גזור הוצאות, ניהול מלאי ושיתוף שלח ביעילות על-ידי שימוש בתבנית מסד הנתונים באינטרנט סחורה

הזנת פרטי החברה שלך

בכרטיסיה מידע אודות החברה משנה, באפשרותך להזין מידע אודות החברה שלך, כגון שם, מיקום, טלפון, ואת כתובת הדואר האלקטרוני.

שם החברה שתזין תוצג בחלק העליון של המסך "ראשי" מסד נתונים (היכן שאתה רואה "Northwind Traders" באיור הקודם). פרטי החברה שלך יוצגו גם בחשבוניות ובדוחות אחרים שנוצרו על-ידי מסד הנתונים.

• הקלד את המידע אודות החברה שלך בתיבות, לחץ על שמור והגדרות החברה להחיל ולאחר מכן לחץ על הבא.

הזנת פרטי העובדים

בכרטיסיה משנה עובדים, באפשרותך להתחיל להוסיף עובדים אל מסד הנתונים. פעולה זו תסייע לך לעקוב אחר מי היה המכירות על כל הזמנה, ששלח הזמנה, וכן הלאה. אם אתה proprietor הבלעדית, מסד הנתונים יפעל באופן תקין עם עובד יחיד.

• הקלד מידע לגבי כל עובד בגליון הנתונים ולאחר מכן לחץ על הבא.

  הערה: באפשרותך גם להציג, לערוך ולהוסיף עובדים בכרטיסיה הראשית עובדים.

הזן מוצרים, קטגוריות וספקים

בכרטיסיה Products משנה, באפשרותך להתחיל להוסיף מוצרים אל מסד הנתונים. אלה הן המכפלות המוכרת העסק שלך. באפשרותך גם לערוך את הרשימות של קטגוריות והן ספקים בכרטיסיה זו משנה.

• הקלד המידע של כל מוצר בגליון הנתונים ולאחר מכן לחץ על הבא.

• לחלופין, לחץ על מוצר חדש כדי לפתוח את הטופס פרטי מוצר, שבה באפשרותך להזין את פרטי המוצר.

• לחץ על עריכת קטגוריות או ספקים ערוך כדי לערוך את הרשימות של קטגוריות וספקים.

• לאחר שתסיים לערוך את פרטי מוצר, לחץ על הבא.

הזן רמות מלאי

בכרטיסיה משנה מלאי, באפשרותך להזין את הסכומים של מלאי שיש לך בהישג יד, בנוסף רמות מלאי שברצונך להשאיר במלאי מינימום ויעד.

• עבור כל מוצר, הקלד את מספר היחידות שהרצויות בעמודות רמת הראשוני, סידור מחדש של רמה, רמת יעד וכמות Min לסדר מחדש.

• לאחר שתסיים לערוך מידע אודות מלאי, לחץ על הבא.

הזן הזמנות

אם כבר יש לך כמה הזמנות בהישג יד, באפשרותך להזין מידע בסיסי אודות אותם בכרטיסיה המשנה Orders.

• עבור כל הזמנה, הזן את המידע שברשותך, כגון תאריך הזמנה, העובד מי לקח הסדר ושם הלקוח.

• אם אתה מזין ללקוח לא הוזן עדיין אל מסד הנתונים, Access מבקש ממך להזין את הלקוח החדש. לחץ על כן ולאחר מכן מלא את המידע שברשותך. כאשר אתה סוגר את גליון הנתונים, הלקוח יהיה זמין ברשימה הנפתחת הלקוח.

• לאחר שתסיים לערוך את מידע ההזמנה, לחץ על הבא.

ניהול מלאי

התבנית מסד נתונים סחורה מספקת מעקב אוטומטי אחר מלאי; בכל פעם נשלחת הזמנה, או לרכוש מוצרים חדשים, מסד הנתונים מעדכן באופן אוטומטי המלאי, כך שתדע כמות מניות שעליך לבצע בכל עת. מסד הנתונים יציג גם מוצרים שיש להזמין מחדש, בהתבסס על ערכי סף שאתה מציין.

בכרטיסיה Products, לחץ על רמות מלאי. גליון נתונים זה מציג רמות מלאי הנוכחי ואת ערכי סף אחרות עבור כל מוצר באופן הבא:

• בהישג יד    מספר הפריטים שמותקנת כעת במלאי.

• הקצאת    מספר הפריטים שהוזמנו על-ידי הלקוחות, אך עדיין לא נשלח.

• זמין    ההבדל בין מספר הפריטים בהישג יד והמספר שהוקצה.

• התכווצות    זהו מספר הפריטים שאבדו עקב נזק, spoilage, אובדן וכן הלאה.

• בהזמנה    מספר הפריטים כי יש להזמין כדי לרענן את מניות, אך שבו יש טרם התקבלה.

• הרמה הנוכחית    את מספר הפריטים הזמינים פחות מספר פריטים בתפריט הזמנת עיתוד, וכן את מספר הפריטים כעת בהזמנה.

• יעד רמת    מספר הפריטים שברצונך להיות בהישג יד להתאים את רמת החזוי של הזמנות.

• להלן היעד    מספר הפריטים שבו אתה נמצא מתחת לרמת היעד שלך הנוכחי.

• רכישת ערכת שפה    לחץלרכושקישור כדי להזין הזמנת רכש חדשה. לקבלת מידע נוסף אודות רכישת, עיין בסעיף ניהול רכישות.

בדוק כדי לראות אילו מוצרים יש חידוש המלאי

כדי לראות במבט חטוף שאינן דרושות מוצרים שיש להזמין, בכרטיסיה מוצרים, לחץ על דרוש חידוש המלאי. תצוגה זו זהה גליון הנתונים של רמות מלאי, פרט לכך הרשומות סוננו רק לאלה חשופים או מתחת שלהם שצוין סידור מחדש של רמה. כדי לסדר מחדש מוצר, גלול ימינה ולחץ על הקישור של רכישת ערכת שפה. לקבלת מידע נוסף אודות רכישת, עיין בסעיף ניהול רכישות.

הצג שהופסקו מוצרים

בכרטיסיה Products, לחץ על Products שהופסקו כדי להציג רשימה של מוצרים שסומנו שהופסקו.

• כדי להשיב שהופסקו מוצר, לחץ על קוד המוצר שלו ולאחר מכן בטופס פרטי מוצר, נקה את תיבת הסימון Discontinued.

צור קטגוריות עבור מוצרים

סיווג לקטגוריות המוצרים שלך מסייע לך לארגן אותם בטפסים ובדוחות. בכרטיסיה Products, לחץ על קטגוריות כדי להתאים אישית את רשימת קטגוריות. הזן כל קטגוריה בשורה משלה.

• כדי למחוק קטגוריה, לחץ על התיבה האפורה מימין המזהה ולאחר מכן הקש DELETE.
  

  הערה: Access מונעת ממך מחיקת כל קטגוריות המחוברים ל- products. לדוגמה, אין באפשרותך למחוק את הקטגוריה "Beverages" אם קיימות כל מוצרי עדיין המוקצות לאותה קטגוריה.

ניהול מידע של הספק

ספקים, נמצאות עסקים אנשים שממנו אתה רוכש המלאי שלך. כדי לעקוב אחר פרטי הקשר של הספקים שלך, בכרטיסיה מוצרים, לחץ על ספקים.

• לחץ על מזהה כדי לפתוח את רשומת הספק קיימת ולערוך את הפרטים שלו.

• לחץ על (חדש) בחלק התחתון של עמודה ' מזהה ' כדי להזין ספק חדש, או פשוט התחל להקליד את השורה האחרונה של גליון הנתונים.

• כדי למחוק ספק, לחץ על התיבה האפורה מימין המזהה ולאחר מכן הקש DELETE.
  

  הערה: Access מונעת ממך מחיקת כל ספקים המחוברים ל- products. לדוגמה, אין באפשרותך למחוק X ספק אם כל המוצרים עדיין מוצגים כ שמגיע הספק. מחק מוצרי הספק תחילה ולאחר מכן מחק את הספק.

הזן הזמנה חדשה

כאשר תיכנס הזמנה של לקוח חדש, תשתמש טופס הזמנה הלקוח הזן את הפרטים.

1. בכרטיסיה ' הזמנות ', לחץ על סדר חדש. לחלופין, בכרטיסיה לוח מחוונים, לחץ על סדר לקוח חדש.
   
   מופיע טופס הזמנה של הלקוח.

2. בחר לקוח מתוך הרשימה הנפתחת. אם זוהי לקוח חדש, לחץ על חדש, מלא פרטי הלקוח בטופס פרטי לקוח ולאחר מכן לחץ על שמור וסגור.

3. מלא את המידע על טופס הזמנה של לקוח, והקפד גם למלא את השדות בכרטיסיות מידע משלוח ו את פרטי התשלום.

4. לאחר שתסיים למלא את הסדר, לחץ על שמור וסגור.

הצגה וניהול של הזמנות לפי מצב

כל הזמנה עובר כמה מצבים שונים, אשר מתעדכנות באופן אוטומטי כפי לבצע את המשימות של הזנת, אפשרות להפקת חשבונית משלוח הזמנה:

• חדש

• Invoiced

• שנשלחו

• הושלם

בעת לחיצה על הכרטיסיה הזמנות תחילה, גליון הנתונים מציג את כל ההזמנות פעיל (כל אלה עם מצב מלבד הושלם ). לאחר עבר למצב הזמנה, זרימת התהליך הוא כדלקמן:

עיון מהיר של מצב הזמנה

הטבלה הבאה מספקת עיון מהיר שעבורו הזמנות מוצגות בחלונית בכל תצוגה, כמו גם את הפעולות שבאפשרותך לבצע הזמנות אלה:

ניהול מידע של הלקוח

מסד הנתונים סחורה מאחסן פרטי קשר אודות כל הלקוחות שלך. באפשרותך להוסיף לקוחות חדשים כחלק מתהליך של הזנת הזמנה חדשה, או באפשרותך לנהל את הלקוחות שלך באמצעות ההליך הבא:

1. בכרטיסיה ' הזמנות ', לחץ על לקוחות.

2. כדי לערוך לקוח קיים, לחץ על השדה שברצונך לערוך ולאחר מכן התחל להקליד.

3. כדי להוסיף לקוח חדש, לחץ על (חדש) בחלק התחתון של עמודה ' מזהה ', או פשוט התחל להקליד בשורה האחרונה של גליון הנתונים.

ניהול מידע מוביל

מסד הנתונים סחורה מאחסן פרטי קשר אודות כל מובילים שלך. באפשרותך לנהל את הלקוחות שלך באמצעות ההליך הבא:

1. בכרטיסיה ' הזמנות ', לחץ על מובילים.

2. כדי לערוך של מוביל קיים, לחץ על השדה שברצונך לערוך ולאחר מכן התחל להקליד.

3. כדי להוסיף רשומה חדשה של מוביל, לחץ על (חדש) בחלק התחתון של עמודה ' מזהה ', או פשוט התחל להקליד בשורה האחרונה של גליון הנתונים.

צור הזמנת רכש

יצירת הזמנת רכש היא השלב הראשון הקנייה מלאי חדש.

1. בכרטיסיה ' רכישות ', לחץ על הזמנת רכש חדשה.

2. טופס הזמנת רכש, בחר את ספק. אם אתה סידור מספק חדש, לחץ על חדש, מלא את המידע בטופס פרטי ספקים ולאחר מכן לחץ על שמור וסגור.

3. בכרטיסיה פרטים של רכישת ערכת שפה, בחר את המוצרים שברצונך סדר והזן כמויות עבור כל אחד מהם.

4. אם מוכן אפשרות לשלוח הזמנת רכש, לחץ על שלח הזמנה. אחרת, כדי להשאיר את הזמנת רכש מצב חדש כך שאתה יכול לבצע בו שינויים לפני שליחתה, לחץ על שמור וסגור.

מסד הנתונים יוצר את הזמנת רכש, מסמן אותה כהודעה חדש.

שליחת הזמנת רכש לרכישת

השלב הבא עבור הזמנת רכש חדשה הוא לשלוח אותו לרכישת. שלב זה עדכונים הסכומים הכוללים של מלאי כך שתדע מניות כמות נמצא כעת בהזמנה.

1. בכרטיסיה ' רכישות ', לחץ על ממתין לאישור.

2. לחץ פעמיים על הזמנת רכש כדי לפתוח את טופס הזמנת רכש.

3. בדוק המוצרים, כמויות ומחירים מדויקות ולאחר מכן לחץ על שלח הזמנה.

מסד הנתונים מסמן את הזמנת רכש בתור הוגש ומעדכנת את הכמות בהזמנה עבור המוצרים שהוזמנו כעת. אם הזמנה גדול מספיק כדי להציב המלאי של מוצר מעל הגדרת רמת לסדר מחדש שלו, המוצר יוסר מרשימת צריך חידוש המלאי .

לקבל מלאי

כאשר מתקבלת מלאי חדש, השלב הבא הוא כדי לסמן אותה ככאלה. פעולה זו מעדכנת את הסכומים הכוללים של מלאי כך שתדע כמות מלאי היא בהישג יד.

1. בכרטיסיה ' רכישות ', לחץ על קבלת מלאי.

2. לחץ פעמיים על הזמנת רכש כדי לפתוח את טופס הזמנת רכש.

3. טופס הזמנת רכש, לחץ על הכרטיסיה קבלת מלאי.

4. עבור כל מוצר שהתקבלו, בחר בתיבת הסימון רשום כדי מלאי.
   
   

5. אם התקבלו פריטים כל פרטי תשלום הוזן בכרטיסיה פרטי תשלום, באפשרותך ללחוץ על סדר מלאה כדי לסמן את הזמנת רכש כהושלמה.

6. אם חלק מהפריטים על הזמנת רכש לא התקבלו עדיין, לחץ על שמור וסגור. אינך מצליח להשלים את ההזמנה עד שהתקבלו ולאחר שפורסמו מלאי של כל הפריטים.

השלמת הזמנת רכש

אם כל הפריטים ברצועת הזמנת רכש נרשמו מלאי ולמידע תשלום הוזן, באפשרותך לסמן את הזמנת רכש כהושלמה. פעולה זו מסירה את הזמנת רכש מטבלת רשימות הזמנת רכש הפעיל, מעבר כדי להשלים רכישות רשימה כך שתוכל לעיין אותה מאוחר יותר במידת הצורך.

כדי לסמן הזמנת רכש כהושלמה:

1. בכרטיסיה ' רכישות ', לחץ על קבלת מלאי.

2. לחץ פעמיים על הזמנת רכש כדי לפתוח את טופס הזמנת רכש.

3. לחץ על הכרטיסיה פרטי תשלום וודא כי פרטי התשלום הנכון הוזן.

4. טופס הזמנת רכש, לחץ על סדר מלאה.

ניהול מידע של הספק

ספקים, נמצאות עסקים אנשים שממנו אתה רוכש המלאי שלך. כדי לעקוב אחר פרטי הקשר של הספקים שלך, בכרטיסיה ' רכישות ', לחץ על ספקים.

• לחץ על מזהה כדי לפתוח את רשומת הספק קיימת ולערוך את הפרטים שלו.

• לחץ על (חדש) בחלק התחתון של עמודה ' מזהה ' כדי להזין ספק חדש, או פשוט התחל להקליד את השורה האחרונה של גליון הנתונים.

כדי למחוק ספק, לחץ על התיבה האפורה (בורר רשומות) לצד המזהה ולאחר מכן הקש DELETE.