דרכים לשיתוף מסד נתונים שולחן עבודה של Access

דרכים לשיתוף מסד נתונים שולחן עבודה של Access

קיימות מספר דרכים לשיתוף מסד נתונים של Access בהתאם לצרכיך ולזמינות המשאבים. במאמר זה, נסקור את האפשרויות הזמינות, לרבות היתרונות של כל אפשרות, ונספק לך משאבים למידע נוסף לגבי השיטה המתאימה לך.

כדי לבצע שינויי עיצוב במסד הנתונים שלך, נדרש Access מותקן במחשב.

במאמר זה

שיתוף נתונים באמצעות תיקיות רשת‏

שיתוף מסד נתונים מפוצל

שיתוף מסד נתונים באתר SharePoint

שיתוף מסד נתונים על-ידי קישור לרשימות SharePoint

שיתוף מסד נתונים באמצעות שרת

דברים שכדאי לקחת בחשבון בעת קבלת החלטה לגבי שיטה

שיתוף נתונים באמצעות תיקיות רשת‏

זוהי האפשרות הפשוטה ביותר בעלת הדרישות המעטות ביותר, אך היא מספקת את הפונקציונליות המעטה ביותר. בשיטה זו, קובץ מסד הנתונים מאוחסן בכונן רשת משותף וכל המשתמשים משתפים את קובץ מסד הנתונים בו-זמנית. חלק מהמגבלות הן מהימנות וזמינות, אם קיימים משתמשים רבים בו-זמנית שמשנים נתונים משום שכל אובייקטי מסד הנתונים משותפים. טכניקה זו יכולה גם לפגוע בביצועים מאחר שכל אובייקטי מסד הנתונים נשלחים ברשת.

אפשרות זו עשויה להתאים לך רק אם מספר מצומצם של משתמשים צפוי להשתמש במסד הנתונים בו-זמנית ומשתמשים אינם צריכים להתאים אישית את העיצוב של מסד הנתונים.

הערה: שיטה זו פחות בטוחה מהשיטות האחרות לשיתוף מסד נתונים, מכיוון שכל משתמש מחזיק בעותק מלא של קובץ מסד הנתונים, דבר שמגדיל את הסיכון לגישה לא מורשית.

לשיתוף מסד נתונים באמצעות תיקיית רשת:

  1. אם עוד לא קיימת תיקיית רשת משותפת זמינה, הגדר אותה.

    לקבלת עזרה בביצוע שלב זה, עיין במערכת העזרה עבור מערכת ההפעלה של המחשב שבו ברצונך להשתמש לשיתוף מסד הנתונים. אם התיקייה המשותפת ממוקמת בשרת רשת, ייתכן שתצטרך להיעזר במנהל הרשת.

  2. ודא ש- Access מוגדר להיפתח במצב שיתוף במחשביהם של כל המשתמשים. זוהי הגדרת ברירת המחדל, אך עליך לבדוק כדי לוודא זאת  - אם משתמש יפתח את מסד הנתונים במצב בלעדי, הדבר יפגע בזמינות הנתונים. בצע את ההליך הבא בכל אחד מהמחשבים:

    1. הפעל את Access, ובתפריט קובץ לחץ על אפשרויות. שים לב, אם אתה משתמש ב- Access 2007, לחץ על לחצן Microsoft Office ולאחר מכן לחץ על אפשרויות Access.

    2. בתיבה אפשרויות Access, לחץ על הגדרות לקוח. שים לב, אם אתה משתמש ב- Access 2007, לחץ על מתקדם.

    3. במקטע מתקדם, תחת מצב פתיחה המהווה ברירת מחדל, בחר משותפים, לחץ על אישור וצא מ- Access.

  3. העתק את קובץ מסד הנתונים לתיקייה המשותפת. לאחר שתעתיק את הקובץ, ודא שתכונות הקובץ מוגדרות באופן שמאפשר גישת קריאה/כתיבה לקובץ מסד הנתונים. על המשתמשים להחזיק בגישת קריאה/כתיבה כדי להשתמש במסד הנתונים.

  4. במחשב של כל משתמש, צור קיצור דרך לקובץ מסד הנתונים. בתיבת הדו-שיח 'מאפייני קיצור דרך', הזן את הנתיב לקובץ מסד הנתונים במאפיין יעד באמצעות כתובת UNC‏ במקום אות כונן ממופה. לדוגמה, במקום F:\sample.accdb, השתמש ב- ‎\\computername\shared.accdb.

    הערה: שלב זה יכול להתבצע גם על-ידי המשתמשים עצמם.

לראש הדף

שיתוף מסד נתונים מפוצל

זוהי בחירה טובה אם אין ברשותך אתר SharePoint או שרת מסד נתונים. באפשרותך להשתמש במסדי נתונים של פיצול משותף ברשת או באתר SharePoint. בעת פיצול מסד נתונים, הוא מאורגן מחדש בשני קבצים - מסד נתונים עורפי המכיל את טבלאות הנתונים ומסד נתונים חזיתי המכיל את כל שאר אובייקטי מסד הנתונים, כגון שאילתות, טפסים ודוחות. כל משתמש מקיים אינטראקציה עם הנתונים באמצעות עותק מקומי של מסד הנתונים החזיתי.

יתרונות הפיצול של מסד נתונים

  • ביצועים משופרים   רק הנתונים ישותפו ברחבי הרשת ולא הטבלאות, השאילתות, הטפסים, הדוחות, פקודות המאקרו והמודולים.

  • זמינות רבה יותר    טרנזקציות מסד נתונים, כגון פעולות עריכה של רשומות, מתבצעות מהר יותר.

  • אבטחה מוגברת    משתמשים ניגשים למסד הנתונים העורפי באמצעות טבלאות מקושרות; קיימת סבירות נמוכה יותר לכך שפולשים יצליחו להשיג גישה לא מורשית אל הנתונים דרך מסד הנתונים החזיתי.

  • מהימנות משופרת    אם משתמש נתקל בבעיה ומסד הנתונים נסגר באופן בלתי צפוי, כל פגיעה בקובץ מסד הנתונים תהיה מוגבלת בדרך כלל לעותק של מסד הנתונים החזיתי שהיה פתוח אצל המשתמש.

  • סביבת פיתוח גמישה    כל משתמש יכול לפתח באופן עצמאי שאילתות, טפסים, דוחות ואובייקטים אחרים של מסד הנתונים מבלי להשפיע על משתמשים אחרים. באפשרותך גם לפתח ולהפיץ גירסה חדשה של מסד הנתונים החזיתי מבלי לשבש את הגישה לנתונים המאוחסנים במסד הנתונים העורפי.

אם אפשרות זו עשויה להתאים לך, עבור אל ההוראות בסעיף פיצול מסד נתונים של Access.

לראש הדף

שיתוף מסד נתונים באתר SharePoint

חשוב    Microsoft אינה ממליצה עוד ליצור יישומי אינטרנט של Access ולהשתמש בהם ב- SharePoint. כאפשרות חלופית, שקול להשתמש ב- Microsoft PowerApps לבניית פתרונות עסקיים ללא קוד לאינטרנט ולמכשירים ניידים.

אם ברשותך שרת שבו פועל SharePoint, במיוחד שרת שבו פועל Access Services, עומדות בפניך כמה אפשרויות טובות. כמה נקודות שילוב עם SharePoint מסייעות להפיכת הגישה למסד הנתונים לנוחה יותר. בעת פרסום מסד נתונים באינטרנט, Access Services יוצר אתר SharePoint המכיל את מסד הנתונים. כל האובייקטים והנתונים של מסד הנתונים עוברים לרשימות SharePoint באתר זה.

כאשר אתה מפרסם מסד נתונים, אתה מעביר אותו לאינטרנט. באפשרותך ליצור טפסי אינטרנט ודוחות אינטרנט שיפעלו בחלון דפדפן וכן ליצור אובייקטים רגילים של Access (שנקראים לעיתים אובייקטי "לקוח" כדי להבדיל אותם מאובייקטי אינטרנט). יהיה עליך להתקין את Access במחשב שלך כדי להשתמש באובייקטי Access של לקוח, אבל כל אובייקטי מסד הנתונים ב- SharePoint ישותפו.

הערה: לאחר שתתקין את Access במחשב, תוכל להשתמש באובייקטי הלקוח מתוך מסד נתונים באינטרנט; אחרת, תוכל להשתמש רק באובייקטי מסד הנתונים באינטרנט.

Access Services מספק עבורך פלטפורמה ליצירת מסדי נתונים שבהם ניתן להשתמש באינטרנט. אתה מעצב ומפרסם מסד נתונים באינטרנט באמצעות Access 2010 ו- SharePoint, ואנשים משתמשים במסד הנתונים באינטרנט בדפדפן אינטרנט.

הערה: תזדקק להרשאות מעצב באתר SharePoint שבו ברצונך לפרסם את מסד הנתונים.

טפסים, דוחות ופקודות מאקרו של ממשק משתמש פועלים בתוך הדפדפן.

הנתונים המאוחסנים ברשימות SharePoint אם אתה משתמש במסד נתונים באינטרנט: כל הטבלאות הופכות לרשימות SharePoint, והרשומות הופכות לפריטי רשימה ובאפשרותך להשתמש בהרשאות SharePoint כדי לשלוט בגישה למסד הנתונים שלך באינטרנט.

שאילתות ופקודות מאקרו של נתונים פועלות בשרת: כל עיבוד ה- SQL מתרחש בשרת. הדבר מסייע בשיפור ביצועי הרשת על-ידי הגבלת התעבורה לערכות תוצאות.

שמירת מסד נתונים בספריית מסמכים 

באפשרותך לשמור מסד נתונים בכל ספריית מסמכים של SharePoint. שיטה זו זהה לשמירת מסד נתונים בתיקיית רשת ומספקת דרך נוחה לניהול גישה למסד נתונים. כאשר תבצע קישור לרשימות SharePoint, הנתונים ישותפו, אך אובייקטי מסד נתונים לא ישותפו. כל משתמש משתמש בעותק משלו של מסד הנתונים.

לדוגמה, אם אתר SharePoint שלך מכיל רשימות העוקבות אחר בעיות שירות לקוחות ומאחסנות פרטי עובדים, באפשרותך ליצור מסד נתונים ב- Access כחזית עבור אותן רשימות. באפשרותך לבנות שאילתות Access כדי לנתח את אותן בעיות ודוחות Access כדי לעצב ולפרסם דוחות כתובים עבור פגישת מצב של צוות. אם Access מותקן במחשבים של משתמשים, באפשרותך להפוך את השאילתות והדוחות של Access לזמינים בתפריט תצוגה של רשימת SharePoint. כאשר משתמשים מציגים את הרשימה באתר SharePoint, באפשרותם לאתר ולפתוח את השאילתות, הדוחות ואובייקטים נוספים של Access על-ידי לחיצה על תפריט תצוגה. אם Access לא מותקן אצל המשתמשים, הם עדיין יוכלו להשתמש בנתונים ברשימות באמצעות תצוגות SharePoint.

  1. פתח את מסד הנתונים שברצונך לשתף.

  2. בכרטיסיה קובץ, לחץ על שמור בשם.

  3. לחץ על שמור מסד נתונים בשם, במקטע מתקדם, בחר SharePoint ולאחר מכן לחץ על שמור בשם.

    הערות: 

    • אם אתה משתמש ב- Access 2007, לחץ על לחצן Microsoft Office > פרסם > שרת ניהול מסמכים.

    • אם אתה משתמש ב- Access 2010, לחץ על קובץ > שמור ופרסם > שמור מסד נתונים בשם > SharePoint.

  4. בתיבת הדו-שיח שמור ב- SharePoint, עבור אל ספריית המסמכים שבה ברצונך להשתמש.

  5. בדוק את השם של קובץ מסד הנתונים ואת סוג קובץ מסד הנתונים, בצע את כל השינויים הנדרשים ולאחר מכן לחץ על שמור.

לקבלת מידע נוסף, ראה פרסום ב- Access Services וייבוא או קישור של נתונים אל רשימת SharePoint.

לראש הדף

שיתוף מסד נתונים על-ידי קישור לרשימות SharePoint

שיטה זו כוללת את האותם היתרונות כשל שימוש במסד נתונים מפוצל ומשתמשים יכולים לשנות את עותק מסד הנתונים שלהם, מכיוון שהנתונים משותפים דרך אתר SharePoint. למרות שאינך מקבל את אותם היתרונות כמו בעת פרסום מסד הנתונים באתר SharePoint, אתה מרוויח את הנוחות של מיקום נתונים מרכזי. מאחר שהנתונים נמצאים ברשימות של SharePoint, באפשרותך להפוך אותם לזמינים בנפרד ברשת באמצעות תכונות SharePoint.

שיטה זו כוללת שלושה שלבים עיקריים:

  1. העברת נתונים לרשימות SharePoint.

  2. יצירת קישורים לרשימות אלה.

  3. הפצת קובץ מסד הנתונים.

באפשרותך להשתמש ב'אשף ההעברה לאתר SharePoint' כדי לבצע את שני השלבים הראשונים ובכל האמצעים הנמצאים ברשותך כדי לבצע את השלב האחרון.

שימוש באשף ייצוא הטבלאות ל- SharePoint

  1. בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה העברת נתונים, לחץ על SharePoint.

    הערות: 

    • אפשרות זו זמינה רק אם מסד הנתונים שלך נשמר בתבנית הקובץ ‎.accdb

    • אם אתה משתמש ב- Access 2007, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה רשימות SharePoint, לחץ על עבור אל SharePoint.

  2. בצע את השלבים של אשף ייצוא הטבלאות ל- SharePoint, כולל ציון המיקום של אתר SharePoint שלך. כדי לבטל את התהליך, לחץ על ביטול.

  3. בעמוד האחרון של האשף, בחר בתיבת הסימון הצגת פרטים כדי לעיין בפרטים נוספים אודות ההעברה.

    עמוד אשף זה מתאר אילו טבלאות קושרו לרשימות ומספק מידע אודות מיקום גיבוי ואת כתובת ה- URL של מסד הנתונים. העמוד מספק גם אזהרה אם התרחשו בעיות בהעברה ומספק את המיקום של טבלת יומן רישום שבה תוכל לעיין בפרטים נוספים אודות הבעיות.

  4. לחץ על סיום כאשר האשף משלים את פעולתו.

    אם האשף מציג אזהרה, סקור את טבלת יומן הרישום ונקוט פעולות דרושות. לדוגמה, ייתכן כי שדות מסוימים לא הועברו או הומרו לסוג אחר של נתונים התואם לרשימה של SharePoint.

הערה: כדי להציג את הרשימות באתר SharePoint, לחץ על רשימות ב'הפעלה מהירה' או לחץ על הצג את כל תוכן האתר. ייתכן שתצטרך לרענן את הדף בדפדפן האינטרנט. כדי לגרום לרשימות להופיע ב'הפעלה מהירה' באתר SharePoint או כדי לשנות הגדרות אחרות, כגון הפעלת אפשרות לעקוב אחר גירסאות, תוכל לשנות את הגדרות הרשימה באתר SharePoint. לקבלת מידע נוסף, עיין בעזרה באתר SharePoint.

לראש הדף

שיתוף מסד נתונים באמצעות שרת

באפשרותך להשתמש ב-Access עם מוצר שרת מסד נתונים כגון שרת SQL כדי לשתף את מסד הנתונים. שיטה זו מציעה לך יתרונות רבים, אך דורשת תוכנה נוספת - מוצר שרת מסד נתונים.

שיטה זו זהה לפיצול מסד נתונים בכך שהטבלאות מאוחסנות ברשת וכל משתמש מחזיק בעותק מקומי של קובץ מסד נתונים של Access המכיל קישורים לטבלאות, בנוסף לשאילתות, טפסים, דוחות ואובייקטים אחרים של מסד הנתונים. השתמש באפשרות זו אם שרת מסד נתונים זמין ואם Access מותקן אצל כל המשתמשים שלך. היתרונות של שיטת שיתוף זו תלויים בתוכנת שרת מסד הנתונים שבה תשתמש, אך ככלל הם כוללים חשבונות משתמשים וגישה סלקטיבית לנתונים, זמינות נתונים מצויינת וכלי ניהול נתונים משולבים יעילים. בנוסף לכך, מרבית התוכנות של שרת מסד נתונים פועלות כהלכה עם גירסאות קודמות של Access, כך שלא כל המשתמשים חייבים להשתמש באותה גירסה. רק הטבלאות משותפות.

יתרונות לשיתוף מסד נתונים באמצעות שרת מסד נתונים

  • מדרגיות וביצועים גבוהים    במצבים רבים, שרת מסד נתונים מציע רמת ביצועים טובה יותר מאשר קובץ מסד נתונים של Access לבדו. מוצרי שרת מסד נתונים רבים גם מספקים תמיכה למסדי נתונים גדולים מאוד, בנפחים של טרה-בתים, בערך פי 500 מהמגבלה הנוכחית של קובץ מסד נתונים של Access (שני ג'יגה-בתים). מוצרי שרת מסד נתונים בדרך-כלל פועלים ביעילות רבה על-ידי עיבוד שאילתות במקביל (תוך שימוש ברצפים מקוריים מרובים בהליך יחיד כדי לטפל בבקשות משתמשים) והקטנת הדרישות לזיכרון נוסף כאשר משתמשים חדשים נוספים.

  • זמינות מוגברת    רוב מוצרי שרת מסד נתונים מאפשרים לך לגבות את מסד הנתונים תוך כדי שימוש. כתוצאה מכך, אין צורך להכריח את המשתמשים לצאת ממסד הנתונים כדי לגבות נתונים. בנוסף לכך, מוצרי שרת מסד נתונים בדרך כלל מטפלים בעריכה בו-זמנית ובנעילת רשומות באופן יעיל.

  • אבטחה משופרת    לא ניתן להפוך אף מסד נתונים למאובטח לחלוטין. עם זאת, מוצרי שרת מסד נתונים מציעים אבטחה חזקה שתסייע בהגנה על הנתונים שלך מפני שימוש לא מורשה. מרבית מוצרי שרת מסד נתונים מציעים אבטחה מבוססת חשבון שמאפשרת לך לקבוע אילו אנשים יוכלו לראות טבלאות מסוימות. אפילו במקרה שבו מסד הנתונים החזיתי של Access הושג באופן לא מורשה, מניעת שימוש לא מורשה בנתונים מבוצעת באמצעות אבטחה מבוססת חשבון.

  • יכולת שחזור אוטומטי    במקרה של כשל מערכת (כגון קריסה של מערכת ההפעלה או הפסקת חשמל), מוצרי שרת מסד נתונים מסוימים כוללים מנגנוני שחזור אוטומטי שמשחזרים מסד נתונים למצב התאימות האחרון תוך מספר דקות ללא התערבות של מנהל מסד נתונים.

  • עיבוד מבוסס-שרת    שימוש ב- Access בתצורת לקוח/שרת מסייע בהפחתת תעבורת רשת על-ידי עיבוד שאילתות מסד נתונים בשרת לפני שליחת התוצאות ללקוח. ביצוע העיבוד על-ידי השרת הוא יעיל יותר בדרך-כלל, במיוחד במקרה של עבודה עם סדרות גדולות של נתונים.

שלבים בסיסיים לשימוש ב- Access עם שרת מסד נתונים

  1. השלבים המדוייקים שנדרשים לצורך שימוש ב-Access עם שרת מסד נתונים תלויים במוצר שרת מסד הנתונים שבו אתה משתמש, אך השלבים הבסיסיים זהים:

  2. העבר נתונים מהטבלאות במסד נתונים של Access לטבלאות בשרת מסד הנתונים.

  3. בצע קישור לטבלאות שרת מסד הנתונים מתוך קובץ מסד הנתונים של Access.

  4. צור חשבונות משתמשים מתאימים בשרת מסד הנתונים.

  5. הפץ את קובץ מסד הנתונים של Access.

  6. התקן את כל מנהלי ההתקנים הנדרשים של מסד הנתונים במחשבים של המשתמשים.

  7. לקבלת מידע ספציפי אודות שימוש ב- Access עם שרת SQL, עיין בנושא העברת נתוני Access למסד נתונים של שרת SQL באמצעות אשף שינוי המבנה.

ראה גם קישור למסד נתונים של SQL Server או ייבוא ממנו.

לראש הדף

דברים שכדאי לקחת בחשבון בעת קבלת החלטה לגבי שיטה

דרישות שיטה

פיצול מסד נתונים

תיקיית רשת

אתר SharePoint

שרת מסד נתונים

האם היא דורשת תוכנת שרת של מסד נתונים?

לא

לא

לא

כן

האם היא מחייבת שימוש ב- SharePoint

לא

לא

כן

לא

האם היא מחייבת ש- Access Services יפעל ב- SharePoint Server?

לא

לא

בהתאם לתרחיש:

קישור לרשימות ושמירה לספריית מסמכים אינם דורשים אתAccess Services

פרסום כמסד נתונים באינטרנט או כיישום אינטרנט מחייב את Access Services

לא

זמינות נתונים

טוב

מתאימה לקבוצות קטנות שמבצעות עריכה פשוטה של נתונים

מיטבית. מאפשרת תרחישים לא מקוונים.

מיטבי

אבטחה

תלויה בנקיטת אמצעים נוספים

השיטה הכי פחות בטוחה

מיטבי

מיטבי

גמישות

גמיש. ניתן לפתח בקלות תכונות מסד נתונים חדשות מבלי להפריע למהלך העבודה. משתמשים יכולים לשנות את העיצוב בעותק שלהם.

פחות גמיש. פיתוח יכול להתבצע עם עותק לא מקוון של מסד נתונים שיוחלף לאחר מכן. אינו מאפשר למשתמשים לשנות עיצוב מסד נתונים.

גמיש. ממנף הרשאות SharePoint לבקרת גישה ולשינויי עיצוב. מאפשר שימוש מבוסס דפדפן באובייקטים מסוימים של מסד נתונים, כגון טפסים.

גמיש. ניתן לפתח בקלות תכונות מסד נתונים חדשות מבלי להפריע למהלך העבודה. משתמשים יכולים לשנות את העיצוב של אובייקטים בעותק שלהם.

לראש הדף

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×