איסוף נתונים ממשתמש בזרימת עבודה

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

בעת עיצוב זרימת עבודה, לעתים קרובות ברצונך לאסוף מידע ממשתתף בזרימת העבודה, ולאחר מכן להשתמש במידע לקבלת החלטות נוספות. לדוגמה, ייתכן שתרצה שזרימת עבודה תבקש ממשתתף לסקור מסמך ולאחר מכן לבצע פעולות שונות בהתאם לאישור או לדחייה של המסמך על-ידי הסוקר.

תרשים זרימה בהתאם לתגובת המשתמש

לשם כך, עליך להוסיף את הפעולה איסוף נתונים ממשתמש לזרימת העבודה. פעולה זו מקצה משימה למשתתף ומבקשת ממנו לספק את המידע הדרוש בטופס משימה מותאם אישית. המידע מטופס זה מאוחסן בפריט ברשימה 'משימות'. בנקודת ההחלטה בשלב מאוחר יותר, זרימת העבודה מאחזרת את המידע המאוחסן ומעריכה אותו כדי להחליט לפי איזה ענף לפעול.

מאמר זה מראה לך כיצד לאסוף נתונים ממשתתף בזרימת עבודה ולהשתמש בנתונים אלה בזרימת העבודה כדי לקבל החלטות נוספות.

בנושא זה

איזו פעולה עלי להשתמש כדי ליצור משימה?

מהו טופס משימה מותאם אישית?

מהו מזהה פריט רשימה?

שלב 1: אסוף נתונים ממשתמש

שלב 2: הגדרת משתנה של זרימת עבודה

שלב 3: שימוש המשתנה החלטות

עיון מהיר: סיכום מהשלבים

באיזו פעולה עלי להשתמש כדי ליצור משימה?

משימות הן הדרך העיקרית לקיום אינטראקציה בין זרימת עבודה לבין המשתתפים בזרימת העבודה. אם ברצונך שזרימת העבודה תדרוש מאנשים לבצע עבודה או תקבל מהם מידע, באפשרותך לקבוע שזרימת העבודה תיצור ותקצה משימה. בכל פעם שזרימת עבודה מקצה משימה, זרימת העבודה מושהית עד להשלמת המשימה. זרימת העבודה ממשיכה לפעול רק לאחר שמשתתף לוחץ על לחצן השלם משימה בטופס המשימה.

קיימות שלוש פעולות שונות היוצרות משימה, וכל אחת מהפעולות מיועדת למצב ספציפי:

  • איסוף נתונים ממשתמש     פעולה זו מקצה משימה למשתמש בודד או לקבוצה ומחזירה את המזהה הייחודי של פריט המשימה המאחסן את תשובות המשתמשים, כדי שזרימת העבודה תוכל לחפש מידע זה בהמשך באמצעות המזהה. בפעולה זו, עליך להשתמש באשף המשימות המותאמות אישית כדי לעצב טופס משימה מותאם אישית שאוסף את המידע הרצוי. פעולה זו יוצרת משימה שניתן להקצות למשתמש בודד או לקבוצה בלבד. אם תקצה אותה לקבוצה, כל חבר בקבוצה יקבל את ההודעה על המשימה, אך ייווצר פריט משימה אחד בלבד וזרימת העבודה תושהה רק עד שהמגיב הראשון ישלים את המשימה.

  • הקצה טופס לקבוצה     פעולה זו מקצה טופס משתמש אחד או יותר ולאחר מכן מאחסן את התגובות כערכים ברשימה משימות. שלא כמו הפעולה הקודמת, פעולה זו באפשרותך להקצות משימה בנפרד לאנשים מרובים והשהיות את זרימת העבודה עד לכל אדם להשלמת המשימה שלו לפני שהיא תופעל מחדש. גם בניגוד הפעולה הקודמת, פעולה זו אינה מחזירה את מזהה פריט משימה עבור כל התגובות, כך זרימת העבודה אין אפשרות לחפש, ולהשתמש במידע זה מאוחר יותר כבסיס כדי ליצור השוואות או החלטות. עם השלמת פעולה זו, תוכל גם להשתמש באשף פעילות מותאם אישית כדי ליצור טופס משימה מותאם אישית. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר הקצה טופס לקבוצה בזרימת עבודה.

  • הקצה פריט לביצוע     שלא כמו פעילות שתי הפעולות האחרות, פעולה זו יוצרת טופס המשימה מכיל שדות טופס לא יוכלו למלא, אך במקום זאת משתמש טופס שבו המשתמש פשוט לוחץ על לחצן להשלים את המשימה לאחר השלמת המשימה. משימה זו ניתן להקצות בנפרד לאנשים מרובים ולאחר זרימת העבודה השהיה עד כל אדם מסמנת את משימת שלהם כמשימה שהושלמה. פעולה זו אינה מחזירה את מזהה פריט המשימה — ועליך אינה באמת מאחר המשימה אינה אוספת מידע אודות אשר ייתכן שתרצה להפנות מאוחר יותר. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר הקצה פריט לביצוע בזרימת עבודה.

הטבלה הבאה מסכמת מידע זה.

פעולה

מחזירה את מזהה המשימה לצורך בדיקות מידע של זרימת עבודה?

יוצרת משימות מרובות?

מאפשרת לך להגדיר שדות בטופס המשימה?

איסוף נתונים ממשתמש

כן

לא

כן

הקצאת טופס לקבוצה

לא

כן

כן

הקצאת פריט לביצוע

לא

כן

לא

בנוסף, מספר מגבלות חלות על כל שלוש הפעולות היוצרות משימות:

  • כאשר זרימת עבודה מקצה משימה לקבוצה המזוהה באמצעות כינוי יחיד או כתובת יחידה, זרימת העבודה יוצרת רק פריט משימה אחד, המשותף לקבוצה כולה. כל חבר בקבוצה יכול לערוך את טופס המשימה היחיד וללחוץ על לחצן משימה שהושלמה. כדי להקצות משימות נפרדות למשתמשים מרובים (אפשרי רק עם הפעולות הקצאת טופס לקבוצה או הקצאת פריט לביצוע), הזן כל משתמש בנפרד בתיבת הדו-שיח בחירת משתמשים.

  • יש להשלים את כל המשימות שהוקצו על-ידי פעולת זרימת עבודה יחידה, בטרם ניתן יהיה להמשיך את זרימת העבודה. אם פעולת זרימת העבודה מקצה משימות נפרדות לשישה משתתפים, למשל, אין באפשרותך להורות לזרימת העבודה להמשיך לאחר שרק שלוש מבין שש המשימות הושלמו.

  • לאחר שזרימת העבודה מקצה משימה למשתתף, אין אפשרות להעביר את המשימה למשתתף אחר (על-ידי הקצאה, העברה לנמען וכו'). עם זאת, כל משתמש בעל הרשאת ברירת המחדל 'השתתפות' ברשימת המשימות יכול לערוך את פריט המשימה וכך לאפשר לזרימת העבודה להמשיך.

  • זרימת עבודה יכולה להשתמש בכל משימה פעם אחת בלבד. לאחר שאתה יוצר משימה באמצעות אשף המשימות המותאמות אישית, אין אפשרות להשתמש שוב באותה משימה בשלב מאוחר יותר בזרימת העבודה. באפשרותך ליצור משימה אחרת המבצעת את אותה פעולה, אך על שם המשימה להיות שונה וייחודי.

לראש הדף

מהו טופס משימה מותאם אישית?

בכל פעם שאתה משתמש באחת משלוש פעולות המשימה כדי ליצור משימה, Microsoft Office SharePoint Designer 2007 יוצר באופן אוטומטי טופס משימה מותאם אישית עבור המשימה. טופס המשימה המותאם אישית הוא הדף המוצג למשתתף בזרימת העבודה כשהוא עורך את המשימה בדפדפן.

בעת יצירת משימה באמצעות הפעולה איסוף נתונים ממשתמש או הקצאת טופס לקבוצה, טופס המשימה המותאם אישית יכול להכיל כמה שדות טופס שברצונך ליצור. דוגמה זו מבקשת מהמשתמש להזין מידע בשדה אחת בלבד בשם "מצב אישור".

טופס משימה מותאם אישית בדפדפן

ב- Office SharePoint Designer 2007, טופס המשימה המותאם אישית מופיע כדף ‎.aspx בתיקיה של זרימת העבודה. שם הקובץ של טופס המשימה המותאם אישית תואם לשם שאתה נותן למשימה באשף הטפסים המותאמים אישית.

טופס משימה מותאם אישית ברשימת התיקיות

טפסי משימות מותאמים אישית מצורפים לדף הראשי המוגדר כברירת מחדל באתר, ומכילים Web Part של טופס נתונים עבור אינטראקציה עם זרימת העבודה. ניתן להתאים אישית את טופס המשימה המותאם אישית לצורך שינויי פריסה ומראה — לדוגמה, באפשרותך לצרף דף ראשי שונה או לשנות את הסגנונות. עם זאת, כדי לשנות את השדות המופיעים בטופס, עליך להשתמש באשף המשימות המותאמות אישית במעצב זרימת העבודה. אין באפשרותך לשנות את שדות הטופס על-ידי עריכה ישירה של ה- Web Part של טופס הנתונים. אם תבצע התאמות אישיות אחרות ב- Web Part של טופס הנתונים (למטרת תצוגה ולא למטרת פונקציונליות), שים לב ששינויים אלה יאבדו בכל פעם שזרימת העבודה תעבור הידור מחדש. התאמות אישיות בשאר חלקי הדף יישמרו.

כדי לשנות את השדות בטופס המשימה המותאם אישית, עליך לפתוח את זרימת העבודה ב- Office SharePoint Designer 2007 (תפריט קובץ, הפקודה פתיחת זרימת עבודה). כשתפתח את זרימת העבודה ותערוך את המשימה באמצעות אשף המשימות המותאמות אישית, תראה את האזהרה הבאה.

הודעת אזהרה

אם תשנה את טופס המשימה המותאם אישית ותבצע הידור מחדש של זרימת העבודה, כל המופעים הפעילים של זרימת העבודה ימשיכו לפעול תוך שימוש בטופס החדש. אם תמחק או תשנה שדות (לדוגמה, על-ידי שינוי הסוג שלהם או שינוי שמותיהם), תתרחש שגיאת זרימת עבודה אם המופעים הפעילים של זרימת העבודה מפנים לנתונים שונים מהצפוי. לדוגמה, זרימת עבודה פעילה עשויה לבצע בדיקת מידע ולצפות ששדה יכיל נתונים (לא יהיה ריק), אך השדה ריק כעת, או שסוג השדה השתנה. לכן חשוב לא לבצע כל שינוי של מחיקה, שינוי שם או שינוי אחר של שדות טופס אשר מופעי זרימת עבודה פעילים עשויים לנסות להפנות אליהם.

בנוסף לטופס המשימה המותאם אישית, בכל פעם שאתה משתמש באחת משלוש פעולות המשימה כדי ליצור משימה, Office SharePoint Designer 2007 מייצר אוטומטית סוג תוכן עבור משימה זו ברשימת המשימות. סוג התוכן מגדיר את השדות הזמינים ובאיזו תבנית ישתמשו, כפי שציינת באשף המשימות המותאמות אישית. שמו של סוג התוכן תואם לשם שאתה נותן למשימה באשף הטפסים המותאמים אישית. לדוגמה, אם אתה יוצר משימה בשם "סקירת מסמך", תראה סוג תוכן בעל אותו שם בדף ההגדרות של רשימת המשימות.

סוג תוכן של משימה בדפדפן

אנו ממליצים לשנות סוגי תוכן בזרימת העבודה רק על-ידי פתיחת זרימת העבודה ב- Office SharePoint Designer 2007, ולא על-ידי שינוי העמודות או הגדרות אחרות של סוג התוכן בדפדפן. שינוי סוג התוכן בדפדפן עלול לנתק את טופס המשימה המותאם אישית שהוא משויך אליו.

לראש הדף

מהו מזהה פריט רשימה?

מזהה פריט רשימה הוא מספר שורה ייחודי. כאשר משתתף בזרימת עבודה לוחץ על משימה שהושלמה או שמור טיוטה בטופס המשימה המותאם אישית, המידע שנשלח בטופס מאוחסן בפריט ברשימה 'משימות'. סוג התוכן של משימה זו מגדיר את העמודות ומזהה פריט הרשימה מזהה פריט מסוים, או שורה. כל פריט ברשימה 'משימות' (או בכל רשימה או ספריה) מכיל מזהה ייחודי. בדפדפן, באפשרותך להוסיף את עמודת המזהה לכל תצוגה של רשימה או ספריה.

עמודת מזהה נוספת לתצוגת ברירת מחדל

בנוסף, בעת הצגת פריט רשימה בדף בדפדפן — לדוגמה, בעת לחיצה על הצג מאפיינים כדי לראות את פרטי הפריט ב- DispForm.aspx — המזהה של פריט רשימה זה גלוי בכתובת ה- URL כחלק ממחרוזת השאילתה. כל הטפסים הסטנדרטיים של SharePoint מכילים פרמטר מזהה במחרוזת השאילתה של כתובת ה- URL.

מזהה פריט רשימה מודגש בכתובת URL של פריט משימה

כאשר זרימת עבודה מפעילה את הפעולה איסוף נתונים ממשתמש, זרימת העבודה יוצרת משימה בודדת ומאחסנת את מזהה פריט הרשימה של המשימה בתוך משתנה. לאחר מכן, זרימת העבודה יכולה להשתמש במשתנה לחיפוש אותו פריט משימה.

לראש הדף

שלב 1: איסוף נתונים ממשתמש

ראשית, יש להשתמש בפעולה איסוף נתונים ממשתמש ליצירת טופס המשימה המותאם אישית, להקצות את המשימה למשתמש בודד או לקבוצה ולאחר מכן לאחסן את המזהה של פריט המשימה במשתנה. זרימת עבודה זו תשתמש מאוחר יותר במזהה פריט המשימה לחיפוש הערכים ששלח המשתמש בטופס המשימה.

בדוגמה זו, הצוות שלך מעלה מסמכים לספריה בשם "מסמכים לסקירה". כאשר מסמך נוסף לספריה, זרימת העבודה יוצרת משימה בשם "סקירת מסמך". האדם שלו מוקצית המשימה חייב לבחור אפשרות אחת מתוך שתי אפשרויות בתפריט נפתח בעת עריכת המשימה: "מאושר" או "נדחה".

הערה: זרימת עבודה זו היא זרימת עבודה מותאמת אישית של אישור, אך היא אינה משתמשת בתכונה 'אישור תוכן' ב- Windows SharePoint Services ואינה משנה את השדה 'מצב אישור' של המסמך. התכונה 'אישור תוכן' ב- Windows SharePoint Services מניחה שקיימות שתי רמות הרשאה שונות: רמה אחת שאינה כוללת את ההרשאה 'אישור פריטים' (עבור אנשים ששולחים תוכן לאישור) ורמה שנייה שכוללת את ההרשאה 'אישור פריטים' (עבור אנשים המאשרים תוכן). עם זאת, זרימת עבודה שעוצבה ב- Office SharePoint Designer 2007 תמיד מחקה את רמת ההרשאות של האדם שהפעיל את זרימת העבודה. אם משתמש ללא ההרשאה 'אישור פריטים' מפעיל זרימת עבודה מותאמת אישית שמנסה לעדכן את השדה 'מצב אישור' של הפריט הנוכחי, זרימת העבודה תופסק כיוון שהמשתמש שהפעיל את זרימת העבודה אינו מורשה לאשר פריטים.

  1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על זרימת עבודה.

  2. בעמוד הראשון של מעצב זרימת העבודה, הענק שם לזרימת העבודה, בחר את הרשימה או הספריה שאליה תצורף זרימת העבודה, ולאחר מכן בחר בתיבות הסימון עבור אפשרויות ההתחלה הרצויות.

    הדף הראשון ב'מעצב זרימת עבודה'

  3. לחץ על הבא.

  4. לחץ על פעולות ולאחר מכן לחץ על איסוף נתונים ממשתמש.

    אם פעולה זו אינה מופיעה ברשימה, לחץ על פעולות נוספות כדי לראות את הרשימה המלאה.

  5. בפעולה, לחץ על נתונים.

  6. בעמוד הראשון של אשף המשימות המותאמות אישית, לחץ על הבא.

  7. בתיבה שם, הקלד שם עבור משימה זו.

    הערה: שם המשימה חייב להיות ייחודי באתר הנוכחי.

  8. בתיבה תיאור, הקלד הוראות כלליות לנמען המשימה.

    תיאור זה מופיע בראש טופס המשימה המותאם אישית, לכן כלול כאן את כל ההוראות שברצונך שהמשתתף בזרימת העבודה יראה, לא רק תיאור כללי.

    העמוד השני של אשף המשימות המותאמות אישית

  9. לחץ על הבא.

  10. לחץ על הוסף כדי להגדיר שדה טופס מותאם אישית עבור משימה זו.

  11. בתיבה שם השדה, הקלד שם עבור שדה זה.

  12. בתיבה תיאור, הקלד את השאלה ששדה טופס זה מאחסן את התשובה עבורה.

  13. ברשימה סוג מידע, בחר אפשרות שתיתן לשדה תבנית מתאימה עבור סוג המידע שאתה אוסף.

    העמוד הראשון של תיבת הדו-שיח 'הוספת שדה'

  14. לחץ על הבא.

  15. העמוד הבא של האשף משתנה בהתאם לאפשרות סוג המידע שבחרת בעמוד הקודם. ציין את ההגדרות הרצויות.

    בדוגמה זו, הקלד מאושר, הקש ENTER ולאחר מכן הקלד נדחה.

  16. ברשימה הצג כ, לחץ על תפריט נפתח.

  17. נקה את תיבת הסימון האם לאפשר ערכים ריקים כיוון שברצונך שהסוקר יבחר אפשרות אחת מתוך שתיים.

    העמוד השני של תיבת הדו-שיח 'הוספת שדה'

  18. לחץ על סיום פעמיים.

    האיור שלהלן מראה כיצד תוצג משימה זו למשתתף זרימת העבודה בדפדפן כאשר המשתתף יערוך את המשימה. זהו טופס המשימה המותאם אישית — סקירת מסמך.aspx — שעיצבת זה עתה באמצעות אשף המשימות המותאמות אישית.

    טופס משימה מותאם אישית בדפדפן

    בחזרה במעצב זרימת העבודה, עדיין עליך להגדיר את הפרמטר השני והשלישי בפעולה איסוף נתונים ממשתמש.

  19. בפעולה, לחץ על משתמש זה.

  20. בתיבת הדו-שיח בחירת משתמשים, הקלד שם או כתובת דואר אלקטרוני, או לחץ על משתמש או קבוצה קיימים ברשימה, ולאחר מכן לחץ על הוסף.

    הערות: 

    • עם פעולת אסוף נתונים ממשתמש, זרימת העבודה יוצרת משימה אחת בלבד, באפשרותך להקצות לאדם או לקבוצה אחת בלבד. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף הקודם איזו פעולה עלי להשתמש כדי ליצור משימה?

    • במקום להזין שם משתמש ספציפי או כתובת דואר אלקטרוני, באפשרותך לאחסן מידע זה ברשימה נפרדת, ולאחר מכן להשתמש בבדיקת מידע של זרימת עבודה כדי לקבל את המידע. כך ניתן להגדיר משתמשים שונים כמשתתפי זרימת עבודה מבלי שיהיה עליך לשנות את זרימת העבודה עצמה. לחלופין, באפשרותך ליצור קבוצת SharePoint חדשה ולהוסיף לה משתמשים שברצונך לשתף בזרימת העבודה. לדוגמה, באפשרותך ליצור קבוצה בשם "מאשרים", להוסיף לה משתמש אחד או יותר ולאחר מכן להגדיר קבוצה זו כחלק מהפעולה איסוף נתונים ממשתמש (בהתחשב בכך שנוצרת משימה אחת שרק אדם אחד יכול לערוך אותה).

  21. לחץ על אישור.

  22. בפעולה, לחץ על הפרמטר השלישי ולאחר מכן לחץ על יצירת משתנה חדש.

    מומלץ ליצור משתנה חדש במקום להשתמש בשם ברירת המחדל (משתנה: איסוף) כאשר לזרימת העבודה יהיו משתנים מרובים וברצונך להעניק למשתנה שם תיאורי יותר.

    האפשרות 'יצירת משתנה חדש'

  23. בתיבת הדו-שיח עריכת משתנה, הקלד שם המתאר את הערך שהמשתנה מאחסן.

    תיבת הדו-שיח 'עריכת משתנה'

    עבור משתנה זה, מזהה פריט רשימה היא הבחירה היחיד ברשימה סוג. לקבלת מידע נוסף אודות מזהים של פריט רשימה, עיין בסעיף הקודם מהו מזהה פריט רשימה?

  24. לחץ על אישור.

    בשלב זה, הפעולה אמורה להיראות כך.

    הפעולה 'איסוף נתונים ממשתמש'

לראש הדף

שלב 2: הגדרת משתנה של זרימת עבודה

בשלב זה בזרימת העבודה, משתתף בזרימת העבודה שולח משימה שהושלמה ומצב האישור ששלח אותו אדם מאוחסן בשדה או בעמודה ברשימה 'משימות', כמוצג כאן.

מצב אישור בפריט משימה שהושלמה

כיצד ניתן להגיע למידע זה כדי להשתמש בו בשלב אחר בזרימת העבודה? עליך להשתמש בפעולה הגדרת משתנה של זרימת עבודה כדי לחפש את הערך של השדה 'מצב אישור' עבור המשימה שהמשתמש ערך, ויש לאחסן את ערך השדה במשתנה חדש — בדוגמה זו, משתנה בשם מצב אישור.

החיפוש והאחסון של מצב האישור במשתנה חדש מאפשרים לך להשתמש במשתנה זה כבסיס להשוואות עתידיות. זוהי שיטת העבודה המומלצת כיוון שזרימת העבודה מבהירה כעת מהיכן מגיעים הנתונים, שניתן להשתמש בהם מחדש בצורה קלה יותר — מספר פעמים במידת הצורך.

  1. לחץ על פעולות ולאחר מכן לחץ על הגדרת משתנה של זרימת עבודה.

    אם פעולה זו אינה מופיעה ברשימה, לחץ על פעולות נוספות כדי לראות את הרשימה המלאה.

  2. בפעולה, לחץ על משתנה זרימת עבודה ולאחר מכן לחץ על יצירת משתנה חדש.

    פרמטר ראשון של האפשרות 'הגדרת משתנה של זרימת עבודה'

  3. בתיבת הדו-שיח עריכת משתנה, הקלד שם המתאר את הערך שהמשתנה מאחסן.

  4. ברשימה סוג, לחץ על סוג הנתונים שהמשתנה מאחסן.

    בדוגמה זו, לחץ על מחרוזת כיוון שמשתנה זה יאחסן את מצב האישור מאושר או נדחה, שניהם מחרוזות טקסט.

    תיבת הדו-שיח 'עריכת משתנה'

  5. לחץ על אישור.

  6. בפעולה, לחץ על ערך ולאחר מכן לחץ על הצג איגוד נתונים תמונת לחצן .

  7. בתיבת הדו-שיח הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה, בחר באפשרויות הבאות:

    • מקור: משימות    אם זמינה יותר מרשימת משימות אחת, בחר את הרשימה שמכילה את שדה הטופס המותאם אישית שיצרת במקטע הקודם.

    • שדה: מצב אישור    בחר את שדה הטופס המותאם אישית שיצרת במקטע הקודם.

    • שדה: משימות:מזהה

    • ערך: לחץ על הצג איגוד נתונים תמונת לחצן .

  8. בתיבת הדו-שיח השנייה תחת הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה, בחר באפשרויות הבאות:

    • מקור: נתוני זרימת עבודה

    • שדה: משתנה: מזהה של משימת סקירת המסמך

      תיבת הדו-שיח 'הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה'

  9. לחץ על אישור.

    בדיקת המידע הסופית של זרימת העבודה אמורה להיראות כך: בדיקת מידע זו אומרת, "עבור לשדה 'מצב אישור' ברשימה 'משימות'. לאחר מכן עבור אל השורה ברשימה 'משימות' שהמזהה שלה זהה למזהה המאוחסן במשתנה של מופע זה של זרימת העבודה". אם זרימת העבודה מופעלת ויוצרת משימה שהמזהה שלה הוא 3, בדיקת מידע זו מאחזרת את הערך של העמודה 'מצב אישור' מהשורה השלישית ברשימה 'משימות'. בפעם הבאה שזרימת העבודה תופעל, מזהה זה עשוי להיות 4, כך שבדיקת המידע תעבור לשורה הרביעית וכן הלאה.

    תיבת הדו-שיח 'הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה'

  10. לחץ על אישור.

    בשלב זה, הכלל אמור להיראות כך.

    כלל במעצב זרימת העבודה

לראש הדף

שלב 3: שימוש במשתנה לקבלת החלטות

בשלב 1, יצרת טופס משימה מותאם אישית לאיסוף נתונים ממשתמש ולאחסון המזהה של פריט המשימה במשתנה. בשלב 2 השתמשת במשתנה מזהה המשימה לחיפוש תגובת המשתמש ולאחסון אותה תגובה במשתנה חדש. כעת שמשתנה זה קיים — בדוגמה זו, משתנה: מצב אישור — אתה מוכן להשתמש בו כבסיס לקבלת החלטות בזרימת העבודה. לשם כך, השתמש בתנאי השווה כל מקור נתונים.

לדוגמה, באפשרותך להוסיף שלב לזרימת העבודה המציינת אם משתנה:הפוךמצב לפני הדפסה ' שווה ' מאושר, הפעל פעולות אלה. אך אם משתנה: סקור את מצב שווה נדחה, הפעל פעולות שונות.

יצירת ענף התנאי הראשון

ענף התנאי הראשון משווה את הערך המאוחסן במשתנה: מצב אישור. אם הערך שווה לאושר, זרימת העבודה תבצע פעולות המשויכות לתנאי זה.

  1. במעצב זרימת העבודה, תחת שלבי זרימת עבודה, לחץ על הוסף שלב זרימת עבודה.

  2. לחץ על תנאים ולאחר מכן לחץ על השווה כל מקור נתונים.

  3. בתנאי, לחץ על הערך הראשון ההיפר-קישור ולאחר מכן לחץ על הצג איגוד נתונים תמונת לחצן .

  4. בתיבת הדו-שיח הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה, בחר באפשרויות הבאות:

    • מקור: נתוני זרימת עבודה

    • שדה: משתנה: מצב אישור

      תיבת הדו-שיח 'הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה'

  5. לחץ על אישור.

  6. בתוך התנאי, השאר את שווה ל: כערך עבור הפרמטר השני.

  7. בתנאי, לחץ על ההיפר-קישור ערך השני, הקלד אושר ולאחר מכן הקש ENTER.

    תנאי במעצב זרימת העבודה

יצירת ענף התנאי השני

ענף התנאי השני מתייחס למקרה שבו הערך המאוחסן במשתנה: מצב אישור שווה לנדחה.

  1. לחץ על הוסף ענף תנאי 'אחרת אם'.

  2. לחץ על תנאים ולאחר מכן לחץ על השווה כל מקור נתונים.

  3. בתנאי, לחץ על הערך הראשון ההיפר-קישור ולאחר מכן לחץ על הצג איגוד נתונים תמונת לחצן .

  4. בתיבת הדו-שיח הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה, בחר באפשרויות הבאות:

    • מקור: נתוני זרימת עבודה

    • שדה: משתנה: מצב אישור

      תיבת הדו-שיח 'הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה'

  5. לחץ על אישור.

  6. בתוך התנאי, השאר את שווה ל: כערך עבור הפרמטר השני.

  7. בתנאי, לחץ על ההיפר-קישור ערך השני, הקלד נדחה ולאחר מכן הקש ENTER.

    לפני שתוסיף פעולות כלשהן לתנאי בענף כלשהו, שלב זה בזרימת העבודה אמור להיראות כך.

    ענף תנאי 'אחרת אם' במעצב זרימת העבודה

  8. כדי להשלים שלב זה בזרימת העבודה, לחץ על פעולות ולאחר מכן הוסף כל פעולה רצויה לכל ענף תנאי.

לראש הדף

לעיון מהיר: סיכום השלבים

לעיון מהיר, להלן סיכום השלבים שהוצגו בשלושת המקטעים הקודמים:

  1. הוסף את הפעולה איסוף נתונים ממשתמש:

    • בקישור הראשון, השתמש באשף המשימות המותאמות אישית ליצירת טופס משימה מותאם אישית.

    • בקישור השני, בחר משתמש בודד או קבוצה שלהם תוקצה המשימה.

    • בקישור השלישי, צור משתנה מסוג מזהה פריט רשימה לאחסון המזהה של פריט המשימה שאותו עורך המשתמש.

  2. הוסף את הפעולה הגדרת משתנה של זרימת עבודה:

    • בקישור הראשון, צור משתנה לאחסון הערך בפועל (לא רק המזהה) של שדה ספציפי משורה ספציפית ברשימה 'משימות'.

    • בקישור השני, חפש את השדה עם הערך הרצוי ברשימה 'משימות' באמצעות הערך המאוחסן במשתנה 'מזהה פריט משימה' כדי לאחזר את פריט הרשימה הספציפי (או השורה).

      בדיקת מידע זו אמורה להיראות כך: בדיקת מידע זו אומרת, "עבור לשדה 'מצב אישור' ברשימה 'משימות'. לאחר מכן עבור אל השורה ברשימה 'משימות' שהמזהה שלה זהה למזהה המאוחסן במשתנה של מופע זה של זרימת העבודה". אם זרימת העבודה מופעלת ויוצרת משימה שהמזהה שלה הוא 3, בדיקת מידע זו מאחזרת את הערך של העמודה 'מצב אישור' מהשורה השלישית ברשימה 'משימות'. בפעם הבאה שזרימת העבודה תופעל, מזהה זה עשוי להיות 4, כך שבדיקת המידע תעבור לשורה הרביעית וכן הלאה.

      תיבת הדו-שיח 'הגדרת בדיקת מידע של זרימת עבודה'

  3. צור שלב חדש בזרימת העבודה.

  4. הוסף את התנאי השווה כל מקור נתונים:

    • בקישור הראשון, בחר את המשתנה שהגדרת עם ערך ממשי בשלב 2.

    • בקישור השני, לחץ על השוואה.

    • בקישור השלישי, הזן ערך שברצונך להשוות לערך המאוחסן במשתנה.

  5. הוסף כל פעולה שברצונך להפעיל אם תנאי זה מתקיים.

  6. לחץ על הוסף ענף תנאי 'אחרת אם' וחזור על שלבים 4–5 ליצירת ענפים נוספים.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×