אחסון פריטים ישנים בארכיון באופן אוטומטי

אחסון פריטים ישנים בארכיון באופן אוטומטי

דואר אלקטרוני יכול למלא את תיבת הדואר הנכנס של Outlook במהירות - הודעות חדשות, תשובות והעברות. בלי שתשים לב, יכולות להצטבר אלפי הודעות. שלוט על תיבת הדואר הנכנס של Outlook ועל התיקיות שלה על-ידי העברת פריטים ישנים שברצונך לשמור לארכיון. השתמש ב'ארכיון אוטומטי' כדי לעשות זאת באופן אוטומטי.

באפשרותך לשנות את התדירות שבה פועל 'ארכיון אוטומטי', את המיקום שבו הוא מאחסן פריטים בארכיון ואת פרק הזמן ש- Outlook שומר פריטים לפני שהוא מאחסן אותם בארכיון.

  1. לחץ על קובץ >‏ אפשרויות >‏ מתקדם.

  2. תחת ארכיון אוטומטי, לחץ על הגדרות ארכיון אוטומטי.

  3. לחץ על התיבה הפעל 'ארכיון אוטומטי' כל n ימים וציין באיזו תדירות יש להפעיל את 'ארכיון אוטומטי'.

  4. בחר כל אפשרות רצויה אחרת, כגון מחיקת פריטים ישנים על-ידי Outlook במקום אחסונם בארכיון.

    עצה: ייתכן שארכיון וארכיון אוטומטי לא יהיו זמינים אם פרופיל הדואר שלך מתחבר ל- Exchange Server. ייתכן גם שלארגון שלך יש מדיניות שמירת דואר שעוקפת ארכיון אוטומטי. בדוק עם מנהל המערכת לקבלת מידע נוסף.

לקבלת מידע נוסף אודות הגדרות 'ארכיון אוטומטי', ראה הסבר על הגדרות 'ארכיון אוטומטי'.

שינוי הגדרות 'ארכיון אוטומטי' עבור תיקיה יחידה

  1. ברשימת התיקיות של חלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה שברצונך לשנות ולחץ על מאפיינים.

  2. בכרטיסיה ארכיון אוטומטי, בחר באפשרויות הרצויות.

בפעם הראשונה שאתה מפעיל את Outlook, 'ארכיון אוטומטי' מופעל כברירת מחדל והוא פועל כל 14 ימים. באפשרותך לשנות את התדירות שבה פועל 'ארכיון אוטומטי', לציין באיזה קובץ נתונים (‎.pst) של Outlook נעשה שימוש לאחסון פריטים ולבחור את פרק הזמן שלאחריו פריטים בתיקיות של Outlook יאוחסנו בארכיון.

  1. בחר כלים > אפשרויות ולאחר מכן בחר בכרטיסיה אחר.

  2. בחר ארכיון אוטומטי.

    ארכיון אוטומטי בתיבת הדו-שיח 'אפשרויות כלים'

  3. בחר את תיבת הסימון הפעל 'ארכיון אוטומטי' כל n ימים ולאחר מכן, ציין באיזו תדירות יש להפעיל את 'ארכיון אוטומטי'.

  4. בחר את האפשרויות הרצויות.

    • הפעל 'ארכיון אוטומטי' כל   בחר את תדירות ההפעלה של 'ארכיון אוטומטי'. אחסון פריטים רבים בארכיון בבת אחת עלול להאט את ביצועי המחשב. לכן, מומלץ לבחור פרק זמן שיקצר את התהליך של 'ארכיון אוטומטי'. חשב את מספר הפריטים שאתה מקבל בדרך כלל במהלך תקופת זמן מסוימת ושנה את מסגרת הזמן בהתאם. הצג הודעה לפני הפעלת 'ארכיון אוטומטי'    בחר באפשרות זאת אם ברצונך ש- Outlook יציג בפניך הודעת תזכורת לפני ש'ארכיון אוטומטי' יעבד את פריטי Outlook שלך. כאשר ההודעה תופיע, באפשרותך ללחוץ על לא כדי לבטל הפעלה זו של 'ארכיון אוטומטי'.

    • מחק פריטים שתוקפם פג (תיקיות דואר אלקטרוני בלבד)   אפשרות זו לא נבחרת כברירת מחדל. באפשרותך לבחור למחוק הודעות דואר אלקטרוני שעברו את תקופת ההתיישנות שלהן. התקופה בברירת מחדל עבור הפריטים בתיקיות 'תיבת דואר נכנס' ו'טיוטה' היא שישה חודשים ושלושה חודשים עבור התיקיה 'פריטים שנשלחו'. ניתן לשנות תקופות אלה באמצעות האפשרות נקה פריטים שגילם עולה על.

    • אחסן בארכיון או מחק פריטים ישנים   עליך לבחור באפשרות זו אם אתה רוצה ש'ארכיון אוטומטי' ימחק חלק מהפריטים שתוקפם פג או את כולם. אפשרות זאת מפעילה אפשרויות אחרות שמאפשרות לך להחליט אילו פריטים יאוחסנו בארכיון ואילו יימחקו, כשהם עוברים את תקופת ההתיישנות שלהם. לאחר מכן בחר הגדרות נוספות שתרצה להחיל על האחסון בארכיון ועל המחיקה.

      הערה: בתיבת הדו-שיח ארכיון אוטומטי, האפשרות "תיקיות" מתייחסת לאזורי התכונות העיקריים של Outlook, כמו התיקיות לוח שנה ומשימה ולתיקיות דואר אלקטרוני בודדות. הסיבה לכך היא שפריטי לוח השנה והמשימה שלך מאוחסנים בתיקיות המתאימות לוח שנה ומשימה.

    • הצג תיקיית ארכיון ברשימת התיקיות   בחר באפשרות זו כדי להציג את תיקיית הארכיון יחד עם תיקיות העבודה האחרות שלך בחלונית הניווט. בתיקיית ארכיון הראשית, ניתן לפתוח את תיקיות המשנה ולהציג את הפריטים המאוחסנים בארכיון. בזמן הצגת הפריטים המאוחסנים בארכיון, ניתן לוודא שהפריטים הנכונים אוחסנו בארכיון וניתן גם לגרור פריטים שדרושים לך, בחזרה אל תיקיית העבודה.

    • נקה פריטים שגילם עולה על    בחר בהגדרת ברירת המחדל כשאתה רוצה שהפריטים שלך יאוחסנו בארכיון לפי פרקי זמן של ימים, שבועות או חודשים. באפשרותך להגדיר תקופה של יום אחד עד תקופה של 60 חודשים. המשמעות של "ניקוי" היא לאחסן פריטים בארכיון. המשמעות אינה "מחיקה", אלא אם הגדרת הגדרה זו לתיקיות במקום אחר.

    • העבר פריטים ישנים אל    ההגדרה בברירת מחדל למיקום זה שונה בין מערכות ההפעלה של המחשב Windows Vista ו- Windows XP של Microsoft.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      אם אתה רוצה להגדיר יעד אחר לפריטים המאוחסנים בארכיון, באפשרותך לדפדף אל המיקום הרצוי ולהגדיר אותו. הפריטים יועברו למיקום זה לאחר סיום תקופת ההתיישנות שלהם.

      הערה: פריטים שמאוחסנים במיקום מותאם אישית לא יימחקו עד לפתיחת התיקיות ומחיקתם באופן ידני.

    • מחק לצמיתות פריטים ישנים   אפשרות זו מוחקת באופן מיידי פריטים שפג תוקפם במקום להעביר אותם למיקום בברירת מחדל, לתיקיה מיועדת אחרת או לתיקיה 'פריטים שנמחקו'.

    • החל הגדרות אלה על כל התיקיות כעת    אפשרות זו מחילה את הגדרות 'ארכיון אוטומטי', כולל השינויים שביצעת, על כל התיקיות שלך. כדי לציין הגדרות שונות עבור תיקיה אחת או יותר, אל תבחר אפשרות זו. במקום, השתמש בהוראות שמוצגות מתחת ללחצן, שמסבירות כיצד להגדיר הגדרות לתיקיות בודדות. הוראות אלה כלולות גם בקטע "שינוי הגדרות 'ארכיון אוטומטי' עבור תיקיה יחידה". שינויים שמתבצעים בתיקיות ספציפיות חלים רק על תיקיות אלה.

    • מידע אודות מדיניות השמירה    בארגון שלך, מנהל המערכת עשוי להגדיר מדיניות שמירה שקובעת מתי וכיצד הפריטים בתיבת הדואר שלך יאוחסנו בארכיון. באפשרותך להציג כאן את המדיניות, אבל אין באפשרותך לשנות אותה בלי ההרשאות המתאימות.

  5. לחץ על אישור.

שינוי הגדרות 'ארכיון אוטומטי' עבור תיקיה יחידה

  1. ברשימת התיקיות בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה שברצונך לשנות ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור.

  2. לחץ על הכרטיסיה ארכיון אוטומטי.

  3. בחר את האפשרויות הרצויות.

    הערה: לקבלת מידע נוסף בנוגע להגדרות, עיין בשלב 4 בסעיף "סקירה או שינוי של הגדרות 'ארכיון אוטומטי' בברירת מחדל" לעיל.

  4. לחץ על אישור.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×