דוגמה לזרימת עבודה: יצירת משימה מפריט דיון

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

הצוות שלך משתמש ברשימה 'דיון צוות' כדי לעבוד על נושאים ובעיות שעל הצוות לטפל בהם. לעתים קרובות, במהלך הדיון מתעוררים בעיה או פריט עבודה שעל חבר הצוות לבדוק. ברצונך ליצור בקלות פריט משימה מפריט דיון צוות. אתה מחליט ליצור זרימת עבודה כדי שיהיה באפשרותו של הצוות שלך ללחוץ על לחצן ברשימה 'דיון צוות' וליצור משימה ברשימה 'משימות'. המשימה שנוצרה תכיל באופן אוטומטי מידע מפריט הדיון הקשור, והמשימה תוקצה באופן אוטומטי לאדם שיצר את פריט הדיון המקורי. תהליך זה מקל על הצוות שלך ואין סבירות לבלבול בנוגע לבעלות על המשימה ולאיזה פריט דיון קשורה משימה זו.

לדוגמה, חבר צוות יוצר פריט דיון ברשימה 'דיון צוות' ומקליד יצירת תוכנית פרוייקט בשדה הנושא. במהלך הדיון אתה מגלה שהדיון חשף פריט פעולה. אתה לוחץ על הפריט ברשימה 'דיון צוות', לוחץ על הפקודה זרימות עבודה ולאחר מכן בוחר להפעיל את זרימת העבודה על-ידי לחיצה על התחל. זרימת העבודה יוצרת משימה ברשימה 'משימות' שמוקצית לחבר הצוות שיצר את פריט הדיון והמשימה נקראת יצירת תוכנית פרוייקט.

בדוגמה זו נעשה שימוש ברשימה 'דיון צוות', אך באפשרותך להשתמש באותו תהליך בסיסי ליצירת זרימת עבודה דומה עבור פריטים בכל רשימה או ספריה באתר. ודא את צירוף זרימת העבודה לרשימה או לספריה שמהן ברצונך להפעיל אותה.

כדי ללמוד עוד אודות זרימות עבודה, ראה מבוא לזרימת עבודה של SharePoint.

חשוב: כדי ליצור זרימת עבודה, על האתר להיות ממוקם בשרת שבו פועל Windows SharePoint Services 3.0 או Microsoft Office SharePoint Server 2007.

בנושא זה

לפני שתתחיל

עיצוב זרימת העבודה

לפני שתתחיל

לפני שתתחיל לעצב את זרימת העבודה, עליך לבצע שינויים הכרחיים או התאמות אישיות באתר, ברשימה או בספריה — לדוגמה:

  • זרימת עבודה מצורפת תמיד לרשימה או ספריה אחת של SharePoint. על האתר להיות בעל רשימה או ספריה אחת לפחות לפני שתיצור זרימת עבודה. אם לא מופיעות רשימות באתר שלך, תתבקש ליצור רשימה כאשר תיצור זרימת עבודה.

  • אם ברצונך שזרימת העבודה שלך תשתמש בעמודות או הגדרות מותאמות אישית, עליך לבצע שינויים אלה לפני יצירת זרימת העבודה כדי שעמודות והגדרות אלה יהיו זמינות עבורך ב'מעצב זרימת העבודה'.

  • אם ברצונך שזרימת העבודה שלך תשתמש בתכונות של רשימה או ספריה שאינן זמינות כברירת מחדל, כגון 'אישור תוכן', עליך להפוך תכונות אלה לזמינות לפני שתעצב את זרימת העבודה.

הערה: תכונת זרימת העבודה מבוססת על Microsoft Windows Workflow Foundation, רכיב של Microsoft Windows. על אותה גירסה של Workflow Foundation להיות מותקנת במחשב ובשרת. ייתכן שבפעם הראשונה שתיצור זרימת עבודה תתבקש להתקין את Workflow Foundation.

דוגמה זו משתמשת ברשימה 'דיון צוות', שכלולה כברירת מחדל בתבנית 'אתר צוות'.

לראש הדף

עיצוב זרימת העבודה

אם באתר שלך מופיע לוח דיונים, כגון הרשימה 'דיון צוות' באתר צוות, אתה מוכן להשתמש ב'מעצב זרימת העבודה'.

  1. בתפריט קובץ, לחץ על פתיחת אתר.

  2. בתיבת הדו-שיח פתיחת אתר, אתר ובחר את אתר SharePoint שבו ברצונך ליצור את זרימת העבודה ולאחר מכן לחץ על פתח.

  3. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על זרימת עבודה.

    מעצב זרימת העבודה נפתח.

  4. בתיבה תן שם לזרימת עבודה זו, הקלד יצירת משימה.

    המבקרים באתר יראו שם זה כאשר יציגו את 'מצב זרימת העבודה' ואת דפי 'זרימות העבודה' בדפדפן.

  5. ברשימה לאיזו רשימת SharePoint יש לצרף זרימת עבודה זו?, לחץ על דיון צוות.

    כאשר חברי צוות מציגים את הספריה 'מסמכים משותפים', תופיע עמודה חדשה עבור זרימת עבודה זו שנקראת 'יצירת משימה'. עמודה זו מציינת את מצב זרימת העבודה עבור כל פריט — לדוגמה, אם זרימת העבודה הופעלה או הושלמה.

  6. תחת בחר אפשרויות הפעלה של זרימת עבודה עבור פריטים ב'מסמכים משותפים', בצע את כל הפעולות שלהלן:

    • בחר את תיבת הסימון אפשר הפעלה ידנית של זרימת עבודה זו מפריט.

    • נקה את תיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו באופן אוטומטי בעת יצירת פריט חדש.

    • נקה את תיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו באופן אוטומטי בכל פעם שפריט משתנה.

      על-ידי בחירה באפשרות זו, אתה הופך פקודה של זרימות עבודה לזמינה עבור כל פריט ברשימה. כדי להפעיל את זרימת העבודה של 'יצירת משימה' עבור כל פריט דיון, באפשרותך ללחוץ על פריט זה, ללחוץ על זרימות עבודה בתפריט, ללחוץ פעמיים על זרימת העבודה שברצונך להפעיל ולאחר מכן ללחוץ על לחצן התחל.

      הדף הראשון ב'מעצב זרימת עבודה'

  7. לחץ על הבא.

  8. לחץ על פעולות ולאחר מכן לחץ על יצירת פריט רשימה ברשימה.

    אם פעולה זו אינה מופיעה ברשימה, לחץ על פעולות נוספות, לחץ על הפעולה הרצויה ולאחר מכן לחץ על הוסף.

  9. בפעולה צור פריט ברשימה זו, לחץ על רשימה זו.

  10. בתיבת הדו-שיח יצירת פריט רשימה חדש, בתיבה רשימה, לחץ על משימות מאחר ששם ברצונך ליצור פריט חדש.

    הערה: פעולה זו יוצרת פריט משימה אך — בשונה מהפעולה איסוף נתונים ממשתמש — אינה גורמת להשהיית זרימת העבודה עד להשלמת המשימה.

    תחת שדה וערך באפשרותך להוסיף, להסיר או לשנות שדות שיופיעו בפריט הרשימה החדש שאתה יוצר. ברצונך שה'כותרת' של פריט המשימה החדש תכיל מידע בפועל מהפריט 'דיון צוות', ולכן כעת אתה לוחץ על שדה זה ומשנה אותו כך שיבדוק ויציג מידע מפריט הדיון.

  11. תחת שדה, לחץ על (*) כותרת ולאחר מכן לחץ על שינוי.

  12. תיבת הדו-שיח ' הקצאת ערכים ', לחץ על הצג איגוד נתונים תמונת לחצן .

    תיבת הדו-שיח 'הקצאת ערכים'

  13. בתיבת הדו-שיח הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה, ברשימה מקור, לחץ על פריט נוכחי. ברשימה שדה, לחץ על נושא.

    עבור שדה הכותרת של המשימה החדשה, זרימת העבודה בודקת כעת מידע ומשתמשת במידע בשדה 'נושא' של פריט הדיון הנוכחי.

    תיבת הדו-שיח 'הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה'

  14. לחץ פעמיים על אישור.

    כעת ברצונך שזרימת העבודה תקצה באופן אוטומטי את המשימה החדשה לאדם שיצר את פריט הדיון הקשור.

  15. בתיבת הדו-שיח יצירת פריט רשימה חדש, לחץ על הוספה מאחר שברצונך להוסיף שדה למשימה החדשה שנוצרת על-ידי זרימת העבודה.

  16. בתיבת הדו-שיח הקצאת ערכים, ברשימה הגדר שדה זה, לחץ על הוקצה ל.

    תיבת הדו-שיח 'הקצאת ערכים'

  17. תחת לערך זה, לחץ על הצג איגוד נתונים תמונת לחצן .

  18. בתיבת הדו-שיח הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה, ברשימה מקור, לחץ על פריט נוכחי. ברשימה שדה, לחץ על נוצר על-ידי.

    תיבת הדו-שיח 'הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה'

  19. לחץ על אישור פעמיים.

    תיבת הדו-שיח 'יצירת פריט רשימה חדש'

    זרימת העבודה תיצור משימה שכותרתה מתאימה לנושא של פריט דיון הצוות שממנו נוצרה המשימה, והמשימה תוקצה לאדם שיצר דיון צוות זה עבור מעקב.

  20. בתיבת הדו-שיח יצירת פריט רשימה חדש, לחץ על אישור.

    'מעצב זרימת העבודה' מציג פעולה עבור שלב 1

    כעת יש ברשותך כלל שיוצר את המשימה כאשר אדם כלשהו מפעיל באופן ידני את זרימת העבודה מפריט ברשימה 'דיון צוות'.

  21. כדי לאתר בזרימת העבודה שגיאות לפני יציאה ממעצב זרימת העבודה, לחץ על בדוק זרימת עבודה.

    אם מתגלה שגיאה בזרימת העבודה, ההיפר-קישור משנה את צבעו ומופיעות כוכביות לפני ואחרי הפרמטר הלא חוקי. בנוסף לכך, תחת שלבי זרימת עבודה, מופיע סמל שגיאה לצד כל שלב שמכיל שגיאה.

  22. לחץ על סיום כדי לשמור את זרימת העבודה.

לחצן יופיע בדף הרשימה 'דיון צוות' של אתר SharePoint. באפשרותם של חברי הצוות שלך ללחוץ על הלחצן כדי להפעיל באופן ידני את זרימת העבודה.

כדי לבדוק את זרימת העבודה, עבור לרשימה 'דיון צוות' וצור פריט חדש — שים לב שכברירת מחדל השדה 'נושא' הוא שדה נדרש. לאחר שמירת הפריט החדש, לחץ על פריט הדיון ברשימה ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בתפריט. בדף זרימות עבודה, לחץ על זרימת העבודה יצירת משימה ולאחר מכן לחץ על התחל. כעת עבור לרשימה 'משימות'. מאחר שיצרת את פריט הדיון, עליך להיות בעל הקצאה למשימה שמכילה את המידע שהזנת בשדה 'נושא'.

אם תרצה בכך, באפשרותך להוסיף שלב לזרימת העבודה שבה מבוצעת פעולה נוספת כאשר המשימה החדשה מסומנת כמשימה שהושלמה. ייתכן שיהיה באפשרותך להתחיל עם זרימת עבודה בעלת שלב אחד ולאחר מכן להוסיף שלבים כדי שזרימת העבודה תתפתח ותתוכנן לבסוף לתהליך עסקי מורכב.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×