אחסון נתוני Access בארכיון

חשוב: מאמר זה תורגם בתרגום מכונה, ראה כתב ויתור. תוכל למצוא את הגרסה באנגלית של המאמר כאן לעיונך.

באפשרותך לסייע בשמירה על ארגון הנתונים שלך על-ידי אחסון תקופתי של רשומות ישנות או לא פעילות בארכיון. לדוגמה, נניח שאתה משתמש ב- Access כדי לנהל ספריית השאלה. ייתכן כי יש לך טבלה העוקבת אחר עסקאות השאלה, ובה שדה המכיל את תאריך השאלת הפריט ושדה המכיל את תאריך החזרתו. ייתכן שמדיניות שמירת הרשומות שלך היא אחסון בארכיון של רשומות עסקאות ההשאלה שנה לאחר החזרת הפריט והשמדת הרשומות כעבור שנתיים.

באפשרותך לאחסן בארכיון את כל הטבלאות במסד נתונים, טבלאות ספציפיות או רשומות ספציפיות בלבד - לדוגמה, רשומות ישנות יותר מתאריך מסוים. נושא זה מסביר כיצד לאחסן נתונים בארכיון.

בנושא זה

סקירה

העברת רשומות לטבלת ארכיון באופן תקופתי

החלפת טבלה באופן תקופתי

החלפת כל הטבלאות באופן תקופתי

סקירה

כדאי לשקול לאחסן נתונים בארכיון כאשר יש לך נתונים שאין בכוונתך להשתמש בהם בעתיד, וברצונך לשמור על זמינותם למקרה שתזדקק להם בכל זאת. ייתכן שיש לך מדיניות שעל-פיה נקבעות תוכניות הארכיון שלך, כגון מדיניות שמירת נתונים.

אחסון בארכיון משמש לעתים קרובות לאחסון נתונים לפי תאריך, כגון סוף החודש המתקרב.

דרכים לאחסון נתונים בארכיון

הטבלה הבאה מפרטת דרכים לאחסון נתונים בארכיון, מתי כדאי להשתמש בכל אחת מהשיטות ושיקולים נוספים.

שיטה

תיאור

השתמש כאשר

שיקולים אחרים

העברת רשומות לטבלת ארכיון באופן תקופתי

מעת לעת יש להפעיל שאילתה הבוחרת את הנתונים שברצונך לאחסן בארכיון ומצרפת אותם לטבלת ארכיון. לאחר מכן יש להפעיל שאילתה הבוחרת את אותם הנתונים (מהטבלה המקורית) ומוחקת אותם.

חלק מהרשומות בטבלה עומדות בתנאי המשמש אותך כדי לקבוע אם לאחסן בארכיון או לא.

דוגמה: ברצונך לאחסן עסקאות ספריה בארכיון (הוצאות) אם תאריך ההכנסה התרחש לפני שנה לפחות.

  • ייתכן שיהיה עליך לעקוף שלמות הקשרים, במיוחד אם הרשומות שברצונך לאחסן בארכיון בצד אחד-של קשר גומלין של יחיד-לרבים.

  • אם עליך להשתמש בפרמטרים בשאילתות, מומלץ ליצור טופס שיטפל בפרמטרים. אחרת, אתה מסתכן באובדן נתונים.

החלפת טבלה באופן תקופתי

מעת לעת יש ליצור עותק ארכיון של טבלה מסוימת ולאחר מכן להחליף את הטבלה בעותק חדש וריק.

כל הרשומות בטבלה עומדות בתנאי המשמש אותך כדי לקבוע אם לאחסן בארכיון או לא.

דוגמה: יש לך טבלה המאחסנת טמפרטורות מקסימום ומינימום מדי יום. מדי שנה אתה מאחסן את הטבלה בארכיון ומתחיל מחדש עם טבלה ריקה.

  • ייתכן שיהיה עליך לעקוף את שלמות הקשרים.

החלפת כל הטבלאות באופן תקופתי

אתה מתחיל עם מסד נתונים מפוצל (מסד נתונים המורכב מקובץ מסד נתונים עורפי המכיל את כל הטבלאות ומקובץ מסד נתונים חזיתי המכיל את כל שאר האובייקטים של מסד הנתונים). מעת לעת יש ליצור עותק ארכיון של מסד הנתונים העורפי ולאחר מכן להחליף את מסד הנתונים העורפי במסד נתונים חדש וריק.

כל הרשומות ברוב הטבלאות במסד הנתונים שלך עומדות בתנאי המשמש אותך כדי לקבוע אם לאחסן בארכיון או לא.

דוגמה: מסד הנתונים שלך מורכב מכמה טבלאות עם סוגים שונים של נתונים מטאורולוגיים. בכל שנה אתה מאחסן את כל הטבלאות בארכיון.

  • אם יש לך טבלאות בדיקת מידע (טבלאות המשמשות אותך לאחסון ערכים לבדיקה, כגון מספרי מיקוד או מחלקות), ייתכן שיהיה עליך לייבא את הנתונים שלהן לתוך מסד הנתונים העורפי החדש.

  • אין באפשרותך להשתמש במאקרו עבור שיטה זו. עליך לאחסן את מסד הנתונים בארכיון באופן ידני.

עקיפת שלמות הקשרים

אם הרשומות שברצונך לאחסן בארכיון הקשורות לרשומות בטבלאות אחרות, ייתכן שתצטרך לעקוף את קשר הגומלין. אם הרשומות שברצונך לאחסן בארכיון רשומות "הצאצא" (הן שייכות לצד קשר גומלין של יחיד-לרבים "רבים"), באפשרותך לאחסן אותן בבטחה ודאי ללא בעייתי. אם הרשומות שברצונך לאחסן בארכיון הם רשומות "parent" (הן שייכות מצד ה"יחיד" של קשר גומלין של יחיד-לרבים ), כאשר אתה מאחסן אותם בארכיון שלהם-"הצאצא" הקשורות רשומות במאי:

  • למנוע ממך למחוק את רשומות ה"אב". מצב זה עלול לגרום לבעיות אם כבר צירפת את רשומות ה"אב" לטבלת הארכיון.

    - או -

  • להפוך ל"מיותמות" — רשומות השייכות ל"אב" שאינו קיים. מצב זה עלול לגרום לבעיות בתקינות הנתונים ובסוגים שונים של פונקציונליות במסד הנתונים שלך העושה שימוש ברשומות ה"מיותמות".

למען שלמות הקשרים, בצע את השלבים הבאים:

  1. קבע אילו רשומות "צאצא" שייכות לרשומות שברצונך לאחסן בארכיון. לדוגמה, אם ברצוני לאחסן בארכיון רשומות של נכסים שאני משאיל בספריה שלי, תחילה אני קובע אם קיימות עסקאות פתוחות בנכסים אלה, כלומר, אם הנכסים הוצאו ולא הוחזרו.

  2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

לראש הדף

העברת רשומות לטבלת ארכיון באופן תקופתי

תחילה, שתבצע עותק ריק של הטבלה המכילה את הרשומות שברצונך לאחסן בארכיון. טבלה ריקה חדשה זו היא הטבלה ארכיון. בשלב הבא, תיצור שאילתת צירוף כדי להעתיק רשומות מהטבלה המקורית אל הטבלה ארכיון. לאחר מכן, תיצור שאילתת מחיקה כדי להסיר את הרשומות בארכיון מהטבלה המקורית. לבסוף, יצירת מאקרו המופעל הן השאילתות. כאשר ברצונך לאחסן בארכיון רשומות, אתה מפעיל את המאקרו.

עצה: באפשרותך לצרף מאקרו ללחצן בטופס, כך שבעת לחיצה על הלחצן, יופעל המאקרו.

שלב 1: יצירת טבלת ארכיון

שלב 2: יצירת שאילתה המעתיקה נתונים לטבלת הארכיון שלך

שלב 3: יצירת שאילתת מחיקה המסירה את אותם הנתונים מהטבלה המקורית שלך

שלב 4: יצירת מאקרו המפעיל את שתי השאילתות

שלב 1: יצירת טבלת ארכיון

אם ברצונך לשמור את כל הרשומות שאחסנת בארכיון בטבלה אחת, יש לבצע שלב זה פעם אחת בלבד. טבלת הארכיון שתיצור בשלב זה תכיל את כל הרשומות שאוחסנו בארכיון.

אם ברצונך destroy הטבלה ארכיון הישן שלך בעת יצירת חשבון חדש, לא תצטרך לבצע שלב זה. באפשרותך להשתמש של שאילתת יצירת טבלה במקום בשאילתת הוספה כדי להעתיק את הנתונים לטבלה ארכיון. לשם כך, לדלג לשלב2.

אם ברצונך להשתמש בטבלת ארכיון חדשה בכל פעם שאתה מאחסן פריטים בארכיון, וברצונך לשמור את טבלאות הארכיון הישנות, שנה את השם של טבלת הארכיון הישנה לפני יצירת טבלת ארכיון חדשה. אם אתה מאחסן פריטים בארכיון לפי תאריך, שקול לתת לטבלאות הארכיון הישנות שמות בהתאם לטווח התאריכים שהן מייצגות.

הערה: אם אתה יוצר טבלת ארכיון חדשה בכל פעם ושומר את הישנה, עליך לשנות את השם של הארכיון הישן לפני הפעלת השאילתות.

  1. בחלונית הניווט, בחר את הטבלה המכילה רשומות לאחסון בארכיון, הקש CTRL+C ולאחר מכן הקש CTRL+V.

  2. בתיבת הדו-שיח הדבקת טבלה, תחת אפשרויות הדבקה, בחר באפשרות מבנה בלבד.

  3. בתיבה שם טבלה, למחוק את המילים עותק של וצירוף מקף תחתון וארכיון את המילה "" על שם טבלה קיים ולאחר מכן לחץ על אישור. לדוגמה, אם הטבלה המקורית נקראת עסקאות הטבלה ארכיון נקראת Transactions_archive.

    הדבקת טבלה

שלב 2: יצירת שאילתה המעתיקה נתונים לטבלת הארכיון שלך

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה אחר, לחץ על שאילתה.

  2. השתמש בתיבת הדו-שיח הצגת טבלה כדי להוסיף את הטבלה המכילה רשומות שברצונך לאחסן בארכיון. סגור את תיבת הדו-שיח הצגת טבלה.

  3. בחלון עיצוב השאילתה, לחץ פעמיים על הכוכבית (*) בטבלה שזה עתה הוספת. שם הטבלה וכוכבית מופיעים בעמודה הראשונה של רשת עיצוב השאילתה.

    הערה: הכוכבית מציינת כי על השאילתה לכלול את כל השדות מהטבלה בפלט של השאילתה. בעת שימוש בכוכבית, אם שדות נוספים לטבלה או מוסרים ממנה, פלט השאילתה מתכוונן בהתאם.

  4. בחלון עיצוב השאילתה, לחץ פעמיים על השדה שברצונך להשתמש בו כדי לציין תנאי שעל הרשומות לעמוד בו לפני אחסונן בארכיון. לדוגמה, אם הטבלה 'עסקאות' מכילה שדה ששמו 'תאריך הכנסה', וברצונך לאחסן בארכיון את כל הרשומות שבהן תאריך זה היה לפני יותר משנה, עליך ללחוץ פעמיים על 'תאריך הכנסה'. השדה מופיע בעמודה הריקה הבאה של רשת עיצוב השאילתה.

    רשת עיצוב השאילתה

    חזור על שלב זה אם ברצונך להשתמש בקריטריונים עבור שדות נוספים.

  5. השתמש בשורה קריטריונים כדי לציין קריטריונים עבור שדות שהוספת זה עתה. לדוגמה, תוכל להגדיר כי מסומן בהתאריך חייב להיות מוקדם יותר ה-1 בינואר, 2008 באמצעות הביטוי < # #1/1/2008 בשורה קריטריונים.

    אם ערכי הקריטריונים שלך משתנים בכל פעם שאתה מאחסן פריטים בארכיון, עליך להגדיר את השאילתה שלך לבקשת קלט. כדי לעשות זאת, עליך להשתמש בפרמטר בשורה קריטריונים כדי שהשאילתה תבקש קלט. כדי להשתמש בפרמטר, השתמש בביטוי שבו היית משתמש באופן רגיל, אך במקום לציין ערך, השתמש בשאלה קצרה המוקפת בסוגריים מרובעים. לדוגמה, ייתכן שתשמש בביטוי <[עסקאות ארכיון שהושלמו לפני:], באופן הבא:

    ביטוי פרמטר

    לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בפרמטרים, ראה את המאמר הגדרת שאילתה לבקשת קלט.

    ייתכן גם כי תרצה להשתמש בשורה או כדי לציין תנאים חלופיים. למידע נוסף אודות שימוש בקריטריונים, ראה את המאמר דוגמאות לקריטריוני שאילתות.

    עצה: אם אתה משתמש בשדה תאריך כדי לציין קריטריונים, וברצונך לאחסן בארכיון את כל הרשומות הישנות יותר מהתאריך הנוכחי, הזן ‎<Date()‎ בשורה קריטריונים עבור שדה התאריך.

  6. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם כבר יצרת את טבלת הארכיון, תזדקק לשאילתת הוספה כדי להוסיף את הרשומות שצוינו לטבלה זו.

      1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סוג שאילתה, לחץ על הוסף.

      2. בתיבת הדו-שיח הוספה, בתיבה שם הטבלה, בחר את שם טבלת הארכיון ולאחר מכן לחץ על אישור.

        הוסף ל

        ברשת עיצוב השאילתה, מופיעה השורה הוסף ל.

      3. נקה את השורה הוסף ל בכל השדות ששימשו אותך לציון קריטריונים. (רק לכוכבית אמור להיות ערך עבור הוסף ל.)

        השורה 'הוסף ל' ברשת עיצוב השאילתה

    • אם לא יצרת את טבלת הארכיון, תזדקק לשאילתת יצירת טבלה כדי ליצור את טבלת הארכיון באמצעות הרשומות שצוינו.

      1. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סוג שאילתה, לחץ על צור טבלה.

      2. בתיבת הדו-שיח יצירת טבלה, בתיבה שם הטבלה, בחר את שם טבלת הארכיון ולאחר מכן לחץ על אישור.

  7. הקש CTRL+S כדי לשמור את השאילתה.

שלב 3: יצירת שאילתת מחיקה המסירה את אותם הנתונים מהטבלה המקורית שלך

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה אחר, לחץ על שאילתה.

  2. השתמש בתיבת הדו-שיח הצגת טבלה כדי להוסיף את הטבלה המכילה רשומות שברצונך לאחסן בארכיון. סגור את תיבת הדו-שיח הצגת טבלה.

  3. בחלון עיצוב השאילתה, לחץ פעמיים על הכוכבית (*) בטבלה שזה עתה הוספת. שם הטבלה וכוכבית מופיעים בעמודה הראשונה של רשת עיצוב השאילתה.

  4. בחלון עיצוב השאילתה, לחץ פעמיים על אותם השדות ששימשו אותך לציון תנאי בשאילתת ההוספה.

  5. השתמש בשורה קריטריונים כדי לציין קריטריונים עבור השדות שהוספת זה עתה. לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בקריטריונים, ראה את המאמר דוגמאות לקריטריוני שאילתות.

    חשוב: אם שאילתת ההוספה או שאילתת יצירת הטבלה השתמשו בפרמטר, כך צריכה לעשות גם שאילתת המחיקה. יתרה מכך, עליך לוודא כי אתה מזין ערך זהה עבור שתי השאילתות. אם תזין ערכי פרמטר שונים, אתה עלול לאבד נתונים. כדי לסייע במניעת אובדן נתונים, שקול להשתמש בטופס כדי לאסוף את הערכים ולהגדיר את השאילתות לבקשת ערכי קלט מהטופס. לקבלת מידע נוסף, ראה את המאמר הגדרת שאילתה לבקשת קלט.

  6. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה סוג שאילתה, לחץ על מחק.

    השורה מחק מופיעה ברשת עיצוב השאילתה.

    השורה 'מחק' ברשת עיצוב השאילתה

  7. הקש CTRL+S כדי לשמור את השאילתה.

שלב 4: יצירת מאקרו המפעיל את שתי השאילתות

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה אחר, לחץ על מאקרו. אם פקודה זו אינה זמינה, לחץ על החץ שמתחת ללחצן מודול או מודול מחלקה ולאחר מכן לחץ על מאקרו.

  2. בשורה הראשונה של רשת העיצוב מאקרו, בעמודה פעולה, בחר OpenQuery.

    פעולת המאקרו OpenQuery

  3. בחלק התחתון של הרשת, תחת ארגומנטים של פעולה, בתיבה שם שאילתה, בחר (לצרף או יצירת טבלה) השאילתה שיצרת בשלב 2 מתוך הרשימה הנפתחת.

    ארגומנט השאילתה של פעולת המאקרו OpenQuery

  4. בשורה השניה של רשת העיצוב מאקרו, בעמודה פעולה, בחר OpenQuery.

  5. בחלק התחתון של הרשת, תחת ארגומנטים של פעולה, בתיבה שם שאילתה, בחר את שאילתת המחיקה מהרשימה הנפתחת.

    פעולת המאקרו שלך אמור להיראות כך:

    מאקרו מוכן לשמירה

  6. הקש CTRL+S כדי לשמור את השאילתה.

    כאשר תרצה לאחסן רשומות בארכיון, עליך להפעיל את המאקרו.

לראש הדף

החלפת טבלה באופן תקופתי

אם תמיד ברצונך לאחסן בארכיון את כל הנתונים בטבלה, אינך נדרש להשתמש בשאילתות או בפקודות מאקרו. כחלופה, באפשרותך להחליף את הטבלה בעותק ריק באופן תקופתי.

חשוב: אם הטבלה שאתה מאחסן בארכיון קשורה לטבלאות אחרות, ייתכן שיהיה עליך לעקוף את שלמות הקשרים.

  1. בחלונית הניווט, בחר את הטבלה שברצונך לאחסן בארכיון, הקש CTRL+C ולאחר מכן הקש CTRL+V.

  2. בתיבת הדו-שיח הדבקת טבלה, תחת אפשרויות הדבקה, בחר באפשרות מבנה בלבד ולאחר מכן לחץ על אישור.

    גישה שמות העותק עותק של שם הטבלה המקורית.

  3. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה המקורית ולאחר מכן לחץ על שנה שם בתפריט הקיצור שמופיע.

    תן שם המציין מה שהיא מכילה, כגון "DailyTemperatureExtremes_archive_2007" הטבלה.

  4. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על העותק הריק ולאחר מכן לחץ על שנה שם בתפריט הקיצור שמופיע.

    תן לעותק הריק את שם הטבלה המקורית.

לראש הדף

החלפת כל הטבלאות באופן תקופתי

אם אתה משתמש במסד נתונים מפוצל, באפשרותך להחליף מדי פעם את כל הטבלאות על-ידי החלפת מסד הנתונים העורפי בעותק ריק.

תחילה עליך להכין את העותק הריק. אם עיצוב מסד הנתונים שלך לא משתנה, באפשרותך להשתמש מחדש בעותק זה בכל פעם שאתה מאחסן פריטים בארכיון. לאחר מכן, כאשר תרצה לאחסן פריטים בארכיון, עליך לשנות את השם של מסד הנתונים העורפי הקיים כדי לציין שהוא פריט ארכיון, ולאחר מכן לשמור את העותק הריק כמסד הנתונים העורפי החדש.

הכנת עותק ריק של מסד נתונים עורפי

יבא את הגדרות הטבלה עבור כל הטבלאות במסד הנתונים העורפי.

  1. צור מסד נתונים חדש וריק. מחק את טבלה1.

  2. בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא, לחץ על Access.

  3. בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים, בחר באפשרות יבא טבלאות, שאילתות, טפסים, דוחות, פקודות מאקרו ומודולים למסד הנתונים הנוכחי ולאחר מכן לחץ על עיון.

  4. בתיבת הדו-שיח פתיחת קובץ, בחר את מסד הנתונים העורפי. לחץ על פתח כדי לסגור את תיבת הדו-שיח פתיחת קובץ ולאחר מכן לחץ על אישור.

  5. בתיבת הדו-שיח ייבוא אובייקטים, לחץ על אפשרויות.

  6. תחת ייבוא טבלאות, בחר בהגדרה בלבד.

  7. בכרטיסיה טבלאות, לחץ על בחר הכל, לחץ על אישור ולאחר מכן לחץ על סגור.

בשלב הבא, הוסף נתונים לכל טבלאות בדיקת המידע בעותק הריק. עבור כל טבלת בדיקת מידע, בצע את השלבים הבאים:

  1. צור קישור לטבלת בדיקת המידע במסד הנתונים העורפי הקיים.

  2. צור שאילתת הוספה המוסיפה את כל הרשומות מהמקור אל העותק.

החלפת מסד הנתונים העורפי בעותק ריק

תחילה שנה את השם של מסד הנתונים העורפי הקיים כדי לציין שהוא כעת פריט ארכיון.

לאחר מכן פתח את העותק הריק ושמור אותו בשם של מסד הנתונים העורפי המקורי.

  1. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office , ולאחר מכן הצבע על שמירה בשם. פתיחת התפריט ' שמירה בשם.

  2. תחת שמירת מסד הנתונים בתבנית אחרת, לחץ על מסד נתונים של Access 2007.

לראש הדף

הערה: כתב ויתור בנוגע לתרגום מכונה: מאמר זה תורגם על-ידי מערכת מחשב, ללא התערבות אדם. Microsoft מציעה את תרגומי המכונה כדי לסייע למשתמשים שאינם דוברי אנגלית ליהנות מתוכן בנושא מוצרים, שירותים וטכנולוגיות של Microsoft. מכיוון שהמאמר תורגם על-ידי מכונה, הוא עלול להכיל שגיאות באוצר המילים, בתחביר או בדקדוק.

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×