החלפת נתונים (העתקה, ייבוא, ייצוא) בין Excel ל- Access

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

קיימות מספר דרכים להחלפת נתונים בין Microsoft Office Access ו- Microsoft Office Excel.

  • כדי להעביר נתונים לתוך Excel מ- Access, באפשרותך להעתיק נתונים מגליון נתונים של Access ולהדביק אותם לתוך גליון עבודה של Excel, להתחבר אל מסד נתונים של Access מגליון עבודה של Excel, או לייצא נתוני Access אל גליון עבודה של Excel.

  • כדי להעביר נתונים לתוך Access מ- Excel, באפשרותך להעתיק נתונים מגליון עבודה של Excel ולהדביק אותם לתוך גליון נתונים של Access, לייבא גליון עבודה של Excel לתוך טבלת Access, או ליצור קישור אל גליון עבודה של Excel מטבלת Access.

    הערות: 

    • למילה "ייבוא" יש שתי משמעויות שונות ב- Excel וב- Access. ב- Excel, הכוונה היא ליצור חיבור קבוע אל נתונים שאפשר לרענן. ב- Access, המשמעות היא העברת נתונים לתוך Access פעם אחת, אך ללא חיבור נתונים קבוע.

    • אין באפשרותך לשמור גליון עבודה של Excel כגליון נתונים של Access. לא Excel ולא Access אינם מספקים פונקציונאליות של יצירת מסד נתונים של Access מנתוני Excel.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

עבודה עם נתוני Access ב- Excel

עבודה עם נתוני Excel ב- Access

עבודה עם נתוני Access ב- Excel

ייתכן שברצונך לעבוד עם נתוני Access בגליון עבודה של Excel כדי ליהנות מהיתרונות של תכונות ניתוח הנתונים ויצירת התרשימים, הגמישות שבסידור ופריסת הנתונים או הפונקציות הרבות שאינן זמינות ב- Access.

העתקת נתוני Access לתוך Excel

מתוך Access, באפשרותך להעתיק נתונים מתצוגת גליון נתונים ולאחר מכן להדביק את הנתונים לתוך גליון עבודה של Excel.

  1. הפעל את Access ולאחר מכן פתח את הטבלה, השאילתה או הטופס המכילים את הרשומות שברצונך להעתיק.

  2. בכרטיסיה בית, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת גליון נתונים.

  3. בחר את הרשומות שברצונך להעתיק.

    אם ברצונך לבחור עמודות ספציפיות, גרור לאורך כותרות של עמודות סמוכות.

  4. בכרטיסיה בית, בקבוצה לוח, לחץ על העתק תמונת לחצן .

    תמונת רצועת הכלים של Excel

    קיצור מקשים  באפשרותך גם להקיש CTRL+C.

  5. הפעל את Excel ולאחר מכן פתח את גליון העבודה שאליו ברצונך להדביק את הנתונים.

  6. לחץ בפינה הימנית העליונה של אזור גליון העבודה במיקום שבו אתה מעוניין ששם השדה הראשון יופיע.

    כדי להבטיח שהרשומות המועתקות לא יחליפו רשומות קיימות, ודא שבגליון העבודה אין נתונים מתחת או משמאל לתא עליו אתה לוחץ.

  7. בכרטיסיה בית, בקבוצה לוח, לחץ על הדבק תמונת לחצן .

    קיצור מקשים  באפשרותך גם להקיש CTRL+V.

לראש הדף

ייצוא נתוני Access אל Excel

באמצעות אשף הייצוא ב- Access, באפשרותך לייצא אובייקט מסד נתונים של Access, כמו טבלה, שאילתה או טופס, או רשומות נבחרות בתצוגה לתוך גליון עבודה של Excel. כשאתה מבצע פעולת ייצוא, באפשרותך לשמור את הפרטים לשימוש עתידי ואף לתזמן את פעולת הייצוא כך שתופעל אוטומטית במרווחי זמן ספציפיים.

התרחישים הבאים הם תרחישים נפוצים לייצוא נתונים מ- Access ל- Excel:

  • המחלקה או קבוצת העבודה שלך משתמשות הן ב- Access והן ב- Excel לעבודה עם נתונים. אחסון הנתונים נעשה במסדי נתונים של Access, אך אתם משתמשים ב- Excel לניתוח הנתונים ולהפצה של תוצאות הניתוחים. כיום הצוות שלך מייצא נתונים ל- Excel כאשר יש צורך בכך, אך ברצונך לייעל את התהליך.

  • אתה משתמש ותיק ב- Access, אך המנהל שלך מעדיף לצפות בדוחות ב- Excel. במרווחי זמן קבועים, אתה מעתיק את הנתונים ל- Excel, אך אתה רוצה להפוך את התהליך לאוטומטי כדי לחסוך בזמן.

לקבלת מידע נוסף אודות ייצוא נתונים מ- Access ל- Excel, עיין במערכת העזרה של Access.

לראש הדף

חיבור אל נתוני Access מתוך Excel

כדי להעביר נתוני Access שניתנים לרענון לתוך Excel, באפשרותך ליצור חיבור, המאוחסן בדרך כלל בקובץ חיבור נתוני Office ‏(‎(.odc‎, אל מסד הנתונים של Access ולאחזר את כל הנתונים מטבלה או שאילתה. היתרון העיקרי של חיבור לנתוני Access במקום ייבוא הוא שניתן לנתח נתונים אלה מדי פעם בפעם ב- Excel מבלי לשוב ולהעתיק או לייצא את הנתונים מ- Access. לאחר ההתחברות לנתונים, באפשרותך גם לבצע רענון (או עדכון) אוטומטי של חוברות העבודה של Excel מתוך מסד נתוני Access המקורי בכל פעם שמסד הנתונים מתעדכן במידע חדש. לדוגמה, ייתכן שתרצה לעדכן דוח תקציבי מסכם של Excel שאתה מפיץ מדי חודש כך שהוא יכלול את הנתונים של החודש הנוכחי.

  1. לחץ על התא בו ברצונך להציב את הנתונים ממסד הנתונים של Access.

  2. בכרטיסיה נתונים, בקבוצה קבל נתונים חיצוניים, לחץ על מ- Access.

    תמונת רצועת הכלים של Excel

  3. ברשימה חפש ב, אתר את מסד הנתונים של Access שברצונך לייבא ולחץ עליו פעמיים.

    בתיבת הדו-שיח בחירת טבלה, לחץ על הטבלה או השאילתה שברצונך לייבא ולאחר מכן לחץ על אישור.

  4. בתיבת הדו-שיח ייבוא נתונים, בצע את הפעולות הבאות:

    • תחת בחר כיצד ברצונך להציג נתונים אלה בחוברת העבודה שלך, בצע אחת מהפעולות הבאות:

      • כדי להציג את הנתונים כטבלה, בחר בטבלה.

      • כדי להציג את הנתונים כדוח PivotTable, בחר דוח PivotTable.

      • כדי להציג את הנתונים כדוח PivotChart ו- PivotTable, בחר דוח PivotChart ו- PivotTable.

    • לפי בחירתך, לחץ על מאפיינים כדי להגדיר אפשרויות רענון, עיצוב ופריסה עבור הנתונים המיובאים ולאחר מכן לחץ על אישור.

    • תחת היכן ברצונך למקם את הנתונים? בצע אחת מהפעולות הבאות:

      • כדי להחזיר את הנתונים אל המיקום שבחרת, לחץ על גליון עבודה קיים.

      • כדי להחזיר את הנתונים אל הפינה הימנית העליונה של גליון העבודה החדש, לחץ על גליון עבודה חדש.

  5. לחץ על אישור.

    Excel ממקם את טווח הנתונים החיצוניים במיקום שציינת.

לקבלת מידע נוסף אודות חיבור נתונים, ראה חיבור אל (ייבוא) נתונים חיצוניים.

לראש הדף

עבודה עם נתוני Excel ב- Access

ייתכן שברצונך לעבוד עם נתוני Excel במסד נתונים של Access כדי ליהנות מהיתרונות של תכונות Access כמו ניהול נתונים, אבטחה או משתמשים מרובים. אומנם יש תכונות שימושיות רבות ב- Access, אך קיימות שתי תכונות שהמשתמשים יכולים למצוא כשימושיות במיוחד עבור נתוני Excel:

  • דוחות    אם אתה מכיר את עיצוב הדוחות של Access וברצונך לסכם ולארגן את נתוני Excel שלך בסוג כזה של דוח, באפשרותך ליצור דוח של Access. לדוגמה, באפשרותך ליצור דוחות גמישים יותר, כמו דוחות קבוצתיים ודוחות סיכום, תוויות מודפסות ודוחות גרפיים.

  • טפסים    אם ברצונך להשתמש בטופס כדי לאתר או להציג נתונים ב- Excel, באפשרותך ליצור טופס של Access. לדוגמה, באפשרותך ליצור טופס של Access שיציג שדות בסדר השונה ממסדר העמודות בגליון העבודה, או לצפות ברשומה ארוכה של נתונים בצורה קלה יותר במסך אחד.

לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם טפסים ודוחות של Access, עיין במערכת העזרה של Access.

לראש הדף

העתקת נתוני Excel לתוך Access

מתוך Excel, באפשרותך להעתיק נתונים בתצוגת גליון עבודה ולאחר מכן להדביק את הנתונים למסד נתונים של Access.

הערה: אם אתה מדביק נתונים משדות מרובים בגליון עבודה אל גליון נתונים, ודא שהעמודות תואמות את סדר הנתונים שאתה רוצה להעתיק. כשאתה מדביק נתונים משדות מרובים אל טופס, Access מדביק את הנתונים אל שדות בעלי אותם שמות כמו שדות המקור, בלי תלות בסדר שלהם בטופס. אם הנתונים שברצונך להעתיק מכילים שדות שאינם קיימים בטופס היעד, Access שואל אם ברצונך להדביק רק שדות עם שמות תואמים. אם אין כל התאמה בשמות השדות, Access מדביק את השדות לפי הסדר בכרטיסיית טופס היעד, וייתכן שאין זה הסדר הרצוי לך. אם שמות השדות במקור שונים משמות השדות ביעד, כדאי להדביק את הנתונים לגליון נתונים במקום לטופס.

  1. הפעל את Excel ולאחר מכן פתח את גליון העבודה המכיל את הנתונים שברצונך להעתיק.

  2. בחר את השורות שברצונך להעתיק.

  3. בכרטיסיה בית, בקבוצה לוח, לחץ על העתק תמונת לחצן .

    תמונת רצועת הכלים של Excel

    קיצור מקשים  באפשרותך גם להקיש CTRL+C.

  4. הפעל את Access ולאחר מכן פתח את הטבלה, השאילתה או הטופס שאליהם ברצונך להדביק את הנתונים.

  5. בכרטיסיה גליון נתונים בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת גליון נתונים.

    תמונה של רצועת הכלים של Access

  6. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי להחליף רשומות, בחר רשומות אלה ולאחר מכן, בכרטיסיה בית, בקבוצה לוח, לחץ על הדבק תמונת לחצן .

      תמונה של רצועת הכלים של Access

      קיצור מקשים  באפשרותך גם להקיש CTRL+V.

    • כדי להוסיף את הנתונים כרשומות חדשות, בכרטיסיה בית, בקבוצה לוח, לחץ על הדבק וצרף בתפריט עריכה.

לראש הדף

ייבוא נתוני Excel לתוך Access

כדי לאחסן נתונים מתוך Excel במסד נתונים של Access ולאחר מכן להשתמש בהם ולתחזק אותם ב- Access, באפשרותך לייבא את הנתונים. כשאתה מייבא נתונים, Access מאחסן אותם בטבלה חדשה או קיימת מבלי לשנות את הנתונים ב- Excel. באפשרותך לייבא רק גליון עבודה אחד בכל פעם במהלך פעולת ייבוא. כדי לייבא נתונים מגליונות עבודה מרובים, חזור על פעולת הייבוא עבור כל גליון עבודה.

התרחישים הבאים הם תרחישים נפוצים לייבוא נתוני Excel לתוך Access:

  • אתה משתמש ותיק ב- Excel, אך, במבט קדימה, ברצונך להשתמש ב- Access כדי לעבוד עם נתונים אלה. ברצונך להעביר את הנתונים בגליונות העבודה של Excel לתוך מסד נתונים חדש אחד או יותר של Access.

  • המחלקה או קבוצת העבודה שלך משתמשות ב- Access, אך אתה מקבל מדי פעם נתונים בתבנית Excel שיש למזג אותם עם מסדי הנתונים של Access. ברצונך לייבא גליונות עבודה אלה של Excel לתוך מסד הנתונים בעת קבלתם.

  • אתה משתמש ב- Access לניהול הנתונים שלך, אך הדוחות השבועיים שאתה מקבל משאר חברי הצוות הם חוברות עבודה של Excel. ברצונך לייעל את תהליך הייבוא כדי להבטיח שהנתונים מיובאים בכל שבוע בזמן קבוע לתוך מסד הנתונים.

לקבלת מידע נוסף אודות ייבוא נתונים מתוך Excel אל Access, עיין במערכת העזרה של Access.

לראש הדף

קישור אל נתוני Excel מתוך Access

באפשרותך לקשר טווח של Excel אל מסד נתונים של Access כטבלה. השתמש בשיטה זו אם אתה מתכנן להמשיך לתחזק את הטווח ב- Excel, אך ברצונך שהוא יהיה זמין גם מתוך Access. יצירת קישור מסוג זה מתבצעת מתוך מסד הנתונים של Access ולא מתוך Excel.

כשאתה יוצר קישור אל גליון עבודה של Excel או אל טווח בעל שם, Access יוצר טבלה חדשה המקושרת אל תאי המקור. כל שינוי שתערוך בתאי המקור ב- Excel יבוא לידי ביטוי בטבלה המקושרת. עם זאת, אין באפשרותך לערוך את התוכן של הטבלה המתאימה ב- Access. אם ברצונך להוסיף, לערוך או למחוק נתונים, עליך לבצע שינויים אלה בקובץ המקור.

התרחישים הבאים הם תרחישים נפוצים לקישור אל גליון עבודה של Excel מתוך Access:

  • ברצונך להמשיך לשמור את הנתונים שלך בגליונות עבודה של Excel, אך גם להיות מסוגל להשתמש בתכונות ביצוע השאילתות והדיווח רבות העוצמה של Access.

  • המחלקה או קבוצת העבודה שלך משתמשות ב- Access, אך נתונים ממקורות חיצוניים שברצונך לעבוד איתם נמצאים בגליונות עבודה של Excel. אינך מעוניין לשמור עותקים של נתונים חיצוניים, אך ברצונך להיות מסוגל לעבוד איתם ב- Access.

לקבלת מידע נוסף אודות קישור נתונים מ- Access ל- Excel, עיין במערכת העזרה של Access.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×