דוגמה לזרימת עבודה: שליחת הודעת דיווח

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

לקבלת המידע העדכני ביותר אודות יצירת התראות עבור ההודעות ראה יצירת התראה או הרשמה כמנוי להזנת RSS. אם אתה משתמש רשימות SharePoint Online, באפשרותך גם להשתמש תזרימי ליצירת הודעות באמצעות דואר אלקטרוני, או ערוצים אחרים. לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת זרימת לרשימה ב- SharePoint Online.

הערה: נושא זה מידע הקשור ל- SharePoint 2007 בלבד.

המעודכן 12 בדצמבר 2016

כדי ללמוד עוד אודות זרימות עבודה, ראה מבוא לזרימת עבודה של SharePoint.

חשוב: כדי ליצור זרימת עבודה, האתר שלך חייב להיות ממוקם בשרת שבו פועל Windows SharePoint Services 3.0 או Microsoft Office SharePoint Server 2007.

לפני שתתחיל

הצוות שלך משתמש בספריה 'מסמכים משותפים' עבור שיתוף פעולה עם מסמכים, ובנוסף לכך משתמש בעמודה 'הוקצה ל:' כדי לבדוק מי הם האנשים שלהם מוקצים המסמכים. במקום שכל חברי הצוות יבדקו ללא הרף את אתר הצוות כדי לבדוק אם הוקצו להם מסמכים חדשים, צור זרימת עבודה ששולחת באופן אוטומטי הודעת דואר אלקטרוני לכל חבר צוות כאשר הוא מקבל משימה. באפשרותך לעשות זאת במהירות על-ידי יצירת זרימת עבודה בעלת שלב אחד.

ייתכן שאתה חושב לעצמך - מדוע שלא אשתמש בהתראה? התראות מספקות אפשרויות רבות — לדוגמה, באפשרותך לקבל התראה כאשר פריט נוסף או משתנה. אך אין באפשרותך להגדיר התראה שתתקבל כאשר עמודה ספציפית משתנה להגדרה ספציפית. בנוסף לכך, עם התראה אין באפשרותך ליצור הודעת דואר אלקטרוני שמוסרת לנמען באיזו פעולה להשתמש.

לפני שתתחיל לעצב את זרימת העבודה, עליך לבצע שינויים הכרחיים או התאמות אישיות באתר, ברשימה או בספריה — לדוגמה:

  • זרימת עבודה מצורפת תמיד SharePoint רשימה או ספריה אחת בדיוק. האתר שלך חייב לכלול רשימה או ספריה אחת לפחות לפני יצירת זרימת עבודה. אם אין רשימות באתר שלך, תתבקש ליצור שכבה אחת בעת יצירת זרימת עבודה.

  • אם ברצונך שזרימת העבודה שלך תשתמש בעמודות או הגדרות מותאמות אישית, עליך לבצע שינויים אלה לפני יצירת זרימת העבודה כדי שעמודות והגדרות אלה יהיו זמינות עבורך ב'מעצב זרימת העבודה'.

  • אם ברצונך שזרימת העבודה שלך תשתמש בתכונות של רשימה או ספריה שאינן זמינות כברירת מחדל, כגון 'אישור תוכן', עליך להפוך תכונות אלה לזמינות לפני שתעצב את זרימת העבודה.

הערה: תכונת זרימת העבודה מבוססת על Microsoft Windows Workflow Foundation, רכיב של Microsoft Windows. על אותה גירסה של Workflow Foundation להיות מותקנת במחשב ובשרת. ייתכן שבפעם הראשונה שתיצור זרימת עבודה תתבקש להתקין את Workflow Foundation.

הוספת עמודה לספריית המסמכים

בדוגמה זו נעשה שימוש בספריה 'מסמכים משותפים', שמופיעה כברירת מחדל באתר הצוות. עם זאת, עליך להוסיף את העמודה 'הוקצה ל:' לספריה 'מסמכים משותפים' מאחר שעמודה זו אינה מופיעה בספריה כברירת מחדל.

  1. בדפדפן זה, עבור לספריה 'מסמכים משותפים'.

    עצה: לחץ על מסמכים משותפים ברשימת תיקיות ולאחר מכן הקש F12.

  2. בסרגל הכלים של הספריה, לחץ על הגדרות ולאחר מכן לחץ על הוספת עמודות מתוך עמודות אתר.

  3. תחת עמודות אתר זמינות, לחץ על הוקצה ל: ולאחר מכן לחץ על הוסף.

  4. לחץ על אישור.

    כאשר אתה מציג את 'מסמכים משותפים' בדפדפן, העמודה 'הוקצה ל:' מופיעה בספריה.

  5. סגור את הדפדפן.

לראש הדף

עיצוב זרימת העבודה

לאחר הגדרת הספריה 'מסמכים משותפים' עם העמודה המתאימה, אתה מוכן להשתמש ב'מעצב זרימת העבודה'.

  1. הפעל את Office SharePoint Designer 2007.

  2. בתפריט קובץ, לחץ על פתיחת אתר.

  3. בתיבת הדו-שיח פתיחת אתר, אתר ובחר את אתר SharePoint שבו ברצונך ליצור את זרימת העבודה ולאחר מכן לחץ על פתח.

  4. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על זרימת עבודה.

    מעצב זרימת העבודה נפתח.

  5. בתיבה תן שם לזרימת עבודה זו, הקלד הודעה הקצאה.

    מבקרים באתר יראו שם זה כאשר יציגו את 'מצב זרימת העבודה' ואת דפי 'זרימת העבודה' בדפדפן.

  6. ברשימה לאיזו רשימת SharePoint יש לצרף זרימת עבודה זו?, לחץ על מסמכים משותפים.

    כאשר חברי צוות מציגים את הספריה 'מסמכים משותפים', תופיע עמודה חדשה עבור זרימת עבודה זו שנקראת 'דיווח על הקצאה'. עמודה זו מציינת את מצב זרימת העבודה עבור כל פריט — לדוגמה, אם זרימת העבודה הופעלה או הושלמה.

  7. תחת בחר אפשרויות הפעלה של זרימת עבודה עבור פריטים ב'מסמכים משותפים', בצע את כל הפעולות שלהלן:

    • נקה את תיבת הסימון אפשר הפעלה ידנית של זרימת עבודה זו מפריט.

    • בחר את תיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו באופן אוטומטי בעת יצירת פריט חדש.

    • בחר את תיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו באופן אוטומטי בכל פעם שפריט משתנה.

      על-ידי בחירה באפשרויות אלה, אתה מוודא שזרימת העבודה תפעל בכל פעם שפריט נוצר או משתנה. הדף הראשון במעצב זרימת העבודה אמור להיראות כעת כך:

      הדף הראשון ב'מעצב זרימת עבודה'

  8. לחץ על הבא.

  9. לחץ על תנאים ולאחר מכן לחץ על תנאי מותאם אישית (מסמכים משותפים) ברשימה.

    התנאי אם שדה שווה לערך מופיע בזרימת העבודה.

    רשימה זו מספקת תנאים מוכנים רבים, אך ברצונך ליצור תנאי שבו זרימת העבודה תשלח את ההודעה רק כאשר תנאי ספציפי — במקרה זה, הוקצה ל: — שווה לערך מסוים — במקרה זה, שם של אדם בצוות שלך. כדי להשלים פעולה זו, תיצור תנאי מותאם אישית.

  10. בתנאי אם שדה שווה לערך, לחץ על שדה ולאחר מכן לחץ על הוקצה ל: ברשימה.

  11. בתנאי, לחץ על ערך.

    תיבת הדו-שיח בחירת משתמשים נפתחת. ברצונך לבחור חבר מהצוות שלך. באפשרותך לעשות זאת על-ידי הקלדת השם שלו או כתובת הדואר האלקטרוני שלו ולאחר מכן לחיצה על הוסף, לחלופין, באפשרותך לבחור מרשימת המשתמשים הקיימים. באפשרותך גם לבחור משתמשים מפנקס הכתובות או לחפש שמות ברשימה או פריט רשימה.

  12. הקלד או בחר שם משתמש או כתובת, לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על אישור.

  13. לחץ על פעולות ולאחר מכן לחץ על שליחת דואר אלקטרוני ברשימה.

    אם פעולה זו אינה מופיעה ברשימה, לחץ על פעולות נוספות, לחץ על הפעולה הרצויה ולאחר מכן לחץ על הוסף.

  14. בפעולה שלח הודעה זו בדואר אלקטרוני, לחץ על הודעה זו ולאחר מכן השלם את הטופס על-ידי הזנת הנמען, הנושא וטקסט גוף ההודעה.

    בשורה אל, תרצה להזין את אותו שם או אותה כתובת שתבחר כחלק מהתנאי.

  15. לחץ על אישור.

    הדף השני ב'מעצב זרימת העבודה' ובו תנאי ופעולה

    כעת ברשותך כלל שמציין שאם פריט בספריה 'מסמכים משותפים' מוקצה לחבר צוות ספציפי, אדם זה יקבל הודעת דואר אלקטרוני. אך מה קורה אם המסמך מוקצה לחבר צוות אחר? בפעולה הבאה תיצור תנאי "אחרת אם" עבור כל אדם נוסף בצוות.

  16. לחץ על הוסף ענף תנאי 'אחרת אם'.

    ענף תנאי נוסף לזרימת העבודה. חזור על שלבים 8‏–14 בפרוצדורה זו כדי ליצור את אותו הכלל עבור חבר צוות אחר.

  17. לפי הצורך, לחץ על הוסף ענף תנאי 'אחרת אם' כדי להוסיף כלל עבור כל חבר בצוות שלך שברצונך ליידע אותו כאשר מוקצה לו מסמך.

    'מעצב זרימת העבודה' ובו כללים עם ענפי תנאי

  18. כדי לאתר בזרימת העבודה שגיאות לפני יציאה ממעצב זרימת העבודה, לחץ על בדוק זרימת עבודה.

    אם מתגלה שגיאה בזרימת העבודה, ההיפר-קישור משנה את צבעו ומופיעות כוכביות לפני ואחרי הפרמטר הלא חוקי. בנוסף לכך, תחת שלבי זרימת עבודה, מופיע סמל שגיאה לצד כל שלב שמכיל שגיאה.

  19. לחץ על סיום כדי לשמור את זרימת העבודה.

    כדי לבדוק את זרימת העבודה, עבור לספריה 'מסמכים משותפים', צור פריט חדש וקבע את העמודה 'הוקצה ל:' לאדם שכלול כתנאי בזרימת העבודה. בדוק אם אדם זה מקבל את הודעת הדיווח שיצרת.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×