אחסון בארכיון ב-Outlook עבור Windows

אחסון בארכיון ב-Outlook עבור Windows

יש כמה דרכים לאחסון הודעות בארכיון ב- Outlook. השיטות שבהן ניתן להשתמש תלויות בסוג חשבון או חשבונות הדואר האלקטרוני שהגדרת ב- Outlook.

לכל החשבונות יש גישה אל התיקיה 'ארכיון'. עבור חשבונות Office 365,‏ Outlook.com ו- Exchange, התיקיה 'ארכיון' היא אחת מתיקיות ברירת המחדל של Outlook, בדומה לתיקיות 'תיבת דואר נכנס', 'פריטים שנשלחו' ו'פריטים שנמחקו'. לא ניתן למחוק תיקיה זו. אם אתה משתמש ב- Outlook עם חשבון Exchange או Exchange Online, מדיניות הקשורה לתיקיות, כגון מדיניות שמירה, חלה על התיקיה 'ארכיון'.

עבור חשבונות POP ו- IMAP, תוכל ליצור תיקיה בשם 'ארכיון' או לייעד תיקיה קיימת אשר תשמש כתיקיית הארכיון. לא ניתן לשנות את מיקום התיקיה 'ארכיון' עבור חשבונות של Office 365 או Exchange.

השימוש בלחצן 'אחסן בארכיון' להעברת הודעות אל התיקיה 'ארכיון' לא מקטין את גודל תיבת הדואר שלך. אם אתה צריך להקטין את גודל תיבת הדואר, תוכל להשתמש באפשרות 'ארכיון מקוון' ב- Office 365 לארגונים או לאחסן את הפרטים בארכיון באופן ידני.

אחסון הודעות בארכיון באמצעות לחצן 'אחסן בארכיון'

באפשרותך להשתמש בלחצן 'אחסן בארכיון' בקבוצה 'מחק' שברצועת הכלים, כדי להעביר הודעה אחת או יותר לתיקיה ארכיון מבלי למחוק אותן. השימוש בתכונה 'אחסן בארכיון' מציע כמה יתרונות.

  • ניתן למצוא בקלות פריטים המאוחסנים בארכיון דרך תיבת החיפוש או על-ידי ניווט אל התיקיה ארכיון. כשאתה מקליד מונח בתיבת החיפוש, כברירת מחדל, Outlook מבצע חיפוש בכל התיקיות בתיבת הדואר שלך.

  • הפריטים עדיין זמינים בטלפון שלך או במכשירים אחרים באמצעות התיקיה ארכיון

אחסון פריטים בארכיון ב- Outlook

  1. בחר הודעה אחת או יותר בתיבת הדואר הנכנס או בכל תיקיה אחרת שברצונך לאחסן בארכיון.

  2. בקבוצה מחק, בחר אחסן בארכיון. באפשרותך גם להשתמש במקש Backspace כדי לאחסן הודעה אחת או יותר בארכיון באופן מיידי.

    אחסון בארכיון בלחיצה אחת

    הערה: עבור חשבונות Office 365,‏ Exchange,‏ Exchange Online ו- Outlook.com, התיקיה ארכיון כבר קיימת, גם אם מעולם לא השתמשת בתכונה זו בעבר. תוכל למצוא אותה ברשימת התיקיות של Outlook. אם אינך רואה את התיקיה ואתה משתמש ב- Outlook 2016 או ב- Outlook עבור Office 365, עבור אל קובץ > חשבון Office > אפשרויות עדכון > עדכן כעת.

  3. ההודעות יועברו אל התיקיה ארכיון. אם אחסנת הודעה בארכיון בטעות, עבור אל התיקיה ארכיון והעבר את ההודעה בחזרה לתיבת הדואר הנכנס.

הערה: לחצן אחסן בארכיון גלוי רק ב- Outlook 2016, ב- Outlook 2019 וב- Outlook עבור Office 365. בגרסאות ישנות יותר של Outlook אין את הלחצן אחסן בארכיון ברצועת הכלים.

אחסון הודעות בארכיון באמצעות לוח המקשים

באפשרותך לאחסן הודעה אחת או יותר בארכיון באמצעות הקשה על המקש Backspace. אם תקיש על המקש מחק, ההודעות יעברו אל התיקיה פריטים שנמחקו. לא ניתן לשנות את ההתנהגות של המקש Backspace. 

הערה: אם יש לך הודעה הפתוחה בחלון משלה ולא בחלונית הקריאה, מקש Backspace לא יאחסן את ההודעה בארכיון. תצטרך לסגור את ההודעה ולהציג אותה בחלונית הקריאה כדי שמקש Backspace יאחסן את ההודעה בארכיון. כאשר ההודעה פתוחה בחלון חדש, הדרך היחידה לאחסן אותה בארכיון היא ללחוץ על לחצן אחסן בארכיון ברצועת הכלים.

כיצד ניתן למצוא את התיקיה 'ארכיון'?

התיקיה ארכיון נמצאת ברשימת התיקיות. כדי להציג את רשימת התיקיות, בחר הצג חלונית תיקיות. לאחר מכן, בחר באפשרות רגיל.

בתפריט של חלונית התיקיות, האפשרות 'רגיל' נבחרה.

כיצד מבצעים חיפוש בתיקיה 'ארכיון'?

כברירת מחדל, כשאתה מחפש פריטי Outlook באמצעות התכונה 'חפש בתיבת הדואר הנוכחית' שנמצאת בחלק העליון של רשימת התיקיות, Outlook מבצע חיפוש בכל תיבת הדואר.

חיפוש בתיבת הדואר שלך

אם תרצה שהחיפוש יתבצע בתיקיה 'ארכיון' בלבד, עליך לבחור תחילה את התיקיה 'ארכיון' ברשימת התיקיות. כעת, תיבת החיפוש תבצע את החיפוש רק בתיקיה 'ארכיון'.

חיפוש בתיקיית הארכיון

איך זה שונה מ'ארכיון מקוון'?

'ארכיון מקוון' היא תכונה עבור לקוחות ארגוניים של Office 365 בעלי תיבות דואר גדולות במיוחד. לקוחות אלה יכולים להשתמש בארכיון מקוון כדי להימנע ממחיקת דואר ישן. הארכיון המקוון של המשתמש משמש כחשבון נוסף ב- Outlook, עם מבנה תיקיות משלו. כתוצאה מכך, הוא אינו נכלל בחיפושים שמתבצעים מתיבת הדואר הנכנס.

אם 'ארכיון מקוון' זמין, מנהלי מערכת ומשתמשים יכולים להגדיר את תיבת הדואר שלהם כדי להעביר באופן אוטומטי הודעות ישנות לארכיון המקוון באמצעות מדיניות ארכיון.

מתי להשתמש ב'אחסן בארכיון' ומתי ב'ארכיון מקוון'?

אנו ממליצים להשתמש בתכונה 'אחסן בארכיון' כדי לנקות מתיבת הדואר הנכנס הודעות שכבר השבת להן או פעלת בהתאם להן. חשוב על התכונה 'אחסן בארכיון' כעל תיקיית קבצים. באפשרותך לאחסן פריטים בתיקיה 'ארכיון' ועדיין לגשת אליהם בקלות. באפשרותך גם למחוק הודעות או להעביר אותן לתיקיות ספציפיות, בהתאם להעדפתך.

עבור משתמשים בעלי תיבות דואר גדולות בארגון Office 365 Enterprise, אנו ממליצים למנהלי המערכת להגדיר מדיניות ארכיון שמעבירה פריטים ל'ארכיון מקוון' לאחר שנה או לאחר פרק זמן קצר יותר, אם המשתמשים מתקרבים למיכסת תיבת הדואר שלהם מהר יותר. פעולה זו מבטיחה שהמשתמשים לא יצטרכו למחוק דואר ישן כדי לפנות מקום לדואר חדש. ניתן להעביר דואר שגילו עולה על הזמן שצוין הן מהתיקיה 'תיבת דואר נכנס' והן מתיקיית הארכיון המקומית.

שאלות נפוצות לגבי אחסון בארכיון

אם אתה משתמש בחשבון Office 365, ‏Exchange, ‏Exchange Online או Outlook.com, לא ניתן לשנות את המיקום שאליו מועברים הפריטים המאוחסנים בארכיון. התיקיה 'ארכיון' היא אחת מתיקיות המערכת בברירת מחדל של Outlook ולא ניתן לשנות את שמה, להעביר או למחוק אותה. אם אתה משתמש בחשבון POP או IMAP, כגון Gmail,‏ Yahoo או iCloud, ניתן לשנות את מיקום התיקיה 'ארכיון' על-ידי בחירה באפשרות קובץ > הגדרות תיבת דואר > כלים > הגדרת תיקיית ארכיון.

אחסון בארכיון הוא תכונה מוכרת היטב הזמינה כבר ב- Outlook Mobile‏, Outlook Web App ו- Outlook.com, ואפילו אצל ספקי דואר אלקטרוני אחרים, כגון Gmail. מאחר שזהו שם מוכר, ומאחר ש'ארכיון מקוון' הוא תכונה קיימת, החלטנו לשמור על שמות דומים.

'ארכיון אוטומטי' היא תכונה ישנה יותר של Outlook שמאפשרת העברה אוטומטית של הודעות דואר ישנות לקובץ ‎.pst פירוש הדבר שהודעות הדואר מוסרות מהשרת, וקשה יותר לאתר אותן באמצעות חיפוש. אם לא ניתן להשתמש עוד בכונן הקשיח המכיל את הקובץ AutoArchive.pst, הודעות אלה יאבדו. התכונה 'ארכיון מקוון' היא החלופה ברמה ארגונית ל'ארכיון אוטומטי'.

תוכל עדיין להשתמש ב'ארכיון אוטומטי' אם אין לך ארכיון מקוון ואם מחלקת ה-IT שלך לא הפכה את הפונקציונליות ללא זמינה. לקבלת מידע נוסף על 'ארכיון אוטומטי' ב- Outlook 2016, ראה אחסון פריטים ישנים בארכיון באופן ידני ב- Outlook עבור Windows.

התכונה 'אחסן בארכיון' זמינה בהיקף נרחב ב- Outlook עבור Windows, ב- Outlook Mobile‏, ב- Outlook באינטרנט וב- Outlook.com. לא ניתן להפוך את התכונה 'אחסן בארכיון' ללא זמינה באמצעות מדיניות קבוצתית.

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×