הוספת הנתונים שנאספו דרך הודעות דואר אלקטרוני למסד הנתונים של Access

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

באפשרותך לאסוף או לעדכן מידע למרות הודעות דואר אלקטרוני באמצעות microsoft Access 2007 או Access 2010 עם microsoft outlook 2007 או microsoft outlook 2010. Access ידריך אותך על-ידי יצירת טופס אוסף נתונים ושליחת הטופס בהודעת דואר אלקטרוני. כאשר נמעני הדואר האלקטרוני שלך מחזירים את הטפסים שהושלמו, באפשרותך לבחור שהנתונים שנאספו יעובדו באופן אוטומטי ויאוחסנו במסד נתונים של Access שצוין. שיטה זו של אוסף נתונים יכולה לחסוך לך זמן ומאמץ המעורבים בדרך כלל בתהליך העתקה והדבקה או תהליך הזנת נתונים ידני. להלן כמה תרחישים שבהם ניתן להשתמש בתהליך זה כדי לאסוף נתונים:

סקרים    באפשרותך לבצע סקר ולקמפל את התוצאות על-ידי יצירת מסד נתונים של Access עם הטבלאות הדרושות כדי לאחסן את התוצאות, ולהשתמש באשף כדי ליצור טופס סקר ולאחר מכן לשלוח אותם למשתתפי הסקר. כאשר המשתתפים משיב, נתוני הסקר מאוחסנים באופן אוטומטי במסד הנתונים.

דוחות מצב    בין אם מדובר במצב רמת המלאי העדכנית ביותר או במידע העדכני על בעיות ממתינות, הצוות שלך יכול לעדכן אותך על-ידי שליחת הודעות דואר אלקטרוני המכילות את המידע הנוכחי במרווחי זמן קבועים.

ניהול אירועים    בעת ארגון שיחות ועידה או הדרכה או אירועים אחרים, באפשרותך לשלוח טופס אחד או יותר כהודעת דואר אלקטרוני כדי לאסוף פרטי קשר, העדפות נסיעות ומלון וכן הלאה. אם תבחר שהתשובות יעובדו באופן אוטומטי, המשתתפים יוכלו לשנות את העדפותיך בכל עת מבלי להודיע לך, ותמיד תהיה לך גישה לנתונים האחרונים למטרות קבלת החלטות.

מאמר זה מסביר מה עליך לעשות כדי להשתמש בתהליך זה, כיצד להתחיל להשתמש באשף ולאחר מכן מספק לך מידע נוסף על שלבים שונים כדי שתוכל לבצע את הבחירה העדכנית ביותר בעת הפעלת האשף

הערה: לא תוכל להוסיף את הנתונים שנאספו אם הנמען השתמש ב-Hotmail או ב-Yahoo כדי לשלוח לך את טופס איסוף הנתונים.

לפני שתתחיל

אם זוהי הפעם הראשונה שבה אתה אוסף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני, בצע את השלבים הבאים:

  1. ודא שהתקנת את היישומים הבאים במחשב שלך:

    • access 2007 או access 2010.

    • outlook 2007 או outlook 2010. עליך להתקין את Outlook ולקבוע את תצורתו במחשב שבו אתה משתמש כדי לשלוח את הודעות הדואר האלקטרוני. אם outlook מותקן אך טרם קבעת את תצורתו, הפעל את outlook ובצע את ההוראות באשף האתחול של Outlook. לקבלת עזרה עבור האשף, ראה עזרה של Outlook.

    • אם אתה מתכנן להשתמש בטופס infopath, ודא שמותקנת אצלך infopath 2007 או גירסה מתקדמת יותר, והנמענים שלך יצטרכו גם להתקין את infopath במחשבים שלהם.

    • נמעני דואר אלקטרוני חייבים להיות בעלי InfoPath או לקוח דואר אלקטרוני התומך בתבנית HTML המותקנת במחשבים שלהם כדי שתוכל להציג ולערוך את הטופס.

      הטופס המשמש לאיסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני אינו טופס של Access. האשף יוצר טופס מיוחד בתבנית HTML או InfoPath.

      זיהוי מסד נתונים של יעד. מסד הנתונים יכול להיות בתבנית. mdb או. accdb בנוסף, קבצי. mde ו-. accde נתמכים. אם אינך מעוניין להשתמש במסד נתונים קיים, עליך ליצור קובץ חדש.

  2. זהה או צור את הטבלאות שברצונך לאכלס עם הנתונים מתשובות הדואר האלקטרוני. אם אתה אוסף נתונים עבור טבלאות קיימות, ודא שהטבלאות אינן לקריאה בלבד ושיש לך את ההרשאות הדרושות להוספה או לעדכון של התוכן שלהן.

הערה: אין אפשרות לאסוף את סוגי השדות קובץ מצורף, מספור אוטומטי, OLE וערכים מרובים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני

אם פעולת איסוף הנתונים מאכלסת שתי טבלאות או יותר, עליך ליצור שאילתת בחירה ולהשתמש בה כמקור הרשומות של הטופס. ודא שהשאילתה כוללת את כל השדות הדרושים מהטבלאות המשמשות כבסיס. אם אתה משתמש בשאילתה קיימת, ודא שהשאילתה אינה לקריאה בלבד ושיש לך את ההרשאות הדרושות להוספה או לעדכון של התוכן שלה. לקבלת מידע נוסף אודות יצירת שאילתה המבוססת על שתי טבלאות או יותר, עיין במאמר מבוא לשאילתות.

אחסן את הנתונים כרשומות חדשות במצבים הבאים:

  • אם הנתונים מאכלסים טבלאות מרובות.

  • אם טבלת היעד אינה כוללת שדה מפתח ראשי. ערכי המפתח הראשי נחוצים כדי למפות כל תשובה לרשומה קיימת. אם טבלת היעד שלך אינה כוללת שדה מפתח ראשי, הוסף אותו כעת או הקצה שדה קיים שמכיל ערכים ייחודיים כמפתח ראשי.

  • אם טבלת היעד אינה כוללת רשומות. אם הטבלה ריקה, האשף מניח שברצונך להוסיף רשומות.

  • אם כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים אינם מאוחסנים כשדה במסד הנתונים. בעת איסוף נתונים לעדכון רשומות, לא תוכל להקליד את הכתובות באופן ידני בהודעה שנוצרה באמצעות האשף. שדה הכתובת חייב להיות בטבלת היעד, או בטבלה הכוללת קשר גומלין עם טבלת היעד.

לראש הדף

תחילת העבודה

  1. פתח את מסד הנתונים שבו הנתונים שנאספו יאוחסנו.

  2. כדי להוסיף את הנתונים לטבלה בודדת, בחר את הטבלה בחלונית הניווט. כדי לאכלס טבלאות קשורות מרובות, בחר את השאילתה המאוגדת לטבלאות אלה.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות כדי להפעיל את האשף:

    • בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה איסוף נתונים , לחץ על צור דואר אלקטרוני.

    • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה או השאילתה ולאחר מכן לחץ על איסוף ועדכון נתונים באמצעות דואר אלקטרוני.

      הערה: אם הטבלה אינה מכילה שדות כלשהם, או רק מכיל את הפונקציה ' מספור אוטומטי ', ' אובייקט OLE ', ' קובץ מצורף ' או ' סוגי שדה ' בדיקת מידע מרובה ערכים ', Access מציג את ההודעה הבאה: הטבלה או השאילתה שנבחרו אינם כוללים שדות התומכים באיסוף נתונים .

אם הטבלה מכילה שדות התומכים באיסוף נתונים, האשף מופעל. אם טבלת היעד תומכת הן בהוספה והן בעדכון הנתונים, האשף ינחה אותך לבצע את השלבים הדרושים כדי לאסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני.

השתמש בסעיפים הבאים כחומר עזר עבור שאלות שייתכן שתיתקל בהן במהלך שבעת השלבים העיקריים הבאים של התהליך.

  1. בחר את סוג טופס הזנת הנתונים שברצונך לשלוח

  2. בחירה אם לאסוף נתונים חדשים או לעדכן נתונים קיימים

  3. ציין את הנתונים שברצונך שייאספו

  4. ציון עיבוד נתונים אוטומטי או ידני

  5. בחר כיצד ברצונך לציין כתובות דואר אלקטרוני של הנמענים

  6. סקירה וציון של רשימת הנמענים

  7. יצירה ושליחה של הודעת דואר אלקטרוני

לראש הדף

בחר את סוג טופס הזנת הנתונים שברצונך לשלוח

בחר את סוג הטופס בהתבסס על נוחות השימוש עבור עצמך ועם הנמענים שלך.

בחירת טופס HTML    ניתן להציג ולערוך טופס HTML על-ידי כל משתמש שלקוח הדואר האלקטרוני שלו תומך ב-HTML

בחר טופס Microsoft InfoPath    תוכל לראות אפשרות זו רק אם InfoPath מותקן במחשב שלך. בחר באפשרות זו רק אם הנמענים שלך כוללים את InfoPath ו-Outlook מותקנים במחשבים שלהם. טופס InfoPath מציע סביבת נתונים טובה יותר וסביבת עריכה

דף האשף המוצג הבא תלוי בשאלה אם אובייקט היעד תומך בעדכון הנתונים. אם האובייקט הוא שאילתה המבוססת על שתי טבלאות או יותר, או אם היא טבלה שאינה כוללת שדה מפתח ראשי או שאינה מכילה רשומות, האשף מניח שברצונך להוסיף רשומות חדשות ומבקש ממך לבחור את שדות הטופס. בכל המקרים האחרים, האשף מבקש ממך לציין אם ברצונך להוסיף או לעדכן נתונים לפני שאתה מבקש ממך לבחור את שדות הטופס.

לראש הדף

בחירה אם לאסוף נתונים חדשים או לעדכן נתונים קיימים

ציין מה ברצונך לעשות עם הנתונים. סוג הטופס שבו אתה משתמש משפיע על מספר הרשומות החדשות שנמען יכול לשלוח לך בתשובה אחת. בעת עדכון נתונים, מספר הרשומות שיש לעדכן על-ידי נמען מזהה את מספר הטפסים שהושלמו מראש, שתיכלל בהודעה.

הערה: כדי להוסיף רשומות חדשות, הקלד את כתובות הדואר האלקטרוני בתיבה כתובת של הודעת הדואר האלקטרוני כאשר ההודעה נוצרת. כדי לעדכן נתונים קיימים, יש לאחסן את כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים כשדה בטבלה או בשאילתה המשמשת כבסיס, או בטבלה קשורה.

לראש הדף

ציין את הנתונים שברצונך שייאספו

בעת בחירת השדות שברצונך לכלול בטופס, אין צורך לכלול את כל השדות שקיימים בטבלה או בשאילתה המשמשת כבסיס בטופס. עם זאת, יש לעמוד בתנאים הבאים:

  • שדות דרושים:    שדות המסומנים בסימן כוכבית (*) מהווים שדות דרושים. אם אתה אוסף רשומות חדשות, האשף יכלול באופן אוטומטי את כל השדות שהמאפיין נדרש שלהם מוגדר ככן. אם השדות הדרושים של רשומה כלשהי ריקים, Access נכשל בהוספת הרשומה לטבלה.

  • סוגי שדות שאינם נתמכים:    לא תוכל לכלול סוגי שדות מסוימים בטופס כגון, מספור אוטומטי, קובץ מצורף, אובייקט OLE או שדות בדיקת מידע מרובי ערכים.

  • שדה מפתח ראשי:    עם זאת, המשתמש יוכל להקליד ערך בשדה בעת הוספת רשומות; התשובה לא תעובד אם הערך שצוין נמצא כבר בשימוש.

    הערה: עבור כל שדה כלול, תחת מאפייני שדה, ציין תווית ולחץ על קריאה בלבד אם אינך מעוניין שהמשתמש ישנה את הנתונים בשדה זה.

לראש הדף

ציון עיבוד נתונים אוטומטי או ידני

באפשרותך לבחור עיבוד אוטומטי או ידני של תשובות. עיבוד אוטומטי פירושו שכאשר תקבל את התשובות, Outlook ו-Access יפעלו יחד כדי לייצא את הנתונים לטבלאות היעד במסד הנתונים שלך. עיבוד אוטומטי יכול לחסוך לך זמן ומאמץ. עיבוד ידני פירושו שאתה מפעיל את פעולת הייצוא כדי להעביר את הנתונים מתיקיה שצוינה ב-Outlook, לטבלת היעד ב-Access.

התשובות מיוצאות בהצלחה לטבלת היעד כל עוד התנאים הבאים מתקיימים במועד שבו התשובות מגיעות לתיבת הדואר שלך:

  • Outlook חייב לפעול כבר במחשב שלך. אם Outlook אינו פועל, העיבוד מתחיל בפעם הבאה שתפעיל את outlook.

  • ל-Access אסור להיות מוגן באמצעות סיסמה, ואין לפתוח אותו במצב בלעדי. השם או המיקום של מסד הנתונים אינם חייבים להשתנות מאז ששלחת את הודעת הדואר האלקטרוני.

  • השמות של הטבלאות והשאילתות, והמאפיינים של השדות הכלולים בטופס, חייבים לא להשתנות מאז ששלחת את הודעת הדואר האלקטרוני.

  • עליך להיות בעל ההרשאות הנדרשות כדי להוסיף או לעדכן את התוכן של הטבלאות והשאילתות המשמשות כבסיס.

    הערה: אם העיבוד האוטומטי נכשל, נסה לתקן בעיות כלשהן ולאחר מכן יצא באופן ידני את התשובות שנכשלו. כל התשובות שיגיעו לתיבת הדואר הנכנס שלך לאחר שתפתור את הבעיות ימשיכו להיות מעובדות באופן אוטומטי.

הגדרת מאפיינים כדי לשלוט בעיבוד האוטומטי של תשובות

כדי לציין תיקיית Outlook אחרת שבה מאוחסנים התשובות, בתיבה ציין כיצד ברצונך לעבד את הדף תשובות של האשף, לחץ על שם התיקיה. בתיבת הדו בחירת תיקיה , בחר תיקיה אחרת או לחץ על חדש כדי ליצור תיקיה חדשה.

אם תלחץ על הגדר מאפיינים כדי לשלוט בעיבוד האוטומטי של תשובות כדי לשנות או לכוונן את הגדרות הייבוא, עיין בטבלה הבאה לקבלת מידע על האפשרויות הזמינות:

אפשרות

תוצאה

הסרת תשובות מאלה שאליהם לא שלחת את ההודעה   

בחר בתיבת סימון זו אם ברצונך שרק התשובות שנשלחו על-ידי הנמענים המקוריים של ההודעה יעובדו באופן אוטומטי. תשובות מאנשים אחרים מאוחסנות בתיקיית היעד, אך אינן מעובדות באופן אוטומטי.

קבלת תשובות מרובות מכל נמען   

בחר בתיבת סימון זו אם ברצונך שרק התשובה הראשונה מכל נמען תעובד באופן אוטומטי. התשובות השניה והתשובות הבאות מאוחסנות בתיקיית היעד, אך לא יעובדו באופן אוטומטי.

הערה: הגדרה זו שולטת רק על מספר התשובות, ולא על מספר הרשומות בתוך תשובה אחת, המעובדות. במילים אחרות, אם אתה שולח טופס InfoPath, משתמש יכול לשלוח לך רשומות מרובות בתשובה אחת, ולאחר מכן Access מעבד באופן אוטומטי את כל הרשומות בתשובה, גם אם תיבת סימון זו לא נבחרה.

אפשר עדכונים לנתונים קיימים בלבד   

כאשר נמענים משתמשים בטופס InfoPath כדי לעדכן נתונים, הם יכולים לשלוח רשומות חדשות בנוסף לעדכונים לרשומות קיימות. בחר בתיבת סימון זו כדי לעבד רק את העדכונים לרשומות קיימות.

מספר התשובות שיש לעבד    

הקלד את המספר הכולל של תשובות (מכל הנמענים) שברצונך שיעובדו באופן אוטומטי. אם ברצונך שכל התשובות יעובדו באופן אוטומטי, הזן ערך גדול, כגון 5000, בתיבת הטקסט. תשובות המתקבלות לאחר הגעת הערך שצוין מאוחסנות בתיקיית היעד, אך אינן מעובדות באופן אוטומטי.

תאריך ושעה לעצירה    

ציין מתי ייפסק עיבוד אוטומטי של התשובות עבור הודעת דואר אלקטרוני זו. התשובות שהתקבלו לאחר תאריך ושעה אלה מאוחסנות בתיקיית היעד, אך אינן מעובדות באופן אוטומטי.

כדי לשנות אפשרויות אלה במועד מאוחר יותר, בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה איסוף נתונים , לחץ על נהל תשובות. בתיבת הדו ניהול הודעות איסוף נתונים , בחר את ההודעה שעבורה ברצונך לשנות את ההגדרות ולאחר מכן לחץ על אפשרויות הודעה. השינויים שאתה מבצע בתיבת הדו משפיעים על כל התשובות הבאות שאתה מקבל עבור הודעה זו.

עיבוד תשובות באופן ידני

כדי לקבוע מתי ואילו תשובות מעובדות, אל תבחר באפשרות תהליך אוטומטי. התשובות יאוחסנו בתיקיה שצוינה ב-Outlook עד שתבחר ולחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כל תשובה בתיקיה ולאחר מכן לחץ על יצא נתונים ל-Microsoft Access בתפריט הקיצור.

במקרים מסוימים, ייתכן שתצטרך גם לעבד באופן ידני את התשובות שמעובדות באופן אוטומטי.

זכור את הפרטים הבאים לפני ייצוא נתונים

  • מסד הנתונים של Access אינו אמור להיות פתוח במצב בלעדי, והשם או המיקום של מסד הנתונים אינם חייבים להשתנות מאז ששלחת את הודעת הדואר האלקטרוני.

  • השמות של הטבלאות והשאילתות, והמאפיינים של השדות הכלולים בטופס, חייבים לא להשתנות מאז ששלחת את הודעת הדואר האלקטרוני.

  • עליך להיות בעל ההרשאות הנדרשות כדי להוסיף או לעדכן את התוכן של הטבלאות והשאילתות המשמשות כבסיס.

לראש הדף

בחר כיצד ברצונך לציין כתובות דואר אלקטרוני של הנמענים

אם אתה אוסף מידע חדש בלבד, באפשרותך לציין את כתובות הדואר האלקטרוני בשתי דרכים:

  • הקלד את כתובות הדואר האלקטרוני בנפרד בהודעת הדואר האלקטרוני של Outlook, או בחר את הכתובות מתוך פנקס כתובות.

  • השתמש בשדה כתובת הדואר האלקטרוני בטבלה או בשאילתה של מסד הנתונים הנוכחי של Access.

    הערה: בעת איסוף נתונים לעדכון רשומות קיימות, אינך רואה תיבת דו-שיח זו, מכיוון שכתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים חייבות תחילה להיות זמינות כשדה במסד הנתונים.

הזנת כתובות הדואר האלקטרוני ישירות ב-Outlook

אם אתה מציין את הנמענים שלך ב-Outlook, באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה ולהתאים אישית את ההודעה לפני שליחתה. בגוף הודעת הדואר האלקטרוני, כולל מבוא קצר וטופס. מומלץ לא לבצע שינויים בטופס. שינויים במבנה הטופס עשויים לגרום לתגובה שאינה מעובדת.

שימוש בכתובות הדואר האלקטרוני המאוחסנות בשדה במסד הנתונים

האפשרות לבחור טבלה משויכת מפנה לטבלאות הקשורות. כדי להציג או לערוך קשרי גומלין בין טבלאות במסד הנתונים, בכלי מסד הנתונים. , בקבוצה קשרי גומלין , לחץ על קשרי גומלין

לקבלת מידע נוסף אודות קשרי גומלין, עיין במאמר מדריך לקשרי גומלין בין טבלאות.

לראש הדף

סקירה וציון של רשימת הנמענים

השלב הראשי הסופי כולל תצוגה מקדימה והתאמה אישית של הודעת הדואר האלקטרוני, כוונון עדין של רשימת הנמענים, ולאחר מכן שליחת הודעת איסוף הנתונים.

יצירה ושליחה של הודעת דואר אלקטרוני

כאשר האשף מיידע אותך שניתן כעת ליצור את הודעת הדואר האלקטרוני, ומראה לך כיצד להציג מצב דואר אלקטרוני באמצעות הפקודה ' ניהול תשובות ', ייתכן שיופיעו כמה הודעות אזהרה. הטבלה הבאה מתארת כל אזהרה ואת הפעולה שניתן לנקוט כדי לפתור אותה:

אזהרה הודעה

תיאור

רשומות מסוימות אינן מכילות כתובת חוקית בשדה כתובת הדואר האלקטרוני שצוינה. לא יוחזרו נתונים עבור שורות אלה.

שדה כתובת הדואר האלקטרוני שבחרת מכיל ערכי null.

אם ברצונך לאסוף נתונים עבור כל רשומה, צא מהאשף והחלף את הערכים הריקים באמצעות כתובות דואר אלקטרוני. לאחר מכן הפעל שוב את האשף.

כעת יש לך נעילה בלעדית במסד הנתונים; עיבוד אוטומטי ייכשל עד שיינעל ישוחרר.

מסד הנתונים פתוח כעת במצב בלעדי.

אם בחרת שהתשובות יעובדו באופן אוטומטי, העיבוד נכשל מאחר ש-Access אינו יכול להוסיף או לעדכן מסד נתונים הכולל מנעול בלעדי. סגור ופתח מחדש את מסד הנתונים במצב לא בלעדי מיד לאחר שליחת ההודעה

הודעות דואר אלקטרוני אלה עשויות להכיל נתונים בעלי אופי סודי או רגיש.

אתה אוסף נתונים כדי לעדכן רשומות קיימות, והטופס שאתה עומד לשלוח יושלם באופן מראש עם נתונים קיימים.

אם שדות טופס מסוימים כוללים נתונים רגישים, חזור לשלב האשף שבו בחרת את השדות והסר את השדות המכילים נתונים רגישים מהטופס

לאחר התצוגה המקדימה וההתאמה האישית של ההודעה, באפשרותך לסנן את שדה כתובת הדואר האלקטרוני ולבחור את הנמענים שלך. בחר את כתובות הדואר האלקטרוני שבהן ברצונך להשתמש על-ידי בחירה בתיבות הסימון המתאימות. אם אתה רואה תיבת דו-שיח המציגה כתובות דואר אלקטרוני לא חוקיות, רשום לעצמך את הכתובות ברשימה ולחץ על Exit. אמת את הכתובות הלא חוקיות, בצע את כל התיקונים הדרושים ולאחר מכן נסה לשלוח מחדש את ההודעה.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×