר. אפסים מובילים — לדוגמה, 00399 — בקודים מושמטים במהלך מיזוג דואר אם הם לא מעוצבים כטקסט.

  1. פתח את מקור הנתונים של Excel ובחר את העמודה המכילה את המיקודים.

  2. בכרטיסיה בית, בקבוצה מספר, בחר את החץ למטה בתיבה תבנית מספר (כללי) ולאחר מכן בחר אפשרות ברשימה.

    ב- Excel, בכרטיסיה 'בית', בקבוצה 'מספר', בחר את החץ למטה בתיבה 'כללי' כדי לבחור את תבנית המספר שתהיה בשימוש.

הקפד להוסיף את הסימן המתאים לפני או אחרי שדה מיזוג. לדוגמה, כך ייראה ערך של מטבע ושל אחוז אם תשמיט סימנים.

מסמך מיזוג דואר הכולל את הטקסט "תרומתך על סך 50.00" ו"מציעים לך הנחה של 20".

אם תכלול את הסימנים, המספרים יהיו הגיוניים יותר.

מסמך תוצאות מיזוג דואר הכולל את הטקסט "תרומתך על סך 50.00 ש"ח" ו"מציעים לך הנחה של 20%".

במסמך מיזוג הדואר שלך, עליך להוסיף את הסימנים לפני או אחרי שדות המיזוג באופן הבא:

מסמך מיזוג דואר לדוגמה שבו ליד שדה בשם 'תרומה' מופיע סימן מטבע, וליד שדה בשם 'אחוז' מופיע סימן אחוז.

למידע נוסף

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×