דרכים לעבודה עם SharePoint

SharePoint מאפשר לארגונים למצוא פתרונות לבעיות עסקיות נפוצות באמצעות רכיבי web part ויישומים מוכנים מראש. התרחישים העסקיים הייחודיים שלך קובעים את סוג האתר ורכיבי ה-web part שישמשו. קיימים כמה משאבים שיעניקו השראה לאתר SharePoint הבא שלך, כגון הספר המראה של sharepointוערוצים מודרכים

השתמש במאמר זה כדי לראות כיצד סוגים שונים של תפקידים ומחלקות בארגון יוכלו לעבוד יחד כדי לעמוד בדרישות המשתמשים והמטרות העסקיות שלהם.

דוגמאות ליצירת אתר:

  • גלה כיצד מנהל משאבי אנוש יוצר אתר עבור שירותים חדשים כדי לשפר את שמירת העובדים החדשה

  • למד כיצד עובד נלהב יוצר קבוצה חדשה של קהילת החברה כדי להעצים אנשים אחרים

  • הצגת האופן שבו מנהל מוצר יוצר אתר צוות ספציפי לפרוייקט כדי לזרז את ההפעלה של מוצר חדש

  • למד כיצד צוות שיווק מוצר יוצר אתר ליחידה עסקית חדשה כדי להגדיל את המודעות

יצירת אתר בעלייה לשכירים חדשים

Tom הוא מנהל מחלקת משאבי אנוש (HR) הרואה הזדמנות לשפר את חוויית העלייה לעבודה עבור שירותים חדשים. בשלב זה הארגון שלו משתף גיליון אלקטרוני של excel עם קישורים מסוימים למשאבים משותפים, ומנהלי שכירת העובדים אחראים לשכירות חדשה על הסיפון. שירותים חדשים ומנהלי שכירת העובדים האחרונים הביעו חוסר שביעות רצון מתהליך העלייה הנוכחי. 

מטרות אתר חדשות:

  • עזרה לעובדים חדשים על הלוח בהצלחה במחלקה

  • שיפור ביצועי העובדים החדשים וזמן הפרודוקטיביות

  • שיפור שמירה חדשה של עובד

  • הגדלת מעורבות ושביעות רצון של עובדים חדשים

שלבים ליצירת האתר:

תכנון האתר-יום אחד

טום נפגש עם מנהלי השכרות כדי להבטיח שחוויית ההעסקה החדשה מיושרת עם מטרות הארגון והמחלקות שהעסיקים החדשים יצטרפו אליהם.

הוחלט שטום יבנה את האתר ומנהלי ההעסקה יתרמו לאסטרטגיית התוכן ולתחזוקה של האתר. מנהל שירותים אחד מזהה את השכיר החדש לאחרונה שישמש כאלוף עבור האתר החדש. מנהלי שירותים אחרים וחברי משאבי אנוש מתכננים את התוכניות לתרום לאתר העובדים החדש באופן קבוע. 

טום מתחיל על-ידי איסוף כל התוכן שעובדים חדשים צריכים לדעת על החברה, התרבות, מערכות המחלקות, התהליכים, המדיניות וההטבות.

בניית האתר-יומיים

טום מחליט להשתמש באתר תקשורת של SharePoint כדי לנהל באופן מרכזי מסמכים, חומרי הדרכה ושקעים חברתיים שניתן לגשת אליהם בקלות וכולם במקום אחד. 

  • באמצעות ה- web part של ספריית מסמכים, Tom יוצר את הקבצים והתיקיות המסודרים לפי אזור, תפקיד וסוגי תועלת

  • באמצעות ה- web part של רשימה, טום יוצר רשימת פעולות לביצוע של השכרות חדשה עבור מנהלי השכרות והעובד החדש

  • האתר כולל web part של שיחות קטרת המאפשר לעובדים במחלקה לשתף חוויות, להגדיל את הרשת שלהם, לשאול שאלות ולספק משוב אודות תהליך העלייה החדש של העובד

  • סרטוני וידאו חדשים של קבלת פנים שנוצרו על-ידי צוות ההנהגה ושיפורסמו באמצעות ה- web Part של Microsoft Stream

ניהול האתר-מתמשך

  • טום מתכנן אירוע הפעלה החוגג את האתר החדש ומתזמן הפעלות הדרכה עבור בעלי עניין ואלופים במהלך החודשים החדשים 

  • כדי לקבל משוב ולמדוד את ההשפעה של תהליך העלייה החדש של העובד החדש, טום יוצר סקר באמצעות ה- web Part של Microsoft Forms

  • חודשי, טום סוקר ומשתף את השימוש והניתוח של האתר עם צוות ההנהגה ומנהלי ההעסקה

תוצאות

  • הגדלת שימור העובדים החדש בתוך מחלקה מ-75% עד 90% בשנה אחת

  • התחייבות משופרת של עובד חדש ב-10% בשנה אחת

  • שביעות רצון ובטחון של מנהל שכירת העובדים בתהליך ההעסקה החדשה

  • הפחתת כמות הזמן והמשאבים שנוצלו לגיוס, להעסקה ולהדרכה של שוכרים חדשים

יצירת קבוצה קהילתית של חברה

מריה פועלת בארגון שגייס עובדים מגוונים יותר מאשר בעבר באופן פעיל. במהלך השנה האחרונה היא שומעת עוד ועוד על האופן שבו נשים במקום העבודה שלה מחפשות תחושה גדולה יותר של קהילה. מריה מגלה שקליניות צריך להיות מעבר לבניין פשוט של קהילה-נשים מחפשות מדריכים, אימון תעסוקתי, גישה להנהגה וחדשות על נשים במקום העבודה. 

מטרות אתר חדשות: 

  • האחדת נשים בכל האזורים והמחלקות בארגון

  • יצירת מקום מפגש בטוח כדי לחבר, לשתף וליצור

  • ליצור קשר עם נשים שמחפשות לבנות את הרשת, הקהילה ובעלי הברית-האונייה שלהם בעבודה

  • העצמת אלופים כדי לאפשר לנשים נוספות למצוא הצלחה בעבודה

שלבים ליצירת האתר:

תכנון האתר-3 ימים

מריה מוצאת אנשים שהיא כבר יודעת שהם נלהבים לגבי יצירה וניהול של אתר הקהילה החדש. יחד, הם מגדירים את מטרות האתר ודנים בקביעת סדר עדיפויות של צרכי הקהילה שלהם. לאחר מכן, הם נפגשו עם קהילות אחרות בתוך הארגון שלהם כדי ללמוד שיטות עבודה מומלצות לגבי התחברות וגיוס למטרתן.

לאחר הגדרת היעדים, מריה והצוות שלה מתחילים לבצע קומפילציה של תמונות, קבצים, מאמרי חדשות, סרטוני וידאו ותוכן אחר עבור האתר. עבודה משותפת, התוכן מקובץ ומאורגן בדפים שיהפכו את מבנה האתר. לאחר מכן, מריה מזהה בעלים שיהיו אחראים ליצירה ולניהול של התוכן בכל אחד מהעמודים באתר.

בניית האתר-יום אחד

מריה בונה אתר תקשורת של SharePoint ומאפשרת לבעלי העמודים לערוך, להוסיף ולמחוק תוכן. במהלך הבנייה של דפי האתר, הצוות של מריה מתמקד בשימוש ברכיבי web part שיידרשו למעט תחזוקה לאורך זמן.

  • באמצעות ה- web part של חדשותSharePoint, מריה והצוות שלה כותבים ותיעוד-חדשות במרכז הקהילה

  • אירועים חודשיים מאורגנים ומתפרסמים באמצעות ה-web part של events

  • דף אחד כולל את ה-web part של אנשים המחבר בקלות את הקהילה עם בנות ברית אחרות בארגון

  • באמצעות ה- web part של קטרת, חברים בקהילה זו יכולים להתחיל שיחות עם מנהיגים ולחבר אנשים אחרים למשאבים

  • ה-web part ' הטבעה ' משמש לאורך כל האתר כדי להטביע סרטוני וידאו (מ-YouTube לדוגמה) המדגיש דיונים ותוכן ממנהיגי הקהילה

ניהול האתר-מתמשך

  • מריה מפקחת בקביעות ומשתפת תובנות מהשימוש באתר וניתוח

  • פגישות של אסטרטגיית תוכן חודשיים מתוזמנות לארגן את לוח השנה של העריכה, לתכנן אירועים קהילתיים ולגייס משתתפים חדשים בתוכן

  • חצי שנה, מריה והצוות שלה מעריכים מחדש את הדפים והניווט של האתר כדי לבצע שינויים בזמן שהקהילה גדלה

תוצאות

  • הגדלת ההתחייבות והסיפוק בקרב נשים במקום העבודה

  • הגדלת שמירת העובדים עבור חברי קהילה בהשוואה לאנשים שאינם חברים

  • הגדלת העבודה ברשת ושיתוף פעולה בין צוותים המשתתפים באירועים קהילתיים ובדיונים קטרת

יצירת אתר צוות ספציפי לפרוייקט

מייגן היא מנהלת פרוייקט שאחראית על הובלת צוות שעובד כלפי שחרור מוצר חדש ב-6 החודשים הבאים. היא יודעת שהיא צריכה מקום לאחסון מסמכי צוות, לשתף פעולה בתוכן, לשתף עדכונים בחדשות הפרוייקט ולקיים תקשורת עם הצוות. בשלב זה, הצוות של מייגן משתמש בדואר אלקטרוני כטופס הראשי של תקשורת ומסמכים מסוימים של project מאוחסנים במקום משותף, אך לא ניתן לגשת אליהם באופן מאובטח מחוץ למשרד או ממכשיר נייד.

מטרות אתר חדשות:

  • ביסוס מקום אחיד אחד לחדשות פרוייקט, שיתוף פעולה בצוות ותקשורת פרוייקט

  • אפשר דרכים יעילות יותר לתקשורת באמצעות צ'אט בזמן אמת ושיחות ועידה בווידאו

  • איחוד משאבי צוות כגון לוח שנה של צוות, כתובת דואר אלקטרוני, OneNoteוכלי ניהול משימות

  • אחסון קבצים ותיקיות באופן מאובטח במקום אחד שניתן לגשת אליו מרחוק במכשיר כלשהו

שלבים ליצירת האתר:

תכנון האתר-יומיים

מייגן מתחילה ברעיונות סיעור מוחות עם מנהל פרוייקט אחר שיצר אתר דומה בעבר. היא לומדת את הדרך הטובה ביותר להתחיל באתר הפרוייקט שלה היא לשאול את הצוות שלה משוב על האופן שבו הם מעדיפים לקיים תקשורת, לשתף פעולה ולסוגי התכונות שיהיו היקרים ביותר עבור אתר הפרוייקט החדש. מייגן מזהה את סדרי העדיפויות העליונים של הצוותים שלה ומתחילה לאסוף מסמכים, תמונות ותוכן אחר.

מייגן קובעת שאתר צוות של SharePoint יתאים בצורה הטובה ביותר לצרכי הצוות והפרוייקט שלה. עם זאת, אתר צוות של SharePoint אינו מאפשר צ'אט בזמן אמת, אלא אם אתה משלב את Microsoft teams. מייגן פועלת לצד מנהל הדיירים של SharePoint כדי להבטיח ש-Microsoft Teams זמין. היא מגלה שלארגון שלה יש כבר הרשאה להשתמש ב-Microsoft Teams ובכל שהיא צריכה לעשות זאת, ודא שאתר הצוות שלה מחובר לקבוצה של Office 365.  

כעת, מייגן מוכנה להתחיל בבניית אתר הצוות המחובר של Office 365.

בניית האתר-יום אחד

מייגן בונה אתר צוות של SharePoint ומחבר את האתר לקבוצת Office 365. על-ידי התחברות לקבוצה, היא מעניקה באופן אוטומטי את גישת הצוות שלה למשאבים משותפים כגון לוח שנה של קבוצה, OneNote, מתכנן וכתובת דואר אלקטרוני.

ניהול האתר-מתמשך

  • מייגן סוקרת את אתר הצוות חצי-חודשי כדי להבטיח שתאריכי היעד של הפרוייקט והחדשות מעודכנים

  • כאשר הפרוייקט מופעל, מייגן מתכננת לתקן חלקים של התוכן ורכיבי ה-web part של האתר כדי להתאים לקצב החדש של העסק בתמיכה במוצר

תוצאות

  • הגדלת הפרודוקטיביות של הצוות על-ידי ייעול תקשורת ושיתוף פעולה במקום אחד

  • הפחתת עוצמת הפגישות והדואר האלקטרוני לפני ההשקה של אתר הצוות

  • הפעלת חברי צוות מרוחקים לפעול בצורה יעילה יותר

יצירת אתר עבור פרוייקט חדש

מייק הוא מנהל שיווק שמתכונן להשקת פרוייקט חדש. הוא כבר עובד עם כמה בעלי עניין פנימיים כגון הנדסת מוצרים ותמיכה בלקוחות. הם מסכימים ששטח משותף להכנת שאר הארגון עבור השקת הפרוייקט הוא הפתרון הנכון.

מטרות אתר חדשות:

  • ביסוס מקור מידע אחד כדי להבטיח לעובדים להבין באופן מלא את פרטי הפרוייקט ולאמץ את הערך והייעוד של הפרוייקט

  • אפשר לעובדים לevangelize את הפרוייקט ולדבר בביטחון על הפרוייקט באופן בטוח לגבי הפרוייקט באופן פנימי וחיצוני

  • מצייד עובדים עם נכסים חזותיים שאושרו על-ידי שיווק שניתן לשתף חיצוניים

  • מתן גישה לשאלות פרוייקט משאבים, הדרכה, אירועים ותשובות

שלבים ליצירת האתר:

תכנון האתר-יומיים

מייק יודע שהוא צריך להלהיב את הארגון כולו ולהיות מוכן לתמוך בפרוייקט חדש זה. הוא נפגש עם מומחים מעניינים, כגון צוות ההנדסה, צוות המוצר וצוות התמיכה-כדי לאמת את התוכן שצריך להיות באתר. לאחר מכן, הוא עובד כדי לאסוף נכסי אתר כגון תמונות פרוייקט מאושרות, סמלים, חומרי שיווק ומדריכי הדרכה.

מייק מחליט ליצור אתר תקשורת של SharePoint המאפשר לו להגיע לעשרות או למאות אנשים בכל פעם. 

בניית האתר-3 ימים

מייק בונה אתר תקשורת של SharePoint באמצעות רכיבי web part שיעסקו ויודיעו לקהל שלו. הוא מתמקד בעיצוב האתר בצורה הטובה ביותר, אינטראקטיבית וקלה לשימוש. מייק יודע שהקהל שלו צפוי לגשת לאתר הפרוייקט במכשיר נייד, ולכן בניית האתר שלו ממטב את העיצוב של הטלפון. 

  • תאריכי יעד של פרוייקט גלויים בכל עת באמצעות ה- web part של שעון העצר לאחור

  • שימוש ב-web part של לוח השנה של הקבוצה מאפשר לכל המבקרים באתר לראות דיונים והזדמנויות הדרכה עתידיים של הפרוייקט 

  • ה-web part של שיחות קטרת משמש כדי לאפשר תקשורת כלל-חברה סביב שאלות ותשובות של פרוייקטים

  • ה- web part של ספריית המסמכים של SharePoint משמש לאחסון נכסי פרוייקט מאושרים שניתן להשתמש בהם כדי לשווק את הפרוייקט החדש בדואר אלקטרוני ובמדיה חברתית

ניהול האתר-מתמשך

  • מייק מציג את השימוש באתר באופן קבוע כדי להבין אילו אנשים מבקרים בדף ואיזה תוכן פופולרי

  • באמצעות ה-web part של טפסים, מוטבע סקר בעמוד האתר כדי לאסוף משוב על היעילות של ההכשרה של הפרוייקט

  • כאשר הפרוייקט מתפתח לאורך זמן, מייק ממשיך להשתמש באתר כדי ליידע את העובדים על עדכוני פרוייקט וציוני דרך

תוצאות

  • האיצו את המהירות של אימוץ פרוייקט בהשוואה להכרזות הפעלה קודמות של project 

  • הגדלת היעילות והיכולת של צוות התמיכה לשינוי קנה מידה של משאבים במחזור החיים של הפרוייקט

  • הפחתת כמות הפגישות והודעות הדואר האלקטרוני לאחר הפעלת האתר תוך הגדלת הפרודוקטיביות

השראה ליצירת אתרים נוספים:

מספר המראה

ערוצים מודרכים: יצירת אתרים

ספריית הפרודוקטיביות של Microsoft 365

הדרכה מודרנית למקום העבודה 

קהילת Microsoft Tech-https://techcommunity.microsoft.com/t5/driving-adoption/bd-p/DrivingAdoption אימוץ נהיגה

תכנון אתר SharePoint

וידאו: יצירת אתר צוות או אתר תקשורת

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×