הגדרת מקור רשומה עבור דוח

הגדרת מקור רשומה עבור דוח

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

כדי לבחור את מקור הנתונים עבור הדוח, פתח את הדוח בתצוגת פריסה והקש Alt + Enter כדי לפתוח את גליון המאפיינים. לחץ על הריבוע שמתחת לכרטיסיה של אובייקט הדוח כדי לבחור את הדוח כולו, ולאחר מכן בגליון המאפיינים, בכרטיסיה נתונים, לחץ על מקור רשומה כדי לבחור מאפיין זה. לאחר מכן תוכל להגדיר את מקור הרשומה על-ידי בחירת פריט מהרשימה או לחיצה על לחצן 'בנה' תמונת לחצן כדי לפתוח תצוגת עיצוב שאילתה, שבה תוכל לבנות את מקור הרשומה כמו כל שאילתה אחרת.

מקור הרשומה של הדוח קובע אילו שדות ממסד הנתונים יוצגו בדוח. במסד נתונים יחסי, נתונים קשורים פרושים בדרך כלל על פני טבלאות מרובות. לדוגמה, מידע על לקוחות מאוחסן בטבלה אחת ומידע על הזמנות מאוחסן בטבלה אחרת. הדוחות מאפשרים לך "לשחק" עם הנתונים ולהציג אותם בדרך הרצויה, וניתן למטב אותם להדפסה. לקבלת מידע נוסף אודות מקורות רשומה עבור דוחות, המשך לקרוא מאמר זה. להצגת סקירה של דוחות, עיין במאמר מבוא לדוחות ב- Access.

הערה: מאמר זה אינו חל על יישומי Access Web App - סוג מסדי הנתונים שאתה מעצב באמצעות Access ומפרסם באינטרנט. ראה יצירת יישום Access לקבלת מידע נוסף.

במאמר זה

סוגים שונים של מקורות רשומה

טבלה

שאילתה בעלת שם

שאילתה מוטבעת

יצירת מקורות רשומה באמצעות כלי דוחות

עבודה עם מקורות רשומה

המרת מקור רשומה לשאילתה מוטבעת

שיטה 1: לחיצה על לחצן 'בנה'

שיטה 2: הוספת שדה מטבלה קשורה באמצעות רשימת השדות

שיטה 3: העתקה והדבקה של SQL משאילתה בעלת שם

שיטה 4: העתקה והדבקה של SQL מטופס או דוח אחר

עריכה של שאילתה מוטבעת

שמירה של שאילתה מוטבעת כשאילתה בעלת שם

סוגים שונים של מקורות רשומה

טבלה

אם כל השדות שאתה צריך מרוכזים בטבלה אחת, באפשרותך להשתמש בטבלה זו כמקור הרשומה של הדוח. אם השדות שאתה צריך נמצאים בשתי טבלאות או יותר, תצטרך לוודא שניתן לקשר את הטבלאות באופן לוגי על סמך ערך משותף כלשהו, ולאחר מכן ליצור שאילתה בעלת שם או שאילתה מוטבעת שתשמש כמקור הרשומה.

שאילתה בעלת שם

שאילתה בעלת שם - הנקראת פשוט שאילתה בדרך כלל - היא שאילתה שנשמרה כאובייקט מסד נתונים. באפשרותך להשתמש באותה שאילתה בעלת שם כמקור רשומה לטפסים או דוחות מרובים. עם זאת, שינויים בעיצוב השאילתה ישפיעו על כל הטפסים והדוחות המשתמשים בה כמקור רשומה. בנוסף, קל יחסית למחוק שאילתה בעלת שם, דבר הפוגע בכל הטפסים או הדוחות המשתמשים בה.

שאילתה מוטבעת

שאילתה מוטבעת היא שאילתה המאוחסנת במאפיין 'מקור רשומה' של אובייקט אחר. מכיוון ששאילתה מוטבעת אינה אובייקט נפרד, קיים סיכון קטן יותר שהדוח ייפגע בעקבות מחיקה או שינוי בטעות של השאילתה. מומלץ ליצור שאילתה מוטבעת אם אתה מעוניין לשייך את השאילתה לדוח זה בלבד (במילים אחרות, אין בכוונתך לשתף את השאילתה עם אובייקטים אחרים).

שאילתות מוטבעות נוצרות כברירת מחדל כאשר אתה משתמש בכלים עיצוב דוח, דוח ריק או תוויות, המתוארים בסעיף הבא. שאילתות מוטבעות נוצרות גם על-ידי אשף הדוחות, אם אתה משתמש בנתונים מיותר מטבלה אחת עבור הדוח. אם אתה בוחר נתונים מטבלה אחת בלבד, אשף הדוחות מאגד את הדוח ישירות לטבלה זו.

ניתן גם ליצור שאילתה מוטבעת על-ידי העתקת משפט ה- SQL משאילתה בעלת שם ופתוחה בתצוגת SQL, והדבקה של משפט ה- SQL במאפיין 'מקור רשומה' של הדוח. כדי לפתוח שאילתה בעלת שם בתצוגת SQL:

  1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השאילתה בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

  2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה תוצאות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת SQL.

לראש הדף

יצירת מקורות רשומה באמצעות כלי דוחות

כדי ליצור דוח ב- Access, עליך ללחוץ על אחד הכלים בקבוצה דוחות שבכרטיסיה צור. בהתאם לאופן השימוש שלך בכלים, כל אחד מהם יוצר אחד משלושת סוגי מקורות הרשומה שתוארו בסעיף הקודם.

הטבלה הבאה מתארת כיצד פועל כל אחד מכלי הדוחות, ואילו סוגי מקורות רשומה נוצרים כברירת מחדל.

כלי

תיאור

סוג מקור רשומה המוגדר כברירת מחדל

דוח

יוצר דוח פשוט וטבלאי המורכב מכל השדות במקור הנתונים.

טבלה או שאילתה בעלת שם, שעליך לבחור בחלונית הניווט לפני הלחיצה על הכלי.

עיצוב דוח

פותח דוח ריק בתצוגת 'עיצוב', שאליו ניתן להוסיף רק את השדות והפקדים המבוקשים.

שאילתה מוטבעת, אם אתה גורר שדות מחלונית המשימות 'רשימת שדות' אל הדוח. ניתן גם לבחור טבלה או שאילתה בעלת שם מהרשימה הנפתחת 'מקור רשומה' בגליון המאפיינים.

דוח ריק

פותח טופס ריק בתצוגת פריסה, ומציג את חלונית המשימות 'רשימת שדות'. כאשר אתה גורר שדות מ'רשימת שדות' לדוח, Access יוצר שאילתה מוטבעת ומאחסן אותה במאפיין 'מקור רשומה' של הדוח.

שאילתה מוטבעת, אם אתה גורר שדות מחלונית המשימות 'רשימת שדות' אל הדוח. ניתן גם לבחור טבלה או שאילתה בעלת שם מהרשימה הנפתחת 'מקור רשומה' בגליון המאפיינים.

אשף הדוחות

מציג אשף מרובה שלבים המאפשר לך לציין שדות, רמות קיבוץ/מיון ואפשרויות פריסה. האשף יוצר דוח בהתאם לבחירות שתבצע.

שאילתה מוטבעת, אם אתה בוחר שדות מיותר מטבלה אחת. אם אתה בוחר שדות רק מטבלה אחת, Access משתמש בטבלה זו כמקור הרשומה.

תוויות

מציג אשף המאפשר לך לבחור גודל תוויות רגיל או מותאם אישית, וכן את השדות שברצונך להציג ואופן המיון הרצוי שלהם. האשף יוצר את דוח התוויות בהתאם לבחירות שתבצע.

טבלה או שאילתה בעלת שם, שאותן עליך לבחור לפני הלחיצה על כלי זה.

הערה: הכלים עיצוב דוח, אשף הדוחות ותוויות יוצרים כולם דוחות 'לקוח', שאינם תואמים למסדי נתונים באינטרנט. לקבלת מידע נוסף על מסדי נתונים באינטרנט, עיין במאמר עריכה או פרסום של מסד נתונים באינטרנט ב- SharePoint.

לראש הדף

עבודה עם מקורות רשומה

המרת מקור רשומה לשאילתה מוטבעת

ניתן לשנות כל דוח המאוגד לטבלה או לשאילתה בעלת שם כך שיאוגד לשאילתה מוטבעת במקום זאת. כפי שנאמר קודם, פעולה זו יכולה להקל על תחזוקת מסד הנתונים בכך שהיא הופכת את הדוחות לעצמאיים יותר ומפחיתה את התלות שלהם באובייקטים אחרים. בהתאם לסוג מקור הרשומה הנוכחי, השתמש באחת מהשיטות הבאות כדי להפוך אותו לשאילתה מוטבעת:

שיטה 1: לחיצה על לחצן 'בנה'

אם מאפיין 'מקור רשומה' הוא שם טבלה, באפשרותך ליצור במהירות שאילתה מוטבעת על-ידי לחיצה על לחצן 'בנה' בתיבת המאפיין 'מקור רשומה'.

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח שברצונך לשנות ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.

  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני במקום כלשהו בדוח, ולאחר מכן לחץ על מאפייני דוח.

  3. בכרטיסיה הכל, לחץ על תיבת המאפיין מקור רשומה ולאחר מכן לחץ על לחצן 'בנה' תמונת לחצן .

  4. Access ישאל אם ברצונך ליצור שאילתה המבוססת על הטבלה. לחץ על כן כדי להמשיך.

    Access יפתח את בונה השאילתות ויוסיף את הטבלה שהיתה במקור במאפיין 'מקור פקד'.

  5. הוסף שדות לרשת השאילתה על-ידי לחיצה כפולה על כל שם שדה שאותו תרצה להוסיף לדוח. עליך לבצע פעולה זו עבור כל השדות שאתה מעוניין להציג בדוח.

  6. כדי להוסיף שדות מטבלאות או שאילתות קשורות:

    1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה הגדרת שאילתה, לחץ על הצגת טבלה.

    2. בתיבת הדו-שיח הצגת טבלה, בחר את הטבלה או השאילתה שברצונך להוסיף ולאחר מכן לחץ על הוסף.

    3. לחץ על 'סיום' כדי לסגור את תיבת הדו-שיח הצגת טבלה.

    4. ודא שהטבלאות והשאילתות שאתה מוסיף מחוברות באופן לוגי. לדוגמה, סביר להניח שיהיה קו חיבור בין השדה 'מזהה' בטבלה 'לקוחות' לשדה 'מזהה לקוח' בטבלה 'הזמנות'. באפשרותך ליצור קווי חיבור על-ידי גרירה של שם שדה מטבלה או שאילתה אחת אל שם שדה בטבלה או שאילתה אחרת.

      לקבלת מידע נוסף אודות יצירת שאילתות, עיין במאמר מבוא לשאילתות.

    5. הוסף שדות לרשת השאילתה על-ידי לחיצה כפולה על כל שם שדה שאותו תרצה להוסיף לדוח. עליך לבצע פעולה זו עבור כל השדות שאתה מעוניין להציג בדוח.

  7. כדי לבדוק את השאילתה שלך:

    1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה תוצאות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת גליון נתונים.

    2. כדי לחזור לתצוגת עיצוב, בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה תוצאות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

  8. לאחר שווידאת שהנתונים שמחזירה השאילתה הם הנתונים הרצויים עבור הדוח, בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סגירה, לחץ על סגור.

  9. לחץ על כן כדי לשמור את השינויים שנעשו במשפט ה- SQL ולעדכן את המאפיין.

הערה: אם השאילתה החדשה לא מכילה את כל השדות שבהם השתמש הדוח, Access יבקש ממך ערך פרמטר עבור כל שדה חסר. באפשרותך למחוק את ההפניה לשדה בדוח או להשתמש בהליך המתואר תחת עריכה של שאילתה מוטבעת כדי להוסיף את השדות החסרים לשאילתה.

שיטה 2: הוספת שדה מטבלה קשורה באמצעות רשימת השדות

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח שברצונך לשנות ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.

  2. אם חלונית המשימות 'רשימת שדות' אינה מוצגת, בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה כלים, לחץ על הוסף שדות קיימים.

  3. אם ההודעה הצג את כל הטבלאות מוצגת בחלק העליון של רשימת השדות, לחץ עליה כדי להציג שדות בטבלאות קשורות ובטבלאות אחרות.

  4. תחת שדות זמינים בטבלאות קשורות, הרחב טבלה וגרור אחד מהשדות שלה אל הדוח.

    Access משנה את מקור הרשומה לשאילתה מוטבעת המכילה את הטבלה שהוספת. ניתן להמשיך לנוסיף שדות בדרך זו או לערוך את השאילתה המוטבעת באמצעות ההליך המתואר בעריכה של שאילתה מוטבעת.

שיטה 3: העתקה והדבקה של SQL משאילתה בעלת שם

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה המכילה את משפט ה- SQL שברצונך לשנות ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

  2. בכרטיסיה בית, בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת SQL.

  3. העתק את הטקסט בחלונית ה- SQL ולאחר מכן סגור את השאילתה בלי לשמור אותה.

  4. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח שאליו ברצונך להוסיף את השאילתה המוטבעת ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.

  5. אם גליון המאפיינים אינו מוצג כבר, הקש F4 כדי להציג אותו.

  6. בכרטיסיה הכל, בחר את הטקסט המופיע במאפיין מקור רשומה ולאחר מכן הקש CTRL+P כדי להדביק את ה- SQL בתיבת המאפיין.

הערה: אם השאילתה החדשה לא מכילה את כל השדות שבהם השתמש הדוח, Access יבקש ממך ערך פרמטר עבור כל שדה חסר. באפשרותך למחוק את ההפניה לשדה בדוח או להשתמש בהליך המתואר תחת עריכה של שאילתה מוטבעת כדי להוסיף את השדות החסרים לשאילתה.

שיטה 4: העתקה והדבקה של SQL מטופס או דוח אחר

באפשרותך להעתיק שאילתה מוטבעת ישירות ממאפיין 'מקור רשומה' של אובייקט אחד לאחר. בדרך זו, אם טופס או דוח אחר מכיל שאילתה מוטבעת המחזירה את הנתונים הרצויים, קל לעשות בה שימוש חוזר בדוח שעליו אתה עובד.

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס או הדוח המכיל את משפט ה- SQL המוטבע שברצונך להעתיק ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.

  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני במקום כלשהו בטופס או בדוח, ולאחר מכן לחץ על מאפייני טופס או מאפייני דוח.

  3. בכרטיסיה הכל, בחר את כל הטקסט של משפט ה- SQL המופיע בתיבת המאפיין מקור רשומה ולאחר מכן הקש CTRL+C כדי להעתיק אותו.

  4. סגור את הטופס או הדוח בלי לשמור אותו.

  5. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח שאליו ברצונך להוסיף את השאילתה המוטבעת ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.

  6. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני במקום כלשהו בדוח ולאחר מכן לחץ על מאפייני דוח.

  7. בכרטיסיה הכל, בחר את הטקסט המופיע במאפיין מקור רשומה ולאחר מכן הקש CTRL+P כדי להדביק את ה- SQL בתיבת המאפיין.

הערה: אם השאילתה החדשה לא מכילה את כל השדות שבהם השתמש הדוח, Access יבקש ממך ערך פרמטר עבור כל שדה חסר. באפשרותך למחוק את ההפניה לשדה בדוח או להשתמש בהליך המתואר להלן (עריכה של שאילתה מוטבעת) כדי להוסיף את השדות החסרים לשאילתה.

עריכה של שאילתה מוטבעת

ככל שמסד הנתונים גדל, ייתכן שתצטרך לשנות את מקור הרשומה של הדוח, למשל, כדי להוסיף לו שדות נוספים. השתמש בהליך זה כדי לפתוח את מקור הרשומה בבונה השאילתות:

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח המכיל את השאילתה המוטבעת שברצונך לערוך ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.

  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני במקום כלשהו בדוח ולאחר מכן לחץ על מאפייני דוח.

  3. בכרטיסיה הכל, לחץ בתוך תיבת המאפיין מקור רשומה ולאחר מכן לחץ על לחצן בנה תמונת לחצן .

    Access יפתח את השאילתה בבונה השאילתות.

  4. ערוך את השאילתה לפי הצורך ולאחר מכן בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סגירה, לחץ על סגור.

  5. לחץ על כן כדי לשמור את השינויים ולעדכן את המאפיין.

    Access יסגור את בונה השאילתות. כל שינוי שתבצע בבונה השאילתות ישתקף במאפיין מקור רשומה.

לקבלת מידע נוסף אודות יצירת שאילתות, עיין במאמר מבוא לשאילתות.

שמירה של שאילתה מוטבעת כשאילתה בעלת שם

ייתכן שתחליט ששאילתה מוטבעת המשמשת כמקור רשומה עבור דוח תהיה שימושית גם למטרה אחרת. במקרה כזה, באפשרותך לשמור אותה כשאילתה בעלת שם, וכך היא תהיה זמינה לשימוש של אובייקטים אחרים.

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הדוח המכיל את השאילתה המוטבעת ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.

  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני במקום כלשהו בדוח ולאחר מכן לחץ על מאפייני דוח.

  3. בכרטיסיה הכל, לחץ בתוך תיבת המאפיין מקור רשומה ולאחר מכן לחץ על לחצן בנה תמונת לחצן .

    Access יפתח את השאילתה בבונה השאילתות.

  4. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סגירה, לחץ על שמירה בשם.

  5. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, הקלד את שם השאילתה בתיבה העליונה ולאחר מכן לחץ על אישור.

    Access ישמור את השאילתה כשאילתה בעלת שם בחלונית הניווט.

  1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סגירה, לחץ על סגור.

    Access ישאל אם ברצונך לשמור את השינויים שנעשו בשאילתה המוטבעת, אפילו אם לא נעשו כל שינויים. ברוב המקרים, עליך פשוט ללחוץ על לא כדי לסגור את בונה השאילתות. עם זאת, אם אתה מעוניין שהשינויים שעשית ישתקפו בשאילתה המוטבעת בדוח, לחץ על כן.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×