הגדרת אחסון ושיתוף של קבצים ב- Office 365

משתתפים: טום וורנר דיאן פייגל

אחת הדרכים הטובות ביותר להגדיר אחסון ושיתוף קבצים עבור העסק שלך היא להשתמש ב- OneDrive for Business ובאתר צוות של Office 365 יחד. דרך זו מתאימה במיוחד לעסקים קטנים עם מעט עובדים.

Office 365 כולל אתר צוות בסיסי המאפשר לך להתחיל בעבודה. באפשרותך להתחיל מיד לאחסן קבצים ב- OneDrive for Business ולשתף פעולה בקבצים באתר הצוות שלך.

היכן ניתן לאחסן מסמכים ב- Office 365

  • OneDrive for Business מיועד לשימוש של משתמשים בודדים, בנוסף לשיתוף ארעי של קבצים. OneDrive for Business הוא אידיאלי לאחסון קבצים הנמצאים בבעלותך.

  • אתר צוות של Office 365 מיועד לשיתוף קבצים ולעבודה משותפת על קבצים באופן קבוע. אתר צוות מתאים במיוחד לאחסון קבצים בבעלות משותפת שבהם כמה אנשים או כל הצוות משמשים כבעלי הקבצים ועשויים לעבוד עליהם יחד.

הן OneDrive for Business והן אתרי צוות מספקים גישה מכל מקום עבורך ועבור העובדים שלך.

דיאגרמה של האופן שבו תוכל להשתמש בשני סוגים של אחסון: OneDrive או אתרי צוות

להלן המלצות לגבי מה לאחסן בכל מיקום בעת השימוש ב- OneDrive for Business ובאתרי צוות של Office 365 יחד:

מיקום האחסון

למה הוא מיועד

מה יש לאחסן כאן

OneDrive for Business

אחסון התוכן ב- OneDrive for Business דומה לאחסון קבצים במחשב שלך; אף אחד חוץ ממך לא יוכל לגשת אליהם בקלות.

הוא אידיאלי לאחסון קבצים עסקיים שאתה עובד עליהם בעצמך.

קבצים עסקיים שחברי צוות אחרים לא יצטרכו כדי לשתף פעולה בהם או לגשת אליהם באופן קבוע.

אתר צוות של Office 365

אתר צוות ל Office 365 דומה לאתר אינטרנט, אך כברירת מחדל הוא אינו ציבורי; הוא נגיש רק לאנשים שהענקת להם הרשאות אליו.

הוא אידיאלי לשיתוף קבצים ולשיתוף פעולה בקבצים.

מסמכים משותפים שכל העובדים שלך יכולים לגשת אליהם ולעבוד עליהם יחד. לדוגמה, עבודה משותפת על מצגת PowerPoint, אחסון תוכניות צוות שכל חברי הצוות מעדכנים או פרסום סדרי יום של פגישות.

אתר משנה של צוות Office 365

אתר משנה של צוות Office 365 דומה למקטע נפרד באתר הצוות שלך עם מראה ייחודי או הרשאות גישה ייחודיות.

הוא אידיאלי לשיתוף קבצים ולשיתוף פעולה בקבצים עם לקוח או שותף חיצוני לעסק שלך.

הוא אידיאלי גם לאחסון קבצים שברצונך לשמור על פרטיותם מפני שאר האנשים בעסק שיש להם גישה לאתר הצוות. באפשרותך להגדיר אתר משנה כך שרק אתה (ובמידת הצורך, משתמש אחד או שניים אחרים) תוכל לגשת אליו.

למד כיצד ליצור אתר משנה של צוות.

קבצים שברצונך לשתף עם אנשים חיצוניים לעסק שלך.

קבצים שברצונך לשמור על פרטיותם מפני אחרים בעסק שלך. לדוגמה, ייתכן שתרצה לאחסן כאן מידע אודות כוח אדם ומידע פיננסי.

אוספי אתרים של Office 365

אחסון ושיתוף קבצים, אך אוסף האתרים נפרד לחלוטין מאתר הצוות הקיים שלך.

אוסף אתרים חדש של Office 365 כולל כתובת משלו והרשאות משלו. ניתן להשתמש בו לצורך שיתוף פעולה פנימי או חיצוני.

עסקים גדולים יותר משתמשים באוספי אתרים באותו אופן שבו עסקים קטנים משתמשים באתרי משנה. לעסק קטן עם צורכי אבטחה מתקדמים וכישורים טכניים גבוהים גם מומלץ ליצור אוסף אתרים.

אחסן באוסף אתרים את אותו המידע המשותף שהיית מאחסן באתר צוות ובאתר משנה.

וידאו: העברת הקבצים לענן

צפה בסרטון וידאו זה כדי לראות כיצד ניתן להתחיל במהירות לאחסן את המסמכים שלך בענן. דלג לשלבים.

הדפדפן שלך אינו תומך בווידאו. התקן את Microsoft Silverlight‏, Adobe Flash Player או Internet Explorer 9.

שלבים: תחילת השימוש ב- OneDrive for Business ובאתר הצוות שלך לאחסון קבצים ולשיתוף פעולה מקוון

זמן משוער לסיום: 5-10 דקות

כל אדם בעסק שלך שיש לו Office 365 מקבל אחסון בענן של OneDrive for Business. אמור להם לאחסן כאן קבצים הקשורים לעסק אם הם המשתמשים היחידים שצריכים להשתמש בקבצים. לדוגמה, הם יכולים לאחסן הצעת טיוטה, את הערות הפגישה שלהם או את העותק להדגמה שהם עומדים להעביר.

חשוב גם לומר לעובדים לשתף את תיקיית OneDrive for Business שלהם איתך ועם עמיתיהם לעבודה. אם העובדים יוצאים לחופשת מחלה או עוזבים את החברה, קשה לגשת לקבצים שלהם המאוחסנים ב- OneDrive for Business. אך אם התיקיות של OneDrive for Business משותפות, תוכל תמיד לגשת לקבצים במידת הצורך.

כך מגיע כל אחד מחברי הצוות שלך ל- OneDrive for Business שלו ומשתף את התיקיה שלו.

  1. עבור אל https://portal.office.com כדי להיכנס.

  2. הקלד את שם המשתמש והסיסמה שלך ולאחר מכן בחר היכנס.

  3. בדף הבית של Office 365, בחר OneDrive.

    ממפעיל היישומים, בחר את האריח OneDrive.

  4. ב- OneDrive for Business, אם כבר קיימת התיקיה משותף עם כולם, פתח אותה. זה המקום שבו חברי צוות אמורים לאחסן את המסמכים העסקיים שלהם ב- OneDrive for Business. בחר שתף ועבור אל השלב הבא.

    לחלופין, אם עדיין אין לך תיקיה זו, בחר באפשרות חדש כדי ליצור תיקיה חדשה. תן לה את השם משותף עם כולם ובחר באפשרות הזמן אנשים. אם אינך רואה את הזמן אנשים, לחץ על יצירה ולאחר מכן לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה החדשה ולחץ על שתף.

    בחר בתיקיה 'משותף עם כולם' ב- OneDrive

  5. בתיבה הזמן אנשים, הקלד את השמות או כתובות הדואר האלקטרוני של חברי הצוות שברצונך להעניק להם גישה לתיקיה. באפשרותך לכלול את כתובת הדואר האלקטרוני שלך כדי לקבל עותק של הודעת הדואר האלקטרוני אשר תישלח לאנשים שאתה מעניק להם גישה.

    תיבת הדו-שיח לרישום כתובות הדואר האלקטרוני של האנשים שעמם ברצונך לשתף את תיקיית OneDrive for Business שלך.

  6. בחר באחת מהגדרות ההרשאה הבאות עבור התיקיה: יכול לערוך או יכול להציג.

  7. הקלד הודעה אשר תיכלל בהודעת דואר אלקטרוני שתישלח לאנשים שאתה מזמין, כדי שהם יידעו שהיא כוללת קישור לקבצים העסקיים המשותפים שלהם. בחר צור. הודעת הדואר האלקטרוני תישלח מיד לאנשים שאתה מזמין.

    כך נראית הודעת הדואר האלקטרוני בעת שליחתה. היא כוללת קישור לתיקיה משותף עם כולם שלך בחלק התחתון, כדי שהנמענים יוכלו להגיע אליה.

    פתח את הודעת הדואר האלקטרוני ולחץ על 'פתח את אתר האינטרנט'.

זמן משוער לסיום: 5-10 דקות

Office 365 כולל אתר צוות בסיסי עם תכונות מסוימות שיעזרו לך להתחיל בעבודה. רק האנשים בעסק שלך יכולים לגשת לאתר אינטרנט פנימי זה.

כך תוכל להגיע לאתר הצוות שלך:

  1. בעודך מחובר ל- Office 365, בפינה השמאלית העליונה של הדף, בחר את מפעיל היישומים סמל מפעיל היישומים של Office 365 ולאחר מכן בחר אתרים.

    בפינה השמאלית העליונה של הדף, בחר את מפעיל היישומים ולאחר מכן בחר 'אתרים'.

  2. בדף 'אתרים', בחר אתר צוות.

    כדי לגשת לאתרי הצוות שלך, לחץ על 'אתרים' ולאחר מכן לחץ על 'אתרי צוות'.

תראה את דף הבית של אתר האינטרנט הפנימי של הצוות שלך עם כותרת ברירת המחדל אתר צוות של <שם העסק שלך>. דף הבית כולל:

  • אריחים של תכונות שיעזרו לך להתחיל בהתאמה האישית של אתר הצוות שלך.

  • קישורים מצד ימין לניווט אל אזורים אחרים באתר הצוות שלך.

  • ספריית מסמכים, כדי שתוכל להתחיל באחסון ובשיתוף הקבצים עם הצוות שלך.

הדף ההתחלתי של אתרי הצוות כולל אריחים של תכונות נפוצות להתאמה אישית של האתר שלך.

זמן משוער לסיום: 20-30 דקות לקבצים הראשונים שלך

אתר הצוות שלך מגיע עם מקום לאחסון ושיתוף של קבצים, כדי לעזור לך להתחיל לאחסן ולשתף קבצים במהירות. מקום זה נקרא ספריית מסמכים, כלומר "ספריה של מסמכים".

הנה השלבים:

  1. בדף הבית של אתר הצוות שלך, בחר מסמכים בתפריט הניווט בצד ימין. פעולה זו תעביר אותך אל ספריית המסמכים שלך.

    בחר את ספריית המסמכים בתפריט הימני

  2. בעודך מחובר ל- Office 365, פתח את סייר הקבצים מסרגל ההפעלה או ממיקום אחר.

    פתח את 'סייר הקבצים' מסרגל 'התחל' או ממיקום אחר.

  3. עבור אל הקבצים שברצונך להעלות לאתר הצוות שלך.

    בחר 'עיון' כדי לנווט לקובץ במחשב שברצונך להעלות לאתר הצוות שלך.

  4. בחר את הקבצים שברצונך להעלות לאתר הצוות שלך וגרור אותם לספריית המסמכים.

    דוגמה לקובץ שהועלה לספריית המסמכים באתר האינטרנט של הצוות שלך.

    לאחר שתסיים, הקבצים יאוחסנו הן באתר הצוות שלך והן במחשב שלך.

    תמונה של מראה ספריית המסמכים לאחר שאתה מעלה אליה קבצים.

    ניתן למחוק את הקבצים מהמחשב. בשלב הבא, שלב 4: סינכרון קבצים מקוונים עם שולחן העבודה, אתה עומד ליצור מיקום חדש עבור קבצים אלה במחשב שלך.

    אם עליך להעלות כמות גדולה של קבצים או קבצים גדולים לאתר הצוות שלך, קרא עצות אלה בנושא העלאת קבצים גדולים או קבצים רבים לספריה.

    אם אתה זקוק לשטח אחסון נוסף, ראה שינוי שטח האחסון עבור המנוי שלך.

זמן משוער לסיום: 20-30 דקות לקבצים הראשונים שלך

כעת, כאשר יש לך קבצים באתר הצוות, תוכל להגדיר אותם לסינכרון עם מחשב ה- PC או ה- Mac שלך. כך תוכל לעבוד על הקבצים ממחשב ה- PC או ה- Mac במקום לעבוד ב- Internet Explorer,‏ Chrome או בדפדפן אחר. מומלץ גם שתהיה לך במחשב גירסה מסונכרנת של הקבצים שלך למקרים שבהם תצטרך להגיע לקובץ ואינך מחובר לאינטרנט.

לאחר שתגדיר את הקבצים לסינכרון עם המחשב שלך, כאשר אתה מחובר לאינטרנט, הם יסונכרנו באופן אוטומטי כל 10 דקות לערך.

כך תסנכרן קבצים באתר הצוות שלך עם שולחן העבודה שלך:

  1. בדף הבית של אתר הצוות שלך, בחר מסמכים בתפריט הניווט בצד ימין. לא ניתן להגדיר סינכרון מדף הבית; עליך לפתוח את הספריה דרך תפריט הניווט.

    עצה: בעת סינכרון קבצים באתר הצוות שלך, אתה מסנכרן את כל ספריות המסמכים באתר, לא את האתר כולו.

    בחר את ספריית המסמכים בתפריט הימני

  2. ב'ספריית מסמכים', בחר סנכרן. לחלופין, בחר את הקבצים הבודדים שברצונך לסנכרן.

    בחר את הקובץ ולאחר מכן בחר 'סנכרן'.
  3. בתיבה OneDrive for Business, בחר סנכרן כעת (OneDrive for Business הוא התהליך שמבצע את הסינכרון).

    בחר את לחצן 'סנכרן כעת' כדי להתחיל לסנכרן קבצים מאתר הצוות בשולחן העבודה שלך.
  4. אם בשלב זה תקבל הודעת אבטחה, בחר אפשר. אם אתה מקבל הנחיה להזין את אישורי Office 365 שלך, הזן את מזהה המשתמש של Office 365 ולאחר מכן את הסיסמה. עם תחילת תהליך הסינכרון, תראה את תיבת הדו-שיח הבאה:

    תמונה של תיבת הדו-שיח שתראה כאשר הסינכרון יתחיל.
  5. בחר הצג את הקבצים שלי כדי לראות את המסמכים שלך בסייר Windows. תוכל לראות את הקבצים במחשב שלך בתיקיית SharePoint. סימן הביקורת הירוק הקטן לצד הקובץ מציין שהקובץ מעודכן ושהוא סונכרן עם הגירסה באתר הצוות.

    השתמש בסייר הקבצים כדי לנווט אל הקובץ המסונכרן בשולחן העבודה. הוא נמצא בתיקיית SharePoint.

    הערות: 

    • כאשר אתה מסנכרן קבצים ב- OneDrive for Business, הם ממוקמים בשולחן העבודה שלך בתיקיית OneDrive for Business.

    • צילום מסך של סייר הקבצים לאחר סינכרון קובץ של OneDrive for Business ושולחן העבודה שלך

  6. עבור אל תיקיית SharePoint שלך ופתח את הקובץ. ערוך שינוי כלשהו ולאחר מכן בחר שמור. אם אתה מחובר לאינטרנט, בחלק התחתון של המסך תראה את ההודעה מעלה אל SharePoint, המציינת שהקובץ נשמר באתר הצוות שלך. הקובץ נשמר בו-זמנית גם בתיקיית SharePoint בשולחן העבודה. אם אתה מקבל את ההודעה "ההעלאה נכשלה", נסה שוב. לעתים חיבור אינטרנט לא רציף עלול להפריע לשמירה.

    תמונה של הודעת המצב שאתה מקבל בעת שמירת קובץ באתר הצוות שלך.

    מזל טוב! סיימת להגדיר את אחסון הקבצים ושיתוף הפעולה המקוון עבור הארגון שלך.

שיטות עבודה מומלצות לאחסון ולשיתוף קבצים

  • ארגון קטן ללא כוונת רווח: צור אתר צוות של Office 365 כדי לאחסן מסמכים משותפים, כך שהמידע ימוקם ויאוחסן בארכיון במקום מרכזי אחד. כך מידע זה לא יאבד במהלך מעברים של כוח אדם; לדוגמה, למנהל אחר. צור אתר משנה פרטי של צוות ב- Office 365 כדי לאחסן קבצים שברצונך לשמור על פרטיותם מפני שאר חברי הצוות, כגון מסמכים בנושא כוח אדם ומסמכים פיננסיים.

  • בעלות בלעדית: השתמש ב- OneDrive for Business כדי לאחסן את הקבצים שלך ולשתף אותם עם לקוחות על בסיס כל מקרה לגופו.

  • בעלות משותפת: אם העסק שלך נמצא בבעלות משותפת, תוכל עדיין להשתמש ב- OneDrive for Business שלך, אך תצטרך לשתף את הקבצים שלך ישירות עם הבעלים האחרים, ולהפך.

  • עסקים עם לקוחות חיצוניים או שותפים חיצוניים הזקוקים לגישה לקבצים: השתמש באתרי משנה של צוות ב- Office 365 כדי לאחסן ולשתף מסמכים המיועדים ללקוח ספציפי. מאחר שהגישה לאתר משנה היא ספציפית ללקוחות מסוימים ומוגבלת לאתר המשנה, אינך צריך לחשוש שלקוח אחד יקבל בטעות גישה למידע המיועד ללקוח אחר.

בעת אחסון קובץ ב- OneDrive for Business, הוא נגיש רק לך, אלא אם בחרת לשתף אותו עם אנשים אחרים. בעת שיתוף קבצים, באפשרותך לבחור משתמשים בודדים לשיתוף, או לשתף עם כולם. באפשרותך גם ליצור תיקיות נפרדות ב- OneDrive למטרות שונות, כגון תיקיה ציבורית, תיקיה אישית או תיקיות עבור פרוייקטים בודדים. ניתן לשתף כל תיקיה עם אנשים שונים או עם קבוצות שונות, או לא לשתף אותה כלל.

לקבלת מידע נוסף אודות שיתוף, ראה גם שיתוף קבצים ותיקיות ב- OneDrive for Business

כדי לראות כמה שטח אחסון פנוי נשאר לך ב- OneDrive for Business, ראה ניהול האחסון שלך ב- OneDrive for Business.

על אף שניתן להעלות כמעט כל תבנית קובץ, ייתכן שקבצים מסוימים לא יהיו מותרים משתי סיבות: אבטחה, ותווים לא חוקיים בשמות קבצים. פריטי מדיניות האבטחה של OneDrive for Business חוסמים סוגים מסוימים של קבצים וקבוצה קטנה של תווים. לקבלת מידע נוסף על תבניות הקבצים והתווים הלא חוקיים שאינם מותרים, ראה תווים לא חוקיים של קבצים וסוגי קבצים לא חוקיים ב- OneDrive for Business.

השלבים הבאים

אנחנו כאן כדי לעזור!

אם אתה מנהל מערכת של Office 365, באפשרותך לפנות לתמיכת הלקוחות שלנו ללא תשלום בכל עת.

מאמר זה עודכן לאחרונה ב- 22 במרץ 2017 בעקבות משוב הלקוחות.

אם יש לך שאלה או הצעה, כתוב אותה בתיבת ההערה להלן כדי שנוכל להתייחס אליה בעדכונים עתידיים של מאמר זה.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×