דוגמה לזרימת עבודה: ניתוב דוח הוצאות לסקירה

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

הצוות שלך ממלא דוחות הוצאות חודשיים שהם טפסים שמעוצבים באמצעות Microsoft Office InfoPath 2007. הצוות שלך ממלא ומאחסן טפסים אלה בספריית טפסים באתר SharePoint. כאשר דוח ההוצאות חורג מסכום מסוים, ברצונך ליידע באופן אוטומטי אדם זה אודות סקירת הדוח. באפשרותך להפוך במהירות תהליך זה לאוטומטי עם זרימת עבודה בעלת שלב אחד.

אחת מהתכונות הנהדרות של Office InfoPath 2007 היא שבאפשרותך לציין שדות בטופס שיוצגו כעמודות בספריית טפסים. כאשר אתה בוחר להציג שדה טופס כעמודה בספריית הטפסים, אתה מקדם שדה זה. קידום שדה הינו יעיל כאשר ברצונך להציג מידע חשוב בטופס מבלי לפתוח כל טופס בנפרד. דבר חשוב אף יותר, על-ידי קידום נתונים בטופס לנתונים בעמודות בספריית הטפסים, אתה מאפשר יצירה של כללים המבוססים על נתונים אלה ב'מעצב זרימת העבודה'. באמצעות קידום סך כל ההוצאות מהטופס לעמודה, באפשרותך ליצור זרימת עבודה שמנתבת את דוח ההוצאות לסקירה כאשר סך כל ההוצאות חורגות מסכום מסוים.

כדי ללמוד עוד אודות זרימות עבודה, ראה מבוא לזרימת עבודה של SharePoint.

חשוב: כדי ליצור זרימת עבודה, על האתר להיות ממוקם בשרת שבו פועל Windows SharePoint Services 3.0 או Microsoft Office SharePoint Server 2007.

בנושא זה

לפני שתתחיל

עיצוב זרימת העבודה

לפני שתתחיל

לפני שתתחיל לעצב את זרימת העבודה, עליך לבצע שינויים הכרחיים או התאמות אישיות באתר, ברשימה או בספריה — לדוגמה:

  • זרימת עבודה מצורפת תמיד לרשימה או ספריה אחת של SharePoint. על האתר להיות בעל רשימה או ספריה אחת לפחות לפני שתיצור זרימת עבודה. אם לא מופיעות רשימות באתר שלך, תתבקש ליצור רשימה כאשר תיצור זרימת עבודה.

  • אם ברצונך שזרימת העבודה שלך תשתמש בעמודות או הגדרות מותאמות אישית, עליך לבצע שינויים אלה לפני יצירת זרימת העבודה כדי שעמודות והגדרות אלה יהיו זמינות עבורך ב'מעצב זרימת העבודה'.

  • אם ברצונך שזרימת העבודה שלך תשתמש בתכונות של רשימה או ספריה שאינן זמינות כברירת מחדל, כגון 'אישור תוכן', עליך להפוך תכונות אלה לזמינות לפני שתעצב את זרימת העבודה.

הערה: תכונת זרימת העבודה מבוססת על Microsoft Windows Workflow Foundation, רכיב של Microsoft Windows. על אותה גירסה של Workflow Foundation להיות מותקנת במחשב ובשרת. ייתכן שבפעם הראשונה שתיצור זרימת עבודה תתבקש להתקין את Workflow Foundation.

פרסום הטופס ויצירת ספריית טפסים

בדוגמה זו, דרושה לך ספריית טפסים לאחסון הטפסים שלך ועליך להציג שדות מסוימים בטופס כעמודות בספריית הטפסים. Office InfoPath 2007 מקל על פרסום טופס, על הצגת שדות ואף על יצירת ספריית הטפסים. ניתן לבצע כל זאת באמצעות 'אשף הפרסום' (לחץ על פרסום בתפריט קובץ).

בהליך שלהלן, אתה משתמש בתבנית המוכנה 'דוח הוצאות' ב-Office InfoPath 2007 ולאחר מכן משתמש ב'אשף הפרסום' כדי להציג שדות וליצור את ספריית הטפסים באתר SharePoint.

  1. הפעל את Office InfoPath 2007.

  2. בתיבת הדו-שיח מילוי טופס, לחץ פעמיים על דוח ההוצאות לדוגמה.

    דוח ההוצאות נפתח במצב 'עיצוב'. בטופס כבר מופיעים השדות שברצונך להציג כעמודות בספריית הטפסים: 'שם', 'מספר מזהה' ו'סיכום הוצאות'. תשתמש בתבנית כפי שהיא מופיעה.

  3. בתפריט קובץ, לחץ על שמירה בשם.

  4. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, הקלד שם בתיבה שם קובץ ולאחר מכן לחץ על שמור.

  5. בתפריט קובץ, לחץ על פרסום.

    אשף הפרסום נפתח.

  6. תחת היכן ברצונך לפרסם את תבנית הטופס?, לחץ על לשרת של SharePoint עם או ללא InfoPath Forms Services ולאחר מכן לחץ על הבא.

  7. הקלד את כתובת אתר ה-SharePoint שלך ולאחר מכן לחץ על הבא.

  8. תחת מה ברצונך לפרסם?, לחץ על ספריית מסמכים ולאחר מכן לחץ על הבא.

    שים לב שבאפשרותך גם להפוך את הטופס לזמין כסוג תוכן. ייתכן שתרצה לבחור באפשרות זו, לדוגמה, אם ברצונך להפוך את תבנית הטופס לזמינה לכל אתרי המשנה באתר פורטל.

  9. תחת מה ברצונך לעשות?, לחץ על צור ספריית מסמכים חדשה ולאחר מכן לחץ על הבא.

  10. הקלד דוחות הוצאות בתור השם, הקלד תיאור עבור ספריית המסמכים ולאחר מכן לחץ על הבא.

  11. בדף הבא, לחץ על הוספה.

  12. בתיבת הדו-שיח בחירת שדה או קבוצה, בתיקיה employee, לחץ על name ולאחר מכן לחץ על אישור.

  13. חזור פעמיים על השלב הקודם כדי להוסיף את השדה identificationNumber (בתיקיה employee ואת השדה total (בתיקיה items).

    הערה: בתיבת הדו-שיח בחירת שדה או קבוצה, השתמש בהגדרות ברירת המחדל עבור קבוצת עמודות אתר ושם עמודה. לחלופין, באפשרותך למפות את שדה הטופס לעמודת אתר קיימת או לתת לעמודה שם שונה מהשם של שדה הטופס עצמו.

  14. לחץ על הבא, ודא שהפרטים נכונים ולאחר מכן לחץ על פרסם.

    כעת ברשותך ספריית טפסים בשם 'דוחות הוצאות' עם העמודות הדרושות ליצירת זרימת העבודה. בדפדפן, העמודות בספריית הטפסים אמורות להיראות כמו העמודות באיור שלהלן.

    ספריית הטפסים עם שדות טופס שמוצגים כעמודות בספריה

לראש הדף

עיצוב זרימת העבודה

לאחר הגדרת ספריית הטפסים עם העמודות המתאימות, אתה מוכן להשתמש ב'מעצב זרימת העבודה'.

  1. הפעל את Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

  2. בתפריט קובץ, לחץ על פתיחת אתר.

  3. בתיבת הדו-שיח פתיחת אתר, אתר ובחר את אתר SharePoint שבו ברצונך ליצור את זרימת העבודה ולאחר מכן לחץ על פתח.

  4. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על זרימת עבודה.

    מעצב זרימת העבודה נפתח.

  5. בתיבה תן שם לזרימת עבודה זו, הקלד סקירה של דוח הוצאות.

    מבקרים באתר יראו שם זה כאשר יציגו את 'מצב זרימת העבודה' ואת דפי 'זרימת העבודה' בדפדפן.

  6. ברשימה לאיזו רשימת SharePoint יש לצרף זרימת עבודה זו?, לחץ על דוחות הוצאות.

  7. תחת בחר אפשרויות הפעלה של זרימת עבודה עבור פריטים ב'דוחות הוצאות', בצע את כל הפעולות שלהלן:

    • נקה את תיבת הסימון אפשר הפעלה ידנית של זרימת עבודה זו מפריט.

    • בחר את תיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו באופן אוטומטי בעת יצירת פריט חדש.

    • בחר את תיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו באופן אוטומטי בכל פעם שפריט משתנה.

      על-ידי בחירה באפשרויות אלה, אתה מוודא שזרימת העבודה תפעל בכל פעם שחבר צוות ימלא דוח הוצאות חדש או ישנה דוח קיים.

      הדף הראשון ב'מעצב זרימת עבודה'

  8. לחץ על הבא.

    ברצונך ליצור כלל שמציין שאם סך כל ההוצאות המדווחות בטופס גדול מ-500 דולר, תישלח הודעה לאדם המתאים כדי שיסקור את דוח ההוצאות.

  9. במעצב זרימת העבודה, לחץ על תנאים ולאחר מכן לחץ על תנאי מתקדם ברשימה.

    התנאי אם ערך שווה לערך מופיע בזרימת העבודה.

    רשימה זו מספקת תנאים מוכנים רבים, אך ברצונך ליצור תנאי שבו זרימת העבודה תשלח את ההודעה רק כאשר תנאי ספציפי — במקרה זה, סך כל ההוצאות — גדול מערך מסוים — במקרה זה, 500. כדי להשלים פעולה זו, תיצור תנאי מתקדם.

  10. בלתנאי אם ערך שווה לערך, לחץ על הערך הראשון ההיפר-קישור ולאחר מכן לחץ על התצוגה איגוד נתונים תמונת לחצן .

  11. בתיבת הדו-שיח הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה, ברשימה מקור, לחץ על פריט נוכחי. ברשימה שדה, לחץ על סכום ולאחר מכן לחץ על אישור.

    באמצעות תיבת דו-שיח זו, באפשרותך לחפש ערך בכל שדה שבכל רשימה או ספריה באתר, כדי שתוכל להשתמש בערך זה בכלל זרימת העבודה. במקרה זה, תרצה להשתמש במספר מהשדה 'סכום' של הפריט הנוכחי.

  12. בכלל זרימת העבודה, לחץ על שווה ל: ולאחר מכן לחץ על גדול מ: ברשימה.

  13. לחץ על ההיפר-קישור ערך השניה, ולאחר מכן הקלד 500.

  14. לחץ על פעולות ולאחר מכן לחץ על שליחת דואר אלקטרוני ברשימה.

    אם פעולה זו אינה מופיעה ברשימה, לחץ על פעולות נוספות, לחץ על הפעולה הרצויה ולאחר מכן לחץ על הוסף.

  15. בפעולה שלח הודעה זו בדואר אלקטרוני, לחץ על הודעה זו ולאחר מכן השלם את הטופס על-ידי הזנת הנמען, הנושא וטקסט גוף ההודעה.

    עבור הנמען, בחר את האדם שעליו לסקור את דוח ההוצאות.

  16. לחץ על אישור.

    הדף השני ב'מעצב זרימת העבודה' ובו תנאי ופעולה

    כעת ברשותך כלל שמציין שאם דוח הוצאות נוצר או משתנה בספריה 'דוחות הוצאות' וסך כול ההוצאות עבור דוח זה גדול מ-500 דולר, תשלח הודעה לאדם המתאים כדי שיסקור את הדוח.

  17. כדי לאתר בזרימת העבודה שגיאות לפני יציאה ממעצב זרימת העבודה, לחץ על בדוק זרימת עבודה.

    אם מתגלה שגיאה בזרימת העבודה, ההיפר-קישור משנה את צבעו ומופיעות כוכביות לפני ואחרי הפרמטר הלא חוקי. בנוסף לכך, תחת שלבי זרימת עבודה, מופיע סמל שגיאה לצד כל שלב שמכיל שגיאה.

  18. לחץ על סיום כדי לשמור את זרימת העבודה.

    כדי לבדוק את זרימת העבודה, עבור לספריה 'דוחות הוצאות', לחץ על מלא טופס זה כדי ליצור פריט חדש והזן הוצאות גדולות מ-500 דולר. שמור את הטופס בספריית הטפסים ולאחר מכן בדוק אם האדם שאמור היה לקבל את ההודעה שיצרת קיבל אותה.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×