הוספת זמן נמצא במשרד ללוחות שנה של Outlook עמיתים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

באפשרותך לסמן זמן כ- "עסוק" או "מחוץ למשרד" בקלות בלוח השנה של Outlook. אך מה קורה אם אינך משתמש ב- Office 365 ואתה אין שיתוף לוח שנה זמין, אך עליך להעניק הזמן שלך הרחק ניראות לבולטות office מבחינת עמיתיך לעבודה? מאמר זה מסביר כיצד להוסיף בקשות לפגישות יום שלם מותאם אישית ללוחות שנה של עמיתים לעבודה, מבלי להשפיע על המועד הפנוי על לוחות השנה שלהם.

תזמון ימי חופשה עם בקשה לפגישה היא תהליך בן שני שלבים. תחילה, לאפשר עמיתיך לעבודה לדעת כי ההיעדרות על-ידי הוספת ימי חופשה לוחות השנה שלהם. לאחר מכן, לחסום חופשה שלך בלוח השנה משלך.

שלב 1: הוספת שלך ימי חופשה ללוחות שנה של עמיתים

כאשר אתה מסמן שעה כ- "לא במשרד" בלוח השנה שלך, עמיתיך לעבודה לראות אותו כשהם מנסים קביעת מועד לפגישה איתך. אך האם לא יהיה נהדר אם אתה עלול התראה כולם בבת אחת מראש לפני הזמן שלך לא נמצא/ת מבלי להשפיע על מצבן מועדים פנויים/לא פנויים או להעמיס על לוחות השנה שלהם? באפשרותך לעשות זאת על-ידי הגדרת מידע שלך יופיע לוחות השנה שלהם כאירוע של יום שלם, אך שלא כמו רגילה אירוע של יום שלם, המוגדר בדרך כלל כדי "עסוק", האירוע של יום שלם זה מוצג כזמן פנוי. זמינות עמיתיך מועדים פנויים/לא יושפעו.

הערה: בקשות לפגישות נועדו להישלח בין משתמשי Outlook. היכולת לראות לוחות זמנים של אנשים אחרים כשאתה כותב בקשות לפגישה ב- Outlook דורש הארגון שלך משתמש ב- Microsoft Exchange Server.

  1. בלוח שנה, בכרטיסיה בית, לחץ על פגישה חדשה.

    קיצור מקשים  כדי ליצור בקשת פגישה חדשה, הקש CTRL + SHIFT + Q.

  2. הקלד תיאור בתיבה נושא, במקרה הצורך, הזן מיקום בתיבה ' מיקום '.

  3. ברשימות שעת התחלה ו שעת סיום, בחר ההתחלה והסיום של הזמן שלך נמצא במשרד. עבור חופשות, פעולה זו כוללת בדרך כלל ימים מלאים. אם זהו המצב, בחר את תיבת הסימון אירוע של יום שלם.

    הערה: כברירת מחדל, Outlook משתמש הגדרת אזור הזמן הנוכחי במחשב שלך לצורך תזמון. אם ברצונך הזמנים שלך נמצא במשרד בהתבסס על אזור זמן שונים, בקבוצה אפשרויות, לחץ על אזורי זמן.

  4. בקבוצה אפשרויות, עבור הצג כ, לחץ על ללא תשלום ברשימה הנפתחת. אם כבר ציינת כי זהו אירוע של יום שלם, הצג כ מוגדר באופן אוטומטי ללא תשלום.

    חשוב: 

    • ודא כי ההגדרה הצג כ מוגדרת כ'ללא תשלום. פעולה זו מאפשרת הפגישה נמעני הבקשה כדי לקבל את הבקשה לפגישה ולהוסיף החופשה זמן לוח השנה שלו, אך לא לחסום זמן כלשהו בלוח השנה שלהם. לוח השנה של הנמען יציג עדיין זמינות ללא תשלום עבור תזמון בזמן חופשה שלך.

    • בעת בחירת אירוע של יום שלם, הוא שעת ההתחלה של האירוע בגודל חצות. כדי להימנע עמיתיך לעבודה לקבל התראות בזמנים החריגה, קבע את ההגדרה תזכורת לאפשרות ' ללא '.

  5. הקלד את כל המידע שברצונך לשתף עם הנמענים.

  6. הוסף את הנמענים לשורה .

  7. אם אתה להתריע אנשים לסידרת חוזרת השעות שבהן אתה תהיה נמצא במשרד, בקבוצה אפשרויות, לחץ על מופע חוזר, בחר תבנית המופע החוזר ולאחר מכן לחץ על אישור.

  8. לחץ על שלח.

כאשר אתה שולח את הבקשה לפגישה עם הצג כ הוגדרה כ'ללא תשלום, האירוע מופיע בחלק העליון של כל יום במקטע לוחות שנה של Outlook עמיתיך — תזכורת חזותית לא לחסום את כל עבודה זמן קצוב.

הערה: אם לא בחרת אירוע של יום שלם, האירוע שיופיע בתוך הרשת זמן; היא אינה מופיעה בחלק העליון של היום. היא עדיין מסומנת כזמן ללא תשלום, עם זאת.

שלב 2: לחסום זמן חופשה בלוח השנה שלך

אם ביצעת את השלבים בסעיף הקודם, הבקשה לפגישה שנשלחה סומנה כהודעת זמן פנוי כדי למנוע חסימת זמן בלוחות שנה של אנשים אחרים. עם זאת, בפעם גם מסומן ללא תשלום על לוח השנה שלך. כעת הדרוש לך כדי ליצור פעילות נוספים עבור עצמך כך שאחרים יוכלו לראות כי אינך זמין במהלך הזמן שציינת.

טעות נפוצה היא לפתוח את הבקשה לפגישה פריט בלוח השנה שלך ושנה את הצג כ הגדרת ממהדורת Freeמחוץ למשרד לאחר ששלחת את הבקשה המקורית. עם זאת, כאשר אתה עושה זאת עדכון נשלחת לכולם שלחת את הבקשה לפגישה, שינוי פנה אל מחוץ למשרד שלו defeating את השלבים שביצעת כדי להימנע בביצוע פעולה זו. עליך ליצור פעילות כפולים בלוח השנה שלך עם ערכת ההגדרה הצג כ כדי מחוץ למשרד.

כאשר אנשים להשתמש בלוח השנה של Outlook כדי לתזמן פגישות ואירועים אחרים, הם יכולים לראות את הזמינות שלך אלא אם שינית את ההרשאות שקובעות את לוח השנה שלך למנוע זאת. בדרך כלל, פעילויות, פגישות ואירועים יש הגדרת הצג כלעסוק/ה. באפשרותך גם ליצור פריטים עם הגדרת הצג כמחוץ למשרד. פריטים שהוגדרו מחוץ למשרד להתייחס באופן דומה לפריטים הגדר כ'עסוק / — מישהו לא ישתמשו ממך להיות זמין באותו הזמן. באופן חזותי, שני סוגי משתנים — פריטים שהוגדרו מחוץ למשרד מופיעים בצבע סגול, הגדר כ'עסוק/פריטים מזוהות על-ידי ערכת נושא של צבע כחול. הבדל זה במראה מסייעת להדגיש מדוע אינך זמין. לדוגמה, ייתכן שתוכל להעביר פריט עסוק/ה מתנגש, אך אינך להניח שתוכל או מוכן לשינוי של פריט מחוץ למשרד כגון חופשה שלך.

  1. בלוח שנה, בכרטיסיה בית, לחץ על פעילות חדשה.

  2. בתיבה נושא, הקלד שם עבור הזמן שלך לא נמצא/ת.

  3. שעת התחלה ושעת סיום, לחץ על התאריכים שבהם הזמן שלך לא נמצא/ת מתחיל ומסתיים.

  4. בחר את תיבת הסימון אירוע של יום שלם.

  5. שנה את ההגדרה הצג כמחוץ למשרד.

  6. לחץ על שמור וסגור.

הערה: ייתכן שתשקול מחיקה (מלוח השנה שלך בלבד) הבקשה לפגישה הראשוני ששלחת לאנשים אחרים. או, באפשרותך להשאיר אותו בלוח השנה שלך כדי שתוכל להשתמש בו כדי לשלוח בקלות עדכון או ביטול אם התוכניות שלך משתנות.

שלב 1: הוספת שלך ימי חופשה ללוחות שנה של עמיתים

כאשר אתה מסמן שעה כ- "לא במשרד" בלוח השנה שלך, עמיתיך לעבודה לראות אותו כשהם מנסים קביעת מועד לפגישה איתך. אך האם לא יהיה נהדר אם אתה עלול התראה כולם בבת אחת מראש לפני הזמן שלך לא נמצא/ת מבלי להשפיע על מצבן מועדים פנויים/לא פנויים או להעמיס על לוחות השנה שלהם? באפשרותך לעשות זאת על-ידי הגדרת מידע שלך יופיע לוחות השנה שלהם כאירוע של יום שלם, אך שלא כמו רגילה אירוע של יום שלם, המוגדר בדרך כלל כדי "עסוק", האירוע של יום שלם זה מוצג כזמן פנוי. זמינות עמיתיך מועדים פנויים/לא יושפעו.

הערה: בקשות לפגישות נועדו להישלח בין משתמשי Outlook. היכולת לראות לוחות זמנים של אנשים אחרים כשאתה כותב בקשות לפגישה ב- Outlook דורש הארגון שלך משתמש ב- Microsoft Exchange Server.

  1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על בקשה לפגישה.

    קיצור מקשים  כדי ליצור בקשת פגישה חדשה, הקש CTRL + SHIFT + Q.

  2. הקלד תיאור בתיבה נושא, במקרה הצורך, הזן מיקום בתיבה ' מיקום '.

  3. ברשימות שעת התחלה ו שעת סיום, בחר ההתחלה והסיום של הזמן שלך נמצא במשרד. עבור חופשות, פעולה זו כוללת בדרך כלל ימים מלאים. אם זהו המצב, בחר את תיבת הסימון אירוע של יום שלם.

    הערה: כברירת מחדל, Outlook משתמש הגדרת אזור הזמן הנוכחי במחשב שלך לצורך תזמון. אם ברצונך הזמנים שלך נמצא במשרד בהתבסס על אזור זמן שונים, בכרטיסיה פגישה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על אזורי זמן.

  4. בקבוצה אפשרויות, עבור הצג כ, לחץ על ללא תשלום בעת בתיבת הרשימה הנפתחת. אם כבר ציינת כי זהו אירוע של יום שלם, הצג כ מוגדר באופן אוטומטי ללא תשלום.

    חשוב: 

    • ודא כי ההגדרה הצג כ מוגדרת כ'ללא תשלום. פעולה זו מאפשרת הפגישה נמעני הבקשה כדי לקבל את הבקשה לפגישה ולהוסיף החופשה זמן לוח השנה שלו, אך לא לחסום זמן כלשהו בלוח השנה שלהם. לוח השנה של הנמען יציג עדיין זמינות ללא תשלום עבור תזמון בזמן חופשה שלך.

    • בעת בחירת אירוע של יום שלם, הוא שעת ההתחלה של האירוע בגודל חצות. כדי להימנע עמיתיך לעבודה לקבל התראות בזמנים החריגה, קבע את ההגדרה תזכורת לאפשרות ' ללא '.

  5. הקלד את כל המידע שברצונך לשתף עם הנמענים.

  6. הוסף את הנמענים לשורה .

  7. אם אתה להתריע אנשים לסידרת חוזרת השעות שבהן אתה תהיה נמצא במשרד, בכרטיסיה פגישה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על מופע חוזר, בחר תבנית המופע החוזר ולאחר מכן לחץ על אישור.

    בעת הוספת תבנית מופע חוזר לבקשת פגישה, הכרטיסיה פגישה משתנה לפגישה חוזרת.

  8. בכרטיסיה פגישה, בקבוצה הצג, לחץ על פעילות.

  9. לחץ על שלח.

כאשר אתה שולח את הבקשה לפגישה עם הצג כ הוגדרה כ'ללא תשלום, האירוע מופיע בחלק העליון של כל יום במקטע לוחות שנה של Outlook עמיתיך — תזכורת חזותית לא לחסום את כל עבודה זמן קצוב.

הערה: אם לא בחרת אירוע של יום שלם, האירוע שיופיע בתוך הרשת זמן; היא אינה מופיעה בחלק העליון של היום. היא עדיין מסומנת כזמן ללא תשלום, עם זאת.

שלב 2: לחסום זמן חופשה בלוח השנה שלך

אם ביצעת את השלבים בסעיף הקודם, הבקשה לפגישה שנשלחה סומנה כהודעת זמן פנוי כדי למנוע חסימת זמן בלוחות שנה של אנשים אחרים. עם זאת, בפעם גם מסומן ללא תשלום על לוח השנה שלך. כעת הדרוש לך כדי ליצור פעילות נוספים עבור עצמך כך שאחרים יוכלו לראות כי אינך זמין במהלך הזמן שציינת.

טעות נפוצה היא לפתוח את הבקשה לפגישה פריט בלוח השנה שלך ושנה את הצג כ הגדרת ממהדורת Freeמחוץ למשרד לאחר ששלחת את הבקשה המקורית. עם זאת, כאשר אתה עושה זאת עדכון נשלחת לכולם שלחת את הבקשה לפגישה, שינוי פנה אל מחוץ למשרד שלו defeating את השלבים שביצעת כדי להימנע בביצוע פעולה זו. עליך ליצור פעילות כפולים בלוח השנה שלך עם ערכת ההגדרה הצג כ כדי מחוץ למשרד.

כאשר אנשים להשתמש בלוח השנה של Outlook כדי לתזמן פגישות ואירועים אחרים, הם יכולים לראות את הזמינות שלך אלא אם שינית את ההרשאות שקובעות את לוח השנה שלך למנוע זאת. בדרך כלל, פעילויות, פגישות ואירועים יש הגדרת הצג כלעסוק/ה. באפשרותך גם ליצור פריטים עם הגדרת הצג כמחוץ למשרד. פריטים שהוגדרו מחוץ למשרד להתייחס באופן דומה לפריטים הגדר כ'עסוק / — מישהו לא ישתמשו ממך להיות זמין באותו הזמן. באופן חזותי, שני סוגי משתנים — פריטים שהוגדרו מחוץ למשרד מופיעים בצבע סגול, הגדר כ'עסוק/פריטים מזוהות על-ידי ערכת נושא של צבע כחול. הבדל זה במראה מסייעת להדגיש מדוע אינך זמין. לדוגמה, ייתכן שתוכל להעביר פריט עסוק/ה מתנגש, אך אינך להניח שתוכל או מוכן לשינוי של פריט מחוץ למשרד כגון חופשה שלך.

  1. בלוח שנה, בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על פעילות.

  2. בתיבה נושא, הקלד שם עבור הזמן שלך לא נמצא/ת.

  3. שעת התחלה ושעת סיום, לחץ על התאריכים שבהם הזמן שלך לא נמצא/ת מתחיל ומסתיים.

  4. בחר את תיבת הסימון אירוע של יום שלם.

  5. שנה את ההגדרה הצג כמחוץ למשרד.

  6. לחץ על שמור וסגור.

הערה: ייתכן שתשקול מחיקה (מלוח השנה שלך בלבד) הבקשה לפגישה הראשוני ששלחת לאנשים אחרים. או, באפשרותך להשאיר אותו בלוח השנה שלך כדי שתוכל להשתמש בו כדי לשלוח בקלות עדכון או ביטול אם התוכניות שלך משתנות.

למידע נוסף

שיטות עבודה מומלצות לשימוש בלוח השנה של Outlook

קביעת פגישה עם אנשים אחרים

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×