הוספת רשומה אחת או יותר למסד נתונים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

מאמר זה מסביר כיצד באפשרותך להזין נתונים למסד נתונים של Access, והוא מספק את מידע הרקע הנדרש כדי להבין את התהליכים הזנת נתונים שונים. המאמר גם מסביר כיצד להשתמש לכמה טכניקות הזנת נתונים ב- Access.

במאמר זה

יסודות הוספת רשומות

הוספת רשומות ישירות לטבלה בתצוגת גליון נתונים

הוספת רשומות באמצעות טופס

עריכת הפריטים בשדה בדיקת מידע

הזן מחרוזות באורך אפס

הוספת רשומות על-ידי ייבוא או קישור לנתונים

שיטות לחיסכון בזמן בעת הזנת נתונים

יסודות הוספת רשומות

כדי להזין נתונים בצורה מדויקת ומהירה במסד נתונים של Access, כדאי הבנת היסודות אודות אופן הפעולה של מסד נתונים. המידע בסעיפים הבאים מסביר כמה עקרונות בסיסיים המבנה והעיצוב הקובעים את אופן הזנת הנתונים.

כיצד עיצוב מסד הנתונים משפיע על הזנת נתונים

מסד נתונים של Access אינה קובץ מובן באותו מסמך Microsoft Word או חבילת שקופיות של Microsoft PowerPoint. במקום זאת, מסד נתונים של Access הוא אוסף של אובייקטים — טבלאות, טפסים, דוחות, שאילתות וכן הלאה — שצריכים לעבוד יחד כדי שמסד הנתונים יפעל כראוי.

בנוסף, אובייקטים אלה לציית לסידרת עקרונות עיצוב או מסד הנתונים יפעל כראוי או להיכשל לחלוטין. ובדרך עקרונות עיצוב אלה משפיעים על אופן הזנת הנתונים. זכור את העובדות הבאות לגבי אובייקטי מסד נתונים ועיצוב בהמשך.

  • Access מאחסן את כל הנתונים בטבלה אחת או יותר. מספר הטבלאות שתשתמש תלוי עיצוב ומורכבות של מסד הנתונים. על אף שבאפשרותך להציג את הנתונים בטופס, בדוח, או בתוצאות המוחזרות על-ידי שאילתה, Access מאחסן את הנתונים בטבלאות בלבד, ולחץ אובייקטים אחרים במסד הנתונים בנויים על בסיס טבלאות אלה.

  • כל טבלה יכולה לקבל סוג נתונים אחד בלבד. לדוגמה, טבלה של מידע איש הקשר העסקי אין לכלול מידע מכירות. אם כן, חיפוש המידע הנכון עשוי להוות קשה, אם לא בלתי אפשרי.

  • בדרך כלל, כל אחד מהשדות בטבלה מקבל סוג נתונים אחד בלבד. לדוגמה, לא ניתן לאחסן הערות בשדה המוגדר לקבלת מספרים. אם תנסה להזין טקסט בשדה כזה, Access מציג הודעת שגיאה. עם זאת, שאינה כלל קשיח, מהיר. לדוגמה, באפשרותך לאחסן מספרים (כגון מספרי מיקוד) בשדה המוגדר לסוג נתוני טקסט, אך אין באפשרותך לבצע חישובים על נתונים אלה.

  • עם מספר חריגים, השדות ברשומה לקבל ערך אחד בלבד. לדוגמה, באפשרותך להזין יותר מכתובת אחת לא בשדה כתובת. זהו בניגוד ל- Microsoft Excel, אשר, כברירת מחדל, מאפשר לך להזין כל מספר של שמות, כתובות או תמונות בתא אחד, אלא אם תגדיר תא זה לקבל סוגים מוגבלים של נתונים.

    עם זאת, באפשרותך להזין רשימה מופרדת של פריטים בשדות המוגדרים לסוג הנתונים טקסט או תזכיר. בנוסף, Access מספק תכונה בשם השדה מרובה הערכים. באפשרותך להשתמש בשדות מרובי ערכים כדי לצרף חלקים מרובים של נתונים רשומה יחידה ולאחר מכן, ליצירת רשימות המקבלות ערכים מרובים. לדוגמה, באפשרותך לצרף חבילת שקופיות של Microsoft PowerPoint ואת כל מספר של תמונות לרשומה במסד הנתונים שלך. ניתן גם ליצור רשימה של שמות ולבחור כמה שמות אלה לפי הצורך. השימוש בשדות מרובי ערכים נראה לנתק הכללים של עיצוב מסד הנתונים מאחר יכולים לאחסן יותר מרשומה אחת בכל שדה בטבלה, אך למעשה אינה מופיעה שם, מאחר ש- Access אוכף את הכללים "מאחורי הקלעים," על-ידי אחסון הנתונים בטבלאות מוסתרות מיוחדות.

  • בגירסאות קודמות של Access (לפני 2007), היה עליך לתכנן וליצור לפחות טבלה אחת לפני באפשרותך להזין נתונים. היה עליך להחליט אילו שדות כדי להוסיף הטבלה, ולהגדיר את סוגי הנתונים עבור כל שדה. גירסאות חדשות יותר של Access, תוכל כעת לפתוח טבלה ריקה ולא להתחיל להזין נתונים. גישה להסיק סוג נתונים עבור השדה בהתבסס על מה שאתה מזין.

מידע נוסף

המידע בסעיף זה נוגע על מסד נתונים, עיצוב טבלה ועיצוב תכונה הנקראת שדות מרובי ערכים.

הקישורים הבאים יעבירו אותך למאמרים המספקים מידע נוסף אודות נושאים אלה.

כיצד סוגי נתונים משפיעים על האופן הזנת הנתונים

בעת עיצוב טבלת מסד נתונים, בחר סוג נתונים עבור כל השדות בטבלה זו, תהליך המסייע להבטיח הזנת נתונים מדויקת יותר. לדוגמה, נניח שפתחת טבלה ריקה והזן ערכה של נתוני מכירות. לאחר מכן, access מסיק את סוג הנתונים מספר עבור השדה. אם מישהו מנסה להזין טקסט בשדה זה, Access יציג שגיאה ההודעה והן ולא יאפשר למשתמש זה לשמור את הרשומה ששונתה — שלב המסייע בהגנה על הנתונים שלך.

הראה לי כיצד להציג סוגי נתונים

בחלונית הניווט, בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • לחץ פעמיים על הטבלה הרצוי כדי לחקור, כדי לפתוח את הטבלה בתצוגת גליון נתונים. בכרטיסיה שדות, בקבוצה עיצוב, הבט בערך ברשימה סוג נתונים. הערה, אם אתה משתמש ב- Access 2007, תוכל למצוא רשימה זו בכרטיסיה גליון נתונים, בקבוצה סוג נתונים ועיצוב. הערך משתנה כשאתה מקם את הסמן בשדות השונים בטבלה שלך. איור זה מציג את הרשימה:

    הרשימה 'סוג נתונים'

  • באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה שברצונך לבדוק ולחץ על תצוגת עיצוב.

    Access פותח את הטבלה ברשת העיצוב, ואינו החלק העליון של הרשת מציג את השם ואת סוג הנתונים של כל שדה טבלה. איור זה מציג טבלה אופיינית ברשת העיצוב.

    שדות בתצוגת עיצוב

סוג הנתונים שאתה מגדיר עבור כל שדה טבלה מספקת את הרמה הראשונה של שליטה על מה שניתן או לא ניתן להזין בשדה. במקרים מסוימים, כגון בעת עבודה עם שדה תזכיר, באפשרותך להזין כל הנתונים הרצוי לך. במקרים אחרים, כגון בעת עבודה עם שדה מספור אוטומטי, הקלד הנתונים הגדרה עבור השדה מונעת ממך להזין כל מידע כלל. הטבלה הבאה מפרטת את סוגי הנתונים זה Access מספק ומתארת כיצד הן משפיעות על הזנת נתונים.

סוג נתונים

השפעה על הזנת נתונים

טקסט

שדות טקסט מקבלים תווי טקסט או מספריים, כולל רשימות פריטים מופרדים. שדה טקסט מקבל מספר קטן יותר של תווים מאשר שדה תזכיר — בין 0 ל- 255 תווים. במקרים מסוימים, באפשרותך להשתמש בפונקציות המרה כדי לבצע חישובים על הנתונים בשדה טקסט. שים לב, החל ב- Access 2013, נתוני טקסט סוגי נמחק לטקסט קצר.

תזכיר

באפשרותך להזין כמויות גדולות של טקסט ונתונים מספריים בשדה מסוג זה. כמו כן, אם מעצב מסד הנתונים מגדיר את השדה לתמיכה עיצוב טקסט עשיר, באפשרותך להחיל את סוגי העיצוב בדרך כלל למצוא בתוכניות עיבוד של word, כגון Word. לדוגמה, אתה יכול להחיל וגדלי גופנים שונים על תווים ספציפיים בטקסט, ולהפוך אותן מודגש או נטוי וכן הלאה. באפשרותך גם להוסיף שפת סימון היפר-טקסט (html) על הנתונים.

בנוסף, שדות תזכיר כוללים מאפיין בשם צרף בלבד. כאשר אתה הופך מאפיין זה לזמין, באפשרותך לצרף נתונים חדשים לשדה תזכיר, אך אין באפשרותך לשנות נתונים קיימים. התכונה מיועדת לשימוש ביישומים כגון מעקב אחר נושאים מסדי נתונים, שבה ייתכן שיהיה עליך לשמור על רשומה קבועה שלא ניתן לשנותה. כאשר אתה ממקם את הסמן בשדה תזכיר עם המאפיין צרף בלבד זמין, כברירת מחדל, הטקסט בשדה נעלם. לא ניתן להחיל את כל העיצוב או שינויים אחרים על הטקסט.

שים לב, החל ב- Access 2013, הנתונים תזכיר סוגי נמחק לטקסט ארוך.

כמו שדות טקסט, באפשרותך גם להפעיל פונקציות המרה על הנתונים בשדה תזכיר.

מספר

באפשרותך להזין רק מספרים בסוג זה של שדה והוא יכול לבצע חישובים על הערכים בשדה מספר.

מספר גדול

באפשרותך להזין רק מספרים בסוג זה של שדה והוא יכול לבצע חישובים על הערכים בשדה מספר גדול. שים לב, מספר רב של סוגי נתונים זמינים רק בגירסת מנוי Office 365 של Access.

תאריך/שעה

באפשרותך להזין תאריכים ושעות בלבד בשדה מסוג זה. בהתאם כיצד מעצב מסד הנתונים מגדיר את השדה, ייתכן שתיתקל בתנאים הבאים:

  • אם מעצב מסד הנתונים הגדיר מסיכת קלט עבור השדה (סידרה של תווי ליטרל ומצייני מיקום המופיעים בעת בחירת השדה), עליך להזין נתונים ברווחים ובצורה שתבנית המספק המסיכה. לדוגמה, אם אתה רואה מסיכה, כגון MMM_DD_YYYY, עליך להקליד Oct 11 2017 במקומות המוקצים. אין באפשרותך להזין שם חודש מלא, או ערך שנה שתי ספרות.

  • אם המעצב לא יצר מסיכת קלט כדי לשלוט ניתן להזין תאריך או שעה, באפשרותך להזין את הערך באמצעות כל תבנית שעה או תאריך חוקי. לדוגמה, באפשרותך להקליד 11 Oct. 2017, 10/11/17, 11 באוקטובר, 2017, וכן הלאה.

  • מעצב מסד הנתונים עשוי להחיל תבנית תצוגה לשדה. במקרה זה, אם אין מסיכת הקלט קיים, באפשרותך להזין ערך בכל תבנית כמעט, אך Access מציג את התאריכים בהתאם לתבנית התצוגה. לדוגמה, באפשרותך להזין 10/11/2017, אך ייתכן שתבנית התצוגה מוגדרת כך שתציג את הערך כ- 11-Oct-2017.

מטבע

באפשרותך להזין רק ערכי מטבע בשדה מסוג זה. כמו כן, לא תצטרך להזין באופן ידני את סמל מטבע. כברירת מחדל, Access מחיל את סמל המטבע (¥, £, $ וכן הלאה) המצוין בהגדרות האזוריות של Windows.

מספור אוטומטי

באפשרותך לא להזין או לשנות את הנתונים בשדה מסוג זה בכל עת. Access מוסיף את הערכים בשדה מספור אוטומטי בכל פעם שאתה מוסיף רשומה חדשה לטבלה.

מחושב

באפשרותך לא להזין או לשנות את הנתונים בשדה מסוג זה בכל עת. תוצאות שדה זה נקבע על-ידי ביטוי שאתה מגדיר. Access מעדכן את הערכים בשדה מחושב הוספה או עריכה של רשומה חדשה לטבלה. שים לב, סוגי נתונים החישוב נוספו להתחלה Access ב- Access 2010.

כן/לא

בעת לחיצה על שדה המוגדר לסוג נתונים זה, Access מציג תיבת סימון או רשימה נפתחת, בהתאם לאופן שבו אתה מעצב את השדה. אם עיצבת את השדה להצגת רשימה, באפשרותך לבחור באפשרות כן או לא, True או False, או או ביטול מהרשימה, שוב בהתאם לתבנית שהוחלה על השדה. לא ניתן להזין ערכים ברשימה או לשנות את הערכים ברשימה ישירות מתוך טופס או טבלה.

אובייקט OLE

אתה משתמש סוג שדה זה כאשר ברצונך להציג נתונים מקובץ שנוצר באמצעות תוכנית אחרת. לדוגמה, באפשרותך להציג קובץ טקסט, תרשים של Excel או חבילת שקופיות של PowerPoint בשדה של אובייקט OLE.

קבצים מצורפים מספקים דרך מהירה יותר, לקל וגמיש יותר להצגת נתונים מתוכניות אחרות. עיין בערך קובץ מצורף, בהמשך טבלה זו, לקבלת מידע נוסף.

היפר-קישור

באפשרותך להזין נתונים בשדה מסוג זה ו- Access יהפוך אותם כתובת אינטרנט. לדוגמה, אם תקליד ערך בשדה, Access מקיף את הטקסט שלך באמצעות http://www.. com. your_text. אם תזין כתובת אינטרנט חוקית, יפעל הקישור. אחרת, יגרום הקישור להודעת שגיאה. כמו כן, עריכת היפר-קישורים קיימים שיהיה קשה מכיוון לחיצה על שדה היפר-קישור באמצעות העכבר מתחילה הדפדפן מוביל אותך לאתר שצוין בקישור. כדי לערוך שדה היפר-קישור, בחר בשדה הסמוך, השתמש במקשי TAB או חץ כדי להעביר את המוקד אל השדה hyperlink ולאחר מכן הקש F2 כדי להפוך עריכה לזמינה.

קובץ מצורף

באפשרותך לצרף נתונים מתוכניות אחרות סוג שדה זה, אך אין באפשרותך להקליד או אחרת, על-ידי הזנת טקסט או נתונים מספריים.

לקבלת מידע אודות השימוש שדה קובץ מצורף, עיין במאמר צירוף קבצים וגרפיקה לרשומות במסד הנתונים שלך.

אשף בדיקת מידע

אשף בדיקת המידע אינה סוג נתונים. במקום זאת, תוכל להשתמש באשף כדי ליצור שני סוגים של רשימות נפתחות: ערכים ורשימות שדות בדיקת מידע. רשימת ערכים משתמשת רשימה מופרדת של פריטים שאתה מזין באופן ידני בעת השימוש באשף בדיקת המידע. ערכים אלה יכולים להיות בלתי תלויים נתונים אחרים או אובייקט במסד הנתונים שלך.

לעומת זאת, שדה בדיקת מידע משתמש בשאילתה כדי לאחזר נתונים מטבלה אחת או יותר מהטבלאות האחרות במסד נתונים או במיקום אחר, כגון בשרת שפועל בו SharePoint. לאחר מכן, שדה בדיקת המידע מציג את הנתונים ברשימה הנפתחת. כברירת מחדל, אשף בדיקת המידע מגדיר את שדה הטבלה לסוג נתונים מספר.

באפשרותך לעבוד עם שדות בדיקת מידע ישירות בטבלאות, וכן בטפסים ובדוחות. כברירת מחדל, הערכים בשדה בדיקת מידע מופיעים בסוג של פקד רשימה המכונה תיבה משולבת — רשימה הכוללת חץ נפתח: רשימת בדיקת מידע ריקה . בהתאם לאופן שבו מעצב מסד הנתונים הגדיר את שדה בדיקת המידע ואת התיבה המשולבת, באפשרותך לערוך את הפריטים ברשימה ולהוסיף פריטים לרשימה. לשם כך, על מעצב מסד הנתונים להגדיר מאפיין עבור שדה בדיקת המידע (המאפיין נקרא הגבל לרשימה, ועל המעצב לבטלו).

אם לא ניתן לערוך ישירות את הערכים ברשימת בדיקת מידע, עליך להוסיף או לשנות את הנתונים ברשימת ערכים מוגדרים מראש, או בטבלה המשמשת כמקור עבור שדה בדיקת המידע. לקבלת מידע אודות ביצוע פעולה זו, ראה עריכת הפריטים בשדה בדיקת מידע, בהמשך מאמר זה.

לבסוף, בעת יצירת שדה בדיקת מידע, באפשרותך באופן אופציונלי להגדיר אותו לתמיכה בערכים מרובים. כאשר אתה עושה זאת, הרשימה הנוצרת תציג תיבת סימון לצד כל פריט ברשימה ובאפשרותך לבחור או לנקות כמה הפריטים לפי הצורך. איור זה מציג רשימה מרובת ערכים טיפוסית:

רשימת תיבות סימון.

לקבלת מידע אודות יצירת שדות בדיקת מידע מרובה ערכים ושימוש ברשימות המתקבל, עיין במאמרים שימוש ברשימה המאחסנת ערכים מרוביםומדריך לשדות בעלי ערכים מרובים.

הערה: סוגי נתונים של קובץ מצורף, החישוב ומספר גדול אינן זמינות בתבניות קובץ. mdb.

כיצד מאפייני שדה טבלה משפיעים על האופן הזנת נתונים

בנוסף עקרונות עיצוב הקובעים את המבנה של מסד נתונים וסוגי נתונים הקובעים מה באפשרותך להזין לשדה נתון, כמה מאפיינים של שדה יכולים גם להשפיע על האופן שבו אתה מזין נתונים למסד נתונים של Access.

הצגת מאפיינים עבור שדה טבלה

Access מספק שתי דרכים כדי להציג את המאפיינים עבור שדה טבלה. באפשרותך להשתמש בפקדים בכרטיסיה גליון נתונים, או לפתוח את הטבלה בתצוגת עיצוב. קבוצות השלבים הבאות מסבירים כיצד להשתמש בשני טכניקות.

הצגת מאפייני טבלה בכרטיסיה גליון נתונים

  1. בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על הטבלה שבה ברצונך להשתמש.

  2. לחץ על הכרטיסיה שדות והשתמש בפקדים בקבוצה עיצוב כדי להציג את המאפיינים עבור כל שדה טבלה. הערה, אם אתה משתמש ב- Access 2007, תוכל למצוא רשימה זו בכרטיסיה גליון נתונים, בקבוצה סוג נתונים ועיצוב.

הצגת מאפייני טבלה בתצוגת עיצוב

  1. בחלונית הניווט, לחץ לחיצה ימנית את הטבלה הרצויה ולחץ על תצוגת עיצוב תמונת לחצן בתפריט הקיצור.

    Access פותח את הטבלה ברשת העיצוב.

  2. בחלק התחתון של הרשת, לחץ על הכרטיסיה כללי, אם היא עדיין לא נבחרה.

    -לחלופין-

    כדי להציג את המאפיינים עבור שדה בדיקת מידע, לחץ על הכרטיסיה בדיקת מידע.

    שדה בדיקת מידע הוא שדה טבלה המשתמשת בשאילתה כדי לאחזר ערכים מטבלה אחת או יותר במסד נתונים. כברירת מחדל, שדה בדיקת המידע מציג ערכים אלה בצורת רשימה. בהתאם כיצד מעצב מסד הנתונים מגדיר את שדה בדיקת המידע, באפשרותך לבחור פריט אחד או יותר מרשימה זו.

הטבלה הבאה מפרטת את המאפיינים בעלי ההשפעה הגדולה ביותר על הזנת נתונים ומסבירה כיצד הם משפיעים על הזנת נתונים.

מאפיין

המיקום ברשת העיצוב של טבלה

ערכים אפשריים

אופן הפעולה בעת ניסיון להזין נתונים

גודל שדה

הכרטיסיה כללי

0-255

מגבלת התווים חלה רק על שדות המוגדרים לסוג הנתונים טקסט. אם תנסה להזין יותר ממספר התווים שצוין, השדה יקטע אותם.

נדרש

הכרטיסיה כללי

כן/לא

בעת הפעלת, מאפיין זה מחייבת אותך להזין ערך בשדה ו- Access לא יאפשר לך לשמור כל נתונים חדשים עד להשלמת לשדה נדרש. כאשר מופעל, השדה יקבל ערכי null, כלומר שהשדה יכול להישאר ריק.

הערה: ערך null אינה זהה ערך אפס. אפס הוא ספרה ו- "null" הוא ערך חסר, לא מוגדר או לא ידוע.

אפשר מחרוזות באורך אפס

הכרטיסיה כללי

כן/לא

בעת הפעלת, באפשרותך להזין מחרוזות באורך אפס — מחרוזות שאינן מכילות תווים. כדי ליצור מחרוזת באורך אפס, תזין זוג מירכאות כפולות בשדה ("").

אינדקס

הכרטיסיה כללי

כן/לא

בעת יצירת אינדקס של שדה בטבלה, Access מונע ממך להוסיף ערכים כפולים. באפשרותך גם ליצור אינדקס מתוך יותר משדה אחד. אם תעשה זאת, ניתן לשכפל את הערכים בשדה אחד, אך לא בשני השדות.

מסיכת קלט

הכרטיסיה כללי

קבוצות מוגדרות מראש או מותאם אישית של תווי ליטרל ומצייני מיקום

מסיכת קלט מחייבת אותך להזין נתונים בתבנית מוגדרת מראש. המסיכה מוצגת בעת בחירת שדה בטבלה או פקד טופס. לדוגמה, נניח שאתה לוחץ על שדה תאריך ורואה בערכת תווים זו: MMM-DD-YYYY. זוהי מסיכת קלט. היא מחייבת אותך להזין ערכי חודש כקיצור קיצורים שלוש אותיות, כגון OCT, ואת ערך השנה בארבע ספרות — לדוגמה, OCT-15-2017.

הערה: זכור כי מסיכות קלט שולטות רק על אופן הזנת נתונים, לא באופן שבו Access מאחסן או מציג נתונים אלה.

לקבלת מידע נוסף אודות יצירה ושימוש של מסיכות קלט, עיין במאמר בתבניות הזנת נתונים של פקד באמצעות מסיכות קלט. לקבלת מידע נוסף אודות האופן בו Access מאחסן ומציג נתוני תאריך/שעה, עיין במאמר הזנת ערך תאריך או שעה.

הגבל לרשימה

הכרטיסיה בדיקת מידע

כן/לא

הפעלה או ביטול שינויים בפריטים בשדה בדיקת מידע. לעתים, משתמשים חדשים של Access מנסה לשנות באופן ידני את הפריטים בשדה בדיקת מידע. כאשר Access מונע ממך לשנות את הפריטים בשדה, מאפיין זה מוגדר ככן. אם מאפיין זה יהיה זמין, עליך לשנות את הפריטים ברשימה, עליך לפתוח את הרשימה (אם ברצונך לערוך רשימת ערכים) או את הטבלה המכילה את נתוני המקור עבור הרשימה (אם ברצונך לערוך שדה בדיקת מידע) ולשנות את הערכים. לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בשדות בדיקת מידע, ראה עריכת הפריטים בשדה בדיקת מידע, בהמשך מאמר זה.

אפשר פעולות עריכה של רשימת ערכים

הכרטיסיה בדיקת מידע

כן/לא

הפעלה או ביטול של הפקודה עריכת פריטי רשימה עבור רשימות ערכים, אך לא עבור שדות בדיקת מידע. כדי לאפשר פקודה זו עבור שדות בדיקת מידע, הזן שם טופס חוקי במאפיין טופס עריכה של פריטי רשימה . הפקודה ' אפשר פעולות עריכה של רשימת ערכים ' מופיעה בתפריט קיצור שאתה פותח על-ידי לחיצה ימנית של פקד תיבת רשימה תיבת או משולבת. בעת הפעלת הפקודה, מופיעה תיבת הדו-שיח עריכת פריטי רשימה. לחלופין, אם אתה מציין את השם של טופס במאפיין טופס עריכה של פריטי רשימה , Access יפעיל טופס זה במקום להציג את תיבת הדו-שיח.

הערה: באפשרותך להפעיל את הפקודה עריכת פריטי רשימה מתוך תיבת הרשימה ולחץ פקדי תיבה משולבת הממוקמים בטפסים, ומגדיר ומתוך פקדי תיבות משולבות הממוקמים בטבלאות תוצאת שאילתה. טפסים להיות פתוחים בתצוגת עיצוב או בתצוגת עיון; עליך להיות בטבלאות ובערכות תוצאות השאילתה פתוחה בתצוגת גליון נתונים.

טופס עריכה של פריטי רשימה

הכרטיסיה בדיקת מידע

שם של טופס הזנת נתונים

אם אתה מזין את השם של טופס הזנת נתונים כערך במאפיין טבלה זה, טופס זה נפתח כאשר משתמש מפעיל את הפקודה עריכת פריטי רשימה. אחרת, תיבת הדו-שיח עריכת פריטי רשימה מופיעה כאשר משתמשים מפעילים את הפקודה.

לראש הדף

הוספת רשומות ישירות לטבלה בתצוגת גליון נתונים

טבלה פתוחה בתצוגת גליון נתונים דומה לגליון עבודה של Excel ובאפשרותך להקליד או להדביק נתונים בשדה אחד או יותר — לשווה הערך של תא בגליון עבודה.

זכור את העובדות הבאות בהמשך העבודה.

  • לא עליך לשמור את הנתונים שלך באופן מפורש. Access מחיל את השינויים שלך בטבלה כשאתה מעביר את הסמן לשדה חדש באותה שורה, או כשאתה מעביר את הסמן לשורה אחרת.

  • כברירת מחדל, שדות מסד נתונים של Access מוגדרים לקבלת סוג מסוים של נתונים, כגון טקסט או מספרים. עליך להזין את סוג הנתונים שהשדה מוגדר לקבל. אם לא, Access מציג הודעת שגיאה:

    ההודעה שגיאת ערך לא חוקי

  • ייתכן מסיכת קלט שהוחלו על שדה. מסיכת קלט היא ערכה של תווים ליטרל ומצייני מיקום לכפות עליך להזין נתונים בתבנית ספציפית.

    לקבלת מידע נוסף אודות מסיכות קלט, עיין במאמר בתבניות הזנת נתונים של פקד באמצעות מסיכות קלט.

  • קבצים מצורפים ולרשימות רשימות מרובות ערכים, באפשרותך להזין רשומה אחת בלבד ברוב השדות. אם אינך יודע אם שדה מקבל קבצים מצורפים, באפשרותך לבדוק מאפייני השדה. לשם כך, עיין בשלבים בסעיף הצגת מאפיינים עבור שדה טבלה, מוקדם יותר במאמר זה. באפשרותך לזהות תמיד רשימה מרובת ערכים מאחר ש- Access מציג את תיבת הסימון לצד כל פריט ברשימה.

הזנת נתונים בטבלה

  1. בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על הטבלה שבה ברצונך להשתמש.

    כברירת מחדל, Access פותח את הטבלה בתצוגת גליון נתונים — רשת הדומה לגליון עבודה של Excel.

  2. לחץ על או העבר את המוקד על השדה הראשון שבו ברצונך להשתמש ולאחר מכן הזן את הנתונים שלך.

  3. כדי לעבור לשדה הבא באותה שורה, הקש TAB, השתמש במקשי החצים ימינה או שמאלה, או לחץ על התא בשדה הבא.

    בעת הקשה על TAB, כברירת מחדל, Access משתמש בהגדרות האזוריות של Windows כדי לקבוע אם הוא מזיז את הסמן שמאלה או ימינה. אם המחשב משתמש בשפה שנקראת משמאל לימין, יזוז הסמן לימין בעת הקשה על מקש TAB. אם המחשב משתמש בשפה שנקראת מימין לשמאל, והסמן עובר שמאלה.

    כדי לעבור לתא הבא בעמודה, השתמש בחצים למעלה או חץ למטה, או לחץ על התא שהרצוי.

החלת עיצוב טקסט עשיר על נתונים בשדה טקסט ארוך (תזכיר)

  1. כאשר הטבלה פתוחה בתצוגת גליון נתונים, בחר שדה טקסט ארוך. אם אתה משתמש ב- Access 2007 או ב- Access 2010 יהיה שדה תזכיר.

    בדרך כלל, שדות טקסט ארוך מכיל הערות, הערות, כך שבאפשרותך לחפש שדה בשם "הערות" או "Notes". אם עדיין אינך מוצא את השדה טקסט ארוך, עיין בשלבים בסעיף הצגת מאפיינים עבור שדה טבלה, מוקדם יותר במאמר זה.

  2. בכרטיסיה בית, בקבוצה גופן, השתמש הלחצנים והתפריטים כדי לעצב את הטקסט.

    תמונה של רצועת הכלים של Access

    באפשרותך להחיל גופנים וגדלים שונים, להפוך טקסט מודגש או נטוי, לשנות צבעים, וכן הלאה.

לראש הדף

הוספת רשומות באמצעות טופס

טופסי הזנת נתונים יכולים לספק דרך קלה, מהירה ומדויקת יותר להזנת נתונים. בדרך כלל, אתה יוצר טפסים כאשר עליך להזין נתונים יותר מטבלה אחת בכל פעם. ניתן גם ליצור טפסים כאשר ברצונך להסתיר חלק מהשדות בטבלה, כשברצונך להפוך מסד נתונים לקל יותר לשימוש (שלב שיכול להפחית עלויות הכשרה), וכאשר ברצונך להבטיח שהמשתמשים מזינים נתונים באופן מדויק.

כיצד להשתמש בטופס לעריכת נתונים תלוי בעיצוב של הטופס. טפסים יכולים להכיל כל מספר של פקדים, כגון רשימות, תיבות טקסט, לחצנים וגליונות נתונים — רשתות הנראות כמו גליונות עבודה של Excel. ובדרך כל אחד מהפקדים בטופס קורא נתונים מתוך או כותב נתונים לשדה טבלה המשמש כבסיס. מה לעשות עם פקד נתון תלוי בסוג הנתונים שהגדרת עבור שדה הטבלה המשמש כבסיס, במאפיינים שהוגדרו עבור שדה זה וייתכן גם בכמה מאפיינים מעצב מסד הנתונים מגדיר עבור כל פקד. לקבלת מידע נוסף אודות האופן שבו סוגי נתונים ומאפייני שדה משפיעים על הזנת נתונים, עיין בסעיפים כיצד סוגי נתונים משפיעים על אופן הזנת הנתונים ואת כיצד מאפייני שדה טבלה משפיעים על אופן שהזנת הנתונים, מוקדם יותר במאמר זה.

הסעיפים הבאים מסבירים כיצד להשתמש בפקדי הזנת הנתונים הנפוצים ביותר. אם יש לך שאלות אודות למסד הנתונים הספציפי שלך, פנה למנהל המערכת או מעצב מסד הנתונים.

להוסיף או לערוך טקסט בתיבת טקסט

בעת הוספה או עריכה של טקסט בתיבת טקסט, אתה עובד עם נתונים בטקסט או זמן שדה טקסט (תזכיר). בעודך ממשיך, זכור כי באפשרותך להגדיר שדה טקסט ארוך (או הפקד המאוגד לשדה טקסט ארוך) לתמוך בעיצוב טקסט עשיר ובאפשרותך להחיל מכן גדלים, סגנונות, צבעים וגופנים שונים על הטקסט שלך.

עריכת טקסט בתוך תיבת טקסט

  • מקם את הסמן בתוך תיבת הטקסט ושנה את הנתונים שלך. זכור שלא ניתן לבצע חישובים על מספרים בשדה טקסט או טקסט ארוך (תזכיר) שדה.

החלת עיצוב טקסט עשיר

הערה: באפשרותך לבצע שלבים אלה רק כאשר תיבת טקסט מאוגדת לשדה טקסט ארוך (תזכיר). עיין בשלבים בסעיף הצגת מאפיינים עבור שדה טבלה, מוקדם יותר במאמר זה.

  1. עם הטופס פתוח תצוגות טופס או פריסה, או הטבלה פתוחה בתצוגת גליון נתונים, בחר בשדה טקסט ארוך (תזכיר).

  2. בכרטיסיה בית, בקבוצה גופן, השתמש הלחצנים והתפריטים כדי לעצב את הטקסט.

    תמונה של רצועת הכלים של Access

    באפשרותך להחיל גופנים וגדלים שונים, להפוך טקסט מודגש או נטוי, לשנות צבעים, וכן הלאה.

הזנת נתונים באמצעות רשימה

באפשרותך להשתמש ברשימות בטפסים, וכן טבלאות ובערכות תוצאות של שאילתה פתוחה בתצוגת גליון נתונים — רשת הדומה לגליון עבודה של Excel.

בעת שימוש רשימה בטופס, ייתכן שתראה פקד תיבה משולבת או פקד תיבת רשימה. איורים אלה מתארות תיבה משולבת ופרט פקד תיבת, בהתאמה.

רשימת בדיקת מידע ריקה

פקד תיבת רשימה בסיסי בטופס

בעת שימוש רשימה בערכת תוצאות של טבלה או שאילתה, Access משתמש בתיבה משולבת כברירת מחדל.

בנוסף, רשימות יכולים לתמוך ערכים מרובים. אם אתה רואה רשימה עם תיבת סימון לצד כל פריט ברשימה, באפשרותך לבחור עד 100 פריטים ברשימה זו. רשימות מרובות ערכים שבאפשרותך ליצור ללא תיכנות יכול לפתור בעיה עסקית נפוצה. לדוגמה, נניח שאתה משתמש במסד נתונים של Access כדי לעקוב אחר נושאים הקשורים לתמיכה בלקוחות. אם עליך להקצות מספר אנשים לבעיה, באפשרותך להשתמש בשדה מרובה ערכים. איורים אלה מציגים רשימות מרובות ערכים אופייניות.

רשימה נפתחת של תיבות סימון במצב פתוח.   רשימת תיבות סימון.

באפשרותך גם לערוך את הפריטים ברשימה. אם אתה או מעצב מסד הנתונים שלך להפעיל את הפקודה, באפשרותך להוסיף, לשנות ולהסיר פריטי רשימה ישירות מהרשימה. עם זאת, באפשרותך לבחור מעצבי מסד נתונים לבטל את הפקודה, ייתכן שהוא לא תהיה זמינה עבור כל מסדי הנתונים.

השלבים בסעיפים הבאים מסבירים כיצד להשתמש ברשימות ולערוך.

בחר פריטים מרשימה נפתחת

  1. פתח את הטופס, טבלה או בערכת תוצאות של שאילתה המכיל את הרשימה.

    הערה: עליך לפתוח טפסים בתצוגת טופס או תצוגת פריסה. עליך לפתוח טבלאות וערכות תוצאות השאילתה בתצוגת גליון נתונים.

  2. לחץ על החץ למטה לצד הרשימה ולאחר מכן בחר את הפריט שהרצוי.

  3. כדי להחיל את בחירתך על מסד הנתונים שלך, הזז את הסמן לשדה אחר.

בחר פריטים מתיבת רשימה

  1. פתח את הטופס המכיל את הרשימה.

  2. גלול מטה רשימת הפריטים בתיבת הרשימה ובחר את הפריט שהרצוי.

  3. כדי להחיל את בחירתך על מסד הנתונים שלך, הזז את הסמן לשדה אחר.

בחר פריטים מתוך רשימה נפתחת תיבת סימון

  1. פתח את הטופס, טבלה או בערכת תוצאות של שאילתה המכיל את הרשימה.

    הערה: באפשרותך להשתמש בתיבת הסימון רשימות נפתחות בטפסים, טבלאות וערכות תוצאת שאילתה. לשם כך, עליך לפתוח טפסים בתצוגת טופס או בתצוגת עיון, עליך לפתוח טבלאות וכרטיסי ובערכות תוצאות השאילתה בתצוגת גליון נתונים.

  2. לחץ על החץ למטה לצד הרשימה.

  3. בחר עד 100 תיבות סימון ולאחר מכן לחץ על אישור.

בחר פריטים מתוך רשימה של תיבות סימון

  1. פתח את הטופס המכיל את הרשימה.

    הערה: עליך לפתוח את הטופס בתצוגת טופס או בתצוגת עיון.

  2. לחץ על החץ למטה לצד הרשימה.

  3. בחר עד 100 תיבות סימון ולאחר מכן לחץ על אישור.

עריכת הפריטים ברשימה

הערה: באפשרותך לערוך כל סוג של רשימה בטופס, טבלה, או בערכת תוצאות של שאילתה. זכור כי עליך לפתוח טפסים בתצוגת טופס או בתצוגת עיון, עליך לפתוח טבלאות וכי ובערכות תוצאות השאילתה בתצוגת גליון נתונים. כמו כן, זכור כי מעצב מסד הנתונים או מחלקת ה-IT יכולים לבטל פקודה זו, כך שייתכן לא יהיה זמין בכל עת.

  1. פתח את הטופס, טבלה או בערכת תוצאות של שאילתה המכיל את הרשימה.

  2. באמצעות לחצן העכבר הימני על הרשימה שברצונך לערוך ולאחר מכן לחץ על עריכת פריטי רשימה.

    מופיעה תיבת דו-שיח או טופס הזנת נתונים. המסך שאתה רואה תלוי בסוג הרשימה שברצונך לערוך. Access משתמש שני סוגים בסיסיים של רשימות — ערכים ורשימות בדיקת מידע. רשימות ערכים מציגות סידרה של פריטים שאתה מזין באופן ידני, וכי רשימות בדיקת מידע השתמש בשאילתה כדי לאחזר את הנתונים שלהן מטבלה אחת או יותר. בצע אחת מהפעולות הבאות.

    • אם אתה עורך רשימת ערכים, השתמש בתיבת הדו-שיח עריכת פריטי רשימה כדי לערוך את נתוני הרשימה ולאחר מכן לחץ על אישור לאחר סיום.

    • אם אתה עורך רשימת בדיקת מידע, מופיע טופס הזנת נתונים. השתמש בטופס זה כדי לערוך את נתוני הרשימה.

לראש הדף

עריכת הפריטים בשדה בדיקת מידע

שדה בדיקת מידע מציג רשימה של נתוני משתמשים יכולים להשתמש בו כדי לבחור פריט אחד או יותר. באפשרותך ליצור שני סוגים של רשימות בדיקת מידע.

  • פירוט של ערך    אלה מכילים בקבוצת ערכים שאתה מזין באופן ידני קשיח. הערכים ממוקמים במאפיין מקור שורה של שדה בדיקת המידע.

  • פירוט של בדיקת מידע    אלה השתמש בשאילתה כדי לאחזר ערכים מטבלה אחרת. המאפיין מקור שורה של השדה מכיל שאילתה במקום רשימה מקודדת באופן קשיח של ערכים.

כברירת מחדל, Access מציג נתוני בדיקת מידע ברשימה נפתחת, למרות שבאפשרותך להגדיר פקד תיבת רשימה. רשימה נפתחת נפתחת כדי להציג את הרשימה ולאחר מכן נסגרת לך לבצע את הבחירה. תיבת רשימה, לעומת זאת, נשארת פתוחה בכל עת.

באפשרותך להפעיל את הפקודה עריכת פריטי רשימה או לערוך את הנתונים ישירות במאפיין מקור שורה או בטבלת המקור. לקבלת מידע אודות שימוש בפקודה עריכת פריטי רשימה, ראה הזנת נתונים באמצעות רשימה, מוקדם יותר במאמר זה. השלבים בסעיף זה מסבירים כיצד לערוך את הפריטים ישירות במאפיין מקור שורה או בטבלת המקור. התהליך מתבצע בהתאם למספר שלבים כלליים.

  • זהה את שדה בדיקת המידע. בצע תהליך שונה במקצת בעת עבודה עם טופס לעומת עם טבלה.

  • זהה את סוג שדה בדיקת המידע — רשימת ערכים או רשימת בדיקת מידע. אם אתה משתמש ברשימת בדיקת מידע, עליך לזהות את טבלת המקור המספקת את הנתונים עבור שדה בדיקת המידע.

  • עריכת הפריטים ברשימה ערך.

    - או -

    פתח את טבלת המקור עבור רשימת בדיקת המידע וערוך את הנתונים בטבלה זו.

זיהוי שדה בדיקת מידע מתוך טופס

  1. בחלונית הניווט, באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס ולחץ על תצוגת עיצוב.

    - או -

    אם הטופס פתוח כבר, אתה יכול באמצעות לחצן העכבר הימני על כרטיסיית הטופס ולחץ על תצוגת עיצוב בתפריט הקיצור.

    -לחלופין-

    בכרטיסיה בית, בקבוצה תצוגה, לחץ על לחצן ' תצוגה ' כדי לעבור בין תצוגות זמינות. לחלופין, באפשרותך לחץ על החץ תחת תצוגה, ולאחר מכן בחר באחת מהתצוגות הזמינות מהתפריט..

    תמונה של רצועת הכלים של Access

  2. באמצעות לחצן העכבר הימני על פקד תיבת הרשימה או משולבת תיבת ולחץ על מאפיינים.

  3. בגליון המאפיינים, לחץ על הכרטיסיה הכל ואתר את המאפיינים סוגמקור שורה ומקור שורה. המאפיין סוג מקור שורה צריך לכלול רשימת ערכים או טבלה/שאילתה ולאחר מכן המאפיין מקור שורה חייב להכיל רשימת פריטים המופרדים באמצעות נקודה-פסיק או שאילתה. לפי הצורך, הגדל את גליון המאפיינים כך שתוכל לקרוא את רשימת הפריטים או את השאילתה.

    בדרך כלל, רשימות ערכים משתמשות בתחביר בסיסי זה: "פריט";" פריט";" פריט"

    במקרה זה, הרשימה היא ערכה של פריטים המוקפים במרכאות כפולות כשהם מופרדים באמצעות נקודה-פסיק.

    שאילתות בחירה להשתמש בתחביר בסיסי זה: בחר [table_or_query_name]. [ field_name] מאת [table_or_query_name].

    במקרה זה, השאילתה מכילה שני משפטים (SELECT ו- FROM). המשפט הראשון מפנה טבלה או שאילתה לבין שדה באותה טבלה או שאילתה. המשפט השני מפנה רק הטבלה או השאילתה. הנה נקודת מפתח שעליך לזכור: משפטי SELECT אינו יכול להכיל את השם של טבלה או שאילתה, למרות שהם כוללים השם של שדה אחד לפחות. עם זאת, כל משפטי FROM להפנות טבלה או שאילתה. כן, באפשרותך תמיד למצוא את טבלת המקור או שאילתת המקור עבור שדה בדיקת מידע על-ידי קריאת ה-from.

  4. בצע אחת מהפעולות הבאות.

    • אם אתה משתמש ברשימת ערכים, ערוך את הפריטים ברשימה. ודא שאתה להקיף כל פריט מרכאות כפולות, והפרד בין הפריטים באמצעות נקודה-פסיק.

    • אם השאילתה ברשימת בדיקת המידע מפנה לשאילתה אחרת, בחלונית הניווט, פתח את השאילתה השנייה בתצוגת עיצוב (באמצעות לחצן העכבר הימני על השאילתה ולחץ על תצוגת עיצוב ). שים לב לשם הטבלה המופיע במקטע העליון של מעצב השאילתות ולאחר מכן עבור אל השלב הבא.

      - או -

      אם השאילתה בשדה בדיקת המידע מבצעת הפניה לטבלה, שים לב לשם הטבלה ועבור לשלב הבא.

  5. לחץ פעמיים על הטבלה בחלונית הניווט כדי לפתוח אותו בתצוגת גליון נתונים ולאחר מכן ערוך את פריטי הרשימה לפי הצורך.

זיהוי שדה בדיקת מידע מתוך טבלה

  1. בחלונית הניווט, באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה ולחץ על תצוגת עיצוב.

  2. במקטע העליון של רשת העיצוב של השאילתה, בעמודה סוג נתונים, לחץ או העבר את המוקד כלשהו מסוג טקסט, מספר, או שדה כן/לא.

  3. במקטע התחתון של רשת עיצוב הטבלה, לחץ על הכרטיסיה בדיקת מידע ולאחר מכן הבט במאפיינים סוגמקור שורה ומקור שורה.

    המאפיין סוג מקור שורה חייב לקרוא רשימת ערכים או טבלה/שאילתה. המאפיין מקור שורה חייב להכיל רשימת ערכים או שאילתה.

    רשימות ערכים משתמשות בתחביר בסיסי זה: "פריט";" פריט";" פריט"

    במקרה זה, הרשימה היא ערכה של פריטים המוקפים במרכאות כפולות כשהם מופרדים באמצעות נקודה-פסיק.

    בדרך כלל, שאילתות בחירה להשתמש בתחביר בסיסי זה: בחר [table_or_query_name]. [ field_name] מאת [table_or_query_name].

    במקרה זה, השאילתה מכילה שני משפטים (SELECT ו- FROM). המשפט הראשון מפנה טבלה או שאילתה לבין שדה באותה טבלה או שאילתה. המשפט השני מפנה רק הטבלה או השאילתה. הנה נקודת מפתח שעליך לזכור: משפטי SELECT אינו יכול להכיל את השם של טבלה או שאילתה, למרות שהם כוללים השם של שדה אחד לפחות. עם זאת, כל משפטי FROM להפנות טבלה או שאילתה. כן, באפשרותך תמיד למצוא את טבלת המקור או שאילתת המקור עבור שדה בדיקת מידע על-ידי קריאת ה-from.

  4. בצע אחת מהפעולות הבאות.

    • אם אתה משתמש ברשימת ערכים, ערוך את הפריטים ברשימה. ודא שאתה להקיף כל פריט מרכאות כפולות, והפרד בין הפריטים באמצעות נקודה-פסיק.

    • אם השאילתה בשדה בדיקת המידע מפנה לשאילתה אחרת, בחלונית הניווט, פתח את השאילתה השנייה בתצוגת עיצוב (באמצעות לחצן העכבר הימני על השאילתה ולחץ על תצוגת עיצוב ). שים לב לשם הטבלה המופיע במקטע העליון של מעצב השאילתות ולאחר מכן עבור אל השלב הבא.

      - או -

      אם השאילתה בשדה בדיקת המידע מבצעת הפניה לטבלה, שים לב לשם הטבלה ועבור לשלב הבא.

  5. לחץ פעמיים על הטבלה בחלונית הניווט כדי לפתוח אותו בתצוגת גליון נתונים ולאחר מכן ערוך את פריטי הרשימה לפי הצורך.

לראש הדף

הזן מחרוזות באורך אפס

Access מאפשר לך להבחין בין שני סוגים של ערכים ריקים: Null וערכים מחרוזות באורך אפס. ערך לא ידוע מציינים ערכי null ועליך מחרוזות באורך אפס מציינות שדות שמכילים רווח. לדוגמה, נניח שברשותך טבלה של נתוני לקוחות, וטבלה זו כוללת שדה מספר פקס. באפשרותך להשאיר את השדה ריק אם אינך בטוח מספר הפקס של לקוח. במקרה זה, השארת השדה ריק תזין ערך null, ומשמעות הדבר היא שאינך יודע מה הוא הערך. אם תחליט מאוחר יותר שהלקוח אינו כולל במכשיר פקס, באפשרותך להזין מחרוזת באורך אפס בשדה כדי לציין שאתה יודע שאין ערך.

הערה: זכור כי באפשרותך להגדיר מאפיין שמונע משדות לקבל ערכי null. לקבלת מידע נוסף אודות הגדרת מאפיין זה, ראה כיצד סוגי נתונים משפיעים על אופן הזנת הנתונים, מוקדם יותר במאמר זה.

  1. פתח טבלה בתצוגת גליון נתונים, או טופס בתצוגת טופס או בתצוגת עיון.

  2. בחר את השדה הרצוי והקלד שני סימני מרכאות כפולות ללא רווח ביניהן ("").

  3. הזז את הסמן לרשומה אחרת כדי להחיל את השינויים על מסד הנתונים. כברירת מחדל, המרכאות נעלמים.

לראש הדף

הוספת רשומות על-ידי ייבוא או קישור לנתונים

באפשרותך לייבא או לקשר נתונים הממוקמים במגוון מקורות, לרבות אחרים מסדי נתונים של Access, חוברות עבודה של Excel, קבצי טקסט ומסמכי Word ורשימות בשרתים בהם פועל Microsoft SharePoint Services.

המסבירה כיצד לייבא ולקשר למקורות נתונים אלה מתוארת במאמר זה. קישורים אלה מעבירים אותך למידע אודות ייבוא וקישור נתונים.

לראש הדף

שיטות לחיסכון בזמן בעת הזנת נתונים

Access מספק מגוון דרכים כדי להפוך את תהליך הזנת הנתונים מהר יותר. ההליכים בסעיפים הבאים מסבירים כיצד להגדיר ערך ברירת מחדל עבור שדות ורשימות בטפסים וכיצד להשתמש במקשי הקיצור כדי לעשות שימוש חוזר בערכים בעת מיון נתונים.

הגדרת ערך ברירת מחדל עבור שדה או פקד

אם מספר גדול של רשומות לשתף אותו ערך עבור שדה נתון, כגון עיר או מדינה/אזור, באפשרותך לחסוך זמן על-ידי הגדרת ערך ברירת מחדל עבור הפקד המאוגד לשדה זה. בעת פתיחת הטופס או יצירת רשומה חדשה, ערך ברירת המחדל מופיע בפקד זה, כברירת מחדל.

הגדרת ערך ברירת מחדל עבור פקד

  1. פתח את הטופס בתצוגת עיצוב.

  2. באמצעות לחצן העכבר הימני על הפקד שברצונך לעבוד עם ולאחר מכן לחץ על מאפיינים.

  3. בכרטיסיה נתונים, הגדר את המאפיין ערך ברירת מחדל הערך שהרצוי.

  4. חזור על שלבים 1-3 כדי להגדיר ערך ברירת מחדל חדש.

ציון ערך שונה

  • עבור ערך בתיבת טקסט, הזן את הנתונים החדשים. באפשרותך להחליף ערך ברירת מחדל בכל עת.

    -לחלופין-

  • עבור ערך ברשימה, בחר ערך חדש מהרשימה.

שימוש חוזר בערכים בעת מיון

בעת מעבר בין רשומות, ייתכן שתצטרך למיין כל רשומה באמצעות אותו ערך. כאשר תעשה זאת, באפשרותך לחסוך זמן על-ידי שימוש במקשי הקיצור כדי לחזור על אותו ערך מיון. לדוגמה, נניח שאתה ממיין רשימות של הזמנות לפי סוג מוצר. ברשומה הראשונה, הקלד משקאות כדי למיין לפי הזמנות לקוחות, שבו רכשת את משקאות. בעת העברת לרשומה הבאה, באפשרותך להעתיק, שימוש חוזר ערך מיון זה.

הערה: השלבים הבאים מבוססים על ההנחה שיש לך טופס פתוח בתצוגת טופס.

  1. מעבר אל השדה העושה את הערך מהשדה המתאים ברשומה הקודמת.

  2. הקש CTRL +' (גרש).

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×