אפשרויות דואר אלקטרוני של איסוף נתונים

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

השתמש בתיבת הדו-שיח אפשרויות של איסוף נתונים באמצעות דואר אלקטרוני כדי להציג ולשנות את האפשרויות המפקחות על האופן שבו Microsoft Office Access 2007 מעבד תשובות להודעת דואר אלקטרוני של איסוף נתונים. ההגדרה חלה על כל התשובות העתידיות להודעת הדואר האלקטרוני שנבחרה או שנוצרה כעת.

שים לב שהשינויים שאתה מבצע בהגדרות אלה אינם משפיעים על התשובות שכבר נמצאות בתיבת הדואר של Outlook.

תיבת הדו-שיח 'אפשרויות של איסוף נתונים באמצעות דואר אלקטרוני'

כדי להציג את תיבת הדו-שיח

  1. פתח את מסד הנתונים המכיל את ההודעה שעבורה ברצונך לשנות את האפשרויות.

  2. בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה אסוף נתונים, לחץ על נהל תשובות. תמונת לחצן

  3. בתיבת הדו-שיח ניהול של הודעות איסוף נתונים, בחר בהודעות שעבורן ברצונך לשנות את ההגדרות ולאחר מכן לחץ על אפשרויות הודעה.

הגדרות ייבוא

עיבוד אוטומטי של תשובות והוספת נתונים למסד הנתונים

אפשרות זו מתירה ל- Microsoft Office Access 2007 לעבד תשובות מיד עם הגעתן לתיבת הדואר הנכנס של Microsoft Office Outlook 2007. Office Outlook 2007 ו- Office Access 2007 פועלים בצוותא כדי לייצא את תוכן הטופס של כל אחת מהתשובות אל טבלאות היעד ב- Access. אם תיבת סימון זו לא נבחרה, עליך לעבד את התשובות באופן ידני.

קבלת מידע נוסף אודות עיבוד אוטומטי או ידני של תשובות

תשובות מיוצאות באופן אוטומטי מ- Outlook ל- Access אם התנאים הבאים מתקיימים בזמן בו מגיעות התשובות לתיבת הדואר של Outlook:

  • Office Outlook 2007   Office Outlook 2007 חייב להיות מותקן במחשב שלך. אם התוכנית לא פועלת כאשר מגיעה תשובה, עיבוד יתחיל בפעם הבאה שתפעיל את Outlook. 

  • Office Access 2007   Office Access 2007 חייב להיות מותקן במחשב שלך. 

  • מסד נתונים     מסד הנתונים אינו יכול להיות מוגן על-ידי סיסמה ואין לפתוח אותו במצב בלעדי. לשם או למיקום של מסד הנתונים אסור היה להשתנות מאז ששלחת את הודעת הדואר האלקטרוני.

  • טבלה ושאילתות     לשמות הטבלאות או השאילתות אשר ציינת ולמאפיינים של השדות אשר משמשים כבסיס אסור היה להשתנות מאז ששלחת את הודעת הדואר האלקטרוני. לדוגמה, אם תשנה את סוג הנתונים של שדה ממספר למספר אוטומטי לאחר שתשלח את ההודעה, הייצוא ייכשל.

  • הרשאות    עליך להיות בעל ההרשאות הנדרשות להוספה או עדכון של תוכן הטבלאות והשאילתה המשמשות כבסיס.

אם תנאי אחד או יותר אינם מתמלאים, עיבוד אוטומטי ייכשל. פתור את הבעיות ולאחר מכן יצא באופן ידני את התשובות שנכשלו. כל תשובה שתגיע לתיבת הדואר שלך לאחר שתפתור את הבעיות תמשיך להיות מעובדת באופן אוטומטי.

עיבוד ידני     אם ברצונך לפקח על סוג התשובות המעובדות ומועד העיבוד שלך, בחר עיבוד ידני. במקרה זה, התשובות יגיעו לתיבת הדואר הנכנס של Outlook, אבל לא יתרחש יצוא שלהן למסד הנתונים עד שלא תבחר באופן ידני ותלחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כל תשובה ב- Outlook ולאחר מכן לחץ על יצא נתונים אל Microsoft Office Access עבור כל תשובה.

ייתכן שתצטרך לעבד באופן ידני כל תשובה שאינה מצליחה להיות מעובדת באופן אוטומטי. לאחר שתפתור את הבעיה שגרמה לכישלון, עליך לייבא באופן ידני כל אחת מהתשובות.

לפני שתתחיל בפעולת יצוא, זכור את השיקולים הבאים:

  • Office Access 2007   Office Access 2007 חייב להיות מותקן במחשב שלך. 

  • מסד נתונים     אם מסד הנתונים מוגן על-ידי סיסמה, תתבקש להזין סיסמה כאשר תתחיל בפעולת הייצוא. בנוסף, אין לפתוח את מסד הנתונים במצב בלעדי וכן אין לשנות את השם או את מיקום מסד הנתונים לאחר שליחת הודעת דואר אלקטרוני.

  • טבלאות ושאילתות    לא ניתן לשנות את שמות הטבלאות והשאילתות אשר ציינת ולא את מאפייני השדות המשמשים כבסיס לאחר שליחת הודעת דואר אלקטרוני.

  • הרשאות    עליך להיות בעל ההרשאות הנדרשות להוספה או עדכון של תוכן הטבלאות והשאילתה המשמשות כבסיס.

מחיקת תשובות של אנשים אליהם לא שלחת את ההודעה

אפשרות זו מתירה רק להודעות אשר נשלחו מהנמענים המקוריים של ההודעה שלך להיות מעובדות באופן אוטומטי. תשובות מכל נמען אחר יאוחסנו בתיקיית היעד ב- Outlook, אך לא יעובדו באופן אוטומטי. אם ברצונך לעשות זאת, באפשרותך לעבד תשובות אלה באופן ידני.

קבלת מספר תשובות מכל נמען

אפשרות זו מתירה לנמענים לשלוח מספר תשובות לאותה הודעת דואר אלקטרוני. אם תבחר באפשרות זו, כל נמען יוכל לענות להודעה מספר פעמים וכל תשובה תעובד באופן אוטומטי. אם אינך בוחר באפשרות זו, כל נמען יכול לשלוח מספר תשובות, אבל רק התשובה הראשונה מכל נמען תהיה מעובדת באופן אוטומטי. כל תשובה שתתקבל לאחר מכן תאוחסן בתיקיית היעד ב- Outlook ולאחר מכן תוכל לעבד אותן באופן ידני או למחוק אותן.

הערה: הגדרה זו מבקרת רק על מספר התשובות ולא על מספר הרשומות בתוך תשובה יחידה אשר מעובדות. במילים אחרות, אם תשלח טופס Microsoft Office InfoPath 2007, נמען יוכל לשלוח לך מספר רשומות בתשובה יחידה. Access יעבד באופן אוטומטי את כל הרשומות בתשובה משום שהתשובות נכללות בטופס בהודעה יחידה.

התרת מספר שורות לכל תשובה

כאשר אתה משתמש בטופס InfoPath כדי לשלוח נתונים, נמען יכול להוסיף רשומות נוספות על-ידי לחיצה על Insert a row בתחתית הודעת הדואר האלקטרוני. אם ברצונך לעבד רק רשומה אחת לכל תשובה, נקה תיבת סימון זו.

אפשר עדכונים של נתונים קיימים בלבד

בעת שימוש בטופס InfoPath כדי לעדכן נתונים, נמען יכול לשלוח לך רשומות חדשות, בנוסף לעדכונים של רשומות קיימות. כדי למנוע מהנמען להוסיף רשומות חדשות באמצעות טופס InfoPath, בחר בתיבת סימון זו.

הגדרות עבור עיבוד אוטומטי

מספר התשובות שיש לעבד

הקלד את המספר הכולל של תשובות (מכל הנמענים) שברצונך לעבד באופן אוטומטי. אם ברצונך שכל התשובות יעובדו באופן אוטומטי, הזן מספר גדול בתיבת הטקסט. תשובות שיתקבלו לאחר שיגיע הערך שצוין יאוחסנו בתיקיית היעד, אולם לא יעובדו באופן אוטומטי.

תאריך ושעה לעצירה

ציון תאריך ושעה שבהם עיבוד אוטומטי של תשובות יפסיק עבור הודעת דואר אלקטרוני זאת. תשובות שיתקבלו לאחר תאריך ושעה אלה יאוחסנו בתיקיית היעד ב- Outlook, אך לא יעובדו באופן אוטומטי.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×