האם יש טייס במטוס?: סקירה טכנית

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

"האם יש טייס בין הנוסעים?" היא שאלה שאף נוסע במטוס לא מעוניין לשמוע. קראתי שוב כתבת חדשות יוצאת דופן על אירוע אמיתי כזה בדיוק, שהתרחש בדצמבר 2013. בטיסה שהמריאה מדה מויין, איווה, הטייס סבל ממצב חירום רפואי וטייס המשנה שאל את הנוסעים אם יש ביניהם טייס. קפטן מרק גונגול, טייס מפציצי B1 בחיל האוויר האמריקאי, קם להציל את המצב. המטוס, הנוסעים והצוות נחתו בשלום.

זו הייתה כתבה מצוינת, אך חזרתי לקרוא אותה שוב מסיבה שונה מאוד. לקוח פוטנציאלי שלנו התקשר לא מזמן ושאל אם הוא יכול לעשות "ניסוי פיילוט" של תוכנת גליונות הזמנים שלנו לפרוייקטים ארגוניים. שיחות כאלה תמיד גורמות לי לחשוב. כשמישהו במטוס אומר "פיילוט" (טייס), ברור מאוד למה הוא מתכוון, אבל כשמישהו בודק אפשרויות תוכנה ומדבר על "פיילוט", אני לא כל כך בטוח.

המונח "פיילוט" בעולם התוכנה משולב לעתים קרובות עם שיטות הערכה מאתגרות אחרות, כגון "הוכחת רעיון". בוא נבדוק מה משמעותם של מונחים אלה וכיצד תוכל להשתמש בהם באופן הטוב ביותר בתהליך ההערכה בארגון שלך.

הוכחת רעיון

זהו מונח שנולד לפני שנים רבות והוא פופולרי בתחום הנדסת החשמל. ניסויים של מעגלים חשמליים בוצעו כדי לבדוק אם המעגלים אפשריים, לא כדי להתחיל להכין אותם לייצור. בהוכחת רעיון, היית עשוי להשקיע יותר זמן במעבדה בהשוואה לזמן שהיית משקיע ביצירת המעגל לייצור, אך הנזק היחיד שהיה עלול להיגרם הוא ללוח המעגלים שעליו עבדת. זו הייתה שיטה לא יקרה ועם סיכון נמוך כדי להוכיח שמעגל חשמלי מסוגל לספק את התוצאה הרצויה.

במונחי תוכנה, הוכחת רעיון אמורה להיות בנויה כך שתוכיח משהו. כשלקוחות פוטנציאליים מתקשרים כדי לשאול אם אני יכול לעזור להם לספק הוכחת רעיון לתוכנה של ניהול פרוייקטים ארגוניים או של גליונות זמן ארגוניים, אני מגיב תמיד באותו אופן: "איזה רעיונות אתם רוצים להוכיח?"

התגובה לשאלה זו היא בדרך כלל שקט והבעה מבולבלת.

אם בכוונתך לבצע הוכחת רעיון, ואין לך מושג מה אתה מנסה להוכיח, איך תדע אם השגת הצלחה או כישלון? ברור שלא תדע.

אם כך, אפשר לשאול מדוע אנשים בכלל מעוניינים לבצע הוכחת רעיון? התשובה הנפוצה ביותר היא שלמבקש כנראה אין אישור מאנשי ההנהלה להטמיע את התוכנה שהוא בודק, והוא מקווה שאם התוכנה תפעל לנגד עיניהם הם יתאהבו בה ויסכימו לפרוס אותה. במקרה זה, "ההוכחה" היא להנהלה ו"הרעיון" הוא הרעיון הכולל של תוכנה ארגונית.

אם היה קל כל כך לשכנע אנשי הנהלה שתוכנות לגליונות זמנים ופרוייקטים ארגוניים הן רעיון מצוין שיתאים להם מאוד, היינו פורסים הרבה יותר תוכנות כאלה.

הבעיה בשיטה זו היא שמאוד לא סביר שהעבודה שתוכל לעשות כדי לפרוס מופע זה של הוכחת הרעיון תקבל את אותה תמיכה שתקבל עבור פריסת מערכת ארגונית לייצור. כשארגון פורס מערכת ארגונית, כגון מערכת גליונות זמנים או ניהול פרוייקטים, יש גורמים רבים שמשפיעים על הצלחת המערכת. תחילה, יש צורך בקלט מההנהלה ומחברי הצוות לגבי כל היבט של הארגון שמתבטא בפריסה. בשלב הבא, יש צורך בזמן לקביעת התצורה, סיוע משירותי התמיכה הטכנית לצורך קישור למערכות ארגוניות אחרות, חסות של ההנהלה, זמן להדרכה, וכן, גם כסף.

אם לא עומדים לרשותך כל אלה, איזו מערכת תוכל לבצע בהוכחת הרעיון שלך? במקרה הטוב, זה יהיה צל של המערכת הרצויה לך. בעידן הענן של היום, תוכל כנראה לקבל גישה למערכת באירוח מלא, כדי שתוכל לפחות לא לדאוג לגבי קניית שרתים ותוכנות, אך התקנת המערכת היא רק חלק מזערי מהעבודה הדרושה כדי להגיע אפילו לפריסה בסיסית של מערכת הוכחת הרעיון שלך.

קל להבין מדוע ארגון יהסס להקדיש כסף ומשאבים רבים להטמעת משהו שיכול להשפיע על הארגון כולו. זהו תרגיל מסוכן. אנו נוטים לדבר רק על היתרונות של תוכנות לניהול פרוייקטים ארגוניים, אך קל לדמיין כיצד אותו פרוייקט, כשהוא משתבש, יכול ליצור השפעה שלילית. לכן חשוב מאוד למצוא דרכים להפחית את הסיכון. אך אם האתגר האמיתי הוא לשכנע את ההנהלה ביתרונות המערכת, יש בוודאי דרכים טובות יותר לעשות זאת. ב- HMS Software, התמקדנו באחדות מהשיטות הבאות:

  1. דבר עם לקוח אמיתי קיים.

    התמזל מזלנו ויש לנו כמה לקוחות מצוינים שמרוצים למדי מהשירות שהם מקבלים. כשלקוח פוטנציאלי חדש מודאג לגבי המשך התהליך, אנו מפגישים אותו עם לקוח קיים. במקרים רבים, הלקוח הקיים מציע באדיבותו לארח פגישה פנים-אל-פנים. במקרים אחרים מתקיימות שיחות טלפון בין הצדדים, ואנו מקפידים לא להשתתף בהן. אנו מעודדים את הלקוח הקיים לשתף גם את החדשות הטובות וגם את האתגרים.

  2. תן לנו להוכיח את זה.

    אם יש לך רעיון אמיתי שצריך להוכיח, תן לנו להוכיח אותו. יש סיבות לגיטימיות לצורך בהוכחה מקדימה של היבטים מסוימים של חלק מההטמעות. ייתכן שהפריסה תכלול כמויות גדולות מאוד של נתונים מסוג מסוים. לדוגמה, פעם התבקשנו להראות כיצד הפתרון שלנו מתפקד עם עומס פרוייקטים גדול במיוחד. התבקשנו להראות כיצד התוכנה פועלת עם דפדפנים מסוימים או עם מסדי נתונים מסוימים, או לקשר אותה לגירסאות ספציפיות של מערכות חיצוניות מסוימות. אם זהו סוג הרעיון שחוסם את תהליך ההערכה, האנשים הטובים ביותר שיוכלו להתגבר על אתגר זה הם מומחים מקצועיים.

  3. תוכל לקבל הדרכה.

    במקרה שבו הלקוח הפוטנציאלי חייב להראות שהמערכת פועלת עם הנתונים שבהם העובדים שלו משתמשים, אנו עוזרים לטעון את הנתונים למערכת מתארחת ולאחר מכן עושים את המינימום כדי להגדיר את המערכת לפי דרישות הלקוח ולהדריך את האנשים המעורבים. אנו מעדיפים מאוד להיכנס לחברה כדי לעזור בהדגמה עצמה, אך אם זה לא מתאפשר, אנו מבקשים לבדוק את התסריט או את ההדגמה שבהם ישתמשו האנשים המעורבים, ומבקשים לעזור להתאים אותם או להדריך את האנשים שיעבירו אותם.

איפה אפשר למצוא טייס כשזקוקים לו?

אז מה לגבי פרוייקט הפיילוט? זה יותר טוב, נכון? יכול להיות. אם התבקשת להקים פריסת פיילוט של מערכת לגליונות זמנים ארגוניים או לניהול פרוייקטים ארגוניים, עליך להתחיל מזיהוי היעדים. אם כל היעדים קשורים להוכחת הרעיון, זו כלל אינה תוכנית פיילוט.

פרוייקט פיילוט מהווה פריסה חיה לצורך ייצור אמיתי. הוא כולל בדרך כלל קבוצת משנה מתוך בסיס המשתמשים השלם הרלוונטי למערכת שעוברת הערכה, ולכן סביר שתוכנית פיילוט תימשך זמן מה. הצרכים של בסיס משתמשי היעד המלא מובאים בחשבון מהתחלה, אך תוכנית הפיילוט מתמקדת בהטמעה אמיתית עבור משתמשי הפיילוט. הם באמת ינהלו את הפרוייקטים שלהם או באמת ימלאו את גליונות הזמנים שלהם באמצעות המערכת החדשה.

הטמעת הפיילוט מתמודדת עם אותם אתגרים שאיתם תתמודד הטמעת ייצור מלאה, למעט הנפח או המורכבות של הנתונים. האתגרים הנפוצים ביותר של פרוייקטי פיילוט שראיתי כוללים היעדר חסות, תקציב, זמן ומשאבים שאינם מספיקים, והאתגר הקשה ביותר - היעדר יעדים ברורים שיאפשרו לקבוע אם פרוייקט הפיילוט הצליח או לא.

זה לא אומר שפרוייקט פיילוט הוא רעיון רע. ביצוע פיילוט יכול להיות הגיוני מאוד ולשמש להפחתת הסיכון של השפעה על הארגון כולו עם פריסה לא מלאה או לא מוגדרת היטב. אך ביצוע פרוייקט פיילוט מוצלח מחייב מחשבה.

לאחרונה התחלנו לעבוד על פריסה גדולה עבור ארגון במגזר הציבורי. היתרון הוא שהארגון כבר הקדיש את כל הזמן הדרוש להשלמת ההערכה. הם בחרו את המערכת הארגונית הרצויה להם. למרבה השמחה, זו המערכת שלנו. עבדנו יחד עם צוות ההערכה שלהם במהלך השנה האחרונה כדי לספק תשובות לשאלות הטכניות שלהם, אך כעת המוקד עובר להשפעה על התהליך היומיומי של האנשים בארגון.

הם הציעו שנעבוד במשך שישה חודשים עם קבוצה שאמנם אינה קטנה, אך בכל זאת מהווה רק 10 אחוזים מהקבוצה כולה. יש תקציב מתאים, הפיילוט זוכה לתמיכת ההנהלה ברמה הבכירה ביותר, ויש לנו די זמן להבטיח שנוכל לעזור בכל הדברים שאנו עושים בדרך כלל בפריסה כזו. הקבוצה שתיכנס לסביבת מעקב הפרוייקטים וגליונות הזמנים תעבוד איתה למטרות ייצור מעכשיו ובעתיד הנראה לעין, כך שזו אינה רק בדיקה. זה דומה יותר לשלב הראשון בפריסה, לא לתרגיל של "ננסה ונראה איך הולך". בזכות כל הגורמים האלה, אנו מצפים לתוצאה מוצלחת בהמשך השנה.

סיכום

פרוייקטים של פיילוט ושל הוכחת רעיון הם עובדה קיימת בתחום התוכנות הארגוניות, אך אם אתה מתכנן פרוייקט כזה, תוכל לעזור להצלחתו אם תדגיש בפני כל הגורמים המעורבים כמה נקודות חיוניות:

  1. תחילה, ודא שהיעדים מנוסחים בבירור.

  2. בשלב הבא, ודא שההנהלה מבינה מה דרוש לך ותתמוך בך מבחינת כסף, משאבים וזמן כדי להשיג יעדים אלה.

  3. לבסוף, הקפד לבנות תוכנית לפרוייקט ןלנהל אותו כמו כל פרוייקט אחר בתיק הפרוייקטים שלך.

אודות המחבר

כריס ונדרסלויס הוא הנשיא והמייסד של HMS Software, שותף מוסמך של Microsoft ממונטריאול, קנדה. יש לו תואר בכלכלה מאוניברסיטת מקגיל ויותר מ- 30 שנות ניסיון באוטומציה של מערכות לבקרת פרוייקטים. הוא חבר ותיק ב- Project Management Institute‏ (PMI) ועזר להקים את סניפי מונטריאול, טורונטו וקוויבק של Microsoft Project Users Group‏ (MPUG). כתבי העת שכריס כותב עבורם כוללים את Fortune‏, Heavy Construction News‏, Computing Canada‏, PMNetwork של PMI ו- Project Times. הוא מלמד ניהול פרוייקטים מתקדם באוניברסיטת מקגיל ומרצה לעתים קרובות באירועים של התאחדות ניהול הפרוייקטים בצפון אמריקה ובעולם כולו. HMS Software היא המוציאה לאור של TimeControl - מערכת מונחית-פרוייקטים לניהול זמנים, ומהווה שותף פתרונות של Microsoft Project מאז 1995.

ניתן לפנות אל כריס ונדרסלויס בדואר אלקטרוני לכתובת: chris.vandersluis@hms.ca

אם תרצה לקרוא מאמרים נוספים בנושא EPM מאת כריס ונדרסלויס, עיין בבלוג שלו להדרכת EPM‏ (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×