ארגון מסמכים ואתרים ב- Office 365

ארגון מסמכים ואתרים ב- Office 365

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

אחד מהאתגרים הנפוצים ביותר במהלך יום העבודה הוא הארגון של מסמכים ואתרים של OneDrive for Business ושל SharePoint Online. הנה כמה דרכים שבהן תוכל לארגן מסמכים ואתרים ב- OneDrive for Business.

אחסון מסמכים ב- OneDrive for Business או בספריית אתר הצוות שלך

לקבלת מידע על שימוש ב- OneDrive for Business ובאתרי צוות יחד, שילוב אידיאלי לעסקים קטנים, ראה הגדרת אחסון קבצים ושיתוף ב- Office 365.

OneDrive for Business הוא ספריית המסמכים האישית שלך ב- Office 365. הקבצים שאתה מאחסן ב- OneDrive for Business הם פרטיים כברירת מחדל, אך באפשרותך לשתף אותם לפי הצורך. אתר הצוות שלך הוא אתר המשותף על-ידי אנשים ספציפיים בארגון שלך.

הערה: OneDrive for Business שונה מ- OneDrive, המיועד לאחסון אישי בנפרד ממקום העבודה שלך.

באפשרותך לאחסן עד 1 TB של נתונים ב- OneDrive for Business. לקבלת מידע נוסף אודות מגבלות אחסון, ראה מגבלות המקוונת של SharePoint.

כדי לעבור אל OneDrive for Business או לספריית אתר הצוות שלך, היכנס ל- Office 365, ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • בחר OneDrive בכותרת, ולאחר מכן לחץ על קבצים בסרגל ההפעלה המהירה בצד המסך.

  • בחר אתרים בכותרת, בחר את האריח אתר צוות, ולאחר מכן בחר ספריית מסמכים בסרגל ההפעלה המהירה בצד המסך.

הערה: אם אתר SharePoint שלך הותאם אישית, ייתכן שאין לך סרגל הפעלה מהירה בצד המסך.

כדי לבצע פעילויות ב- OneDrive for Business או בספריית המסמכים באתר הצוות שלך, השתמש באפשרויות בסרגל הפקודות המהירות מעל הספריה, או בשלוש הנקודות () בקבצים בודדים:

השתמש בסרגל הפקודות המהירות ב- Office 365 כדי להתחיל פעילויות ב- OneDrive for Business או בספריית המסמכים של אתר הצוות של SharePoint Online.

באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות:

אם תלחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על מסמך כלשהו, תקבל רשימה נפתחת של אפשרויות אחרות כגון שיתוף, הורדה, מחיקה, העברה או העתקה, ותקבל קישור לקובץ. לקבלת עצות נוספות, ראה ארגון קבצים בספריה.

איתור מסמכים

רוב החברות מייצרות מספר אדיר של מסמכים, וייתכן שתתקשה למצוא את המסמכים הדרושים לך, אפילו אם יצרת אותם בעצמך. Office 365 מספק מגוון דרכים לאיתור המסמכים הדרושים לך במהירות.

הדרך שבה אתה מחפש מסמכים תלויה בדרך כלל בפרטים הידועים לך לגבי המסמך. לדוגמה, ישנם מקומות ספציפיים להביט בהם אם אתה עוקב אחר מסמך, אם מישהו שיתף איתך מסמך או אם ידוע לך שמסמך מסוים מאוחסן ב- OneDrive for Business או בספריה של אתר צוות.

במקרים אחרים, ייתכן שתרצה לחפש מסמך לפי שם או אפילו לפי מונח שלדעתך מופיע במסמך. במצב זה, באפשרותך להשתמש בתיבת השאילתה ב- OneDrive for Business כדי לחפש:

  • מסמכים ב- OneDrive for Business.

  • מסמכים שמישהו שיתף איתך.

  • מסמכים המאוחסנים באתר שאתה עוקב אחריו.

תיבת החיפוש ממוקמת בפינה השמאלית או הימנית העליונה של OneDrive for Business או של אתר SharePoint.

צילום מסך של תיבת השאילתה של One Drive ב- Office 365.

ב- SharePoint, ניתן גם להשתמש באפשרות חפש קובץ על גבי המסמכים, או בתיבה חפש באתר זה.

כדי להציג סיכום של הדרכים לאיתור מסמכים ב- Office 365, ראה איתור קובץ ב- Office 365.

מעקב אחר מסמכים כדי שניתן יהיה למצוא אותם בקלות מאוחר יותר

כאשר אתה עוקב אחר מסמך, הוא מופיע ברשימה שלך מסמכים במעקב ב- OneDrive for Business.

צילום מסך של מסמכי OneDrive for Business שאתה עוקב אחריהם ב- Office 365.

בנוסף, אם הזנת מידע על עצמך בפרופיל שלך, כגון מילות מפתח בשדות תחומי עניין ושאל אותי אודות, הצעות למסמכים שעשויים לעניין אותך מופיעות ברשימה מסמכים במעקב. בחר עקוב תחת מסמך מוצע כלשהו כדי להוסיף אותו לרשימת המסמכים במעקב.

בחר 'עקוב' תחת מסמך מוצע כלשהו כדי להוסיף אותו לרשימת המסמכים במעקב ב- Office 365.

כדי לעקוב אחר מסמך ב- OneDrive for Business או ספריית אתר:

  1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על המסמך שברצונך להתחיל לעקוב אחריו.

    בחר את סמל שלוש הנקודות 'עוד' לצד שם המסמך ב- OneDrive for Business כדי לפתוח את כרטיס הריחוף של המסמך
  2. בהסבר של המסמך, בחר עקוב. אם אינך רואה את האפשרות עקוב, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ, לחץ על מתקדם ולאחר מכן לחץ על עקוב.

    בחר את הפקודה 'עקוב' בתפריט כרטיס הריחוף ב- OneDrive for Business

הצגת מסמכים שאנשים שיתפו איתך

שיתוף אנשים מסמכים איתך, באופן ספציפי, מפורטים בתצוגה ' משותף איתי ' ב- OneDrive for Business. עם זאת, מסמכים אנשים "שיתוף עם כולם" או המשותפים באמצעות קבוצות אבטחה אינן מפורטות בתצוגה זו.

מסמכים שאנשים שיתפו איתך מופיעים בתצוגה 'פריטים ששותפו איתי' ב- OneDrive for Business.
  1. ב- Office 365, בחר OneDrive for Business בכותרת.

  2. לחץ על משותף איתי בסרגל ההפעלה המהירה מימין.

הצגת רשימה של מסמכים שפתחת לאחרונה

OneDrive for Business מפרט מסמכים שפתחת לאחרונה ברחבי Office 365, בין שהם מאוחסנים בספריית OneDrive for Business או בספריית אתר צוות. לחץ על אחרונים בסרגל ההפעלה המהירה מימין כדי להציג את הקבצים.

הערה: דרוש לך לפחות Office 2013 כדי לראות מסמכים אחרונים.

הגדרת התראות על מסמכים כדי לעקוב אחר שינויים

באפשרותך להגדיר התראה על מסמך כדי לקבל הודעה אודות שינויים כלשהם במסמך, כולל אם הוא נמחק. באפשרותך לציין אם ברצונך לקבל התראות באמצעות דואר אלקטרוני או הודעת טקסט, ולקבוע את תדירות ההתראות.

כדי להגדיר התראה ב- SharePoint:

  1. בחר את המסמך בספריה.

  2. בחר קבצים>שלח לי התראה>הגדר התראה או דף >>שלח לי התראה>הגדר התראה במסמך זה.

  3. בחר את האפשרויות הרצויות בתיבת הדו-שיח התראה חדשה, ולאחר מכן בחר אישור.

לקבלת מידע נוסף אודות הגדרת התראות, ראה יצירת התראה כדי לקבל הודעה כאשר משתנה קובץ או תיקיה ב- SharePoint.

מעקב אחר אתרים כדי שניתן יהיה למצוא אותם בקלות מאוחר יותר

אם אתה חבר בכמה אתרי צוות בארגון שלך, מומלץ להתחיל לעקוב אחריהם לצורך גישה נוחה. בעת מעקב אחר אתר צוות, הוא מופיע בדף 'אתרים' שלך. בעת מעקב אחר אתרים, באפשרותך לנווט במהירות לספריות באתרים אלה מתוך OneDrive for Business, כמתואר בסעיף הבא.

כדי להתחיל לעקוב אחר אתר:

  1. עבור אל האתר שברצונך להתחיל לעקוב אחריו.

  2. בחר עקוב מהצד השמאלי של הכותרת.

    עקוב אחר אתר SharePoint Online והוסף את הקישור לדף 'אתרים' שלך ב- Office 365.

לקבלת מידע נוסף, ראה וידאו: מעקב אחר אתר SharePoint.

מעבר אל ספריות מסמכים באתרי צוות שאתה עוקב אחריהם

ב- OneDrive for Business, באפשרותך להציג רשימה של אתרי צוות שאתה עוקב אחריהם ב- Office 365, ולאחר מכן לנווט לספריות מסמכים באתרים אלה.

  1. בסרגל פעולה מהירה, בחר תיקיות אתר. מוצגת רשימה של כל האתרים שאתה עוקב אחריהם:

    בחר באפשרות 'תיקיות אתר' בסרגל 'פעולה מהירה' ב- Office 365 כדי לראות את רשימת האתרים של SharePoint Online שאתה עוקב אחריהם.
  2. בחר אתר ברשימה כדי לראות את ספריות המסמכים הנמצאות באתר זה.

    בחר אתר ברשימה 'תיקיות אתרים' ב- Office 365 כדי לראות את ספריות המסמכים הנמצאות באתר זה.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

למידע נוסף

הצגה ועריכה של הפרופיל שלך ב- Office Delve

וידאו: העתקה או העברה של קבצי ספריה באמצעות סייר 'פתח באמצעות'

יצירת תיקיות, ספריות ואתרי משנה

איתור קבצים אבודים או חסרים ב- OneDrive

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×