הוספת הנתונים שנאספו דרך הודעות דואר אלקטרוני למסד הנתונים של Access

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

באפשרותך לאסוף או עדכן מידע דרך הודעות דואר אלקטרוני באמצעות Microsoft Access 2007 או Access 2010 עם Microsoft Outlook 2007 או Microsoft Outlook 2010. Access מנחה אותך טופס אוסף נתונים יצירה ושליחה של הטופס בהודעת דואר אלקטרוני. כאשר נמעני דואר אלקטרוני להחזיר את הטפסים שהושלמו, באפשרותך לבחור את הנתונים שנאספו מעובד ומאוחסנים באופן אוטומטי ב- access שצוין. שיטה זו של איסוף נתונים באפשרותך לשמור לך זמן ומאמץ שמעורב בדרך כלל עותק והדבק או תהליך הזנת נתונים ידנית. להלן כמה תרחישים שבו באפשרותך להשתמש תהליך זה כדי לאסוף נתונים:

סקרים    באפשרותך לבצע סקר והידור את התוצאות על-ידי הראשונה יצירת מסד נתונים של Access עם טבלאות הצורך כדי לאחסן את התוצאות ושימוש באשף ליצירת טופס סקר, ולאחר מכן לשלוח אותם למשתתפים בסקר. כאשר המשתתפים ישיבו, הנתונים סקר מאוחסנים באופן אוטומטי במסד הנתונים.

דוחות מצב    אם זהו המצב רמת מלאי העדכני ביותר או את המידע העדכני על ממתינות בעיות, הצוות שלך באפשרותך להשאיר אותך על-ידי שליחת שדואר אלקטרוני של הודעות המכילות את המידע הנוכחי במרווחי זמן קבועים.

ניהול אירוע    בעת ארגון ועידה או הדרכה או אירועים אחרים, באפשרותך לשלוח טופס אחד או יותר כהודעת דואר אלקטרוני לאיסוף פרטי קשר, העדפות נסיעה מלון, וכן הלאה. אם תבחר שהתשובות יעובדו באופן אוטומטי, למשתתפים תהיה אפשרות לשנות את העדפותיו בכל עת מבלי להודיע לך, ואם יש לך גישה לנתונים העדכניים ביותר למטרות החלטות תמיד.

מאמר זה מסביר מה שאתה צריך כדי להשתמש באפשרות זו לעבד, כיצד להתחיל בעבודה באמצעות האשף, ולאחר מכן מספק לך מידע נוסף אודות שלבים שונים כך שלא ניתן להגדיר את הבחירה מושכלות ביותר כפי בצע את ההוראות באשף

הערה: לא תוכל להוסיף את הנתונים שנאספו אם הנמען שלך נעשה שימוש באפשרות Hotmail או Yahoo לשלוח לך את הטופס אוסף נתונים.

לפני שתתחיל

אם זוהי הפעם הראשונה איסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני, בצע את השלבים הבאים:

  1. ודא שהתקנת את היישומים הבאים במחשב שלך:

    • Access 2007 או Access 2010.

    • Outlook 2007 או Outlook 2010. עליך להתקין את Outlook מותקן ושתצורתו נקבעה במחשב שבו אתה משתמש כדי לשלוח את הודעות הדואר האלקטרוני. אם יש לך Outlook מותקן אך עדיין לא מוגדר, הפעל את Outlook ובצע את ההוראות של אשף האתחול של Outlook. לקבלת עזרה עם האשף, עיין בעזרה של Outlook.

    • אם בכוונתך להשתמש טופס InfoPath, ודא כי ברשותך InfoPath 2007 או מהדורה מתקדמת יותר מותקן ונמענים שלך יהיה עליך גם התקינו InfoPath במחשבים שלהם.

    • יש לך דואר אלקטרוני לנמענים חייב להיות אחת מהאפשרויות הבאות InfoPath או לקוח דואר אלקטרוני התומך בתבנית HTML מותקנת במחשבים שלהם כדי שתוכל להציג ולערוך את הטופס.

      הטופס המשמש לאיסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני אינה טופס של Access. האשף מפיק טופס מיוחד בתבנית HTML או InfoPath.

      זיהוי של מסד הנתונים המשמש כיעד. מסד הנתונים יכול להיות בתבנית. mdb או. accdb. בנוסף, קבצי קבצי. mde ו-. accde נתמכים. אם אינך מעוניין להשתמש במסד נתונים קיים, עליך ליצור חשבון חדש.

  2. זיהוי או צור את הטבלאות שבהן אתה מעוניין מאוכלס הנתונים מכל התשובות דואר אלקטרוני. אם אתה אוסף נתונים עבור טבלאות קיימות, ודא שהטבלאות אינן מוגדרות לקריאה בלבד ושיש לך את ההרשאות הדרושות כדי להוסיף או לעדכן את התוכן שלהם.

הערה: הקובץ המצורף, מספור אוטומטי, OLE ואת השדה מרובה הערכים אין אפשרות לאסוף סוגים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני

אם פעולת איסוף הנתונים שלך מאכלס שתי טבלאות או יותר, עליך ליצור שאילתת בחירה ולהשתמש בו כמקור הרשומה של הטופס. ודא כי השאילתה כוללת את כל השדות הדרושים מהטבלאות המשמשות כבסיס. אם אתה משתמש שאילתה קיימת, ודא שהשאילתה אינה לקריאה בלבד ושיש לך את ההרשאות הדרושות כדי להוסיף או לעדכן את תוכנו. לקבלת מידע נוסף אודות יצירת שאילתה המבוססת על שתי טבלאות או יותר, עיין במאמר מבוא לשאילתות.

לאחסן את הנתונים כרשומות חדשות במצבים הבאים:

  • אם הנתונים יכיל טבלאות מרובות.

  • אם טבלת היעד אינה כוללת שדה מפתח ראשי. ערכי המפתח הראשי דרושים לשם מיפוי כל תשובה לרשומה קיימת. אם טבלת היעד שלך אינה כוללת שדה מפתח ראשי, הוסף אותה כעת או הקצה שדה קיים שלו ערכים ייחודיים כמפתח ראשי.

  • אם טבלת היעד אינו כולל רשומות כלשהן. אם הטבלה ריקה, האשף מניח שברצונך להוסיף רשומות.

  • אם כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים אינן מאוחסנות כשדה במסד הנתונים. בעת איסוף נתונים לעדכון רשומות, לא תוכל להקליד את הכתובות ידנית בהודעה שנוצר על-ידי האשף. השדה ' כתובת חייב להיות בטבלת היעד, או בטבלה שלה קשרי גומלין עם טבלת היעד.

לראש הדף

תחילת העבודה

  1. פתח את מסד הנתונים שבו יאוחסנו הנתונים שנאספו.

  2. כדי להוסיף את הנתונים לטבלה אחת, בחר את הטבלה בחלונית הניווט. כדי לאכלס טבלאות קשורות מרובות, בחר את השאילתה המאוגד טבלאות אלה.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות כדי להפעיל את האשף:

    • בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה אסוף נתונים, לחץ על צור דואר אלקטרוני.

    • באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה או השאילתה ולאחר מכן לחץ על אסוף ועדכן נתונים באמצעות דואר אלקטרוני.

      הערה: אם הטבלה אינה מכילה שדות כלשהם, או מכיל רק את מספור אוטומטי, אובייקט OLE, קובץ מצורף או סוגי שדות בדיקת מידע מרובה ערכים, Access יציג את ההודעה הבאה: שנבחר טבלה או שאילתה אין שדות התומכים באיסוף נתונים באמצעות דואר אלקטרוני .

אם הטבלה מכילה שדות התומכים איסוף נתונים, האשף מופעל. אם טבלת היעד תומכת הן בהוספה ובעדכון של נתונים, האשף מדריך אותך בביצוע השלבים הדרושים לאיסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני.

השתמש במקטעים הבאים כחומר עזר עבור שאלות שבהן אתה עלול להיתקל בביצוע השלבים העיקריים שבעה הבאים של התהליך.

  1. בחר את סוג טופס הזנת הנתונים שברצונך לשלוח

  2. בחר אם לאסוף נתונים חדשים או מעדכן נתונים קיימים

  3. ציין את הנתונים שברצונך לאסוף

  4. ציין עיבוד אוטומטי או ידני של נתונים

  5. בחר כיצד ברצונך לציין את כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים

  6. סקירת וציין את רשימת הנמענים

  7. יצירה ושליחה של הודעת הדואר האלקטרוני

לראש הדף

בחר את סוג טופס הזנת הנתונים שברצונך לשלוח

בחר את סוג טופס המבוסס על נוחות השימוש עבורך ועבור הנמענים שלך.

טופס HTML בחר    טופס HTML ניתן להצגה ולעריכה על-ידי כל משתמש שלקוח הדואר האלקטרוני שלו תומך ב- HTML

בחר Microsoft InfoPath טופס    תראה אפשרות זו שרק InfoPath אם מותקן במחשב שלך. בחר באפשרות זו רק אם כל שלנמענים שלך יש InfoPath ו- Outlook מותקן במחשבים שלהם. טופס InfoPath מציע סביבת עריכה, והזנת נתונים טובה יותר

עמוד האשף המוצג תלוי הבא אם האובייקט היעד תומכת עדכון של נתונים. אם האובייקט הוא שאילתה המבוססת על שתי טבלאות או יותר, או אם היא נמצאת בטבלה אינו כולל שדה מפתח ראשי או אינו מכיל רשומות כלשהן, האשף מניח שאתה רוצה להוסיף רשומות חדשות ולאחר מבקש ממך לבחור את שדות הטופס. בכל המקרים האחרים, האשף יבקש ממך לציין אם ברצונך להוסיף או לעדכן נתונים לפני שהוא מבקש ממך לבחור את שדות הטופס.

לראש הדף

בחר אם לאסוף נתונים חדשים או מעדכן נתונים קיימים

ציין מה ברצונך לעשות עם הנתונים. סוג טופס שבה אתה משתמש משפיע על מספר הרשומות החדשות נמען יכול לשלוח לך בתשובה יחידה. בעת עדכון נתונים, מספר הרשומות שיש לעדכן על-ידי נמען מזהה את מספר הטפסים שהושלמו מראש אשר ייכללו בהודעה.

הערה: כדי להוסיף את הרשומות החדשות, הקלד את כתובות הדואר האלקטרוני בתיבה כתובת של הודעת הדואר האלקטרוני בעת יצירת ההודעה. כדי לעדכן נתונים קיימים, יש לאחסן את כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים כשדה הטבלה או השאילתה המשמשת כבסיס, או בטבלה קשורה.

לראש הדף

ציין את הנתונים שברצונך לאסוף

כשאתה בוחר את השדות שיש לכלול בטופס, אין צורך לכלול כל שדה שקיים בטבלה או בשאילתה, בטופס המשמש כבסיס. עם זאת, יש לעמוד בתנאים הבאים:

  • שדות נדרשים:    שדות המסומנים עם סימן כוכבית (*), הם שדות נדרשים. אם אתה אוסף רשומות חדשות, האשף יכלול באופן אוטומטי את כל השדות המאפיין נדרש שלו מוגדר ככן. אם רשומה כלשהי השדות הדרושים של ריק, Access נכשל להוסיף את הרשומה לטבלה.

  • סוגי שדות שאינם נתמכים:    לא תוכל לכלול סוגי שדות מסוימים בטופס כגון, מספור אוטומטי, קובץ מצורף, אובייקט OLE או שדות בדיקת מידע מרובה ערכים.

  • שדה מפתח ראשי:    למשתמש תהיה אפשרות להקליד ערך בשדה בעת הוספת רשומות ההמלצה התשובה לא יעובדו אם הערך שצוין נמצא כבר בשימוש.

    הערה: עבור כל שדה שנכלל, תחת מאפייני שדה, ציין תווית ולאחר מכן לחץ על קריאה בלבד אם אינך מעוניין המשתמש כדי לשנות את הנתונים בשדה זה.

לראש הדף

ציין עיבוד אוטומטי או ידני של נתונים

באפשרותך לבחור של עיבוד אוטומטי או ידני של תשובות. עיבוד אוטומטי פירושו כי כאשר אתה מקבל את התשובות, Outlook ו- Access לעבוד יחד כדי לייצא את הנתונים אל טבלאות היעד במסד הנתונים שלך. עיבוד אוטומטי יכול לחסוך לך זמן ומאמץ. עיבוד ידני פירושו רק שתפעיל את פעולת הייצוא להעברת הנתונים מתיקיית שצוין ב- Outlook, לטבלת היעד ב- Access.

תשובות מיוצאים בהצלחה לטבלת היעד כל עוד התנאים הבאים מתקיימים בזמן שבו מגיעות התשובות לתיבת הדואר שלך:

  • Outlook כבר לפעול במחשב שלך. אם Outlook אינו פועל, עיבוד מתחילה בפעם הבאה שתפעיל את Outlook.

  • Access אינו יכול להיות המוגנים באמצעות סיסמה ויהיה פתוח במצב בלעדי. השם או המיקום של מסד הנתונים חייב לא השתנה מאז ששלחת את הודעת הדואר האלקטרוני.

  • שמות הטבלאות והשאילתות, והמאפיינים של השדות הכלולים בטופס, עליך לא השתנה מאז ששלחת את הודעת הדואר האלקטרוני.

  • דרושה לך את ההרשאות הדרושות כדי להוסיף או לעדכן את התוכן של השאילתה והטבלאות המשמשות כבסיס.

    הערה: אם עיבוד אוטומטי נכשלת, נסה לתקן בעיות כלשהן ולאחר מכן יצא באופן ידני את התשובות שנכשלו. כל תשובה שתגיע תיבת הדואר הנכנס שלך לאחר שתפתור את הבעיות ימשיכו להיות מעובדות באופן אוטומטי.

הגדרת מאפייני כדי לקבוע את עיבוד אוטומטי של תשובות

כדי לציין תיקיה אחרת Outlook שבה מאוחסנות התשובות, בדף ציין כיצד ברצונך לעבד את התשובות של האשף, לחץ על שם התיקיה. בתיבת הדו-שיח בחירת תיקיה, בחר תיקיה אחרת, או לחץ על חדש כדי ליצור תיקיה חדשה.

אם תלחץ על הגדר מאפיינים כדי לפקח על העיבוד האוטומטי של תשובות לשינוי או הגדרות הייבוא עדינים בבחירה, עיין בטבלה הבאים לקבלת מידע אודות האפשרויות הזמינות:

אפשרות

Result

מחיקת תשובות של אנשים אליהם לא שלחת את ההודעה   

בחר תיבת סימון זו אם ברצונך רק להודעות שנשלחו על-ידי לנמענים המקוריים של ההודעה שלך יעובדו באופן אוטומטי. תשובות ממשתמשים אחרים יאוחסנו בתיקיית היעד, אך אינן מעובדות באופן אוטומטי.

קבל תשובות מרובות מכל נמען   

בחר תיבת סימון זו אם ברצונך רק התשובה הראשונה מכל נמען יעובדו באופן אוטומטי. השניה והתשובות שאחריה מאוחסנות בתיקיית היעד, אך אינן מעובדות באופן אוטומטי.

הערה: הגדרה זו קובעת רק את מספר התשובות וולא את מספר הרשומות בתוך תשובה יחידה אשר מעובדות. במילים אחרות, אם תשלח טופס InfoPath, למשתמש יש אפשרות לשלוח לך רשומות מרובות בתשובה יחידה, ו- Access מעבד אוטומטית את כל הרשומות בתשובה, גם אם תיבת סימון זו לא נבחרה.

אפשר עדכונים של נתונים קיימים בלבד   

כאשר נמענים משתמשים טופס InfoPath כדי לעדכן את הנתונים, הם יכולים לשלוח רשומות חדשות בנוסף עדכונים ברשומות קיימות. בחר תיבת סימון זו כדי לעבד רק את העדכונים לרשומות קיימות.

מספר תגובות יעובדו   

הקלד את המספר הכולל של תשובות (מכל הנמענים) הרצוי יעובדו באופן אוטומטי. אם ברצונך שכל התשובות יעובדו באופן אוטומטי, הזן ערך גדול, כגון 5000, בתיבת הטקסט. תשובות שיתקבלו לאחר שיגיע הערך שצוין יאוחסנו בתיקיית היעד, אך אינן מעובדות באופן אוטומטי.

תאריך ושעה לעצירה   

ציון בעת עיבוד אוטומטי של תשובות יפסיק עבור הודעת דואר אלקטרוני זו. תשובות שיתקבלו לאחר תאריך ושעה מאוחסנות בתיקיית היעד, אך אינן מעובדות באופן אוטומטי.

כדי לשנות אפשרויות אלה במועד מאוחר יותר, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה אסוף נתונים, לחץ על נהל תשובות. בתיבת הדו-שיח ניהול של הודעות איסוף נתונים, בחר את ההודעה שעבורה ברצונך לשנות את ההגדרות ולאחר מכן לחץ על אפשרויות הודעה. השינויים שתבצע בתיבת הדו-שיח משפיעה על כל התשובות הבאות שתקבל עבור הודעה זו.

עיבוד ידני של תשובות

כדי לקבוע אילו תשובות יעובדו ומתי, אל תבחר את האפשרות תהליך אוטומטי. התשובות יאוחסנו בתיקיה שצוין ב- Outlook עד בחר ולחץ באמצעות לחצן העכבר הימני בכל תשובה בתיקיה ולאחר מכן לחץ על ייצוא נתונים ל- Microsoft Access בתפריט הקיצור.

במקרים מסוימים, ייתכן שתצטרך גם באופן ידני לעבד את התשובות שנכשלו יעובדו באופן אוטומטי.

זכור את הדברים הבאים לפני ייצוא נתונים

  • מסד הנתונים של Access פתוח במצב בלעדי, ואין השם או המיקום של מסד הנתונים חייב לא השתנה מאז ששלחת את הודעת הדואר האלקטרוני.

  • שמות הטבלאות והשאילתות, והמאפיינים של השדות הכלולים בטופס, עליך לא השתנה מאז ששלחת את הודעת הדואר האלקטרוני.

  • דרושה לך את ההרשאות הדרושות כדי להוסיף או לעדכן את התוכן של השאילתה והטבלאות המשמשות כבסיס.

לראש הדף

בחר כיצד ברצונך לציין את כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים

אם אתה אוסף מידע חדש בלבד, באפשרותך לציין את כתובות הדואר האלקטרוני בשתי דרכים:

  • הקלד את כתובות הדואר האלקטרוני בנפרד בהודעת הדואר האלקטרוני של Outlook, או בחר את הכתובות מתוך פנקס הכתובות.

  • שימוש בשדה כתובת דואר אלקטרוני ב- הטבלה או השאילתה במסד הנתונים הנוכחי.

    הערה: בעת איסוף נתונים לעדכון רשומות קיימות, אינך רואה תיבת דו-שיח זו, מאחר כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים תחילה להיות זמין כשדה במסד הנתונים.

הזנת את כתובות הדואר האלקטרוני ישירות ב- Outlook

אם אתה מציין הנמענים שלך ב- Outlook, באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה ולהתאים אישית את ההודעה לפני שליחתה. בהודעת הדואר האלקטרוני גוף ההודעה כולל מבוא קצר וטופס. מומלץ לא לבצע שינויים לטופס. שינויים במבנה טופס שעלול לגרום בתשובה המעובדות לא.

שימוש בכתובות הדואר האלקטרוני המאוחסנות בשדה במסד הנתונים

האפשרות בחר טבלה משויכת מפנה טבלאות קשורות. כדי להציג או לערוך קשרי גומלין בין טבלאות במסד הנתונים, בכרטיסיה כלי מסד נתונים., בקבוצה קשרי גומלין, לחץ על קשרי גומלין

לקבלת מידע נוסף אודות קשרי גומלין, עיין במאמר מדריך לקשרי גומלין בין טבלאות.

לראש הדף

סקירת וציין את רשימת הנמענים

השלב האחרון העיקריים כרוכה תצוגה מקדימה והתאמה אישית של הודעת הדואר האלקטרוני, כוונון עדין את רשימת הנמענים שלך ולאחר מכן שליחת המסר אוסף נתונים.

יצירה ושליחה של הודעת הדואר האלקטרוני

כאשר האשף מודיע לך כי שאתה כעת באפשרותך ליצור את הודעת הדואר האלקטרוני, ומראה לך כיצד להציג את מצב הדואר האלקטרוני באמצעות הפקודה נהל תשובות, הודעות אזהרה מסוימות עשויות להופיע. הטבלה הבאה מתארת כל אזהרה ואת הפעולה שבאפשרותך לבצע כדי לפתור אותה:

אזהרה הודעה

תיאור

S olution

רשומות מסוימות אינן מכילות כתובת חוקית בשדה כתובת הדואר האלקטרוני שצוינה. אין נתונים יוחזרו עבור שורות אלה.

שדה כתובת הדואר האלקטרוני שבחרת מכיל ערכי null.

אם ברצונך לאסוף נתונים עבור כל רשומה, לצאת מהאשף והחלף את ערכי null כתובות דואר אלקטרוני. לאחר מכן הפעל שוב את האשף.

כעת יש לך נעילה בלעדית במסד הנתונים; עיבוד אוטומטי ייכשל עד שחרור הנעילה.

יש לך את מסד הנתונים הפתוח כעת במצב בלעדי.

אם בחרת שהתשובות באופן אוטומטי מעובד, העיבוד ייכשל, מאחר ש- Access אין אפשרות להוסיף או לעדכן מסד נתונים בעל נעילה בלעדית בו. סגור ופתח מחדש את מסד הנתונים במצב לא בלעדי מיד לאחר שליחת ההודעה

הודעות דואר אלקטרוני אלה עשויות להכיל נתונים סודיים או רגיש.

אתה אוסף נתונים כדי לעדכן רשומות קיימות, והוא יהיה הטופס שאתה עומד לשלוח שהושלמו מראש עם נתונים קיימים.

אם שדות מסוימים כוללים נתונים רגישים, חזור אל השלב באשף בו בחרת את השדות והסר את השדות המכילים נתונים רגישים מהטופס

לאחר לך להציג בתצוגה מקדימה ולהתאים אישית את ההודעה, באפשרותך לסנן את שדה כתובת הדואר האלקטרוני ובחר את הנמענים שלך. בחר את כתובות הדואר האלקטרוני שבה ברצונך להשתמש על-ידי בחירה בתיבות הסימון המתאימות. אם אתה רואה תיבת דו-שיח המפרט את כתובות הדואר האלקטרוני לא חוקיים, רשום לעצמך הכתובות ברשימה ולחץ על יציאה. אמת את הכתובות לא חוקיים, בצע את התיקון הנדרש כלשהו ולאחר מכן נסה לשלוח את ההודעה שוב.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×