הוספת זמן ללוחות השנה של Outlook ב-office לעמיתים לעבודה

באפשרותך לסמן בקלות את השעה ' עסוק ' או ' מחוץ למשרד ' בלוח השנה של Outlook. אך מה אם אינך משתמש ב- Office 365 ואין לך שיתוף לוח שנה מופעל, אך עליך להעניק את הזמן שלך הרחק מהנראות הבולטות של office לעמיתיך לעבודה? מאמר זה מסביר כיצד להוסיף בקשות לפגישות מותאמות אישית של יום שלם ללוחות שנה של עמיתים לעבודה, מבלי להשפיע על הזמן הפנוי הזמין בלוחות השנה שלהם.

תזמון זמן חופשה עם בקשה לפגישה הוא תהליך בן שני שלבים. תחילה, הודע לעמיתים שלך שאתה לא מוכן להוסיף זמן חופשה ללוחות השנה שלהם. לאחר מכן, חסום את החופשה בלוח השנה שלך.

שלב 1: הוספת זמן החופשה שלך ללוחות שנה של עמיתים לעבודה

כאשר אתה מסמן את האפשרות ' מחוץ למשרד ' בלוח השנה שלך, העמיתים שלך רואים אותו כאשר הם מנסים לקבוע פגישה איתך. אך האם לא יהיה נהדר אם תוכל להזהיר את כולם בבת אחת מראש, מבלי להשפיע על מצב הפנוי/לא פנוי שלהם או להעמיס את לוחות השנה שלהם. באפשרותך לעשות זאת על-ידי הגדרת המידע שלך כך שיופיע בלוחות השנה שלהם כאירוע של יום שלם, אך בניגוד לאירוע רגיל של יום שלם, שבדרך כלל מוגדר כ-"עסוק", אירוע זה של יום שלם מוצג כזמן פנוי. הזמינות ' פנוי/לא פנוי ' של עמיתים לעבודה אינה משפיעה.

הערה: בקשות לפגישה מיועדות לשליחה בין משתמשי Outlook. היכולת לראות לוחות זמנים של אנשים אחרים בעת חיבור בקשות לפגישות ב-Outlook מחייבת שהארגון שלך ישתמש ב-Microsoft Exchange Server.

  1. ב'לוח שנה ', בכרטיסיה ' בית ', לחץ על ' פגישה חדשה'.

    קיצור מקשים  כדי ליצור בקשה חדשה לפגישה, הקש CTRL + SHIFT + Q.

  2. הקלד תיאור בתיבה נושא , ובמידת הצורך, הזן מיקום בתיבה מיקום .

  3. ברשימות שעת התחלהושעת סיום , בחר את שעת ההתחלה והסיום של זמן הנסיעה מהמשרד. לחופשות, הדבר כולל בדרך כלל ימים מלאים. אם זהו המצב, בחר את תיבת הסימון אירוע של יום שלם .

    הערה: כברירת מחדל, Outlook משתמש בהגדרת אזור הזמן הנוכחי במחשב לצורך תזמון. אם ברצונך לתזמן את הזמן שלך הרחק מהמשרד בהתבסס על אזור זמן אחר, בקבוצה אפשרויות , לחץ על אזורי זמן.

  4. בקבוצה משתתפים , עבור אפשרויות תגובה, נקה את האפשרות בקש תגובות בלחצן הנפתח.

  5. בקבוצה אפשרויות , עבור הצג כ, לחץ על ללא תשלום ברשימה הנפתחת. אם כבר ציינת שזהו אירוע של יום שלם , האפשרות ' הגדר ' מוגדרת באופן אוטומטי ללאזמין.

    חשוב: 

    • ודא שההגדרה ' הצג כ ' מוגדרת להיות ללא תשלום. פעולה זו מאפשרת לנמעני הבקשה לפגישה לקבל את הבקשה לפגישה ולהוסיף את זמן החופשה שלך ללוח השנה שלהם, אך לא לחסום את הזמן שלהם בלוח השנה שלהם. לוח השנה של הנמען עדיין יציג זמינות ללא תשלום לתזמון במהלך זמן החופשה.

    • בעת בחירת אירוע של יום שלם, שעת ההתחלה של האירוע היא בחצות. כדי למנוע מעמיתים לעבודה לקבל התראות בזמנים אי-זוגיים, הגדר את הגדרת התזכורתללא.

  6. הקלד את כל המידע שברצונך לשתף עם הנמענים.

  7. הוסף את הנמענים המיועדים לשורה ' אל '.

  8. אם אתה מתריע לאנשים בסידרה של זמנים חוזרים שאתה נמצא מחוץ למשרד, בקבוצה אפשרויות , לחץ על מופע חוזר, בחר את תבנית המופע החוזר ולאחר מכן לחץ על אישור.

  9. לחץ על שלח.

כאשר אתה שולח בקשה לפגישה זו עם האפשרות ' הגדר ' ללא תשלום, האירוע מופיע בחלק העליון של כל יום בלוחות השנה של שותפים לעבודה-תזכורת חזותית שאינה חוסמת כל זמן עבודה.

הערה: אם לא בחרת את אירוע של יום שלם, האירוע מוצג בתוך רשת הזמן; היא אינה מופיעה בראש היום. עם זאת, הוא עדיין מסומן כזמן פנוי.

שלב 2: חסימת זמן החופשה בלוח השנה שלך

אם ביצעת את השלבים בסעיף הקודם, הבקשה לפגישה ששלחת סומנה כזמן פנוי כדי למנוע חסימת זמן קצוב בלוחות שנה של אנשים אחרים. עם זאת, השעה מסומנת גם ללא תשלום בלוח השנה שלך. כעת עליך ליצור פעילות נוספת לעצמך כדי שאחרים יוכלו לראות שאינך זמין במהלך הזמן שאתה מציין.

טעות נפוצה היא לפתוח את הפריט ' בקשה לפגישה ' בלוח השנה שלך ולשנות את ההגדרה ' הגדרה בשם ' מחוץ למשרדללא תשלום לאחר ששלחת את הבקשה המקורית. עם זאת, כאשר אתה מבצע פעולה זו, העדכון נשלח לכל מי ששלחת את הבקשה לפגישה, שינוי האפשרות ללא תשלוםשל Office והבסת השלבים שביצעת כדי להימנע מלעשות זאת. עליך ליצור פעילות כפולה בלוח השנה שלך באמצעות ההגדרה ' הגדרה בשם ' של ' מחוץ למשרד'.

כאשר אנשים משתמשים בלוח השנה של Outlook כדי לתזמן פגישות ואירועים אחרים, הם יכולים לראות את הזמינות שלך, אלא אם שינית את ההרשאות עבור לוח השנה שלך כדי למנוע זאת. בדרך כלל, פעילויות, פגישות ואירועים מוצגים כהגדרה של ' עסוק'. באפשרותך גם ליצור פריטים עם הגדרה כהגדרה של ' מחוץ למשרד'. פריטים המוגדרים למצב ' מחוץ למשרד ' נחשבים לפריטים דומים לפריטים שהוגדרו לעסוקים – מישהו לא אמור לצפות שתהיה זמין בשלב זה. באופן חזותי, שני הסוגים שונים — פריטים המוגדרים למצב ' מחוץ למשרד ' מופיעים באמצעות צבע סגול, פריטים המוגדרים כ-' עסוק ' מזוהים על-ידי ערכת נושא של צבע כחול. הבדל זה במראה עוזר להדגיש את הסיבה לכך שאינך זמין. לדוגמה, ייתכן שתוכל להעביר פריט עסוק מתנגש, אך כנראה שאינך מסוגל או מוכן לשנות פריט מחוץ למשרד , כגון החופשה שלך.

  1. ב'לוח שנה ', בכרטיסיה ' בית ', לחץ על ' פעילות חדשה'.

  2. בתיבה נושא , הקלד שם עבור הזמן שלך משם.

  3. בשעת התחלהושעת סיום, לחץ על התאריכים שבהם הזמן שלך מתחיל ומסתיים.

  4. בחר את תיבת הסימון אירוע של יום שלם .

  5. שנה את ההגדרה ' הצג כ ' למצב ' מחוץ למשרד'.

  6. לחץ על שמור וסגור.

הערה: ייתכן שתשקול למחוק (מלוח השנה שלך בלבד) את הבקשה לפגישה הראשונית ששלחת לאנשים אחרים. לחלופין, באפשרותך להשאיר אותו בלוח השנה שלך כדי שתוכל להשתמש בו כדי לשלוח בקלות עדכון או ביטול אם התוכניות שלך משתנות.

שלב 1: הוספת זמן החופשה שלך ללוחות שנה של עמיתים לעבודה

כאשר אתה מסמן את האפשרות ' מחוץ למשרד ' בלוח השנה שלך, העמיתים שלך רואים אותו כאשר הם מנסים לקבוע פגישה איתך. אך האם לא יהיה נהדר אם תוכל להזהיר את כולם בבת אחת מראש, מבלי להשפיע על מצב הפנוי/לא פנוי שלהם או להעמיס את לוחות השנה שלהם. באפשרותך לעשות זאת על-ידי הגדרת המידע שלך כך שיופיע בלוחות השנה שלהם כאירוע של יום שלם, אך בניגוד לאירוע רגיל של יום שלם, שבדרך כלל מוגדר כ-"עסוק", אירוע זה של יום שלם מוצג כזמן פנוי. הזמינות ' פנוי/לא פנוי ' של עמיתים לעבודה אינה משפיעה.

הערה: בקשות לפגישה מיועדות לשליחה בין משתמשי Outlook. היכולת לראות לוחות זמנים של אנשים אחרים בעת חיבור בקשות לפגישות ב-Outlook מחייבת שהארגון שלך ישתמש ב-Microsoft Exchange Server.

  1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על בקשה לפגישה.

    קיצור מקשים  כדי ליצור בקשה חדשה לפגישה, הקש CTRL + SHIFT + Q.

  2. הקלד תיאור בתיבה נושא , ובמידת הצורך, הזן מיקום בתיבה מיקום .

  3. ברשימות שעת התחלהושעת סיום , בחר את שעת ההתחלה והסיום של זמן הנסיעה מהמשרד. לחופשות, הדבר כולל בדרך כלל ימים מלאים. אם זהו המצב, בחר את תיבת הסימון אירוע של יום שלם .

    הערה: כברירת מחדל, Outlook משתמש בהגדרת אזור הזמן הנוכחי במחשב לצורך תזמון. אם ברצונך לתזמן את הזמן שלך הרחק מהמשרד בהתבסס על אזור זמן אחר, בכרטיסיה פגישה , בקבוצה אפשרויות , לחץ על אזורי זמן.

  4. בקבוצה אפשרויות , עבור הצג כ, לחץ על ללא תשלום בתיבת הרשימה הנפתחת. אם כבר ציינת שזהו אירוע של יום שלם , האפשרות ' הגדר ' מוגדרת באופן אוטומטי ללאזמין.

    חשוב: 

    • ודא שההגדרה ' הצג כ ' מוגדרת להיות ללא תשלום. פעולה זו מאפשרת לנמעני הבקשה לפגישה לקבל את הבקשה לפגישה ולהוסיף את זמן החופשה שלך ללוח השנה שלהם, אך לא לחסום את הזמן שלהם בלוח השנה שלהם. לוח השנה של הנמען עדיין יציג זמינות ללא תשלום לתזמון במהלך זמן החופשה.

    • בעת בחירת אירוע של יום שלם, שעת ההתחלה של האירוע היא בחצות. כדי למנוע מעמיתים לעבודה לקבל התראות בזמנים אי-זוגיים, הגדר את הגדרת התזכורתללא.

  5. הקלד את כל המידע שברצונך לשתף עם הנמענים.

  6. הוסף את הנמענים המיועדים לשורה ' אל '.

  7. אם אתה מתריע לאנשים בסידרה של זמנים חוזרים שאתה נמצא מחוץ למשרד, בכרטיסיה פגישה , בקבוצה אפשרויות , לחץ על מופע חוזר, בחר את תבנית המופע החוזר ולאחר מכן לחץ על אישור.

    בעת הוספת תבנית מופע חוזר לבקשה לפגישה, הכרטיסיה פגישה משתנה לפגישה חוזרת.

  8. בכרטיסיה פגישה, בקבוצה הצג, לחץ על פעילות.

  9. לחץ על שלח.

כאשר אתה שולח בקשה לפגישה זו עם האפשרות ' הגדר ' ללא תשלום, האירוע מופיע בחלק העליון של כל יום בלוחות השנה של שותפים לעבודה-תזכורת חזותית שאינה חוסמת כל זמן עבודה.

הערה: אם לא בחרת את אירוע של יום שלם, האירוע מוצג בתוך רשת הזמן; היא אינה מופיעה בראש היום. עם זאת, הוא עדיין מסומן כזמן פנוי.

שלב 2: חסימת זמן החופשה בלוח השנה שלך

אם ביצעת את השלבים בסעיף הקודם, הבקשה לפגישה ששלחת סומנה כזמן פנוי כדי למנוע חסימת זמן קצוב בלוחות שנה של אנשים אחרים. עם זאת, השעה מסומנת גם ללא תשלום בלוח השנה שלך. כעת עליך ליצור פעילות נוספת לעצמך כדי שאחרים יוכלו לראות שאינך זמין במהלך הזמן שאתה מציין.

טעות נפוצה היא לפתוח את הפריט ' בקשה לפגישה ' בלוח השנה שלך ולשנות את ההגדרה ' הגדרה בשם ' מחוץ למשרדללא תשלום לאחר ששלחת את הבקשה המקורית. עם זאת, כאשר אתה מבצע פעולה זו, העדכון נשלח לכל מי ששלחת את הבקשה לפגישה, שינוי האפשרות ללא תשלוםשל Office והבסת השלבים שביצעת כדי להימנע מלעשות זאת. עליך ליצור פעילות כפולה בלוח השנה שלך באמצעות ההגדרה ' הגדרה בשם ' של ' מחוץ למשרד'.

כאשר אנשים משתמשים בלוח השנה של Outlook כדי לתזמן פגישות ואירועים אחרים, הם יכולים לראות את הזמינות שלך, אלא אם שינית את ההרשאות עבור לוח השנה שלך כדי למנוע זאת. בדרך כלל, פעילויות, פגישות ואירועים מוצגים כהגדרה של ' עסוק'. באפשרותך גם ליצור פריטים עם הגדרה כהגדרה של ' מחוץ למשרד'. פריטים המוגדרים למצב ' מחוץ למשרד ' נחשבים לפריטים דומים לפריטים שהוגדרו לעסוקים – מישהו לא אמור לצפות שתהיה זמין בשלב זה. באופן חזותי, שני הסוגים שונים — פריטים המוגדרים למצב ' מחוץ למשרד ' מופיעים באמצעות צבע סגול, פריטים המוגדרים כ-' עסוק ' מזוהים על-ידי ערכת נושא של צבע כחול. הבדל זה במראה עוזר להדגיש את הסיבה לכך שאינך זמין. לדוגמה, ייתכן שתוכל להעביר פריט עסוק מתנגש, אך כנראה שאינך מסוגל או מוכן לשנות פריט מחוץ למשרד , כגון החופשה שלך.

  1. ב'לוח שנה', בתפריט קובץ , הצבע על חדשולאחר מכן לחץ על פעילות.

  2. בתיבה נושא , הקלד שם עבור הזמן שלך משם.

  3. בשעת התחלהושעת סיום, לחץ על התאריכים שבהם הזמן שלך מתחיל ומסתיים.

  4. בחר את תיבת הסימון אירוע של יום שלם .

  5. שנה את ההגדרה ' הצג כ ' למצב ' מחוץ למשרד'.

  6. לחץ על שמור וסגור.

הערה: ייתכן שתשקול למחוק (מלוח השנה שלך בלבד) את הבקשה לפגישה הראשונית ששלחת לאנשים אחרים. לחלופין, באפשרותך להשאיר אותו בלוח השנה שלך כדי שתוכל להשתמש בו כדי לשלוח בקלות עדכון או ביטול אם התוכניות שלך משתנות.

למידע נוסף

תחילת העבודה עם לוח השנה של Outlook

קביעת פגישה עם אנשים אחרים

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×