הגדרת אישורים של זמן והתקדמות בפעילויות

הגדרת אישורים של זמן והתקדמות בפעילויות

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

כאשר אתה מחליט שברצונך להשתמש בגליונות זמנים בארגון שלך, עליך גם להקדיש מספר דקות כדי לחשוב על האופן שבו ברצונך שאישור גליון הזמנים שלך יפעל.

כיצד אוכל להגדיר אישורים בארגון שלי?

לפני שתתחיל ותקבל אישורים שהוגדרו ב- Project Web App, מומלץ לחזור אחורה ולחשוב כיצד דברים פועלים כעת בארגון שלך, וכיצד ברצונך שיפעלו מעתה ואילך. להלן כמה שאלות עליך לנסות ולענות עליהן לפני תיישם תהליך אישור רשמי.

האם אתה באמת זקוק לתהליך אישור?

בעוד שייתכן שנראה לך טבעי להגדיר דברים כך שמנהל יאשר את העבודה שעושה חבר צוות, מומלץ להקדיש זמן ולשוחח כדי לברר אם אתה באמת זקוק לתהליך אישור רשמי זה. מה אתה באמת מנסה להשיג על-ידי דרישת אישורים? אם מבנה השכר של הארגון שלך קשור לשעות שמוזנות בגליונות עבודה, התשובה היא ככל הנראה כן. אך אם אתה מנהל פרוייקטים הנפרדים לגמרי מהמערכות הפיננסיות שלך, ייתכן שאינך זקוק לשלב בין חברי הצוות שלך שמבצעים את העבודה והעבודה שמוחלת על תוכנית הפרוייקט.

הערה: אינך נדרש להגדיר מאשר עבור כולם!    אם אינך זקוק למישהו שיאשר את השעות שאדם עבד לפני ששעות אלה מוחלות על תוכנית הפרוייקט, אינך צריך לעשות זאת. פשוט הפוך את חבר הצוות למאשר של עצמו. למעשה, כך Project Web App מגדיר אוטומטית דברים כשאתה מוסיף אדם חדש, כך שאינך צריך לעשות שום דבר. אין יותר קל מזה!

מי אחראי לאישור זמן?

כאשר חבר צוות עובד בארגון שלך, מי צריך להיות אחראי לאישור השעות שהוקדשו לעבודה זו? האם זה מנהל הפרוייקט? האם זה מישהו ממחלקת השכר? אולי שניהם. כדי שתוכל להגדיר את Project Web App באופן הממופה לאופן שבו הארגון שלך פועל, עליך למצוא את האנשים הנכונים שיאשרו זמן עבור עבודה שמתרחשת בארגון שלך.

לעתים, יותר מאדם אחד צריך לאשר גליון זמנים. דוגמה לכך עשויה להיות אישורים ממנהל משאבים, וכן אדם ממחלקת השכר. אם זהו המקרה בארגון שלך, באפשרותך להגדיר שרשרת מאשרים, הדומה ל:

חבר צוות

יואב   

יואב הוא חבר צוות, ונעה היא מנהלת גליון הזמנים שלו.

יואב ממלא את גליון הזמנים שלו ושולח אותו אל נעה.

מנהל הפרוייקט

נעה   

נעה היא מנהלת צוות, ומיקי הוא מנהל גליון הזמנים שלה.

נעה מאשרת את גליון הזמנים של יואב, והוא נשלח אוטומטית אל מיקי לאישור.

מומחה השכר

מיקי   

מיקי נמצא במחלקת השכר, והוא מנהל גליון הזמנים של עצמו.

כאשר מיקי מאשר את גליון הזמנים של יואב, השעות שיואב הזין מוחלות על תוכנית הפרוייקט המתאימה.

רק האנשים המופיעים בדף מנהלי גליון זמנים יכולים לאשר גליונות זמנים.

כדי להוסיף אדם כמאשר

  1. בחר הגדרות סמל 'הגדרות' > הגדרות PWA.

  2. תחת ניהול של זמן ופעילויות, בחר באפשרות מנהלי גליון זמנים.

    מנהלי גליון זמנים
  3. בחר מנהלים > הוסף מנהל.

    הוסף מנהל
  4. בחר את האדם שברצונך להוסיף כמאשר ולאחר מכן בחר אישור.

כיצד ניתן להגדיר מאשר גליון זמנים של אדם ב- Project Web App?    באפשרותך להגדיר מנהל גליון זמנים של אדם במרכז המשאבים.

מי אחראי לאישור התקדמות פעילות?

זכור כי התקדמות פעילות שונה מזמן, גם אם שניהם נמצאים במעקב בגליון הזמנים של חבר צוות. לעתים, אנשים שונים אחראים לאישור התקדמות פעילות מאלה שאחראים לאישור זמן. לדוגמה, ייתכן שתזדקק לאדם ממחלקת השכר כדי לאשר את מספר שעות העבודה (זמן), אבל ייתכן שלא תצטרך שאדם זה יאשר את אחוז העבודה שהושלמה (התקדמות פעילות). מצד שני, ייתכן שתזדקק למנהל צוות כדי לאשר עדכונים בנוגע לכמות העבודה שנותרה בפעילות לפני שהושלמה (התקדמות פעילות), אבל ייתכן שלא תצטרך שמנהל זה יאשר את שעות העבודה בפועל (זמן). ב- Project Web App, מנהל הפרוייקט צריך תמיד לאשר התקדמות פעילות, לפני שהיא מוחלת על תוכנית הפרוייקט.

כיצד ניתן להגדיר מאשר התקדמות פעילות של אדם ב- Project Web App?    בדומה לאישור זמן, באפשרותך להגדיר שרשרת מאשרים גם עבור התקדמות של פעילות. כל שעליך לעשות הוא להגדיר בעל הקצאה שנקבע כברירת מחדל של כל אדם במרכז המשאבים.

אילו אפשרויות אחרות קיימות?

ישנן כמה אפשרויות אחרות שעשויות להתאים לאישורים בארגון שלך. שתי אפשרויות אלה מוגדרות על-ידי מעבר אל הגדרות סמל 'הגדרות' > הגדרות PWA. שם, חלק מההגדרות יהיו תחת הגדרות וברירות מחדל של גליון זמנים.

הגדרות וברירות מחדל של גליון זמנים

האם מנהלים יכולים לאשר גליונות זמנים שורה אחר שורה?

במקטע מדיניות גליון זמנים, תחת אישור מנהל של מצב פעילות, בחר זמין אם ברצונך שמנהלים יוכלו לאשר שורות בודדות של גליון זמנים. באפשרותך גם לבחור לדרוש אישור שורה לפני אישור גליון זמנים. לחץ על שמור לאחר סיום השינויים.

אם אתה מעוניין שמנהלים יאשרו רק גליונות זמנים שלמים, בחר לא זמין.

האם חבר צוות יכול לשנות את האדם שמאשר את גליון הזמנים שלו ראשון?

תחת ניתוב אישור, בחר את תיבת הסימון ניתוב אישור קבוע אם אינך מעוניין שחברי צוות יוכלו לשנות את האדם הראשון שמאשר גליון זמנים. לחץ על שמור לאחר סיום השינויים.

אם זה בסדר מבחינתך שחברי צוות ישנו את המאשר הראשון, השאר תיבת סימון זו ריקה. לאחר שהמאשר הראשון, שהוגדר על-ידי חבר צוות, מאשר את גליון הזמנים, ניתוב האישור הרגיל עבור גליון הזמנים ייכנס לתוקפו.

האם חברי צוות יכולים לבחור כל מי שהם רוצים כמאשר ראשון?    לא, הם יכולים רק לבחור מתוך רשימת אנשים שנוספו בדף מנהלי גליונות זמנים.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×