איסוף משוב על מסמך באמצעות זרימת עבודה

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

אם שוטף לשלוח מסמכים Microsoft Office system 2007 מבחינת עמיתיך לעבודה או פרוייקט בעלי העניין כדי לאסוף משוב שלהם, סביר להניח גם להקדיש ניהול תהליך איסוף משוב זמן רב. לדוגמה, סביר להניח כתוב הודעה המבקשת משוב המכילה את המסמך כקובץ מצורף או קישור למסמך. לאחר מכן אתה כנראה טיפול עם הודעת תזכורת ידידותית אחד לפחות לכל לבודקים שלך כדי לבקש ממנו נבחן את המסמך שלך. בעת העברת בתאריך היעד, ואתה לא קיבלת משוב, ייתכן יגיעו הולכים את הקמפוס מיישומי office מנסה לאתר בודקים כדי לאשר כי הם סקירת אכן המסמך שלך. חודשים מאוחר יותר, כאשר המנהל שלך מבקש ממך והאם אחד מעמיתיך לספק משוב, frantically תלחץ באמצעות הישן הודעות בתיבת הדואר הנכנס שלך כדי לנסות לאתר התגובה של האדם. נשמע מוכר?

אם ברצונך להשקיע פחות זמן ניהול תהליך הסקירה המסמך ואת זמן רב יותר בעבודה על המסמכים שלך, באפשרותך להשתמש באתר Microsoft Office SharePoint Server 2007 זרימת עבודה של איסוף משוב. זרימות עבודה לייעל את העלות והזמן הנדרשים כדי לתאם תהליכים עסקיים נפוצים, כגון סקירה של המסמך, על-ידי ניהול ומעקב אחר המשימות אנוש המעורבות שתהליכים אלה. מאחר שזרימת העבודה תקצה משימות, שולח תזכורות, עוקב אחר ההשתתפות ויוצר תיעוד של התהליך כולו, באפשרותך למקד על ביצוע עבודתך במקום ניהול הלוגיסטיקה את התהליך סקירת המסמך.

היכולת להפעיל זרימת עבודה של איסוף משוב Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 או Microsoft Office PowerPoint 2007 זמינה רק ב- Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 ו- Microsoft Office Ultimate 2007 בגירסאות עצמאי של Office Word 2007, Office Excel 2007 ו- Office PowerPoint 2007.

בנושא זה

כיצד זרימות עבודה להפוך מסמך לסקור לקלות יותר

לפני שתתחיל

הפעל זרימת עבודה של איסוף משוב על מסמך

השלמת משימה של זרימת עבודה של איסוף משוב

כיצד זרימות עבודה להפוך מסמך לסקור לקלות יותר

אתר Office SharePoint Server 2007 כולל מספר זרימות העבודה המוגדרות מראש העונות על תהליכים עסקיים נפוצים. היא אחת מזרימות העבודה המוגדרות מראש אלה זרימת עבודה של איסוף משוב, מנתבת מסמך או פריט לקבוצת אנשים לשם משוב. כברירת מחדל, זרימת העבודה של איסוף משוב משויכת לסוג התוכן של מסמך באתר Office SharePoint Server 2007 וולפיכך היא זמינה באופן אוטומטי בספריות מסמכים.

בעת שימוש בזרימת עבודה כדי לנהל את תהליך סקירת המסמך, מנהל השרת כל המשימות.

הפעלת זרימת העבודה    בעת הפעלת זרימת העבודה של איסוף משוב על מסמך מהדורה 2007 של Office, אתה מתבקש מילוי טופס אתחול זרימת עבודה אשר קבעת את שמות האנשים שברצונך לסקור את המסמך. באפשרותך לספק הוראות ספציפיות לסוקרים ולאחר מכן באפשרותך לציין את התאריך שבו ברצונך שהמשתתפים בזרימת העבודה כדי להשלים סקירה שלהם.

השלמת משימת זרימת עבודה    לאחר שזרימת העבודה מתחילה, השרת יקצה משימות סקירה לכל המשתתפים. אם התראות דואר אלקטרוני זמינות עבור השרת, השרת שולח גם שדואר אלקטרוני של כל המשתתפים התראות עם הוראות משימה וקישור למסמך שיש לסקור. משתתפים יוכלו ללחוץ על קישור זה כדי לסקור את המסמך ולאחר מכן כאשר שהם סיימו לסקור את המסמך, יוכלו ללחוץ על לחצן עריכת משימה זו בהודעת הדואר האלקטרוני Microsoft Office Outlook 2007 כדי לספק שמשוב הערות הם בעלי ולאחר מכן לסמן את המשימה כמשימה שהושלמה.

הצגת מצב זרימת עבודה    בזמן שזרימת העבודה מתבצעת, הבעלים של זרימת העבודה (במקרה זה, מחבר המסמך) או משתתפי זרימת העבודה יכולים לבדוק את הדף ' מצב זרימת עבודה ' באתר Office SharePoint Server 2007 כדי לראות אילו משתתפים השלמת משימת זרימת עבודה שלהם. הבעלים של זרימת העבודה יכולים גם עדכן משימות פעילות או הוסף או עדכן סוקרים. כאשר כל המשתתפים זרימת עבודה להשלים משימת זרימת העבודה שלהם, זרימת העבודה מסתיימת ולאחר הבעלים של זרימת העבודה יקבל באופן אוטומטי הודעה השלמת זרימת העבודה. לאחר השלמתה, זרימת העבודה של איסוף משוב מאחד את כל ההערות משוב בודקים ושליחת הערות אלה לבעלים של זרימת עבודה ' בהודעת דואר אלקטרוני.

לראש הדף

לפני שתתחיל

הפעלת זרימת עבודה של איסוף משוב קל: פשוט לחץ על לחצן Microsoft Office, לחץ על זרימות עבודה ולאחר מכן לחץ על התחל. באפשרותך להתחיל זרימת עבודה במסמך שלך ישירות מתוך התוכנית מהדורה 2007 של Office שבו השתמשת כדי ליצור אותה.

אך לפני שתתחיל, ודא כי:

אם כל הפקודות בהליך הבא אינן זמינות, עליך לדעת אשר:

  • כדי להתחיל איסוף משוב זרימת עבודה ישירות בתוך תוכנית מהדורה 2007 של Office, יש לך לפחות הרשאת עריכת פריטים עבור הספריה שבה נשמר המסמך. זרימות עבודה מסוימות עשוי לדרוש גם שיש לך ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להתחיל זרימת עבודה. במילים אחרות, אתה זקוק באותן הרשאות כאילו בדפדפן. פנה לבעלים של האתר שלך.

  • בעלי אתר יכולים הסרת זרימת עבודה ספציפית ברשימה או בספריה. עליך לשמור את המסמך לספריה שבה זרימת העבודה של איסוף משוב זמינה. פנה לבעלים של האתר שלך.

  • מנהל אוסף אתרים יכולים לבטל סוג זרימת עבודה, כגון זרימת העבודה של איסוף משוב, עבור כל האתרים באוסף האתרים.

  • היכולת להפעיל זרימת עבודה של איסוף משוב Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 או Office Word 2007 זמינה רק ב- Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 ו- Office Ultimate 2007 וב -גירסאות עצמאי Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 ו- Office Word 2007.

לראש הדף

הפעל זרימת עבודה של איסוף משוב על מסמך

לפני שתוכל להתחיל זרימת עבודה של איסוף משוב על מסמך, עליך לשמור את המסמך בספריית SharePoint שבה זרימת העבודה של איסוף משוב זמין. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף הקודם לפני שתתחיל.

כאשר אתה מפעיל את זרימת העבודה, האפשרויות הזמינות עשויות להשתנות בהתאם לאופן שבו היה אישית זרימת עבודה זו בעת הוספתה על רשימה, ספריה או סוג תוכן עבור הפריט. לדוגמה, ניתן להגדיר את זרימת העבודה של איסוף משוב כהודעות זרימת עבודה טורית או זרימת עבודה מקבילית. זרימת עבודה טורית היא זרימת עבודה שבה המשימות מוקצות למשתתף אחד בכל פעם. זרימת עבודה מקבילית היא זרימת עבודה שבה הוקצו לכל המשתתפים בבת אחת. אם זרימת עבודה של איסוף משוב הוגדר כזרימת עבודה מקבילית, תראה אפשרויות רלוונטי זרימת עבודה מקבילית בעת הפעלת זרימת עבודה.

אם ברצונך להבטיח שמשתתפים בזרימת עבודה יקבלו התראות ותזכורות בדואר אלקטרוני אודות משימות זרימת העבודה שלהם לאחר שתתחיל זרימת עבודה, פנה אל מנהל השרת שלך כדי לוודא שדואר אלקטרוני זמין עבור האתר שלך.

כדי להפעיל זרימת עבודה ב- Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, או קובץ Office Word 2007, בצע את הפעולות הבאות:

  1. פתח את הקובץ שעליו ברצונך להפעיל זרימת עבודה של איסוף משוב.

    כדי להפעיל זרימת עבודה, באפשרותך לפתוח את המסמך לקריאה בלבד או במצב עריכה.

    פתיחת מסמך בשרת מתוך תוכנית של Office

    1. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על פתח.

    2. תחת חפש ב, לחץ על מיקומי הרשת שלי או אתרי SharePoint שלי.

    3. לחץ על שם אתר ה- SharePoint שבו ממוקם הקובץ, ולאחר מכן לחץ על פתיחה.

      לחלופין, באפשרותך ללחוץ פעמיים על שם האתר כדי לפתוח אותו. באפשרותך גם ללחוץ פעמיים ספריה או קובץ כדי לפתוח אותו.

      אם אינך רואה את השרת שלך בקטגוריה אחד, הקלד את כתובת ה-URL של השרת בתיבה שם הקובץ ולאחר מכן לחץ על פתח.

    4. לחץ על שם הספריה שמכילה את הקובץ, כמו מסמכים משותפים, ולאחר מכן לחץ פתיחה.

    5. לחץ על שם הקובץ שברצונך לפתוח ולאחר מכן לחץ פתיחה.

  2. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה.

    פקודת זרימת עבודה

    אם המסמך שלך עדיין לא נשמר לספריית SharePoint שבו זרימות עבודה זמינות, תתבקש לשמור אותו במיקום כאלה.

  3. בתיבת הדו-שיח זרימות עבודה, אתר את זרימת העבודה של איסוף משוב ולאחר מכן לחץ על התחל.

    תיבת הדו-שיח 'זרימות עבודה'

    1. אם המסמך הוצא עבורך, תתבקש להכניס את המסמך. עליך מכן נסה שוב להפעיל את זרימת העבודה.

    2. אם הארגון שלך הפך גירסה מותאמת אישית של זרימת העבודה של איסוף משוב לזמינות, זרימת העבודה של איסוף משוב עשויה לכלול שם אחר.

  4. תיבת הדו-שיח ' איסוף משוב ', לחץ על בודקים כדי לבחור את שמות האנשים או הקבוצות שאליו ברצונך להקצות משימות זרימת עבודה.

    אם זרימת העבודה זרימת עבודה טורית (המשימות מוקצות למשתתף אחד בכל פעם), הקלד או בחר את שמות המשתתפים בזרימת העבודה בסדר שבו ברצונך שהמשימות יוקצו. באפשרותך לקבוע אם היא זרימת עבודה טורית או מקבילית על-ידי הצגת היעד פרטי תאריך. אם אנשים הם כל נתון הגדרת משך זמן מסוים כדי להשלים משימה, אזי זרימת העבודה הוא טורי, המשימות מוקצות למשתתף אחד בכל פעם. אם יש תאריך יעד אחד שלפיו לכל המשתתפים עליך לבצע את המשימות שלהם, לאחר מכן זרימת העבודה הוא מקבילה ומקבל לכל המשתתפים משימות זרימת העבודה שלהם בו-זמנית.

  5. אם אתה כולל קבוצות כמשתתפים בזרימת עבודה, בחר הקצה משימה בודדת לכל קבוצה שהוזנה (אל תרחיב קבוצות) בתיבת הסימון אם ברצונך להקצות לקבוצה במקום משימות בודדות שהוקצו לכל חבר בקבוצה משימה אחת בלבד. אדם אחד בקבוצה באפשרותך אותם לדרוש את המשימה.

  6. אם ברצונך לכלול הודעה או הוראות משימה מסוימות, הקלד מידע זה בתיבת הטקסט תחת הקלד הודעה שתיכלל בבקשה שלך.

  7. כדי לציין את המועד בו יש להשלים את המשימה, תחת תאריך יעד, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    1. עבור זרימת עבודה טורית, הקלד מספר ולאחר מכן בחר בימים או בשבועות כתוספת זמן.

    2. עבור זרימת עבודה מקבילית, הקלד או בחר תאריך תחת יש לסיים את המשימות עד.

  8. אם ברצונך שאנשים אחרים יקבלו הודעות (לא הקצאות משימה) כאשר זרימת העבודה מופעלת, הקלד את שמותיהם בשורה עותק, או לחץ על עותק כדי לבחור אנשים וקבוצות.

  9. לחץ על התחל.

לראש הדף

השלמת משימה של זרימת עבודה של איסוף משוב

תגלה סביר להניח שיש לך פעילות כדי לסקור מסמך בעת קבלת הודעת דואר אלקטרוני של משימה. באפשרותך להשלים את המשימה שלך ישירות מתוך הודעת דואר אלקטרוני זו ב- Office Outlook 2007.

  1. בהודעת הדואר האלקטרוני של המשימה שלך, לחץ על הקישור למסמך שמוצג תחת כדי להשלים משימה זו.

    הערה: אם תוסיף הערות או תבצע שינויים ישירות במסמך, זכור לשמור את השינויים שלך בשרת.

  2. כדי לסמן את המשימה כמשימה שהושלמה, לחץ על לחצן ' ערוך משימה זו ' בחלק העליון של הודעת דואר אלקטרוני המשימה.

    לחצן 'ערוך משימה זו' בהודעה ב-Outlook

    לחצן ' ערוך משימה זו זמינה גם בחלק העליון של דיווח משימה בעת הצגתה בחלונית הקריאה.

  3. בטופס המבוקש משוב השלמת המשימה, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי לספק הערות משוב לבעלים של זרימת העבודה, הקלד את המשוב שלך בתיבת הטקסט המסופקת ולאחר מכן לחץ על שלח משוב.

    • כדי להקצות מחדש את משימת הסקירה לאדם אחר, לחץ על הקצאה מחדש של משימה, ציין למי ברצונך להקצות את המשימה ולאחר מכן לחץ על שלח.

    • כדי לבקש שינוי בפריט, לחץ על בקשת שינוי, ציין למי ברצונך להקצות את בקשת השינוי, ספק מידע אודות השינוי המבוקש ולאחר מכן לחץ על שלח.

      בהתאם לאופן שבו זרימת העבודה הותאמה אישית בעת הוספתה לרשימה, לספריה או לסוג התוכן עבור פריט זה, ייתכן שהאפשרויות להקצאה מחדש של המשימה או לבקשת שינוי לא יהיו זמינות.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×