הגדרת הכללים עבור מיזוג דואר

הגדרת הכללים עבור מיזוג דואר

למד אודות כללי מיזוג דואר וגלה כיצד הארגון שלך יכול להשתמש בכל כלל. כאשר אתה יוצר מכתב או דואר אלקטרוני לכל הלקוחות שלך וברצונך שבמכתב יופיעו תכנים שונים בהתאם לערכים השונים בשדות מסוימים של מקור הנתונים שלך - באפשרותך להגדיר כלל.

לדוגמה, נניח שיצרת מכתב לגבי אירוע קרוב שייערך בשלושה מיקומים גיאוגרפיים שונים ברחבי העולם. יצרת את המכתב באמצעות האפשרות התחל מיזוג דואר בכרטיסיה דברי דואר ב- Word, אך לאחר סקירת המסמך, אתה מגלה שהוא מכיל גם תוכן קבוע שחוזר על עצמו וגם תוכן שצריך להשתנות בהתאם למיקום האירוע. במקרה כזה, באפשרותך להשתמש בכללים בקבוצה כתיבה והוספה של שדות כדי לכסות מגוון תנאים.

שימוש בכללים

הוספת כללים למסמך מיזוג דואר מעניקה לך הזדמנות לייעל את תהליך זרימת העבודה ולהשיג גמישות. באמצעות כללים, באפשרותך לעקוף את הצורך ביצירת מסמכים מרובים ולהגדיר תוכן שניתן לשנותו במהירות.

באפשרותך להוסיף כללים בזמן שאתה מגדיר את מיזוג הדואר.

  1. בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, בחר כללים.

    ב- Word, בכרטיסיה 'דברי דואר', הקבוצה 'כתיבה והוספה של שדות'

  2. בחר כלל זמין.

    ב- Word, הרשימה הנפתחת 'כללים' של שדות שניתן לגשת אליה בקבוצה 'כתיבה והוספה' בכרטיסיה 'דברי דואר'

לא תוכל לגשת כללים עד שתתחיל את תהליך מיזוג הדואר. לקבלת פרטים על אופן ההגדרה של שדה כלשהו, בתיבת הדו-שיח עבור הכלל שנבחר בחר בסמל ?. כמו כן, תוכל לחפש את שם השדה בעזרה של Word.

עצה: כדי לעבור בין הצגה והסתרה של קודי שדות, הקש ALT+F9.

שדה

תיאור

דוגמה ושיטה

Ask

השתמש בשדה זה כדי לחזור על בקשה עבור אותו מידע בכמה מקומות במסמך. התגובה להנחיה תופיע במסמך הממוזג

בתיבת הדו-שיח הוספת שדה Word: Ask, מופיעה תיבת הסימון שאל פעם אחת. בחר בתיבת הסימון אם ברצונך שההנחיה תופיע רק פעם אחת בעת הפעלת מיזוג הדואר הסופי. לחלופין, נקה את תיבת הסימון (הגדרת ברירת המחדל), אם ברצונך להציג הנחיה לכל רשומה.

לקבלת מידע נוסף, ראה השדה Ask.

מתוכננת מסיבת פרישה עבור עובד שהקדיש שנים למכירת מוצרים שמיוצרים על-ידי הארגון שלך. נשלחת הזמנה באמצעות הודעת דואר אלקטרוני לאנשים בתוך הארגון ומחוצה לו, שבה כל אדם נשאל אם בכוונתו להגיע.

בתיבת הדו-שיח הוספת שדה Word: Ask, בתיבה סימניה, הקלד הזמנה.

בתיבה הנחיה, הקלד האם בכוונתך הצטרף אלינו למסיבת הפרישה?

בתיבה ברירת מחדל של טקסט סימניה, הקלד כן.

בסיום, בחר אישור.

Fill-in

השתמש בשדה Fill-in כשברצונך להציג שאלה. השדה Fill-in דומה לשדה Ask, והוא מופיע פעמים רבות במסמך.

בתיבת הדו-שיח הוספת שדה Word: Fill-in, מופיעה תיבת הסימון שאל פעם אחת. בחר בתיבת הסימון אם ברצונך שהתגובה תתייחס לכל הרשומות הממוזגות. לחלופין, נקה את תיבת הסימון (הגדרת ברירת המחדל), אם ברצונך להציג הנחיה לכל רשומה.

לקבלת מידע נוסף, ראה השדה Fill-in.

הארגון שלך מממן אירוע להערכת המצב הבריאותי. לכל עובד נשלח טופס הרשמה סודי. בטופס זה העובד נדרש להזין מידע - גיל, גובה משקל.

בתיבת הדו-שיח הוספת שדה Word: Fill-in , בתיבה הנחיה , הקלד בן כמה אתה?

בסיום, בחר אישור.

If Then Else

השתמש בשדה זה כדי להגדיר תנאי שצריך להתקיים. אם התנאי שהוגדר מתקיים, מוצג מידע מסוים. אך אם התנאי שהוגדר אינו מתקיים, מוצג מידע אחר.

לקבלת מידע נוסף, ראה השדה If.

יש לך מסד נתונים גדול של חברים בארגון צדקה. החברים יקבלו הודעות שונות על אירועים קרובים לגיוס כספים בהתאם למיקומם הגיאוגרפי.

בתיבת הדו-שיח הוספת שדה Word: IF, ברשימה הנפתחת שם שדה, בחר בשם העמודה מיקום במקור הנתונים שלך (בדרך כלל גיליון אלקטרוני של Excel).

ברשימה הנפתחת השוואה, בחר שווה ל.

בתיבה השווה ל, הקלד דרום אמריקה. לאחר מכן, בתיבה הוסף טקסט זה, הקלד את התוכן שיתווסף אם ההשוואה מתקיימת. אם ההשוואה אינה מתקיימת, יתווסף התוכן שהוזן בתיבה אחרת הוסף טקסט זה.

בסיום, בחר אישור.

Merge Record #

השתמש בשדה זה כדי ללכוד את מספר הרשומה בפועל במקור הנתונים שתיכלל במסמך הממוזג. המספר משקף כל פעולת מיון או סינון שהחלת על מקור הנתונים לפני המיזוג

לקבלת מידע נוסף, ראה השדה MergeRec.

השתמש בשדה MergeRec לצד שדה 'הדפס תאריך' כדי ליצור מספרי חשבוניות ייחודיים.

בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, בחר כללים ולאחר מכן בחר Merge Record #.

Merge Sequence #

השתמש בשדה זה כשברצונך לספור את הרשומות במסמך הממוזג.

לקבלת מידע נוסף, ראה השדה MergeSeq.

מיזגת אצווה של מכתבים והרשומה האחרונה באצווה של המכתבים האחידים מציגה את מספר המכתבים הכולל. באפשרותך להשתמש במספר כולל זה כדי לחשב את עלות משלוח הדואר.

בכרטיסיה 'דברי דואר', בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, בחר כללים ולאחר מכן בחר Merge Sequence #.

Next Record

השתמש כדי להוסיף את רשומת הנתונים הבאה למסמך הנוכחי בלי להתחיל מסמך חדש.

לקבלת מידע נוסף, ראה השדה Next.

בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, בחר כללים ולאחר מכן בחר Next Record.

Next Record If

השתמש בשדה זה כדי להשוות בין שני ערכים. התאמה בין התוכן של שדה הנתונים לבין הערך קובע אם יש למזג את הרשומה הבאה לתוך המסמך הנוכחי או למסמך חדש.

לקבלת מידע נוסף, ראה השדה NextIf.

בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתיבה והוספה של שדות, בחר כללים ולאחר מכן בחר Next Record If.

ברשימה שם שדה, בחר את שם שדה מיזוג, כגון עיר.

ברשימה השוואה, בחר את האופרטור הרצוי. לדוגמה, כדי לבחור נמענים מעיר מסוימת, בחר באופרטור שווה ל.

בתיבה השווה ל, הקלד את הערך שבו ברצונך להשתמש. לדוגמה, כדי לבחור נמענים בעיר חיפה, הקלד חיפה.

Set Bookmark

השתמש בשדה זה כדי לשייך שם סימניה לערך מסוים. ניתן להציב סימניה במיקומים מרובים במסמך. בכל מקום שבו תוסיף סימניה במסמך, יופיע הערך המקושר לסימניה זו.

לקבלת מידע נוסף, ראה השדה Set.

הארגון שלך מכין מהדורה ציבורית של סיכום עבודה סביבתית שתתבצע באזור מסוים. למנהלי הפרוייקטים יש שם ראשוני לפרוייקט, אך הם מציינים שהוא עשוי להשתנות. במקרה זה, הבחירה הטובה ביותר היא להוסיף סימניה, מכיוון שאם השם ישתנה , תצטרך לשנות רק את הסימניה, לא את כל ההפניות לשם.

בתיבת הדו-שיח הוספת שדה Word: Set, בתיבה סימניה, הקלד שם פרוייקט.

בבלוק ערך, הקלד מבצע השיקום של חוות האלפקות

בסיום, בחר אישור.

Skip Record If

השתמש בשדה זה כדי להשוות את התוכן של שדה נתונים לערך, ולאחר מכן לדלג על ההכללה של רשומת הנתונים הנוכחית אם ההשוואה מתקיימת.

לקבלת מידע נוסף, ראה השדה SkipIf.

בבעלותך חנות בגדים, וגילית שיש לך מלאי עודף של חולצת טי מסוימת, אך לא במידה פופולרית. כאשר אתה מתכונן לשלוח עלון מכירות, ברצונך להסיר מרשימת הדיוור לקוחות שלובשים גודל מסוים.

בתיבת הדו-שיח הוספת שדה Word: Skip Record If, ברשימה הנפתחת שם שדה, בחר בשם העמודה 'גודל' במקור הנתונים שלך (בדרך כלל גיליון אלקטרוני של Excel).

ברשימה הנפתחת השוואה, בחר שווה ל.

בתיבה השווה ל, הקלד XL. בסיום, בחר אישור. כל הלקוחות שלובשים חולצת טי במידה XL לא יקבלו את עלון המכירות.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×