איסוף חתימות במסמך באמצעות זרימת עבודה

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

אם מסמך דורש חתימות דיגיטליות מאנשים שונים במיקומים שונים, היא עשויה להיות קשה כדי לאסוף חתימות אלה בדרך methodical ובזמן. אם אתה מנסה לתאם את תהליך החתימה באמצעות דואר אלקטרוני, אתה עלול לגרום שליחת המסמך מספר פעמים כדי שונים האנשים שצריכים לחתום עליו. יהיה עליך גם לעקוב אחר מי נכנס המסמך והאנשים הזקוקים עדיין להוסיף לו חתימה.

אם אתה משתמש זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ' באתר Microsoft Office SharePoint Server 2007 כדי לנהל את תהליך אוסף חתימה, באפשרותך לתאם את האוסף של כל החתימות הדרושים בצעד אחד. זרימת העבודה של איסוף חתימות המנהל, מעקב אחר כל המשימות אנוש המעורבים בתהליך אוסף חתימה, ומספקת תיעוד של תהליך החתימה לאחר השלמתו. באפשרותך להתחיל זרימת עבודה במסמך שלך ישירות בתוך Microsoft Office Word 2007 או Microsoft Office Excel 2007. בנוסף, המשתתפים בזרימת העבודה יכולים לבצע משימות זרימת העבודה שלהם ישירות מ- Microsoft Office Outlook 2007.

חשוב: היכולת להפעיל זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ' Office Word 2007 או Office Excel 2007 זמינה רק ב- Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 ו- Microsoft Office Ultimate 2007 בגירסאות עצמאי של Office Word 2007 ו- Office Excel 2007.

בנושא זה

כיצד באפשרותך להשתמש בזרימת כדי לנהל את תהליך החתימה הדיגיטלית

לפני שתתחיל

הפעל זרימת עבודה מסוג ' איסוף חתימות במסמך

חתימה למסמך כדי להשלים משימת זרימת עבודה של ' איסוף חתימות '

כיצד באפשרותך להשתמש בזרימת כדי לנהל את תהליך החתימה הדיגיטלית

Office SharePoint Server 2007 מרחיבה את הפונקציונליות חתימה דיגיטלית של Office Word 2007 ו- Office Excel 2007 על-ידי מתן זרימת העבודה ' איסוף חתימות ', שבו באפשרותך להשתמש כדי לנהל תהליכים של איסוף חתימות דיגיטליות שונים רבים במסמך.

עבודה חתימות דיגיטליות כיצד

Office Word 2007 ו- Office Excel 2007, הוא ניתן להוסיף שורות חתימה ב- מסמכים וחוברות עבודה כדי ללכוד חתימות דיגיטליות. שורת חתימה נראית כמו מציין מיקום חתימה אופייני העשוי להופיע במסמך המיועד להדפסה, אך הוא פועל באופן שונה. בעת הוספת שורת חתימה למסמך של Office, מחבר המסמך באפשרותך לציין מידע אודות החותם המיועד, וכן הוראות לחותם. כאשר אלקטרוני עותק של המסמך נפתח על-ידי החותם המיועד, הוא רואה על שורת החתימה והודעה כי חתימתו נדרשת. באפשרותו של החותם ללחוץ על שורת החתימה כדי להוסיף חתימה דיגיטלית למסמך. החותם באפשרותך לאחר מכן הקלד חתימה, לבחור תמונה דיגיטלית של חתימתו או לכתוב חתימה באמצעות תכונת הסימון בדיו של Tablet PC. כאשר החותם מוסיף ייצוג גלוי של החתימה שלו למסמך, מתווספת בו-זמנית חתימה דיגיטלית כדי לאמת את זהות החותם. לאחר מסמך חתום דיגיטלית, היא תהפוך לקריאה בלבד כדי למנוע שינויים בתוכן שלו.

מסמך עם שורות חתימה חתומות

היכולת ללכוד חתימות דיגיטליות באמצעות שורות חתימה במסמכי Office מאפשרת לארגונים להשתמש בתהליכי חתימה עבור מסמכים כגון חוזים או הסכמי אחרים. בדומה לחתימות על נייר, חתימות דיגיטליות יכולות לספק תיעוד של מה נחתם בדיוק, ולאפשר הם החתימה לאימות בעתיד. חפש קישורים למידע נוסף אודות חתימות דיגיטליות ב- מהדורה 2007 של Office במקטע למידע נוסף.

השימוש בזרימת עבודה כדי איסוף חתימות

אם אתה שומר את המסמכים שלך על אתר Office SharePoint Server 2007, באפשרותך להשתמש בזרימת עבודה של איסוף חתימות בקלות כדי לנהל את תהליך אוסף חתימה. כברירת מחדל, זרימת העבודה ' איסוף חתימות ' משויכת עם סוג תוכן מסמך באתר Office SharePoint Server 2007 וולפיכך היא זמינה באופן אוטומטי עבור מסמכים בספריות מסמכים.

בעת שימוש בזרימת עבודה כדי לנהל את תהליך אוסף חתימה, מנהל השרת כל המשימות.

הפעלת זרימת העבודה    בעת הפעלת זרימת העבודה של איסוף חתימות במסמך מהדורה 2007 של Office או חוברת עבודה, תתבקש יוכלו למלא טופס אתחול זרימת עבודה אשר קבעת את שמות האנשים שצריכים כדי לחתום על המסמך. הטופס מציג באופן אוטומטי את השמות של החותמים המוצעים שצוינו בתוך המסמך או חוברת עבודה. באפשרותך לבחור להקצות את משימות החתימה בסדר שבו מופיעים החתימות, או באפשרותך להקצות משימות חתימה לכל החותמים בבת אחת.

השלמת משימת זרימת עבודה    לאחר שזרימת העבודה מתחילה, השרת יקצה משימת חתימה לכל משתתף. אם התראות דואר אלקטרוני זמינות עבור השרת, השרת שולח גם כל משתתף התראה בדואר אלקטרוני אודות המשימה החתימה שלהם. משתתפים יוכלו ללחוץ על לחצן ' ערוך משימה זו ' בהודעת המשימה Office Outlook 2007 כדי לפתוח את המסמך או את חוברת העבודה כדי להיות מחוברים ולהשלים את משימת החתימה שלהם.

הצגת מצב זרימת עבודה    כאשר זרימת העבודה ' איסוף חתימות ' מתבצעת, הבעלים של זרימת העבודה או משתתפי זרימת העבודה באפשרותך להציג את דף מצב זרימת עבודה כדי לראות אילו משתתפים השלמת משימת זרימת עבודה שלהם. כאשר כל המשתתפים זרימת עבודה להשלים משימת זרימת העבודה שלהם, זרימת העבודה מסתיימת ולאחר הבעלים של זרימת העבודה מקבל הודעת דואר אלקטרוני זרימת העבודה של ' איסוף חתימות ' הושלמה. הודעת דואר אלקטרוני זו מציין את השמות של כל האנשים יש שחתם על המסמך, וכן שמות האנשים שצוינו במקור בתור החותמים המוצע.

לראש הדף

לפני שתתחיל

הפעלת זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ' קל: פשוט לחץ על לחצן Microsoft Office, לחץ על זרימות עבודה ולאחר מכן לחץ על התחל.

אך לפני שתתחיל, ודא כי:

  • אתה עובד עם מסמך חוברת עבודה או Office Word 2007Office Excel 2007.

  • שמרת את הקובץ לספריית מסמכים באתר Office SharePoint Server 2007. לקבלת מידע נוסף אודות שמירת קובץ בספריית SharePoint, עיין במאמר שמירת קובץ בספריית SharePoint או במיקום אינטרנט אחר.

  • הוספת שורת חתימה אחת לפחות בקובץ. הסעיף הבא מסביר כיצד.

אם כל הפקודות בהליך הבא אינן זמינות, עליך לדעת אשר:

  • כדי להתחיל איסוף חתימות זרימת עבודה ישירות בתוך תוכנית מהדורה 2007 של Office, יש לך לפחות הרשאת עריכת פריטים עבור הספריה שבה נשמר המסמך. זרימות עבודה מסוימות עשוי לדרוש גם שיש לך ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להתחיל זרימת עבודה. במילים אחרות, אתה זקוק באותן הרשאות כאילו בדפדפן. פנה לבעלים של האתר שלך.

  • בעלי אתר יכולים הסרת זרימת עבודה ספציפית ברשימה או בספריה. עליך לשמור את המסמך ברשימה או בספריה שבה זרימת העבודה ' איסוף חתימות ' זמינה. פנה לבעלים של האתר שלך.

  • מנהל אוסף אתרים יכולים לבטל סוג זרימת עבודה, כגון זרימת העבודה של ' איסוף חתימות ', עבור כל האתרים באוסף האתרים.

  • היכולת להפעיל זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ' Office Excel 2007 או Office Word 2007 זמינה רק ב- Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 ו- Office Ultimate 2007 וב -גירסאות עצמאי Office Excel 2007 ו- Office Word 2007.

לראש הדף

הפעל זרימת עבודה מסוג ' איסוף חתימות במסמך

זרימת העבודה ' איסוף חתימות ' שונה מזרימות עבודה מוגדרות מראש אחרות באתר Office SharePoint Server 2007 בכך עליך להפעיל זרימת עבודה זו מתוך תוכנית מהדורה 2007 של Office שבו יבוצע הפעילות חתימה. אין אפשרות להפעיל זרימת עבודה זו מספריית המסמכים בדפדפן.

הערה: אם ברצונך לוודא שמשתתפים בזרימת עבודה יקבלו הודעות דואר אלקטרוני ותזכורות אודות משימות זרימת העבודה שלהם לאחר תחילת זרימת עבודה, פנה אל מנהל השרת שלך כדי לוודא שהודעות דואר אלקטרוני הפכו לזמינות עבור האתר שלך.

  1. פתח את המסמך או חוברת העבודה שבה ברצונך איסוף חתימות דיגיטליות.

    הערה: כדי להפעיל זרימת עבודה, באפשרותך לפתוח את המסמך לקריאה בלבד או במצב עריכה.

    פתיחת מסמך בשרת מתוך תוכנית של Office

    1. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על פתח.

    2. תחת חפש ב, לחץ על מיקומי הרשת שלי או אתרי SharePoint שלי.

    3. לחץ על שם אתר ה- SharePoint שבו ממוקם הקובץ, ולאחר מכן לחץ על פתיחה.

      עצה: לחלופין, באפשרותך ללחוץ פעמיים על שם האתר כדי לפתוח אותו. באפשרותך גם ללחוץ פעמיים ספריה או קובץ כדי לפתוח אותו.

      הערה: אם אינך רואה את השרת שלך בקטגוריה אחד, הקלד את כתובת ה-URL של השרת בתיבה שם הקובץ ולאחר מכן לחץ על פתח.

    4. לחץ על שם הספריה שמכילה את הקובץ, כמו מסמכים משותפים, ולאחר מכן לחץ פתיחה.

    5. לחץ על שם הקובץ שברצונך לפתוח ולאחר מכן לחץ פתיחה.

  2. אם המסמך או חוברת העבודה עדיין לא מכילים שורות חתימה כדי ללכוד את החתימות הדיגיטליות שברצונך לאסוף, הוסף אותם כעת.

    הוספת שורת חתימה

    1. פתח Office Word 2007 מסמך או Office Excel 2007 חוברת עבודה, מקם את הסמן במסמך במקום שבו ברצונך להוסיף שורת חתימה.

    2. בכרטיסיה הוספה, בקבוצה טקסט, לחץ על החץ ליד שורת חתימה ולאחר מכן לחץ על שורת חתימה של Microsoft Office.

    3. בתיבת הדו-שיח הגדרת חתימה , הקלד מידע אודות האדם שיוסיף חתימה בשורת חתימה זו. מידע זה מוצג הישר מתחת לשורת החתימה במסמך. בצע אחת מהפעולות הבאות:

      • הקלד את שם החותם בתיבה חותם מוצע.

      • הקלד את התואר הארגוני של החותם (אם בכלל) בתיבה התפקיד של החותם המוצע.

      • הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני של החותם (אם קיימת) בתיבה כתובת הדואר האלקטרוני של החותם המוצע.

    4. אם ברצונך לספק לחותם הוראות כלשהן, הקלד הוראות אלה בתיבה הוראות לחותם. הוראות אלה מוצגות בתיבת הדו-שיח חתימה בה משתמש החותם כדי לחתום על המסמך.

    5. אם ברצונך שהחותם יוכל להוסיף הערות יחד עם החתימה, בחר בתיבת הסימון אפשר לחותם להוסיף הערות בתיבת הדו-שיח של החתימה.

    6. אם ברצונך להציג את התאריך שבו נוספה החתימה בשורת החתימה, בחר בתיבת הסימון הצג תאריך חתימה בשורת חתימה.

    7. לחץ על אישור.

    8. כדי להוסיף שורות חתימה נוספות, חזור על שלבים 1 עד 7.

  3. אם תוסיף שורות חתימה חדשות, לחץ על לחצן Office ולאחר מכן לחץ על שמור כדי לשמור את השינויים שלך.

  4. אם המסמך הוצא, עליך גם להכניס את המסמך לפני שתתחיל את זרימת העבודה. כדי להכניס את המסמך, לחץ על לחצן Microsoft Office, הצבע על שרת ולאחר מכן לחץ על הכנס.

  5. כדי להפעיל את זרימת העבודה, לחץ על לחצן Microsoft Office ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה.

    פקודת זרימת עבודה

  6. בתיבת הדו-שיח זרימות עבודה, אתר את זרימת העבודה של איסוף חתימות ולאחר מכן לחץ על התחל.

    תיבת הדו-שיח 'זרימות עבודה'

    הערות: 

    1. אם המסמך הוצא עבורך, תתבקש להכניס את המסמך. יהיה עליך מכן נסה שוב להפעיל את זרימת העבודה.

    2. אם הארגון שלך הפך גירסה מותאמת אישית של זרימת העבודה של איסוף חתימות לזמינות, ייתכן זרימת העבודה של איסוף חתימות שם אחר.

  7. בתיבת הדו-שיח שם זרימת עבודה, הקלד את השמות של האנשים שעמם ברצונך לחתום על המסמך בשורות החתימה המתאימות, או לחץ על חותם כדי לבחור את שמות האנשים או הקבוצות שאליו ברצונך להקצות משימות זרימת עבודה.

  8. אם ברצונך להקצות את משימות החתימה בסדר שבו שורות החתימה מופיעות במסמך, בחר בתיבת הסימון בקש חתימות סדר לעיל, ולא את כולן בבת אחת.

    הערה: אפשרות זו זמינה רק אם המסמך מכיל יותר משורת חתימה אחת של Microsoft Office.

  9. אם ברצונך שאנשים אחרים יקבלו הודעות (לא הקצאות משימה) כאשר זרימת העבודה מופעלת, הקלד את שמותיהם בשורה עותק, או לחץ על עותק כדי לבחור אנשים וקבוצות.

  10. לחץ על התחל.

לראש הדף

הוספת חתימה למסמך כדי להשלים משימה של זרימת עבודה של 'איסוף חתימות'

תגלה סביר להניח שיש לך משימה לחתום על המסמך בעת קבלת הודעת דואר אלקטרוני של משימה. באפשרותך להשלים את המשימה שלך ישירות מתוך הודעת דואר אלקטרוני ב- Office Outlook 2007.

  1. בהודעת הדואר האלקטרוני של המשימה שלך, לחץ על לחצן עריכת משימה זו ולאחר מכן לחץ על פתח מסמך.

    לחצן 'ערוך משימה זו' בהודעה ב-Outlook

    לחצן ' ערוך משימה זו זמינה גם בחלק העליון של דיווח משימה בעת הצגתה בחלונית הקריאה.

  2. ב'סרגל ההודעות' שמופיע בחלק העליון של המסמך הפעיל שלך, לחץ על חתימה.

    סרגל ההודעות מציג התראה אודות משימת חתימה של זרימת עבודה

    הערות: 

    • אם הספריה שבה נשמר מסמך זה דורש מסמכים הוצאה לפני שהם יערכו, ייתכן שיהיה עליך ללחוץ על הוצאת בסרגל ההודעות לפני שתלחץ סימן.

    • אם החתימה שלך נחוצה ביותר ממיקום אחד במסמך, לחץ על הצג משימות זרימת עבודה בסרגל ההודעות. בתיבת הדו-שיח משימות זרימת עבודה, בחר פעילות ולאחר מכן לחץ על פתח כדי להוסיף חתימה במיקום ספציפי. חזור על כל פעילות החתימה מופיע.

  3. כדי להוסיף את חתימתך למסמך, בתיבת הדו-שיח חתימה, בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי להוסיף גירסה מודפסת של החתימה שלך, הקלד את שמך בתיבה ליד התו X.

    • כדי לבחור תמונה של חתימתך הכתובה, לחץ על בחר תמונה. בתיבת הדו-שיח בחירת תמונת חתימה, עבור אל המיקום של קובץ תמונת החתימה שלך, בחר את הקובץ הרצוי ולאחר מכן לחץ על בחר.

    • כדי להוסיף חתימה בכתב יד (רק עבור משתמשי מחשב לוח), הוסף חתימה של שמך בתיבה שליד ה- X על-ידי שימוש בתכונת הכתיבה בכתב יד.

  4. בתיבת הדו-שיח חתימה, לחץ על חתום.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×