הכנת מקור הנתונים שלך ב- Excel עבור מיזוג דואר של Word

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

שלב חיוני בתהליך מיזוג הדואר Word לקבוע ובאופן הכנת מקור נתונים. באפשרותך להשתמש במקור נתונים קיים Excel או לבנות רשומה חדשה על-ידי ייבוא קובץ מופרד באמצעות טאבים (. txt) או ערכים המופרדים באמצעות פסיק (csv). לאחר שהגדרת מוכן מקור הנתונים שלך, באפשרותך לבצע מיזוג דואר באמצעות חילופי מידע דינאמיים (DDE) עם אשף מיזוג הדואר שלב אחר שלב או באמצעות שיטת ידנית של מיזוג דואר.

אם אתה משתמש במקור נתונים קיים Excel עבור מיזוג הדואר שלך, באפשרותך להשתמש רשימת אנשי קשר ' או ' פנקס כתובות של. txt או קובץ. csv. באשף ייבוא טקסט מנחה אותך לאורך שלבי קבלת נתונים הנמצא txt או קובץ. csv לתוך Excel.

  1. פתח Excel.

  2. בכרטיסיה נתונים, בחר באפשרות קבל נתונים חיצוניים > מטקסט.

    האפשרות 'מטקסט' מסומנת בכרטיסיה 'נתונים'.

  3. בחר את הקובץ txt או. csv הרצוי ולאחר מכן בחר באפשרות יבא.

  4. אשף ייבוא הטקסט, בחלונית לסוג הנתונים המקורי, בחר מופרד.

    Excel קבלת נתונים חיצוניים מטקסט, אשף ייבוא הטקסט, שלב 1 מתוך 3

  5. בחר את תיבת הסימון הנתונים שלי כוללים כותרות מעל חלונית התצוגה המקדימה, אם הקובץ שאתה מייבא יש כותרות ולאחר מכן בחר הבא.

  6. בחלונית מפרידים, בחר בתיבת הסימון התואמת את המפריד (כגון טאב או פסיק) שלך משתמש נתונים ולאחר מכן בחר הבא.

    האפשרויות עבור מפרידים מסומנות באשף ייבוא הטקסט.

    עצה: חלונית תצוגה מקדימה של נתונים מציגה התוצאות ייראה בתבנית של טבלה.

  7. תחת תצוגה מקדימה של נתונים, בחר את העמודה המכילה מיקודים או קודי מיקוד ולאחר תחת תבנית נתוני עמודה, בחר את הטקסט.

    האפשרות 'טקסט' עבור 'תבנית נתוני עמודה' מסומנת באשף ייבוא הטקסט.

    הערות: 

    • התבניות הזמינות הן כללי, טקסט ותאריך. בכל פעם שאתה להחיל תבנית נתוני עמודה, השם של התבנית מופיע בכותרת הטבלה עבור עמודה זו.

    • עמודה שמכילה נתונים מספריים כגון אחוז או ערך מטבע, לדוגמה, רק ניתן לעצב לאחר ייבוא הקובץ. עיין בסעיף "עיצוב נתונים מספריים Excel "המשנה הבא לקבלת מידע נוסף.

  8. חזור על שלב 7 לפי הצורך, בחירת העמודה שברצונך לשנות את תבנית הנתונים שברצונך להחיל.

  9. בחר סיום.

  10. בתיבת הדו-שיח ייבוא נתונים, קבל את הגדרת ברירת המחדל של גליון עבודה קיים ואת כתובת התא ולאחר מכן בחר אישור.

    בתיבת הדו-שיח ייבוא נתונים, בחר כדי למקם את הנתונים בגליון עבודה קיים, ברירת המחדל, או בגליון עבודה חדש

    זהירות: כתובת התא בתיבת הדו-שיח ייבוא נתונים מציגה את התא הנבחר הנוכחי. נתונים מיובאים החל מ- כתובת התא בעל שם.

  11. כשתסיים, שמור את מקור הנתונים שלך עם שם קובץ חדש.

עיצוב נתונים מספריים Excel

עצב נתונים מספריים כגון ערכי מטבע בכל מקור נתונים חדש או קיים ב- Excel שבו בכוונתך להשתמש במיזוג דואר Word או אחוזים. כדי לשמר את הנתונים המספריים עיצבת כאחוז או כמטבע במהלך מיזוג דואר, בצע את ההוראות המופיעות "שלב 2: שימוש חילופי מידע דינאמיים (DDE) עבור מיזוג דואר" מקטע.

במקור הנתונים שלך Excel שבו תשתמש עבור רשימת נמענים במיזוג דואר Word, ודא שעיצוב עמודות של נתונים מספריים כראוי. עיצוב עמודה עם מספרים, לדוגמה, כדי להתאים קטגוריה מסוימת כגון מטבע.

  1. פתח את מקור הנתונים Excel שלך.

  2. בחר עמודה שברצונך לעצב.

  3. בכרטיסיה בית, בקבוצה מספר, בחר את התיבה תבנית מספר (כללי) חץ למטה ולאחר מכן בחר אפשרות מהרשימה.

    ב- Excel, בכרטיסיה בית, בקבוצה מספר, בחר בחץ למטה כדי לבחור את תבנית המספר לשימוש בתיבה כללי.

  4. חזור על שלבים 2 ו- 3 לפי הצורך.

  5. כשתסיים, בחר באפשרות שמור.

כאשר יש לך מקור נתונים Excel המכיל מספרים מעוצב כגון אחוזים ומספרים ערכי מטבע, חלק הנתונים המספריים לא ישמרו על העיצוב שלו במהלך מיזוג דואר. תקבל את תוצאות מיזוג הדואר הרצוי ולאחר מכן ניתן לשמר את העיצוב של נתונים מספריים ב- Excel באמצעות DDE.

תבנית נתוני Excel בהשוואה לשדה מיזוג עבודה באמצעות או אינך משתמש בחילופי מידע דינאמיים

הערה: אם תחליט לא להשתמש DDE, בצע את ההנחיות להשתמש במיזוג דואר כדי לשלוח הודעות דואר אלקטרוני בצובר.

  1. פתח את Word, בחר קובץ > אפשרויות > מתקדם.

  2. תחת כללי, ובחר אשר המרת תבנית קובץ בעת הפתיחה תיבת הסימון.

    האפשרות 'אשר המרת תבנית קובץ בעת הפתיחה'

  3. בחר באפשרות אישור.

  4. בכרטיסיה דברי דואר, בחר התחל מיזוג דואר > אשף מיזוג דואר צעד אחר צעד.

    ב- Word, בכרטיסיה דברי דואר, בחר התחל מיזוג דואר, ולאחר מכן בחר אשף מיזוג דואר צעד אחר צעד

  5. בחלונית מיזוג דואר, תחת בחירת נמענים, בחר באפשרות השתמש ברשימה קיימת.

    ב- Word, חלונית המשימות מיזוג דואר אשר נפתח כאשר אתה בוחר את אשף מיזוג דואר צעד אחר צעד בקבוצה מיזוג דואר

  6. תחת השתמש ברשימה קיימת, בחר עיון ולאחר מכן פתח את הגיליון האלקטרוני מעוצב.

  7. בתיבת הדו-שיח אישור מקור נתונים, בחר את תיבת הסימון הצג הכל, בחר MS Excel Worksheets via DDE (*. xls) > אישור.

    תיבת הדו-שיח 'אישור מקור נתונים'

  8. בתיבת הדו-שיח Microsoft Excel, בחר את הגיליון האלקטרוני כולו > אישור.

    תיבת הדו-שיח Microsoft Excel ב- Word

  9. בעת פתיחת תיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר, לחץ על אישור.

    בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר, המציג את התוכן של גיליון אלקטרוני של Excel המשמשים כמקור נתונים עבור רשימת נמענים

  10. המשך מיזוג מכתב, הודעת הדואר האלקטרוני, התוויתאו המעטפה שלך.

עצה: באפשרותך למנוע שתתבקש על-ידי Word בכל פעם שאתה פותח קובץ נתונים. לאחר שתתחבר לרשימת הדיוור שלך, עבור אל קובץ > אפשרויות > מתקדם. תחת כללי, נקה את תיבת הסימון אשר המרת תבנית קובץ בעת הפתיחה.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×