איסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני

הערה:  אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית .

Microsoft Office Access 2007 הופך את איסוף הנתונים מאנשים הנמצאים במקומות שונים בעולם, כגון חברים בצוות המכירות שלך, משתתפים במחקר או אנשי קשר, לפשוט יותר. Office Access 2007 פועל עם Microsoft Office Outlook 2007 כדי לסייע לך להפיק ולשלוח הודעת דואר אלקטרוני הכוללת טופס הזנת נתונים. כשהנמענים ממלאים את הטפסים ומחזירים אותם אליך, התשובות מעובדות בהתאם למפרטים שלך. לדוגמה, אם תבחר שהתשובות יעובדו באופן אוטומטי, התכנים של הטופס יתווספו לטבלה המתאימה במסד הנתונים שלך מיד כשהתשובה תגיע לתיבת הדואר הנכנס שלך. תכונה חדשה זו, איסוף נתונים באמצעות אשף הודעות דואר אלקטרוני, יכולה לחסוך לך שעות של הזנת נתונים בשם המשתמשים שלך.

במאמר זה

מתי להשתמש איסוף נתונים

לפני שתתחיל בעבודה

התקדמות בעבודה עם האשף

לאחר שאתה שולח הודעת דואר אלקטרוני

איסוף נתונים דרך הודעות דואר אלקטרוני

מתי להשתמש באיסוף נתונים

הרשימה הבאה סוקרת מספר תרחישים שיוכלו להפיק תועלת מתכונה חדשה זו.

  • סקרים    ברצונך לערוך סקר ולחבר את התוצאות ב- Access. ראשית אתה יוצר מסד נתונים של Access הכולל את הטבלאות הדרושות לאחסון התוצאות. לאחר מכן אתה משתמש באשף כדי להפיק טופס הכולל את השאלות (מוצגות כשדות) ושולח אותן למשתתפים בסקר. כשהמשתתפים עונים, התשובות שלהם עוברות ישירות אל הטבלה שצוינה במסד הנתונים.

  • דוחות מצב    בין אם מדובר ברמות המלאי החדשות ביותר או במידע מעודכן על נושאים העומדים להכרעה, הצוות שלך יכול לשלוח לך הודעות דואר אלקטרוני המכילות את המידע הנוכחי במרווחי זמן סדירים כדי שתישאר מעודכן.

  • ניהול אירועים    בעת ארגון אירוע, כגון כנס או הדרכה, באפשרותך לשלוח טופס אחד או יותר כהודעת דואר אלקטרוני לשם איסוף מידע על אנשי קשר, העדפות נסיעה ואירוח בבתי מלון וכד'. אם תבחר שהתשובות יעובדו באופן אוטומטי, למשתתפים תהיה אפשרות לשנות את העדפותיהם בכל רגע מבלי שיצטרכו ליידע אותך, ולך תמיד תהיה גישה לנתונים החדשים ביותר למטרות קבלת החלטות.

כדי להפוך את ההפקה של טופס הזנת הנתונים ואת שליחתו כהודעת דואר אלקטרוני לפשוטות יותר, השתמש באשף איסוף הנתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני כדי לעבור דרך כל השלבים העיקריים בתהליך, כולל ציון האופן שבו ברצונך לעבד את התשובות בעת הגעתן לתיבת הדואר הנכנס שלך.

לראש הדף

לפני תחילת העבודה

אם זוהי הפעם הראשונה בה אתה אוסף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני, בצע את השלבים הבאים כדי להבטיח השלמה מוצלחת של תהליך איסוף הנתונים.

  1. ודא שהתקנת את היישומים הבאים במחשב שלך:

    • Office Access 2007    אשף איסוף הנתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני זמין רק ב- Office Access 2007.

    • Office Outlook 2007    במחשב בו אתה משתמש לשם שליחת הודעות הדואר האלקטרוני, על Office Outlook 2007 להיות מותקן ומוגדר. אם Outlook הותקן בו אך עדיין לא הוגדר, הפעל את Outlook ופעל בהתאם להוראות ב- Outlook Startup Wizard. לקבלת עזרה עם האשף עיין בעזרה של Outlook.

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (אופציונלי)    כשאתה מפיק את טופס הזנת הנתונים, באפשרותך לבחור בין טופס פשוט בתבנית HTML וטופס פשוט-יותר-לשימוש שמופק על-ידי InfoPath. אם Office InfoPath 2007 או גירסה מתקדמת יותר לא מותקנים במחשב שלך, אם אם אינך יודע בוודאות שלכל הנמענים של הודעתך יותקנו Office InfoPath 2007 או גירסה מתקדמת יותר, עליך לבחור בטופס ה- HTML.

      הערה: זכור שהטופס המשמש לאיסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני אינו טופס של Access. האשף מפיק טופס מיוחד עבורך, בהתבסס על בחירתך בתבנית HTML או InfoPath.

  2. ודא שבמחשבים של המשתמשים שיקבלו את הודעת הדואר האלקטרוני שלך מותקנים היישומים הבאים. התוכנה היא תנאי מוקדם ובלעדיה לא תהיה למשתמשים אפשרות להציג או לערוך את הטופס.

    • לקוח דואר אלקטרוני התומך בתבנית HTML    אם תשלח טופס HTML, לנמען תידרש תוכנית דואר אלקטרוני התומכת ב- HTML.

    • Office Outlook 2007 ו- Office InfoPath 2007 (שניהם אופציונליים)    אם תשלח טופס InfoPath, חייבים להיות מותקנים אצל הנמען הן Office Outlook 2007 והן Office InfoPath 2007 לצורך הצגה ועריכה של טופס InfoPath.

  3. זהה את מסד הנתונים המוגדר כיעד. מסד הנתונים יכול להיות בתבנית ‎.mdb או ‎.accdb גם קבצי ‎‎.mde ו- ‎.accde נתמכים.

    אם אינך רוצה להשתמש במסד נתונים קיים, עליך ליצור אחד חדש.

  4. זהה או צור את הטבלאות שבהן תרצה לאכלס את הנתונים שיתקבלו מתגובות המשתמשים להודעתך. אם אתה אוסף נתונים עבור טבלאות קיימות, ודא שהטבלאות אינן מוגדרות לקריאה בלבד ושיש לך את ההרשאות הדרושות להוספה או לעדכון של התוכן שלהן.

    לקבלת מידע נוסף אודות יצירת טבלאות, עיין במאמר יצירת טבלאות במסד נתונים.

    הערה: 

    • לא ניתן לאסוף שדות בעלי סוגי הנתונים הבאים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני:

      • קובץ מצורף

      • מספור אוטומטי

      • שדות בעלי ערכים מרובים

      • OLE (קישור והטבעה של אובייקטים)

    • אם פעולת איסוף הנתונים שלך מאכלס שתי טבלאות או יותר, עליך ליצור שאילתת בחירה ולהשתמש בו כמקור הרשומה של הטופס. ודא כי השאילתה כוללת את כל השדות הדרושים מהטבלאות המשמשות כבסיס. אם אתה משתמש שאילתה קיימת, ודא שהשאילתה אינה לקריאה בלבד ושיש לך את ההרשאות הדרושות כדי להוסיף או לעדכן את תוכנו. לקבלת מידע נוסף אודות יצירת שאילתה המבוססת על שתי טבלאות או יותר, עיין במאמר יצירת שאילתה המבוססת על טבלאות מרובות.

  5. ברוב המקרים, תהיה לך אפשרות להחליט אם ברצונך לאחסן את הנתונים שנאספו כרשומות חדשות, או להשתמש בנתונים כדי לעדכן רשומות קיימות. במצבים הבאים, תהיה לך אפשרות רק לאחסן את הנתונים כרשומות חדשות:

    • אתה אוסף נתונים כדי לאכלס שתי טבלאות או יותר.

    • לטבלה המשמשת כבסיס אין שדה מפתח ראשי. ערכי המפתח הראשי דרושים לשם מיפוי כל תשובה לרשומה קיימת. אם טבלת היעד שלך אינה כוללת שדה מפתח ראשי, הוסף אותה כעת או הקצה שדה קיים שלו ערכים ייחודיים כמפתח ראשי.

    • לטבלה המשמשת כבסיס אין די רשומות. אם הטבלה ריקה, האשף מעריך שברצונך להוסיף רשומות.

    • כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים אינן מאוחסנות כשדה במסד הנתונים. בעת איסוף נתונים לעדכון רשומות, לא תהיה לך אפשרות להקליד את הכתובות ידנית בהודעה שהאשף הפיק. שדה הכתובת חייב להיות בטבלת היעד, או בטבלה שלה קשרי גומלין עם טבלת היעד. לדוגמה, אם אתה אוסף נתונים לשם עדכון הטבלה Orders, יש לאחסן את הכתובות כשדה בטבלה Orders או בטבלה קשורה (כגון הטבלה Customers).

לראש הדף

התקדמות בעבודה עם האשף

כעת אתה מוכן להפעלת האשף המסייע לך בהגדרה של תהליך איסוף הנתונים.

בסעיף זה

הפעלת אשף

בחר את סוג טופס הזנת נתונים

ציין מה ברצונך לעשות עם הנתונים

בחר את שדות הטופס

ציין כיצד ברצונך לעבד את הנתונים

בחר כיצד ברצונך לציין את כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים

ציין את השדה כתובת דואר אלקטרוני

התאמה אישית של הודעת דואר אלקטרוני

יצירה ושליחה של הודעות דואר אלקטרוני

הפעלת האשף

  1. פתח את מסד הנתונים המוגדר כיעד.

  2. כדי לאכלס טבלה יחידה, בחר את הטבלה בחלונית הניווט. כדי לאכלס שתי טבלאות קשורות או יותר, בחר בשאילתה המאוגדת לטבלאות אלו.

  3. בצע אחת מהפעולות הבאות כדי להפעיל את האשף:

    • בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה אסוף נתונים, לחץ על צור דואר אלקטרוני. תמונת לחצן

    • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה או השאילתה ולאחר מכן לחץ על אסוף ועדכן נתונים באמצעות דואר אלקטרוני.

      אם הטבלה אינה מכילה שדות כלשהם, או מכילה רק שדות מהסוגים מספור אוטומטי, אובייקט OLE,‏ קובץ מצורף או בדיקת מידע מרובת ערכים, Access יציג את ההודעה לטבלה או לשאילתה שנבחרו אין שדות התומכים באיסוף נתונים באמצעות דואר אלקטרוני.

      אם הטבלה מכילה שדות שתומכים באיסוף נתונים, האשף מופעל. העמוד הראשון של האשף מציג את השלבים העיקריים בתהליך. אם טבלת היעד תומכת בהוספה ובעדכון של נתונים, תבצע שישה שלבים עיקריים באשף:

      ששת השלבים העיקריים כאשר טבלת היעד תומכת בהוספה ובעדכון של נתונים

      אם האובייקט תומך רק בהוספת רשומות, אתה מבצע חמישה שלבים עיקריים:

      חמשת השלבים העיקריים כאשר טבלת היעד תומכת רק בהוספת נתונים

  4. לחץ על הבא.

    האשף מציג בפניך בקשה לבחור את סוג הטופס שברצונך ליצור.

בחירת הסוג של טופס הזנת הנתונים

בשלב זה, עליך לבחור ליצור טופס HTML או טופס InfoPath. כפי שצוין מוקדם יותר במאמר זה, אין אפשרות להשתמש בטופס Access לשם איסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני — עליך להשתמש בטופס HTML או בטופס InfoPath שיצרת באמצעות האשף.

בחירת סוג טופס הזנת הנתונים שברצונך לשלוח למשתמשים

אם InfoPath אינו מותקן במחשב שלך, האפשרות טופס Microsoft Office InfoPath אינה זמינה.

סוג הטופס שאתה יוצר תלוי בשני גורמים — קלות השימוש, ואם במחשבים של כל הנמענים שלך מותקנת התוכנה הדרושה. טופס InfoPath הוא קל יותר לשימוש, אך טופס HTML מצריך פחות דרישות תוכנה.

טופס InfoPath מציע סביבת עריכה והזנת נתונים טובה יותר. בנוסף, לטופס InfoPath יש אפשרות לבצע אימות מוקדם של הנתונים כשהמשתמש לוחץ על לחצן ה- שלח, מה שמאפשר למשתמש לתקן נתונים שגויים לפני שהוא שולח אליך את התשובה.

לסיכום, לטופס InfoPath יש מספר יתרונות על פני טופס HTML, אך טופס HTML ניתן להצגה ולעריכה על-ידי כל משתמש שלקוח הדואר האלקטרוני שלו תומך ב- HTML.

  1. באשף, בחר באפשרות טופס Microsoft Office InfoPath רק אם אצל כל הנמענים שלך מותקנים גם Office InfoPath 2007 וגם Office Outlook 2007. לחלופין, בחר באפשרות טופס HTML.

  2. לחץ על הבא.

    עמוד האשף הבא שיוצג תלוי בתמיכה של אובייקט היעד בעדכון הנתונים. אם האובייקט הוא שאילתה המבוססת על שתי טבלאות או יותר, או שמדובר בטבלה שאינה כוללת שדה מפתח ראשי או שאינה כוללת רשומות כלשהן, האשף מניח שברצונך להוסיף רשומות חדשות, ומציג בפניך בקשה לבחור את שדות הטופס. בכל יתר המקרים, האשף מציג בפניך בקשה לציין אם ברצונך להוסיף או לעדכן נתונים לפני שהוא מבקש ממך לבחור את שדות הטופס.

    אם האשף מציג לך בקשה לבחור שדות טופס, דלג ישירות אל הסעיף בחירת שדות הטופס במאמר זה.

ציין מה ברצונך לעשות עם הנתונים

בשלב זה, ציין אם ברצונך להוסיף רשומות חדשות למסד הנתונים או לעדכן רשומות קיימות.

האם אתה אוסף נתונים חדשים או מעדכן נתונים קיימים?

סוג הטופס בו אתה משתמש משפיע על מספר הרשומות החדשות שלנמען יש אפשרות לשלוח אליך בתשובה יחידה. בעת עדכון נתונים, מספר הרשומות שנמען חייב לעדכן מזהה את מספר הטפסים שהושלמו מראש אשר ייכללו בהודעה. הטבלה הבאה מסכמת את התרחישים השונים:

סוג טופס

הוספה או עדכון

תוצאה

HTML

הוסף

נמענים יוכלו לשלוח אליך לא יותר מרשימה חדשה אחת בכל תשובה.

InfoPath

הוסף

נמענים יוכלו לשלוח אליך רשומות חדשות מרובות בכל תשובה. תהיה להם אפשרות לעשות זאת על-ידי לחיצה על הוסף שורה בתחתית הודעת הדואר האלקטרוני.

הערה: לאחר שתציין את השדות שברצונך לכלול בהודעתך, יופיע דף באשף שבו באפשרותך להגדיר מספר אפשרויות. בדף זה, באפשרותך להגדיר את תיקיית ה- Outlook שבה יעובדו התשובות, וכן להגדיר אפשרויות עבור האופן בו תרצה שתשובות אלו יעובדו.

HTML

עדכון

כל הודעת דואר אלקטרוני תכלול טופס אחד או יותר שמולאו מראש, בהתבסס על מספר הרשומות המתאימות לכתובת דואר אלקטרוני בודדת. הנמען יוכל לסקור ולעדכן כל אחד מהטפסים בהודעה.

InfoPath

עדכון

כל הודעת דואר אלקטרוני תכלול טופס אחד או יותר שמולאו מראש, בהתבסס על מספר הרשומות המתאימות לכתובת דואר אלקטרוני בודדת. הנמען יוכל לסקור ולעדכן כל אחד מהטפסים בהודעה.

בנוסף, למשתמש יש אפשרות לשלוח רשומות נוספות על-ידי לחיצה על הוסף שורה בתחתית הודעת הדואר האלקטרוני. מאוחר יותר בנושא זה, תלמד כיצד למנוע מהמשתמש להוסיף רשומות חדשות לבקשת עדכון.

  1. באשף, בחר אסוף מידע חדש בלבד או עדכן מידע קיים.

    חשוב לציין שאם המטרה שלך היא להוסיף רשומות חדשות, באפשרותך להקליד את כתובות הדואר האלקטרוני בתיבת הכתובת של הודעת הדואר האלקטרוני בעת יצירת ההודעה. עם זאת, אם מטרתך היא לעדכן נתונים קיימים, על כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים להיות מאוחסנות כשדה בשאילתה או בטבלה המשמשת כבסיס, או בטבלה קשורה.

  2. לחץ על הבא.

    האשף מציג לך בקשה לבחור את השדות שברצונך לכלול בטופס.

בחר את שדות הטופס

בשלב זה, אתה בוחר את השדות שברצונך לכלול בטופס.

ציין את הנתונים שברצונך לאסוף.

באופן כללי, אין דרישה לכלול כל שדה שקיים בשאילתה או בטבלה המשמשת כבסיס בטופס. עם זאת, יש שני מצבים חריגים:

  • שדות דרושים    אם אתה אוסף רשומות חדשות, האשף יכלול אוטומטית את כל השדות שהמאפיין נדרש שלהם הוגדר כ- כן. אם השדות הדרושים של רשומה כלשהי ריקים, Access ייכשל בהוספת הרשומה לטבלה.

  • סוגי שדות ללא תמיכה    לא תהיה לך אפשרות לכלול שדות מסוימים בטופס. האשף אינו תומך במספור אוטומטי, קובץ מצורף, ‏אובייקט OLE או שדות בדיקת מידע מרובי ערכים. שדות מסוגים אלה לא יוצגו ברשימות שדות בטבלה או שדות בשאילתה של האשף. שדות מספור אוטומטי בטבלה יאוכלסו באופן אוטומטי בעת הוספה של רשומות חדשות. יהיה עליך לאכלס שדות אובייקט OLE, קובץ מצורף ושדות בדיקת מידע מרובי ערכים בתצוגת גליון נתונים או בתצוגת טופס, מאחר שלתהליך איסוף הנתונים אין אפשרות להוסיף ערכים אלה.

  • שדה מפתח ראשי     הטבלה הבאה מסכמת את המקרים בהם יש לך אפשרות לכלול שדה מפתח ראשי בטופס:

למטרת איסוף נתונים

סוג נתונים

האם לכלול טופס?

הוסף

מספור אוטומטי

לא. ערך המפתח הראשי יופק באופן אוטומטי כאשר הרשומה נוספת לטבלה.

הוסף

לא AutoNumber

כן. למשתמש תהיה אפשרות להקליד ערך בשדה בעת הוספת רשומות. התשובה לא תעובד אם הערך שצוין כבר נמצא בשימוש.

עדכון

AutoNumber או לא AutoNumber

לא. לא תהיה אפשרות לערוך את ערך המפתח הראשי בטופס. שדה זה משמש לשם מיפוי כל תשובה לרשומה קיימת.

  1. ברשימה שדות בטבלה או שדות בשאילתה, לחץ פעמיים על השדות הרצויים. אם ברצונך לכלול את כל השדות, לחץ על>>.

  2. השתמש בלחצני החיצים למעלה ולמטה כדי לסדר מחדש את השדות ברשימה שדות שיש לכלול בהודעת הדואר האלקטרוני.

  3. עבור כל שדה שנכלל, תחת מאפייני שדה, ציין כיתוב. לחץ על לקריאה בלבד אם אתה מעדכן נתונים ומעוניין להציג את השדה לטובת המשתמש, אך אינך מעוניין שהמשתמש ישנה את הנתונים. השדה יופיע בהודעת הדואר האלקטרוני עם הכיתוב שדה זה נועד לקריאה בלבד. תכונה זו שימושית ביותר אם המשתמש מעדכן נתונים קיימים.

  4. לחץ על הבא.

    האשף מציג בפניך בקשה לציין כיצד ברצונך לעבד את התשובות.

ציין כיצד ברצונך לעבד את הנתונים

בשלב זה, אתה מקבל החלטה חשובה מאד בדבר האופן שבו ברצונך לעבד את התשובות — באופן אוטומטי או באופן ידני. שים לב שעיבוד ידני בהקשר זה אינו מרמז על הזנת נתונים מעייפת בתצוגת טופס או גיליון נתונים. משמעות הדבר היא רק כי אתה מתחיל ידנית את פעולת הייצוא להעברת הנתונים שנאספו אל טבלת היעד.

ציין כיצד ברצונך לעבד את התשובות.

עיבוד אוטומטי

אם תבחר לעבד את התשובות באופן אוטומטי, כשהתשובות יגיעו לתיבת הדואר הנכנס שלך, Outlook ו- Access יפעלו יחדיו כדי לייצא את תכני הטופס של כל אחת מהתשובות אל טבלאות היעד במסד הנתונים שלך.

עיבוד אוטומטי יכול לחסוך לך זמן ומאמצים ניכרים. התשובות מיוצאות בהצלחה כל זמן שמתקיימים התנאים הבאים בזמן שבו התשובה מגיעה אל תיבת הדואר שלך:

  • Outlook חייב כבר לפעול במחשב שלך. אם Outlook אינו פועל, העיבוד יתחיל בפעם הבאה בה תפעיל את Outlook.

  • Access חייב להיות מותקן במחשב שלך.

  • אסור שמסד הנתונים יהיה מוגן באמצעות סיסמה, או פתוח במצב Exclusive. אין לשנות את השם או המיקום של מסד הנתונים מהרגע בו שלחת את הודעת הדואר האלקטרוני.

  • שמות הטבלאות והשאילתות, והמאפיינים של השדות הכלולים בטופס, חייבים להיות זהים לשהיו בעת שליחת הודעת הדואר האלקטרוני, ולא לעבור כל שינוי מאותו רגע.

  • עדיין נדרשות לך ההרשאות להוסיף או לעדכן את התכנים של השאילתה והטבלאות המשמשות כבסיס.

אם תנאי אחד או יותר מאלה אינם מתקיימים, העיבוד האוטומטי ייכשל. אם העיבוד נכשל, נסה לתקן בעיות כלשהן ולאחר מכן ייצא באופן ידני את התשובות שנכשלו. כל התשובות שיגיעו אל תיבת הדואר הנכנס שלך לאחר שתפתור את הבעיות ימשיכו להיות מעובדות באופן ידני.

התרת עדכונים לנתונים בלבד

אם אתה מעדכן נתונים ובוחר בתיבת הסימון עבד אוטומטית את התשובות והוסף את הנתונים ל-, תיבת הסימון אפשר עדכונים של נתונים קיימים בלבד הופכת לזמינה. בחר את תיבת הסימון אם אינך מעוניין שהמשתמש יוכל לשלוח רשומות חדשות. אם אתה רק מוסיף נתונים חדשים, תיבת הסימון אפשר עדכונים של נתונים קיימים בלבד אינה גלויה.

עיבוד ידני

אם ברצונך לבקר אילו תשובות יעובדו ומתי, נקה את תיבת הסימון עבד אוטומטית את התשובות והוסף את הנתונים ל-. במקרה זה, התשובות יגיעו אל תיבת הדואר הנכנס שלך, אך לא יועברו אל מסד הנתונים. עליך לבחור ידנית וללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני כל כל תשובה ב- Outlook ולאחר מכן ללחוץ על ייצוא נתונים ל- Microsoft Access בתפריט הקיצור כדי לאכלס את מסד הנתונים.

ייתכן שיהיה עליך גם לעבד ידנית את התשובות שעיבודן האוטומטי נכשל. לאחר שתפתור את הבעיה שגרמה לכשל, עליך לייצא ידנית כל אחת מהתשובות הקיימות.

לפני שתתחיל פעולת ייצוא, זכור:

  • Office Access 2007 חייב להיות מותקן במחשב.

  • אם מסד הנתונים מוגן על-ידי סיסמה, מוצגת לך בקשה להזין את הסיסמה כשאתה מתחיל את פעולת הייצוא. כמו כן, אסור שמסד הנתונים יהיה פתוח במצב exclusive ואין לשנות את השם או המיקום של מסד הנתונים מרגע ששלחת את הודעת הדואר האלקטרוני.

  • שמות הטבלאות והשאילתות, והמאפיינים של השדות הכלולים בטופס, חייבים להיות זהים לשהיו בעת שליחת הודעת הדואר האלקטרוני, ולא לעבור כל שינוי מאותו רגע.

  • עליך להיות בעל ההרשאות הנדרשות להוספה או עדכון של תוכן הטבלאות והשאילתה המשמשות כבסיס.

ציון אפשרויות עיבוד נוספות

  1. בעמוד ציין כיצד ברצונך לעבד את התשובות של האשף, סקור את שם תיקיית ה- Outlook שבה מאוחסנות התשובות. אם ברצונך לציין תיקיה אחרת עבור התשובות לבקשת איסוף נתונים זו, לחץ על שם התיקיה. בתיבת הדו-שיח בחירת תיקיה, בחר תיקיה אחרת או לחץ על חדש ליצירת תיקיה חדשה. לחץ על אישור ולאחר מכן חזור אל Access.

  2. לחץ על הגדר מאפיינים כדי לפקח על העיבוד האוטומטי של התשובות כדי להציג את תיבת הדו-שיח אפשרויות של איסוף נתונים באמצעות דואר אלקטרוני.

    תיבת הדו-שיח 'אפשרויות של איסוף נתונים באמצעות דואר אלקטרוני'

    השתמש בתיבת דו-שיח זו כדי לציין כיצד אתה מעוניין שהתשובות יעובדו. אם אתה מעוניין שהתשובות יעובדו באופן ידני, דלג לשלב הבא.

  3. בתיבת הדו-שיח אפשרויות של איסוף נתונים באמצעות דואר אלקטרוני, סקור ולפי הצורך שנה את ההגדרות בכל אחת מהדרכים הבאות ולאחר מכן לחץ על אישור:

    • מחיקת תשובות של אנשים אליהם לא שלחת את ההודעה    בחר בתיבת סימון זו אם ברצונך שרק התשובות ששלחו הנמענים המקוריים של ההודעה שלך יעובדו באופן אוטומטי. תשובות ממשתמשים אחרים יאוחסנו בתיקיית היעד, אך לא יעובדו באופן אוטומטי.

    • קבלת מספר תשובות מכל נמען     לנמען יש אפשרות לשלוח לך תשובות מרובות. בחר בתיבת סימון זו אם ברצונך שרק התשובה הראשונה מכל נמען תעובד באופן אוטומטי. התשובה השניה והתשובות שאחריה מאוחסנות בתיקיית היעד, אך אינן מעובדות אוטומטית.

      הערה: הגדרה זו מבקרת רק את מספר התשובות, ולא את מספר הרשומות בתשובה יחידה שעוברות עיבוד. במילים אחרות, אם אתה שולח טופס InfoPath, למשתמש יש אפשרות לשלוח לך רשומות מרובות בתשובה יחידה, ו- Access מעבד אוטומטית את כל הרשומות בתשובה, אפילו אם תיבת סימון זו לא נבחרה.

    • אפשר עדכונים של נתונים קיימים בלבד    כאשר נמענים משתמשים בטופס InfoPath לשם עדכון נתונים, יש להם אפשרות לשלוח לך רשומות חדשות בנוסף לעדכונים לרשומות קיימות. בחר בתיבת סימון זו אם ברצונך לעבד רק את העדכונים לרשומות קיימות.

    • מספר התשובות שיש לעבד    הקלד את מספר התשובות הכולל (מכל הנמענים) שברצונך שיעובדו באופן אוטומטי. אם ברצונך שכל התשובות יעובדו אוטומטית, הזן ערך גדול, כגון 5000, בתיבת הטקסט. תשובות שיתקבלו לאחר ההגעה לערך שצוין יאוחסנו בתיקיית היעד, אך לא יעובדו אוטומטית.

    • תאריך ושעה לעצירה    ציין מתי יש לעצור עיבוד תשובות אוטומטי עבור הודעת דואר אלקטרוני זו. תשובות שיתקבלו אחרי תאריך ושעה אלה יאוחסנו בתיקיית היעד, אך לא יעובדו אוטומטית.

      הערה: כדי לשנות אפשרויות אלה במועד מאוחר יותר, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה אסוף נתונים, לחץ על נהל תשובות. בתיבת הדו-שיח ניהול של הודעות איסוף נתונים, בחר את ההודעה שעבורה ברצונך לשנות את ההגדרות ולאחר מכן לחץ על אפשרויות הודעה. השינויים שתבצע בתיבת הדו-שיח ישפיעו על כל התשובות הבאות שתקבל עבור הודעה זו.

  4. לחץ על אישור ולאחר מכן לחץ על סגור.

    השלב הבא תלוי אם אתה מוסיף נתונים או מעדכן אותה. אם אתה מוסיף רשומות חדשות, המשך בסעיף הבא. אם אתה אוסף נתונים לשם עדכון רשומות קיימות, דלג אל המקטע ציין שדה כתובת הדואר האלקטרוני.

בחר כיצד ברצונך לציין את כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים

אם אתה אוסף מידע חדש בלבד, באפשרותך לציין את כתובות הדואר האלקטרוני בשתי דרכים:

בחר את הנמענים של הודעת הדואר האלקטרוני שלך.

  • הקלד את הכתובות בנפרד בהודעת הדואר האלקטרוני שהפיק האשף, או בחר את הכתובות מתוך פנקס הכתובות.

  • השתמש בשדה במסד הנתונים הנוכחי המכיל כתובות דואר אלקטרוני. על השדה להיות בשאילתה או בטבלה המשמשת כבסיס, או בטבלה קשורה.

כשאתה אוסף נתונים לשם עדכון רשומות קיימות, אינך רואה תיבת דו-שיח זו, מאחר שבמקרה זה על כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים להיות זמינות כשדה במסד הנתונים.

  1. באשף, בחר באפשרות הרצויה.

  2. לחץ על הבא.

    אם אתה בוחר להזין בעצמך את כתובות הדואר האלקטרוני, דלג על הסעיף התאם אישית הודעת הדואר האלקטרוני. אם אתה בוחר להשתמש בשדה במסד הנתונים, המשך בסעיף הבא.

ציין את שדה כתובת הדואר האלקטרוני

בשלב זה, עליך לציין את השדה המכיל את כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים.

ציין את השדה במסד הנתונים המכיל את כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים.

  • אם השדה נמצא בטבלה או בשאילתה הנוכחית, בחר את הטבלה או השאילתה הנוכחית, בחר את השדה מהרשימה הנפתחת ולאחר מכן לחץ על הבא.

  • אם השדה המכיל את כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים לא נמצא בטבלה או בשאילה הנוכחית, השתמש בהליך הבא:

    1. בחר טבלה משויכת.

    2. ברשימה הנפתחת, בחר את השדה בטבלה הנוכחית שמקשר אותה לטבלה המכילה את הכתובות. לרוב זהו שדה מזהה.

    3. בצע אחת מהפעולות הבאות:

      • אם השדה שבו בחרת משויך לטבלה אחת בלבד, תופיע רשימה נפתחת אחת נוספת. בחר את השדה המכיל את כתובות הדואר האלקטרוני.

      • אם השדה שבו בחרת משויך ליותר מטבלה אחת, יופיעו שתי רשימות נפתחות נוספות. ברשימה הראשונה, בחר את הטבלה המכילה את כתובות הדואר האלקטרוני. ברשימה השניה, בחר את השדה.

    4. לחץ על הבא.

טבלאות משויכות הן טבלאות שיש ביניהן קשרי גומלין מוגדרים. כדי להציג או לערוך את קשרי הגומלין במסד הנתונים שלך:

  • בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה הצג/הסתר, לחץ על קשרי גומלין. תמונת לחצן

לקבלת מידע נוסף אודות קשרי גומלין, עיין במאמרים מדריך לקשרי גומלין בין טבלאות או יצירה, עריכה או מחיקה של קשר גומלין.

כשאתה בוחר להשתמש בשדה כתובת, אין לך אפשרות לראות בתצוגה מקדימה או להתאים אישית את הודעת הדואר האלקטרוני ב- Outlook. במקום זאת אתה מבצע את הפעולה באשף. בשלב הבא, האשף מציג את הנושא וגוף ההודעה שנקבעו כברירת מחדל, ויש לך הזדמנות להתאים אותה אישית.

התאמה אישית של הודעת הדואר האלקטרוני

בשלב זה, תסקור את רכיבי ההודעה ותערוך שינויים דרושים.

התאמה אישית של הודעת הדואר האלקטרוני

  1. בשדות Subject ו- Introduction, בצע את השינויים הרצויים.

  2. אם תבחר להשתמש בכתובות דואר אלקטרוני המאוחסנות בשדה במסד הנתונים, קיימת אפשרות נוספת שבאפשרותך לבצע בדף זה. תחת הוסף כתובות דואר אלקטרוני של נמענים בתוך:, בחר באחת מהאפשרויות. המשתמשים יקבלו את הודעת הדואר האלקטרוני, ללא קשר לאפשרויות שבה תבחר. אם תבחר להזין את כתובות הדואר האלקטרוני ב- Microsoft Office Outlook, אפשרות זו אינה זמינה.

  3. לחץ על הבא.

יצירה ושליחה של הודעות דואר אלקטרוני

האשף מציג עמוד המודיע לך שבאפשרותך ליצור כעת את ההודעה וכמו כן מציג לך כיצד להציג את מצב הדואר האלקטרוני באמצעות הפקודה נהל תשובות.

יצירת הודעת דואר אלקטרוני

מספר הודעות אזהרה עשויות להופיע בעמוד זה. הטבלה הבאה מתארת כל אזהרה ואת הפעולה שבאפשרותך לבצע כדי לפתור אותה.

אזהרה

תיאור

פתרון

מספר רשומות אינן מכילות כתובת חוקית בשדה כתובת הדואר האלקטרוני שצוין. לא יוחזרו נתונים עבור שורות אלו.

שדה כתובת הדואר האלקטרוני שבחרת מכיל ערכי Null.

אם ברצונך לאסוף נתונים עבור כל רשומה, צא מהאשף והחלף את ערכי ה- Null באמצעות כתובות דואר אלקטרוני. לאחר מכן הפעל שוב את האשף.

יש לך כעת מנעול בלעדי במסד הנתונים; עיבוד אוטומטי ייכשל עד שהמנעול ישוחרר.

מסד הנתונים פתוח כעת במצב בלעדי.

אם תבחר לעבד את התשובות באופן אוטומטי, העיבוד ייכשל, מאחר של- Access אין אפשרות להוסיף או לעדכן מסד נתונים שעליו מנעול בלעדי. סגור ופתח מחדש את מסד הנתונים במצב לא בלעדי מיד לאחר שליחת ההודעה.

ייתכן שהודעות דואר אלקטרוני אלו כוללות נתונים סודיים או רגישים.

אתה אוסף נתונים לשם עדכון רשומות קיימות והטופס שאתה עומד לשלוח ימולא מראש בנתונים קיימים.

אם שדות מסוימים כוללים נתונים רגישים, חזור אל השלב באשף בו בחרת את השדות והסר את השדות המכילים נתונים רגישים מהטופס.

השלבים הבאים שתבצע תלויים בבחירה שלך לציין את כתובות הדואר האלקטרוני בעצמך, או להשתמש בכתובות שאוחסנו בטבלה במסד הנתונים שלך.

אם אתה בוחר לציין את הכתובות בהודעת הדואר האלקטרוני של Outlook

בתרחיש זה, אתה מזין את כתובות הדואר האלקטרוני ב- Outlook ובאפשרותך לראות תצוגה מקדימה ולהתאים אישית את ההודעה לפני שתלחץ על לחצן שלח.

  1. להמשך לחץ על צור.

    מוצגת הודעת Outlook המכילה טופס הזנת נתונים. גוף ההודעה כולל הקדמה קצרה וטופס הכולל פקדים ורמזים. מומלץ ביותר שלא תבצע שינויים כלשהם בגוף ההודעה. אם מבנה הטופס משתנה, עיבוד התמונה עשוי להיכשל.

  2. הקלד את כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים בתיבות אל, עותק לידיעה או עותק מוסתר. באפשרותך ללחוץ גם על הלחצנים אל, עותק לידיעה, או עותק מוסתר כדי לבחור כתובות מפנקס כתובות.

  3. לחץ על שלח.

אם אתה בוחר להשתמש בשדה כתובת המאוחסן במסד הנתונים

בתרחיש זה, כבר ראית תצוגה מקדימה של ההודעה והתאמת אותה אישית. כעת אתה מסנן את שדה כתובת הדואר האלקטרוני כך שבאפשרותך לבחור את הכתובות של המשתמשים שאליהם נשלחת ההודעה.

  1. לחץ על הבא כדי להציג את העמוד שלח את הודעת הדואר האלקטרוני לנמענים שלך.

    שליחת הודעת הדואר האלקטרוני לכל הנמענים שלך

  2. בחר את כתובות הדואר האלקטרוני בהן תרצה להשתמש על-ידי בחירת תיבות הסימון המתאימות.

  3. לחץ על שלח.

    אם חלק מהערכים בשדה הכתובת אינם כתובות דואר אלקטרוני חוקית, מוצגת תיבת דו-שיח המפרטת את הכתובות לא חוקיים. במצב זה, רשום לעצמך הכתובות ברשימה, לחץ על יציאה, אמת את הכתובות ולאחר מכן נסה שוב לשלוח את ההודעה. לקבלת מידע נוסף אודות שליחה מחדש של הודעות, עיין בסעיף שליחה מחדש של הודעת דואר אלקטרוני של איסוף נתונים.

השלמת כעת את רוב העבודה הכרוכה באיסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני. אם תבחר לעבד את התמונות באופן אוטומטי, ואם לא מתרחשות שגיאות, הנתונים יועברו למסד הנתונים שנקבע כיעד מבלי שיהיה עליך לבצע פעולה נוספת.

מאידך, אם בחרת לעבד את התשובות באופן ידני, או אם מתרחשות שגיאות, עדיין יש פעולות שעליך לבצע. עיין בסעיף הבא לקבלת מידע נוסף אודות עיבוד ידני של תשובות, פתרון בעיות וניהול כללי של הודעות איסוף נתונים ותשובות.

לראש הדף

לאחר שליחת הודעת הדואר האלקטרוני

כדי להגיב להודעת הדואר האלקטרוני, כל נמען לוחץ על השב, ממלא את המידע הדרוש בטופס ולאחר מכן לוחץ על שלח. סעיף זה יגלה לך כיצד להציג תשובות ומה לעשות אך חלקן אינן מעובדות כראוי.

בסעיף זה

הצגת תשובות

אימות ופתרון בעיות עיבוד אוטומטי של תשובות

עיבוד ידני של תשובות ופתרון שגיאות

שליחה מחדש של הודעת דואר אלקטרוני של איסוף נתונים

באפשרותך גם למצוא קישורים למידע נוסף אודות ניהול תשובות ושינוי אפשרויות הודעה בסעיףלמידע נוסף.

הצגת תשובות

ללא קשר לאופן שבו תבצר לעבד את התשובות, ייתכן שתהיה מעוניין לגלות מי הגיב להודעה שלך, ואולי גם לרצות לפתוח את התשובות באופן ידני. להצגת התשובות בצע את הפעולות הבאות:

  1. עבור אל Outlook ולאחר מכן דפדף אל התיקיה שהקצית לשם אחסון תשובות של איסוף נתונים.

    עצה: אם אינך זוכר את שם התיקיה, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה אסוף נתונים, לחץ על נהל תשובות. בתיבת הדו-שיח ניהול של הודעות איסוף נתונים, תמצא את שם התיקיה בעמודה תיקיית Outlook, בשורה המתאימה להודעה שאת תשובותיה ברצונך להציג.

  2. לפתיחת תשובה ב- Outlook, לחץ עליה פעמיים. תראה את הטופס, כפי שהשלים אותו השולח.

Access לא יעבד תשובות להודעת תשובה מקורית. מסיבה זו, אם אתה רואה שטופס אחד או יותר מנמענים הם ריקים, לא שלמים או שלא מולאו כראוי, עליך לשלוח מחדש את הודעת הדואר האלקטרוני המקורית, במקום להשתמש בפקודה השב.

באופן דומה, אם ברצונך לשלוח את הבקשה אנשים נוספים, עליך לשלוח מחדש את ההודעה המקורית, במקום להעביר אותה. עיין בסעיף שליחה מחדש של הודעת דואר אלקטרוני של איסוף נתונים לקבלת מידע נוסף.

אימות ופתרון בעיות של עיבוד תשובות אוטומטי

אם אתה בוחר לעבד את התשובות שלך באופן אוטומטי, בצע את הפעולות הבאות כדי לוודא שהתשובות מעובדות כראוי:

  • עבור כל תשובה, סקור את הערכים בעמודות דגל המשך טיפול, מצב איסוף נתונים וקטגוריות.

    עצה: אם אינך רואה את העמודות דגל המשך טיפול, מצב איסוף נתונים וקטגוריות בתצוגה שלך, הוסף אותן באמצעות בוחר השדות. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כותרת העמודה ולאחר מכן לחץ על בוחר השדות. בתיבת הדו-שיח בוחר השדות, גרור כל שדה ושחרר אותו מימין או משמאל לכותרת עמודה קיימת.

    בתיקיה Outlook, אם דגל המשך טיפול מוגדר כפעולת איסוף הנתונים הצליחה, העמודה מצב איסוף נתונים ריקה ויש מחוון ירוק בעמודה קטגוריות, התשובה עובדה בהצלחה.

  • בנוסף, ייתכן שתרצה לסקור את התכנים של טבלאות היעד כדי לוודא שאתה רואה את הנתונים שנאספו כרשומות חדשות או כעדכונים לרשומות קיימות.

אם אתה חושב תשובה לא עובדה באופן אוטומטי, ודא כי כל התנאים הדרושים לעיבוד התקיימו. עיין בסעיף עיבוד אוטומטי, מוקדם יותר במאמר זה. לאחר מכן, נסה את ההצעות המוצגות בטבלה הבאה. רוב ההצעות דורשים תיקון של הבעיה ולאחר מכן לייצא את התשובה באופן ידני. לקבלת עזרה בייצוא ידני, עיין בסעיף הבא, עיבוד תשובות ופתרון שגיאות באופן ידני.

בעיה

סיבה

פתרון

קיימת תשובה בתיקיה של Outlook, אך היא לא עובדה. העמודה מצב איסוף נתונים מציגה את הטקסט ההודעה לא עובדה.

סקור את אפשרויות ההודעה בתיבת הדו-שיח אפשרויות של איסוף נתונים באמצעות דואר אלקטרוני. הגדרות נבחרות עבור עיבוד ידני של התשובות או למניעת עיבוד אוטומטי של תשובות מסוימות.

עצה: כדי להציג את האפשרויות בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה אסוף נתונים, לחץ על נהל תשובות. בתיבת הדו-שיח, בחר את ההודעה הרצויה ולאחר מכן לחץ על אפשרויות הודעה.

יצא את התשובה באופן ידני.

כדי לוודא כי תשובות שלא התקבלו עדיין יעובדו באופן אוטומטי, שנה את ההגדרות בתיבת הדו-שיח של האפשרויות.

לקבלת עזרה עם הסקירה ולשינוי של האפשרויות, עיין במאמר אפשרויות דואר אלקטרוני של איסוף נתונים .

השבתי לאחת מההודעות שלי, אך היא לא עוברת עיבוד.

ההשבה להודעות שלך מצריכה הליך שונה במקצת.

במקום למלא את הטופס בהודעה שקיבלת, מלא את זה הנמצא בהודעה שנשלחה בתיקיה פריטים שנשלחו. אתר את התיקיה פריטים שנשלחו ופתח את ההודעה. לחץ על השב, מלא את הטופס ולאחר מכן לחץ על שלח.

התשובה אינה מגיעה לתיקיה הנכונה.

רק תשובות מקוריות להודעה מגיעות לתיקיה המיועדת.

תשובותיך להודעות שלך (אלא אם השתמשת בעותק של ההודעה בתיקיה פריטים שנשלחו כדי להפיק את התשובה) ותשובות המהוות חלק מרצף הודעות דואר אלקטרוני ששימש לדיון עשויות לא לעבור לתיקיה המיועדת.

סיבות אפשריות אחרות כוללות: Office Access 2007 לא מותקן. לחלופין, התוספת הנדרשת לעיבוד התשובות חסרה או פגומה.

אם אחת מהתשובות שלך אינה עוברת עיבוד, מלא את הטופס הנמצא בהודעה שנשלחה בתיקיה פריטים שנשלחו.

אם משתמש מסוים מילא טופס בתוך תשובה לתשובה, בקש ממנו להשיב להודעה המקורית.

אם אתה חושד שהתוספת חסרה או פגומה, עבור אל Outlook ולאחר מכן לחץ על תפריט כלים, לחץ על מרכז יחסי האמון ולאחר מכן לחץ על תוספות. ודא שאתה רואה את הפריט תוספת Microsoft Access Outlook עבור איסוף ופרסום נתונים. אם אינך רואה את הערך, נסה שוב להתקין את Access.

העמודה מצב איסוף נתונים מציגה את המחרוזת שלהלן:

אין אפשרות למצוא את מסד הנתונים. אתר את מסד הנתונים וייבא באופן ידני את הנתונים.

מסד הנתונים הועבר למיקום אחר, נמחק, נפגם או ששמו השתנה.

שחזר את מסד הנתונים למיקום המקורי ויצא את התשובה באופן ידני.

העמודה מצב איסוף נתונים מציגה את המחרוזת שלהלן:

אין אפשרות לפתוח את מסד הנתונים לייצוא נתונים מאחר שמסד הנתונים נמצא כבר בשימוש. עבד את התגובות באופן ידני לאחר שמסד הנתונים יהפוך לזמין.

מסד הנתונים פתוח במצב בלעדי, ואין אפשרות לבצע בו שינויים עד לשחרור הנעילה הבלעדית.

בקש מהמשתמש שפתח את מסד הנתונים במצב בלעדי לסגור אותו ולפתוח אותו שוב במצב רגיל. לאחר מכן, נסה לייצא את התשובה באופן ידני.

העמודה מצב איסוף נתונים מציגה את המחרוזת שלהלן:

מסד נתונים זה של Access מוגן באמצעות סיסמה. נא יצא נתונים אלה ל- Microsoft Access באופן ידני.

מסד הנתונים המוגדר כיעד מוגן באמצעות סיסמה. תהליך העיבוד האוטומטי ייכשל אם מסד הנתונים מחייב סיסמה.

יצא את התשובה באופן ידני. אם ברצונך כי תשובות עתידיות יעובדו באופן אוטומטי, הסר את הגנת הסיסמה ממסד הנתונים.

העמודה מצב איסוף נתונים מציגה הודעה המציינת כי טבלה, שאילתה או שדה חסרים.

טבלת היעד או שאילתת היעד נמחקו או ששמן השתנה, או שהמבנה השתנה באופן שלא מאפשר להוסיף את תוכן הטופס לטבלאות.

צור מחדש את טבלאות היעד ואת שאילתות היעד, או צור ושלח הודעת איסוף נתונים חדשה.

העמודה מצב איסוף נתונים מציגה את המחרוזת שלהלן:

אין אפשרות לעבד הודעת דואר אלקטרוני זו. הטופס בהודעת הדואר האלקטרוני פגום או עבר שינוי.

הטופס בתשובה פגום, או שמישהו (הנמען או השולח) שינה אותו.

אם הנמען שינה את הטופס, בקש ממנו לשלוח שוב את הטופס אליך ולאחר מכן יצא את התשובה באופן ידני.

אם הטופס בהודעה המקורית פגום או לא חוקי, עליך ליצור ולשלוח הודעה חדשה.

העמודה מצב איסוף נתונים מציגה את המחרוזת שלהלן:

אין אפשרות למצוא את המידע הדרוש לשם השלמת העיבוד במסד הנתונים שצוין.

המידע הנחוץ למיפוי התשובה לרשומה הקיימת שיש לעדכן, חסר.

יש צורך לסנכרן את הגדרות ההודעה עם Outlook. ב- Access, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה אסוף נתונים, לחץ על נהל תשובות. בתיבת הדו-שיח ניהול תשובות, בחר את ההודעה. תחת פרטי הודעה, Access מציג תיבת אזהרה. לחץ על האזהרה כדי לסנכרן את ההגדרות ולאחר מכן סגור את תיבת הדו-שיח. עבור חזרה ל- Outlook ולאחר מכן נסה לייצא את התשובה באופן ידני.

העמודה מצב איסוף נתונים מציגה את המחרוזת שלהלן:

אין אפשרות להוסיף או לעדכן נתונים מאחר שהנתונים יובילו לערך משוכפל בשדה שמקבל רק ערכים ייחודיים.

שדה אשר המאפיין אינדקס שלו מוגדר ככן (ללא כפילות) לא יכול לכלול ערכים כפולים. אם הערך המשויך לשדה הטופס קיים כבר בשדה המתאים בטבלה, הפעולה תיכשל.

בקש מהנמען לשלוח תשובה אחרת, עם ערך שונה בשדה הטופס.

העמודה מצב איסוף נתונים מציגה את המחרוזת שלהלן:

הערך שהזנת אינו פריט ברשימת האפשרויות לבחירה...

הטופס כולל שדה נדרש המחפש ערכים, אך המשתמש לא ציין ערך עבור שדה זה, או שהמאפיין LimitToList של השדה מוגדר ככן, אך המשתמש ציין ערך שאינו קיים ברשימה.

בקש מהנמען לשלוח מחדש את התשובה לאחר מילוי כל השדות, או מלא את הטופס בעצמך ושמור אותו ולאחר מכן נסה לייצא אותו שוב.

העמודה מצב איסוף נתונים מציגה הודעה המציינת שהערך שצוין בשדה טופס אינו חוקי.

הנמען הזין נתונים לא חוקיים בשדה אחד או יותר.

בקש מהנמען לשלוח שוב את התשובה לאחר מילוי כל השדות, או מלא את הטופס בעצמך ושמור אותו ולאחר מכן נסה שוב לייצא אותו.

העמודה מצב איסוף נתונים מציגה את המחרוזת שלהלן:

הודעה זו מכילה טופס שעליך למלא. לאחר שתסיים, שלח אותו לשולח הודעת דואר אלקטרוני זו.

הנמען לא מילא את הטופס.

בקש מהנמען לשלוח תשובה נוספת לאחר מילוי הטופס.

עיבוד ידני של תשובות ופתרון שגיאות

עיבוד ידני של תשובה כרוך בהפעלה של פעולת הייצוא מתוך Outlook.

באפשרותך לייצא תשובה אחת בלבד בכל פעם. הימנע תשובות שעבורה העמודה מצב איסוף נתונים מוגדר איסוף נתונים באמצעות דואר אלקטרוני בוצעה בהצלחה. מצב זה מציין כי התגובה כבר בהצלחה עובד. יש לעבד תשובות שעבורן העמודה מצב איסוף נתונים מוגדר על ההודעה לא עובדה באופן ידני. תשובה בעלת הודעת שגיאה בעמודה זו נכשלת יעובדו באופן אוטומטי, וידרשו פתרון בעיות כלשהו לפני באפשרותך לייצא אותם באופן ידני. עיין בסעיף הקודם, אימות ופתרון בעיות עיבוד אוטומטי של תשובות, לקבלת עזרה בפתרון בעיות.

  1. ב- Outlook, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התשובה שברצונך לעבד ידנית.

  2. לחץ על יצא נתונים אל Microsoft Office Access.

  3. בתיבת הדו-שיח ייצוא נתונים אל Microsoft Office Access, סקור את פרטי התשובה ולאחר מכן לחץ על אישור לייצוא.

    אם פעולת הייצוא תצליח, תראה את ההודעה הנתונים יוצאו למסד הנתונים בהצלחה. אם הפעולה תיכשל, תראה את ההודעה אין אפשרות לייצא נתונים מאחר שאירעו שגיאות, שאחריה תיאור של הבעיות שגרמו לכשל. הטבלה הבאה כוללת את רשימת הבעיות שייתכן שגרמו לפעולת הייצוא להיכשל:

בעיה

סיבה

פתרון

כשאני לוחץ על תשובה באמצעות לחצן העכבר הימני, איני רואה את הפקודה ייצוא נתונים ל- Microsoft Access.

ההודעה שנבחרה אינה תשובת איסוף נתונים חוקית.

מחק הודעות שאינן תשובות איסוף נתונים חוקיות מהתיקיה שצוינה.

התשובה אינה מגיעה לתיקיה הנכונה.

רק תשובות מקוריות להודעה מגיעות לתיקיה המיועדת.

תשובותיך להודעות שלך (אלא אם השתמשת בעותק של ההודעה בתיקיה פריטים שנשלחו כדי להפיק את התשובה) ותשובות המהוות חלק מרצף הודעות דואר אלקטרוני ששימש לדיון עשויות לא לעבור לתיקיה המיועדת.

סיבות אפשריות נוספות כוללות: Access אינו מותקן, או שהתוספת הדרושה לעיבוד התשובות חסרה או פגומה.

אם אחת מהתשובות שלך אינה עוברת עיבוד, מלא את הטופס הנמצא בהודעה שנשלחה בתיקיה פריטים שנשלחו.

אם משתמש מסוים מילא טופס בתוך תשובה לתשובה, בקש ממנו להשיב להודעה המקורית.

אם אתה חושד שהתוספת חסרה או פגומה, עבור אל Outlook. ב- Outlook, בתפריט כלים, לחץ על מרכז יחסי האמון ולאחר מכן לחץ על תוספות. ודא שאתה רואה את הפריט תוספת של Microsoft Access Outlook עבור איסוף ופרסום נתונים. אם אינך רואה את הערך, נסה שוב להתקין את Access.

הודעה:

אין אפשרות למצוא את מסד הנתונים. אתר את מסד הנתונים וייבא באופן ידני את הנתונים.

מסד הנתונים הועבר למיקום אחר, נמחק, נפגם או ששמו השתנה.

שחזר את מסד הנתונים למיקום המקורי ולאחר מכן נסה שוב.

הודעה:

מסד הנתונים נמצא כבר בשימוש.

מסד הנתונים פתוח במצב בלעדי, ואין אפשרות לבצע בו שינויים עד לשחרור הנעילה הבלעדית.

בקש מהמשתמש שפתח את מסד הנתונים במצב בלעדי לסגור אותו ולפתוח אותו שוב במצב רגיל. לאחר מכן, נסה לייצא את התשובה באופן ידני.

הודעה:

טבלה, שאילתה או שדה חסרים.

טבלת יעד או שאילתת יעד נמחקו או ששמן השתנה, או שהמבנה השתנה באופן שלא מאפשר להוסיף את תוכן הטופס לטבלאות.

צור את השאילתות וטבלאות היעד החסרות, או צור ושלח הודעת איסוף נתונים חדשה.

הודעה:

הטופס פגום או עבר שינוי.

הטופס בתשובה פגום, או שמישהו (הנמען או השולח) שינה אותו.

אם הנמען שינה את הטופס, בקש ממנו לשלוח שוב את הטופס אליך ולאחר מכן יצא את התשובה באופן ידני.

אם הטופס בהודעה המקורית פגום או לא חוקי, עליך ליצור ולשלוח הודעה חדשה.

הודעה:

המידע הדרוש להשלמת העיבוד חסר.

המידע הנחוץ למיפוי התשובה לרשומה הקיימת שיש לעדכן, חסר.

יש לסנכרן את הגדרות ההודעה עם Outlook. ב- Access, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה אסוף נתונים, לחץ על נהל תשובות. בתיבת הדו-שיח נהל תשובות, בחר את ההודעה. תחת פרטי הודעה, Access מציג תיבת אזהרה. לחץ על האזהרה כדי לסנכרן את ההגדרות ולאחר מכן סגור את תיבת הדו-שיח. עבור חזרה ל- Outlook ולאחר מכן נסה לייצא את התשובה באופן ידני.

הודעה:

אין אפשרות להוסיף או לעדכן נתונים מאחר שהנתונים יובילו לערך משוכפל בשדה שמקבל רק ערכים ייחודיים.

שדה אשר המאפיין אינדקס שלו מוגדר ככן (ללא כפילות) לא יכול לכלול ערכים כפולים. אם הערך המשויך לשדה הטופס קיים כבר בשדה המתאים בטבלה, הפעולה תיכשל.

בקש מהנמען לשלוח תשובה אחרת, עם ערך שונה בשדה הטופס.

הודעה:

הערך שהזנת אינו פריט ברשימת האפשרויות לבחירה.

הטופס כולל שדה נדרש המחפש ערכים, אך המשתמש לא ציין ערך עבור שדה זה, או שהמאפיין LimitToList של השדה מוגדר ככן והמשתמש ציין ערך שאינו קיים ברשימה.

בקש מהנמען לשלוח שוב את התשובה לאחר מילוי כל השדות, או מלא את הטופס בעצמך ושמור אותו ולאחר מכן נסה שוב לייצא אותו.

הודעה:

ערך לא חוקי בשדה טופס.

הנמען הזין נתונים לא חוקיים בשדה אחד או יותר.

בקש מהנמען לשלוח מחדש את התשובה לאחר מילוי כל השדות, או מלא את הטופס בעצמך ושמור אותו ולאחר מכן נסה לייצא אותו שוב.

הודעה:

התשובה מכילה טופס שעליך למלא. לאחר שתסיים, שלח אותו לשולח הודעת דואר אלקטרוני זו.

הנמען לא מילא את הטופס.

בקש מהנמען לשלוח תשובה נוספת לאחר מילוי הטופס.

נסה לייצא את התשובה עד שהעמודה קטגוריות תציג ריבוע ירוק.

שליחה מחדש של הודעת דואר אלקטרוני של איסוף נתונים

אם ברצונך לשלוח את ההודעה למשתמשים נוספים, או אם ההודעה המקורית לא הגיעה לכמה משתמשים עקב שגיאות, נסה לשלוח מחדש את ההודעה במקום להעביר אותה.

  1. בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה אסוף נתונים, לחץ על נהל תשובות. תמונת לחצן

    מוצגת תיבת הדו-שיח ניהול של הודעות איסוף נתונים.

    תיבת הדו-שיח 'ניהול של הודעות איסוף נתונים'

  2. בתיבת הדו-שיח ניהול של הודעות איסוף נתונים, לחץ על ההודעה שברצונך לשלוח שוב.

  3. לחץ על שלח מחדש הודעת דואר אלקטרוני זו.

    אם לחצן שלח מחדש הודעת דואר אלקטרוני זו אינה זמינה

    לחצן זה נראה עמום (לא זמין) אם יש לסנכרן הגדרות הודעה עם Outlook.

    לחץ על תיבת האזהרה תחת פרטי הודעה כדי לסנכרן את ההגדרות. אם העיבוד הצליח, תראה את ההודעה הסינכרון הצליח. אם תראה הודעת שגיאה, נסה לסגור ולאחר מכן לפתוח מחדש את תיבת הדו-שיח.

  4. Access מבצע בדיקות מסוימות — כגון אימות השאילתה וטבלאות היעד עדיין קיימות, שעדיין יכללו את כל שדות הטופס ושסוגי הנתונים שלהן לא השתנו. אם הבדיקות הצליחו, דף האשף מציג בפניך בקשה לציין כיצד תרצה לעבד את התשובות. לחלופין, אתה רואה הודעה המדריכה אותך ליצור מחדש את הודעת הדואר האלקטרוני.

  5. המשך עם האשף כפי שעשית כששלחת את ההודעה בפעם הראשונה. ההגדרות יכולות להיות שונות מהפעם האחרונה.

    לשליחת הודעת הדואר האלקטרוני למשתמשים אחרים, עשה אחת מהפעולות הבאות:

    • ציין ידנית את כתובות הדואר האלקטרוני. (שים לב שאפשרות זו זמינה רק כאשר אתה אוסף נתונים להוספת רשומות חדשות.)

    • בחר שדה כתובת דואר אלקטרוני אחר.

    • השתמש באותו שדה של כתובת דואר אלקטרוני אולם, בשלב האחרון, בחר רק את הכתובות הרצויות.

      לקבלת עזרה עם שלבי האשף, עיין בסעיף ציין כיצד ברצונך לעבד את הנתונים, מוקדם יותר במאמר זה.

לראש הדף

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×