הוספת אורחים לקבוצות של Office 365

גישת אורח ב- קבוצות Office 365 מאפשרת לך ולצוות שלך לשתף פעולה עם אנשים מחוץ לארגון שלך על-ידי הענקת גישה לשיחות קבוצתיות, קבצים, הזמנות ללוחות שנה ומחברת הקבוצה. ניתן להעניק גישה לאורח — לדוגמה, לשותף, לספק, לספק או ליועץ – על-ידי כל בעלים של קבוצה.

כיצד זה פועל

אנשים המשתמשים ב- קבוצות Office 365 יכולים להשתמש ב- Outlook באינטרנט או ב- Outlook עבור Windows כדי להוסיף ולנהל אורחים בקבוצות Office 365 שלהם. האורחים יכולים לקבל כתובת דואר אלקטרוני, וחשבון הדואר האלקטרוני שלהם יכול להיות חשבון בעבודה, בבית הספר או בבית הספר.

הערה: גישת אורח מוגדרת על-ידי מנהל ה-IT.

  • שלב 1    בעלים של קבוצה מוסיף אורח לקבוצה או לאורח מועמד על-ידי חבר בקבוצה. הבעלים של הקבוצה מאשר את המועמדים.

  • שלב 2    הבעלים של הקבוצה מעודכן לגבי התוכן והמשאבים שבהם האורח יכול לגשת בתוך הקבוצה. שילוב של טקסט וסמלים מעניק לכל חברי הקבוצה אינדיקציה ברורה להשתתפות אורח.

  • שלב 3   האורח מקבל דואר אלקטרוני ברוך הבא ויכול להשתתף בשיחות קבוצתיות, לקבל ולהגיב להזמנות ללוח השנה, ולגשת לקבצי הקבוצה.

  • שלב 4    האורחים יכולים לעזוב את הקבוצה בכל עת באמצעות קישור בכותרת התחתונה של כל הודעות הדואר האלקטרוני של הקבוצה וההזמנות ללוח השנה.

מנהלי מערכת יכולים לנהל את האורחים ואת הגישה שלהם למשאבי קבוצה של Office 365 באמצעות PowerShell. ראה ניהול גישת אורח בקבוצות Office 365 לקבלת הוראות.

כאשר אורח מוזמן להצטרף לקבוצה, הם מקבלים הודעת דואר אלקטרוני של ברוך הבא הכוללת מידע מועט על הקבוצה ומה הם מצפים ממנו כעת, לאחר שהוא חבר. ההודעה כוללת גם קבוצת קישורים שתסייע להם להתחיל בעבודה ולהתחבר למשאבי קבוצה.

תמונה של הודעת הפתיחה עבור האורחים הקבוצתיים

כל האינטראקציות של החבר האורח מתרחשות דרך תיבת הדואר הנכנס שלו. הם אינם מצליחים לגשת לאתר הקבוצה, אך יכולים לקבל הזמנות ללוח השנה, להשתתף בשיחות דואר אלקטרוני, ואם מנהל המערכת הפעיל את ההגדרה, הם יכולים לפתוח קבצים משותפים באמצעות קישור או קובץ מצורף.

כל הודעות הדואר האלקטרוני של הקבוצה וההזמנות ללוח השנה האורחים מקבלים יכלול תזכורת לשימוש באפשרות השב לכולם בתגובות לקבוצה, יחד עם קישורים להצגת קבצים בקבוצה ולעזיבת הקבוצה. הנה דוגמה:

כל הודעות הדואר האלקטרוני שהאורח מקבל מחברי הקבוצה יכללו כותרת תחתונה עם הוראות וקישורים

הטבלה הבאה מסכמת את הפעולות שאורחים יכולים ולא יכולים לבצע.

תכונה

מותר למשתמש אורח?

יצירת קבוצה

לא

הוספה/הסרה של חברי קבוצה

לא

מחיקת קבוצה

לא

הצטרפות לקבוצה

כן, באמצעות הזמנה

התחלת שיחה

כן

מענה לשיחה

כן

חיפוש שיחה

כן

@אזכור אדם בקבוצה

לא

הצמדה/העדפה של קבוצה

לא

מחיקת שיחה

כן

הודעות 'אהבתי'

לא

ניהול פגישות

לא

הצגת לוח שנה של קבוצה

לא

שינוי אירועי לוח שנה

לא

הוספת לוח שנה קבוצתי ללוח שנה אישי

לא

הצגה ועריכה של קבצים קבוצתיים

כן, אם מנהל הדיירים הפך אפשרות זו לזמינה

גישה למחברת הקבוצה של OneNote

כן, גישה מדואר אלקטרוני של ברוך הבא

עיון בקבוצות

לא

שאלות נפוצות

אורח הוא אדם שאינו עובד, סטודנט או חבר בארגון שלך. אין להם חשבון בעבודה או בבית ספר בתוך הארגון שלך.

לא. ניתן להוסיף כאורחים רק אנשים מחוץ לארגון, כמו שותפים או יועצים. באפשרותך להזמין אנשים מתוך הארגון להצטרף כחברי קבוצה רגילים.

כן, זה אפשרי. אנשי קשר של דואר חיצוניים הם אנשי קשר המפורטים ברשימת הכתובות הכללית של organization's's. דוגמה לסוג זה של איש קשר היא חברת אספקה שמספקת לארגון שלך שירותים באופן קבוע.

מנהל המערכת חייב להפעיל את התכונה guest לפני שתוכל להוסיף אורחים. כאשר אתה רואה את ההודעה כדי לפנות למנהל המערכת, סביר להניח שהתכונה ' אורח ' עדיין לא הופעלה. ראה ניהול גישת אורח בקבוצות Office 365 לקבלת מידע נוסף.

חברי אורח אינם יכולים להציג הודעות המוגנות באמצעות ניהול זכויות מידע (IRM).

אתה עשוי לקבל דוח אי-מסירה כאשר אתה משיב להודעה קבוצתית עם כתובת דואר אלקטרוני שונה מזו שבה השתמשת כאשר הצטרפת או נוספה לקבוצה. לדוגמה, אם הצטרפת לקבוצה כ- danielm@contoso.com אך ניסית להשיב להודעת קבוצה בתיבת הדואר הנכנס שלך מהכתובת danielm@service.contoso.com, תקבל דוח אי-מסירה.

לא. ניתן לשתף קבצים של קבוצה של Office 365 רק עם אורחים שהוזמנו להצטרף לקבוצה.

קובץ מצורף מודרני הוא קובץ המאוחסן ב- OneDrive for Business. קישור אחד מגיע לכל הנמענים. מאחר שהקובץ מאוחסן בענן, כל הנמענים יכולים לקרוא ולערוך את הקובץ בלי שיהיה צורך לתאם בין עותקים שונים. 

בקבוצה של Office 365, קבצים מצורפים מודרניים משותפים רק לחברים בקבוצה. כאשר הודעה עם קובץ מצורף מודרני מועברת לחבר אורח בקבוצה, הוא יוכל לגשת לקובץ המצורף לאחר הכניסה באמצעות שם משתמש וסיסמה. אם ההודעה מועברת לאדם שאינו חבר בקבוצה, אדם זה לא יוכל לפתוח את הקובץ המצורף.

ייתכנו כמה סיבות לכך שאורחים אינם מקבלים שיחות קבוצתיות. לקבלת מידע, ראה משתמשים אורחים אינם מקבלים שיחה קבוצתית

כיצד יכולים האורחים לבדוק ולנהל את הנתונים האישיים שלהם שנאספו על-ידי הארגון?

האורחים יוכלו לברר מהו המידע האישי שלהם שהארגון שלהם מחזיק, וכיצד לבקש ממנו למחוק הכל או חלק ממנו על-ידי בחירת הקישור להצהרת פרטיות של ארגון בחלק התחתון של הדואר האלקטרוני שקיבלת.

הכותרת התחתונה של הודעות מיידיות של Office 365 קבוצות

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

למידע נוסף

שימוש בקבוצות של Office 365 כאורח

קבלת מידע על קבוצות Office 365

אורח אינו מקבל שיחות דואר אלקטרוני קבוצתיות

קבלת מידע נוסף אודות קבוצות Outlook.com

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×