הדרכה מודרכת: הגדרת חדשות עבור הארגון שלך באמצעות אתר hub

הדרכה מודרכת: הגדרת חדשות עבור הארגון שלך באמצעות אתר hub

באמצעות SharePoint, באפשרותך לשתף תוכן חדשות על-פני הארגון שלך באופן משמעותי וניתן לגלות. כברירת מחדל, SharePoint חדשות מוצגות בדף הפתיחה של SharePoint, באתרי צוות, באתרי תקשורת, באתרי hub ובאפליקציה למכשירים ניידים בהתאם לאופן הרלוונטי של החדשות עבור המשתמש. לדוגמה, אם פורסם סיפור חדשות חשוב על-ידי אדם בתחום הקרוב של העבודה או שאתה מפורסם באתר שבו אתה פעיל, הוא יופיע בפני המשתמש.

הארגונים מכילים אפשרויות רבות בנוגע לסוג החדשות המוצגות, שבהן היא מופיעה, הכוללת את היכולת לחבר רשומות ועוד.

במאמר זה, נראה לך כיצד ליישם אסטרטגיה מקיפה להגדרת חדשות בכל הרמות של הארגון שלך.

האסטרטגיה

בהדרכה זו, נעשה יותר מאשר רק להגדיר רכיבי web part של חדשות באתרים שונים-אנו נראה לך אסטרטגיה מקיפה הכוללת הגדרת אתר חדשות רשמי לידיעות המבדילות באופן חזותי כחדשות הארגון; הגדרת קטגוריות עבור סוגי חדשות שונים; ואף להגדיר תהליך אישור עבור רשומות חדשות. אנו מציגים חדשות באתר hub של אינטרא-נט המגיע מאתר תקשורתשל חברה, אתר תקשורת מחלקה ואתר צוותמחלקה.

דף הבית של אתר הרכזת מציג את כל סיפורי החדשות המאושרים עבור כל אתר המשויך ל-hub. משמעות הדבר היא שהמשתמשים רואים את כל הודעות החדשות שנוצרו באתר החדשות של החברה, כל הודעות החדשות שנוצרו באתרי תקשורת מחלקתיים וסיפורי חדשות עבור אתר הצוות של המחלקה שלהם בלבד.

דוגמה של חדשות באתר hub של אינטרא-נט
  1. חדשות מאתר תקשורת ארגונית "רשמי" המהווה חלק מאתר הרכזת

  2. חדשות מאתר תקשורת של מחלקה המהווה חלק מאתר הרכזת

  3. חדשות מאתר צוות של המחלקה המהווה חלק מאתר הרכזת

התוכן מוצג באופן הבא באתרים שברכזת:

  • כל אתר תקשורת מחלקתית מציג רשומות חדשות עבור מחלקה זו בלבד.

  • כל אתר צוות מחלקתי מציג את הודעות החדשות שנוצרו באתר צוות, וכן הצבות שנוצרו באתר החדשות של הארגון.

כך זרימת החדשות פועלת:

  • לכל העובדים יש הרשאה ליצירת חדשות באתרי הצוות שלהם. ניתן לתייג הצבות כאבן דרך "או פשוט" מחלקתיים.

  • לכל מחלקה יש עובד אחד או יותר שהוקצה לה פעילות של יצירת רשומות חדשות באתר התקשורת של המחלקה.

  • כל סיפורי החדשות שנוצרו באתרי תקשורת מחלקתיים מעבירים זרימת אישור עמוד שבה אדם מסוים מהמחלקה לתקשורת של החברה מאשר את הרשומות.

  • רשומות חדשות רשמיות ממחלקת התקשורת הארגונית נוצרות באתר מיוחד בשם חדשות החברה, שאינן משויכות לאתר הרכזת. אתר זה מיועד לחדשות "רשמיות".

  • על בסיס חודשי, ידיעון המכיל סיפורי חדשות שנבחרו מתקשורת החברה מתבצע בדואר אלקטרוני לכל העובדים.

מבנה האתר של hub

כל אתרי הצוות והתקשורת, פרט לאתר התקשורת של החברה, משויכים לאתר hub יחיד.

כל מחלקה כוללת אתר תקשורת לשיתוף מידע עם שאר הארגון ואתר צוות לתקשורת פנימית בין עובדי המחלקות.

דוגמה של מבנה האתר hub.

יישום האסטרטגיה

בסעיף זה, תוכל לבצע את תהליך הגדרת סביבת הSharePoint כדי לעמוד בדרישות של אסטרטגיית חדשות זו. פעולה זו כוללת את הגדרת ה-web part של החדשות ויצירת תהליך אישור עמוד בספריית דפים, יצירת קטגוריות לחדשות וציון אתר אחד בתור "חדשות רשמיות".

בדוגמה זו, ההנחה היא שכל אחד מאתרי התקשורת והצוות כבר משויך לאתר רכזת (למעט תקשורת ארגונית) וקיימות כבר כמה הודעות חדשות באתר התקשורת הארגונית. אם עליך לדעת כיצד להגדיר סוגי אתרים אלה, ראה הגדרת אתר הרכזת של sharepoint, צור אתר תקשורת ב-Sharepoint Onlineוצור אתר צוות ב-sharepoint.

הגדרת אתר התקשורת של החברה שלך לחדשות ארגון "רשמיות"

הגדרת אתר התקשורת של החברה שלך לקבלת מידע על הארגון "רשמי" מאפשרת לסיפורי חדשות מתקשורת ארגונית להופיע עם הדגשה כדי שהמשתמשים ידעו מיד שמדובר בחדשות רשמיות של החברה, בדומה לדוגמה הבאה:

דוגמה לחדשות של החברה באתר

כדי להפוך תכונה זו לזמינה ולציין את האתר לחדשות הארגון, מנהל SharePoint חייב להשתמש בפקודות של SharePoint Online Powershell:

Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

הגדרת חדשות באתר צוות מחלקה

באתר הצוות של המחלקה שלך, תוסיף את ה-web part של החדשות לדף שלוש פעמים. כל web part יציג מידע חדשות שונה בהתבסס על מקור החדשות והקטגוריות. כדי ליצור את הקטגוריות, הוסף עמודה לספריית הדפים כדי לאפשר לעורכים לתייג את העמודים שלהם באמצעות הקטגוריה המתאימה.

יצירת עמודות עבור קטגוריות

  1. באתר הצוות של המחלקה, לחץ על הקישור דפים בניווט האתר כדי לעבור אל ספריית הדפים.

  2. בחר + הוסף עמודה או + משמאל לשם העמודה האחרונה בחלק העליון של העמודים.

    דוגמה להגדרת עמודה עבור קטגוריות חדשות

  3. בשדה שם , הזן את סוג הפרסוםשם.

  4. בתפריט הנפתח, בחר באפשרות כסוג העמודה.

  5. ספק שתי אפשרויות: "מחלקה חדשות" ו-"אבן דרך".

  6. לחץ על שמירה.

    לאחר מכן, נוסיף רכיבי web part של חדשות לעמוד הבית של אתר הצוות של המחלקה כדי להראות את חדשות המחלקה, חדשות הדרך וחדשות מאתר האינטרנט של החברה.

הוספת חדשות מחלקות

  1. הוספת מקטע שמאלי אחד לעמוד הבית.

  2. בעמודה הראשונה, הוסף את ה-web part של החדשות וכתוב אותו "מחלקת חדשות".

  3. לחץ על ערוך לחצן ' ערוך ' של Web part בסרגל הכלים של ה-web part.

  4. הגדר את האפשרויות הבאות בחלונית המאפיינים של web part:

    • מקור החדשות: אתר זה

    • התצוגה ' כותרת ופקודות ': On

    • פריסה: סיפור עליון

    • מסנן: מאפייני עמוד

    • שם מאפיין: פרסום סוג שווה לחדשות המחלקות

  5. לחץ על החל כדי לשמור את השינויים שביצעת.

הוספת חדשות של אבני דרך

  1. באותה עמודה, מתחת ל-web part שהוספת זה עתה, הוסף שוב את ה-web parts News וכבה את הכותרת "אבני דרך".

  2. לחץ על ערוך לחצן ' ערוך ' של Web part בסרגל הכלים של ה-web part.

  3. הגדר את האפשרויות הבאות בחלונית המאפיינים של web part:

    • מקור החדשות: אתר זה

    • התצוגה ' כותרת ופקודות ': On

    • פריסה: זה לצד זה

    • מסנן: מאפייני עמוד

    • שם המאפיין: Post Type שווה לאבני דרך

  4. לחץ על החל כדי לשמור את השינויים שביצעת.

הוספת חדשות של החברה

  1. בעמודה השניה (הימנית), הוסף שוב את ה-web parts news וכבה את הכותרת "חדשות החברה".

  2. לחץ על ערוך לחצן ' ערוך ' של Web part בסרגל הכלים של ה-web part.

  3. הגדר את האפשרויות הבאות בחלונית המאפיינים של web part:

    • מקור חדשות: בחר באפשרות בחר אתריםולאחר מכן בחר את אתר החדשות של החברה שלך.

    • התצוגה ' כותרת ופקודות ': On

    • פריסה: זה לצד זה

    • מסנן: מאפייני עמוד

    • שם המאפיין: Post Type שווה לאבני דרך

  4. לחץ על החל כדי לשמור את השינויים שביצעת.

כדי לבדוק מה עשית עד כה, צור כמה הודעות חדשות באתר המחלקה. הגדר את מאפייני העמוד בדפי סיפור החדשות כך שחלק מסוג הרשומה מוגדר לחדשות המחלקות, ובאחרים, הגדר את סוג הרשומה לאבן דרך. לקבלת מרענן על הגדרת מאפיינים עבור דפים, ראה הצגה, עריכה והוספה של פרטי עמוד.

כך נראה דף הבית של המחלקה לאחר השלמת המשימה:

דוגמה לחדשות באתר אינטרנט של מחלקה

הגדרת אתר התקשורת של המחלקה שלך

בדוגמה זו, יש לאשר הודעות חדשות שנוצרו באתר התקשורת. באפשרותך להגדיר אישור עמוד באמצעות זרימת Microsoft. תן לזרימה שם הכולל את שם האתר כגון "אישור העמוד של משאבי אנוש" והגדר את המאשר לעובד במחלקת התקשורת הארגונית.

חלונית האפשרויות ' אישור עמוד '

בשלב הבא, הגדר את דף הבית של האתר כדי להציג סיפורי חדשות מאתר זה.

  1. בדף הבית של אתר התקשורת של המחלקה שלך, הוסף web part של חדשות .

  2. בחר ערוך לחצן ' ערוך ' של Web part בסרגל הכלים של ה-web part.

  3. הגדר את האפשרויות הבאות בחלונית המאפיינים של web part:

    • מקור החדשות: אתר זה

    • פריסה: סיפור עליון

  4. צור פרסום חדשות שברצונך להציג בדף הבית שלך. לאחר שתסיים, שלח את הדף לאישור על-ידי בחירה באפשרות שלח לאישור בחלק השמאלי העליון של הדף.

העובד המוגדר כמאשר כאשר אתה מגדיר את הזרימה יקבל הודעת דואר אלקטרוני שהדף ממתין לאישור. לאחר שיאשרו את הדף, הוא יופיע ב-web part של החדשות באתר התקשורת של המחלקה שלך.

המשך וצור כמה רשומות חדשות באתר זה. ודא שכל עמוד נשלח לאישור ולאחר מכן מאושר.

בדוגמה זו, באפשרותך לראות את סוג החדשות המוצגות באתר תקשורת מחלקתי עבור מחלקת משאבי האנוש:

דוגמה של אתר תקשורת מחלקה

הגדרת דף הבית של אתר הרכזת של אינטרא-נט

  • הוסף מקטע בן שתי עמודות לדף הבית של אתר hub.

  • בעמודה הימנית, הוסף את ה-web part של החדשות .

    בחר ערוך לחצן ' ערוך ' של Web part בסרגל הכלים של ה-web part.

  • הגדר את האפשרויות הבאות בחלונית המאפיינים של web part:

    • מקור חדשות: בחר באפשרות בחר אתריםולאחר מכן בחר אתר תקשורת ארגונית.

    • פריסה: סיפור עליון

  • בעמודה השמאלית, הוסף שוב את ה-web part ' חדשות '.

  • הגדר את האפשרויות הבאות בחלונית המאפיינים של web part:

    • מקור חדשות: כל האתרים ברכזת

    • פריסה: חדשות של רכזת

לאחר שתסיים, תראה רק את הודעות החדשות מתוך ' תקשורת ארגונית ' בצד הימני של הדף, ורשומות חדשות מכל אתר המשויכות לרכזת ב-web part בצד שמאל.

דוגמה של חדשות מסוכמות באתר רכזת

פיתוח אסטרטגיית חדשות משלך

כעת, לאחר שראית כיצד להפעיל אסטרטגיה ספציפית אחת, תוכל לחשוב על האסטרטגיה שלך. להלן כמה שאלות שעליך לשאול את עצמך, ואת הארגון שלך, כדי לעזור לך להתכונן:

  • כיצד מתבצעת העברה של חדשות בחדשות? כיצד ניתן להשתמש באותם אנשים או תהליכים שכבר קיימים במקום בעת ניצול הגישה החדשה?

  • איזה סוג של תוכן חדשות ברצונך לשתף?

  • מי יכול לחבר תוכן?

  • האם יש לאשר חדשות? אם כן, מה אמור להיות תהליך האישור?

  • כיצד מתבצעת העברה של חדשות בחדשות?

תקשורת כולה-ארגון וכלי מחלקה

בארגונים רבים, יש כבר משמעות רשמית להעברת מידע לעובדים בארגון כולו. בנוסף, במקרים רבים, העובדים במחלקה מקיימים תקשורת זה עם זה בדרך פחות פורמלית. חשוב לחשוב באמצעות תהליכים אלה מכיוון שבמקרים מסוימים, באפשרותך להמשיך להשתמש באותם אנשים או תהליכים בתוך SharePoint.

בעת החשיבה על תקשורת ברחבי הארגון, שאל את עצמך את סוגי השאלות הבאים:

  • האם מישהו בארגון שלך יוצר ושולח ידיעונים?

  • האם הם נשלחים בדואר אלקטרוני? אם כן, מהו התהליך הנוכחי שמאפשר לאדם זה לדעת אילו חדשות יש לכלול? באיזו תדירות שולחים ידיעונים?

  • מה התהליך לקביעת החדשות הכלולות ואילו לא? מי מבצע החלטה זו?

  • מהו תהליך עריכת התוכן?

  • מהו תהליך ההחלטה אילו תמונות כלולות בכתבות?

ברמה המחלקתית, שאל את עצמך סוגי שאלות אלה:

  • האם יש אדם שאחריותו כוללת שיתוף מידע עם שאר המחלקה?

  • האם העובדים משתפים מידע באופן בלתי פורמלי באמצעות כלים כגון דואר אלקטרוני או העברת הודעות אחד לשני?

  • איזה תוכן משותף?

סוגי תוכן והרלוונטיות שלה

השלב הבא בבניית אסטרטגיית החדשות שלך הוא להעריך את סוג התוכן החדש המופק על-ידי הארגון שלך. סוגי כתבות של חדשות עשויות לכלול:

  • "בחדשות" סיפורים המיידעים את העובדים שהחברה או הארגון שלך השיגו תקשורת ציבורית, כגון הופעה בפרסום מסחרי או בתוכנית חדשות

  • הכרזות או אבני דרך של החברה, כגון שחרור מוצר חדש או התחלת יוזמה חדשה

  • אבני דרך של עובדים, כגון כאשר עובד מתחתן, מכילה ילד או פורש

  • מידע הדורש מעובדים לנקוט פעולה, כגון הרשמה לקבלת הטבות או השתתפות בהדרכה

כאשר אתה חושב על תוכן זה, חשוב לחשוב על רלוונטיות וחשיבות עבור קבוצות שונות בתוך הארגון שלך. לדוגמה:

  • כל האנשים בארגון שלך צריכים לדעת מתי הם יכולים להירשם לקבלת הטבות. זה חשוב ורלוונטי עבור כולם.

  • אנשים במחלקת הכספים צריכים לדעת על חוקים חדשים הקשורים לפרקטיקות החשבונאיות שלהם. הדבר רלוונטי וחשוב להם. עם זאת, זה לא רלוונטי ולא חשוב עבור מישהו אחר בארגון.

  • מחלקת המכירות מקיימת תחרות בישול בחדר ההפסקה ביום שישי. הדבר עשוי להיות רלוונטי לאנשים במחלקת המכירות, אך הוא אינו נחשב לחשוב, ואף אחד אחר בארגון אינו מחשיב אותו כרלוונטי או חשוב.

מטרת החשיבה באמצעות התוכן שלך היא לרשום לעצמך את התוכן שיש להגדיל באופן השולט יותר, דרך משנית או כלל לא. האופן שבו אתה עונה על שאלה זו עשוי להיות תלוי בגורמים כגון גודל החברה שלך. אם אתה חברה קטנה, ייתכן שתחליט שאבני הדרך של העובדים אמורים להיות מוצגים בחברה כולה, בעוד שחברה גדולה יותר עשויה להציג זאת לעובדים במחלקה מסוימת.

מי עושה מה

מי מחבר תוכן חדשות?

בארגונים מסוימים, תוכן החדשות נוצר ומנוהל על-ידי אדם מרכזי או קבוצת אנשים, כגון מחלקת התקשורת הארגונית. גישה מרוכזת זו יוצרת גישה פשוטה לעריכה ולניהול של תוכן חדשות, ומבטיחה שהתוכן החשוב והתוכן הרלוונטי יפורסם רק עבור העובדים בחברה-כלל. עם זאת, גישה זו מצמצמת את כמות תוכן החדשות שנוצרו בדרך כלל מכיוון שהוא מחייב את הזמן האינטנסיבי של קבוצה אחת או של קבוצה אחת של אנשים. על-ידי פתיחת תהליך הפרסום לאנשים אחרים בארגון שלך, אתה מסמיך אנשים אחרים לחבר תוכן חדשות. תוכן חדשות שנוצרו על-ידי משתמשים במחלקות שלהם יהיה חדש וממוקד יותר בפעילויות המחלקה שלו, ויגדיל את הרלוונטיות של התוכן.

מי מאשר תוכן חדשות?

לאחר שתאפשר לאחרים ליצור תוכן חדשות, ייתכן שהתוכן ייווצר, שאינו מתאים לקריטריונים שלך לתוכן איכותי. שעשויים לכלול תוכן עם שגיאות איות ודקדוק, שימוש בשפה בלתי הולמת או פשוט לא רלוונטי. אתה עשוי להחליט ליישם תהליך אישור כדי לוודא שהתוכן עומד בקריטריונים הדרושים לפרסום.

כיצד משתמשים יכולים לצרוך חדשות באמצעות SharePoint ?

באופן מסורתי, אתרי אינטרא-נט נבנו בהנחה שהמשתמשים ינווטו לדף הבית של האינטרא וייצרו חדשות שם. בתרחיש זה, חדשות החברה החשובות יוצגו בדף הבית, עם הזנת חדשות נוספת של סיפורים שנצברו מאתרי מחלקות. זהו תרחיש "משוך", כאשר התוכן "רשמי" (לעתים קרובות חשוב ורלוונטי לכל העובדים) מוצג והתוכן המצטבר הוא "משוך" מאתרים מחלקתיים אחרים. עם זאת, במקרים רבים, משתמשים אינם מנווטים אל דף הבית של האינטרא עוד. משתמשים יכולים פשוט לנווט ישירות לעמוד הבית של אתר המחלקות שלהם, מאחר שאתר זה מכיל את רוב המידע שהוא מוצא כרלוונטי. במקרים מסוימים, ארגונים רשאים לבחור ליישם תרחיש "דחיפה", כאשר מידע רשמי "נדחף" לאתר המחלקה שלהם ומוצג לצד סיפורי חדשות שנוצרו רק במחלקה שלהם.

אם הארגון שלך משתמש באתרי hub, באפשרותך לצבור תוכן חדשות ברמת הרכזת. אם הארגון שלך יישם רכזות מרובות, חשוב לחשוב על אופן ההפעלה של האסטרטגיה הכוללת של החדשות. שיטה נפוצה ליצירת אתר מחלקה פנימית וחיצונית. אתר המחלקה הפנימית הוא בדרך כלל אתר צוות SharePoint מחובר לקבוצה. אתר זה מיועד רק לחברים במחלקה זו. עם זאת, יש גם אתר ציבורי SharePoint תקשורת, המשמש להעברת מידע ממחלקה זו כלפי חוץ לארגון כולו.

באמצעות מודל זה, כל המשתמשים יראו את כל הודעות החדשות שנוצרו באתרי תקשורת מחלקתיים, אך משתמשים יוכלו לראות רק הודעות חדשות שנוצרו באתרי צוות אלה שאליהם הם שייכים.

חשוב גם לחשוב על המקומות האחרים שבהם משתמשים עשויים להיות תוכן חדשותי לצרכן. המשתמשים יכולים לקרוא סיפורי חדשות באמצעות האפליקציה SharePoint במכשיר הנייד שלהם ובדף הSharePoint ב-Office 365. בנוסף, ייתכן שבעלים של אתר יוכל ליצור ידיעון של סיפורי חדשות אחרונות שניתן לשלוח למשתמשים, או כדי שמשתמשים יפרסמו סיפורי חדשות מאתר SharePoint מחובר לקבוצה לערוץ Microsoft teams.

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×