ארגון קבצים בספריה

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

האופן שבו ניתן לארגן את הקבצים שלך ב- ספריה תלויה בצרכים של הקבוצה שלך לגבי האופן שבו אתה מעדיף לאחסן וחפש את המידע שלך. תכנון מוקדם יכול לסייע לך להגדיר את המבנה הטוב ביותר עבור הארגון שלך.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 כולל מספר ספריות מוכן לשימוש ותבניות הספריה. ספריות ותבניות אלה מספקים נקודת התחלה טובה עבור ארגון הקבצים שלך.

במאמר זה

ספריות SharePoint Server 2007 office ואת תבניות ספריה

דרכים לסידור קבצים

הוספת עמודה לספריה

יצירת תצוגה

יצירת תיקיה בספריה

ספריות Office SharePoint Server 2007 ותבניות ספריה

בעת התקנת Office SharePoint Server 2007, מספר ספריות נוצרים עבורך כדי לסייע לך לשמור על מאורגן היטב אוסף האתרים שלך. אילו ספריות נוצרים תלוי באופן כי אוסף האתרים שלך הוגדר. לדוגמה, אוספי אתרים המכילים שהוגדרה תכונות פרסום להכיל את ספריות הבאים:

  • מסמכים     ספריה זו נוצרת עבור כל אתר כדי לאחסן מסמכים הנמצאים בשימוש בדפים באתר זה.

  • תמונות     ספריה זו נוצרת עבור כל אתר כדי לאחסן תמונות הנמצאות בשימוש בדפים באתר זה.

  • דפים     ספריה זו נוצרת עבור כל אתר כדי לאחסן דפים שנמצאים באתר זה.

  • מסמכים של אוסף אתרים     ספריה זו נוצרת כדי לאחסן מסמכים הנמצאים בשימוש בכל אוסף האתרים.

  • תמונות אוסף אתרים     ספריה זו נוצרת כדי לאחסן תמונות הנמצאות בשימוש בכל אוסף האתרים.

  • ספריית סגנונות     ספריה זו נוצרת כדי לאחסן סגנונות XSL מותאמים אישית גליונות סגנונות מדורגים.

תבניות עבור ספריות הוא דרך נוספת זו Office SharePoint Server 2007 מסייע לך לארגן את הקבצים שלך. באמצעות תבניות עבור ספריות, תוכל ליצור בקלות ספריות נועדו לתמוך סוגים מסוימים של קבצים, וכדי לאפשר פונקציות ספריה מסוימת. לקבלת מידע נוסף אודות תבניות עבור ספריות Office SharePoint Server 2007, עיין במאמר תבניות עבור ספריות זמינות ב- Microsoft Office SharePoint Server 2007.

לראש הדף

שיטות לארגון קבצים

ספריות מכילות מספר תכונות המסייעות לך לעבוד עם קבצים מרובים בספריה אחת. עם זאת, ייתכן ספריות מרובות יתאים יותר לארגון שלך.

אחסון מסמכים רבים בספריה אחת

ייתכן שתרצה שספריה אחת גדולה תשרת צרכים מגוונים. לדוגמה, ייתכן שברשותך מספר פרוייקטים באותה קבוצה או קבוצות מרובות העובדות על פרוייקט אחד.

שקול להשתמש ספריה בודדת כאשר:

  • הקבוצה שלך זקוקה להציג מידע מסכם אודות אותה ערכת קבצים או תצוגות שונות של ערכת קבצים. לדוגמה, מנהל עשוי לרצות להציג את כל הקבצים מקובצים לפי מחלקה או לפי תאריך יעד.

  • אנשים רוצים לחפש קבצים במיקום אחד באתר.

  • ברצונך להחיל הגדרות זהות על הקבצים, כגון מעקב אחר גירסאות של קבצים או דרישת אישור.

  • הקבוצות שעובדות עם הספריה חולקות מאפיינים דומים, כגון רמות הרשאה זהות.

    הערה: רמות הרשאה ייחודית ניתן קבצים המוחלת על ספציפיים, אך אם רמות ההרשאה משתנות במידה ניכרת, שקול להשתמש בספריות מרובות.

  • ברצונך לנתח מידע אודות הקבצים בגיליון אלקטרוני או לקבל עדכונים מאוחדים אודות הקבצים.

    הערה: באפשרותך להשתמש טכנולוגיית RSS כדי להזהיר אותך לגבי שינויים לספריה, כגון כאשר הקבצים המאוחסנים בספריית משתנים. הזנות RSS מאפשרות לחברים בקבוצת העבודה שלך לראות רשימה מאוחדת של קבצים שהשתנו.

להלן מספר דרכים בהן תוכל להציג ולנהל קבצים בספריה אחת:

  • הוספת עמודות    כדי לסייע לקבוצה שלך לאתר במדויק את הנתונים החשובים ביותר ולהציג את הנתונים בדרכים שונות, באפשרותך להוסיף עמודות לספריה שלך. עמודות מופיעות בראש דף הספריה ככותרות, כגון "שם מחלקה" או "תאריך היעד". באפשרותך להשתמש כותרות העמודות כדי למיין ולסנן את הקבצים בספריה.

  • צור תצוגות    באפשרותך להשתמש בתצוגות אם האנשים בקבוצה שלך צריכים לעתים קרובות לראות את הנתונים בדרך מסוימת. בתצוגות, נעשה שימוש בעמודות כדי למיין, לקבץ, לסנן ולהציג את הנתונים.

  • יצירת תיקיות    אם ספריה מכילה קבצים רבים שניתן לקבץ לוגית, באפשרותך להשתמש בתיקיות כדי ליצור קבוצות אלה בתוך הספריה. תיקיות יכול לסייע לאנשים לסרוק ולנהל קבצים בדרך מוכרת. Office SharePoint Server 2007 מספק תצוגת עץ שבה אנשים יכולים להשתמש כדי לנווט באתרים ובתיקיות, בדומה לאופן שבו הם עובדים עם תיקיות בדיסק הקשיח.

  • הגדרת תבניות מרובות    אם מוגדרים בספריה סוגי תוכן מרובים, באפשרותך ליצור סוגים שונים של תבניות ברירת מחדל — כגון חוזי מכירה, מצגות שיווק וגליונות עבודה של תקציב — בתוך ספריה אחת. סוגי תוכן מוסיפים גמישות ועקביות בין ספריות מרובות.

יצירת ספריות מרובות

ייתכן שתרצה ליצור ספריות מרובות כאשר קיימים הבדלים ברורים בין קבוצות הקבצים שברצונך לאחסן ולנהל או בין קבוצות האנשים שעובדים עם הקבצים.

השתמש בספריות מרובות כאשר:

  • סוגי הקבצים שברצונך לאחסן ולנהל הם שונים ואינך מצפה שאנשים יציגו לעיתים קרובות תקצירים של קבצים או יחפשו בקבצים יחד.

  • הקבוצות של האנשים המשתמשים בקבצים הן שונות ובעלות רמות הרשאה שונות במובהק.

  • עליך להחיל הגדרות שונות, כגון ניהול גירסאות או אישור, על ערכות שונות של קבצים.

  • אינך צריך לנתח את הקבצים יחד או לקבל עדכונים מאוחדים אודות הקבצים.

  • ברצונך לספק קבוצות שונות של אפשרויות ליצירת קבצים חדשים או שברצונך שהאפשרויות בתפריט חדש של הספריה יופיעו בסדר שונה.

אלה הן חלק מהדרכים בהן תוכל לעבוד בצורה יעילה עם ספריות מרובות:

  • הגדרת תבניות אתר ועמודות     אם הארגון שלך רוצה לקבוע הגדרות אחידות בכל הספריות שלו, באפשרותך להגדיר תבניות אתר ועמודות אתר. תוכל לשתף את ההגדרות בין ספריות מרובות כך שלא תצטרך ליצור מחדש את ההגדרות בכל פעם.

  • שליחת קבצים למיקום אחר     אם אתה מעוניין קובץ יהיה זמין בספריות מרובות, באפשרותך לאחסן אותו בספריה אחת ולאחר מכן לשלוח עותק לספריות אחרות. באפשרותך לבחור לקבל תזכורת לעדכן את כל העותקים של המסמך בעת ביצוע שינויים המקורית.

  • יצירת תבניות ספריה     אם ברצונך לקבוע הגדרות אחיד עבור ספריות או לעשות שימוש חוזר במאפיינים בין ספריות, באפשרותך לשמור ספריה כתבנית. תבניות ספריה זמינות כאפשרות באתר שלך כאשר אתה לוחץ על יצירה בתפריט ' פעולות אתר '.

הערה: אם אתה מוסיף קבצים חדשים לספריה המכילה קבצים מפרוייקט קודם, ייתכן שיהיה קשה להחליט אם ליצור ספריה חדשה או כדי להוסיף הקיים. כל מצב הוא שונה, אך אם אתה חושב עליך לנתח או לנהל את כל הקבצים יחד בנקודה מסוימת, שקול הוספת הקבצים לספריה הקיימת. באפשרותך להשתמש עמודות, מסננים ותצוגות כך שיופיעו רק את הקבצים האחרונים בתצוגת ברירת המחדל.

לראש הדף

הוספת עמודה לספריה

כברירת מחדל, ספריות לעקוב אחר שם קובץ, כמו גם מידע אודות המצב של קובץ, כגון אם הוכנס. באפשרותך לציין עמודות נוספות שיסייעו לקבוצה שלך לסווג לקטגוריות ולעקוב אחר קבצים, כגון שם מחלקה או מספר פרוייקט. הוספת עמודות מסייעת לך להפיק את המרב תצוגות מרובות עבור הספריה שלך.

קיימות מספר אפשרויות עבור סוג העמודה שתיצור, כולל שורה בודדת של טקסט, רשימה נפתחת של אפשרויות, מספר המחושב מתוך עמודות אחרות או אפילו השם והתמונה של אדם באתר שלך.

הערה: ההליך הבא מתחיל מדף הספריה עבור הספריה שברצונך להוסיף לה עמודה. אם הספריה עדיין אינה פתוחה, לחץ על שמה ב'הפעלה מהירה'. אם שם הספריה לא מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה שלך.

  1. בכרטיסיה תפריט הגדרות תפריט הגדרות , לחץ על צור עמודה.

  2. במקטע שם וסוג, הקלד את השם הרצוי בתיבה שם עמודה.

  3. תחת סוג המידע בעמודה זו הוא, בחר את סוג המידע שברצונך להציג בעמודה.

  4. במקטע הגדרות נוספות של עמודות, הקלד תיאור בתיבה תיאור כדי לסייע לאנשים להבין את מטרת העמודה ואת סוג הנתונים שעליה להכיל. תיאור זה הוא אופציונלי.

  5. בהתאם לסוג העמודה שבחרת, אפשרויות נוספות עשויות להופיע במקטע הגדרות נוספות של עמודות. בחר את ההגדרות הנוספות הרצויות.

  6. כדי להוסיף את העמודה לתצוגת ברירת המחדל, אשר אנשים באתר שלך רואים באופן אוטומטי בעת פתיחת תחילה רשימה או ספריה, לחץ על הוסף לתצוגת ברירת המחדל.

  7. לחץ על אישור.

לראש הדף

יצירת תצוגה

תוכל להשתמש בתצוגות כדי לראות את הקבצים החשובים לך ביותר או המתאימים ביותר למטרה. לדוגמה, תוכל ליצור תצוגות של הקבצים החדשים ביותר, של קבצים ממחלקה ספציפית או של קבצים שנוצרו על-ידי אדם מסוים. לאחר יצירת תצוגה, היא תהיה תמיד זמינה כשתסתכל על ספריה.

תצוגות בתפריט התצוגות

כאשר תביט קבצים בספריה, זמני באפשרותך למיין או לסנן את הקבצים על-ידי הצבעה על שם עמודה ולאחר מכן לחיצה על החץ למטה לצד השם. פעולה זו שימושית אם עליך לראות את הקבצים בדרך מסוימת, אבל יש לך לחזור על השלבים בפעם הבאה שהצגת הספריה.

מיון פריטים ברשימה או בספריה

אם בכוונתך להציג את הקבצים מסוימת הדרך לעתים קרובות, באפשרותך ליצור תצוגה. באפשרותך להשתמש בתצוגה זו בכל פעם שאתה עובד איתן הספריה. בעת יצירת תצוגה, הוספתו תפריט תצוגה תפריט 'תצוגה' הספריה.

לספריות יכולות להיות תצוגות אישיות ותצוגות ציבוריות. כל אחד יכול ליצור תצוגה אישית כדי לראות את הקבצים בדרך מסוימת או כדי לסנן רק עבור הקבצים שברצונו לראות. אם יש לך הרשאה לעצב אתר, באפשרותך ליצור תצוגה ציבורית שכל אחד יכול להשתמש בה בעת צפיה בספריה. תוכל גם להפוך כל תצוגה ציבורית לתצוגת ברירת המחדל, כך שאנשים יראו באופן אוטומטי את התצוגה הזו של הספריה.

בנוסף, בעת עיצוב אתר, באפשרותך לקשר לתצוגות שונות או לעצב דפים באמצעות Web Parts המשתמשים בתצוגות השונות.

אם חברי הקבוצה שלך להציג את הספריות במכשיר נייד, באפשרותך ליצור תצוגות ניידות המספקות מגבלות, כגון מספר הפריטים המוצגים בתצוגה, שהוא הטוב ביותר עבור רוחב הפס ומגבלות המכשירים. חפש קישורים למידע נוסף אודות יצירת תצוגות בסעיף למידע נוסף.

ההליך הבא משמש ליצירת סוג רגיל של תצוגה. האפשרויות בהן תוכל לבחור משתנות עבור חלק מסוגי התצוגות האחרים, אך השלבים הבסיסיים ליצירת תצוגה דומים.

  1. אם הספריה לא פתוחה, לחץ על שמה בהפעלה המהירה.

    אם שם הספריה לא מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה.

  2. בכרטיסיה תפריט הגדרות תפריט הגדרות , לחץ על צור תצוגה.

  3. תחת בחר תבנית תצוגה, לחץ על סוג התצוגה שברצונך ליצור. במצבים רבים, לחיצה על תצוגה רגילה, אך באפשרותך לבחור תצוגות אחרות למצבים ספציפיים, כגון יצירת דוח.

  4. בתיבה שם תצוגה, הקלד שם עבור התצוגה שלך, כגון Sorted לפי שם משפחה.

  5. אם ברצונך להפוך תצוגה זו לתצוגת ברירת המחדל של הספריה, בחר בתיבת הסימון הגדר תצוגה זו כברירת המחדל. באפשרותך להפוך תצוגה זו לתצוגת ברירת המחדל רק אם היא תצוגה ציבורית.

  6. במקטע קהל, תחת קהל התצוגה, בחר אם ברצונך ליצור תצוגה אישית רק שניתן להשתמש או תצוגה ציבורית אחרים יכולים להשתמש בו.

  7. במקטע עמודות, באפשרותך להציג או להסתיר עמודות על-ידי בחירת תיבות הסימון המתאימות. לצד שם העמודה, הזן את המספר עבור סדר העמודה בתצוגה.

  8. במקטע מיון, בחר באפשרויות עבור אם וכיצד ברצונך למיין את הקבצים. באפשרותך להשתמש בשתי עמודות עבור המיון. לדוגמה, באפשרותך למיין תחילה לפי המחבר ולאחר מכן לפי שם הקובץ עבור כל מחבר.

  9. במקטע סינון, בחר אפשרויות המציינות אם וכיצד לסנן קבצים. תצוגה מסוננת מראה לך מבחר מצומצם יותר של קבצים, כגון רק הקבצים שנוצרו על-ידי מחלקה ספציפית או קבצים שאושרו בלבד.

  10. במקטע קבץ לפי, באפשרותך לקבץ פריטים בעלי ערך זהה במקטע, כגון מקטע של מסמכים של כל מחבר שתוכל להרחיב או לכווץ.

  11. במקטע סכומים, באפשרותך לספור את מספר הפריטים בעמודה כגון המספר הכולל של נושאים. במספר מקרים ניתן לסכם או לזקק מידע נוסף, כגון ממוצעים.

  12. במקטע סגנון, בחר את סגנון התצוגה הרצוי, כגון רשימה מוצללת שבה כל שורה שניה מוצללת.

  13. אם הספריה שלך מכילה תיקיות, באפשרותך ליצור תצוגה שאינה כוללת את התיקיות, הנקראת לפעמים תצוגה שטוחה. כדי להציג את כל הקבצים שלך ברמת אחת, לחץ על הצג את כל הפריטים ללא תיקיות במקטע תיקיות.

  14. באפשרותך להגביל את מספר הקבצים הניתן להצגה בספריה או מספר הקבצים הניתן להצגה בדף אחד. הגדרות אלה חשובות במיוחד אם אתה יוצר תצוגה עבור מכשיר נייד. במקטע מגבלת פריטים, בחר את האפשרויות הרצויות.

  15. אם בכוונתך להציג את הספריה במכשיר נייד, בחר את האפשרויות הרצויות במקטע נייד.

  16. לחץ על אישור.

לראש הדף

יצירת תיקיה בספריה

אם ברשותך מספר סוגים של מסמכים או תוכן מגוון בתוך ספריה, באפשרותך ליצור תיקיות כדי לסייע לך לארגן את התוכן.

  1. אם הספריה לא פתוחה, לחץ על שמה בהפעלה המהירה.

    אם שם הספריה לא מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה.

  2. בכרטיסיה תפריט חדש חדש , לחץ על תיקיה חדשה.

    הערה: ייתכן שהאדם שיצר את הספריה שלך ציין אילו תיקיות לא ניתנות ליצירה בספריה. במקרה כזה, הפקודה תיקיה חדשה אינה זמינה.

  3. הקלד שם עבור התיקיה ולאחר מכן לחץ על אישור.

עצה: אם ברשותך ספריות מרובות המכילות תיקיות ואנשים בקבוצה שלך רוצים לעיין בספריה כפי שהם מעיינים בדיסק הקשיח שלהם, ייתכן שהקבוצה שלך תרצה לאפשר לאתר שלך להשתמש בתצוגת עץ. תוכל להשתמש בתצוגת עץ כדי להרחיב, לכווץ ולנווט בקלות לתיקיות. אם ברשותך הרשאה לעצב אתרים, תוכל להפוך את תצוגת העץ לזמינה באפשרויות ניווט בדף הגדרות האתר.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×