אחסון בארכיון ב- Outlook 2016 עבור Windows

אחסון בארכיון ב- Outlook 2016 עבור Windows

יש כמה דרכים לאחסון הודעות בארכיון ב- Outlook 2016. השיטות בהן אתה יכול להשתמש תלויות בסוג החשבון בו אתה משתמש עם Outlook 2016. חשבון Office 365 לעסקים, חשבון Exchange או סוגי חשבונות אחרים כגון Outlook.com‏, Gmail‏, POP או IMAP.

לכל החשבונות ב- Outlook 2016 יש גישה אל התיקיה 'ארכיון'. התיקיה 'ארכיון' היא אחת מהתיקיות בברירת מחדל של Outlook, בדומה לתיקיות 'תיבת דואר נכנס', 'פריטים שנשלחו' ו'פריטים שנמחקו'. לא ניתן למחוק את התיקיה 'ארכיון'. אם אתה משתמש ב- Outlook עם חשבון Exchange או Exchange Online, מדיניות הקשורה לתיקיות, כגון מדיניות שמירה, חלה על התיקיה 'ארכיון'.

השימוש בלחצן 'אחסן בארכיון' להעברת מודעות אל התיקיה 'ארכיון' לא מקטין את גודל תיבת הדואר שלך. אם אתה צריך להקטין את גודל תיבת הדואר שלך, אתה יכול להשתמש באפשרות 'ארכיון מקוון' ב- Office 365 לארגונים או בתכונה 'ארכיון אוטומטי'.

אחסון הודעות בארכיון בפעולה אחת ב- Outlook 2016

באפשרותך להשתמש בלחצן 'אחסן בארכיון' בקבוצה 'מחק' שברצועת הכלים, כדי להעביר הודעה אחת או יותר לתיקיה ארכיון מבלי למחוק אותן. השימוש בתכונה 'אחסן בארכיון' מציע כמה יתרונות.

  • ניתן למצוא בקלות פריטים המאוחסנים בארכיון דרך תיבת החיפוש או על-ידי ניווט אל התיקיה ארכיון. כשאתה מקליד מונח בתיבת החיפוש, כברירת מחדל, Outlook 2016 מבצע חיפוש בכל התיקיות בתיבת הדואר שלך.

  • הפריטים עדיין זמינים בטלפון שלך או במכשירים אחרים באמצעות התיקיה ארכיון

אחסון פריטים בארכיון ב- Outlook 2016

  1. בחר הודעה אחת או יותר בתיבת הדואר הנכנס או בכל תיקיה אחרת שברצונך לאחסן בארכיון.

  2. בקבוצה מחק, בחר אחסן בארכיון. באפשרותך גם להשתמש במקש Backspace כדי לאחסן הודעה אחת או יותר בארכיון באופן מיידי. 

    אחסון בארכיון בלחיצה אחת

    הערה: התיקיה ארכיון כבר קיימת, גם אם לא השתמשת בתכונה זו בעבר. תוכל למצוא אותה ברשימת התיקיות של Outlook. אם אתה לא רואה את התיקיה ואתה משתמש ב- Outlook 2016, עבור אל קובץ > חשבון Office > אפשרויות עדכון > עדכן כעת.

  3. ההודעות יועברו אל התיקיה ארכיון. אם אחסנת הודעה בארכיון בטעות, עבור אל התיקיה ארכיון והעבר את ההודעה בחזרה לתיבת הדואר הנכנס.

הערה: הלחצן אחסן בארכיון גלוי רק ב- Outlook 2016. בגרסאות ישנות יותר של Outlook אין את הלחצן אחסן בארכיון ברצועת הכלים.

אחסון הודעות בארכיון באמצעות לוח המקשים

באפשרותך לאחסן הודעה אחת או יותר בארכיון באמצעות הקשה על המקש Backspace. אם תקיש על המקש מחק, ההודעות יעברו אל התיקיה פריטים שנמחקו. לא ניתן לשנות את ההתנהגות של המקש Backspace.

כיצד ניתן למצוא את התיקיה 'ארכיון'?

התיקיה ארכיון נמצאת ברשימת התיקיות. כדי להציג את רשימת התיקיות, בחר הצג חלונית תיקיות. לאחר מכן, בחר באפשרות רגיל.

בתפריט של חלונית התיקיות, האפשרות 'רגיל' נבחרה.

כיצד מבצעים חיפוש בתיקיה 'ארכיון'?

כברירת מחדל, כשאתה מחפש פריטי Outlook באמצעות התכונה 'חפש בתיבת הדואר הנוכחית' שנמצאת בחלק העליון של רשימת התיקיות, Outlook מבצע חיפוש בכל תיבת הדואר.

חיפוש בתיבת הדואר שלך

אם תרצה שהחיפוש יתבצע בתיקיה 'ארכיון' בלבד, עליך לבחור תחילה את התיקיה 'ארכיון' ברשימת התיקיות. כעת, תיבת החיפוש תבצע את החיפוש רק בתיקיה 'ארכיון'.

חיפוש בתיקיית הארכיון

איך זה שונה מ'ארכיון מקוון'?

'ארכיון מקוון' היא תכונה עבור לקוחות ארגוניים של Office 365 בעלי תיבות דואר גדולות במיוחד. לקוחות אלה יכולים להשתמש בארכיון מקוון כדי להימנע ממחיקת דואר ישן. הארכיון המקוון של המשתמש משמש כחשבון נוסף ב- Outlook, עם מבנה תיקיות משלו. כתוצאה מכך, הוא אינו נכלל בחיפושים שמתבצעים מתיבת הדואר הנכנס.

אם 'ארכיון מקוון' זמין, מנהלי מערכת ומשתמשים יכולים להגדיר את תיבת הדואר שלהם כדי להעביר באופן אוטומטי הודעות ישנות לארכיון המקוון באמצעות מדיניות ארכיון.

מתי להשתמש ב'אחסן בארכיון' ומתי ב'ארכיון מקוון'?

אנו ממליצים להשתמש בתכונה 'אחסן בארכיון' כדי לנקות מתיבת הדואר הנכנס הודעות שכבר השבת להן או פעלת בהתאם להן. חשוב על התכונה 'אחסן בארכיון' כעל תיקיית קבצים. באפשרותך לאחסן פריטים בתיקיה 'ארכיון' ועדיין לגשת אליהם בקלות. באפשרותך גם למחוק הודעות או להעביר אותן לתיקיות ספציפיות, בהתאם להעדפתך.

עבור משתמשים בעלי תיבות דואר גדולות בארגון Office 365 Enterprise, אנו ממליצים למנהלי המערכת להגדיר מדיניות ארכיון שמעבירה פריטים ל'ארכיון מקוון' לאחר שנה או לאחר פרק זמן קצר יותר, אם המשתמשים מתקרבים למיכסת תיבת הדואר שלהם מהר יותר. פעולה זו מבטיחה שהמשתמשים לא יצטרכו למחוק דואר ישן כדי לפנות מקום לדואר חדש. ניתן להעביר דואר שגילו עולה על הזמן שצוין הן מהתיקיה 'תיבת דואר נכנס' והן מהתיקיה 'ארכיון' המקומית.

שאלות נפוצות לגבי אחסון בארכיון

לא. התיקיה 'ארכיון' היא אחת מתיקיות המערכת בברירת מחדל של Outlook ולא ניתן לשנות את שמה, להעביר או למחוק אותה.

אחסון בארכיון הוא תכונה מוכרת היטב הזמינה כבר ב- Outlook Mobile‏, Outlook Web App ו- Outlook.com, ואפילו אצל ספקי דואר אלקטרוני אחרים, כגון Gmail. מאחר שזהו שם מוכר, ומאחר ש'ארכיון מקוון' הוא תכונה קיימת, החלטנו לשמור על שמות דומים.

'ארכיון אוטומטי' היא תכונה ישנה יותר של Outlook שמאפשרת העברה אוטומטית של הודעות דואר ישנות לקובץ ‎.pst, פירוש הדבר שהודעות הדואר מוסרות מהשרת, וקשה יותר למצוא אותן בחיפוש. אם הכונן הקשיח שמכיל את קובץ ‎.pst של 'ארכיון אוטומטי' זה יהפוך לבלתי שמיש, הודעות דואר אלה יאבדו. התכונה 'ארכיון מקוון' היא החלופה ברמה ארגונית ל'ארכיון אוטומטי'.

תוכל עדיין להשתמש ב'ארכיון אוטומטי' אם אין לך ארכיון מקוון ואם מחלקת ה-IT שלך לא הפכה את הפונקציונליות ללא זמינה. לקבלת מידע נוסף על 'ארכיון אוטומטי' ב- Outlook 2016, ראה אחסון פריטים ישנים בארכיון באופן ידני ב- Outlook עבור Windows.

התכונה 'אחסן בארכיון' זמינה בהיקף נרחב ב- Outlook עבור Windows, ב- Outlook Mobile‏, ב- Outlook באינטרנט וב- Outlook.com. לא ניתן להפוך את התכונה 'אחסן בארכיון' ללא זמינה באמצעות מדיניות קבוצתית.

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×