הכל אודות זרימות עבודה של איסוף משוב

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

זרימות העבודה הכלולות ב- Microsoft SharePoint להפוך תהליכים עסקיים לאוטומטיים. אוטומציה יכולה לסייע לך לשפר את תהליך העקביות והיעילות.

שימוש בזרימת עבודה של איסוף משוב SharePoint לצורך ניתוב מסמכים ופריטים אחרים המאוחסנים ב- SharePoint לאנשים אחד או יותר משוב שלהם.

הערה: תוכן זה חל על SharePoint 2010 פלטפורמת זרימת עבודה. SharePoint 2010 פלטפורמת זרימת עבודה זמינה ב- SharePoint Online, SharePoint 2010, SharePoint 2013 ו- SharePoint Server 2016. כדי ללמוד עוד אודות SharePoint פלטפורמות זרימת העבודה, ראה הכרת זרימת עבודה ב- SharePoint Server 2016.

אם כל מה שעליך לעשות הוא להשלים משימת זרימת עבודה של איסוף משוב    פשוט גלול מטה אל המקטע ביצוע ולהרחיב אותה. ייתכן שלא תזדקק כל המקטעים אחרים לעת עתה.

השוואה של תהליך ידני עם זרימת עבודה אוטומטיות

זרימות עבודה SharePoint הן:

  • יעילה ועקבית    זרימת עבודה של איסוף משוב באופן אוטומטי מנתב במסמך או בפריט, תקצה משימות סקירה עוקב אחר ההתקדמות שלהם ומסמכים שולח תזכורות ודיווחים בעת הצורך. הפעילות בזרימת עבודה יכולים להיות פיקוח מותאם מדף מצב מרכזי ומסמכים ההיסטוריה של אירועים ברצף זרימת העבודה נשמרת למשך 60 יום לאחר סיום.

  • פחות עבודה עבורך    זרימת עבודה של איסוף משוב חוסכת לך ולעמיתיך זמן ובעיות, ובו-זמנית מפשטת ומתקננת את תהליך האישור.

להלן דיאגרמה של גירסה פשוטה של זרימת העבודה של איסוף משוב.

דיאגרמה של זרימת עבודה של איסוף משוב פשוט

עצות לשימוש במאמר זה

המידע במאמר זה מוצג בעשרה סעיפים הניתנים להרחבה.

לחץ כאן לקבלת כמה עצות אודות קבלת את המרב ממאמר זה

אם כל מה שעליך לעשות הוא להשלים משימת זרימת עבודה של איסוף משוב    פשוט גלול מטה אל המקטע ביצוע ולהרחיב אותה. ייתכן שלא תזדקק כל המקטעים אחרים לעת עתה.

אם ברצונך להוסיף, להפעיל, לפקח, ולתחזק זרימות עבודה    אם עדיין אינך מכיר משימות אלה, ייתכן שיהיה לך נוח לעבודה שלך דרך במאמר זה, מקטע על-ידי מקטע, הראשון זמן לך העיצוב והוספה של זרימת עבודה. לאחר שאתה מכיר את המידע והפריסה מאמר, תוכל לעבור ישירות אל הסעיף שהדרוש לך על כל ביקורים החזרה.

הערה על הגרפיקה    תמונות מסך ודיאגרמות מושגיות בסדרה זו של מאמרי זרימת עבודה מתבססות בדרך כלל על סוג זרימת עבודה של אישור. עם זאת, בכל מקום שבו הן נחוצות לצורך בהירות של מושגים או הוראות, תמונות ודיאגרמות במאמר זה הותאמו אישית עבור זרימות עבודה של איסוף משוב.

מילה לגבי הדפסת מאמר זה    זהו מאמר ארוך. אם ברצונך להדפיס סעיפים שנבחרו בלבד, ודא כי רק סעיפים אלה מורחבים בעת ההדפסה. (בנוסף, אם ברצונך לכלול את כל פריטי הגרפיקה בעותק המודפס, הדפס בכיוון לרוחב ולא בכיוון לאורך.)

ומילה לגבי חיפוש    לפני שתוכל לחפש כל טקסט או מונח במאמר זה, ודא שכל המקטעים שבהם ברצונך לבצע חיפוש מורחבים.

הערה: זרימות עבודה איסוף משוב כלולות רק עם SharePoint Server 2010 עם SharePoint Online עבור Office 365 לארגונים. (הם אינם הכלולות ב- SharePoint Online עבור Office 365 עבור עסקים קטנים ומומחי. זרימת עבודה של SharePoint רק הכלולות ב- SharePoint Online לעסקים קטנים הוא זרימת העבודה של שלושה מצבים.). כדי ללמוד אודות זרימת עבודה זו, ראה שימוש בזרימת של שלושה מצבים.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

סמל מושגי עבור המקטע 'למידע נוסף'

מידע נוסף אודות זרימות עבודה של איסוף משוב

לחץ על טקסט זה כדי ללמוד על אופן הפעולה של זרימות עבודה של איסוף משוב ועל האופן שבו הן יכולות לעזור לך להיות יעיל יותר ולעבוד פחות. לחץ כאן שוב כאשר ברצונך לסגור מקטע זה.

מידע נוסף אודות זרימות עבודה של איסוף משוב

זרימת עבודה של איסוף משוב היא תכונה של SharePoint שמנתבת מסמך או פריט אחר המאוחסן ברשימה או בספריה של SharePoint אל אדם אחד או יותר לצורך קבלת משוב. זרימת העבודה הופכת את התהליך כולו לאוטומטי, מפשטת ומתקננת אותו.

זרימת עבודה פריט ניתוב למשתתפים

בסיסי איסוף משוב זרימת העבודה שעבורה הכלולה ב- SharePoint פונקציות כתבנית. באמצעות תבנית זו, באפשרותך להוסיף זרימות עבודה מרובות של איסוף משוב לאתרים שלך. כל שאתה מוסיף ייחודי גירסה בסיסיות איסוף משוב זרימת העבודה, כל אחת מהן עם משלו דרך מיוחדות לעבודה, המבוסס על ההגדרות שתציין בעת הוספת אותה זרימת עבודה.

מקטעים בסעיף זה

  1. מה זרימת עבודה של איסוף משוב לעשות עבורי?

  2. מה אין של זרימת עבודה של איסוף משוב?

  3. מי יכול להשתמש בסוג זה של זרימת עבודה?

  4. כיצד לך לתכנן, להוסיף, להפעיל ולתחזק סוג זה של זרימת עבודה?

1. מה זרימת עבודה של איסוף משוב יכולה לעשות עבורי?

  • כאשר עליך להוסיף תחילה זרימת עבודה של איסוף משוב לרשימה, ספריה או אוסף אתרים, באפשרותך לציין כמה משתתפים לכלול ולציין אם המשימות שלהם מוקצות זו אחר זו (בטור) או כולן בבת אחת (במקביל). באפשרותך אף להחליט אם לחלק את משימות המשתתפים לשני שלבים נפרדים או יותר, וכן לציין תאריך יעד סופי ו/או את השעה המותרת לסיום כל פעילות. בכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני על פריט, באפשרותך לשנות כל אחת מהגדרות אלה.

  • זרימת העבודה מקצה משימה לכל משתתף שצוין. כל משתתף בוחר בין כמה תגובות אפשריות: לשלוח משוב על הפריט, לבקש שינוי בפריט, להקצות מחדש את המשימה או למחוק את המשימה.

  • בעת הפעלת זרימת העבודה, באפשרותך לנטר אחר ההתקדמות ולבצע התאמות (במקרה הצורך) מדף מצב זרימת עבודה יחיד, מרכזי.

  • למשך 60 יום לאחר השלמת זרימת העבודה, רשימת כל אירועי זרימת העבודה שאירעו במהלך הפעלה זו (או מופע) של זרימת העבודה עדיין זמינה בדף 'מצב זרימת עבודה', להפניה לא רשמית.

לראש הסעיף

2. מה זרימת עבודה של איסוף משוב לא יכולה לעשות?

זרימת העבודה של איסוף משוב אינה מיועדת לאיסוף האישורים והדחיות עבור פריט, או כדי לשלוט דף אינטרנט פרסום עבור אתר אינטרנט. אם ברצונך להוסיף זרימת עבודה שבה משתתפים אישור או דחייה של הפריט הם לסקור, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה.

כמו כן, זרימות עבודה של איסוף משוב אינם מיועדים איסוף חתימות. אם ברצונך להשתמש בזרימת עבודה כדי איסוף חתימות במסמך Microsoft Word, חוברת עבודה של Microsoft Excel או טופס של Microsoft InfoPath, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה של איסוף חתימות.

כדי ללמוד אודות האופן שבו ניתן להשתמש SharePoint Designer כדי להתאים אישית כל מזרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint, עיין במאמר מבוא לעיצוב והתאמה אישית של זרימות עבודה.

לראש הסעיף

3. מי יכול להשתמש בסוג זה של זרימת עבודה?

זרימות עבודה איסוף משוב כלולות עם SharePoint Server 2010 רק עם SharePoint Online עבור Office 365 לארגונים. (הם 't ניתןncluded עם SharePoint Online עבור Office 365 עבור עסקים קטנים ומומחי. זרימת עבודה של SharePoint רק הכלולות ב- SharePoint Online לעסקים קטנים הוא זרימת העבודה של שלושה מצבים.)

הרשאות

כדי להוסיף זרימת עבודה    כברירת מחדל, דרושה לך ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימת עבודה. (בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה והקבוצה מבקרים אינם).

כדי להפעיל זרימת עבודה    גם כברירת מחדל, דרושה לך הרשאת עריכת פריטים כדי להתחיל זרימת עבודה שנוסף כבר. (בקבוצת החברים המהווה והקבוצה בעלים של שניהם הרשאת עריכת פריטים כברירת מחדל; לא קיים ' מבקרים ').

לחלופין, בעלים יכול לבחור להגדיר זרימות עבודה ספציפיות כך שרק לחברים בקבוצה 'בעלים' יש אפשרות להפעיל אותן. (לשם כך, בחר בתיבת הסימון דרוש הרשאות לניהול רשימות כדי להפעיל זרימת עבודה זו, בעמוד הראשון של טופס השיוך.)

לראש הסעיף

4. כיצד עליך לתכנן, להוסיף, להפעיל ולתחזק סוג זה של זרימת עבודה?

להלן השלבים הבסיסיים:

  • לפני הפעלת זרימת העבודה (תכנון, להוסיף, להפעיל)   
    לפני הוספת זרימת עבודה, תכנון במקום שבו ברצונך להוסיף אותה (עבור יחיד רשימה או ספריה, או עבור אוסף האתרים כולו) ואת פרטי כיצד גירסה זו תעבוד. לאחר ההרשמה שנוספו וקביעת תצורה של זרימת העבודה, כל מי שיש לו ההרשאות הנחוצות יכול להפעיל את זרימת העבודה פריט ספציפי. באפשרותך גם להגדיר זרימת העבודה את לפעול באופן אוטומטי. ניתן להפעיל אוטומטית פועלת בהתבסס על אחת מהאפשרויות הבאות או את שתיהן משני האירועים שיתרחש: כאשר פריט כלשהו הוא להוספה נוצר ברשימה או בספריה או כאשר כל פריט ברשימה או בספריה משתנה.

  • בזמן שזרימת העבודה פועלת (להשלים, לפקח, להתאים)   
    בזמן שזרימת העבודה פועלת, משתתפים בודדים להשלים את המשימות שהוקצו להם. תזכורות אוטומטיות נשלחות המשתתפים שהוזמנו אינן עונות תאריכי יעד של פעילות. בינתיים, באפשרותך לנטר את ההתקדמות של זרימת העבודה מדף מצב זרימת עבודה מרכזי עבור אותו מופע מסוים של זרימת העבודה. ניתן לבצע התאמות לזרימת העבודה בזמן פעולתו מהדף באותו; בנוסף, במידת הצורך, זרימת העבודה שניתן בוטל או הסתיים משם.

  • לאחר הפעלת זרימת העבודה (סקירה, דוח, שינוי)   
    לאחר השלמת זרימת העבודה, ניתן לסקור את ההיסטוריה כולה של הפעלה (או מופע) למשך עד 60 יום בדף ' מצב זרימת עבודה '. באותו עמוד, ניתן ליצור דוחות סטטיסטי על הביצועים של גירסה זו של זרימת עבודה. לבסוף, אם יש אי פעם משהו שברצונך לשנות אודות האופן הפונקציות זרימת עבודה, ניתן לפתוח ולערוך את טופס השיוך שהשלמת כאשר שהוספת תחילה את זרימת העבודה.

תרשים הזרימה הבא ממחיש שלבים אלה מנקודת מבטו של האדם המוסיף זרימת עבודה חדשה.

תהליך זרימת עבודה

מה השלב הבא?

לפני שתתכנן זרימת עבודה חדשה של איסוף משוב, סקור תחילה את המקטע אפשר במאמר זה, ולאחר מכן עבור מקטע תכנן .

לראש הסעיף | חלק עליון של המאמר


סמל הרחבת עבור המקטע אפשר

אפשר משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט

אם אתה מוכן ללמוד עוד אודות מתן הערות ושינויים מסומנים בפריט עצמו, בניגוד מתן משוב בטופס המשימה בלבד, לחץ על טקסט זה. לחץ כאן שוב כאשר תהיה מוכן לסגור מקטע זה.

אפשר משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט

שתי השאלות הבאות יכולות לעזור לך להגיע להחלטה בסיסית אחת לגבי זרימת העבודה שלך:

  • האם המשתתפים מורשים לשלוח משוב רק בשדה הערות בטופס המשימה, או שהם יכולים גם להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט עצמו?

  • אם המשתתפים יכולים להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט עצמו, האם הם עושים זאת בסביבה שיתופית, שבה מספר משתתפים יכולים לערוך את המסמך בו-זמנית, או שכל משתתף מוציא את המסמך ומקבל זכויות עריכה בלעדיות למשך זמן הסקירה שלו?

להלן דיאגרמה שיכולה לעזור להבהיר חלופות אלה.

מצבי שונות של מתן גישה ומתן משוב

בעודך ממשיך בקריאה, זכור נקודות אלה:

  • לא ניתן להפעיל זרימת עבודה על פריט שהוצא.

  • סוג זרימת העבודה של איסוף משוב כולל אפשרות לבטל את זרימת העבודה באופן מיידי אם יבוצע שינוי בפריט שנמצא בסקירה.

  • באפשרותך להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט רק כאשר הוא פתוח בגירסה המותקנת של התוכנית שבה הוא נוצר, ולא כאשר הוא פתוח בגירסת יישום אינטרנט של אותה תוכנית.

חלקים במקטע זה

  1. אפשר משוב בטופס המשימה בלבד

  2. אפשר משוב בטופס המשימה ובפריט (גירסת שיתוף פעולה)

  3. אפשר משוב בטופס המשימה ובפריט (גירסת גישה בודדת)

1. אפשר משוב בטופס המשימה בלבד

היתרון בסידור זה הוא שהוא הפשוט ביותר מבחינה מכנית. למשתתפים יש שתי דרכים בלבד להציע שינויים, שתיהן קשורות לטופס המשימה:

  • לשלוח הערות.

  • לבקש לבצע שינוי בפריט בזמן שזרימת העבודה עדיין פועלת.

החסרון הראשי, כמובן, הוא שלמשתתפים אין אפשרות לציין שינויים ספציפיים ישירות בפריט. ככל שמספר השינויים המוצעים גדול יותר, גדל הסיכוי שהמשתתפים ירצו להיות מסוגלים לעבוד באופן ישיר על הפריט.

הערה בנוגע להגנה על פריטים מפני שינויים    הדרך הפשוטה ביותר לוודא כי המשתתפים don'ביצועt וכל השינויים בפריט עצמו הוא להוציא את הפריט למשך הזמן של ההפעלה. אך כפי שציינו דרך מעט אחורה, לא ניתן להפעיל זרימות עבודה בכל פריט שהוצא כעת.

קיימות שתי דרכים לפתור זאת:

  • באפשרותך להמתין עד שזרימת העבודה תתחיל לפעול ולאחר מכן להוציא את הפריט למשך ההפעלה. (אם זרימת העבודה מתחילה לפעול באופן אוטומטי, ודא שאתה מופיע בשדה עותק לידיעה בדף השני של טופס השיוך. לאחר מכן, בעת קבלת הודעה על כך שזרימת העבודה הופעלה על פריט, הוצא פריט זה). מגבלה אחת של שיטה זו היא שלא ניתן יהיה להפעיל כל זרימת עבודה אחרת על אותו פריט כשהוא נמצא במצב הוצאה.

  • לחלופין, באפשרותך להשאיר את הפריט מוכנס, אך ודא שהמשתתפים יודעים שחשוב שהם לא יוציאו את הפריט ולא יבצעו בו שינויים. מומלץ כמובן לכלול הוראה זו בין ההערות שתכלול בהודעות המשימה. אם המשתתפים אינם מכירים את זרימות העבודה של איסוף משוב, ייתכן שיהיה כדאי להבהיר את הנקודה עוד יותר - למשל על-ידי שליחת דואר אלקטרוני נפרד לפני הפעלת זרימת העבודה, או על-ידי שיחה אישית עם המשתתפים.

לראש הסעיף

2. אפשר משוב בטופס המשימה ובפריט (גירסת שיתוף פעולה)

סידור זה שומרת את הפריט זמין לכל המשתתפים בכל עת. אף אחד שצריכים להמתין כל אחד אחר כדי לסיים את הסקירה שלהם לפני שתתחיל משלו. גמישות זו הופכת אפשריות על-ידי תכונות שיתוף פעולה ב- SharePoint.

ודא שהמשתתפים יודעים שעליהם לבצע את הפעולות הבאות:

  • להשאיר את הפריט מוכנס בעת ביצוע השינויים שלהם.

  • לפתוח את הפריט בגירסה המותקנת של התוכנית שבה הוא נוצר ולא בגירסת יישום אינטרנט של אותה תוכנית.

  • להפעיל מעקב אחר שינויים לפני ביצוע שינויים או הוספת הערות.

  • לשמור את השינויים שלהם בשרת.

זכור שסוג זרימת העבודה של איסוף משוב כולל אפשרות לבטל את זרימת העבודה באופן מיידי אם יבוצע כל שינוי בפריט שנמצא בסקירה. אם אפשרות זו נבחרת, בפעם הראשונה שבה כל משתתף שומר שינויים בפריט - אפילו שינויים מסומנים ו/או הערות - זרימת העבודה תבוטל באופן מיידי.

בנוסף, אם בכוונתך לאפשר שינויים בפריט עצמו, ודא שבהגדרות של ניהול גירסאות עבור הרשימה או הספריה, האפשרות האם לדרוש הוצאת מסמכים לפני עריכתם מוגדרת לערך לא.

כדי ללמוד עוד אודות שיתוף פעולה במסמכי Microsoft Office, עיין במאמר מסמך שיתוף פעולה ועריכה משותפת. עשוי גם להיות מועיל ללא תשלום אינטראקטיביים online הקורס לשתף פעולה בעבודה על מסמכים ועל פרוייקטים בצורה יעילה יותר . (סרטוני הווידאו שלוש תחילה בהקורס הם אודות עריכה משותפת ושיתוף פעולה).

לראש הסעיף

3. אפשר משוב בטופס המשימה ובפריט (גירסת גישה בודדת)

בסידור זה, רק משתתף אחד מורשה להוציא את הפריט ולבצע בו שינויים בכל פעם:

  • אם המשימות בזרימת העבודה מוקצות אחת בכל פעם (בטור), סביר להניח שזו לא תהיה בעיה.

  • אם כל המשימות מוקצות בו-זמנית (במקביל), ייתכן שהמשתתפים יצטרכו לעתים להמתין לגישה לפריט בזמן שמשתתף אחר מסיים לעבוד עליו.

מאחר שזרימת העבודה אינה יכולה לפעול על פריט כאשר הפריט הוצא, עליך לוודא שהפריטים הוכנסו לפני הפעלת זרימת עבודה זו עליהם.

ידע את המשתתפים שעליהם לבצע את הפעולות הבאות:

  • להוציא את הפריט לפני שיפתחו אותו.

  • לפתוח את הפריט בגירסה המותקנת של התוכנית שבה הוא נוצר ולא בגירסת יישום אינטרנט של אותה תוכנית.

  • להפעיל מעקב אחר שינויים לפני ביצוע שינויים או הוספת הערות.

  • לשמור את השינויים שלהם בשרת ובדוק את הפריט בחזרה מיד לאחר שסיימו לעבוד איתו.

שוב, זכור שסוג זרימת העבודה של איסוף משוב כולל אפשרות לבטל את זרימת העבודה באופן מיידי אם יבוצע כל שינוי בפריט שנמצא בסקירה. אם אפשרות זו נבחרת, בפעם הראשונה שבה כל משתתף שומר שינויים בפריט - אפילו שינויים מסומנים ו/או הערות - זרימת העבודה מבוטלת באופן מיידי.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן לתכנן זרימת עבודה חדשה של איסוף משוב, למקטע תכנן במאמר זה.

לראש הסעיף | חלק עליון של המאמר


סמל מושגי עבור המקטע 'תכנן'

תכנן זרימת עבודה חדשה של איסוף משוב

לחץ על טקסט זה אם אתה מוכן לעבודה החוצה את פרטי ואופן פעולתם של זרימת העבודה של איסוף משוב שלך ולאחר מכן, כדי לאסוף את המידע שיהיה עליך להגדיר אותו. לחץ כאן שוב כאשר תהיה מוכן לסגור מקטע זה.

תכנן זרימת עבודה חדשה של איסוף משוב

במקטע זה, נזהה את ההחלטות שעליך לבצע ואת המידע שעליך לאסוף לפני הוספת גירסה של זרימת העבודה של איסוף משוב.

אם אתה כבר מכיר כיצד להוסיף סוג זה של זרימת עבודה ועליך לקבל תזכורת לגבי השלבים הספציפיים בלבד, באפשרותך לעבור ישירות ב- המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

מקטעים בסעיף זה

  1. תבניות וגירסאות

  2. הכרת טופס השיוך

  3. 12 שאלות שיש לענות עליהן

1. תבניות וגירסאות

זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint פועלות כדף הראשי תבניות שעליהן מבוססות זרימות העבודה הספציפיות בודדים שאתה מוסיף את רשימות, ספריות ואוסף האתרים שלך.

בכל פעם שאתה מוסיף זרימת עבודה של איסוף משוב, לדוגמה, אתה למעשה מוסיף גירסה של תבנית זרימת העבודה הכללית של איסוף משוב. אתה מעניק לכל גירסה שם והגדרות משלה, שאותם אתה מציין בטופס השיוך בעת הוספת אותה גירסה מסוימת. באופן זה, באפשרותך להוסיף זרימות עבודה מרובות, כאשר כל הגירסאות מתבססות על תבנית האב של זרימת עבודה של איסוף משוב, אך כל גירסה מקבלת שם לפי דרך השימוש הספציפית והמותאמת לה.

באיור זה, נוספו שלוש זרימות עבודה שמבוססות על תבנית זרימת העבודה של אישור — אחת עבור כל סוגי התוכן בספריה יחידה, אחת עבור סוג תוכן יחיד בספריה יחידה ואחת עבור סוג תוכן יחיד באוסף אתרים שלם.

שלוש זרימות עבודה המבוססות על תבנית זרימת העבודה של אישור

לראש הסעיף

2. הכרת טופס השיוך

בכל פעם שאתה מוסיף גירסה חדשה של זרימת עבודה בהתבסס על אחת מהתבניות הכלולות של זרימת עבודה, עליך למלא טופס שיוך המציין את אופן הפעולה הרצוי של הגירסה החדשה שלך.

בסעיף הבא, תמצא רשימת שאלות אשר תכין אותך להשלמת טופס השיוך. אך תחילה המתן רגע אחד או שניים כדי לבחון את הטופס ואת השדות שלו.

העמוד הראשון של טופס השיוך

העמוד הראשון של טופס האתחול

העמוד השני של טופס השיוך

העמוד השני של טופס השיוך עם שדות טופס אתחול המזוהים

השדות בתיבה האדומה בעמוד שני זה מופיעים גם בטופס האתחול, שמוצג בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת באופן ידני, וניתן לערוך אותם בעמוד זה עבור אותה הפעלה יחידה.

לראש הסעיף

3. 12 שאלות שיש לענות עליהן

ברגע שיהיו לך התשובות לכל השאלות במקטע זה, תהיה מוכן להוסיף את זרימת העבודה שלך.

  1. האם זהו הסוג הנכון של זרימת עבודה?

  2. אחד רשימה או ספריה או אוסף האתרים כולו? (ו-) סוג תוכן אחד, או כל סוגי התוכן?

  3. מהו שם טוב?

  4. רשימות משימות ורשימות היסטוריה: קיימות או חדשות?

  5. כיצד (ועל -ידי מי) ניתן להפעיל זרימת עבודה זו להיות?

  6. האם סוגי התוכן היורשים מסוג זה גם מקבלים זרימת עבודה זו?

  7. משתתפים: אילו אנשים, באיזה סדר?

  8. איזה מידע נוסף זקוקים המשתתפים?

  9. משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט?

  10. כאשר הן פעילויות יעד?

  11. מתי מסתיימת זרימת עבודה זו?

  12. מי צריך לקבל הודעה?

01. האם זהו סוג זרימת העבודה הנכון?

מאמר זה נוגע תבנית זרימת העבודה שמופיע בתפריט בשם איסוף משוב – SharePoint 2010. אם אינך בטוח סוג זרימת עבודה זו האפשרות הטובה ביותר עבורך, עיין שוב המקטע קבל מידע נוסף במאמר זה. לקבלת מידע נוסף אודות התבניות זרימת עבודה אחרים הזמינים, עיין במאמר אודות זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint.

לראש הסעיף

02. רשימה או ספריה אחת, או אוסף האתרים כולו? (וכן) סוג תוכן אחד, או כל סוגי תוכן?

באפשרותך להפוך את הגירסה החדשה של זרימת העבודה של איסוף משוב לזמינה ברשימה או ספריה יחידה בלבד, או להפוך אותה לזמינה באוסף האתרים כולו.

  • אם אתה מוסיף את זרימת העבודה עבור רשימה או ספריה אחת, באפשרותך להגדיר אותה שתפעל בכל סוגי התוכן או בסוג תוכן יחיד בלבד.

  • עם זאת, אם אתה מוסיף את זרימת העבודה עבור אוסף האתרים כולו, עליך להגדיר אותה כך שתעפל בסוג תוכן של אתר יחיד בלבד.

מפה של אוסף אתרים עם 3 דרכי הוספה מוסברות

מהו סוג תוכן?

כל מסמך או פריט אחר המאוחסן ב- SharePoint רשימה או ספריה שייך סוג תוכןאחד או אחר. סוג תוכן ניתן בסיסיים כלליים בתור מסמך או גיליון אלקטרוני של Excel, או באופן מאוד מיוחדות חוזה משפטי או מפרט תכנון המוצר. סוגי תוכן מסוימים זמינים ב- SharePoint כברירת מחדל, אך באפשרותך גם להתאים אישית אלה ולהוסיף אחרים שאתה יוצר בעצמך.

לקבלת מידע נוסף אודות סוגי תוכן, עיין במאמר מבוא לסוגי תוכן ופרסום סוג תוכן.

לראש הסעיף

03. איזה שם נחשב לשם טוב?

הענק לזרימת העבודה שלך שם אשר:

  • מציין באופן ברור למה היא משמשת.

  • מבדיל אותה באופן ברור מזרימות עבודה אחרות.

דוגמה

דמיין שאתה חבר בקבוצת עורכים. הקבוצה שלך מעוניינת להשתמש בשתי זרימות עבודה שונות של איסוף משוב:

  • תוכל להפעיל את זרימת העבודה הראשונה על כל מסמך שנשלח על-ידי חבר בקבוצה שלך. זרימת עבודה זו אוספת משוב רקמהמנהל של הקבוצה שלך.

  • תוכל להפעיל את זרימת העבודה השניה על כל מסמך שנשלח על-ידי אנשים מחוץ לקבוצה משלך. זרימת עבודה זו איסוף משוב sלכל חבר בקבוצה שלך.

ייתכן שתרצה לקרוא לזרימת העבודה הראשונה בתוך בשם משוב שליחה ולזרימת העבודה השניה בשם משוב שליחה חיצוני.

עצה: כמו תמיד, כדאי לקבוע מוסכמות עקביות של מתן שמות, ולוודא שכל מי שמעורב בזרימות העבודה שלך מכיר מוסכמות אלה.

לראש הסעיף

04. רשימות משימות ורשימות היסטוריה: קיימות או חדשות?

בזרימת העבודה שלך באפשרותך להשתמש ברשימה 'משימות' וברשימה 'היסטוריה' המהוות ברירת מחדל באתר שלך, להשתמש ברשימות קיימות אחרות, או לבקש רשימות חדשות רק עבור זרימת עבודה זו.

  • אם באתר שלך יהיו זרימות עבודה מרובות, או אם זרימות עבודה מסוימות יהיו כרוכות במשימות מרובות, שקול לבקש רשימות חדשות עבור כל זרימת עבודה. (ניהול רשימות ארוכות מאוד הוא אחד הדברים שיכולים להאט את הביצועים. קל ומהיר יותר לתחזק כמה רשימות קצרות יותר במערכת מאשר אחת ארוכה מאוד).

  • אם המשימות וההיסטוריה של זרימת עבודה זו יכילו נתונים רגישים או סודיים שאותם תרצה לשמור בנפרד מהרשימות הכלליות, עליך כמובן לציין שאתה מעוניין ברשימות חדשות ונפרדות עבור זרימת עבודה זו. (לאחר הוספת זרימת העבודה, ודא שההרשאות המתאימות מוגדרות עבור הרשימות החדשות).

לראש הסעיף

05. כיצד (ועל-ידי מי) ניתן להפעיל זרימת עבודה זו?

ניתן להגדיר זרימת עבודה להפעלה באופן ידני בלבד, באופן אוטומטי בלבד או בשתי הדרכים:

  • בעת הפעלה ידנית של זרימת עבודה של איסוף משוב במסמך או בפריט מסוים, מוצג טופס אחר, טופס אתחול. טופס האתחול מכיל את רוב ההגדרות מהדף השני של הטופס שיוך. באופן זה, אם האדם שמפעיל את זרימת העבודה רוצה לשנות הגדרות אלה (עבור המופע הנוכחי בלבד), הוא יוכל לעשות זאת לפני שילחץ על הפעל.

  • בעת הפעלה אוטומטית, כמובן, אין הזדמנות להציג טופס אתחול, כך שהגדרות ברירת המחדל המצוינות בטופס השיוך יהיו בשימוש ללא שינויים.

האיור הבא מציג את ההבדל בין הפעלה ידנית להפעלה אוטומטית.

השוואה בין טפסים עבור הפעלה ידנית ואוטומטית

כל השינויים שאתה מבצע בטופס האתחול הם מוחלים רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. כדי לשנות את הגדרות ברירת המחדלקבוע, של זרימת העבודה, עריכת טופס השיוך המקורי, כפי שמוסבר בסעיף שינוי במאמר זה.

הפעלות ידניות

אם תאפשר הפעלות ידניות, כל משתמש בעל ההרשאות הנחוצות יכול להפעיל את זרימת העבודה בכל פריט מתאים בכל עת.

היתרונות של הפעלה ידנית הם שאתה והעמיתים שלך יכולים להפעיל את זרימת העבודה רק כאשר ואם תבחרו בכך, ושבכל פעם שתופעל תהיה לכם אפשרות לשנות כמה הגדרות באמצעות טופס האתחול.

דוגמה מהירה    אם ברצונך להפעיל את זרימת העבודה רק על פריטים שחוברו על-ידי מחבר מחוץ לצוות שלך, הפעלתה באופן ידני בלבד תשמור שלא תופעל באופן אוטומטי על פריטים שאתה וחברי הצוות שלך חיברתם. (פתרון חלופי: החזק רשימה או ספריה אחת עבור פריטים ממחברים מהצוות שלך, ורשימה או ספריה נפרדת עבור פריטים ממחברים אחרים. באופן זה, באפשרותך להפעיל את זרימת העבודה באופן אוטומטי, אך רק ברשימת המחברים החיצוניים.)

החסרונות העיקריים של הפעלות ידניות הם שמישהו צריך לזכור להפעיל את זרימת העבודה בכל פעם שיש צורך בכך.

הפעלות אוטומטיות

באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה להפעלה אוטומטית על-ידי אחד מהאירועים הבאים:

  • פריט חדש נוצר ברשימה או בספריה או הועלה אליהן.

  • פריט שכבר מאוחסן ברשימה או בספריה משתנה.

היתרון של הפעלה אוטומטית הוא שאף אחד לא צריך לזכור להפעיל את זרימת העבודה. היא פועלת בכל פעם שאירוע מפעיל מתרחש.

דוגמה מהירה    דמיין שרואה החשבון של הארגון שלך צריך לסקור כל תקציב שמועלה לספריית התקציבים או נוצר בה. באפשרותך להוסיף זרימת עבודה של איסוף משוב לאותה ספריה ולציין את רואה החשבון שלך כמשתתף היחיד. באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה להפעלה אוטומטית בכל פעם שפריט חדש נוסף לרשימה ("נוצר בה"). באופן זה, רואה החשבון שלך יישאר תמיד מעודכן.

שני חסרונות בהפעלות אוטומטיות:

  • אין באפשרותך להפסיק את הפעלת זרימת העבודה כאשר מתרחש אירוע מפעיל.

  • אין באפשרותך לשנות הגדרות כלשהן בתחילת מופע בודד.

לראש הסעיף

06. האם סוגי התוכן היורשים מסוג זה גם מקבלים זרימת עבודה זו?

בעת הוספת זרימת עבודה לסוג תוכן עבור אוסף האתרים כולו, אתה מקבל גם אפשרות להוסיף את זרימת העבודה לכל סוגי התוכן האחרים באוסף האתרים אשר יורשים מסוג התוכן שאליו אתה מוסיף את זרימת העבודה. (אם אתה מוסיף זרימת עבודה עבור רשימה או ספריה יחידה, אפשרות זו לא תופיע בטופס השיוך).

הערות

  • השלמת הפעולה המשיגה את כל התוספות הללו עלולה להימשך זמן רב.

  • אם הירושה נותקה עבור אחד מהאתרים או אתרי המשנה שאליהם ברצונך להוסיף זרימת עבודה זו לירושה של סוגי תוכן, ודא שאתה חבר בקבוצה 'בעלים' בכל אחד מהאתרים או אתרי המשנה הללו לפני הפעלת פעולה זו.

לקבלת מידע נוסף אודות ירושה וסוגי תוכן, עיין במאמר מבוא לסוגי תוכן ופרסום סוג תוכן.

לראש הסעיף

07. משתתפים: אילו אנשים, באיזה סדר?

יהיה עליך לספק שם או כתובת דואר אלקטרוני עבור כל אדם שיוקצו לו משימות סקירה.

שלב אחד או שלבים מרובים?    באפשרותך לבחור ששלב אחד בלבד של משימות סקירה, או שבשלבים מרובים. אם יש לך יותר מרשומה אחת שלב, השלבים תבוצע בזה אחר.

מקביל סקירות או סקירות טוריות?    עבור המשתתפים כל שלב אחד, באפשרותך לבחור את הפעילויות סקירה שלהם הוקצו כולם בבת אחת (במקביל) או שהפעילויות שלהם סקירה שהוקצו בזה אחר (בטור) בסדר שבו אתה מציין. האפשרות טורי יכולה להיות שימושית אם, לדוגמה, אתה מגדיר את זרימת העבודה כך שתסתיים לאחר הדחייה הראשון — או אם ברצונך שהמשתתפים להמשיך ומתמיד כדי שתוכל לראות את ההערות ממשתתפי קודמות כחלק ההקשר של סקירות שלהם.

דוגמה

תרחיש פשוט זה ממחיש כמה מהיתרונות של שלבים מרובים ושל סקירות טוריות:

דמיין שיצחק מוסיף זרימת עבודה חדשה של איסוף משוב. הוא מעוניין שעמיתיו דורית ושי יסקרו תחילה כל פריט, לפני שהוא עצמו יסקור אותו. בדרך זו, הוא יוכל לראות את ההערות שלהם לפני שיתחיל את הסקירה שלו. יצחק יכול להגדיר זאת באחת משתי דרכים:

  • באמצעות סקירה טורית    מיקי מגדיר את השלב יחיד טורי סקירה שבה אנה וגם של שון הם המשתתפים בשתי ושיגיע השלישית.
    בהסדר זה, דורית עליך לשלוח משוב שלו לפני של שון המשימה אינה מוקצית; ולאחר מכן שון עליך לשלוח משוב שלו לפני של מיקי המשימה אינה מוקצית.
    הנה כיצד מיקי מגדיר סקירה טורית שלו השלב יחיד.
    טופס עם הגדרה עבור השלב הטורי מסומן

  • באמצעות שני שלבים    אם מיקי מעוניינת אנה וגם של שון יוקצו הסקירות שלהם בבת אחת, כך שאין שון להמתין דורית להסתיים לפני שהוא יוכל להתחיל, שהוא להגדיר שני שלבים בזרימת העבודה: הראשון שלב מקבילות סקירות אנה וגם של שון , והתו השני שלב נפרד עבור עצמו לסקור בלבד. אם השלב הראשון אינו הושלמה, השלב השני מתחיל אף פעם.
    הנה כיצד מיקי מגדיר סקירה מקבילות שלו בן שני שלבים.
    טופס עם הגדרה עבור השלב המקבילי מסומן

להלן דיאגרמות של שני הפתרונות.

זרימת עבודה טורית וזרימת עבודה בשני שלבים זו לצד זו

משתתפים חיצוניים    קיים תהליך מיוחד להכללת משתתפים שאינם חברים בארגון SharePoint שלך. בתהליך זה, חבר באתר פועל כמורשה עבור המשתתף החיצוני.

להלן דיאגרמה של תהליך זה:

תרשים זרימת של תהליך להכללת משתתף חיצוני

להקצות משימה אחת לכל קבוצה שלמה, או אחת לכל חבר בקבוצה?    אם תכלול של הקבוצה כתובת או רשימת תפוצה בקרב המשתתפים בזרימת העבודה שלך, תוכל להגדיר את זרימת העבודה להקצות משימה אחת לכל חבר ' של הקבוצה, או להקצות משימה אחת בלבד הקבוצה כולה (אך עדיין לשלוח הודעה על פעילות זו אחת לכל חבר). בעת הקצאת משימה אחת בלבד לקבוצה כולה, כל חבר בקבוצה באפשרותך דרישה והשלמה פעילות בודדת זו. (תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.)

לראש הסעיף

08. איזה מידע נוסף דרוש למשתתפים?

ישנו שדה טקסט בטופס השיוך שבו באפשרותך לספק הוראות, פרטים על דרישות, משאבים וכן הלאה.

שאלות שייתכן שתתייחס אליהן בשדה הטקסט:

  • אם המשתתפים נתקלים בקשיים או שיש להם שאלות, אל מי עליהם לפנות?

  • בודקים יכולים לשלוח משוב בטופס המשימה בלבד, או שהם יכולים גם להוסיף שינויים מסומנים והערות ב- itsel הפריטf?

  • אם בודקים יכולים להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט עצמו, האם עליהם להוציא את הפריט לפני ביצוע השינויים בו, או שעליהם להשאיר אותו מוכנס כדי שבודקים רבים יוכלו לעבוד עליו בו-זמנית?

  • אם זרימת העבודה שלך להקצות משימה אחת בלבד לכל קבוצה או רשימת תפוצה, להזכיר כאן חבר אחד לכל קבוצה כזו אמור לדרוש את המשימה לפני שתשלים אותה. בדרך זו, חברים אחרים בקבוצה אינם צריכים לבזבז זמן על-ידי החל אותה פעילות. (תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.)

לראש הסעיף

09. משוב בטופס הפעילות בלבד, או גם בפריט?

קיימים כמה שיקולים הקשורים לשאלה חשובים זו. אם טרם עשית זאת עדיין, פתח וקרא את המקטע אפשר במאמר זה לקבלת מידע נוסף.

לראש הסעיף

10. מהו תאריך היעד של המשימות?

באפשרותך לציין את תאריך היעד של משימות זרימת עבודה באחת משתי דרכים או בשתיהן:

לפי תאריך לוח שנה    באפשרותך לציין תאריך לוח שנה יחיד שלפיו יוגדר תאריך היעד של כל המשימות.

  • אם אתה מגדיר את זרימת העבודה להפעלה אוטומטית, אתה בדרך כלל shouldn't השתמש באפשרות זו. הסיבה לכך היא התאריך הערך שציינת לא באופן אוטומטי התאמת עצמו ביחס בתאריך הנוכחי בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי.

לפי משך משימה    באפשרותך לציין מספר של ימים, שבועות או חודשים המותר להשלמה של כל משימה, שיתחיל עם הקצאת המשימה.

  • תאריך יעד בלוח השנה עוקף משך משימה שצוין. כלומר: אם התאריך היום הוא 10 ביוני והיום מוקצית לי משימה עם משך של שלושה ימים, אך גם מכילה תאריך יעד בלוח השנה של 11 ביוני, תאריך היעד של המשימה יהיה 11 ביוני (תאריך היעד בלוח השנה) ולא 13 ביוני (היום האחרון לאחר משך זמן של שלושה ימים).

לראש הסעיף

11. מתי זרימת עבודה זו תסתיים?

כדי להימנע מבזבוז זמן על סקירות לא נחוצות, באפשרותך לבחור לבטל את זרימת העבודה מיידית אם מתבצע שינוי כלשהו בפריט.

אם תבחר באפשרות זו, המשתתפים יוכלו לספק משוב בטפסי המשימות שלהם בלבד. כלומר, הם לא יוכלו להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט עצמו, מכיוון שהדבר ישנה את הפריט, פעולה שתבטל את זרימת העבודה. אם תבחר באפשרות זו, הקפד לכלול הערה בשדה בקשה, אשר תנחה את המשתתפים לא לבצע שינויים כלשהם ישירות בפריט לסקירה.

הערה:  לא ניתן להפעיל זרימת עבודה על פריט שהוצא. לאחר הפעלת זרימת העבודה, ניתן יהיה להוציא את הפריט לסקירה כדי להגן עליו מפני שינויים. (בזמן שהפריט נמצא במצב הוצאה, עם זאת, לא ניתן להפעיל עליו זרימת עבודה אחרת).

לראש הסעיף

12. למי צריך להודיע?

בשדה עותק לידיעה, בדף השני של טופס השיוך, באפשרותך להזין שמות או כתובות עבור כל אדם שיש ליידע בכל פעם שזרימת עבודה זו מתחילה או מסתיימת.

  • הזנת שם כאן לא תגרום להקצאה של משימת זרימת עבודה לאדם זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה מבלי לציין אותן בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה מבלי לציין אותן בשדה זה.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן להוסיף את זרימת העבודה החדשה של איסוף משוב לרשימה, ספריה או אוסף אתרים, עבור אל המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

לראש הסעיף | חלק עליון של המאמר

סמל מושגי עבור המקטע 'הוסף'

הוספת זרימת עבודה של איסוף משוב (עבור רשימה או ספריה אחת בלבד)

אם אתה מוכן להוסיף זרימת עבודה של איסוף משוב עבור אחת או כל סוגי התוכן ברשימה או בספריה, לחץ על טקסט זה. לחץ כאן שוב כאשר תהיה מוכן לסגור מקטע זה.

הוספת זרימת עבודה של איסוף משוב
(עבור רשימה או ספריה אחת בלבד)

אם אתה עדיין לא מכיר הוספת זרימת עבודה, ייתכן שיהיה לך נוח לסקור במקטעים למד עוד, אפשרותכנון לעיל במאמר זה לפני שתמשיך עם השלבים בסעיף זה.

מקטעים בסעיף זה

  1. לפני שתתחיל

  2. מוסיף את זרימת העבודה

1. לפני שתתחיל

יש להסדיר שני עניינים לפני שתוכל להוסיף זרימת עבודה:

דואר אלקטרוני    כדי שזרימת העבודה תשלח הודעות ותזכורות בדואר אלקטרוני, דואר אלקטרוני חייב להיות זמין עבור אתר SharePoint שלך. אם אינך בטוח שזה כבר בוצע, בדוק זאת עם מנהל SharePoint שלך.

הרשאות    דורשים הגדרות ברירת המחדל של SharePoint שיש לך ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימות עבודה עבור רשימות, ספריות, או אוספי אתרים. (בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה ואת הקבוצות מבקרים אינם. לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, עיין במקטע קבל מידע נוסף במאמר זה.)

לראש הסעיף

2. הוספת זרימת העבודה

בצע שלבים אלה:

  1. פתח את הרשימה או הספריה שעבורה ברצונך להוסיף את זרימת העבודה.

  2. ברצועת הכלים, בחר בכרטיסיה רשימה או ספריה.

    שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימה של לוח שנה, כרטיסיה זו נקראת לוח שנה.

    רצועת כלים שבה הכרטיסיה 'ספריה' מסומנת

    1. בקבוצה הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
      רצועת כלים כאשר לחצן 'הגדרות זרימת עבודה' מסומן

    2. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', ציין באפשרות סוג תוכן יחיד עבור זרימת העבודה להפעלה או כל (עבור כל סוגי התוכן) ולאחר מכן לחץ על הוסף זרימת עבודה.
      הוסף דף זרימת עבודה עם כל סוגי התוכן והוסף מוסבר זרימת עבודה

    3. השלם את העמוד הראשון של טופס השיוך.
      (הוראות מופיעות לאחר האיור.)

העמוד הראשון של טופס השיוך עם הסברים ממוספרות

הסבר מספר אחת

סוג תוכן

שים לב כי תראה רק את המקטע הראשון זה, אם אתה עובד ב- SharePoint Online. ב- SharePoint Server, עליך לבחור את סוג התוכן או סוגי בדף הגדרות זרימת עבודה הקודם.

מספר Callouot שני

תבנית

בחר את התבנית איסוף משוב – SharePoint 2010.

הערה: אם התבנית איסוף משוב – SharePoint 2010 אינה מופיעה ברשימה, פנה למנהל SharePoint כדי לקבל פרטים אודות הפעלתה עבור אוסף האתרים או סביבת העבודה שלך.

המספר הסבר 3

שם

הקלד שם עבור זרימת עבודה זו. השם יזהה זרימת עבודה זו למשתמשים של רשימה או ספריה זו.

לקבלת הצעות אודות מתן שם לזרימת העבודה, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

רשימת פעילויות

בחר רשימת משימות לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת משימות קיימת או ללחוץ על רשימת משימות חדשה כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת משימות חדשה (בניגוד לבחירת רשימה קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

המספר הסבר 5

רשימת היסטוריה

בחר רשימת היסטוריה לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת היסטוריה קיימת או ללחוץ על רשימת היסטוריה חדשה כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת היסטוריה חדשה (בניגוד לבחירת רשימה קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

מספר הסבר שישה

אפשרויות הפעלה

ציין את האופן או האופנים שבהם ניתן להפעיל זרימת עבודה זו.

לקבלת מידע אודות האפשרויות השונות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

  1. כאשר כל ההגדרות בטופס זה מופיעות בהתאם לרצונך, לחץ על הבא.

  2. השלם את העמוד השני של טופס השיוך.
    (הוראות מופיעות לאחר האיור.)

    SharePoint מציגה בפניך מספר אפשרויות הראשונה בדף זה השני של טופס השיוך — מספרים אחת עד שבעה באיור הבא, מתוך להקצות עד עותק — בכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, כך שתוכל בצע שינויים אפשרויות אלה עבור אותו מופע אחד בלבד.

העמוד השני של טופס השיוך עם הסברים ממוספרות

הסבר מספר אחת

להקצות

הזן שמות או כתובות עבור האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

  • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם (בטור)   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו ברצונך שהמשימות יוקצו.

  • אם כל המשימות יוקצו בו-זמנית (באופן מקבילי)   
    סדר השמות או הכתובות לא משנה.

  • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
    לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע הושלמה במאמר זה.

מספר Callouot שני

Order

ציין אם יש להקצות את המשימות אחת בכל פעם (באופן טורי) או בו-זמנית (באופן מקבילי).

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים ברצף ובמקביל, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

המספר הסבר 3

הוסף שלב חדש

הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לראשון שזה עתה קבעת את תצורתו.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

הרחבת קבוצות

  • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר של כל קבוצה שאתה מזין בשדה הקצאה עבור, ‏בחר בתיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, ולכל חבר תהיה משימה משלו או משלה להשלים.)

  • כדי לכלול רק אחדהמשימה מוקצית לכל כולה הקבוצה המוזן בשדה להקצות, נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצת יקבלו דיווח משימה, אך כל חבר אחד יכול דרישה והשלמה של משימה בודדת בשמו של הקבוצה כולה. תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.)

המספר הסבר 5

הבקשה

כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעה על משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול את ההוראות או המשאבים הנוספים שלהם יזדקקו המשתתפים, לרבות:

  • איש קשר השאלות ושל prioblems

  • ניתן לשלוח משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט עצמו. (ואם בפריט, בודקים יכול להוציא את המסמך או עליך להשאיר אותו מוכנס.)
    לקבלת מידע נוסף, ראה את המקטע אפשר במאמר זה.

  • במידת האפשר, הערה אודות דרישת בעלות משימות בודדות שהוקצו לקבוצות או תפוצה שלמה לרשימות.
    תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.

מספר הסבר שישה

תאריכי יעד ומשכי פעילות

ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותר עבור ההשלמה של כל משימה מרגע הקצאתה.

  • אם זרימת עבודה תופעל באופן אוטומטי, בדרך כלל מומלץ להשאיר את השדה תאריך יעד עבור כל המשימות ריק ולהשתמש רק בשני שדות משך הזמן כדי לשלוט בתאריך היעד. תמיד תוכל לספק תאריך יעד מדויק בטופס האתחול ובעת הפעלת זרימת העבודה באופן ידני.

לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש יעד תאריכים ומתי להשתמש במשכי משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

מספר הסבר שבע

עותק לידיעה

הזן את השמות או את כתובות הדואר האלקטרוני של כל מי שיש ליידע בכל פעם שזרימת עבודה מתחילה או מסתיימת.

  • הזנת שם כאן 'התוצאהt להקצאה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה מבלי לציין אותן בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה וההפסקה מבלי לציין אותן בשדה זה.

מספר הסבר שמונה

סיום זרימת העבודה

כדי שזרימת העבודה תופסק ותבוטל ברגע שיבוצע שינוי כלשהו בפריט הנסקר, בחר באפשרות זו.

זכור כי אם תבחר באפשרות זו, בודקים לא יוכלו להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט מבלי לסיים את זרימת העבודה.

  1. כאשר כל ההגדרות מוגדרות כרצוי בדף זה, לחץ על שמור כדי ליצור את זרימת העבודה.

SharePoint יוצר את גירסת זרימת העבודה החדשה שלך.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן, עבור למקטע הפעל במאמר זה והפעל את המופע הראשון כדי לבדוק את זרימת העבודה החדשה.

לראש הסעיף | חלק עליון של המאמר

סמל מושגי עבור המקטע 'הוסף'

הוספת זרימת עבודה של איסוף משוב (עבור אוסף האתרים כולו)

אם אתה מוכן להוסיף זרימת עבודה של איסוף משוב עבור סוג תוכן יחיד כל הרשימות והספריות באוסף האתרים, לחץ על טקסט זה. לחץ כאן שוב כאשר תהיה מוכן לסגור מקטע זה.

הוספת זרימת עבודה של איסוף משוב
(עבור אוסף האתרים כולו)

אם אתה עדיין לא מכיר הוספת זרימת עבודה, ייתכן שיהיה לך נוח לסקור במקטעים למד עוד, אפשרותכנון לעיל במאמר זה לפני שתמשיך עם השלבים בסעיף זה.

מקטעים בסעיף זה

  1. לפני שתתחיל

  2. מוסיף את זרימת העבודה

1. לפני שתתחיל

יש להסדיר שני עניינים לפני שתוכל להוסיף זרימת עבודה:

דואר אלקטרוני    בסדר עבור זרימת העבודה לשלוח הודעות דואר אלקטרוני ותזכורות, דואר אלקטרוני חייב להיות זמין באתר שלך. אם אינך בטוח כי זו שכבר בוצעה, פנה למנהל SharePoint שלך.

הרשאות    דורשים הגדרות ברירת המחדל של SharePoint שיש לך ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימות עבודה עבור רשימות, ספריות, או אוספי אתרים. (בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה ואת הקבוצות מבקרים אינם. לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, עיין במקטע קבל מידע נוסף במאמר זה.)

לראש הסעיף

2. הוספת זרימת העבודה

בצע שלבים אלה:

  1. עבור אל דף הבית של אוסף האתרים (לא לדף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. בתפריט פעולות אתר, לחץ על הגדרות האתר.
    הפקודה 'הגדרות אתר' בתפריט 'פעולות אתר'

  3. בדף הגדרות האתר, תחת גלריות, לחץ על סוגי תוכן של אתר.
    קישור תחת גלריות הקלד בתוכן האתר

  4. בדף סוגי תוכן של אתר, לחץ על השם של סוג תוכן האתר שברצונך להוסיף לו זרימת עבודה.

    הערה:  בעת הוספת זרימת עבודה לאוסף אתרים שלם, יש להוסיף אותה עבור פריטים בעלי סוג התוכןבודדבלבד.

    סוגי תוכן של מסמכים עם סוג מסומן

    1. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
      הקישור הגדרות זרימת עבודה, במקטע הגדרות

    2. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', לחץ על הקישור הוסף זרימת עבודה.
      הוספת קישור לזרימת עבודה

    3. השלם את העמוד הראשון של טופס השיוך.
      (הוראות מופיעות לאחר האיור.)

העמוד הראשון של טופס השיוך עם הסברים ממוספרות

הסבר מספר אחת

תבנית

בחר בתבנית אישור-SharePoint 2010.

הערה: אם התבנית אישור-SharePoint 2010 אינה מופיעה ברשימה, פנה למנהל SharePoint כדי לקבל פרטים אודות הפעלתה עבור אוסף האתרים או סביבת העבודה שלך.

מספר Callouot שני

שם

הקלד שם עבור זרימת עבודה זו. השם יזהה זרימת עבודה זו למשתמשים של אוסף אתרים זה.

לקבלת הצעות אודות מתן שם לזרימת העבודה, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

המספר הסבר 3

רשימת פעילויות

בחר רשימת משימות לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת משימות קיימת או ללחוץ על רשימת משימות חדשה כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת משימות חדשה (בניגוד לבחירת רשימה קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

רשימת היסטוריה

בחר רשימת היסטוריה לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת היסטוריה קיימת או ללחוץ על רשימת היסטוריה חדשה כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת היסטוריה חדשה (בניגוד לבחירת רשימה קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

המספר הסבר 5

אפשרויות הפעלה

ציין את האופן או האופנים שבהם ניתן להפעיל זרימת עבודה זו.

לקבלת מידע אודות האפשרויות השונות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

מספר הסבר שישה

הוספת זרימת עבודה זו לסוגי תוכן המהווים צאצא?

ציין אם להוסיף זרימת עבודה זו אל (משויכת אל) כל סוגי תוכן האתרים והרשימות האחרים אשר יורשים מסוג תוכן זה.

  • השלמת הפעולה המשיגה את כל התוספות הללו עלולה להימשך זמן רב.

  • אם הירושה נותקה עבור אתר או אתר משנה כלשהו שבו ברצונך להוסיף זרימת עבודה זו לסוגי תוכן יורשים, ודא שאתה חבר בקבוצה 'בעלים' בכל אחד מהאתרים או אתרי משנה אלה לפני הפעלת פעולה זו.

  1. כאשר כל ההגדרות בדף זה מופיעות בהתאם לרצונך, לחץ על הבא.

  2. השלם את העמוד השני של טופס השיוך.
    (הוראות מופיעות לאחר האיור.)

    הערה: SharePoint מציגה בפניך מספר אפשרויות הראשונה בדף זה השני של טופס השיוך — מספרים אחת עד שבעה באיור הבא, מאשרים באמצעות עותק — בכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, כך שאתה באפשרותך לבצע שינויים באפשרויות אלה עבור אותו מופע אחד בלבד.

העמוד השני של טופס השיוך עם הסברים ממוספרות

הסבר מספר אחת

להקצות

הזן שמות או כתובות עבור האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

  • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם (בטור)   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו ברצונך שהמשימות יוקצו.

  • אם כל המשימות יוקצו בו-זמנית (באופן מקבילי)   
    סדר השמות או הכתובות לא משנה.

  • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
    לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע הושלמה במאמר זה.

מספר Callouot שני

Order

ציין אם יש להקצות את המשימות בשלב זה אחת בכל פעם (בטור) או את כולן בו-זמנית (במקביל).

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים ברצף ובמקביל, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

המספר הסבר 3

הוסף שלב חדש

הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לראשון שזה עתה קבעת את תצורתו.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

הרחבת קבוצות

  • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר של כל קבוצה שאתה מזין בשדה הקצאה עבור, ‏בחר בתיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, ולכל חבר תהיה משימה משלו או משלה להשלים.)

  • כדי להקצות משימה אחת בלבד בכלכל קבוצה המוזן בשדה להקצות, נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצת יקבלו דיווח משימה, אך כל חבר אחד יכול דרישה והשלמה של משימה בודדת בשמו של הקבוצה כולה. תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.)

המספר הסבר 5

הבקשה

כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעה על משימה שזרימת העבודה תשלח. אל תשכח לכלול את כל ההוראות או המשאבים הנוספים שייתכן שהמשתתפים יצטרכו, כולל:

  • איש קשר לשאלות ובעיות

  • ניתן לשלוח משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט עצמו. (ואם בפריט, בודקים יכול להוציא את המסמך או עליך להשאיר אותו מוכנס.)
    לקבלת מידע נוסף, ראה את המקטע אפשר במאמר זה.

  • במידת האפשר, הערה אודות דרישת בעלות משימות בודדות שהוקצו לקבוצות או תפוצה שלמה לרשימות.
    תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.

מספר הסבר שישה

תאריכי יעד ומשכי פעילות

ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותר עבור ההשלמה של כל משימה מרגע הקצאתה.

  • אם זרימת עבודה תופעל באופן אוטומטי, בדרך כלל מומלץ להשאיר את השדה תאריך יעד עבור כל המשימות ריק ולהשתמש רק בשני שדות משך הזמן כדי לשלוט בתאריך היעד. תמיד תוכל לספק תאריך יעד מדויק בטופס האתחול ובעת הפעלת זרימת העבודה באופן ידני.

לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש יעד תאריכים ומתי להשתמש במשכי משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

מספר הסבר שבע

עותק לידיעה

הזן את השמות או את כתובות הדואר האלקטרוני של כל מי שיש ליידע בכל פעם שזרימת עבודה מתחילה או מסתיימת.

  • הזנת שם כאן 'התוצאהt להקצאה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

מספר הסבר שמונה

סיום זרימת העבודה

כדי שזרימת העבודה תופסק ותבוטל ברגע שיבוצע שינוי כלשהו בפריט הנסקר, בחר באפשרות זו.

זכור כי אם תבחר באפשרות זו, בודקים לא יוכלו להוסיף שינויים מסומנים והערות בפריט מבלי לסיים את זרימת העבודה.

  1. כאשר כל ההגדרות מוגדרות כרצוי בדף זה, לחץ על שמור כדי ליצור את זרימת העבודה.

SharePoint יוצר את גירסת זרימת העבודה החדשה שלך.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן, עבור למקטע הפעל במאמר זה והפעל את המופע הראשון כדי לבדוק את זרימת העבודה החדשה.

לראש הסעיף | חלק עליון של המאמר

סמל מושגי עבור המקטע 'הפעל'

הפעלת זרימת עבודה של איסוף משוב

אם אתה מוכן להתחיל זרימת העבודה שלך, באופן ידני או באופן אוטומטי, לחץ על טקסט זה. לחץ כאן שוב כאשר תהיה מוכן לסגור מקטע זה.

הפעלת זרימת עבודה של איסוף משוב

ניתן להגדיר זרימת עבודה להפעלה באופן ידני בלבד, באופן אוטומטי בלבד או בשתי הדרכים:

  • באופן ידני בכל עת, על-ידי כל מי שיש לו את ההרשאות הנחוצות.

  • באופן אוטומטי בכל פעם שיתרחש אירוע שצוין — כלומר, בכל פעם נוספת פריט אל הרשימה או הספריה ו/או בכל פעם פריט שכבר ברשימה משתנה באופן כלשהו.
    (האירוע או האירועים שיתרחש שצוינו בעמוד הראשון של טופס השיוך, במהלך המקורי הוספה וקביעת תצורה של זרימת העבודה. לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע תכנון במאמר זה.)

הערה: לא ניתן להפעיל זרימת עבודה על פריט שהוצא. (ניתן להוציא פריט לאחר שזרימת עבודה הופעלה עליו; אך לאחר מכן, לא ניתן יהיה להפעיל זרימות עבודה נוספות על פריט זה עד שיוכנס בחזרה).

חלקים במקטע זה

  1. הפעלת זרימת העבודה באופן אוטומטי

  2. הפעלה ידנית של זרימת העבודה

  3. הפעלה ידנית מתוך הרשימה או הספריה

  4. הפעלה ידנית מתוך תוכנית של Microsoft Office

1. הפעלה אוטומטית של זרימת העבודה

אם זרימת העבודה מוגדרת כך שתפעל אוטומטית, בכל פעם שמתרחש אירוע מפעיל, זרימת העבודה פועלת בפריט שהפעיל אותה.

כאשר היא מופעלת, זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות ושולחת הודעה על משימה לכל מקבל הקצאה. בינתיים, היא גם שולחת הודעות הפעלה (בנפרד מהודעות על משימות) לאדם שהוסיף את זרימת העבודה במקור ולכל מי שמופיע בשדה עותק לידיעה בדף השני של טופס השיוך.

הערה: כאשר זרימת עבודה חדשה אשר יתחילו באופן אוטומטי מתווספת לראשונה, תאריך היעד עבור כל הפעילויות (בעמוד השני של טופס השיוך) יש בדרך כלל להשאיר השדה ריק, מאחר לכל תאריך מפורשות ערך שצוין יש לא התאמת עצמה באופן אוטומטי ביחס התאריך שבו מתחיל זרימת העבודה בכל פעם. לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

לראש הסעיף

2. הפעלה ידנית של זרימת העבודה

הערה על הרשאות    בדרך כלל, דרושה לך הרשאת עריכת פריטים כדי להפעיל זרימת עבודה. (כברירת מחדל, הקבוצה חברים בקבוצה ' בעלים ' שניהם יש הרשאה זו, אך לא ' מבקרים '. עם זאת, בעלים גם לבחור, על בסיס זרימת העבודה על-ידי זרימת, כדי לדרוש הרשאת ניהול רשימות עבור אנשים שיש להפעיל את זרימת העבודה. על-ידי בחירה באפשרות זו, בעלים למעשה לציין רק הם ובעלים אחרים באפשרותך להתחיל זרימת עבודה מסוימת. לקבלת פרטים נוספים, עיין במקטע קבל מידע נוסף במאמר זה.)

שני מקומות להפעלה

באפשרותך להפעיל זרימת עבודה באופן ידני מאחד משני מקומות:

  • מתוך הרשימה או הספריה שבה מאוחסן הפריט

  • מתוך בתוך הפריט עצמושנפתחה בתוכנית Microsoft Office שבה הוא נוצר. (שים לב כי זו עליך התוכנית מלא, המותקנים, לבין לא גירסה של יישום אינטרנט.)

שני המקטעים הנותרים בסעיף זה מספקים הוראות עבור שתי השיטות.

לראש הסעיף

3. הפעלה ידנית מתוך הרשימה או הספריה

  1. עבור אל הרשימה או אל הספריה שבה מאוחסן הפריט שבו ברצונך להפעיל את זרימת העבודה.

  2. הצבע על השם של הפריט, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בתפריט הנפתח.

    לחיצה על 'זרימות עבודה' בתפריט נפתח

  3. בזרימות העבודה: דף שם פריט , תחת הפעלת זרימת עבודה חדשה, לחץ על זרימת העבודה שברצונך להפעיל.
    קישור כדי להפעיל זרימת העבודה

  4. בדף שינוי זרימת עבודה, בטופס האתחול, בצע את השינויים שברצונך להחיל על המופע הספציפי של זרימת העבודה.

    הערה: השינויים שתבצע כאן, בטופס האתחול, הם שנעשה בהם שימוש רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. אם ברצונך לבצע שינויים כלשהם שיחולו בכל פעם פועלת זרימת העבודה, או אם ברצונך לשנות הגדרות זרימת עבודה שלא יופיעו בטופס זה, עיין במקטע שינוי במאמר זה.

טופס אתחול עם הסברים ממוספרות

הסבר מספר אחת

להקצות

בצע שינויים ברשימת האנשים שברצונך שזרימת העבודה תקצה להם משימות.

  • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו יש להקצות את המשימות.

  • אם כל המשימות יוקצו בו-זמנית   
    סדר השמות או הכתובות לא משנה.

  • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
    לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע הושלמה במאמר זה.

מספר Callouot שני

Order

ודא שהמפרטים שנוגעים להקצאת המשימות בכל מקטע, אחת בכל פעם (בטור) או כולן בו-זמנית (במקביל), הם במצב הרצוי לך.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים ברצף ובמקביל, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

המספר הסבר 3

הוסף שלב חדש

הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לשלב או לשלבים המוגדרים כעת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

הרחבת קבוצות

  • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר של כל קבוצה שאתה מזין בשדה הקצאה עבור, ‏בחר בתיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, ולכל חבר תהיה משימה משלו או משלה להשלים.)

  • כדי להקצות משימה אחת בלבד לכל כל קבוצה המוזן בשדה הקצה ל, נקה זאת, סמן את התיבה. (כל חבר בקבוצת יקבלו דיווח משימה, אך כל חבר אחד יכול דרישה והשלמה של משימה בודדת בשמו של הקבוצה כולה. תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.)

המספר הסבר 5

הבקשה

כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעה על משימה שזרימת העבודה תשלח. אל תשכח לכלול את כל ההוראות או המשאבים הנוספים שייתכן שהמשתתפים יצטרכו, כולל:

  • איש קשר לשאלות ובעיות

  • ניתן לשלוח משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט עצמו. (ואם בפריט, בודקים יכול להוציא את המסמך או עליך להשאיר אותו מוכנס.)
    לקבלת מידע נוסף, ראה את המקטע אפשר במאמר זה.

  • במידת האפשר, הערה אודות דרישת בעלות משימות בודדות שהוקצו לקבוצות או תפוצה שלמה לרשימות.
    תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.

מספר הסבר שישה

תאריכי יעד ומשכי פעילות

ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה, ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים להשלמה של כל משימה החל ממועד הקצאתה.

לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש יעד תאריכים ומתי להשתמש במשכי משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

מספר הסבר שבע

עותק לידיעה

בצע את כל התוספות או ההסרות הרצויות. זכור כי:

  • הזנת שם כאן 'התוצאהt להקצאה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  1. כאשר יהיו לך כל ההגדרות בטופס האתחול באופן הרצוי לך, לחץ על הפעל כדי להפעיל את זרימת העבודה.

זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות, ובינתיים שולחת הודעות הפעלה אליך ואל כל מי שרשום בשדה עותק של טופס האתחול.

לראש הסעיף

4. הפעלה ידנית מתוך תוכנית Microsoft Office

  1. פתח את הפריט בתוכנית Office המותקנת במחשב שלך.

    הערה: זו שיטת אין אפשרות להשתמש כאשר הפריט פתוח בתצוגת יישום אינטרנט גירסה של תוכנית Microsoft Office. עליו להיות פתוח בגירסה המלאה, התקנת את התוכנית במחשב שלך.

  2. בפריט הפתוח, לחץ על הכרטיסיה קובץ, לחץ על שמור ושלח ולאחר מכן לחץ על זרימת העבודה שברצונך להפעיל בפריט.
    תצוגת Backstage עם אזורים ללחיצה מסומנים

  3. אם אתה רואה את ההודעה הבאה, המציינת כי שיש להכניס את הקובץ הנחוץ זרימת העבודה, לחץ על לחצן הכנס.
    (אם אינך רואה הודעה זו, לשלב 4.)
    הודעה בנוגע להכנסת פריט עם סימון לחצן 'הכנס'

  4. לחץ על הלחצן הגדול הפעל זרימת עבודה.
    תצוגת Backstage עם לחצן 'הפעל זרימת עבודה' מסומן

  5. בדף שינוי זרימת עבודה, בטופס האתחול, בצע את השינויים שברצונך להחיל על המופע הספציפי של זרימת העבודה.

    הערה: השינויים שתבצע כאן, בטופס האתחול, הם שנעשה בהם שימוש רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. אם ברצונך לבצע שינויים כלשהם שיחולו בכל פעם פועלת זרימת העבודה, או אם ברצונך לשנות הגדרות זרימת עבודה שלא יופיעו בטופס זה, עיין במקטע שינוי במאמר זה.

טופס אתחול עם הסברים ממוספרות

הסבר מספר אחת

להקצות

בצע שינויים ברשימת האנשים שברצונך שזרימת העבודה תקצה להם משימות.

  • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו יש להקצות את המשימות.

  • אם כל המשימות יוקצו בו-זמנית   
    סדר השמות או הכתובות לא משנה.

  • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
    לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע הושלמה במאמר זה.

מספר Callouot שני

Order

ודא שהמפרטים שנוגעים להקצאת המשימות בכל מקטע, אחת בכל פעם (בטור) או כולן בו-זמנית (במקביל), הם במצב הרצוי לך.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים ברצף ובמקביל, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

המספר הסבר 3

הוסף שלב חדש

הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לשלב או לשלבים המוגדרים כעת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL+DELETE.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

הרחבת קבוצות

  • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר של כל קבוצה שאתה מזין בשדה הקצאה עבור, ‏בחר בתיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, ולכל חבר תהיה משימה משלו או משלה להשלים.)

  • כדי להקצות משימה אחת בלבד לכל כל קבוצה המוזן בשדה הקצה ל, נקה זאת, סמן את התיבה. (כל חבר בקבוצת יקבלו דיווח משימה, אך כל חבר אחד יכול דרישה והשלמה של משימה בודדת בשמו של הקבוצה כולה. תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.)

המספר הסבר 5

הבקשה

כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעה על משימה שזרימת העבודה תשלח. אל תשכח לכלול את כל ההוראות או המשאבים הנוספים שייתכן שהמשתתפים יצטרכו, כולל:

  • איש קשר לשאלות ובעיות

  • ניתן לשלוח משוב בטופס המשימה בלבד, או גם בפריט עצמו. (ואם בפריט, בודקים יכול להוציא את המסמך או עליך להשאיר אותו מוכנס.)
    לקבלת מידע נוסף, ראה את המקטע אפשר במאמר זה.

במידת האפשר, הערה אודות דרישת בעלות משימות בודדות שהוקצו לקבוצות או תפוצה שלמה לרשימות.
תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע הושלמה במאמר זה.

מספר הסבר שישה

תאריכי יעד ומשכי פעילות

ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה, ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים להשלמה של כל משימה החל ממועד הקצאתה.

לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש יעד תאריכים ומתי להשתמש במשכי משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

מספר הסבר שבע

עותק לידיעה

בצע את כל התוספות או ההסרות הרצויות. זכור כי:

  • הזנת שם כאן 'התוצאהt להקצאה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותה מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  1. כאשר יהיו לך כל ההגדרות בטופס האתחול באופן הרצוי לך, לחץ על הפעל כדי להפעיל את זרימת העבודה.

זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות, ובינתיים שולחת הודעות הפעלה אליך ואל כל מי שרשום בשדה עותק של טופס האתחול.

מה השלב הבא?

  • אם זוהי הפעם הראשונה להפעיל זרימת עבודה זו, המשתתפים האחרים יצטרך מידע וסיוע כדי להשלים את המשימות שהוקצו להם? (הם להיות שימושיות המקטע ביצוע במאמר זה.)

  • כמו כן, מומלץ לבדוק אם משתתפים מקבלים את ההודעות בדואר אלקטרוני, וכן שההודעות אינן מטופלות באופן לקוי על-ידי מסנני דואר הזבל שלהם.

  • וברשותך כמובן, ייתכן משימות זרימת עבודה אחת או יותר כדי להשלים את עצמך. עבור אל המקטע ביצוע במאמר זה לקבלת הפרטים.

  • בינתיים, כדי לבדוק כיצד אתה באפשרותך לנהל מעקב אחר ההתקדמות של המופע הנוכחי של זרימת העבודה, עבור אל הסעיף ניטור במאמר זה.

לראש הסעיף | חלק עליון של המאמר

סמל מושגי עבור המקטע 'השלם'

השלמת משימת זרימת עבודה של איסוף משוב

לחץ על טקסט זה אם שהמשימה שהוקצתה לך משימת זרימת עבודה של איסוף משוב. לחץ כאן שוב כאשר תהיה מוכן לסגור מקטע זה.

השלמת משימת זרימת עבודה של איסוף משוב

אם זו הפעם הראשונה שמוקצה לך משימה בזרימת עבודה של איסוף משוב, ייתכן שיועיל לך לסקור מקטע זה במאמר לפני השלמת המשימה. באופן זה, תהיה מודע לכל האפשרויות העומדות בפניך.

הערה: אם ידוע לך שהוקצתה לך משימה של זרימת עבודה, אך הודעת הדיווח לא הופיעה בדואר האלקטרוני הנכנס שלך, ודא שההודעה לא נותבה בטעות על-ידי מסנן דואר הזבל שלך. במידה וכן, התאם את הגדרות המסנן בהתאם.

תחילה, ודא שברשותך המאמר הנכון

סוגים שונים של זרימות עבודה דורשים פעולות שונות של משימה.

לכן, לפני שתתחיל, ודא שהמשימה שהוקצתה לך היא אכן משימת זרימת עבודה של איסוף משוב ולא משימה עבור סוג אחר של זרימת עבודה.

חפש את הטקסט נא סקור בכל אחד מהמיקומים הבאים:

  • בשורת הנושא של הודעת המשימה
    סקור טקסט בשורת הנושא של הודעת המשימה

  • בסרגל ההודעות בפריט שיש לסקור
    נא סקור הטקסט בסרגל ההודעות בפריט

  • בכותרת המשימה בדף ' מצב זרימת עבודה '
    סקור טקסט לשמות פעילות בדף ' מצב '

אם אינך רואה את הטקסט נא סקור במיקומים אלה, פנה אל האדם מי בעבודה, או להוסיף במקור זרימת העבודה כדי לבדוק באיזו תבנית זרימת העבודה מבוסס- או אם הוא זרימת עבודה מותאמת אישית.

אם המשימה שלך היא אכן משימת איסוף משוב, עם זאת, המשך לקרוא!

חלקים במקטע זה

  1. מבט כולל על התהליך

  2. מעבר אל הפריט וטופס המשימה מתוך הודעת דיווח המשימה

  3. מעבר אל הפריט ואל טופס המשימה מתוך הרשימה או הספריה

  4. סקירת הפריט

  5. השלמה ושליחה של טופס המשימה

  6. הודעות שתאריך היעד שלהן חלף

  7. דרישת משימה קבוצתית לפני השלמתה (אופציונלי)

  8. בקשת שינוי בפריט (אופציונלי)

  9. הקצאה מחדש של המשימה למישהו אחר (אופציונלי)

  10. השלמת משימה בשם משתתף חיצוני (אופציונלי)

1. מבט כולל על התהליך

כשמוקצית לך משימה בזרימת עבודה, בדרך כלל אתה מחפש מידע אודות המשימה באחת משלוש הדרכים הבאות:

  • אתה מקבל הודעת משימה בדואר אלקטרוני.

  • אתה פותח מסמך של Microsoft Office ורואה סרגל הודעות המיידע לך כי הוקצתה לך משימה קשורה.

  • אתה בודק את אתר SharePoint ומגלה שמשימה אחת או יותר הוקצו לך כרגע.

כשאתה מגלה שהוקצתה לך משימת זרימת עבודה של איסוף משוב, בדרך כלל אתה מבצע שתי פעולות:

  • סקירת הפריט    עליך לפתוח את הפריט ולסקור אותו.

  • השלמת המשימה    עליך להשתמש בטופס המשימה כדי לשלוח את תוצאות הסקירה.

לכן, לעתים קרובות, שלושת הפריטים הבאים מעורבים בתהליך השלמת המשימה:

  • הודעת הדיווח (שאתה מקבל כדואר אלקטרוני)

  • הפריט שנשלח לסקירה (שתפתח ותסקור)

  • טופס המשימה (שאתה פותח, משלים ושולח)

שלושת הפריטים נראים כך.

הודעת דיווח משימה, פריט לסקירה וטופס משימה

הערה:  לחצן פתח משימה זו ברצועת הכלים בהודעת דיווח המשימה מופיע רק כאשר ההודעה נפתחת בגירסה המלאה המותקנת של Outlook, ולא כאשר היא נפתחת ביישום האינטרנט של Outlook Web Access.

לראש הסעיף

2. עבור אל הפריט וטופס המשימה מתוך הודעת דיווח המשימה

בצע שלבים אלה:

  1. בהודעת דיווח המשימה, בהוראות להשלמת משימה זו, לחץ על הקישור לפריט.

  2. בפריט שנפתח, לחץ על לחצן פתח משימה זו בסרגל ההודעות.

גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך הודעת דיווח בדואר אלקטרוני

הערה:  לחצן פתח משימה זו ברצועת הכלים בהודעת דיווח המשימה מופיע רק כאשר ההודעה נפתחת בגירסה המלאה המותקנת של Outlook, ולא כאשר היא נפתחת ביישום האינטרנט של Outlook Web Access.

לראש הסעיף

3. עבור אל הפריט וטופס המשימה מתוך הרשימה או הספריה

בצע שלבים אלה:

  1. ברשימה או בספריה שבה מאוחסן הפריט לסקירה, לחץ על הקישור בביצוע המשויך לפריט ולזרימת העבודה.

  2. בדף 'מצב זרימת עבודה', לחץ על כותרת המשימה שלך.

  3. בטופס המשימה, בסרגל ההודעות משימת זרימת עבודה זו חלה על, לחץ על הקישור לפריט.

גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך הרשימה או הספריה

לראש הסעיף

4. סקירת הפריט

בדוגמה זו, הפריט הוא מסמך Microsoft Word.

עצה: אם זוהי משימה קבוצתית — כלומר, משימה בודדת שהוקצו לרשימה כולה תפוצה או קבוצת כך חבר בקבוצה בודד יכולים להשלים את המשימה עבור הקבוצה כולה — ולאחר מכן הוא כדאי לדרוש הפעילות לפני סקירת הפריט. בדרך זו, הפחת הזדמנות כי חבר אחר של הקבוצה שלך גם לסקור את המאמר. לקבלת הוראות, ראה סעיף 7 במקטע זה, תביעה משימה קבוצתית לפני השלמתה.

פריט לסקור עם שני סרגלי ההודעות הצהובים

שים לב לשני סרגלי ההודעות הצהובים בחלק העליון של המסמך:

שרת לקריאה בלבד    מסמך זה פתוח במצב לקריאה בלבד — כלומר, באפשרותך לקרוא את המסמך, אך אין באפשרותך לבצע שינויים כלשהם בתוכה.

האדם שמפעיל את זרימת העבודה יכול לאפשר משוב רק בטופס המשימה, או לאפשר שינויים מסומנים והערות גם בפריט עצמו. אם אינך בטוח אם אתה אמור לעבוד על הפריט עצמו, בדוק זאת עם האדם שהפעיל את זרימת העבודה, או האדם שהוסיף אותה במקור. אם אתה אמור להוסיף שינויים מסומנים והערות, לחץ על לחצן ערוך מסמך.

כמה דברים שיש לוודא:

  • ודא שאתה יודע אם אתה אמור להוציא את המסמך לפני שתוסיף שינויים מסומנים והערות, או אם אתה אמור השאר אותו מוכנס כך בודקים מרובים יוכלו לעבוד עליו בו-זמנית.
    כדי ללמוד עוד אודות שיתוף פעולה במסמכי Microsoft Office, עיין במאמר מסמך שיתוף פעולה ועריכה משותפת. עשוי גם להיות מועיל ללא תשלום אינטראקטיביים online הקורס לשתף פעולה בעבודה על מסמכים ועל פרוייקטים בצורה יעילה יותר . (סרטוני הווידאו שלוש תחילה בהקורס הם אודות עריכה משותפת ושיתוף פעולה).

  • ודא כי הפעלת מעקב אחר שינויים לפני הוספת שינויים או הערות. לקבלת מידע נוסף, ראה את המקטע אפשר במאמר זה.

  • הקפד לשמור את השינויים שביצעת בשרת עם סיום העבודה על הפריט. אם הוצאת את הפריט, הכנס אותו חזרה.

משימת זרימת עבודה    כאשר תהיה מוכן להשלים ולשלוח את טופס המשימה, לחץ על לחצן פתח משימה זו.

לראש הסעיף

5. השלמה ושליחה של טופס המשימה

טופס המשימה עבור משימת זרימת עבודה של איסוף משוב נראה בערך כך.

איסוף משוב בטופס המשימה עם שדות מוסבר

הערה השולטת השתיים הראשונות (מחק פריט ו- משימת זרימת עבודה זו חלה על כותרת הפריט) אינם מופיעים בטופס המשימה בעת פתיחתה מתוך בתוך הפריט לסקירה.

הסבר מספר אחת

מחק פריט

כדי למחוק משימה זו מן המופע הנוכחי של זרימת העבודה, לחץ על לחצן זה.

  • מחיקת המשימה אינה מוחקת את הפריט לסקירה.

  • משימה שנמחקה אינה מופיעה עוד באזור משימות של הדף 'מצב זרימת עבודה'. (עם זאת, המחיקה עדיין מתועדת באזור היסטוריה של הדף.)

הערה:  אם לא הפעלת מופע זה של זרימת העבודה, כדאי שתברר עם האדם שכן הפעיל אותו לפני שתמחק את המשימה.

מספר Callouot שני

משימת זרימת עבודה זו חלה על כותרת הפריט

כדי לפתוח את הפריט לסקירה, לחץ על הקישור כאן.

המספר הסבר 3

מצב, נדרש על-ידי, הערות מאוחדות, תאריך היעד הוא תאריך

אין באפשרותך לערוך או לשנות ערכים בארבעת השדות הללו, אך המידע שמופיע בהם עשוי להיות שימושי עבורך.

שים לב כי התיבה הערות מאוחדות מכילה לא רק הוראות נוספות לגבי אופן השלמת המשימה שלך, אלא גם את כל ההערות שנשלחו בטופס על-ידי משתתפים שכבר השלימו את המשימות שלהם במופע זה של זרימת העבודה.

בדומה לכך, לאחר שתשלח את הטופס שלך, כל טקסט שתכלול בתיבה הערות (4) יופיע גם הוא בתיבה הערות מאוחדות עבור המשתתפים הבאים.

הסבר מספר ארבע

הערות

הקלד או הדבק המשוב שלך כאן.

כל טקסט שתזין כאן יתועד בהיסטוריית זרימת העבודה ויופיע גם בשדה הערות מאוחדות (3) עבור המשתתפים הבאים.

המספר הסבר 5

שלח משוב

לאחר שהקלדת את המשוב שברצונך לתרום בשדה הערות (4) ו/או הוספת מעקב אחר שינויים והערות בפריט עצמו, לחץ על לחצן זה כדי לשלוח את המשוב שלך ולהשלים את המשימה.

הערה: לפני ביצוע שינויים כלשהם בהמשנה iפריט עצמו, ודא כי אתה 'מחדש אמור לעשות זאת. לקבלת מידע נוסף, ראה מקטע 4במקטע זה, סקירה הפריט.

מספר הסבר שישה

ביטול

כדי לסגור את טופס המשימה מבלי לשמור שינויים או תגובות, לחץ על לחצן זה. המשימה תישאר בלתי שלמה ומוקצית לך.

מספר הסבר שבע

בקשת שינוי

כדי לבקש שינוי עבור הפריט שאתה סוקר, לחץ על לחצן זה.

לאיור של הטופס שבו תזין את פרטי הבקשה ולקבלת הוראות נוספות, עבור לסעיף 8 במקטע זה, בקשת שינוי בפריט.

אפשרות זו עשויה להיות מבוטלת עבור משימות זרימת עבודה מסוימות.

מספר הסבר שמונה

הקצה מחדש משימה

כדי להקצות מחדש משימה זו לאדם אחר, לחץ על לחצן זה.

לצפיה באיור של הדף שבו תזין את פרטי ההקצאה מחדש ולקבלת הוראות נוספות, עבור אל סעיף 9 במקטע זה, הקצאה מחדש של המשימה למישהו אחר.

אפשרות זו עשויה להיות מבוטלת עבור משימות זרימת עבודה מסוימות.

לראש הסעיף

6. הודעות שתאריך היעד חלף

אם תאריך היעד של משימה או מופע שלם של זרימת עבודה להשלמה חלף, הודעות נשלחות באופן אוטומטי אל:

  • האדם שאליו המשימה מוקצית.

  • האדם שהתחיל את זרימת העבודה (או, אם ההתחלה בוצעה אוטומטית, האדם שהוסיף את זרימת העבודה במקור).

לראש הסעיף

7. דרישת משימה קבוצתית לפני השלמתה (אופציונלי)

אם רק משימה בודדת מוקצית לקבוצה שלמה שאליה אתה שייך, כל חבר בקבוצה יוכל לדרוש ולהשלים משימה בודדת זו בשם הקבוצה כולה.

דרוש את המשימה לפני סקירת הפריט. ברגע שאתה דורש את המשימה, היא מוקצית לך, ואף חבר אחר של הקבוצה אינו יכול להשלים אותה. (באופן זה, רק אדם אחד מבצע את העבודה הדרושה.)

  1. בדף 'מצב זרימת עבודה', הצבע על שם המשימה שמוקצית לקבוצה שלך עד להופעת חץ.

  2. לחץ על החץ, לחץ על ערוך פריט ולאחר מכן, בטופס המשימה, לחץ על לחצן דרישת משימה.
    כיצד דרישת משימה קבוצתית

לאחר רענון הדף 'מצב זרימת עבודה', תוכל לראות כי המשימה אינה מוקצית עוד לקבוצה, אלא לך ספציפית.

מאוחר יותר, אם תרצה לשחרר שוב את המשימה לקבוצה מבלי להשלים אותה, השתמש באותם שלבים כדי לחזור לטופס המשימה, אך כעת לחץ על לחצן שחרר משימה.

שחרר משימה לחצן בטופס המשימה

חזרה לסקירת הפריט

8. בקשת שינוי בפריט (אופציונלי)

לפני שתתחיל בתהליך זה, שים לב שייתכן שזרימת העבודה מוגדרת כך שתסתיים מיידית במקרה של שינוי כלשהו שמבוצע בפריט. מומלץ לבדוק עם האדם שהתחיל או הוסיף במקור את זרימת העבודה כדי לוודא שאין בעיה לבצע שינוי ולסיים את זרימת העבודה בשלב זה.

להלן הדגמה של אפשרות הבקשה לשינוי על-ידי הצגת תרחיש:

תחילה, דמיין ששמך יצחק.

כעת, דמיין שאחת מהעמיתות שלך לעבודה, יעל, התחילה זרימת עבודה של איסוף משוב במסמך שהיא יצרה.

בעת סקירת המסמך החדש של דורית, אתה חש שהמבוא ארוך מדי.

אתה לוחץ על לחצן בקש שינוי מ בחלק התחתון של טופס משימת זרימת העבודה, ולאחר מכן משלים טופס זה.

טופס עבור בקשת שינוי בפריט

הסבר מספר אחת

בקשת שינוי מ

הזן את השם או כתובת הדואר האלקטרוני של האדם שממנו אתה מבקש את השינוי.

(כדי לשלוח את הבקשה לאדם שהתחיל הפעלה זו של זרימת העבודה - או, אם זרימת העבודה הותחלה באופן אוטומטי, לאדם שהוסיף את זרימת העבודה של איסוף המשוב במקור - באפשרותך גם להשאיר שדה זה ריק.)

מספר Callouot שני

בקשה חדשה

תאר את השינוי שברצונך שיתבצע, וספק כל מידע שהאדם שמבצע את השינוי עשוי להידרש לו.

(כל טקסט שתזין כאן יתווסף באזור הערות מאוחדות.)

המספר הסבר 3

משך חדש

בצע אחת משלוש הפעולות הבאות:

  • כדי לשמור על תאריך היעד    השאר שדה זה ריק.

  • כדי להסיר את תאריך היעד לגמרי    הקלד את מספר 0.

  • כדי לציין תאריך יעד חדש תאריך    הקלד מספר כאן ולאחר מכן ציין את יחידות משך זמן בשדה הבא. יחדיו, שני ערכי זהה התקופה לפני שהפעילות שינוי הפירעון.

הסבר מספר ארבע

יחידות משך זמן חדש

אם אתה מציין משך של פעילות חדשה, השתמש בשדה זה ביחד עם השדה משך חדש כדי לזהות התקופה לפני הפעילות היא יעד. (לדוגמה: 3 ימים או חודש אחד או שבועיים.)

כאשר יש לך כל הערכים הטופס באופן הרצוי לך, שתלחץ על שלח, ובצע את הפעילות הנוכחית שלך מסומןהושלם. (אך לא סיימת עדיין. אתה ניתן להקצות משימת סקירה שוב לאחר דורית משלים את המשימה השינוי.)

בינתיים, דורית מקבלת את הודעת הדואר האלקטרוני הבאה:

הודעה הנשלחת כאשר מתקבלת בקשת שינוי בפריט

לאחר מבט קצר בשורת הנושא, (מספר 1 באיור) יעל יכולה לדעת שזו אינה הודעת איסוף משוב רגילה, אלא בקשה לשינוי כלשהו בפריט. היא מוצאת את המידע אודות השינוי הספציפי שנתבקש בטקסט שינוי נדרש של (מספר 2).

יעל בודקת את הפריט, מבצעת את השינויים שנתבקשו (או לא), שומרת את השינויים (אם בוצעו) ומכניסה חזרה את הפריט. (זכור כי אם זרימת העבודה מוגדרת להסתיים ברגע ששינוי כלשהו מבוצע בפריט, פעולה זו תוביל לסיום זרימת העבודה.)

כעת, יעל עוברת לדף 'מצב זרימת עבודה' ופותחת את המשימה של בקשת השינוי מהאזור משימות שם.


טופס שנשלח כאשר השינוי שנתבקש הושלם

דורית מוסיפה כל מידע שברצונה להוסיף לשדה הערות, ולאחר מכן לוחצת על שלח תגובה. זרימת העבודה מבצעת שתי פעולות:

  • היא מסמנת את משימת בקשת השינוי של דורית כמשימה שהושלמה.

  • היא מקצה לך משימת סקירה חדשה (עם ההערות של יעל שנוספו באזור הערות מאוחדות) ושולחת לך הודעה אודות המשימה.

כעת תוכל להמשיך ולהשלים את סקירת הפריט שהשתנה.

בינתיים, כל הפעולות האלה נמצאות תחת מעקב וגלויות במקטע היסטוריית זרימת עבודה בדף 'מצב זרימת עבודה', כפי שמוצג באיור הבא.

היסטוריה של זרימת עבודה המציגה פעולות מבקשת שינוי

להלן דיאגרמה של התהליך כולו.

תרשים זרימה עבור בקשת שינוי

לראש הסעיף

9. הקצאה מחדש של המשימה למישהו אחר (אופציונלי)

אם ברצונך שמישהו אחר ישלים משימת זרימת עבודה שהוקצתה לך, לחץ על לחצן הקצאה מחדש של משימה בטופס משימת זרימת העבודה.

טופס זה מוצג.

טופס ההקצאה מחדש של המשימה

הסבר מספר אחת

הקצאה מחדש של המשימה

הזן את שם או כתובת האדם שברצונך להקצות לו משימה זו.

כדי להקצות משימה זו לאדם שהפעיל את זרימת העבודה — לחלופין, אם זרימת העבודה הופעלה באופן אוטומטי, לאדם שהוסיף זרימת עבודה זו במקור -— השאר שדה זה ריק.

מספר Callouot שני

בקשה חדשה

ספק את המידע הנדרש לאדם שלו אתה מקצה את המשימה לשם השלמת המשימה. (כל טקסט שתזין כאן יתווסף לאזור הערות מאוחדות.)

המספר הסבר 3

משך חדש

בצע אחת משלוש הפעולות הבאות:

  • כדי לשמור על תאריך היעד    השאר שדה זה ריק.

  • כדי להסיר את תאריך היעד לגמרי    הקלד את מספר 0.

  • כדי לציין תאריך יעד חדש תאריך    הקלד מספר כאן ולאחר מכן ציין את יחידות משך זמן בשדה הבא. יחדיו, שני ערכי זהה התקופה לפני שהפעילות שינוי הפירעון.

הסבר מספר ארבע

יחידות משך זמן חדש

אם אתה מציין משך של פעילות חדשה, השתמש בשדה זה ביחד עם השדה משך חדש כדי לזהות התקופה לפני הפעילות היא יעד. (לדוגמה: 3 ימים או חודש אחד או שבועיים.)

לאחר השלמת הטופס, לחץ על שלח. המשימה שלך מסומן הושלםמשימה חדשה מוקצה האדם האחראי לפעילות כעת וכן דיווח משימה נשלחת.

כל מידע חדש שסיפקת כלול בטקסט מוקצית על-ידי בהודעת המשימה החדשה (מספר 1 באיור הבא).

הודעת משימה עבור משימה שהוקצתה מחדש

בינתיים, כל השינויים הללו נמצאים תחת מעקב וגלויים במקטעים משימות והיסטוריה בדף 'מצב זרימת עבודה', כפי שמוצג כאן.

האזורים 'משימות' ו'היסטוריה' בדף 'מצב זרימת העבודה' עבור משימה שהוקצתה מחדש

לראש הסעיף

10. השלמת משימה בשם משתתף חיצוני (אופציונלי)

קיים תהליך מיוחד להכללת המשתתפים שאינם חברים בארגון SharePoint שלך. בתהליך זה, חבר באתר פועל כשרת Proxy עבור המשתתף החיצוני:

  1. כלול את כתובת הדואר האלקטרוני של המשתתף החיצוני בשלב הקצה ל בדף השני של טופס השיוך.

  2. זרימת העבודה למעשה מקצה את משימת המשתתף החיצוני לחבר האתר שהתחיל את זרימת העבודה - או, אם זרימת העבודה הותחלה באופן אוטומטי, לחבר שהוסיף במקור את זרימת העבודה. אדם זה שעבורו המשימה מוקצית בפועל משמש כשרת ה- Proxy של המשתתף החיצוני.

  3. חבר אתר זה מקבל הודעת משימה, עם הוראות לשלוח עותק של הפריט לסקירה למשתתף החיצוני. (בינתיים, המשתתף החיצוני מקבל עותק של הודעת המשימה, אשר יכול לשמש כהתראה או אזהרה שימושית.)

  4. חבר האתר שלו מוקצית המשימה בפועל שולח עותק של הפריט למשתתף החיצוני.

  5. המשתתף החיצוני סוקר את הפריט ושולח בחזרה את התגובה שלו לחבר האתר.

  6. כאשר מתקבלת תגובה המשתתף החיצוני, חבר האתר משלים את המשימה ב- SharePoint בשמו של המשתתף החיצוני.

להלן דיאגרמה של התהליך.

תרשים זרימת של תהליך להכללת משתתף חיצוני

לראש הסעיף | חלק עליון של המאמר

סמל מקטע צג

ניטור, התאמה או הפסקה של זרימת עבודה של איסוף משוב שפועלת

לחץ על טקסט זה אם ברצונך לעקוב אחר ההתקדמות הכוללת של זרימת עבודה, בצע את כל ההתאמות בזמן זרימת עבודה פועלת או סיום זרימת עבודה עדיין לא הושלמו. לחץ כאן שוב כאשר תהיה מוכן לסגור מקטע זה.

ניטור, התאמה או הפסקה של זרימת עבודה של איסוף משוב שפועלת

המיקום המרכזי שממנו תוכל לנטר, להתאים, או להפסיק זרימת עבודה פועלת הוא הדף 'מצב זרימת עבודה' עבור אותו מופע של זרימת העבודה.

תחילה תלמד כיצד להגיע לעמוד זה, ולאחר מכן תלמד כיצד להשתמש באפשרויות ובמידע שתמצא שם. לבסוף, תלמד שני דפים אחרים שבהם תוכל לקבל מידע ניטור נוסף.

מקטעים בסעיף זה

  1. למצוא את הדף ' מצב זרימת עבודה

  2. השתמש בדף מצב זרימת עבודה כדי לעקוב אחר ההתקדמות של זרימת עבודה

  3. שינוי משימות פעילות (משימות שכבר הוקצו)

  4. שינוי משימות עתידיות (משימות שעדיין לא הוקצו)

  5. ביטול או סיום זרימת עבודה זו

  6. גלה אילו זרימות עבודה פועלות בפריט

  7. ניטור זרימות עבודה עבור אוסף האתרים כולו

1. הגעה אל הדף 'מצב זרימת עבודה'

ברשימה או בספריה שבה הפריט ממוקם, לחץ על הקישור בביצוע עבור הפריט וזרימת העבודה הרצויים.

בדוגמה זו, הפריט הוא המסמך המכונה 'טיוטה בסיסית' וזרימת העבודה היא 'אישור 3'.

לחיצה על קישור מצב זרימת העבודה

הדף 'מצב זרימת עבודה' נפתח.

הערות: 

  • אם הרשימה או הספריה שלך מכילה מספר גדול של פריטים, באפשרותך להשתמש מיון ו/או סינון כדי לחפש את הפריט שאתה מחפש עוד במהירות. אם תגלה כי אתה נמצא שוב ושוב מיון ו/או סינון באותו אופן, ייתכן שיהיה לך נוח ליצור תצוגה מותאמת אישית שהופך לאוטומטית סידור מסוים זה. כדי ללמוד עוד אודות יצירת תצוגות ב- SharePoint, עיין במאמר יצירה, שינוי, או מחיקה של תצוגה.

  • כדי להגיע לדף 'מצב זרימת עבודה', באפשרותך גם ללחוץ על הקישור הצג את המצב של זרימת עבודה זו בהודעת דואר אלקטרוני "התחילה" או הקישור הצג את היסטוריית זרימת העבודה בהודעת דואר אלקטרוני "הושלמה" עבור המופע הספציפי המעניין אותך.

לראש הסעיף

2. שימוש בדף 'מצב זרימת עבודה' לניטור התקדמות של זרימת עבודה

כאן, תחת האיור של כל מקטע בדף 'מצב זרימת עבודה', תוכל למצוא את שאלות הניטור שהמקטע משיב עליהן.

מקטע 'מידע זרימת עבודה'

המקטע 'פרטי זרימת עבודה' של הדף 'מצב זרימת עבודה'

תשובות לשאלות בנושא:

  • מי הפעיל מופע זה של זרימת העבודה?

  • מתי הופעל מופע זה?

  • מתי התרחשה הפעולה האחרונה במופע זה?

  • באיזה פריט פועל מופע זה?

  • מהו המצב הנוכחי של מופע זה?

המקטע פריט חזותי של זרימת עבודה

המקטע 'פריט חזותי' בדף 'מצב זרימת עבודה'

תשובות לשאלות בנושא:

  • האם ישנם שלבים נוספים בזרימת עבודה זו מזו להציג באופן חזותי כעת?

  • בכל שלב, אל מי אתה הפעילויות שהוקצו?

  • הן המשימות בכל שלב להקצות בטור או במקביל?

  • אילו משימות, בכל שלב, כבר הושלמו, אשר טרם?

הערה: אם אינך רואה את הפריט החזותי בדף ' מצב זרימת עבודה ', פנה למנהל SharePoint כדי לברר אם Visio services מופעלות באוסף האתרים.

כאשר אתה יודע כיצד את הפריט החזותי של 'קריאה', באפשרותך לראות את המצב הנוכחי במבט חטוף.

אם זרימת העבודה שלך כולל יותר מרשומה אחת שלב    חשוב שים לב לפרטים הבאים:

  • התצוגה החזותית מציג שלב אחד בלבד בכל פעם.

  • אם יש יותר מרשומה אחת שלב בתהליך זרימת העבודה, משולש שחור קטן יופיע מעל ו/או מתחת הפעילויות.

  • כדי להציג את השלב הקודם, לחץ על המשולש מעל המשימות; כדי להציג את השלב הבא, לחץ המשולש מתחת הפעילויות.

המצוינת כאן הן את שלושת השלבים זרימת העבודה כפי שהם מופיעים בתצוגה החזותית.

שלב אחד

תצוגה חזותית של שלב בזרימת עבודה

שים לב:

  • בשלב ראשון זה כולל משימה אחת בלבד, כבר הוקצה מיקי.

  • המשולש השחור הקטן בחלק התחתון (מסומן כאן על-ידי עיגול אדום) מציין השלב הנוכחי ואחריו שלב נוסף אחד לפחות.

  • כדי לראות את השלב הבא, לחץ על המשולש.

שלב שני

תצוגה חזותית של שלב בזרימת עבודה

שים לב:

  • השלב השני זה כולל שתי פעילויות.

  • החץ הכחול בין שני המשתתפים (מסומן כאן על-ידי עיגול אדום) מציין כי המשימות בשלב זה מוקצות בזו אחר (בטור).

  • יעל כבר הוקצתה פעילות שלו, אך היא לא עדיין השלמת אותו. (כאשר שהיא מכילה, סימן ביקורת ירוק יתווסף על סמל המייצג לה.)

  • מאחר בטור הוקצו משימות בשלב זה, לא ניתן להקצות המשימה של שון עד דורית הושלמה hers.

  • המשולשים שחור קטן שני, אחת לעיל אחת מתחת ' משימות ', להבין שישנן שלבים אחרים הן לפני תו הסוגריים לחדר צ'אט לבין מעקב מסוג זה.

השלב השלישי

תצוגה חזותית של שלב בזרימת עבודה

שים לב:

  • בשלב זה כולל גם את שתי פעילויות, אך הפעם הם שהוקצו בבת אחת (במקביל).

  • ההקצאה מקבילות מסומן על-ידי העיגול כחול בין שני המשתתפים, אשר מחליף את החץ הכחול שהופיעו בשלב הקודם, טורי.

  • יעל כבר הושלמה משימת שלה ולאחר כך סימן ביקורת ירוק נוספה לסמל שלו. (שים לב כי סימן ביקורת ירוק אינו הדבר מציין כי יש דורית אושר הפריט, רק היא השלמת המשימה שלו. אם היא היה דחה את הפריט, הסמל שלו בדרך כלל ניתן לסמן עם סימן הביקורת הירוק באותו.)

  • הנוכחות של משולש שחור קטן אחד בלבד, הממוקמת מעל הפעילויות, מציין כי שלב אחד לפחות לפני תו הסוגריים זו, אך לא שלבים לעקוב אחריו.

מקטע 'משימות'

האזור 'משימות' של הדף 'מצב זרימת עבודה'

תשובות לשאלות בנושא:

  • אילו פעילויות כבר נוצרו והוקצו, ומהו המצב הנוכחי שלהם?

  • אילו משימות כבר הושלמו, ומה היתה התוצאה עבור כל המשימות הללו?

  • מהו תאריך היעד עבור כל משימה שכבר נוצרה והוקצתה?

משימות שנמחקו ומשימות שעדיין לא הוקצו אינם מופיעים במקטע זה. (בתצוגה פריט חזותי של זרימת העבודה, עם זאת, הקצאות הפעילות הקרובה יופיעו בכל שלב; ובמקטע היסטוריית זרימת עבודה, כל המשימות מחיקות נרשמים בעת התרחשותן.)

מקטע 'היסטוריית זרימת עבודה'

המקטע 'היסטוריית זרימת עבודה' של הדף 'מצב זרימת עבודה'

תשובות לשאלות בנושא:

  • אילו אירועים כבר התרחשו במופע זה של זרימת העבודה?

  • שים לב שפעילויות שתאריך היעד שלהן חלף ודיווחים על משימות שתאריך היעד שלהן חלף אינם מופיעים באזור זה.

לראש הסעיף

3. שינוי משימות פעילות (משימות שכבר הוקצו)

קיימות שתי דרכים לשינוי משימות שכבר הוקצו אך עדיין לא הושלמו:

  • שינוי משימה פעילה בודדת

  • שינוי כל המשימות הפעילות

שינוי של משימה פעילה בודדת

הרשאות    כדי לבצע כל שינוי משימה בודדת שהוקצתה למישהו אחר מלבד עצמך, דרושה לך ההרשאה ' ניהול רשימות '. (בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה ואת הקבוצות מבקרים אינם. לכן הוא אפשרי, לדוגמה, כדי שיכללו הרשאות המאפשרות לך להפעיל זרימת עבודה, אך לא כדי לבצע שינויים משימה שמשתתף אחר.)

אם יש לך ההרשאות הדרושות:

  1. בדף ' מצב זרימת עבודה ', לחץ על הכותרת של המשימה ברשימה משימות.
    לחיצה על כותרת משימה ברשימה

  2. השתמש בטופס המשימה כדי להשלים, למחוק או להקצות מחדש את המשימה, או לבקש שינוי בפריט.

לקבלת הוראות מפורטות יותר לגבי אופן השימוש בטופס המשימה, עיין במקטע הושלמה במאמר זה.

שינוי כל המשימות הפעילות

הרשאות    כל ארבעת הקישורים הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו את ההרשאה ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים מופיעים בדף של האדם שהתחיל את המופע של זרימת העבודה, אךהקישורסיים זרימת עבודה זו כעת't יופיע אלא אם אדם זה מכיל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. (שוב, בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה ואת הקבוצות מבקרים אינם).

  1. בדף ' מצב זרימת עבודה ', באזור שמתחת לפריטים החזותיים של זרימת העבודה, לחץ על הקישור עדכן משימות פעילות של איסוף משוב.
    עדכון משימות פעילות של הקישור 'אישור' ב'מצב זרימת עבודה'

  2. בצע את השינויים בטופס שנפתח, ולאחר מכן לחץ על אישור.

    • הודעות המשקפות את השינויים שלך נשלחות לאנשים שמוקצות להם משימות כרגע, בהפעלה זו.

    • משימות שכבר הושלמו או נמחקו ומשימות שעדיין לא הוקצו, הםn't מושפעות מהשינויים שתבצע בטופס זה.

    • אם ברצונך לבצע שינויים במשימות שעדיין לא הוקצו, עיין בסעיף הבא במקטע זה, שינוי משימות עתידיות.

שינוי טופס עבור משימות פעילות

הסבר מספר אחת

משך זמן למשימה, יחידות משך זמן

כדי לשמור על תאריך היעד    השאר את משך לכל פעילות ריקה ואל תבצע שינויים ביחידות משך זמן.

כדי להסיר את התאריך יעד כך שלא יהיה משך    הקלד את המספר 0במשך לכל פעילות.

כדי להזיז את תאריך יעד החוצה על-ידי הרחבת משך הפעילות    השתמש בשני שדות המשך כדי לציין את המספר ואת סוג היחידות שלפיהם ברצונך להרחיב את המשך.

מספר Callouot שני

הבקשה

כדי לשנות את טקסט הבקשה    בצע את השינויים שהרצויים בתיבת הטקסט.

  1. כאשר כל השדות יופיעו בטופס באופן הרצוי לך, לחץ על אישור.

כל המשימות הפעילות במופע הנוכחי מתעדכנות.

לראש הסעיף

4. שינוי משימות עתידיות (משימות שעדיין לא הוקצו)

הרשאות    כל ארבעת הקישורים הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו את ההרשאה ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים מופיעים בדף של האדם שהתחיל את המופע של זרימת העבודה, אךהקישורסיים זרימת עבודה זו כעת, אינה מופיעה אלא אם אדם זה מכיל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. (שוב, בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה ואת הקבוצות מבקרים אינם).

  1. בדף ' מצב זרימת עבודה ', באזור שמתחת לפריטים החזותיים של זרימת העבודה, לחץ על הקישור הוסף או עדכן סוקרים של איסוף משוב.
    הוספה או עדכון של סוקרים דרך הקישור 'איסוף משוב' בדף 'מצב זרימת עבודה'

  2. בצע את השינויים בטופס שנפתח, ולאחר מכן לחץ על עדכן.

    הערה:  משימות שכבר נוצרו והוקצו אינן מושפעות מהשינויים שתבצע בטופס זה.

שינוי טופס עבור משימות עתידיות

הסבר מספר אחת

משתתפים, סדר, הרחבת קבוצות

  • כדי להוסיף או להסיר משתתפים, או כדי לשנות את סדר המשימות    הוסף, הסר ו/או סדר מחדש את סדר שמות המשתתפים או הכתובות בשדותשדהמשתתפים.

  • כדי למחוק שלב שלם לחץ במקוםהקצה ל שדה עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL + DELETE.

הערה: באפשרותך להשתמשתיבת הסימוןהרחב קבוצות כדי לציין אם קבוצות תפוצה מופיע יש להקצות משימה אחת בלבד עבור הקבוצה כולה או משימה אחת לכל חבר בקבוצה.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשדות אלה, ראה את תכנון ובמקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

מספר Callouot שני

הבקשה

  • כדי לשנות את טקסט הבקשה    בצע את השינויים שעליו ברצונך להציב הטקסט בתיבה.

המספר הסבר 3

תאריך יעד עבור כל המשימות, משך זמן למשימה, יחידות משך זמן

  • כדי לשנות או להסיר את לוח השנה תאריך יעד    מחק את התאריך הקיים ולאחר מכן אחת ספק חדש או, כדי להסיר הספציפית לחלוטין תאריך יעד, השאר את השדה ריק. (Don't הקלד אפס בשדה זה. שדה זה עליך לכלול ערך תאריך לוח שנה או להיות ריק.)

  • כדי לשמור על המשך הקיים    השאר את משך לכל פעילות ריקה ואל תבצע שינויים ביחידות משך זמן.

  • כדי להסיר את המשך כך שלא יהיה משך    הקלד את המספר 0במשך לכל פעילות.

  • כדי להרחיב את משך הפעילות    השתמש בשני השדות משכי זמן כדי לציין את המספר ואת סוג היחידות שלפיהם ברצונך להרחיב את המשך. לקבלת מידע נוסף אודות הגדרת תאריכי יעד ומשכי, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

  1. לאחר ששינית את כל שדות הטופס באופן הרצוי לך, לחץ על 'אישור'.

כל המשימות העתידיות במופע הנוכחי ישקפו את השינויים שביצעת.

לראש הסעיף

5. ביטול או סיום פעולה של זרימת עבודה זו

קיימות שתי דרכים שבאמצעותן באפשרותך להפסיק מופע של זרימת עבודה פועלת לפני השלמתה הרגילה:

  • ביטול זרימת העבודה    כל המשימות מבוטלות, אך נשמרות באזור משימות של הדף 'מצב זרימת עבודה'.

  • סיום זרימת העבודה    כל המשימות מבוטלות ונמחקו מהאזור משימות של הדף ' מצב זרימת עבודה. (הם, עם זאת, עדיין ישתקפו באזור היסטוריית זרימת עבודה.)

להלן הוראות עבור שתי השיטות.

ביטול (כל המשימות מבוטלות אך נשמרות הן ברשימת המשימות והן בהיסטוריה)

הרשאות    כל ארבעת הקישורים הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו את ההרשאה ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים מופיעים בדף של האדם שהתחיל את המופע של זרימת העבודה, אךהקישורסיים זרימת עבודה זו כעת't יופיע אלא אם אדם זה מכיל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. (שוב, בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה ואת הקבוצות מבקרים אינם).

אם אין עוד צורך במופע הנוכחי של זרימת עבודה, ניתן להפסיק אותו.

  • בדף 'מצב זרימת עבודה', באזור שמתחת לפריטים החזותיים של זרימת העבודה, לחץ על הקישור בטל את כל משימות איסוף המשוב.

הקישור 'בטל את כל משימות איסוף המשוב' בדף 'מצב זרימת עבודה'

כל הפעילויות הנוכחיות מתבטלים ומסתיים זרימת העבודה במצב מבוטל. המשימות מבוטלות עדיין מופיעות באזור משימות וגם באזור היסטוריית זרימת עבודה.

סיום (כל המשימות נמחקות מרשימת המשימות אך נשמרות בהיסטוריה)

הרשאות    כל ארבעת הקישורים הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו את ההרשאה ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים מופיעים בדף של האדם שהתחיל את המופע של זרימת העבודה, אךהקישורסיים זרימת עבודה זו כעת't יופיע אלא אם אדם זה מכיל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. (שוב, בקבוצה ' בעלים ' מכיל את ההרשאה ' ניהול רשימות כברירת מחדל; בקבוצת החברים המהווה ואת הקבוצות מבקרים אינם).

אם מתרחשת שגיאה, או אם זרימת העבודה מפסיקה ואינה מגיבה, ניתן לסיים אותה.

  • בדף ' מצב זרימת עבודה ', באזור שמתחת לפריטים החזותיים של זרימת העבודה, לחץ על הקישור סיים זרימת עבודה זו כעת.

הקישור 'סיים זרימת עבודה זו כעת' בדף 'מצב זרימת עבודה'

כל הפעילויות שנוצרו על-ידי זרימת העבודה מתבטלים ואת נמחקים מהאזור משימות בדף ' מצב זרימת עבודה ', על-פי אתה משתקפת עדיין באזור היסטוריית זרימת עבודה. סיום זרימת העבודה במצב מבוטל.

לראש הסעיף

6. חיפוש זרימות העבודה הפועלות בפריט

בדף 'זרימות עבודה' עבור כל פריט, תמצא רשימה של זרימות העבודה שפועלת כעת בפריט זה.

  1. עבור אל הרשימה או הספריה שבה מאוחסן הפריט.

  2. הצבע על השם של הפריט, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בתפריט הנפתח.

    לחיצה על 'זרימות עבודה' בתפריט נפתח

  3. בזרימות העבודה: דף שם פריט, תחת זרימות עבודה פועלות, תוכל למצוא רשימה של המופעים שפועלים כעת בפריט.

הערה:  שים לב כילא ניתןלהפעיל מופעים מרובים של גירסה בודדת של זרימת עבודה באותו פריט בו-זמנית. לדוגמה: נוספו שתי זרימות עבודה, ששתיהן מבוססות על התבנית 'איסוף משוב'. אחת בשם 'תכנון משוב' והשניה בשם 'משוב על תקציב'. בכל פריט בודד בכל זמן נתון, יכול לפעול מופע אחד של 'תכנון משוב' ושל 'משוב על תקציב', אך לא שני מופעים של כל אחת מזרימות העבודה.

לראש הסעיף

7. ניטור זרימות עבודה עבור אוסף האתרים כולו

מנהלי אוסף אתרים יכולים להציג במבט מהיר:

  • כמה זרימות עבודה מבוססות על כל תבנית זרימת עבודה שקיימת כעת באוסף האתרים.

  • אם כל אחת מתבניות זרימת העבודה עצמה פעילה או אינה פעילה כעת באוסף האתרים.

  • כמה מופעים של גירסאות זרימת עבודה מבוססים על כל אחת מתבניות זרימת העבודה פועלים כעת באוסף האתרים.

כך ניתן לעשות זאת:

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. בתפריט פעולות אתר, לחץ על הגדרות האתר.
    הפקודה 'הגדרות אתר' בתפריט 'פעולות אתר'

  3. בדף הגדרות האתר, תחת ניהול האתר, לחץ על זרימות עבודה.
    זרימות עבודה הקישור תחת כותרת ניהול אתרים

דף 'זרימות עבודה' נפתח, ומציג את המידע.

מה השלב הבא?

אם זו הפעם הראשונה הפועלות גירסה זרימת עבודה זו מכיל, כדאי לך להשתמש בהוראות המופיעות המקטע סקירה במאמר זה כדי להציג את האירועים במופע ולגלות אם הפונקציות זרימת העבודה כפי שאתה רוצה.

לראש הסעיף | חלק עליון של המאמר

סמל מושגי עבור המקטע 'סקירה'

סקירת תוצאות זרימת עבודה של איסוף משוב ויצירת דוחות

אם אתה מוכן סקור את התוצאות של מופע של זרימת עבודה יחיד או ליצור דוחות אודות הביצועים הכוללים של זרימת העבודה בין מופעים מרובים, לחץ על טקסט זה. לחץ כאן שוב כאשר תהיה מוכן לסגור מקטע זה.

סקירת תוצאות זרימת עבודה של איסוף משוב ויצירת דוחות

לאחר השלמת מופע זרימת העבודה, תוכל לסקור את האירועים שתועדו בהיסטוריה שלה. (באפשרותך לגשת לתיעוד של כל מופע למשך עד 60 יום לאחר השלמת המופע.)

חשוב: שים לב היסטוריית זרימת העבודה נשמרת על-ידי SharePoint מסופק לעיון לא רשמי בלבד. הוא יכול לשמש עבור ביקורות רשמי או משפטי, ראיות מטרה אחרת.

באפשרותך גם להפעיל דוחות אודות הביצועים הכוללים של זרימת העבודה בין מופעים.

מקטעים בסעיף זה

  1. סקירת אירועים במופע האחרון ביותר

  2. גישה להיסטוריית המופע למשך עד 60 יום

  3. יצירת דוחות ביצועים של זרימת עבודה

1. סקירת אירועים במופע האחרון ביותר

כל עוד פריט נשאר באותה רשימה או ספריה, ועד אשר אותה זרימת עבודה פועלת שוב באותו הפריט, ניתן לגשת להיסטוריה של המופע האחרון ביותר מהרשימה או הספריה.

כדי להציג את הדף 'מצב זרימת עבודה' עבור המופע האחרון ביותר של זרימת עבודה הפועלת בכל פריט:

  • ברשימה או בספריה שבה הפריט ממוקם, לחץ על קישור המצב עבור הפריט וזרימת העבודה הרצויים.

בדוגמה זו, הפריט הוא המסמך המכונה טיוטה בסיסית וזרימת העבודה היא אישור מסמך חדש.

לחיצה על קישור מצב זרימת העבודה

בדף 'מצב זרימת עבודה', המקטע היסטוריית זרימת עבודה ממוקם בסמוך לחלק התחתון.

המקטע 'היסטוריית זרימת עבודה' של הדף 'מצב זרימת עבודה'

לראש הסעיף

2. גישה להיסטוריית המופע למשך עד 60 יום

מה אם ברצונך לסקור היסטוריה של מופע מסוים לאחר שהפעלת את אותה זרימת עבודה שוב באותו פריט?

למעשה, באפשרותך לעשות זאת עד 60 ימים, מתוך אחת משתי נקודות כניסה: הרשימה או הספריה, או את ההודעה על השלמת זרימת העבודה. (מ- 60 ימים הוא כמה זמן SharePoint שומר היסטוריה של פעילות עבור זרימות עבודה).

מתוך הרשימה או הספריה

  1. עבור אל הרשימה או הספריה שבה מאוחסן הפריט.

  2. הצבע על השם של הפריט, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בתפריט הנפתח.

    לחיצה על 'זרימות עבודה' בתפריט נפתח

  3. בזרימות העבודה: שם פריט ', תחת זרימות עבודה שהושלמו, לחץ על השם או את המצב של מופע זרימת העבודה שברצונך לסקור.
    הרשימה 'זרימות עבודה שהושלמו' בדף 'זרימות עבודה' עבור פריט
    הדף מצב זרימת העבודה עבור מופע זה נפתח.

מתוך ההודעה על השלמת זרימת העבודה

  • פתח את ההודעה על השלמת זרימת העבודה עבור המופע שברצונך לסקור, ולאחר מכן לחץ על הקישור הצג את היסטוריית זרימת העבודה.

הודעת השלמת זרימת עבודה עם קישור היסטוריה מסומן
הדף מצב זרימת העבודה עבור מופע זה נפתח.

כדי לשמור את כל ההודעות שלך השלמה, כדאי לך ליצור כלל של Outlook. להגדיר את הכלל בעותק כל ההודעות הנכנסות המכילים את הטקסט הושלמה בבשורת הנושא לתיקיה נפרדת משלהם. (ודא שהתחום שלך Outlook כלל עותקים הנכנס הודעות ואינו פשוט להעביר אותן, או שהן לא מופיעים גם הם בתיבת הדואר הנכנס שלך). כדי ללמוד עוד אודות אופן היצירה של כללי Outlook, עיין במאמר ניהול הודעות דואר אלקטרוני באמצעות כללים.

לראש הסעיף

3. יצירת דוחות ביצועים של זרימת עבודה

כדי ללמוד באופן כללי על הביצועים של אחת מגירסאות זרימת העבודה שלך - למשך זמן מסוים ובמופעים מרובים - באפשרותך ליצור את אחד מהדוחות המוגדרים מראש הבאים או את שניהם:

  • דוח משך פעילות    השתמש בדוח זה כדי לראות ממוצעים של משך הזמן שנדרש להשלמת כל פעילות בתוך זרימת עבודה, וכן משך הזמן שנדרש להשלמת כל הפעלה מלאה או מופע של זרימת עבודה זו.

  • ביטול ודוח שגיאות    השתמש בדוח זה כדי לראות אם זרימת עבודה מסוימת מבוטלת לעתים קרובות או נתקלת בשגיאות לפני השלמתה.

יצירת הדוחות הזמינים עבור זרימת עבודה

  1. ברשימה או בספריה, בעמודה מצב עבור זרימת עבודה זו, לחץ על כל קישור פרטי מצב.
    לחיצה על ' מצב זרימת עבודה

  2. בדף ' מצב זרימת עבודה ', תחת היסטוריית זרימת עבודה, לחץ על הצג דוחות זרימת עבודה.
    לחיצה על הקישור 'הצג דוחות זרימת עבודה' במקטע 'היסטוריית זרימת עבודה'

  3. אתר את זרימת העבודה שעבורה ברצונך להציג דוח ולאחר מכן לחץ על שם הדוח שברצונך להציג.
    לחיצה על הקישור עבור דוח משך פעילות

  4. בדף ' התאמה אישית ', השאר או לשנות את המיקום שבו ייווצר קובץ הדוח ולאחר מכן לחץ על אישור.
    לחיצה על 'אישור' במיקום שמירת הקובץ
    הדוח יצרת ושמרת למיקום שצוין.

  5. לאחר השלמת הדוח, באפשרותך ללחוץ על הקישור שמוצג באיור הבא כדי להציג אותו. אחרת, לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח וסיום. (מאוחר יותר, כאשר תהיה מוכן להציג את הדוח, תוכל למצוא אותו במיקום שציינת בשלב הקודם.)
    לחיצה על קישור כדי להציג דוח

מה השלב הבא?

אם זרימת העבודה שלך פועלת בדיוק באופן שרצית, אתה מוכן להתחיל להשתמש בה.

אם יש משהו שברצונך לשנות בנוגע לאופן הפעולה שלה, עיין במקטע שינוי במאמר זה.

לראש הסעיף | חלק עליון של המאמר

גרפיקת מושגי עבור המקטע התאמה

שינוי, מחיקה או הפיכה של זרימת עבודה של איסוף משוב ללא זמינה

לחץ על טקסט זה אם ברצונך לבצע התאמות להגדרות ברירת המחדל של זרימת העבודה, או אם ברצונך לבטל את זרימת העבודה עבור הנוכחית, או להסיר אותה לחלוטין. לחץ כאן שוב כאשר תהיה מוכן לסגור מקטע זה.

שינוי, מחיקה או הסרה של זרימת עבודה של איסוף משוב

לאחר הפעלת המופע הראשון של זרימת העבודה של איסוף המשוב החדשה שלך וסקירת התוצאות, ייתכן שתרצה לבצע שינוי אחד או יותר באופן שבו זרימת העבודה מוגדרת.

כמו כן, ייתכן שתרצה לערוך שינויי תצורה נוספים בנקודות זמן שונות בעתיד.

לבסוף, ייתכן שבנקודה מסוימת תרצה להפוך את זרימת העבודה ללא זמינה למשך פרק זמן קצר או ארוך, אך לא להסיר אותה - או שבאמת תחליט להסיר אותה לחלוטין.

חלקים במקטע זה

  1. שינוי ההגדרות הקבועות עבור זרימת עבודה

  2. ללא זמין או הסרה של זרימת עבודה

1. שינוי הגדרות קבועות עבור זרימת עבודה

כדי לבצע שינויים קבועים בהגדרות של זרימת עבודה קיימת, יש לפתוח ולערוך את טופס השיוך ששימש במקור להוספת זרימת העבודה.

אם זרימת העבודה פועלת ברשימה או בספריה אחת בלבד

  1. פתח את הרשימה או את הספריה שבה זרימת העבודה פועלת.

  2. ברצועת הכלים, בחר בכרטיסיה רשימה או ספריה.

    שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימה של לוח שנה, כרטיסיה זו נקראת לוח שנה.

    רצועת כלים שבה הכרטיסיה 'ספריה' מסומנת

    1. בקבוצה הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
      רצועת כלים כאשר לחצן 'הגדרות זרימת עבודה' מסומן

    2. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', תחת שם זרימת עבודה (לחץ לשינוי הגדרות), לחץ על שם זרימת העבודה שעבורה ברצונך לשנות הגדרות עבור.
      קישור לשינוי הגדרות זרימת עבודה

      הערה: אם זרימת העבודה של איסוף משוב הרצויה אינה מופיעה ברשימה, ייתכן המשויכת לסוג תוכן אחד בלבד. אילו זרימות עבודה מופיעים ברשימה זו נשלטים על-ידי הפקד זרימות עבודה אלה נקבעה לפעולה בפריטים מסוג זה, הממוקמת מתחת הרשימה. (ראה האיור). לחץ על סוג תוכן האפשרויות בתפריט הנפתח כדי לגלות איזה מהם מציג את זרימת העבודה שהרצויה. כאשר זרימת העבודה שהרצוי מופיע ברשימה, לחץ על שמה.

    3. באותו טופס שיוך בעל שני דפים ששימש במקור להוספת זרימת העבודה, בצע את השינויים המבוקשים ושמור אותם.

      לקבלת מידע נוסף אודות השדות והפקדים בטופס השיוך, עיין את תכנון ובמקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

אם זרימת העבודה פועלת בכל הרשימות והספריות באוסף האתרים

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. בתפריט פעולות אתר, לחץ על הגדרות האתר.
    הפקודה 'הגדרות אתר' בתפריט 'פעולות אתר'

  3. בדף הגדרות האתר, תחת גלריות, לחץ על סוגי תוכן של אתר.
    קישור תחת גלריות הקלד בתוכן האתר

  4. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שבו פועלת זרימת העבודה.
    סוגי תוכן של מסמכים עם סוג מסומן

  5. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחתלחץ עלהגדרות, הגדרות זרימת עבודה.
    הקישור הגדרות זרימת עבודה, במקטע הגדרות

  6. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', תחת שם זרימת עבודה (לחץ לשינוי הגדרות), לחץ על שם זרימת העבודה שעבורה ברצונך לשנות הגדרות עבור.
    קישור לשינוי הגדרות זרימת עבודה

  7. באותו טופס שיוך בעל שני דפים ששימש במקור להוספת זרימת העבודה, בצע את השינויים המבוקשים ושמור אותם.

    לקבלת מידע נוסף אודות השדות והפקדים בטופס השיוך, עיין את תכנון ובמקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) במאמר זה.

לראש הסעיף

2. הפיכה של זרימת עבודה לבלתי זמינה או הסרתה

אם זרימת העבודה פועלת ברשימה או בספריה אחת בלבד

  1. פתח את הרשימה או את הספריה שבה זרימת העבודה פועלת.

  2. ברצועת הכלים, בחר בכרטיסיה רשימה או ספריה.

    שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימה של לוח שנה, כרטיסיה זו נקראת לוח שנה.

    רצועת כלים שבה הכרטיסיה 'ספריה' מסומנת

    1. בקבוצה הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
      רצועת כלים כאשר לחצן 'הגדרות זרימת עבודה' מסומן

    2. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', לחץ על הקישור הסר זרימת עבודה.
      הדף 'הגדרות זרימת עבודה' עם הקישור 'הסר זרימת עבודה' מוצג

    3. השתמש בטופס בדף הסרת זרימות עבודה כדי להפוך ללא זמין, להפעיל מחדש או להסיר אותן.
      טופס בדף הסרת זרימות עבודה

הטופס מכיל חמש עמודות:

  • זרימת עבודה    שם זרימת העבודה.

  • מופעים    מספר המופעים של זרימת העבודה שפועלים כעת בפריטים.

  • אפשר    אפשרות המאפשרת לזרימת העבודה להמשיך לפעול כרגיל.

  • אין מופעים חדשים    אפשרות המאפשרת למופעים בזרימת העבודה שפועלים כעת להשלים את פעולתם, אך מבטלת את זרימת העבודה על-ידי הפיכתה ללא זמינה להפעלת מופעים חדשים. (פעולה זו הינה הפיכה. כדי להפעיל מחדש את זרימת העבודה מאוחר יותר, חזור לדף זה ובחר באפשר.)

  • הסרת    האפשרות מסיר לחלוטין את זרימת העבודה מתוך הרשימה או הספריה. כל המופעים הפועלים מבוטלים באופן מיידי, ומופיעה העמודה עבור זרימת עבודה זו עוד בדף עבור הרשימה או הספריה. (פעולה זו זה אינו 't הפיכה.)

לראש הסעיף

אם זרימת העבודה פועלת בכל הרשימות והספריות באוסף האתרים

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. בתפריט פעולות אתר, לחץ על הגדרות האתר.
    הפקודה 'הגדרות אתר' בתפריט 'פעולות אתר'

  3. בדף הגדרות האתר, תחת גלריות, לחץ על סוגי תוכן של אתר.
    קישור תחת גלריות הקלד בתוכן האתר

  4. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שבו פועלת זרימת העבודה.
    סוגי תוכן של מסמכים עם סוג מסומן

  5. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחתהגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
    הקישור הגדרות זרימת עבודה, במקטע הגדרות

  6. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', לחץ על הקישור הסר זרימת עבודה.
    הדף 'הגדרות זרימת עבודה' עם הקישור 'הסר זרימת עבודה' מוצג

  7. השתמש בטופס בדף הסרת זרימות עבודה כדי להפוך ללא זמין, להפעיל מחדש או להסיר אותן.
    טופס בדף הסרת זרימות עבודה

הטופס מכיל חמש עמודות:

  • זרימת עבודה    שם זרימת העבודה.

  • מופעים    מספר המופעים של זרימת העבודה שפועלים כעת בפריטים.

  • אפשר    אפשרות המאפשרת לזרימת העבודה להמשיך לפעול כרגיל.

  • אין מופעים חדשים    אפשרות המאפשרת למופעים בזרימת העבודה שפועלים כעת להשלים את פעולתם, אך מבטלת את זרימת העבודה על-ידי הפיכתה ללא זמינה להפעלת מופעים חדשים. (פעולה זו הינה הפיכה. כדי להפעיל מחדש את זרימת העבודה מאוחר יותר, חזור לדף זה ובחר באפשר.)

  • הסרת    האפשרות מסיר לחלוטין את זרימת העבודה מתוך אוסף האתרים. כל המופעים הפועלים מבוטלים באופן מיידי, ומופיעה העמודה עבור זרימת עבודה זו עוד בדף עבור הרשימה או הספריה. (זה פעולה הואn't הפיכה.)

מה השלב הבא?

אם ביצעת שינויים, הפעל מופע בדיקה של זרימת העבודה כדי לבדוק היטב את ההשפעות של השינויים.

לראש הסעיף

המשך התאמה אישית

קיים מגוון רחב של דרכים להתאמה אישית נוספת של זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint. כדי ללמוד עוד אודות זרימות עבודה אלה, ראה אודות זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint.

באפשרותך גם ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית מההתחלה.

באפשרותך להשתמש באחת מהתוכניות הבאות או בכולן:

  • Microsoft SharePoint Designer    התאם אישית טפסי זרימת עבודה, פעולות אופני פעולה.

  • Microsoft Visual Studio    צור פעולות זרימת עבודה מותאמות אישית משלך.

  • Microsoft Visio    יצירת זרימות עבודה חדשות בממשק חזותי

לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר מבוא לעיצוב והתאמה אישית של זרימות עבודה.

לראש הסעיף | חלק עליון של המאמר

חלק עליון של המאמר

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×