בחירה ושימוש בתבניות Access 2007

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

במאמר זה

מבט כולל

שלב 1: בחר תבנית

שלב 2: התאמה אישית של תבנית

שלב 3: הוספת נתונים למסד הנתונים החדש שלך

שלב 4: לאתר רשומות


סקירה

כדי להקל על תחילת העבודה עם מסד נתונים יעיל, Microsoft Office Access מספק מגוון של תבניות מסד נתונים בעלות עיצוב מקצועי. כל תבנית יוצרת פתרון קצה לקצה מושלם שבו באפשרותך להשתמש ללא כל שינוי או להתאים אותו אישית לצרכיך. כל תבנית מכילה טבלאות, טפסים, דוחות, שאילתות, פקודות מאקרו וקשרי גומלין מוגדרים מראש שיכולים לספק רעיונות להתאמה אישית של מסד נתונים משלך.

בנוסף, באפשרותך להוריד בקלות תבניות מסד נתונים אחרות של Access מאתר האינטרנט Microsoft Office Online על-ידי לחיצה על קישורים בתוך Access. לאחר שבחרת בתבנית והתאמת אותה אישית כך שתענה על צרכיך, באפשרותך להוסיף נתונים ולהתחיל לנווט ברשומות.

שלב 1: בחירת תבנית

באפשרותך לבחור באחת מהתבניות המותקנות עם Access או לאתר תבנית באינטרנט.

בחירת תבנית מותקנת

  1. בחלון תחילת העבודה עם Microsoft Access, תחת קטגוריות תבניות, לחץ על תבניות מקומיות.

    רשימה של תבניות זמינות   

תבנית

משמשת לצורך

נכסים

מעקב אחר נכסים, כולל פרטי הנכס והבעלים שלו. באפשרותך להציב נכסים בקטגוריות ולרשום את מצבם, תאריך הרכישה שלהם, מיקומם והבעלים שלהם.

אנשי קשר

ניהול מידע אודות אנשים שעמם הצוות שלך עובד, כגון לקוחות ושותפים. באפשרותך לעקוב אחר פרטי שם וכתובת, מספרי טלפון וכתובות דואר אלקטרוני ואף לצרף תמונה.

אירועים

מעקב אחר פגישות קרובות, תאריכי יעד ואירועים חשובים אחרים. רשום כותרת, מיקום, מועד התחלה, מועד סיום ותיאור, ואף צרף תמונה.

סגל

ניהול מידע חשוב אודות חברי סגל, כגון מספרי טלפון, כתובות, פרטי קשר לשעת חירום ונתוני העסקה.

נושאים

ניהול סידרת נושאים או בעיות ומעקב אחריהם. באפשרותך להקצות, לסדר לפי עדיפות ולעקוב אחר ההתקדמות של נושאים מתחילתם ועד סופם.

פרוייקטים של שיווק

ניהול הפרטים של פרוייקט שיווק וכן תזמון תוצרי פרוייקט ופיקוח עליהם.

פרוייקטים

ניהול משימות ומעקב אחר התקציב עבור פרוייקט אחד או יותר.

קו מכירות

מעקב אחר ההתקדמות של מכירות צפויות בתוך קבוצה קטנה של מומחי מכירות.

תלמידים

ניהול מידע אודות התלמידים שלך, כולל אנשי קשר לשעת חירום, מידע רפואי ומידע אודות המשגיחים שלהם.

משימות

מעקב אחר פרטי קבוצת עבודה אשר עליך או על הצוות שלך להשלים.

Northwind 2007

יצירת מערכת למעקב אחר הזמנות. עליך להסיר את הנתונים הכלולים כדוגמה.

  1. לחץ על התבנית שבה ברצונך להשתמש כמודל עבור מסד הנתונים שלך.

  2. בתיבה שם הקובץ, הקלד שם עבור מסד הנתונים שלך.

  3. כדי לבחור מיקום ספציפי עבור מסד הנתונים החדש, לחץ על סמל הקובץ לצד התיבה שם הקובץ.

    עצה: כדי לקשר את מסד הנתונים לאתר של Windows SharePoint Services, בחר בתיבת הסימון צור וקשר את מסד הנתונים שלך אל אתר של Windows SharePoint Services.

  4. לחץ על צור.

מסד הנתונים החדש שלך מוכן כעת לשימוש, ובאפשרותך לבחור להתאים אותו אישית לפי רצונך.

בחירת תבנית מקוונת

  1. בחלון תחילת העבודה עם Microsoft Access, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי לעיין בכל התבניות המקוונות המוצגות, תחת קטגוריות תבניות, לחץ על מציג ולאחר מכן בחר בתבנית הרצויה.

    • כדי לבחור תבנית מקוונת בהתבסס על נושא, לחץ על נושא תחת מ- Microsoft Office Online ולאחר מכן בחר בתבנית הרצויה.

  2. בתיבה שם הקובץ, הקלד שם חדש עבור התבנית ולאחר מכן לחץ על סמל הקובץ בסמוך לתיבת הטקסט כדי לבחור מיקום ספציפי עבור מסד הנתונים החדש.

  3. לחץ על הורד.

עצה: כדי לקשר את מסד הנתונים לאתר של Microsoft Windows SharePoint Services, בחר בתיבת הסימון צור וקשר את מסד הנתונים שלך אל אתר של Windows SharePoint Services.

מסד הנתונים החדש שלך מוכן כעת לשימוש, ובאפשרותך לבחור להתאים אותו אישית לפי רצונך.

לראש הדף

שלב 2: התאמה אישית של תבנית

לאחר שבחרת בתבנית מסד הנתונים שלך, באפשרותך להתאימה אישית כך שתענה על צרכיך. מסד נתונים שנוצר מתבנית מכיל מספר טבלאות, טפסים ודוחות מוכללים ומעוצבים מראש שעמם באפשרותך לעבוד באופן מיידי. בעת יצירת מסד נתונים מתבנית, Access יוצר את הטבלאות ואובייקטים אחרים הנדרשים כדי לתמוך במטרה שעבורה תוכננה התבנית. במקרים מסוימים, מבנה מסד הנתונים בתבנית הוא מורכב, וייתכן שיהיה עליך להתאים אישית חלקים מסוימים של המבנה. אם תבצע שינויי עיצוב בטבלאות שסופקו, עליך להקפיד שלא לבטל את התוקף של קשרי גומלין קיימים כלשהם. אם תגלה שעליך לבצע שינויים משמעותיים במבנה של תבנית, ייתכן שיהיה קל יותר להתחיל במסד נתונים ריק.

בעת התאמה אישית של תבנית, נסה להימנע משינוי שם של שדות או טבלאות. שדות וטבלאות אלה עשויים להיות בשימוש באובייקטי מסד נתונים אחרים, כגון טפסים ודוחות, ושינוי שמם עשוי למנוע מאובייקטי מסד נתונים אחרים המפנים לשמות שדות וטבלאות אלה או המסתמכים עליהם לפעול כצפוי. לפני שתשנה את שמה של טבלה בחלונית הניווט או תשנה את שמו של שדה בתצוגת גליון נתונים או בתצוגת עיצוב, עליך לוודא כי התכונה 'תיקון אוטומטי של שמות' מופעלת. התכונה 'תיקון אוטומטי של שמות' מפיצה באופן אוטומטי שינויים בשמות של שדות, טבלאות, טפסים או דוחות לאובייקטים אחרים במסד הנתונים כולו. ההגדרה תיקון אוטומטי של שמות מופעלת בדרך כלל כברירת מחדל עבור כל מסדי הנתונים החדשים.

התאמה אישית של טופס או של דוח

באפשרותך להתאים אישית טופס או דוח מתבנית במספר דרכים. לדוגמה, באפשרותך לשנות את העיצוב של טופס על-ידי פתיחתו בתצוגת פריסה ולאחר מכן בחירה בעיצוב חדש מהקבוצה עיצוב אוטומטי (בכרטיסיה עיצוב). באפשרותך גם להתאים אישית טופס או דוח על-ידי הוספת שדות חדשים. בעת הוספת שדה לטופס או לדוח, אתה יוצר פקד בטופס או דוח אלה. אם ברצונך להתאים אישית פקדים קיימים בתבנית, באפשרותך לשנות את המאפיינים של פקדים אלה.

הוספת פקד חדש לטופס או לדוח

  1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס או על הדוח שבהם ברצונך להוסיף את הפקד ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

  2. לחץ על הכרטיסיה עיצוב.

  3. בקבוצה פקדים, לחץ על הפקד שברצונך להוסיף ולאחר מכן לחץ על השתמש באשפי בקרה.

    הפקודה 'השתמש באשפי בקרה' בקבוצה 'פקדים'

  4. בצע את השלבים באשף כדי ליצור ולהתאים אישית את הפקד החדש.

לקבלת מידע נוסף אודות יצירת טפסים ודוחות, עיין בקישורים בסעיף למידע נוסף.

שינוי פקד

באפשרותך להתאים אישית את האופן שבו פקד קיים מופיע בטופס או בדוח. כדי לשנות תבנית תצוגה, עליך לשנות את המאפיין תבנית_עיצוב של שדה. לאחר מכן, המאפיין תבנית_עיצוב של השדה עובר בירושה באופן אוטומטי לפקדים המבוססים על אותו שדה בטפסים ובדוחות חדשים שתיצור.

הגדרת תבנית התצוגה בתצוגת גליון נתונים

  1. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על פתח.

  2. בתיבת הדו-שיח פתיחה, פתח את מסד הנתונים המכיל את הפקד שברצונך לשנות.

  3. בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על הטבלה המכילה את השדה שאת התבנית שלו ברצונך להגדיר.

    הטבלה נפתחת בתצוגת גליון נתונים.

  4. לחץ על השדה שברצונך להגדיר את תבנית התצוגה שלו.

  5. בכרטיסיה גליון נתונים, בקבוצה סוג נתונים ועיצוב, לחץ על החץ ברשימה הנפתחת לצד עיצוב ולאחר מכן בחר עיצוב. תמונה של רצועת הכלים של Access של הקבוצה סוג נתונים ועיצוב

    השדה מוצג כאשר תבנית התצוגה החדשה חלה עליו.

הגדרת תבנית התצוגה בתצוגת עיצוב

  1. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על פתח.

  2. בתיבת הדו-שיח פתיחה, פתח את מסד הנתונים המכיל את הפקד שברצונך לשנות.

  3. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה המכילה את השדה שאת תבנית העיצוב שלו ברצונך לשנות ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

    הטבלה נפתחת בתצוגת עיצוב.

  4. לחץ על השדה שברצונך להגדיר את תבנית התצוגה שלו.

  5. תחת מאפייני שדה, בכרטיסיה כללי, בחר תבנית תצוגה מהרשימה תבנית_עיצוב.

  6. כדי לשמור את השינויים, לחץ על שמור בסרגל הכלים לגישה מהירה.

לראש הדף

שלב 3: הוספת נתונים למסד הנתונים החדש שלך

לאחר שבחרת תבנית וביצעת את ההתאמה האישית הנדרשת, באפשרותך להוסיף נתונים למסד הנתונים שלך על-ידי ייבוא או על-ידי קישור לנתונים חיצוניים.

ייבוא נתונים

באפשרותך לייבא נתונים במספר תבניות, כולל חוברות עבודה של Excel, רשימות של Windows SharePoint Services 3.0, פנקסי כתובות של Outlook או מסדי נתונים אחרים של Access.

  • כדי לייבא נתונים, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה יבא, לחץ על הפקודה עבור סוג הקובץ שאתה מייבא.

    לחצני פקודות בקבוצה 'יבא'

    הערות: 

    • אם אינך רואה סמל עבור סוג הנתונים שברצונך לייבא, לחץ על עוד ולאחר מכן בצע את ההוראות בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים.

    • אם עדיין אינך מוצא פקודה לייבוא הנתונים החיצוניים שלך, ייתכן שיהיה עליך להפעיל את התוכנית שבה יצרת את הנתונים במקור (עליך לעשות זאת מחוץ ל- Access) ולאחר מכן להשתמש בתוכנית זו כדי לשמור את הנתונים בתבנית קובץ נפוצה (כגון קובץ טקסט מופרד). לאחר מכן, חזור אל Access והשתמש באחת מפקודות הנתונים החיצוניים כדי לייבא נתונים אלה.

  • בעמוד האחרון של האשף, ייתכן שתתבקש לשמור את הפרטים של שלבי ייבוא אלה. שמירת הפרטים יכולה להיות שימושית אם אתה עשוי לייבא נתונים מאותו מקור נתונים בעתיד. בחר בתיבת הסימון שמור שלבי ייבוא, הזן את הפרטים ולאחר מכן לחץ על שמור ייבוא. כעת באפשרותך לחזור על אותה פעולת ייבוא בכל עת על-ידי לחיצה על פעולות ייבוא שנשמרו בקבוצה יבא בכרטיסיה נתונים חיצוניים. אם אין ברצונך לשמור את פרטי פעולת ייבוא זו, לחץ על סגור.

קישור לנתונים

בעת קישור לנתונים, הנתונים ממשיכים להיות מאוחסנים במיקום המקורי שלהם ומופיעים כטבלה מקושרת במסד הנתונים החדש שלך. עבור רוב תבניות הקבצים, באפשרותך להציג ולשנות את הנתונים באמצעות Access או באמצעות התוכנית המקורית שיצרה את הנתונים, מאחר ששתי התוכניות עובדות עם אותם נתונים פיזיים. עם זאת, אם הנתונים מאוחסנים בחוברת עבודה של Excel, באפשרותך רק להציג את הנתונים המקושרים ב- Access; אין באפשרותך לשנותם. כדי לשנות נתונים בחוברת עבודה מקושרת, עליך להשתמש ב- Excel.

    1. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על פתח.

    2. בתיבת הדו-שיח פתיחה, בחר את מסד הנתונים ופתח אותו.

    3. בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה יבא, לחץ על הפקודה עבור סוג הקובץ שאליו ברצונך לקשר. לדוגמה, אם ברצונך לקשר לנתונים בחוברת עבודה של Excel, לחץ על Excel. אם אינך רואה סמל עבור סוג הנתונים שאליהם ברצונך לקשר, לחץ על עוד.

      תיבת הדו-שיח קבל נתונים חיצוניים מופיעה.

      הערה: אם עדיין אינך מוצא פקודה לקישור אל הנתונים החיצוניים שלך, ייתכן שיהיה עליך להפעיל את התוכנית (עליך לעשות זאת מחוץ ל- Access) שבה יצרת את הנתונים במקור ולאחר מכן להשתמש בתוכנית זו כדי לשמור את הנתונים בתבנית קובץ נפוצה (כגון קובץ טקסט מופרד). לאחר מכן, חזור אל Access והשתמש באחת מפקודות הנתונים החיצוניים כדי לקשר לנתונים אלה.

    4. בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים, לחץ על עיון כדי לאתר את קובץ מקור הנתונים, או הקלד את הנתיב המלא של קובץ מקור הנתונים בתיבה שם הקובץ.

    5. לחץ על האפשרות הרצויה תחת ציין כיצד והיכן ברצונך לאחסן את הנתונים במסד הנתונים הנוכחי.

      עבור רוב תבניות הקובץ, מופעל אשף. עם זאת, אם אתה מקשר לנתונים במסד נתונים של Access, מופיעה תיבת הדו-שיח ייבוא אובייקט. בצע את בחירותיך בתיבת הדו-שיח קישור טבלאות ולאחר מכן המשך לשלב 7. אחרת, המשך לשלב 6.

    6. השלם את השלבים באשף. התהליך המדויק שתבצע תלוי באפשרויות שתבחר.

לראש הדף

שלב 4: איתור רשומות

לאחר שייבאת נתונים לתוך מסד הנתונים שלך, תידרש לך דרך יעילה לאיתור רשומות ספציפיות. באפשרותך להשתמש בסרגל הכלים בתחתית מסד הנתונים כדי לאתר רשומות.

לחצני ניווט

השתמש בלחצני הניווט לחיפוש רשומות בטבלה או תצוגת.:

לחצן ניווט

השתמש למעבר אל

1.

רשומה ראשונה

2.

הרשומה הקודמת

3.

רשומה ספציפית - לחץ בתוך תיבת הטקסט, הקלד את מספר הרשומה ולאחר מכן הקש ENTER כדי להציג רשומה זו. מספרי רשומות נספרים ברצף מתחילת הטופס או גליון הנתונים.

4.

הרשומה הבאה

5.

רשומה אחרונה

6.

רשומה חדשה (ריקה)

7.

מסנן - מחוון זה מראה אם הוחל מסנן. אם לא הוחל מסנן או שכל המסננים נוקו, המחוון ללא מסנן מוצג.

8.

תיבת חיפוש - הזן טקסט בתיבה חפש והערך התואם הראשון יסומן בזמן אמת בעת הזנת כל תו. השתמש בתכונה זו כדי לחפש רשומה במהירות.

אפשרויות נוספות לאיתור רשומות

באפשרותך גם לאתר רשומות באמצעות אחת מהשיטות הבאות.

מעבר לרשומה מסוימת

חפש רשומה ספציפית

מסנן כדי להציג רק קבוצה מסוימת של רשומות

בצע חיפוש מותאמים אישית באמצעות שאילתה

מעבר לרשומה ספציפית

תבניות מסוימות מכילות טפסים הכוללים את האפשרות להציג רשומה מסוימת באמצעות הרשימה הנפתחת עבור אל. לדוגמה, הטופס 'פרטי איש קשר' בתבנית 'אנשי קשר' והטופס 'פרוייקטים ומשימות' בתבנית 'פרוייקטי שיווק' כוללים אפשרות זו. באפשרותך להשתמש באפשרות זו כדי להציג רשומה ספציפית מרשימה נפתחת. אם התיבה עבור אל זמינה, היא ממוקמת במקטע הימני העליון של הטופס.

  1. לחץ על החץ לצד הרשימה 'עבור אל'.

    התיבה 'עבור אל'

  2. לחץ על הרשומה שברצונך להציג.

חיפוש רשומה ספציפית

השתמש בכרטיסיה חיפוש בתיבת הדו-שיח חיפוש והחלפה כדי לחפש רשומות ספציפיות. באפשרותך לחפש בשדה מסוים או לחפש בטבלה או בתצוגה שלמה.

הערה: באפשרותך להשתמש בתיבת הדו-שיח חיפוש והחלפה רק אם הטבלה או התצוגה מציגות כעת נתונים.

  1. פתח את הטבלה שבה ברצונך לחפש ולאחר מכן לחץ על השדה המכיל את הרשומה שברצונך למצוא.

  2. בכרטיסיה בית, בקבוצה חיפוש, לחץ על חפש.

    לחצן הפקודה 'חפש'

  3. בתיבת הדו-שיח חיפוש והחלפה, הקלד את קריטריון החיפוש שלך בתיבה חפש את.

  4. ברשימה חפש, בחר באפשרות הכל ולאחר מכן לחץ על חפש את הבא.

לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בתיבת הדו-שיח חיפוש והחלפה, עיין בקישורים בסעיף למידע נוסף.

סינון לשם הצגת ערכת רשומות ספציפית בלבד

באפשרותך להפעיל או לבטל מסנן כך שתוכל לעבור בקלות בין תצוגות מסוננות ולא מסוננות של אותם נתונים.

באפשרותך להחיל מסנן כדי להגביל את הרשומות המוצגות לאלה התואמות לקריטריונים שלך בלבד. החלת מסנן מקלה עליך באיתור הרשומות הרצויות. לדוגמה, כדי לצמצם במהירות את הרשומות המוצגות, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני בשדה שברצונך למצוא התאמה עבור הערך שלו ולאחר מכן בחר באחת מאפשרויות תפריט הבחירה שווה ל, שונה מ, מכיל או אינו מכיל.

  • פתח את הטבלה או את הטופס שבהם ברצונך להוסיף מסנן.

  • כדי לוודא כי טבלה או טופס אינם מסוננים כבר, בכרטיסיה בית, בקבוצה מיין וסנן, לחץ על מתקדם ולאחר מכן לחץ על נקה את כל המסננים. אם פקודה זו אינה זמינה (מעומעמת), אף מסנן לא הוחל.

    הקבוצה 'מיין וסנן'

  • כדי להחיל מסנן, לחץ על השדה שלפיו ברצונך לסנן ולאחר מכן, בכרטיסיה בית, בקבוצה מיין וסנן, לחץ על סנן ובחר באפשרות סינון.

  • כדי להחיל מסנן המבוססת על בחירה, פתח טבלה או טופס ונווט אל הרשומה המכילה את הערך שברצונך שישמש כחלק המסנן. לאחר מכן, לחץ על השדה. בכרטיסיה בית, בקבוצה מיון וסינון, לחץ על בחירה ולאחר מכן לחץ על המסנן שברצונך להחיל.

  • כדי להחיל מסנן שנמצא בהתבסס על בחירה חלקית, בחר רק את התווים הרצויים לך. בכרטיסיה בית, בקבוצה מיון וסינון, לחץ על בחירה ולאחר מכן לחץ על המסנן שברצונך להחיל.

לקבלת מידע נוסף אודות החלת מסנן, עיין בקישורים בסעיף למידע נוסף.

ביצוע חיפוש מותאם אישית באמצעות שאילתה

באפשרותך להשתמש שאילתות כדי לבצע חיפושים מותאמים אישית, להחיל מסננים מותאמים אישית ולמיין רשומות. ניתן לשמור ולהשתמש שאילתות והם יכולים לשמש לבניית טפסים ודוחות. באפשרותך גם להשתמש שאילתה כדי למצוא רק את הרשומות טבלה שאתה מעוניין בו. סוג שאילתה שאתה יוצר תלוי הרשומות שברצונך להחזיר ואם ברצונך ש- Access לעשות דבר עם התוצאות.

  1. בכרטיסיה צור, בקבוצה אחר, לחץ על אשף שאילתה.

    הפקודה 'אשף שאילתה' בקבוצה 'אחר'

  2. בצע את השלבים באשף השאילתה.

לקבלת מידע נוסף אודות יצירת שאילתות, עיין בקישורים בסעיף למידע נוסף.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×