אחסון פריטים ישנים בארכיון באופן אוטומטי

אחסון פריטים ישנים בארכיון באופן אוטומטי

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

דואר אלקטרוני שניתן למלא את תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Outlook במהירות-חדש להודעות, תשובות, ומעביר אותה. לפני שאתה יודע אותה, היתה לך אלפי הודעות. שמירה על תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Outlook ותיקיות שלו תחת בקרת על-ידי הזזת פריטים ישנים שברצונך להשאיר ארכיון. השתמש ארכיון אוטומטי כדי לעשות זאת באופן אוטומטי.

באפשרותך לשנות את התדירות שבה פועל 'ארכיון אוטומטי', את המיקום שבו הוא מאחסן פריטים בארכיון ואת פרק הזמן ש- Outlook שומר פריטים לפני שהוא מאחסן אותם בארכיון.

  1. לחץ על קובץ >‏ אפשרויות >‏ מתקדם.

  2. תחת ארכיון אוטומטי, לחץ על הגדרות ארכיון אוטומטי.

  3. לחץ על התיבה הפעל ארכיון אוטומטי כל n ימים וציין באיזו תדירות יש להפעיל ארכיון אוטומטי.

  4. בחר כל אפשרות רצויה אחרת, כגון מחיקת פריטים ישנים על-ידי Outlook במקום אחסונם בארכיון.

    עצה: ייתכן שארכיון וארכיון אוטומטי לא יהיו זמינים אם פרופיל הדואר שלך מתחבר ל- Exchange Server. ייתכן גם שלארגון שלך יש מדיניות שמירת דואר שעוקפת ארכיון אוטומטי. בדוק עם מנהל המערכת לקבלת מידע נוסף.

לקבלת מידע נוסף אודות הגדרות ארכיון אוטומטי, ראה הסבר על הגדרות ארכיון אוטומטי.

שינוי הגדרות 'ארכיון אוטומטי' עבור תיקיה יחידה

  1. ברשימת התיקיות של חלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה שברצונך לשנות ולחץ על מאפיינים.

  2. בכרטיסיה ארכיון אוטומטי, בחר באפשרויות הרצויות.

בפעם הראשונה שאתה מפעיל את Outlook, ארכיון אוטומטי מופעלת כברירת מחדל ומפעיל בכל 14 ימים. באפשרותך לשנות את התדירות שבה פועל ארכיון אוטומטי, ציין את קובץ הנתונים של Outlook (. pst) המשמש כדי לאחסן פריטים בארכיון, ובחר באפשרות כאשר פריטים בתיקיות Outlook שלך יהיו כפופים מאוחסנות בארכיון.

  1. בחר כלים > אפשרויות ולאחר מכן בחר הכרטיסיה אחר.

  2. בחר ארכיון אוטומטי.

    ארכיון אוטומטי בתיבת הדו-שיח 'אפשרויות כלים'

  3. בחר את תיבת הסימון הפעל ארכיון אוטומטי כל n ימים וציין באיזו תדירות יש להפעיל ארכיון אוטומטי.

  4. בחר את האפשרויות הרצויות.

    • הפעל ארכיון אוטומטי כל    בחר באיזו תדירות ברצונך להפעיל ארכיון אוטומטי. אחסון בארכיון פריטים רבים בו-זמנית עלול להאט את ביצועי המחשב. לכן, כדאי לבחור פרק הזמן שבו מקצרת את תהליך ארכיון אוטומטי. שקול את מספר הפריטים שאתה בדרך כלל מקבל במהלך זמן נתון ולאחר משתנות בהתאם את מסגרת הזמן. הצג בקשה לפני הפעלת ארכיון אוטומטי     בחר באפשרות זו אם ברצונך ש- Outlook כדי להציג הודעת תזכורת לפני ארכיון אוטומטי מעבד פריטי Outlook שלך. כאשר תראה את ההודעה, באפשרותך ללחוץ על ללא כדי לבטל ההפעלה של ארכיון אוטומטי זו.

    • מחק פג פריטים (תיקיות דואר אלקטרוני בלבד)    אפשרות זו לא נבחרה כברירת מחדל. באפשרותך לבחור שהודעות דואר אלקטרוני שנמחקו בעת לתקופת התיישנות שלו פג. תקופת ברירת המחדל עבור פריטי טיוטה ותיבת הדואר הנכנס שלך הוא שישה חודשים, לבין שלושה חודשים עבור פריטים שנשלחו שלך, אך באפשרותך לשנות אלה תקופות באמצעות האפשרות ' נקה פריטים שגילם עולה.

    • פריטים ישנים בארכיון או מחק    עליך לבחור באפשרות זו אם ברצונך ארכיון אוטומטי כדי למחוק פריטים או בכולן כאשר תוקפם פג. אפשרות זו מפעילה אפשרויות אחרות זו לזמינה לך להחליט אילו פריטים מאוחסנות בארכיון ושאליו נמחקים בעת הגעתן בסוף התקופה התיישנות. לאחר מכן בחר הגדרות נוספות כדי להחיל על אחסון בארכיון ורישום המחיקה.

      הערה: תיבת הדו-שיח ארכיון אוטומטי, "תיקיות" מפנה שלך הראשי Outlook אזורי התכונות, כגון לוח השנה תיקיה תיקיית משימות, ותיקיות בודדים של דואר אלקטרוני. הסיבה לכך היא פריטי לוח שנה ומשימות שלך מאוחסנות בתיקיות בזמנים ובפעילויות לוח שנה המתאימים שלהם.

    • הצג תיקיית ארכיון ברשימת התיקיות    בחר את תיקיית הארכיון מופיע עם תיקיות עבודה אחרים שלך בחלונית הניווט. תיקיית הארכיון הראשי, תוכל לפתוח את תיקיות המשנה ולא שלך פריטים שאוחסנו בארכיון. בעת הצגת הפריטים בארכיון שלך, באפשרותך לוודא הפריטים הנכון היו בארכיון, ובאפשרותך גם לגרור פריטים שתזדקק חזור אל תיקיית עבודה.

    • נקה פריטים שגילם עולה על     בחר את הגדרת ברירת המחדל עבור שבהם ברצונך שלך פריטים בארכיון, ימים, שבועות או חודשים. באפשרותך להגדיר תקופה של יום אחד מעלה תקופה של חודשים 60. פירושו "נקי" לאחסן בארכיון — לאחסן — פריטים. אין פירושו "למחוק" אלא אם כן ציינת הגדרה זו עבור התיקיות במקום אחר.

    • העבר פריטים ישנים אל     הגדרת ברירת המחדל עבור מיקום זה שונה במחשבים שבהם פועל Microsoft Windows Vista ובמערכות הפעלה של Windows XP.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst \Local Settings\Application C:\Documents and Settings\user.

      אם ברצונך להגדיר את יעד אחר עבור הפריטים בארכיון, באפשרותך לדפדף אל ולהגדיר במיקום אחר. פריטים יועברו למיקום זה לאחר לתקופת התיישנות שלהם.

      הערה: פריטים בארכיון במיקום מותאם אישית לא יימחקו אלא אם כן אתה לפתוח את התיקיות ומחק אותם באופן ידני.

    • מחיקת פריטים לצמיתות    אפשרות זו מוחקת באופן מיידי הפריטים שפג תוקפו במקום להעבירם במיקום ברירת המחדל, תיקיה אחרת שציינת כי או התיקיה פריטים שנמחקו.

    • החל הגדרות אלה על כל התיקיות כעת     אפשרות זו חלה על הגדרות ארכיון אוטומטי, כולל את השינויים שערכת, על כל התיקיות שלך. כדי לציין הגדרות שונות עבור תיקיה אחת או יותר, אל תבחר באפשרות זו. במקום זאת, השתמש בהוראות שמוצג מתחת ללחצן המסבירים כיצד לציין הגדרות עבור תיקיות בודדות. הוראות אלה כלולים גם בסעיף הבא, "לשנות את הגדרות ארכיון אוטומטי עבור תיקיה יחידה". שינויים המבוצעים לתיקיות מסוימות חלים רק על תיקיות אלה.

    • מידע אודות מדיניות השמירה     בארגון שלך, ייתכן מנהל מערכת להגדיר פריטי מדיניות השמירה שבהם לקבוע מתי וכיצד פריטי תיבת הדואר שלך הם כמשימות. באפשרותך להציג את פריטי המדיניות כאן, אך לא ניתן לשנות אותם ללא הרשאה מתאימה.

  5. לחץ על אישור.

שינוי הגדרות 'ארכיון אוטומטי' עבור תיקיה יחידה

  1. ברשימת התיקיות ב- חלונית הניווט, באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה שברצונך לשנות ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור.

  2. לחץ על הכרטיסיה ארכיון אוטומטי.

  3. בחר את האפשרויות הרצויות.

    הערה: לקבלת מידע נוסף אודות ההגדרות, ראה שלב 4 המפורטים בסעיף לעיל, "סקירה או שינוי של הגדרות ארכיון אוטומטי ברירת המחדל."

  4. לחץ על אישור.

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×