ארגון פריטים ברשימה

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

הדרך בה תארגן את הרשימות שלך תלויה בצרכי הקבוצה שלך ובהעדפות שלך לאחסון ולחיפוש המידע שלך.

בנושא זה

דרכי ארגון רשימות

הוספת עמודה לרשימה

יצירת תצוגה

בחירת תצוגה אחרת

הוספת תיקיה לרשימה

דרכי ארגון רשימות

להלן חלק מהדרכים בהן תוכל לארגן רשימות ופריטי רשימה:

  • הוספת עמודות    כדי לסייע לקבוצה לאתר במדויק את הפריטים החשובים ביותר, באפשרותך להוסיף עמודות לרשימה. ייתכן שגם תרצה להוסיף עמודות נוספות אם ברצונך לאסוף מידע נוסף עבור כל פריט רשימה, כגון שם המחלקה או שם העובד.

    אם קיימים פריטים מרובים ברשימה, ייתכן שתעדיף לסדר עמודות מסוימות באינדקס כדי לשפר את הביצועים בעת הצגת מספר פריטים או מעבר בין תצוגות. תכונה זו אינה משנה את אופן ארגון הפריטים, אך ייתכן שהיא תאפשר לארגונים לאחסן יותר בקלות מספר גדול של פריטים ברשימה. עם זאת, יצירת אינדקס עושה שימוש בשטח גדול יותר במסד הנתונים. לקבלת מידע נוסף, פנה למנהל המערכת.

  • יצירת תצוגות    באפשרותך להשתמש בתצוגות אם האנשים בקבוצה שלך צריכים לעתים קרובות לראות נתונים בדרך מסוימת. תצוגות עושות שימוש בעמודות כדי למיין, לקבץ, לסנן ולהציג נתונים. כמו כן, באפשרותך לבחור כמה פריטים יופיעו בכל פעם בכל תצוגה. לדוגמה, אנשים יכולים לעיין ברשימה בקבוצות של 25 או של 100 פריטי רשימה בדף, בהתאם להעדפות שלהם ולמהירות החיבור שלהם.

    תצוגות מספקות לך את הגמישות המאפשרת לך לאחסן מספר גדול של פריטים ברשימה אך לראות רק קבוצות משנה רצויות בכל זמן נתון, כגון רק הנושאים שהוצבו השנה או רק האירועים העדכניים בלוח שנה. באפשרותך ליצור תצוגות אישיות הזמינות רק לך ואם ברשותך הרשאה לשנות רשימה, תוכל ליצור תצוגות ציבוריות הזמינות לכולם.

  • יצירת תיקיות    באפשרותך להוסיף תיקיות לרוב סוגי הרשימות, אם בעל הרשימה שלך התיר יצירת תיקיות. פעולה זו שימושית במיוחד אם ניתן לחלק את פריטי הרשימה בדרך מסוימת, כגון לפי פרוייקט או לפי קבוצה. תיקיות מסייעות לאנשים לסקור ולנהל יותר בקלות את פריטי הרשימה. Windows SharePoint Services 3.0 מספק תצוגת עץ המאפשרת לאנשים לנווט לאתרים שלהם ולתיקיות שלהם באופן הדומה לאופן בו הם עובדים עם התיקיות בדיסק הקשיח שלהם. לדוגמה, לכל מחלקה יכולה להיות תיקיה משלה.

    • השתמש ברשימות באופן עקבי על-פני אתרים    אם הקבוצה שלך עובדת עם מספר סוגים של רשימות, באפשרותך להוסיף עקביות על-פני רשימות מרובות עם סוגי תוכן, עמודות אתר ותבניות. תכונות אלה מאפשרות לך לעשות שימוש חוזר בהגדרות ובמבנה רשימה באופן יעיל. לדוגמה, באפשרותך ליצור סוג תוכן עבור נושא שירות לקוחות המציין מסוימים עמודות (כגון קשר עם לקוחות) ותהליכים עסקיים עבור סוג התוכן. דוגמה נוספת היא יצירת עמודת אתר עבור שמות מחלקה בעלת רשימה נפתחת של מחלקות. באפשרותך לעשות שימוש חוזר העמודה ברשימות מרובות כדי לוודא כי השמות מופיעים תמיד באותו האופן בכל רשימה.

      חפש קישורים למידע נוסף אודות סוגי תוכן, עמודות אתר ותבניות רשימה בסעיף למידע נוסף.

למרות שבאפשרותך להשתמש בתכונות של הרשימות במגוון דרכים, הדרך בה תשתמש בהן תלויה בגודל הרשימה ובמספר הפריטים וכן בצרכי הארגון שלך.

אחסון פריטים רבים ברשימה אחת

ייתכן שתרצה רשימה אחת גדולה שתשרת צרכים שונים. לדוגמה, ייתכן שיש ברשותך מספר גדול של נושאים טכניים למעקב ברחבי הארגון שלך וייתכן שהנושאים נוגעים לפרוייקטים מרובים ולקבוצות מרובות.

השתמש ברשימה בודדת כאשר:

  • הקבוצה שלך צריכה לראות מידע תקציר אודות פריטי רשימה או תצוגות שונות של אותה ערכת פריטים. לדוגמה, ייתכן שמנהל ירצה לראות את ההתקדמות בכל הנושאים הטכניים של הארגון או לראות את כל הנושאים שנפתחו באותה תקופת זמן.

  • אנשים רוצים לעיין או לחפש נושאים במיקום אחד באתר.

  • ברצונך להחיל הגדרות זהות על פריטי הרשימה, כגון מעקב אחר גירסאות או דרישת אישור.

  • הקבוצות שעובדות על הרשימה חולקות מאפיינים דומים, כגון רמות הרשאה זהות. ניתן להחיל הרשאה ייחודית על פריטי רשימה ספציפיים, אך אם קיימת שונות גדולה בין רמות ההרשאה, שקול את השימוש ברשימות מרובות.

  • ברצונך לנתח מידע אודות הרשימה או לקבל עדכונים מאוחדים עבור הרשימה. באפשרותך לקבל התראות כאשר פריטי הרשימה משתנים או לראות את השינויים ברשימה באמצעות טכנולוגיית RSS. הזנות RSS מאפשרות לחברים בקבוצת העבודה שלך לראות רשימה מאוחדת של מידע שהשתנה.

יצירת רשימות מרובות

ייתכן שתרצה להשתמש ברשימות מרובות כאשר קיימים הבדלים ברורים בין הפריטים אותם ברצונך לנהל או בין קבוצות האנשים שעובדים איתם.

השתמש ברשימות מרובות כאשר:

  • אינך מצפה שאנשים יזדקקו לתקצירים של הפריטים יחד.

  • קבוצות האנשים שעובדות עם המידע הן נפרדות ובעלות רמות הרשאה שונות.

  • עליך להחיל הגדרות שונות, כגון מעקב אחר גירסאות או דרישה, על ערכות מרובות של פריטים.

  • אין צורך לנתח את הפריטים יחד או לקבל עדכונים מאוחדים אודות הרשימה.

לראש הדף

הוספת עמודה לרשימה

מידע ברשימות מאוחסן בעמודות, כגון 'תואר', 'שם משפחה' או 'חברה'. אם עליך לאחסן מידע נוסף אודות פריטי רשימה, באפשרותך להוסיף עמודות כדי לסייע במיון, סינון ויצירת תצוגות מרובות של הרשימה. לדוגמה, באפשרותך למיין רשימה לפי תאריך היעד שלה או לקבץ את הפריטים לפי שם המחלקה.

קיימות מספר אפשרויות עבור סוג העמודה שתיצור, כולל שורה בודדת של טקסט, רשימה נפתחת של אפשרויות, מספר המחושב מתוך עמודות אחרות או אפילו השם והתמונה של אדם באתר שלך.

הערה: ההליך הבא מתחיל מדף הרשימה עבור הרשימה אליה ברצונך להוסיף את העמודה. אם הרשימה אינה פתוחה, לחץ על שמה בהפעלה המהירה. אם שם הרשימה אינו מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הרשימה.

  1. בכרטיסיה תפריט הגדרות תפריט הגדרות , לחץ על צור עמודה.

  2. במקטע שם וסוג, הקלד את השם הרצוי בתיבה שם עמודה.

  3. תחת סוג המידע בעמודה זו הוא, בחר את סוג המידע שברצונך להציג בעמודה.

  4. במקטע הגדרות נוספות של עמודות, הקלד תיאור בתיבה תיאור כדי לסייע לאנשים להבין את מטרת העמודה ואת סוג הנתונים שעליה להכיל. תיאור זה הוא אופציונלי.

  5. בהתאם לסוג העמודה שבחרת, אפשרויות נוספות עשויות להופיע במקטע הגדרות נוספות של עמודות. בחר את ההגדרות הנוספות הרצויות.

  6. כדי להוסיף את העמודה לתצוגת ברירת המחדל, אשר אנשים באתר שלך רואים באופן אוטומטי בעת פתיחת תחילה רשימה או ספריה, לחץ על הוסף לתצוגת ברירת המחדל.

  7. לחץ על אישור.

לראש הדף

יצירת תצוגה

באפשרותך להשתמש בתצוגות כדי לראות את הפריטים ברשימה שהם החשובים ביותר או אלה המתאימים ביותר למטרה. לדוגמה, באפשרותך ליצור תצוגות של הפריטים העדכניים ביותר, פריטים המוחלים על מחלקה מסוימת או פריטים שנוצרו על-ידי אותו אדם.

תצוגות בתפריט התצוגות

בעת הצגה של רוב הרשימות, באפשרותך למיין או לסנן את הפריטים באופן זמני על-ידי הצבעה על שם העמודה ולאחר מכן לחיצה על החץ לצד שם העמודה. פעולה זו שימושית אם אתה צריך לראות פריטי רשימה בדרך מסוימת רק מדי פעם, אך תצטרך לחזור על השלבים בפעם הבאה שתציג את הרשימה.

מיון פריטים ברשימה או בספריה

אם אתה מצפה להציג את הרשימה לעתים קרובות בדרך מסוימת, באפשרותך ליצור תצוגה. באפשרותך להשתמש בתצוגה זו בכל פעם שאתה עובד איתן הרשימה. בעת יצירת תצוגה, הוספתו את תפריט תפריט 'תצוגה' של תצוגה של רשימה.

לרשימות יכולות להיות תצוגות אישיות ותצוגות ציבוריות. כל אחד יכול ליצור תצוגה אישית כדי לראות את הרשימות בדרך מסוימת או כדי לסנן רק את פריטי הרשימה שברצונו לראות. אם יש לך הרשאה לעצב אתר, תוכל ליצור תצוגה ציבורית לשימוש כל מי שמציג את הרשימה. כמו כן באפשרותך להפוך תצוגה ציבורית לתצוגה המהווה ברירת מחדל, כך שאנשים יראו באופן אוטומטי את הרשימה בתצוגה זו.

בנוסף, בעת עיצוב אתר, באפשרותך לקשר לתצוגות שונות או לעצב דפים באמצעות Web Parts המשתמשים בתצוגות השונות. לדוגמה, ייתכן צוות ברצונך לקשר תצוגה של רשימה המציג רק את המסמכים שנוצרו על-ידי חברי הצוות.

אם חברי הקבוצה שלך יציגו את הרשימה במכשיר נייד, תוכל ליצור תצוגות ניידות שיספקו מגבלות, כגון מספר הפריטים הטוב ביותר להציג בתצוגה עבור רוחב הפס ומגבלות המכשירים. חפש קישורים למידע נוסף אודות יצירת תצוגות בסעיף למידע נוסף.

  1. אם הרשימה אינה פתוחה כבר, לחץ על שמה בהפעלה המהירה.

    אם שם הרשימה שלך לא מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הרשימה שלך.

  2. בכרטיסיה תפריט הגדרות תפריט הגדרות , לחץ על צור תצוגה.

  3. תחת בחר תבנית תצוגה, לחץ על סוג התצוגה שברצונך ליצור. במצבים רבים תרצה ליצור תצוגה רגילה, אך באפשרותך לבחור תצוגות אחרות למצבים ספציפיים, כגון כשתרצה ליצור לוח שנה או תצוגת גנט.

  4. בתיבה שם תצוגה, הקלד שם עבור התצוגה שלך, כגון Sorted לפי שם משפחה.

  5. אם ברצונך להפוך את תצוגת ברירת המחדל, בחר את תיבת הסימון הגדר התצוגה זו כברירת מחדל. באפשרותך להפוך את תצוגת ברירת המחדל רק אם היא תצוגה ציבורית ואם יש לך הרשאה לשנות את העיצוב של רשימה.

  6. במקטע קהל, תחת קהל התצוגה, בחר אם ברצונך ליצור תצוגה אישית רק שניתן להשתמש או תצוגה ציבורית אחרים יכולים להשתמש בו.

  7. במקטע עמודות, באפשרותך להציג או להסתיר עמודות על-ידי בחירת תיבות הסימון המתאימות. לצד שם העמודה, הזן את המספר עבור סדר העמודה בתצוגה.

  8. במקטע מיון, בחר אם וכיצד ברצונך למיין את פריטי הרשימה. תוכל להשתמש בשתי עמודות עבור המיון, כגון לפי שם המשפחה תחילה ולאחר מכן לפי השם הפרטי.

  9. במקטע סינון, בחר אם וכיצד ברצונך לסנן את פריטי הרשימה. תצוגה מסוננת מראה לך מבחר קטן יותר של הרשימה, כגון רק את הפריטים שנוצרו על-ידי מחלקה מסוימת או רק פריטים שקיבלו אישור.

  10. במקטע קיבוץ לפי, באפשרותך לקבץ פריטים בעלי אותו ערך במקטע נפרד, כגון מקטע הניתן להרחבה עבור מסמכים שנכתבו על-ידי מחבר ספציפי.

  11. במקטע סכומים, באפשרותך לספור את מספר הפריטים בעמודה כגון המספר הכולל של נושאים. במספר מקרים ניתן לסכם או לזקק מידע נוסף, כגון ממוצעים.

  12. במקטע סגנון, בחר את סגנון התצוגה הרצוי, כגון רשימה מוצללת שבה כל שורה שניה מוצללת.

  13. אם הרשימה שלך מכילה תיקיות, באפשרותך ליצור תצוגה שאינה כוללת את התיקיות — לעיתים תצוגה זו מכונה תצוגה שטוחה. כדי להציג את כל פריטי הרשימה שלך ברמה אחת, לחץ על הצג את כל הפריטים ללא תיקיות.

  14. באפשרותך להגביל את מספר הפריטים הניתנים להצגה ברשימה או את מספר הפריטים הניתנים להצגה בדף אחד. הגדרות אלה חשובות במיוחד אם אתה יוצר תצוגה עבור מכשיר נייד. במקטע מגבלת פריטים, בחר את האפשרויות הרצויות.

  15. אם אתה מתכנן להציג את הרשימה במכשיר נייד, בחר את האפשרויות הרצויות במקטע נייד.

  16. לחץ על אישור.

לראש הדף

בחירת תצוגה אחרת

בחלק מהרשימות קיימות יותר מתצוגה אחת ובאפשרותך ליצור תצוגות נוספות. אם תצוגות שונות זמינות, באפשרותך לעבור בין התצוגות באמצעות תפריט תצוגה.

  1. אם הרשימה אינה פתוחה כבר, לחץ על שמה בהפעלה המהירה.

    אם שם הרשימה שלך לא מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הרשימה שלך.

  2. על תפריט ' תצוגה ' תפריט 'תצוגה' , לחץ על התצוגה הרצויה.

    עצה: כדי לבצע שינויים בתצוגה קיימת, לחץ על תפריט הצג ולאחר מכן לחץ על שנה תצוגה זו.

לראש הדף

הוספת תיקיה לרשימה

אם ברשותך מספר סוגים של פריטי רשימה, באפשרותך להוסיף תיקיות כדי לסייע לך לארגן את הרשימה.

  1. אם הרשימה אינה פתוחה כבר, לחץ על שמה בהפעלה המהירה.

    אם שם הרשימה שלך לא מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הרשימה שלך.

  2. בכרטיסיה תפריט חדש חדש , לחץ על תיקיה חדשה.

    הפקודה תיקיה חדשה אינה זמינה אם האדם שיצר את הרשימה שלך ציין שלא ניתן ליצור תיקיות ברשימה.

  3. הקלד שם עבור התיקיה ולאחר מכן לחץ על אישור.

עצה: אם ברשותך רשימות מרובות עם תיקיות או אם האנשים בקבוצה שלך אוהבים לעיין ברשימה כפי שהם מעיינים בדיסק הקשיח שלהם, ייתכן שהקבוצה שלך תרצה להפוך את תצוגת העץ לזמינה. באמצעות תצוגת עץ, תוכל להרחיב, לכווץ ולנווט בקלות בתיקיות.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×