הכל אודות זרימות עבודה של אישור

הכל אודות זרימות עבודה של אישור

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

זרימות עבודה SharePoint יכול לסייע לך תהליכים עסקיים, הפיכתם הן עקבי יותר ויעילה יותר לאוטומטיים. מאפשר זרימת עבודה של אישור שהניתוב של מסמכים ופריטים אחרים המאוחסנים ב- SharePoint אחד או יותר לאנשים לאישור שלהם.

לקבלת מידע נוסף, ראה אודות זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint.

חשוב: כברירת מחדל, זרימת העבודה של האישור אינו מופעל, והיא אינה מופיעה בתיבת הרשימה בחר תבנית של זרימת עבודה של טופס השיוך. כדי להפוך אותו לזמין לשימוש, מנהל אתר חייב להפעיל אותן ברמת אוסף האתרים. עבור אל הגדרות האתר > תכונות אוסף אתרים > הפעלת התכונה ' זרימות עבודה '. כמו כן, SharePoint 2013 מספק תבניות זרימת עבודה אלה בהתבסס על מצב תאימות SharePoint 2010. כדי ליצור זרימת עבודה המבוססת SharePoint 2013 עם לוגיקה דומה, השתמש SharePoint Designer 2013.

אם כל מה שעליך לעשות הוא להשלים משימת זרימת עבודה של אישור    פשוט גלול מטה אל המקטע ביצוע ולהרחיב אותה. ייתכן שלא תזדקק כל המקטעים אחרים לעת עתה.

השוואה של תהליך ידני עם זרימת עבודה אוטומטית

זרימות עבודה SharePoint הן:

  • יעילה ועקבית    זרימת עבודה של אישור מנתבת באופן אוטומטי את המסמך או הפריט, מקצה משימות סקירה ועוקבת אחר התקדמותן ושולחת תזכורות והודעות בעת הצורך. ניתן לנטר את הפעילות בזרימת עבודה ולהתאים אותה מעמוד מצב מרכזי, וההיסטוריה של אירועים בהפעלת זרימת עבודה נשמרת למשך 60 יום לאחר ההשלמה.

  • פחות עבודה עבורך    זרימת עבודה של אישור חוסכת לך ולעמיתיך זמן ובעיות, ובו-זמנית מפשטת ומתקננת את תהליך האישור.

להלן דיאגרמה של גירסה מאוד פשוטה של זרימת העבודה של אישור.

דיאגרמה של זרימת עבודה פשוטה של אישור

המידע במאמר זה מוצג בעשרה סעיפים הניתנים להרחבה.

לחץ כאן לקבלת כמה עצות אודות קבלת את המרב ממאמר זה

אם כל מה שעליך לעשות הוא להשלים משימת זרימת עבודה של אישור    פשוט גלול מטה אל המקטע ביצוע ולהרחיב אותה. ייתכן שלא תזדקק כל המקטעים אחרים לעת עתה.

אם ברצונך להוסיף, להפעיל, לפקח, ולתחזק זרימות עבודה    אם עדיין אינך מכיר משימות אלה, ייתכן שיהיה לך נוח לעבודה שלך דרך במאמר זה, מקטע על-ידי מקטע, הראשון זמן לך העיצוב והוספה של זרימת עבודה. לאחר שאתה מכיר את המידע והפריסה מאמר, תוכל לעבור ישירות אל הסעיף שהדרוש לך על כל ביקורים החזרה.

אישור תוכן ואישור פרסום    ייתכן שברשותך רשימות או ספריות שבהן ברצונך לסקור פריטים חדשים ו/או גירסאות חדשות של הפריטים הנוכחיים כדי לבדוק את מידת דיוק התוכן שלהם, או את הלימות הצורה והסגנון שלהם, לפני שהם נגלים לעיני כל מי שיש לו גישה לרשימה. סוג זה של תהליך סקירה נקרא אישור תוכן, ובאפשרותך להשתמש בזרימת עבודה של אישור כדי לשלוט באישור תוכן ברשימה או בספריה. (בנוסף, קיימת זרימת עבודה דומה מאוד של אישור פרסום, אשר נוצרה במיוחד לשימוש באתרי SharePoint המפרסמים דפי אינטרנט באינטרנט.)

מילה לגבי הדפסת מאמר זה    זהו מאמר ארוך. אם ברצונך להדפיס סעיפים שנבחרו בלבד, ודא כי רק סעיפים אלה מורחבים בעת ההדפסה. (בנוסף, אם ברצונך לכלול את כל פריטי הגרפיקה בעותק המודפס, הדפס בכיוון לרוחב ולא בכיוון לאורך.)

ומילה לגבי חיפוש    לפני שתוכל לחפש כל טקסט או מונח במאמר זה, ודא שכל המקטעים שבהם ברצונך לבצע חיפוש מורחבים.

זרימת עבודה של אישור היא תכונה של SharePoint המנתבת מסמך או פריט אחר המאוחסנים ברשימה או בספריה של SharePoint לאדם אחד או יותר לצורך אישור או דחייה. זרימת העבודה הופכת לאוטומטי, מפשטת ומתקננת את התהליך כולו.

דיאגרמת זרימת עבודה של אישור פשוטה

זרימת העבודה של אישור בסיסי הכלולה ב- SharePoint משמשת כתבנית. באמצעות תבנית זו, באפשרותך להוסיף זרימות עבודה של אישור מרובות לאתרים שלך. כל זרימת עבודה שאתה מוסיף היא גירסה ייחודית של זרימת העבודה של אישור, כל אחת וצורת עבודתה המתמחית, בהתבסס על ההגדרות שאתה מציין בעת הוספתה.

מקטעים בסעיף זה

  1. מה זרימת עבודה של אישור לעשות עבורי?

  2. מה אין באפשרותה של זרימת עבודה?

  3. מי יכול להשתמש בסוג זה של זרימת עבודה?

  4. כיצד לך לתכנן, להוסיף, להפעיל ולתחזק סוג זה של זרימת עבודה?

1. מה באפשרותה של זרימת עבודה של אישור לבצע?

  • בעת הוספה ראשונה של זרימת עבודה של אישור לרשימה, לספריה, או לאוסף אתרים, באפשרותך לציין כמה משתתפים לכלול, ולציין אם הפעילויות שלהם יוקצו זו אחר זו (באופן טורי) או כולן בו-זמנית (באופן מקבילי). באפשרותך אף להחליט אם לחלק את פעילויות המשתתפים לשני שלבים נפרדים או יותר, וכן לציין תאריך יעד סופי ו/או את השעה המותרת להשלמת כל משימה. ובכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני בפריט, באפשרותך לשנות כל אחת מההגדרות הללו.

  • זרימת העבודה מקצה משימה לכל משתתף שצוין. כל משתתף בוחר אחת מבין כמה תגובות אפשריות: לאשר או לדחות את הפריט, לבקש שינוי בפריט, להקצות מחדש את המשימה, או לבטל או למחוק את המשימה.

  • בעת הפעלת זרימת העבודה, באפשרותך לנטר אחר ההתקדמות ולבצע התאמות (במקרה הצורך) מדף מצב זרימת עבודה יחיד, מרכזי.

  • למשך 60 יום לאחר השלמת זרימת העבודה, רשימת כל אירועי זרימת העבודה שאירעו במהלך הפעלה זו (או מופע) של זרימת העבודה עדיין זמינה בדף 'מצב זרימת עבודה', להפניה לא רשמית.

באפשרותך גם להשתמש זרימת עבודה של אישור כדי לנהל את תהליך אישור תוכן עבור רשימה או ספריה. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף שליטה במאמר זה.

2. מה אין באפשרותה של זרימת עבודה של אישור לבצע?

לרוב, משתתפים בזרימת עבודה של אישור אינם רשאים לבצע שינויים בפריט הנסקר. במקום זאת, משתתפים יכולים לבקש ששינויים יבוצעו בפריט במהלך המופע של זרימת העבודה. אם ברצונך להוסיף זרימת עבודה שבה המשתתפים מוסיפים הערות ושינויים מסומנים בפריט עצמו, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה של איסוף משוב, במקטע ראה גם.

כמו כן, זרימות עבודה אינם מיועדים איסוף חתימות. אם ברצונך להשתמש בזרימת עבודה כדי איסוף חתימות במסמך Microsoft Word, חוברת עבודה של Microsoft Excel או טופס של Microsoft InfoPath, עיין במאמר,הכל אודות זרימות עבודה של ' איסוף חתימות ', במקטע למידע נוסף.

לראש הסעיף

3. מי יכול להשתמש בסוג זה של זרימת עבודה?

כדי להוסיף זרימת עבודה    כברירת מחדל, דרושה לך ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימת עבודה. (בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה והקבוצה מבקרים אינם).

כדי להפעיל זרימת עבודה    גם כברירת מחדל, דרושה לך הרשאת עריכת פריטים כדי להתחיל זרימת עבודה שנוסף כבר. (בקבוצת החברים המהווה והקבוצה בעלים של שניהם הרשאת עריכת פריטים כברירת מחדל; לא קיים ' מבקרים ').

לחלופין, בעלים יכול לבחור להגדיר זרימות עבודה ספציפיות כך שרק לחברים בקבוצה 'בעלים' יש אפשרות להפעיל אותן. (לשם כך, בחר בתיבת הסימון דרוש הרשאות לניהול רשימות כדי להפעיל זרימת עבודה זו, בעמוד הראשון של טופס השיוך.)

לראש הסעיף

4. כיצד עליך לתכנן, להוסיף, להפעיל ולתחזק סוג זה של זרימת עבודה?

להלן השלבים הבסיסיים:

  • לפני הפעלת זרימת העבודה (תכנון, להוסיף, להפעיל)   
    כדי להוסיף זרימת עבודה, תכנון במקום שבו ברצונך להוסיף אותה (עבור יחיד רשימה או ספריה, או עבור אוסף האתרים כולו) ואת פרטי כיצד גירסה זו תעבוד. לאחר ההרשמה שנוספו וקביעת תצורה של זרימת העבודה, כל מי שיש לו ההרשאות הנחוצות יכול להפעיל את זרימת העבודה פריט ספציפי. באפשרותך גם להגדיר זרימת העבודה את לפעול באופן אוטומטי. ניתן להפעיל אוטומטית פועלת בהתבסס על אחת מהאפשרויות הבאות או את שתיהן משני האירועים שיתרחש: כאשר פריט כלשהו הוא להוספה נוצר ברשימה או בספריה או כאשר כל פריט ברשימה או בספריה משתנה.

  • בזמן שזרימת העבודה פועלת (להשלים, לפקח, להתאים)   
    בזמן שזרימת העבודה פועלת, משתתפים בודדים להשלים את המשימות שהוקצו להם. תזכורות אוטומטיות נשלחות המשתתפים שהוזמנו אינן עונות תאריכי יעד של פעילות. בינתיים, באפשרותך לנטר את ההתקדמות של זרימת העבודה מדף מצב זרימת עבודה מרכזי עבור אותו מופע מסוים של זרימת העבודה. ניתן לבצע התאמות לזרימת העבודה בזמן פעולתו מהדף באותו; בנוסף, במידת הצורך, זרימת העבודה שניתן בוטל או הסתיים משם.

  • לאחר הפעלת זרימת העבודה (סקירה, דוח, שינוי)   
    לאחר השלמת זרימת העבודה, ניתן לסקור את ההיסטוריה כולה של הפעלה (או מופע) למשך עד 60 יום בדף ' מצב זרימת עבודה '. באותו עמוד, ניתן ליצור דוחות סטטיסטי על הביצועים של גירסה זו של זרימת עבודה. לבסוף, אם יש אי פעם משהו שברצונך לשנות אודות האופן הפונקציות זרימת עבודה, ניתן לפתוח ולערוך את טופס השיוך שהשלמת כאשר שהוספת תחילה את זרימת העבודה.

תרשים הזרימה הבא ממחיש שלבים אלה מנקודת מבטו של האדם המוסיף זרימת עבודה חדשה.

תהליך זרימת עבודה

בסעיף זה, אנו מזהים את ההחלטות שעליך לקבל ואת המידע שעליך לאסוף לפני הוספת גירסה של זרימת עבודה של אישור.

אם אתה כבר מכיר כיצד להוסיף סוג זה של זרימת עבודה ועליך לקבל תזכורת לגבי השלבים הספציפיים בלבד, באפשרותך לעבור ישירות ב- המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

מקטעים בסעיף זה

  1. תבניות וגירסאות

  2. הכרת טופס השיוך

  3. 12 שאלות שיש לענות עליהן

1. תבניות וגירסאות

זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint פועלות כתבניות אב שעליהן מבוססות זרימות העבודה הספציפיות הבודדות שאתה מוסיף לרשימות, לספריות ולאוסף האתרים שלך.

בכל פעם שאתה מוסיף זרימת עבודה של אישור, לדוגמה, אתה למעשה מוסיף הגירסה של תבנית זרימת העבודה של אישור כללי. כל גירסה תיתן שם משלו והגדרות משלו, אשר אתה מציין בטופס השיוך בעת הוספת גירסה זו מסוים. בדרך זו, באפשרותך להוסיף זרימות עבודה מרובות, כל הגירסאות בהתבסס על תבנית הבסיס של זרימת עבודה של אישור תבנית, אך כל הגירסאות בשם ומותאמת ספציפי בהתאם לאופן שבו תשתמש אותו. גירסאות בעל שם יכול להיות מכונה גם המופעיםשל זרימת עבודה.

לראש הסעיף

2. הכרת טופס השיוך

בכל פעם שאתה מוסיף גירסה זרימת עבודה חדשה בהתבסס על אחת מתבניות זרימת עבודה הכלולים, מילוי של טופס השיוך לציון האופן שבו אתה מעוניין שלך מופע חדש לעבודה.

בסעיף הבא, תמצא רשימת שאלות אשר תכין אותך להשלמת טופס השיוך. אך תחילה המתן רגע אחד או שניים כדי לבחון את הטופס ואת השדות שלו.

העמוד הראשון של טופס השיוך

טופס אתחול ראשון

העמוד השני של טופס השיוך

טופס להזנת מידע הקשור להפעלה הספציפית

השדות בתיבה האדומה בעמוד שני זה מופיעים גם בטופס האתחול, שמוצג בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת באופן ידני, וניתן לערוך אותם בעמוד זה עבור אותה הפעלה יחידה.

לראש הסעיף

3. שתים עשרה שאלות להשבה

ברגע שתקבל מענה לכל השאלות בסעיף זה, אתה מוכן להוסיף את זרימת העבודה שלך.

  1. האם זהו הסוג הנכון של זרימת עבודה?

  2. אחד רשימה או ספריה או אוסף האתרים כולו? ואת סוג תוכן אחד או כל סוגי התוכן?

  3. מהו שם טוב?

  4. רשימות משימות ורשימות היסטוריה: קיימות או חדשות?

  5. כיצד (ועל -ידי מי) ניתן להפעיל זרימת עבודה זו להיות?

  6. האם סוגי התוכן היורשים מסוג זה גם מקבלים זרימת עבודה זו?

  7. משתתפים: אילו אנשים, באיזה סדר?

  8. איזה מידע נוסף זקוקים המשתתפים?

  9. כאשר הן פעילויות יעד?

  10. מתי מסתיימת זרימת עבודה זו?

  11. מי צריך לקבל הודעה?

  12. האם זרימת עבודה זו תשלוט באישור תוכן?

01. האם זהו סוג זרימת העבודה הנכון?

קיימות כמה תבניות זרימת עבודה המכילים המילה 'אישור' בשמות שלהם. מאמר זה נוגע תבנית זרימת העבודה שמופיע בתפריט בשם אישור-SharePoint 2010. אם אינך בטוח סוג זרימת עבודה זו האפשרות הטובה ביותר עבורך, עיין שוב המקטע קבל מידע נוסף במאמר זה. לקבלת מידע נוסף אודות התבניות זרימת עבודה אחרים הזמינים, עיין במאמר אודות זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint, במקטע למידע נוסף.

לראש הסעיף

02. רשימה או ספריה אחת, או אוסף אתרים שלם? (וכן) סוג תוכן אחד, או כל סוגי התוכן?

באפשרותך להפוך את הגירסה החדשה של זרימת העבודה של אישור לזמינה ברשימה או בספריה בלבד, או לך להפוך אותה לזמינה באוסף האתרים כולו.

  • אם אתה מוסיף את זרימת העבודה עבור רשימה או ספריה אחת, באפשרותך להגדיר אותה שתפעל בכל סוגי התוכן או בסוג תוכן יחיד בלבד.

  • עם זאת, אם אתה מוסיף את זרימת העבודה עבור אוסף האתרים כולו, עליך להגדיר אותה כך שתעפל בסוג תוכן של אתר יחיד בלבד.

3 דרכים להוספת מפת אוסף האתרים

מהו סוג תוכן?

כל מסמך או פריט אחר המאוחסן ב- SharePoint רשימה או ספריה שייך סוג תוכןאחד או אחר. סוג תוכן ניתן בסיסיים כלליים בתור מסמך או גיליון אלקטרוני של Excel, או באופן מאוד מיוחדות חוזה משפטי או מפרט תכנון המוצר. סוגי תוכן מסוימים זמינים במוצרי SharePoint כברירת מחדל, אך באפשרותך גם להתאים אישית אלה ולהוסיף אחרים שאתה יוצר בעצמך. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירה או התאמה אישית של סוג תוכן אתר ולחץ על הוסף סוג תוכן לרשימה או ספריה.

לראש הסעיף

03. איזה שם נחשב לשם טוב?

הענק לזרימת העבודה שלך שם אשר:

  • מציין באופן ברור למה היא משמשת.

  • מבדיל אותה באופן ברור מזרימות עבודה אחרות.

דוגמה

דמיין שאתה חבר בקבוצת עורכים. הקבוצה שלך מעוניינת להשתמש בשתי זרימות עבודה שונות לניהול שליחות מסמכים ממשתתפים חיצוניים:

  • תוכל להפעיל את זרימת העבודה הראשונה עם כל מסמך שנשלח כדי להחליט אם לקבל אותו לתהליך העריכה.

  • לאחר שתקבל ותערוך מסמך שנשלח, תוכל להפעיל את זרימת העבודה השניה על הטיוטה הערוכה כדי להחליט אם לקבל אותה כסופית.

ייתכן שתרצה לקרוא לזרימת העבודה הראשונה אישור קבלת שליחה ולזרימת העבודה השניה אישור טיוטה סופית.

עצה: כמו תמיד, כדאי לקבוע מוסכמות עקביות של מתן שמות, ולוודא שכל מי שמעורב בזרימות העבודה שלך מכיר מוסכמות אלה.

לראש הסעיף

04. רשימות משימות ורשימות היסטוריה: קיימות או חדשות?

ניתן להתקין את זרימת העבודה שלך השתמש ברשימת ברירת המחדל משימות ורשימת היסטוריה של האתר, השתמש אחרות קיימות משימות והיסטוריה רשימות או בקשה חדשה מפרטת רק עבור זרימת עבודה זו.

  • אם באתר שלך יהיו זרימות עבודה מרובות, או אם חלק מזרימות העבודה יכילו משימות מרובות, שקול לבקש רשימות חדשות עבור כל זרימת עבודה. (ניהול רשימות ארוכות-במיוחד עלול להאט את הביצועים. מהר וקל יותר למערכת לנהל כמה רשימות קצרות מאשר רשימה אחת ארוכה.)

  • אם משימות והיסטוריה עבור זרימת עבודה זו יכיל רגישים או סודיים מציין כי ודאי תרצה למנוע המופרד כללי רשימת משימות, ולאחר מכן עליך בוודאי נתונים שברצונך רשימות חדש, נפרד עבור זרימת עבודה זו. (לאחר שאתה מוסיף את זרימת העבודה, ודא כי מוגדרים ההרשאות המתאימות עבור הרשימות החדשות.)

לראש הסעיף

05. כיצד (ועל-ידי מי) ניתן להפעיל זרימת עבודה זו?

זרימת עבודה ניתנת להפעלה באופן ידני בלבד, או באופן אוטומטי בלבד, או באחת משתי הדרכים:

  • בעת הפעלת זרימת עבודה של אישור באופן ידני ספציפי במסמך או בפריט, טופס אחר, בטופס האתחול, מוצג. בטופס האתחול מכיל את רוב ההגדרות בדף השני של טופס השיוך . בדרך זו, אם האדם המפעיל את זרימת העבודה מעוניין לשנות אחת מהגדרות אלה (עבור המופע הנוכחי בלבד), הם יכולים לעשות זאת לפני שהם לחץ על התחל. עבור אל הרשימה > תפריט תלוי הקשר של הפריט > זרימות עבודה > בחר בזרימת העבודה כדי להפעיל אותו באופן ידני.

  • בעת הפעלה אוטומטית, כמובן, אין הזדמנות להציג טופס אתחול, כך שהגדרות ברירת המחדל המצוינות בטופס השיוך יהיו בשימוש ללא שינויים.

האיור הבא מציג את ההבדל בין הפעלה ידנית להפעלה אוטומטית.

השוואת טפסים להפעלה ידנית ולהפעלה אוטומטית

כל השינויים שאתה מבצע בטופס האתחול הם מוחלים רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. כדי לשנות את הגדרות ברירת המחדלקבוע, של זרימת העבודה, עריכת טופס השיוך המקורי, כפי שמוסבר בסעיף שינוי במאמר זה.

הפעלות ידניות

אם תאפשר הפעלות ידניות, כל משתמש בעל ההרשאות הנחוצות יכול להפעיל את זרימת העבודה בכל פריט מתאים בכל עת.

היתרונות של הפעלה ידנית הם שאתה והעמיתים שלך יכולים להפעיל את זרימת העבודה רק כאשר ואם תבחרו בכך, ושבכל פעם שתופעל תהיה לכם אפשרות לשנות כמה הגדרות באמצעות טופס האתחול.

דוגמה מהירה    אם ברצונך להפעיל את זרימת העבודה רק על פריטים שחוברו על-ידי כותב מתוך מחוץ לצוות שלך, לאחר מכן להפעיל אותו באופן ידני בלבד ישמור אותו הפעלה אוטומטית על פריטים שנערכו על-ידי חברי. (פתרון חלופי: לשמור על רשימה או ספריה עבור פריטים מחברים על הצוות שלך, ונפרד של רשימה או ספריה עבור פריטים מתוך כל העורכים האחרים אחת. בדרך זו, באפשרותך להפעיל את זרימת העבודה באופן אוטומטי, אך רק ברשימה מחוץ-מחברים. פתרון אחר: הוספת תנאי IF והגדרת נוצר על-ידי לאדם מסוים. ראה לעיון מהיר התנאים של זרימת עבודה לקבלת מידע נוסף).

החסרונות העיקריים של הפעלות ידניות הם שמישהו צריך לזכור להפעיל את זרימת העבודה בכל פעם שיש צורך בכך.

הפעלות אוטומטיות

באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה כך שתופעל באופן אוטומטי על-ידי כל אחד מהאירועים הבאים:

  • מישהו מנסה לפרסם גירסה ראשית של פריט.

  • פריט חדש נוצר ברשימה או בספריה או הועלה אליהן.

  • פריט שכבר מאוחסן ברשימה או בספריה משתנה.

היתרון של הפעלה אוטומטית הוא שאף אחד לא צריך לזכור להפעיל את זרימת העבודה. היא פועלת בכל פעם שאירוע מפעיל מתרחש.

דוגמה מהירה    אם אתה אחראי על דיוק ונכונות הפריטים ברשימה, באפשרותך להוסיף זרימת עבודה של אישור לאותה רשימה ולציין את עצמך כמשתתף היחיד. באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה כך שתופעל אוטומטית בכל פעם שפריט ברשימה משתנה, ובכל פעם שפריט חדש נוסף. באופן זה, תמיד תישאר מעודכן.

שני חסרונות של הפעלות אוטומטיות:

  • אין באפשרותך להפסיק את פעולת זרימת העבודה בכל פעם שיתרחש אירוע מפעיל.

  • אין באפשרותך לשנות הגדרות כלשהן בתחילתו של כל מופע יחיד.

לקבלת מידע נוסף אודות הפעלת זרימת עבודה של אישור שלך באופן אוטומטי בכל פעם שמישהו מנסה לפרסם גירסה ראשית של פריט, עיין בסעיף שליטה במאמר זה.

לראש הסעיף

06. האם סוגי התוכן היורשים מסוג זה גם מקבלים זרימת עבודה זו?

רק כאשר אתה מוסיף זרימת עבודה לסוג תוכן עבור אוסף האתרים כולו, ניתנת לך אפשרות להוסיף גם זרימת עבודה לכל סוגי התוכן האחרים באוסף האתרים אשר יורשים מסוג התוכן שאליו אתה מוסיף את זרימת העבודה.

הערות

  • השלמת הפעולה המשיגה את כל התוספות הללו עלולה להימשך זמן רב.

  • אם הירושה נותקה עבור אחד מהאתרים או אתרי המשנה שאליהם ברצונך להוסיף זרימת עבודה זו לירושה של סוגי תוכן, ודא שאתה חבר בקבוצה 'בעלים' בכל אחד מהאתרים או אתרי המשנה הללו לפני הפעלת פעולה זו.

לראש הסעיף

07. משתתפים: אילו אנשים, באיזה סדר?

יהיה עליך לספק שם או כתובת דואר אלקטרוני עבור כל אדם שיוקצו לו משימות סקירה.

שלב אחד או שלבים מרובים?    באפשרותך לבחור שלב אחד בלבד של סקירת משימות, או שלבים מרובים. אם ברשותך יותר משלב אחד, השלבים יבוצעו זה אחר זה.

סקירות בו-זמניות או סקירות טוריות?    עבור המשתתפים בכל שלב שהוא, תוכל לבחור אם להקצות את כל משימות הסקירה שלהם בו-זמנית (במקביל) או להקצות את משימות הסקירה שלהם בזו אחר זו (בטור) בסדר שתציין. אפשרות ההקצאה הטורית עשויה להיות שימושית אם, לדוגמה, אתה מגדיר את זרימת העבודה כך שתסתיים לאחר הדחייה הראשונה — או אם ברצונך שהמשתתפים העתידיים יוכלו לעיין בהערות של משתתפים קודמים כחלק מההקשר של הסקירות שלהם.

דוגמה

תרחיש פשוט זה ממחיש כמה מהיתרונות של הן שלבים מרובים והן סקירות טוריות:

נאמר שיצחק מוסיף זרימת עבודה חדשה של אישור. הוא רוצה שעמיתיו דורית ושי יסקרו תחילה כל פריט, לפני שהוא סוקר אותו. הוא גם רוצה שזרימת העבודה תסתיים לפני הסקירה שלו אם דורית או שי דוחים את הפריט. ליצחק יש אפשרות להגדיר זאת באחת משתי דרכים:

  • באמצעות סקירה טורית    מיקי מגדיר את השלב יחיד טורי סקירה שבה אנה וגם של שון הם המשתתפים בשתי ושיגיע השלישית; ובוחר הוא האפשרות סיום בעת דחייה ראשונה.
    בהסדר זה, דורית חייב לאשר את הפריט לפני של שון המשימה אינה מוקצית ולאחר מכן שון חייב לאשר את הפריט לפני של מיקי המשימה אינה מוקצית. אם דורית דוחה את הפריט, גם שון וגם מיקי תוקצה משימה; כאשר אם מאשר דורית אך שון דוחה, ולאחר מכן זרימת העבודה מסתיים עדיין לפני משימת סקירה של מיקי מוקצית אי פעם.
    הנה כיצד מיקי מגדיר סקירה טורית שלו השלב יחיד.
    טופס עם סימון הגדרה לשלב טורי
    בחירת סיום בעת דחייה ראשונה

  • באמצעות שני שלבים    אם מיקי מעוניינת אנה וגם של שון יוקצו הסקירות שלהם בבת אחת, כך שאין שון להמתין דורית להסתיים לפני שהוא יוכל להתחיל, שהוא להגדיר שני שלבים בזרימת העבודה: הראשון שלב מקבילות סקירות אנה וגם של שון , והתו השני שלב נפרד לסקירה עצמו בלבד. שוב, הוא בוחר את האפשרות סיום בעת דחייה ראשונה. השלב השני לא יופעל עד להשלמתה השלב הראשון; כך שוב, אם אנה או שון דוחה את הפריט, לעולם תוקצה משימת סקירה של מיקי.
    להלן האופן שבו המערכת מגדירים מיקי סקירה מקבילות שלו בן שני שלבים.
    טופס עם סימון הגדרה לשלב מקבילי
    בחירת סיום בעת דחייה ראשונה

להלן דיאגרמות של שני הפתרונות.

זרימת עבודה טורית וזרימת עבודה בעלת שני שלבים זו לצד זו

משתתפים חיצוניים    אין מיוחדים תהליך להכללת משתתפים שאינם חברים לארגון SharePoint שלך. תהליך זה, חבר האתר פועל כ- proxy עבור המשתתף החיצוני.

להלן דיאגרמה של תהליך זה:

תרשים זרימת תהליכים להכללת משתתף חיצוני

להקצות משימה אחת לכל קבוצה שלמה, או אחת לכל חבר בקבוצה?    אם כללת של הקבוצה כתובת או רשימת תפוצה בקרב המשתתפים בזרימת העבודה שלך, באפשרותך לשמור את זרימת העבודה הקצה משימה אחת לכל חבר בקבוצה, או להקצות משימה אחת בלבד לקבוצה כולה (אך עדיין לשלוח הודעה בנוגע אשר משימה בודדת לכל חבר). בעת הקצאת משימה אחת בלבד לקבוצה כולה, כל חבר בקבוצה באפשרותך דרישה והשלמה פעילות בודדת זו. (תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.)

לראש הסעיף

08. לאיזה מידע נוסף זקוקים המשתתפים?

יש בטופס השיוך שדה טקסט שבו ניתן לספק הוראות, פרטים אודות הדרישות, משאבים, וכן הלאה.

שני דברים שרצוי לכלול:

  • פרטי קשר, במקרה שהמשתתפים נתקלים בקשיים או בשאלות.

  • אם זרימת העבודה שאתה תקצה רק משימה בודדת על כל קבוצה או רשימת תפוצה, להזכיר כאן חבר אחד לכל קבוצה כזו אמור לדרוש את המשימה לפני שתשלים אותה. בדרך זו, חברים אחרים בקבוצה אינם צריכים לבזבז זמן על-ידי החל אותה פעילות. תוכל למצוא פרטים אודות דרישת בעלות על משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה

לראש הסעיף

09. מהו תאריך היעד של המשימות?

באפשרותך לציין את תאריך היעד של משימות זרימת עבודה באחת משתי הדרכים הבאות:

לפי תאריך לוח שנה    באפשרותך לציין תאריך לוח שנה יחיד שלפיו יוגדר תאריך היעד של כל המשימות.

  • אם תגדיר את זרימת העבודה להפעלה אוטומטית, בדרך כלל לא אמור להשתמש באפשרות זו. הסיבה לכך היא התאריך הערך שאתה מציין לא התאמה אוטומטית של עצמה ביחס בתאריך הנוכחי בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי.

לפי משך משימה    באפשרותך לציין מספר של ימים, שבועות או חודשים המותר להשלמה של כל משימה, שיתחיל עם הקצאת המשימה.

  • תאריך יעד של לוח שנה עוקף משך משימה שצוין. כלומר: אם התאריך היום הוא 10 ביוני, והיום הקציתי משימה שנמשכת שלושה ימים, אך המשימה כוללת גם תאריך יעד של לוח שנה, 11 ביוני, תאריך היעד של המשימה יהיה 11 ביוני (תאריך היעד של לוח השנה) ולא 13 ביוני (סוף משך הזמן של שלושה ימים).

לראש הסעיף

10. מתי מסתיימת זרימת עבודה זו?

כדי למנוע בזבוז זמן על סקירות מיותרות, באפשרותך לבחור לסיים מייד את זרימת העבודה (לפני תאריך היעד שצוין או שחושב) כאשר אחד משני האירועים הבאים מתרחש:

  • כל משתתף דוחה את הפריט.

  • הפריט משתנה באופן כלשהו.

הערה:  לא ניתן להפעיל זרימת עבודה בפריט שנמצא כרגע במצב הוצאה. לאחר הפעלת זרימת העבודה, עם זאת, ניתן להוציא את הפריט לסקירה כדי להגן עליו מפני שינויים. (אך עד להכנסת הפריט שוב, לא ניתן להפעיל אף זרימת עבודה אחרת בפריט זה.)

לראש הסעיף

11. מי צריך לקבל דיווח?

בשדה עותק, בעמוד השני של טופס השיוך, באפשרותך להזין שמות או כתובות עבור כל מי שיש ליידע בכל פעם שזרימת עבודה זו מתחילה או מסתיימת.

  • הזנת שם כאן אינה גורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה לאותו אדם.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה מבלי שאלה יצוינו בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה מבלי שאלה יצוינו בשדה זה.

לראש הסעיף

12. האם זרימת עבודה זו תשלוט באישור תוכן?

ייתכן שברשותך רשימות או ספריות שבהן ברצונך לסקור פריטים חדשים ו/או גירסאות חדשות של הפריטים הנוכחיים כדי לבדוק את מידת דיוק התוכן שלהם, או את הלימות הצורה והסגנון שלהם, לפני שהם נגלים לעיני כל מי שיש לו גישה לרשימה. סוג זה של תהליך סקירה נקרא אישור תוכן.

במוצרי SharePoint, באפשרותך להשתמש זרימת עבודה של אישור כדי להפוך את תהליך אישור תוכן לקלה יותר ויעילה יותר. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף שליטה באישור תוכן במאמר זה.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן להוסיף את זרימת העבודה של אישור החדשה לרשימה, ספריה או אוסף אתרים, עבור אל המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

ייתכן שברשותך רשימות או ספריות שבהן ברצונך לסקור פריטים חדשים ו/או גירסאות חדשות של פריטים נוכחיים כדי לבדוק את מידת דיוק התוכן שלהם, או את הלימות הצורה והסגנון שלהם, לפני שהם נגלים לעיני כל מי שיש לו גישה לרשימה. סוג זה של תהליך סקירה נקרא אישור תוכן.

במוצרי SharePoint,‏ באפשרותך לשלוט באישור תוכן באופן ידני, ללא זרימת עבודה; אך זרימת עבודה של אישור של SharePoint יכולה לבצע את התהליך בצורה קלה ויעילה אף יותר.

אם עדיין אינך מכיר את התכונות של ניהול גירסאות ואישור תוכן במוצרי SharePoint, מומלץ להתחיל בסקירה של המאמרים הבאים:

קיימות שתי דרכים שבהן זרימת עבודה של אישור יכולה לשלוט בתהליך אישור התוכן, כל אחת מהן משויכת לפקד אחד בטפסי השיוך שתמלא בעת הוספה ראשונה של זרימת העבודה. באפשרותך להשתמש בזרימת העבודה שלך עבור כל אחת מהן או שתיהן.

שליטה בפרסום של גירסאות ראשיות

באזור אפשרויות הפעלה בעמוד הראשון של טופס השיוך, קיימת אפשרות הפעל זרימת עבודה זו כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריט. כמה הערות:

  • אפשרות זו זמינה רק עבור זרימת עבודה של אישור הפועלת בכל סוגי התוכן ברשימה או בספריה אחת, ולא עבור זרימות עבודה הפועלות בפריטים של סוג תוכן יחיד בלבד.

  • כדי שאפשרות זו תהיה זמינה, יש להפעיל את אישור התוכן עבור הרשימה או הספריה בדף 'הגדרות של ניהול גירסאות', ולבחור באפשרות צור גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטות) באותו דף.

  • אם אתה בוחר באפשרות זו, שתי האפשרויות הבאות הופכות לבלתי זמינות: הפעל זרימת עבודה זו בעת יצירה של פריט חדש והפעל זרימת עבודה זו בעת שינוי פריט.

  • אם אתה בוחר באפשרות זו, זרימת העבודה שלך תפעל באופן אוטומטי בפריט רק כאשר מישהו מנסה לפרסם גירסה ראשית של פריט זה.

  • בכל רשימה או ספריה, יכולה להיות רק זרימת עבודה של אישור אחת המשמשת לאישור פרסום של גירסאות ראשיות. אם אתה מנסה להקצות זרימת עבודה השניה באותה רשימה או ספריה לפונקציה זו, תתבקש לבחור אחת מהן.

שליטה שאינה מבוססת על ניהול גירסאות

באזור אפשר אישור תוכן בעמוד השני של טופס השיוך, קיימת אפשרות לעדכן את מצב האישור לאחר השלמת זרימת העבודה (השתמש בזרימת עבודה זו כדי לשלוט באישור תוכן).

אפשרות זו זמינה בטופס בין שנדרש אישור תוכן ברשימה או בספריה ובין שלא. בכל מקרה, הערך בשדה אישור עבור הפריט מתעדכן בהתבסס על התוצאות של זרימת העבודה.

באמצעות אפשרות זו, תוכל:

  • תמיד להפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, או

  • לבחור אחת או יותר מאפשרויות ההפעלה האוטומטית בעמוד הראשון של טופס השיוך, או

  • להתיר את שתי ההפעלות - הידנית והאוטומטית

שליטה בתוכן עבור אתרי פרסום אינטרנט

שליטה בתוכן היא תהליך המתמחה באתרים המפרסמים דפים באינטרנט. בהתאם לכך, SharePoint מספק זרימת עבודה מיוחדת של אישור פרסום המיועדת לשימוש באתרי פרסום, וכן תבנית אתר (בשם 'אתר פרסום עם זרימת עבודה') הכוללת גירסה של זרימת עבודה זו שכבר הותאמה אישית לשימוש בפרסום באינטרנט.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן להוסיף את זרימת העבודה של אישור החדשה לרשימה, ספריה או אוסף אתרים, עבור אל המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

אם אתה עדיין לא מכיר הוספת זרימת עבודה, ייתכן שיהיה לך נוח לסקור את המקטע למד והן את המקטע תכנון במאמר זה לפני שתמשיך עם השלבים בסעיף זה.

מקטעים בסעיף זה

  1. לפני שתתחיל

  2. מוסיף את זרימת העבודה

1. לפני שתתחיל

יש להסדיר שני עניינים לפני שתוכל להוסיף זרימת עבודה:

דואר אלקטרוני    בסדר עבור זרימת העבודה לשלוח הודעות דואר אלקטרוני ותזכורות, דואר אלקטרוני חייב להיות זמין עבור אתר SharePoint שלך. אם אינך בטוח כי זו שכבר בוצעה, פנה למנהל SharePoint שלך. ראה גם SharePoint 2013 צעד אחר צעד: הגדרה עבור הגדרת דואר אלקטרוני יוצא.

הרשאות    דורשים הגדרות ברירת המחדל של SharePoint שיש לך ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימות עבודה עבור רשימות, ספריות, או אוספי אתרים. (בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה ואת הקבוצות מבקרים אינם. לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, עיין במקטע קבל מידע נוסף במאמר זה.)

לראש הסעיף

2. הוספת זרימת העבודה

בצע שלבים אלה:

  1. פתח את הרשימה או הספריה שעבורה ברצונך להוסיף את זרימת העבודה.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה.

    הערה: שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימה של לוח שנה שם הכרטיסיה הוא לוח שנה.

  3. בקבוצה הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

  4. בדף 'הגדרות זרימת עבודה', תחת הצג שיוכי זרימות עבודה מסוג זה, ציין אם ברצונך שזרימת העבודה תפעל במסמך, ברשימה או בתיקיה ולאחר מכן לחץ על הוסף זרימת עבודה.

  5. השלם את העמוד הראשון של טופס השיוך.
    (ההוראות לאחר האיור).

    הוספת מידע בסיסי לזרימת עבודה עם הסבר על המקטעים

    הסבר מספר אחת

    סוג תוכן

    השאר את בחירת ברירת המחדל הכל, או בחר סוג תוכן ספציפי.

    הסבר מספר שתיים

    תבנית

    בחר בתבנית אישור-SharePoint 2010.

    הערה: אם התבנית אישור-SharePoint 2010 אינה מופיעה ברשימה, פנה למנהל SharePoint כדי לקבל פרטים אודות הפעלתה עבור אוסף האתרים או סביבת העבודה שלך. אם אתה מנהל מערכת, עבור להגדרות אתר > תכונות אוסף אתרים > תכונה הפעלת זרימות עבודה .

    הסבר מספר שלוש

    שם

    הקלד שם עבור זרימת עבודה זו. השם יזהה זרימת עבודה זו למשתמשים של רשימה או ספריה זו.

    לקבלת הצעות אודות מתן שם לזרימת העבודה, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר ארבע

    רשימת פעילויות

    בחר רשימת משימות לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת משימות קיימת או ללחוץ על רשימת משימות חדשה כדי ליצור רשימה חדשה.

    לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת משימות חדשה (בניגוד לבחירת רשימה קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר חמש

    רשימת היסטוריה

    בחר רשימת היסטוריה לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת היסטוריה קיימת או ללחוץ על היסטוריית זרימת עבודה (חדשה) כדי ליצור רשימה חדשה.

    לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת היסטוריה חדשה (בניגוד לבחירת רשימה קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שש

    אפשרויות הפעלה

    ציין את האופן או האופנים שבהם ניתן להפעיל זרימת עבודה זו.

    לקבלת מידע אודות בחירת אפשרויות הפעלה, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    לקבלת מידע אודות השימוש בזרימת העבודה כדי לשלוט באישור תוכן, כולל הפרסום של גירסאות ראשיות, עיין בסעיף שליטה במאמר זה.

    • שים לב כי האפשרות הפעל זרימת עבודה זו כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריט  אינה מופיעה אם אתה מוסיף את זרימת העבודה עבור סוג תוכן יחיד בלבד.

    • כמו כן, שים לב כי אם תבחר בהפעל זרימת עבודה זו כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריט, שתי תיבות הסימון הבאות הופכות ללא זמינות.

  6. כאשר כל ההגדרות בטופס זה מופיעות בהתאם לרצונך, לחץ על הבא.

  7. השלם את העמוד השני של טופס השיוך.
    (ההוראות לאחר האיור).

    הערה: העמוד מוצריSharePoint מציג את קבוצת האפשרויות הראשונות בעמוד שני זה של טופס השיוך — מספרים אחת עד שבע באיור הבא, החל ממאשרים עד עותק — —בכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, כדי שתוכל לבצע שינויים באפשרויות אלה עבור מופע יחיד זה בלבד.

    הוספת ערכי ברירת מחדל של זרימת עבודה עם הסבר על השדות

    הסבר מספר אחת

    להקצות

    הזן שמות או כתובות עבור האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

    • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם (בטור)   
      הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו יש להקצות את המשימות.

    • אם כל המשימות יוקצו בו-זמנית (במקביל)   
      סדר השמות או הכתובות לא משנה.

    • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
      לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע הושלמה במאמר זה.

    הסבר מספר שתיים

    Order

    ציין אם יש להקצות את המשימות אחת בכל פעם (באופן טורי) או בו-זמנית (באופן מקבילי).

    לקבלת מידע נוסף אודות השימוש טורי ובסדר מקבילי, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שלוש

    הוסף שלב חדש

    הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לשלב הראשון שזה עתה הגדרת.

    • כדי למחוק שלב שלם, לחץ על השדה הקצאה עבור עבור שלב זה, ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE.

    לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר ארבע

    הרחבת קבוצות

    • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר של כל קבוצה שאתה מזין בשדה הקצאה עבור, ‏בחר בתיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, ולכל חבר תהיה משימה משלו או משלה להשלים.)

    • כדי להקצות משימה אחת בלבד לכל כל קבוצה המוזן בשדה הקצה ל, נקה זאת, סמן את התיבה. (כל חבר בקבוצת יקבלו דיווח משימה, אך כל חבר אחד יכול דרישה והשלמה של משימה בודדת בשמו של הקבוצה כולה. תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.)

    הסבר מספר חמש

    הבקשה

    כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול את ההוראות או המשאבים הנוספים שלהם יזדקקו המשתתפים, לרבות:

    • פרטי קשר.

    • במידת הצורך, הערה אודות משימות בודדות שהוקצו לקבוצות או תפוצה שלמה לרשימות. (תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.)

    הסבר מספר שש

    תאריכי יעד ומשכי פעילות

    ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה, ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים להשלמה של כל משימה החל ממועד הקצאתה.

    • אם זרימת עבודה זו אי פעם תופעל אוטומטית, בדרך כלל מומלץ להשאיר את השדה תאריך יעד עבור כל המשימות ריק ולהשתמש בשני שדות המשך כדי לשלוט בתאריך היעד. תמיד תוכל לספק תאריך יעד מדויק בטופס האתחול אם וכאשר תפעיל את זרימת העבודה באופן ידני.

    לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש יעד תאריכים ומתי להשתמש במשכי משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שבע

    עותק לידיעה

    הזן את השמות או את כתובות הדואר האלקטרוני של כל מי שיש ליידע בכל פעם שזרימת עבודה מתחילה או מסתיימת.

    • הזנת שם כאן אינה גורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

    • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה מבלי לציין אותן בשדה זה.

    • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה מבלי לציין אותן בשדה זה.

    הסבר מספר שמונה

    סיום זרימת העבודה

    בחר אף אחת או אחת מאפשרויות אלה, או את שתיהן.

    לקבלת מידע נוסף אודות אפשרויות אלה, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר תשע

    הפיכת אישור תוכן לזמין

    בחר בתיבת סימון זו אם בכוונתך להשתמש בזרימת עבודה זו כדי לנהל אישור תוכן.

    לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בזרימת העבודה כדי לשלוט באישור תוכן, כולל הפרסום של גירסאות ראשיות, עיין בסעיף שליטה במאמר זה.

  8. כאשר יש לך את כל ההגדרות בדף זה באופן הרצוי לך, לחץ על שמור כדי ליצור את זרימת העבודה.

אם אתה עדיין לא מכיר הוספת זרימת עבודה, ייתכן שיהיה לך נוח לסקור את המקטע למד והן את המקטע תכנון במאמר זה לפני שתמשיך עם השלבים בסעיף זה.

מקטעים בסעיף זה

  1. לפני שתתחיל

  2. מוסיף את זרימת העבודה

1. לפני שתתחיל

יש להסדיר שני עניינים לפני שתוכל להוסיף זרימת עבודה:

דואר אלקטרוני    בסדר עבור זרימת העבודה לשלוח הודעות דואר אלקטרוני ותזכורות, דואר אלקטרוני חייב להיות זמין באתר שלך. אם אינך בטוח כי זו שכבר בוצעה, פנה למנהל SharePoint שלך. ראה גם SharePoint 2013 צעד אחר צעד: הגדרה עבור הגדרת דואר אלקטרוני יוצא.

הרשאות    דורשים הגדרות ברירת המחדל של SharePoint שיש לך ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימות עבודה עבור רשימות, ספריות, או אוספי אתרים. (בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה ואת הקבוצות מבקרים אינם. לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, עיין במקטע קבל מידע נוסף במאמר זה.)

לראש הסעיף

2. הוספת זרימת העבודה

בצע שלבים אלה:

  1. עבור אל דף הבית של אוסף האתרים (לא לדף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על סמל הגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. בדף 'הגדרות האתר', תחת גלריות מעצב אתרים, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  4. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שעבורו ברצונך להוסיף זרימת עבודה.

    הערה:  בעת הוספת זרימת עבודה לאוסף אתרים שלם, יש להוסיף אותה עבור פריטים בעלי סוג התוכןבודדבלבד.

    סוגי תוכן של מסמכים עם סימון סוג

    1. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
      הקישור 'הגדרות זרימת עבודה' במקטע 'הגדרות'

    2. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', לחץ על הקישור הוסף זרימת עבודה.
      הוספת קישור זרימת עבודה

    3. השלם את העמוד הראשון של טופס השיוך.
      (ההוראות לאחר האיור).

    דף הגדרת זרימת עבודה

    הסבר מספר אחת

    תבנית

    בחר בתבנית אישור-SharePoint 2010.

    הערה: אם התבנית אישור-SharePoint 2010 אינה מופיעה ברשימה, פנה למנהל SharePoint כדי לקבל פרטים אודות הפעלתה עבור אוסף האתרים או סביבת העבודה שלך. אם אתה מנהל מערכת, עבור להגדרות אתר > תכונות אוסף אתרים > תכונה הפעלת זרימות עבודה.

    הסבר מספר שתיים

    שם

    הקלד שם עבור זרימת עבודה זו. השם יזהה זרימת עבודה זו למשתמשים של אוסף אתרים זה.

    לקבלת הצעות אודות מתן שם לזרימת העבודה, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שלוש

    רשימת פעילויות

    בחר רשימת משימות לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת משימות קיימת או ללחוץ על רשימת משימות חדשה כדי ליצור רשימה חדשה.

    לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת משימות חדשה (בניגוד לבחירת רשימה קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר ארבע

    רשימת היסטוריה

    בחר רשימת היסטוריה לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת היסטוריה קיימת או ללחוץ על היסטוריית זרימת עבודה (חדשה) כדי ליצור רשימה חדשה.

    לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת היסטוריה חדשה (בניגוד לבחירת רשימה קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר חמש

    אפשרויות הפעלה

    ציין את האופן או האופנים שבהם ניתן להפעיל זרימת עבודה זו.

    לקבלת מידע אודות בחירת אפשרויות הפעלה, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שש

    הוספת זרימת עבודה זו לסוגי תוכן המהווים צאצא?

    ציין אם להוסיף זרימת עבודה זו אל (משויכת אל) כל סוגי תוכן האתרים והרשימות האחרים אשר יורשים מסוג תוכן זה.

    • השלמת הפעולה המשיגה את כל התוספות הללו עלולה להימשך זמן רב.

    • אם הירושה נותקה עבור אחד מהאתרים או אתרי המשנה שאליהם ברצונך להוסיף זרימת עבודה זו לירושה של סוגי תוכן, ודא שאתה חבר בקבוצה 'בעלים' בכל אחד מהאתרים או אתרי המשנה הללו לפני הפעלת פעולה זו.

  5. כאשר כל ההגדרות בדף זה מופיעות בהתאם לרצונך, לחץ על הבא.

  6. השלם את העמוד השני של טופס השיוך.
    (ההוראות לאחר האיור).

    הערה: מוצרים SharePoint מציגה בפניך מספר אפשרויות הראשונה בדף זה השני של טופס השיוך — מספרים אחת עד שבעה באיור הבא, מאשרים באמצעות עותק — בכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני , כך באפשרותך לבצע שינויים אלה אפשרויות עבור אותו מופע אחד בלבד.

    הוספת ערכי ברירת מחדל של זרימת עבודה עם הסבר על השדות

    הסבר מספר אחת

    להקצות

    הזן שמות או כתובות עבור האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

    • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם (בטור)   
      הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו ברצונך שהמשימות יוקצו.

    • אם כל המשימות יוקצו בו-זמנית (במקביל)   
      סדר השמות או הכתובות לא משנה.

    • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
      לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע הושלמה במאמר זה.

    הסבר מספר שתיים

    Order

    ציין אם יש להקצות את המשימות אחת בכל פעם (באופן טורי) או בו-זמנית (באופן מקבילי).

    לקבלת מידע נוסף אודות השימוש טורי ובסדר מקבילי, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שלוש

    הוסף שלב חדש

    הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לשלב הראשון שזה עתה הגדרת.

    • כדי למחוק שלב שלם, לחץ על השדה הקצאה עבור עבור שלב זה, ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE.

    לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר ארבע

    הרחבת קבוצות

    • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר של כל קבוצה שאתה מזין בשדה הקצאה עבור, ‏בחר בתיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, ולכל חבר תהיה משימה משלו או משלה להשלים.)

    • כדי ש- להקצות משימה אחת בלבד כולהקבוצה המוזן בשדה להקצות, נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצת יקבלו דיווח משימה, אך כל חבר אחד יכול דרישה והשלמה של משימה בודדת בשמו של הקבוצה כולה. תוכל למצוא את הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.)

    הסבר מספר חמש

    הבקשה

    כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול את ההוראות או המשאבים הנוספים שלהם יזדקקו המשתתפים, לרבות:

    • פרטי קשר.

    • במידת הצורך, הערה אודות משימות בודדות שהוקצו לקבוצות או תפוצה שלמה לרשימות. (תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.)

    הסבר מספר שש

    תאריכי יעד ומשכי פעילות

    ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה, ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים להשלמה של כל משימה החל ממועד הקצאתה.

    • אם זרימת עבודה זו אי פעם תופעל אוטומטית, בדרך כלל מומלץ להשאיר את השדה תאריך יעד עבור כל המשימות ריק ולהשתמש בשני שדות המשך כדי לשלוט בתאריך היעד. תמיד תוכל לספק תאריך יעד מדויק בטופס האתחול אם וכאשר תפעיל את זרימת העבודה באופן ידני.

    לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש יעד תאריכים ומתי להשתמש במשכי משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שבע

    עותק לידיעה

    הזן את השמות או את כתובות הדואר האלקטרוני של כל מי שיש ליידע בכל פעם שזרימת עבודה מתחילה או מסתיימת.

    • הזנת שם כאן אינה גורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

    • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה מבלי לציין אותן בשדה זה.

    • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה מבלי לציין אותן בשדה זה.

    הסבר מספר שמונה

    סיום זרימת העבודה

    בחר אף אחת או אחת מאפשרויות אלה, או את שתיהן.

    לקבלת מידע נוסף אודות אפשרויות אלה, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר תשע

    הפיכת אישור תוכן לזמין

    בחר בתיבת סימון זו אם בכוונתך להשתמש בזרימת עבודה זו כדי לנהל אישור תוכן.

    לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בזרימת העבודה כדי לשלוט באישור תוכן, כולל הפרסום של גירסאות ראשיות, עיין בסעיף שליטה במאמר זה.

  7. כאשר יש לך את כל ההגדרות בדף זה באופן הרצוי לך, לחץ על שמור כדי ליצור את זרימת העבודה.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן, עבור למקטע הפעל במאמר זה והפעל את המופע הראשון כדי לבדוק את זרימת העבודה החדשה.

ניתן להגדיר שזרימת עבודה תופעל באופן ידני בלבד, באופן אוטומטי בלבד, או באחת משתי הדרכים:

  • באופן ידני בכל עת, על-ידי כל מי שיש לו את ההרשאות הנחוצות.

  • באופן אוטומטי בכל פעם שיתרחש אירוע שצוין. כלומר, בעת הוספת פריט לרשימה או לספריה, ו/או כאשר פריט ברשימה משתנה באופן כלשהו ו/או כאשר מישהו מנסה לפרסם גירסה ראשית של פריט).
    (האירוע או האירועים שיתרחש שצוינו בעמוד הראשון של טופס השיוך, במהלך השיוך המקורי וקביעת התצורה של זרימת העבודה. לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע תכנון במאמר זה.)

הערה:  לא ניתן להפעיל זרימת עבודה בפריט שנמצא כרגע במצב הוצאה. לאחר הפעלת זרימת העבודה, עם זאת, ניתן להוציא את הפריט לסקירה כדי להגן עליו מפני שינויים. (אך עד להכנסת הפריט שוב, לא ניתן להפעיל אף זרימת עבודה אחרת בפריט זה.)

מקטעים בסעיף זה

  1. הפעלת זרימת העבודה באופן אוטומטי

  2. הפעלה ידנית של זרימת העבודה

  3. הפעלה ידנית מתוך הרשימה או הספריה

  4. הפעלה ידנית מתוך תוכנית של Microsoft Office

1. הפעלה אוטומטית של זרימת העבודה

אם זרימת העבודה מוגדרת כך שתפעל אוטומטית, בכל פעם שמתרחש אירוע מפעיל, זרימת העבודה פועלת בפריט שהפעיל אותה.

כשזרימת העבודה מתחילה לפעול, היא מקצה את המשימה או המשימות הראשונות ושולחת הודעת משימה לכל מקבל הקצאה. בינתיים, היא גם שולחת הודעות הפעלה (להבדיל מהודעות משימה) לאדם שהוסיף במקור את זרימת העבודה ולכל מי שמפורט בשדה עותק בעמוד השני של טופס השיוך.

הערה: בעת הוספת זרימת עבודה חדשה אשר יתחילו באופן אוטומטי, תאריך היעד עבור כל הפעילויות בעמוד השני של טופס השיוך יש בדרך כלל להשאיר השדה ריק, מאחר כל ערך תאריך מפורשות שצוין קיים won't התאמת עצמה באופן אוטומטי ביחס התאריך שבו מתחיל זרימת העבודה בכל פעם. לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

לראש הסעיף

2. הפעלה ידנית של זרימת העבודה

הערה על הרשאות    בדרך כלל, דרושה לך הרשאת עריכת פריטים כדי להפעיל זרימת עבודה. (כברירת מחדל, הקבוצה חברים בקבוצה ' בעלים ' שניהם יש הרשאה זו, אך לא ' מבקרים '. עם זאת, בעלים גם לבחור, על בסיס זרימת העבודה על-ידי זרימת, כדי לדרוש הרשאת ניהול רשימות עבור אנשים שיש להפעיל את זרימת העבודה. על-ידי בחירה באפשרות זו, בעלים למעשה לציין רק הם ובעלים אחרים באפשרותך להתחיל זרימת עבודה מסוימת. לקבלת פרטים נוספים, עיין במקטע קבל מידע נוסף במאמר זה.)

שני מקומות להפעלה

באפשרותך להפעיל זרימת עבודה באופן ידני מאחד משני מקומות:

  • מתוך הרשימה או הספריה שבה מאוחסן הפריט

  • מתוך בתוך הפריט עצמושנפתחה בתוכנית Microsoft Office שבה הוא נוצר. (שים לב כי זו עליך המותקנת, לבין לא גירסה של יישום אינטרנט.)

שני המקטעים הנותרים בסעיף זה מספקים הוראות עבור שתי השיטות.

לראש הסעיף

3. הפעלה ידנית מתוך הרשימה או הספריה

  1. עבור אל הרשימה או אל הספריה שבה מאוחסן הפריט שבו ברצונך להפעיל את זרימת העבודה.

  2. לחץ על שלוש הנקודות לצד שם הפריט ולאחר מכן, בתיבת הדו-שיח, לחץ על שלוש הנקודות כדי לפתוח את תפריט פריט ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בתפריט הנפתח.

  3. בזרימות העבודה: דף שם פריט , תחת הפעלת זרימת עבודה חדשה, לחץ על זרימת העבודה שברצונך להפעיל.
    קישור להפעלת זרימת עבודה

  4. בדף 'שינוי זרימת עבודה' בטופס האתחול, בצע את השינויים שברצונך להחיל על המופע הספציפי של זרימת העבודה.

    הערה: השינויים שתבצע כאן, בטופס האתחול, הם שנעשה בהם שימוש רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. אם ברצונך לבצע שינויים כלשהם שיחולו בכל פעם פועלת זרימת העבודה, או אם ברצונך לשנות הגדרות זרימת עבודה שלא יופיעו בטופס זה, עיין במקטע שינוי במאמר זה.

    טופס אתחול

    הסבר מספר אחת

    להקצות

    בצע שינויים ברשימת האנשים שברצונך שזרימת העבודה תקצה להם משימות.

    • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם   
      הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו יש להקצות את המשימות.

    • אם כל המשימות יוקצו בו-זמנית   
      סדר השמות או הכתובות לא משנה.

    • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
      לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע הושלמה במאמר זה

    הסבר מספר שתיים

    Order

    ודא כי ציון האופן שבו יש להקצות משימות - אחת בכל פעם (באופן טורי) או כולן בו-זמנית (באופן מקבילי) - הוא באופן הרצוי לך.

    לקבלת מידע נוסף אודות השימוש טורי ובסדר מקבילי, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שלוש

    הוסף שלב חדש

    הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לשלב האחד או השלבים המרובים המוגדרים כעת.

    • כדי למחוק שלב שלם, לחץ על השדה הקצאה עבור עבור שלב זה, ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE.

    לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר ארבע

    הרחבת קבוצות

    • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בקבוצה כל המוזן בשדה הקצה ל, בחר באפשרות זו תיבת הסימון. (כל חבר בקבוצת יקבלו הודעת המשימה ולאחר שכל חבר יקבל משימה משלו כדי להשלים.)

    • כדי להקצות משימה אחת בלבד לכל כל קבוצה המוזן בשדה הקצה ל, נקה זאת, סמן את התיבה. (כל חבר בקבוצת יקבלו דיווח משימה, אך כל חבר אחד יכול דרישה והשלמה של משימה בודדת בשמו של הקבוצה כולה. תוכל למצוא את הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.)

    הסבר מספר חמש

    הבקשה

    כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול את ההוראות או המשאבים הנוספים שלהם יזדקקו המשתתפים, לרבות:

    • פרטי קשר לשאלות ולבעיות

    • במידת האפשר, הערה אודות משימות בודדות שהוקצו לקבוצות או תפוצה שלמה רשימות (תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.)

    הסבר מספר שש

    תאריכי יעד ומשכי פעילות

    ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה, ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים להשלמה של כל משימה החל ממועד הקצאתה.

    לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש יעד תאריכים ומתי להשתמש במשכי משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שבע

    עותק לידיעה

    בצע את כל התוספות או ההסרות הרצויות. זכור כי:

    • הזנת שם כאן אינה גורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

    • מאחר שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, תקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה בין שאתה רשום בשדה זה ובין שלא.

  5. כאשר יהיו לך כל ההגדרות בטופס האתחול באופן הרצוי לך, לחץ על הפעל כדי להפעיל את זרימת העבודה.

זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות, ובינתיים שולחת הודעות הפעלה אליך ואל כל מי שרשום בשדה עותק של טופס האתחול.

לראש הסעיף

  1. פתח את הפריט בתוכנית Office המותקנת במחשב שלך.

  2. בפריט הפתוח, לחץ על הכרטיסיה קובץ, לחץ על שמור ושלח ולאחר מכן לחץ על זרימת העבודה שברצונך להפעיל בפריט.

  3. אם אתה רואה את ההודעה הבאה, המציינת שיש להכניס את הקובץ הנחוץ לסביבת זרימת העבודה, לחץ על לחצן הכנס.

  4. לחץ על לחצן הפעל זרימת עבודה. .

  5. בדף 'שינוי זרימת עבודה' בטופס האתחול, בצע את השינויים שברצונך להחיל על המופע הספציפי של זרימת העבודה.

    הערה:  שינויים המתבצעים כאן, בטופס האתחול, משמשים רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. אם ברצונך לבצע שינויים אשר יחולו בכל פעם שזרימת העבודה פועלת, או אם ברצונך לשנות הגדרות של זרימת עבודה שאינן מופיעות בטופס זה, עיין בסעיף 'שינוי' במאמר זה.

    טופס אתחול

הסבר מספר אחת

להקצות

בצע שינויים ברשימת האנשים שברצונך שזרימת העבודה תקצה להם משימות.

  • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם (בטור)   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו יש להקצות את המשימות.

  • אם כל המשימות יוקצו בו-זמנית (במקביל)   
    סדר השמות או הכתובות לא משנה.

  • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
    לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע הושלמה במאמר זה.

הסבר מספר שתיים

Order

ודא כי ציון האופן שבו יש להקצות משימות - אחת בכל פעם (באופן טורי) או כולן בו-זמנית (באופן מקבילי) - הוא באופן הרצוי לך.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש טורי ובסדר מקבילי, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

הוסף שלב חדש

הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לשלב האחד או השלבים המרובים המוגדרים כעת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ על השדה הקצאה עבור עבור שלב זה, ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

הרחבת קבוצות

  • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר של כל קבוצה שאתה מזין בשדה הקצאה עבור, ‏‏בחר בתיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, ולכל חבר תהיה משימה משלו או משלה להשלים.)

  • כדי להקצות משימה אחת בלבד לכל כל קבוצה המוזן בשדה הקצה ל, נקה זאת, סמן את התיבה. (כל חבר בקבוצת יקבלו דיווח משימה, אך כל חבר אחד יכול דרישה והשלמה של משימה בודדת בשמו של הקבוצה כולה. תוכל למצוא את הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.)

הסבר מספר חמש

הבקשה

כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעה על משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול את ההוראות או המשאבים הנוספים שלהם יזדקקו המשתתפים, לרבות:

  • פרטי קשר לשאלות ולבעיות.

  • במידת האפשר, הערה אודות משימות בודדות שהוקצו לקבוצות או תפוצה שלמה לרשימות. (תמצא את הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.)

הסבר מספר שש

תאריכי יעד ומשכי פעילות

ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה, ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים להשלמה של כל משימה החל ממועד הקצאתה.

לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש יעד תאריכים ומתי להשתמש במשכי משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שבע

עותק לידיעה

בצע את כל התוספות או ההסרות הרצויות. זכור כי:

  • הזנת שם כאן אינה גורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

  • מאחר ואתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, תקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה בין שאתה רשום בשדה זה ובין שלא.

  1. כאשר יהיו לך כל ההגדרות בטופס האתחול באופן הרצוי לך, לחץ על הפעל כדי להפעיל את זרימת העבודה.

זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות, ובינתיים שולחת הודעות הפעלה אליך ואל כל מי שרשום בשדה עותק של טופס האתחול.

מה השלב הבא?

  • אם זוהי הפעם הראשונה שבה זרימת עבודה זו הופעלה, המשתתפים האחרים ייתכן שיהיה מידע וסיוע כדי להשלים את המשימות שהוקצו להם. (הם להיות שימושיות המקטע ביצוע במאמר זה.)

  • כמו כן, מומלץ לבדוק אם המשתתפים מקבלים את הודעות הדואר האלקטרוני שלהם, ובמיוחד שההודעות אינן מטופלות שלא כהלכה על-ידי מסנני דואר זבל.

  • וברשותך כמובן, ייתכן משימות זרימת עבודה אחת או יותר כדי להשלים את עצמך. עבור אל המקטע ביצוע במאמר זה לקבלת פרטים אודות האופן שבו יש להשלים אותן.

  • בינתיים, לקבלת מידע אודות האופן שבו באפשרותך לעקוב אחר ההתקדמות של המופע הנוכחי של זרימת העבודה, עבור הסעיף ניטור במאמר זה.

אם זו הפעם הראשונה שהוקצתה לך משימה בזרימת עבודה של אישור, מומלץ לסקור מקטע זה במאמר במלואו לפני השלמת המשימה. באופן זה, תהיה מודע לכל האפשרויות הפתוחות בפניך.

הערה: אם ידוע לך שהוקצתה לך משימה של זרימת עבודה, אך הודעת הדיווח לא הופיעה בדואר האלקטרוני הנכנס שלך, ודא שההודעה לא נותבה בטעות על-ידי מסנן דואר הזבל שלך. במידה וכן, התאם את הגדרות המסנן בהתאם.

תחילה, ודא שברשותך המאמר הנכון

סוגים שונים של זרימות עבודה דורשים פעולות שונות של משימה.

לכן לפני שתתחיל, ודא שהמשימה שהוקצתה לך היא אכן משימה של זרימת עבודה של אישור, ולא משימה עבור סוג אחר של זרימת עבודה.

חפש את הטקסט נא אשר בכל אחד מהמיקומים הבאים:

  • בשורת הנושא של הודעת המשימה
    הודעת משימה עם הסבר על הטקסט 'נא אשר'

  • בסרגל ההודעות בפריט שיש לסקור
    פריט לסקירה עם הסבר על הטקסט 'נא סקור'

  • בכותרת המשימה בדף ' מצב זרימת עבודה '
    משימה ברשימת דפי המצב של זרימת העבודה עם הסבר על 'נא סקור'

אם אינך רואה את הטקסט נא אשר במיקומים אלה, פנה אל האדם מי בעבודה, או להוסיף במקור זרימת העבודה כדי לבדוק באיזו תבנית זרימת העבודה מבוסס- או אם הוא זרימת עבודה מותאמת אישית. תוכל למצוא קישורים למאמרים אודות אופן השימוש סוגים אחרים של זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint במקטע למידע נוסף במאמר זה.

עם זאת, אם המשימה שלך היא משימת אישור, המשך לקרוא!

מקטעים בסעיף זה

  1. מבט כולל על התהליך

  2. מעבר אל הפריט וטופס המשימה מתוך הודעת דיווח המשימה

  3. מעבר אל הפריט ואל טופס המשימה מתוך הרשימה או הספריה

  4. סקירת הפריט

  5. השלמה ושליחה של טופס המשימה

  6. הודעות שתאריך היעד שלהן חלף

  7. דרישה והשלמה של משימה קבוצתית (אופציונלי)

  8. בקשת שינוי בפריט (אופציונלי)

  9. להקצות מחדש את משימת האישור לאדם אחר (אופציונלי)

  10. השלמת משימה בשם משתתף חיצוני (אופציונלי)

1. מבט כולל על התהליך

כשמוקצית לך משימה בזרימת עבודה, בדרך כלל אתה מחפש מידע אודות המשימה באחת משלוש הדרכים הבאות:

  • אתה מקבל הודעת משימה בדואר אלקטרוני.

  • אתה פותח מסמך של Microsoft Office ורואה סרגל הודעות המיידע לך כי הוקצתה לך משימה קשורה.

  • אתה בודק את אתר SharePoint ומגלה שמשימה אחת או יותר הוקצו לך כרגע.

כאשר אתה מגלה שהוקצתה לך משימה של זרימת עבודה של אישור, בדרך כלל אתה מבצע שתי פעולות:

  • סקירת הפריט    גלה אם באפשרותך לאשר את הפריט במצבו הנוכחי.

  • השלמת המשימה שלך    השתמש בטופס המשימה כדי לשלוח את תוצאות הסקירה שלך.

לכן, לעתים קרובות, שלושת הפריטים הבאים מעורבים בתהליך השלמת המשימה:

  • הודעת הדיווח (שאתה מקבל כדואר אלקטרוני)

  • הפריט שנשלח לאישורך (שאתה פותח וסוקר)

  • טופס המשימה (שאתה פותח, משלים ושולח)

שלושת הפריטים נראים כך.

הודעת דיווח המשימה, הפריט לסקירה וטופס המשימה

הערה: לחצן פתח משימה זו ברצועת הכלים בהודעת דיווח המשימה מופיע רק כאשר ההודעה נפתחת בגירסה המלאה המותקנת של Outlook, ולא כאשר היא נפתחת ביישום האינטרנט של Outlook Web Access‏‏.

לראש הסעיף

2. עבור אל הפריט וטופס המשימה מתוך הודעת דיווח המשימה

בצע שלבים אלה:

  1. בהודעת דיווח המשימה, בהוראות להשלמת משימה זו, לחץ על הקישור לפריט.

  2. בפריט שנפתח, לחץ על לחצן פתח משימה זו בסרגל ההודעות.

גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך הודעת הדיווח בדואר אלקטרוני

הערה: לחצן פתח משימה זו ברצועת הכלים בהודעת דיווח המשימה מופיע רק כאשר ההודעה נפתחת בגירסה המלאה המותקנת של Outlook, ולא כאשר היא נפתחת ביישום האינטרנט של Outlook Web Access‏‏.

לראש הסעיף

3. עבור אל הפריט וטופס המשימה מתוך הרשימה או הספריה

בצע שלבים אלה:

  1. ברשימה או בספריה שבה מאוחסן הפריט לסקירה, לחץ על הקישור בביצוע המשויך לפריט ולזרימת העבודה.

  2. בדף 'מצב זרימת עבודה', לחץ על כותרת המשימה שלך.

  3. בטופס המשימה, בסרגל ההודעות משימת זרימת עבודה זו חלה על, לחץ על הקישור לפריט.

גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך רשימה או ספריה

לראש הסעיף

4. סקירת הפריט

בדוגמה זו, הפריט הוא מסמך Microsoft Word.

עצה: אם זוהי משימה קבוצתית — כלומר, משימה בודדת שהוקצו לרשימה כולה תפוצה או קבוצת כך חבר בקבוצה בודד יכולים להשלים את המשימה עבור הקבוצה כולה — ולאחר מכן הוא כדאי לדרוש הפעילות לפני סקירת הפריט. בדרך זו, הפחת הזדמנות כי חבר אחר של הקבוצה שלך גם לסקור את המאמר. לקבלת הוראות, ראה סעיף 7 במקטע זה, דרישה והשלמה של משימה קבוצתית.

פריט לסקירה פתוח ומציג סרגלים צהובים

שים לב לשני סרגלי ההודעות הצהובים בחלק העליון של המסמך:

  • שרת לקריאה בלבד    מסמך זה פתוח במצב לקריאה בלבד — כלומר, באפשרותך לקרוא את המסמך, אך אין באפשרותך לבצע שינויים כלשהם בתוכה.
    (שים לב בעת השלמת משימת זרימת עבודה של אישור, אינך בדרך כלל תבצע שינויים ישירות בפריט עצמו. במקום זאת, עליך להשתמש בטופס המשימה כדי לרשום את כל התגובות.)

  • משימת זרימת עבודה    כשתהיה מוכן לרשום את התגובה שלך בטופס המשימה, לחץ על לחצן פתח משימה זו.

לראש הסעיף

5. השלמה ושליחה של טופס המשימה

טופס המשימה למשימת זרימת עבודה של אישור נראה פחות או יותר כך.

טופס של משימת זרימת עבודה

שים לב שני תחילה פריטים (מחק פריטומשימת זרימת עבודה זו חלה על כותרת הפריט) אינם מופיעים בטופס המשימה בעת פתיחתה מתוך בתוך הפריט לסקירה.

הסבר מספר אחת

מחק פריט

כדי למחוק משימה זו מן המופע הנוכחי של זרימת העבודה, לחץ על לחצן זה.

  • מחיקת המשימה אינה מוחקת את הפריט לסקירה.

  • אם אתה מוחק את המשימה, פעולה זו פועלת כ(ונרשמת בהיסטוריה כ)דחייה של המסמך. לכן, אם זרימת העבודה מוגדרת להסתיים בעת דחייה ראשונה, מחיקת המשימה מסיימת את זרימת העבודה.

  • משימה שנמחקה אינה מוצגת עוד באזור משימות של הדף 'מצב זרימת העבודה'. (עם זאת, המחיקה והדחייה האוטומטית שלאחריה עדיין נרשמות באזור היסטוריה של הדף.)

    הערה:  אם לא הפעלת מופע זה של זרימת העבודה, כדאי שתברר עם האדם שכן הפעיל אותו לפני שתמחק את המשימה.

הסבר מספר שתיים

משימת זרימת עבודה זו חלה על כותרת הפריט

כדי לפתוח את הפריט לסקירה, לחץ על הקישור כאן.

הסבר מספר שלוש

מצב, נדרש על-ידי, הערות מאוחדות, תאריך היעד הוא תאריך

אין באפשרותך לערוך או לשנות ערכים באותם ארבעת השדות, אך אתה עשוי לגלות כי המידע שמופיע בהם שימושי.

שים לב שהתיבה הערות מאוחדות מכילה לא רק את ההוראות הנוספות לגבי אופן השלמת המשימה, אלא גם את כל ההוראות שנשלחות על-ידי המשתתפים שכבר השלימו את משימותיהם באותו מופע של זרימת העבודה.

באותו אופן, לאחר שאתה שולח את הטופס שלך, כל הערה שתכלול בתיבה הערות (‏4) תופיע גם בתיבה הערות מאוחדות עבור המשתתפים הבאים.

הסבר מספר ארבע

הערות

כל טקסט שאתה מזין כאן יתועד בהיסטוריית זרימת העבודה, ויופיע גם בשדה הערות מאוחדות (‏3) עבור המשתתפים הבאים.

הסבר מספר חמש

אישור

כדי לאשר את הפריט, תחילה הקלד הערות כלשהן שברצונך לתרום לשדה הערות (‏4), ולאחר מכן לחץ על לחצן זה.

הסבר מספר שש

דחה

כדי לדחות את הפריט, תחילה הקלד הערות כלשהן שברצונך לתרום לשדההערות (4) ולאחר מכן לחץ על לחצן זה.

הסבר מספר שבע

ביטול

כדי לסגור את טופס המשימה מבלי לשמור שינויים או תגובות, לחץ על לחצן זה. המשימה תישאר בלתי שלמה ומוקצית לך.

הסבר מספר שמונה

בקשת שינוי

כדי לבקש שינוי עבור הפריט שאתה סוקר, לחץ על לחצן זה.

לאיור של הטופס שבו תזין את פרטי הבקשה ולקבלת הוראות נוספות, עבור לסעיף 8 במקטע זה, בקשת שינוי בפריט.

הערה: אפשרות זו עשויה להיות מבוטלת עבור משימות זרימת עבודה מסוימות.

הסבר מספר תשע

הקצה מחדש משימה

כדי להקצות מחדש את משימת האישור לאדם אחר, לחץ על לחצן זה.

לצפיה באיור של הדף שבו תזין את פרטי ההקצאה מחדש ולקבלת הוראות נוספות, עבור לסעיף 7 במקטע זה, להקצות מחדש את משימת האישור לאדם אחר.

הערה: אפשרות זו עשויה להיות מבוטלת עבור משימות זרימת עבודה מסוימות.

לראש הסעיף

6. הודעות שתאריך היעד חלף

אם תאריך היעד של משימה או מופע שלם של זרימת עבודה להשלמה חלף, הודעות נשלחות באופן אוטומטי אל:

  • האדם שלו מוקצית המשימה

  • האדם שהפעיל את זרימת העבודה (או, אם ההפעלה היתה אוטומטית, האדם שהוסיף את זרימת העבודה במקור)

לראש הסעיף

7. דרישה והשלמה של משימה קבוצתית (אופציונלי)

אם רק משימה בודדת מוקצית לקבוצה שלמה שאליה אתה שייך, כל חבר בקבוצה יוכל לדרוש ולהשלים משימה בודדת זו בשם הקבוצה כולה.

דרוש את המשימה לפני סקירת הפריט. ברגע שאתה דורש את המשימה, היא מוקצית לך, ואף חבר אחר של הקבוצה אינו יכול להשלים אותה. (באופן זה, רק אדם אחד מבצע את העבודה הדרושה.)

  1. בדף 'מצב זרימת עבודה', הצבע על שם המשימה המוקצית לקבוצה שלך עד להופעת חץ

  2. לחץ על החץ, לחץ על ערוך פריט ולאחר מכן, בטופס המשימה, לחץ על לחצן דרישת משימה.
    כיצד לדרוש משימה קבוצתית

כאשר הדף 'מצב זרימת עבודה' מרוענן, ניתן לראות כי המשימה אינה מוקצית עוד לקבוצה, אלא לך באופן ספציפי.

מאוחר יותר, אם ברצונך לשחרר את המשימה לקבוצה שוב מבלי להשלים אותה, השתמש באותם שלבים כדי לחזור לטופס המשימה, אך כעת לחץ על לחצן שחרר משימה.

לחצן 'שחרר משימה' בטופס המשימה

לראש הסעיף

8. בקשת שינוי בפריט (אופציונלי)

לפני שתתחיל תהליך זה, שים לב שייתכן שזרימת העבודה הוגדרה לסיום מיידי בעת ביצוע שינוי כלשהו בפריט. מומלץ לך לבדוק עם האדם שהפעיל או שהוסיף את זרימת העבודה במקור, כדי לוודא שניתן לבצע שינוי ושזרימת העבודה תסתיים בנקודה זו.

להלן הדגמה של אפשרות הבקשה לשינוי על-ידי הצגת תרחיש:

תחילה, דמיין ששמך יצחק.

לאחר מכן, דמיין שעמיתה לעבודה בשם דורית הפעילה זרימת עבודה של אישור במסמך שהיא יצרה.

בעת סקירת המסמך החדש של דורית, אתה חש שהמבוא ארוך מדי.

אתה לוחץ על לחצן בקש שינוי מ בחלק התחתון של טופס משימת זרימת העבודה, ולאחר מכן משלים טופס זה.

טופס לבקשת שינוי בפריט

הסבר מספר אחת

בקשת שינוי מ

הזן את השם או כתובת הדואר האלקטרוני של האדם שממנו אתה מבקש את השינוי.

(כדי לשלוח את הבקשה לאדם שהתחיל הפעלה זו של זרימת העבודה — לחלופין, אם זרימת העבודה הופעלה באופן אוטומטי, לאדם שהוסיף את זרימת עבודה זו של אישור במקור — באפשרותך גם להשאיר שדה זה ריק.)

הסבר מספר שתיים

בקשה חדשה

תאר את השינוי שברצונך לבצע, וספק מידע שנדרש לאדם שמבצע את השינוי. (כל טקסט שתזין כאן יתווסף לאזור הערות מאוחדות.)

הסבר מספר שלוש

משך חדש

בצע אחת משלוש הפעולות הבאות:

  • כדי לשמור על תאריך היעד הקיים    השאר שדה זה ריק.

  • כדי להסיר את תאריך היעד לגמרי    הקלד את מספר 0.

  • כדי לציין תאריך יעד חדש    הקלד מספר כאן ולאחר מכן ציין את יחידות המשך בשדה הבא. יחד, שני הערכים מזהים את פרק הזמן עד לתאריך היעד של משימת השינוי.

הסבר מספר ארבע

יחידות משך זמן חדש

אם אתה מציין משך של פעילות חדשה, השתמש בשדה זה ביחד עם השדה משך חדש כדי לזהות התקופה לפני הפעילות היא יעד. (לדוגמה: 3 ימים או חודש אחד או שבועיים.)

כאשר כל הערכים הטופס באופן הרצוי לך, לחץ על שלח ולאחר הפעילות הנוכחית שלך מסומןביצוע. (אך לא סיימת עדיין. אתה ניתן להקצות משימה של אישור שוב לאחר דורית משלים את המשימה שינוי).

בינתיים, דורית מקבלת את הודעת הדואר האלקטרוני הבאה:

הודעה נשלחת כאשר נדרש שינוי בפריט

דורית יכולה לומר לך לאחר מבט פשוט בשורת הנושא (מספר 1 באיור) שאין זו הודעת אישור רגילה, אלא במקום זאת בקשה לשנות משהו בפריט. היא מוצאת את המידע אודות השינוי הספציפי המבוקש בשינוי המבוקש של הטקסט (מספר 2).

דורית מוציאה את הפריט, מבצעת את השינויים הנדרשים, ולאחר מכן שומרת את השינויים ומכניסה את הפריט בחזרה.

לאחר מכן היא עוברת לדף 'מצב זרימת עבודה' ופותחת את משימת בקשת השינוי שלה מתוך האזור 'משימות'.


טופס נשלח כאשר השינוי המבוקש הושלם

דורית מוסיפה כל מידע שברצונה להוסיף לשדה הערות, ולאחר מכן לוחצת על שלח תגובה. זרימת העבודה מבצעת שתי פעולות:

  • היא מסמנת את משימת בקשת השינוי של דורית כמשימה שהושלמה.

  • היא מקצה לך משימת אישור חדשה (עם ההערות של דורית שנוספו לשדה הערות מאוחדות) ושולחת לך הודעה אודות משימה זו.

כעת תוכל להמשיך ולהשלים את סקירת הפריט שהשתנה.

בינתיים, כל הפעולות האלה נמצאות תחת מעקב וגלויות במקטע היסטוריית זרימת עבודה בדף 'מצב זרימת עבודה', כפי שמוצג באיור הבא.

היסטוריית זרימת עבודה מציגה פעולות מבקשת השינוי

להלן דיאגרמה של התהליך כולו.

תרשים זרימה עבור בקשת השינוי

לראש הסעיף

9. הקצאה מחדש של משימת האישור לאדם אחר (אופציונלי)

אם ברצונך שמישהו אחר ישלים משימת זרימת עבודה שהוקצתה לך, לחץ על לחצן הקצאה מחדש של משימה בטופס משימת זרימת העבודה.

טופס זה מוצג.

טופס הקצאה מחדש של משימה

הסבר מספר אחת

הקצאה מחדש של המשימה

הזן את שם או כתובת האדם שברצונך להקצות לו משימה זו.

כדי להקצות משימה זו לאדם שהפעיל את זרימת העבודה — לחלופין, אם זרימת העבודה הופעלה באופן אוטומטי, לאדם שהוסיף זרימת עבודה זו במקור -— השאר שדה זה ריק.

הסבר מספר שתיים

בקשה חדשה

ספק את המידע הנדרש לאדם שלו אתה מקצה את המשימה לשם השלמת המשימה. (כל טקסט שתזין כאן יתווסף לאזור הערות מאוחדות.)

הסבר מספר שלוש

משך חדש

בצע אחת משלוש הפעולות הבאות:

  • כדי לשמור על תאריך היעד הקיים    השאר שדה זה ריק.

  • כדי להסיר את תאריך היעד לגמרי    הקלד את מספר 0.

  • כדי לציין תאריך יעד חדש    הקלד מספר כאן ולאחר מכן ציין את יחידות המשך בשדה הבא. יחד, שני הערכים מזהים את פרק הזמן עד לתאריך היעד של משימת השינוי.

הסבר מספר ארבע

יחידות משך זמן חדש

אם אתה מציין משך של פעילות חדשה, השתמש בשדה זה ביחד עם השדה משך חדש כדי לזהות התקופה לפני הפעילות היא יעד. (לדוגמה: 3 ימים או חודש אחד או שבועיים.)

לאחר השלמת הטופס, לחץ על שלח. המשימה שלך מסומן הושלםמשימה חדשה מוקצה האדם האחראי לפעילות כעת וכן דיווח משימה נשלחת.

כל מידע חדש שסיפקת כלול בטקסט מוקצית על-ידי בהודעת המשימה החדשה (מספר 1 באיור הבא).

הודעת משימה עבור המשימה המוקצית מחדש

בינתיים, כל השינויים הללו נמצאים תחת מעקב וגלויים במקטעים משימות והיסטוריה בדף 'מצב זרימת עבודה', כפי שמוצג כאן.

האזורים 'משימות' ו'היסטוריה' בדף 'מצב זרימת עבודה' עבור המשימה המוקצית מחדש

לראש הסעיף

10. השלמת משימה בשמו של משתתף חיצוני (אופציונלי)

קיים תהליך מיוחד להכללת משתתפים שאינם חברים בארגון SharePoint שלך. בתהליך זה, חבר אתר פועל כבא-כוח של המשתתף החיצוני.

  1. כלול את כתובת הדואר האלקטרוני של המשתתף החיצוני בשלב הקצאה עבור המתאים בעמוד השני של טופס השיוך.

  2. בפועל, זרימת העבודה מקצה את המשימה של המשתתף החיצוני לחבר האתר אשר מפעיל את זרימת העבודה — לחילופין, אם זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, לחבר שהוסיף את זרימת העבודה במקור. אדם זה שלו תוקצה המשימה בפועל משמש כבא-כוח של המשתתף החיצוני.

  3. חבר אתר זה מקבל הודעת משימה, עם הוראות לשלוח עותק של הפריט לסקירה למשתתף החיצוני. (בינתיים, המשתתף החיצוני מקבל עותק של הודעת המשימה, אשר יכול לשמש כהתראה או אזהרה שימושית.)

  4. חבר האתר שלו מוקצית המשימה בפועל שולח עותק של הפריט למשתתף החיצוני.

  5. המשתתף החיצוני סוקר את הפריט ושולח בחזרה את התגובה שלו לחבר האתר.

  6. כאשר מתקבלת תגובת המשתתף החיצוני, חבר האתר משלים את המשימה ב- SharePoint בשמו של המשתתף החיצוני.

להלן דיאגרמה של התהליך.

תרשים זרימת תהליכים להכללת משתתף חיצוני

המיקום המרכזי שממנו תוכל לנטר, להתאים, או להפסיק זרימת עבודה פועלת הוא הדף 'מצב זרימת עבודה' עבור אותו מופע של זרימת העבודה.

תחילה תלמד כיצד להגיע לעמוד זה, ולאחר מכן תלמד כיצד להשתמש באפשרויות ובמידע שתמצא שם. לבסוף, תלמד שני דפים אחרים שבהם תוכל לקבל מידע ניטור נוסף.

מקטעים בסעיף זה

  1. למצוא את הדף ' מצב זרימת עבודה

  2. השתמש בדף מצב זרימת עבודה כדי לעקוב אחר ההתקדמות של זרימת עבודה

  3. שינוי משימות פעילות (משימות שכבר הוקצו)

  4. שינוי משימות עתידיות (משימות שעדיין לא הוקצו)

  5. ביטול או סיום זרימת עבודה זו

  6. גלה אילו זרימות עבודה פועלות בפריט

  7. ניטור זרימות עבודה עבור אוסף האתרים כולו

1. להגיע לדף ' מצב זרימת עבודה '

ברשימה או בספריה שבה הפריט ממוקם, לחץ על הקישור בביצוע עבור הפריט וזרימת העבודה הרצויים.

בדוגמה זו, הפריט הוא המסמך המכונה 'טיוטה בסיסית' וזרימת העבודה היא 'אישור 3'.

לחיצה על קישור מצב זרימת עבודה

הדף 'מצב זרימת עבודה' נפתח.

הערות: 

  • אם הרשימה או הספריה שלך מכילה מספר רב של פריטים, באפשרותך להשתמש במיון ו/או בסינון לאיתור הפריט שאתה מחפש מהר יותר. אם אתה מגלה שאתה ממיין ו/או מסנן באותו אופן שוב ושוב, ייתכן שתמצא תועלת ביצירת תצוגה מותאמת אישית שהופכת את הסידור המסוים הזה לאוטומטי.

  • כדי להגיע לדף 'מצב זרימת עבודה', באפשרותך גם ללחוץ על הקישור הצג את המצב של זרימת עבודה זו בהודעת דואר אלקטרוני "התחילה" או הקישור הצג את היסטוריית זרימת העבודה בהודעת דואר אלקטרוני "הושלמה" עבור המופע הספציפי המעניין אותך.

לראש הסעיף

2. השתמש בדף מצב זרימת עבודה כדי לעקוב אחר ההתקדמות של זרימת עבודה

כאן, תחת האיור של כל מקטע בדף 'מצב זרימת עבודה', תוכל למצוא את שאלות הניטור שהמקטע משיב עליהן.

מקטע 'מידע זרימת עבודה'

מקטע 'מידע זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה'

תשובות לשאלות בנושא:

  • מי הפעיל מופע זה של זרימת העבודה?

  • מתי הופעל מופע זה?

  • מתי התרחשה הפעולה האחרונה במופע זה?

  • באיזה פריט פועל מופע זה?

  • מהו המצב הנוכחי של מופע זה?

מקטע 'משימות'

אזור 'משימות' בדף 'מצב זרימת עבודה'

תשובות לשאלות בנושא:

  • אילו פעילויות כבר נוצרו והוקצו, ומהו המצב הנוכחי שלהם?

  • אילו משימות כבר הושלמו, ומה היתה התוצאה עבור כל המשימות הללו?

  • מהו תאריך היעד עבור כל משימה שכבר נוצרה והוקצתה?

משימות שנמחקו ומשימות שעדיין לא הוקצו אינן מופיעים במקטע זה.

מקטע 'היסטוריית זרימת עבודה'

מקטע 'היסטוריית זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה'

תשובות לשאלות בנושא:

  • אילו אירועים כבר התרחשו במופע זה של זרימת העבודה?

  • שים לב שפעילויות שתאריך היעד שלהן חלף ודיווחים על משימות שתאריך היעד שלהן חלף אינם מופיעים באזור זה.

לראש הסעיף

3. שינוי משימות פעילות (משימות שכבר הוקצו)

קיימות שתי דרכים לשינוי משימות שכבר הוקצו אך עדיין לא הושלמו:

  • שינוי של משימה פעילה בודדת

  • שינוי כל המשימות הפעילות

שינוי של משימה פעילה בודדת

הרשאות    כדי לבצע כל שינוי משימה בודדת שהוקצתה למישהו אחר מלבד עצמך, דרושה לך ההרשאה ' ניהול רשימות '. (בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה ואת הקבוצות מבקרים אינם. לכן הוא אפשרי, לדוגמה, כדי שיכללו הרשאות המאפשרות לך להפעיל זרימת עבודה, אך לא כדי לבצע שינויים משימה שמשתתף אחר.)

אם יש לך ההרשאות הדרושות:

  1. לחץ על הכותרת של המשימה ברשימה משימות.
    לחיצה על כותרת של משימה ברשימה

  2. השתמש בטופס המשימה כדי להשלים, למחוק או להקצות מחדש את המשימה.

לקבלת הוראות מפורטות יותר לגבי אופן השימוש בטופס המשימה, עיין במקטע הושלמה במאמר זה.

שינוי כל המשימות הפעילות

הרשאות    כל ארבעת הקישורים הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו את ההרשאה ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים מופיעים בדף של האדם שהתחיל את המופע של זרימת עבודה, אך סיים זרימת עבודה זו קישור אינה מופיעה אלא אם אדם זה מכיל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. (שוב, בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה ואת הקבוצות מבקרים אינם).

  1. באזור מתחת לתצוגה חזותית של זרימת עבודה, לחץ על הקישור עדכן משימות פעילות של אישור.

  2. בצע את השינויים בטופס שנפתח, ולאחר מכן לחץ על אישור.

    • הודעות המשקפות את השינויים שלך נשלחות לאנשים שמוקצות להם משימות כרגע, בהפעלה זו.

    • משימות שכבר הושלמו או נמחקו, ומשימות שעדיין לא הוקצו, אינן מושפעות מהשינויים שתבצע בטופס זה.

    • אם ברצונך לבצע שינויים במשימות שעדיין לא הוקצו, עיין בסעיף הבא, שנה משימות עתידיות.

שינוי טופס עבור משימות פעילות

הסבר מספר אחת

משך זמן למשימה, יחידות משך זמן

  • כדי לשמור על תאריך היעד    השאר את משך לכל פעילות ריקה ואל תבצע שינויים ביחידות משך זמן.

  • כדי להסיר את התאריך יעד כך שלא יהיה משך    הקלד את המספר 0במשך לכל פעילות.

  • כדי להזיז את תאריך יעד החוצה על-ידי הרחבת משך הפעילות    השתמש בשני שדות המשך כדי לציין את המספר ואת סוג היחידות שלפיהם ברצונך להרחיב את המשך.

הסבר מספר שתיים

הבקשה

  • כדי לשנות את טקסט הבקשה    בצע את השינויים שהרצויים בתיבת הטקסט.

  1. לאחר ששינית את כל השדות בטופס באופן הרצוי לך, לחץ על אישור.

כל המשימות הפעילות במופע הנוכחי מתעדכנות.

לראש הסעיף

שנה משימות עתידיות (משימות שעדיין לא הוקצו)

הרשאות    כל ארבעת הקישורים הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו את ההרשאה ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים מופיעים בדף של האדם שהתחיל את המופע של זרימת עבודה, אך סיים זרימת עבודה זו כעת קישור אינה מופיעה אלא אם אדם זה מכיל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. (שוב, בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה ואת הקבוצות מבקרים אינם).

  1. בדף 'מצב זרימת עבודה', באזור שמתחת ל'פריט חזותי של זרימת עבודה', לחץ על הקישור הוסף או עדכן מאשרים.

  2. בצע את השינויים בטופס שנפתח ולאחר מכן לחץ על עדכן.

    הערה:  משימות שכבר נוצרו והוקצו אינן מושפעות מהשינויים שתבצע בטופס זה.

שינוי טופס עבור משימות עתידיות

הסבר מספר אחת

משתתפים, סדר, הרחבת קבוצות

  • כדי להוסיף או להסיר משתתפים, או כדי לשנות את סדר המשימות    הוסף, הסר ו/או סדר מחדש את סדר שמות המשתתפים או הכתובות בשדהמשתתפים.

  • כדי למחוק שלב שלם   לחץ במקוםהקצה ל שדה עבור אותו שלב ולאחר מכן הקשCTRL+DELETE.

הערה: באפשרותך להשתמש בתיבת הסימון הרחב קבוצות כדי לציין אם קבוצות התפוצה שמופיעות תוקצה משימה אחת בלבד עבור הקבוצה כולה או משימה אחת לכל חבר בקבוצה.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשדות אלה, ראה את תכנון ובמקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

הסבר מספר שתיים

הבקשה

  • כדי לשנות את טקסט הבקשה    בצע את השינויים שעליו ברצונך להציב הטקסט בתיבה.

הסבר מספר שלוש

תאריך יעד עבור כל המשימות, משך זמן למשימה, יחידות משך זמן

  • כדי לשנות או להסיר את לוח השנה תאריך יעד    מחק את התאריך הקיים ולאחר מכן אחת ספק חדש או, כדי להסיר הספציפית לחלוטין תאריך יעד, השאר את השדה ריק. (אל תקליד אפס בשדה זה. שדה זה עליך לכלול ערך תאריך לוח שנה או להיות ריק.)

  • כדי לשמור על המשך הקיים    השאר את משך לכל פעילות ריקה ואל תבצע שינויים ביחידות משך זמן.

  • כדי להסיר את המשך כך שלא יהיה משך    הקלד את המספר 0במשך לכל פעילות.

  • כדי להרחיב את משך הפעילות    השתמש בשני השדות משכי זמן כדי לציין את המספר ואת סוג היחידות שלפיהם ברצונך להרחיב את המשך. (לקבלת מידע נוסף אודות הגדרת תאריכי יעד ומשכי, ראה את בסעיף תכנון במאמר זה.)

  1. לאחר ששינית את כל השדות בטופס באופן הרצוי לך, לחץ על אישור.

כל המשימות העתידיות במופע הנוכחי ישקפו את השינויים שלך.

לראש הסעיף

5. ביטול או סיום להפעיל זרימת עבודה זו

קיימות שתי דרכים שבהן באפשרותך להפסיק מופע של זרימת עבודה פועלת לפני השלמתו:

  • ביטול זרימת העבודה    כל המשימות מבוטלות, אך נשמרות באזור משימות של הדף 'מצב זרימת עבודה'.

  • סיום זרימת העבודה    כל המשימות מבוטלות ונמחקות מהאזור משימות של הדף 'מצב זרימת עבודה'. (עם זאת, הן עדיין משתקפות באזור היסטוריית זרימת עבודה.)

להלן הוראות עבור שתי השיטות.

ביטול (כל המשימות מבוטלות אך נשמרות הן ברשימת המשימות והן בהיסטוריה)

הרשאות    כל ארבעת הקישורים הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו את ההרשאה ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים מופיעים בדף של האדם שהתחיל את המופע של זרימת עבודה, אך סיום זרימת העבודה קישור אינה מופיעה אלא אם אדם זה מכיל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. (שוב, בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה ואת הקבוצות מבקרים אינם).

אם אין עוד צורך במופע הנוכחי של זרימת עבודה, ניתן להפסיק אותו.

  • בדף 'מצב זרימת עבודה', באזור מתחת להצגה החזותית של זרימת העבודה, לחץ על הקישור בטל את כל משימות האישור.

  • לחץ על כן כדי לאשר.

קישור בטל את כל המשימות

כל הפעילויות הנוכחיות מתבטלים ומסתיים זרימת העבודה במצב מבוטל. המשימות מבוטלות עדיין מופיעות באזור משימות וגם באזור היסטוריית זרימת עבודה.

סיום (כל המשימות נמחקות מרשימת המשימות אך נשמרות בהיסטוריה)

הרשאות    כל ארבעת הקישורים הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו את ההרשאה ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים מופיעים בדף של האדם שהתחיל את המופע של זרימת עבודה, אך סיים זרימת עבודה זו קישור אינה מופיעה אלא אם אדם זה מכיל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. (שוב, בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה ואת הקבוצות מבקרים אינם).

אם מתרחשת שגיאה, או אם זרימת העבודה מפסיקה ואינה מגיבה, ניתן לסיים אותה.

בדף 'מצב זרימת עבודה', באזור שמתחת ל'פריט חזותי של זרימת עבודה', לחץ על סיים זרימת עבודה זו ולאחר מכן לחץ על כן כדי לאשר.

כל הפעילויות שנוצרו על-ידי זרימת העבודה מתבטלים ואת נמחקים מהאזור משימות בדף ' מצב זרימת עבודה ', על-פי אתה משתקפת עדיין באזור היסטוריית זרימת עבודה. סיום זרימת העבודה עם מצב של זרימת עבודה בוטלה.

לראש הסעיף

6. חיפוש זרימות העבודה הפועלות בפריט

בדף 'זרימות עבודה' עבור כל פריט, תמצא רשימה של זרימות העבודה שפועלת כעת בפריט זה.

  1. עבור אל הרשימה או הספריה שבה מאוחסן הפריט.

  2. הצבע על שם הפריט, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בתפריט הנפתח.

  3. בזרימות העבודה: דף שם פריט, תחת זרימות עבודה פועלות, תוכל למצוא רשימה של המופעים שפועלים כעת בפריט.

הערה: שים לב הכפולה זה מופעים של גירסה של זרימת עבודה יחיד באפשרותך 't לפעול על אותו פריט בו-זמנית. לדוגמה: שתי זרימות עבודה, שניהם בהתבסס על תבנית אישור, נוספו. אחת בשם אישור תכנון ונקרא השניה אישור תקציב. בכל פריט אחד בכל פעם, אחד מופע כל של אישור תכנון ואישור תקציב יכולים לפעול, אך לא שני מופעים של זרימת עבודה אחד .

לראש הסעיף

7. ניטור זרימות עבודה עבור אוסף האתרים כולו

מנהלי אוסף אתרים יכולים להציג במבט מהיר:

  • כמה זרימות עבודה מבוססות על כל תבנית זרימת עבודה שקיימת כעת באוסף האתרים.

  • אם כל אחת מתבניות זרימת העבודה עצמה פעילה או אינה פעילה כעת באוסף האתרים.

  • כמה מופעים של גירסאות זרימת עבודה מבוססים על כל אחת מתבניות זרימת העבודה פועלים כעת באוסף האתרים.

כך ניתן לעשות זאת:

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על סמל הגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. בדף הגדרות האתר, תחת ניהול האתר, לחץ על זרימות עבודה.

דף 'זרימות עבודה' נפתח, ומציג את המידע.

מה השלב הבא?

אם זו הפעם הראשונה הפועלות גירסה זרימת עבודה זו מכיל, כדאי לך להשתמש בהוראות המופיעות המקטע סקירה במאמר זה כדי להציג את האירועים במופע ולגלות אם הפונקציות זרימת העבודה כפי שאתה רוצה.

לאחר השלמת מופע זרימת העבודה שלך, באפשרותך לסקור את האירועים שנרשמו בהיסטוריה שלה. (באפשרותך לגשת לרשומה עבור כל מופע עד 60 יום לאחר השלמת המופע.)

חשוב:  שים לב שהיסטוריית זרימת העבודה מסופקת לצורך עיון בלתי רשמי בלבד. לא ניתן להשתמש בה לביקורות רשמיות או לכל מטרה משפטית, ראייתית אחרת.

באפשרותך גם להפעיל דוחות אודות הביצועים הכוללים של זרימת העבודה בין מופעים.

מקטעים בסעיף זה

  1. סקירת אירועים במופע האחרון ביותר

  2. גישה להיסטוריית המופע למשך עד 60 יום

  3. יצירת דוחות ביצועים של זרימת עבודה

1. סקירת אירועים במופע האחרון ביותר

כל עוד פריט נשאר באותה רשימה או ספריה, ועד אשר אותה זרימת עבודה פועלת שוב באותו הפריט, ניתן לגשת להיסטוריה של המופע האחרון ביותר מהרשימה או הספריה.

כדי להציג את הדף 'מצב זרימת עבודה' עבור המופע האחרון ביותר של זרימת עבודה הפועלת בכל פריט:

  • ברשימה או בספריה שבה הפריט ממוקם, לחץ על קישור המצב עבור הפריט וזרימת העבודה הרצויים.

בדוגמה זו, הפריט הוא המסמך המכונה טיוטה בסיסית וזרימת העבודה היא אישור מסמך חדש.

לחץ על קישור מצב זרימת עבודה

בדף 'מצב זרימת עבודה', המקטע היסטוריית זרימת עבודה ממוקם בסמוך לחלק התחתון.

מקטע 'היסטוריית זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה'

לראש הסעיף

2. גישה להיסטוריית המופע למשך עד 60 יום

מה אם ברצונך לסקור את ההיסטוריה של מופע לאחר שהפעלת את אותה זרימת עבודה שוב על אותו פריט?

למעשה, באפשרותך לעשות זאת עד 60 ימים, מתוך אחת משתי נקודות כניסה: הרשימה או הספריה, או ההודעה על השלמת זרימת העבודה.

מתוך הרשימה או הספריה

  1. עבור אל הרשימה או הספריה שבה מאוחסן הפריט.

  2. הצבע על שם הפריט, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בתפריט הנפתח.

  3. בזרימות העבודה: שם פריט ', תחת זרימות עבודה שהושלמו, לחץ על השם או את המצב של מופע זרימת העבודה שברצונך לסקור.
    רשימת זרימות עבודה שהושלמו בדף 'זרימות עבודה' עבור פריט
    הדף ' מצב זרימת עבודה ' עבור מופע זה נפתח.

מתוך ההודעה על השלמת זרימת העבודה

  • פתח את ההודעה על השלמת זרימת העבודה עבור המופע שברצונך לסקור, ולאחר מכן לחץ על הקישור הצג את היסטוריית זרימת העבודה.

הודעה על השלמת זרימת העבודה עם סימון קישור היסטוריה
הדף ' מצב זרימת עבודה ' עבור מופע זה נפתח.

כדי לשמור את כל ההודעות שלך השלמה, כדאי לך ליצור כלל של Outlook. להגדיר את הכלל בעותק כל ההודעות הנכנסות המכילים את הטקסט הושלמה בבשורת הנושא לתיקיה נפרדת משלהם. (ודא שהתחום שלך Outlook כלל עותקים הנכנס הודעות ואינו פשוט להעביר אותן, או שהן לא מופיעים גם הם בתיבת הדואר הנכנס שלך).

לראש הסעיף

3. יצירת דוחות ביצועים של זרימת עבודה

כדי ללמוד באופן כללי על הביצועים של אחת מגירסאות זרימת העבודה שלך - למשך זמן מסוים ובמופעים מרובים - באפשרותך ליצור את אחד מהדוחות המוגדרים מראש הבאים או את שניהם:

  • דוח משך פעילות    השתמש בדוח זה כדי לראות ממוצעים של משך הזמן שנדרש להשלמת כל פעילות בתוך זרימת עבודה, וכן משך הזמן שנדרש להשלמת כל הפעלה מלאה או מופע של זרימת עבודה זו.

  • ביטול ודוח שגיאות    השתמש בדוח זה כדי לראות אם זרימת עבודה מסוימת מבוטלת לעתים קרובות או נתקלת בשגיאות לפני השלמתה.

יצירת הדוחות הזמינים עבור זרימת עבודה

  1. ברשימה או בספריה, בעמודה מצב עבור זרימת עבודה זו, לחץ על כל קישור פרטי מצב.
    לחיצה על מצב זרימת עבודה

  2. בדף ' מצב זרימת עבודה ', תחת היסטוריית זרימת עבודה, לחץ על הצג דוחות זרימת עבודה.
    לחיצה על קישור הצג דוחות זרימת עבודה במקטע היסטוריית זרימת עבודה

  3. אתר את זרימת העבודה שעבורה ברצונך להציג דוח ולאחר מכן לחץ על שם הדוח שברצונך להציג.
    לחיצה על קישור עבור דוח משך פעילות

  4. בדף ' התאמה אישית ', השאר או לשנות את המיקום שבו ייווצר קובץ הדוח ולאחר מכן לחץ על אישור.
    לחיצה על 'אישור' במיקום שמירת קובץ
    הדוח יצרת ושמרת למיקום שצוין.

  5. לאחר השלמת הדוח, באפשרותך ללחוץ על הקישור שמוצג באיור הבא כדי להציג אותו. אחרת, לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח וסיום. (מאוחר יותר, כאשר תהיה מוכן להציג את הדוח, תוכל למצוא אותו במיקום שציינת בשלב הקודם.)
    לחיצה על קישור כדי להציג דוח

מה השלב הבא?

אם זרימת העבודה שלך פועלת בדיוק באופן שרצית, אתה מוכן להתחיל להשתמש בה.

אם יש משהו שברצונך לשנות בנוגע לאופן הפעולה שלה, עיין במקטע שינוי במאמר זה.

לאחר הפעלת המופע הראשון של זרימת העבודה של אישור החדשה שלך וסקירת התוצאות, מומלץ לבצע שינוי אחד או יותר באופן שבו זרימת העבודה מוגדרת.

כמו כן, מומלץ לבצע שינויים נוספים בתצורה בהזדמנויות שונות בעתיד.

לבסוף, ייתכן שתרצה בשלב מסוים להפוך את זרימת העבודה לבלתי זמינה לפרק זמן קצר או ארוך יותר, אך לא להסיר אותה — או, ייתכן שאכן, תרצה להסיר אותה לגמרי.

מקטעים בסעיף זה

  1. שינוי ההגדרות הקבועות עבור זרימת עבודה

  2. ללא זמין או הסרה של זרימת עבודה

1. שינוי ההגדרות הקבועות עבור זרימת עבודה

כדי לבצע שינויים קבועים בהגדרות של זרימת עבודה קיימת, עליך לפתוח ולערוך את טופס השיוך שהשתמשת בו במקור כדי להוסיף אותה.

אם זרימת העבודה פועלת ברשימה או בספריה אחת בלבד

  1. פתח את הרשימה או את הספריה שבה זרימת העבודה פועלת.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה.

    הערה: שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימה של לוח שנה שם הכרטיסיה הוא לוח שנה.

  3. בקבוצה הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

  4. בדף 'הגדרות זרימת עבודה', תחת שם זרימת עבודה (לחץ כדי לשנות הגדרות), לחץ על שם זרימת העבודה שעבורה ברצונך לשנות הגדרות.

    הערה:  אם זרימת העבודה של אישור הרצויה אינה מופיעה ברשימה, ייתכן שהיא משויכת רק לסוג תוכן אחד. זרימות העבודה המופיעות ברשימה זו נקבעות על-ידי הפקד תצורתן של זרימות עבודה אלה נקבעה לפעולה בפריטים מסוג זה, הממוקם ממש מתחת לרשימה. (ראה באיור.) לחץ על אפשרויות סוג התוכן בתפריט הנפתח כדי לגלות איזו מהן מציגה את זרימת העבודה הרצויה. כאשר זרימת העבודה הרצויה מופיעה ברשימה, לחץ על שמה.

  5. באותם שני עמודים של טופס השיוך ששימשו במקור להוספת זרימת העבודה, בצע ושמור את השינויים הרצויים.

    לקבלת מידע נוסף אודות השדות והפקדים בטופס השיוך, עיין את תכנון ובמקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

אם זרימת העבודה פועלת בכל הרשימות והספריות באוסף האתרים

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על סמל הגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. בדף 'הגדרות האתר', תחת גלריות מעצב אתרים, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  4. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שבו פועלת זרימת העבודה.
    סוגי תוכן של מסמכים עם סימון סוג

  5. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות, , לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
    הקישור 'הגדרות זרימת עבודה' במקטע 'הגדרות'

  6. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', תחת שם זרימת עבודה (לחץ לשינוי הגדרות), לחץ על שם זרימת העבודה שעבורה ברצונך לשנות הגדרות עבור.
    קישור לשינוי הגדרות זרימת עבודה

  7. באותם שני עמודים של טופס השיוך ששימשו במקור להוספת זרימת העבודה, בצע ושמור את השינויים הרצויים.

    לקבלת מידע נוסף אודות השדות והפקדים בטופס השיוך, עיין את תכנון ובמקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

לראש הסעיף

2. הפיכה של זרימת עבודה לבלתי זמינה או הסרתה

אם זרימת העבודה פועלת ברשימה או בספריה אחת בלבד

  1. פתח את הרשימה או את הספריה שבה זרימת העבודה פועלת.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה.

    הערה: שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימה של לוח שנה שם הכרטיסיה הוא לוח שנה.

  3. בקבוצה הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

  4. בדף הגדרות זרימת עבודה, לחץ על הקישור הסר, חסום או שחזר זרימת עבודה.

  5. השתמש בטופס בדף הסרת זרימות עבודה כדי להפוך ללא זמין, להפעיל מחדש או להסיר אותן.
    טופס בדף 'הסרת זרימות עבודה'

הטופס מכיל חמש עמודות:

  • זרימת עבודה    שם זרימת העבודה.

  • מופעים    מספר המופעים של זרימת העבודה שפועלים כעת בפריטים.

  • אפשר    אפשרות המאפשרת לזרימת העבודה להמשיך לפעול כרגיל.

  • אין מופעים חדשים    אפשרות המאפשרת למופעים בזרימת העבודה שפועלים כעת להשלים את פעולתם, אך מבטלת את זרימת העבודה על-ידי הפיכתה ללא זמינה להפעלת מופעים חדשים. (פעולה זו הינה הפיכה. כדי להפעיל מחדש את זרימת העבודה מאוחר יותר, חזור לדף זה ובחר באפשר.)

  • הסרה    אפשרות המסירה את זרימת עבודה מהרשימה או מהספריה לגמרי. כל המופעים הפועלים מסתיימים באופן מיידי, והעמודה עבור זרימת עבודה זו לא מופיעה עוד בדף עבור הרשימה או הספריה. (פעולה זו הינה בלתי הפיכה.)

אם זרימת העבודה פועלת בכל הרשימות והספריות באוסף האתרים

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על סמל הגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. בדף 'הגדרות האתר', תחת גלריות, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  4. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שבו פועלת זרימת העבודה.
    סוגי תוכן של מסמכים עם סימון סוג

  5. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחתהגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
    הקישור 'הגדרות זרימת עבודה' במקטע 'הגדרות'

  6. בדף 'הגדרות זרימת עבודה', לחץ על הקישור הסר, חסום או שחזר זרימת עבודה.

  7. השתמש בטופס בדף הסרת זרימות עבודה כדי להפוך ללא זמין, להפעיל מחדש או להסיר אותן.
    טופס בדף 'הסרת זרימות עבודה'

הטופס מכיל חמש עמודות:

  • זרימת עבודה    שם זרימת העבודה.

  • מופעים    מספר המופעים של זרימת העבודה שפועלים כעת בפריטים.

  • אפשר    אפשרות המאפשרת לזרימת העבודה להמשיך לפעול כרגיל.

  • אין מופעים חדשים    אפשרות המאפשרת למופעים בזרימת העבודה שפועלים כעת להשלים את פעולתם, אך מבטלת את זרימת העבודה על-ידי הפיכתה ללא זמינה להפעלת מופעים חדשים. (פעולה זו הינה הפיכה. כדי להפעיל מחדש את זרימת העבודה מאוחר יותר, חזור לדף זה ובחר באפשר.)

  • הסרת    האפשרות מסיר לחלוטין את זרימת העבודה מתוך אוסף האתרים. כל המופעים הפועלים מבוטלים באופן מיידי, ומופיעה העמודה עבור זרימת עבודה זו עוד בדף עבור הרשימה או הספריה. (פעולה זו אינה הפיכה.)

מה השלב הבא?

אם ביצעת שינויים, הפעל מופע בדיקה של זרימת העבודה כדי לבדוק היטב את ההשפעות של השינויים.

המשך התאמה אישית

קיים מגוון רחב של דרכים להתאמה אישית נוספת של זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint.

באפשרותך גם ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית מההתחלה.

באפשרותך להשתמש באחת מהתוכניות הבאות או בכולן:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    התאם אישית טפסי זרימת עבודה, פעולות ואופני פעולה.

  • Microsoft Visual Studio    צור פעולות זרימת עבודה מותאמות אישית משלך.

לקבלת מידע נוסף, עיין במערכת העזרה של Microsoft Software Developer Network ‏(MSDN).

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×